ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Gastiasih Caraka didirikan berdasarkan Akte no.12 tanggal 19 Februari 2004, yang dibuat di hadapan Rose Takarina, SH, Notaris di Jakarta. Akte notaris tersebut telah mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman Nomor: C-08180HT.01.01 tahun 2004.
PT Gastiasih Caraka merupakan perusahaan yang bergerak di bidang expedisi dengan nama Giant Carco Express atau disingkat dengan GCXpress. PT Gastiasih Caraka atau Giant Cargo Express (GXCpress) berkantor pusat di JL. Utan Kayu Raya No.50, Jakarta Timur 13120, Indonesia. Perusahaan ini melayani jasa pengiriman barang dalam negeri, pengepakan, dan jasa titipan. Giant Cargo Express ini paling utama atau hampir sekitar 90% jasa pengiriman barangnya dilakukan melalui transportasi jalur udara. M eskipun customer membayar agak mahal untuk pengiriman melalui jalur udara tetapi dari segi waktu lebih cepat sampai ke tujuan (destination) yang diinginkan.
Giant Cargo Express mempunyai sumber daya manusia yang berjumlah 98 orang. Di mana, hampir semuanya telah berpengalaman dan mempunyai kemampuan di bidang kurir atau cargo. Giant Cargo Express juga mempunyai sarana pendukung atau fasilitas-fasilitas untuk mengirimkan barang seperti beberapa unit kendaraan. Selain itu juga, Giant Cargo Express mempunyai 58 perwakilan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dengan adanya 58
perwakilan yang ada di setiap wilayah Indonesia mempermudah para pelanggan dalam mengirimkan barang.
3.1.2 Ketentuan dan S yarat S tandar Pengiriman Barang di PT Gastiasih Caraka
Dalam mengirimkan suatu barang melalui jasa pengiriman yang dilakukan oleh pelanggan. Perusahaan membuat suatu peraturan ketentuan barang yang tidak boleh dikirimkan. Di mana, perusahaan mengikuti syarat dan ketentuan yang harus diikuti dengan adanya peraturan pemerintah untuk perusahaan jasa ekspedisi yang telah ditetapkan. Beberapa ketentuan barang yang tidak boleh dikirimkan yaitu :
1. Surat, Warkat dan Kartu Pos
2. Barang yang dapat meledak dan mudah terbakar 3. Narkoba dan obat-obat terlarang
4. Pornografi, barang cetak dan benda yang menggangu kesusilaan 5. Barang cetak atau rekaman yang isinya dapat menggangu keamanan 6. Alkohol, minuman keras dan makanan basah
7. Tanaman dan hewan
8. Senjata api, petasan dan pisau
9. Perhiasan, batu akik atau batu berharga lainnya 10. Perlengkapan dan peralatan judi
Sedangkan Syarat Standar Pengirimannya yaitu :
Di saat pelanggan menyerahkan barang atau dokumen kepada GCXpress untuk dikirim atau ditransportasikan. Para pelanggan dianggap telah menerima
dan setuju dengan syarat dan kondisi sebagai berikut, yang selanjutnya disebut Syarat Standar Pengiriman GCXpress.
1) GCXpress berarti termasuk agen GCXpress yang telah diangkat dimanapun berada.
2) Seluruh transaksi yang dilakukan GCXpress dilaksanakan berdasarkan syarat dan kondisi yang telah diatur. Syarat yang dianggap menjadi dasar dan bagian dari semua perjanjian antara GCXpress dengan para pelanggan baik perjanjian tertulis ataupun lainnya, GCXpress tidak dapat dibebani dengan perjanjian lainnya yang akan merubah syarat dan kondisi ini, kecuali melalui perjanjian tertulis dan ditanda tangani atas nama GCXpress oleh pejabat GCXpress yang berwenang. Tanpa perjanjian tertulis maka syarat dan kondisi ini mewakili seluruh perjanjian antara GCXpress dan setiap pelanggan.
3) GCXpress bukan perusahaan angkutan umum dan hanya akan mengangkut dokumen atau barang sesuai syarat dan kondisi. GCXpress berhak menolak untuk menerima atau mengangkut dokumen atau barang tertentu untuk pribadi, ataupun perusahaan berdasarkan kebijaksanaan GCXpress sendiri. 4) GCXpress melakukan penagihan berdasarkan tariff yang telah diberitahukan
kepada para pelanggan dari waktu ke waktu untuk menyampaikan kiriman dokumen atau barang milik pelanggan, yang telah disetujui GCXpress dengan masing-masing pelanggan. GCXpress berhak mengangkut dokumen atau barang milik pelanggan melalui jalur dan prosedur perusahaan angkutan dengan cara penanganan, pergudangan dan transportasi yang cocok dan baik menurut kebijakan GCXpress.
5) GCXpress berhak, namun bukan kewajiban untuk memeriksa barang atau dokumen yang dikirim oleh pelanggan untuk memastikan bahwa suatu kiriman dokumen atau barang adalah layak untuk diangkut ketempat tujuan sesuai syarat prosedur operasional yang baku, proses Bea dan Cukai dan metode penanganan GCXpress. Walaupun GCXpress dalam melaksanakan haknya tidak menjamin atau menyatakan bahwa seluruh kiriman adalah layak untuk pengangkutan dan pengantaran tanpa melanggar hokum di semua Negara asal, tujuan atau yang dilalui kiriman tersebut.
6) Seluruh tarif yang ditawarkan GCXpress telah termasuk biaya airport tax (pajak airport) setempat, namun tidak termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Bea masuk, Restribusi Import, atau deposit sehubungan dengan pengangkutan dokumen atau barang milik pelanggan. GCXpress tidak bertanggung jawab atas denda, kehilangan atau kerusakan selama dokumen atau barang pelanggan berada dalam penahanan Bea dan Cukai atau pejabat berwenang yang sama. Dan pelanggan dengan ini membebaskan GCXpress dari keharusan bertanggung jawab atas denda atau kerugian tersebut.
7) Pembungkusan dokumen atau barang pelanggan untuk pengangkutan merupakan tanggung jawab pelanggan termasuk penempatan dokumen atau barang kedalam suatu wadah yang mungkin disediakan GCXpress. GCXpress tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan dokumen atau barang yang diakibatkan ketidak sempurnaan pembungkusan adalah tanggung jawab pelanggan untuk mencantumkan alamat lengkap tujuan kiriman dokumen atau barang. A gar pengantar dapat dilakukan dengan tepat.
GCXpress tidak bertanggung jawab atas keterlambatan akibat kegagalan pelanggan dalam memenuhi kewajiban-kewajiban tersebut diatas.
8) GCXpress tidak bertanggung jawab atas kehilangan, kerusakan dan biaya yang timbul akibat kegagalan pelanggan dalam memenuhi kewajiban-kewajiban tersebut diatas.
9) GCXpress hanya akan membawa dokumen atau barang yang merupakan milik pelanggan dan pelanggan menjamin bahwa pelanggan berhak untuk menerima dan akan menerima syarat dan kondisi ini tidak hanya atas nama diri sendiri akan tetapi juga sebagai agen dan atas nama semua orang yang berkepentingan atas dokumen atau barang tersebut. Pelanggan dengan ini menyatakan membebaskan GCXpress dari seluruh biaya kerusakan dari biaya lain apabila terjadi pelanggaran atas jaminan ini.
10) GCXpress bertanggung jawab sesuai klausul 11, atas kerugian pelanggan akibat kerusakan atau kehilangan dari kiriman dokumen atau barang selama berada didalam pengawasan GCXpress dengan catatan bahwa kerusakan ini disebabkan karena kelalaian GCXpress, karyawannya atau agennya. Sebaliknya GCXpress tidak bertanggung jawab atas kerugian konsekuensi yang timbul sebagai akibat dari kejadian tersebut diatas. Kedua belah pihak setuju bahwa kerugian konsekuensinya termasuk dan tanpa dibatasi atas kerugian komersial, keuangan atau kerugian langsung lainnya termasuk kerugian konsekuensi yang timbul akibat dari kejadian tersebut diatas. Kedua belah pihak setuju bahwa kerugian konsekuensi termasuk dalam pengangkutan atau pengantaran yang disebabkan oleh hal-hal yang diluar
kemampuan kontrol GCXpress atau kerugian atas kerusakan akibat bencana alam atau kejadian Forje M ajeure.
11) Nilai pertanggung jawaban GCXpress sesuai syarat dan kondisi ini dalam bentuk ganti rugi atas kerugian atau kehilangan dokumen atau barang tidak melebihi U S$ 100 atau kesamaannya perkiriman. Untuk menentukan nilai pertanggungjawaban GCXpress dalam klausul ini, nilai dokumen atau barang harus ditetapkan dengan mempertimbangkan nilai dokumen atau barang penggantinya pada waktu dan tempat pengiriman tanpa menghubungkannya dengan nilai komersial dan kerugian konsekuensi pelanggan.
12) Setiap klaim yang disampaikan pelanggan pada GCXpress sehubungan dengan kewajiban dan tanggung jawab harus sudah disampaikan oleh pelanggan pada kantor GCXpress secara tertulis dalam waktu 14 hari setelah tanggal dokumen atau barang tersebut seharusnya sudah tiba ditujuannya. 13) GCXpress tidak menerima barang berbahaya , yang mudah meledak atau
terbakar, obat-obat terlarang, emas dan perak, uang logam, abu, cynide, platinum dan batu atau metal berharga dan perangko barang curian, cek tunai, money order atau traveler`s cek, surat, barang antic, lukisan antic, binatang atau tanaman hidup dan apabila pelanggan mengirimkan kiriman tersebut melalui GCXpress dari seluruh klaim atas kerusakan dan biaya yang mungkin timbul dan GCXpress memiliki hak untuk mengambil langkah-langkah yang dirasakan perlu termasuk segera setelah GCXpress mengetahui adanya pelanggaran terhadap kondisi ini, hak untuk memeriksa kiriman pada klausul 5 juga berlaku pada klausul ini.
14) GCXpress bukan perusahaan angkutan udara yang tunduk pada ketentuan Konferensi Warsawa 1929. GCXpress bertindak selaku agen dari pelanggan pada saat mengirimkan dokumen atau barang melalui perusahaan angkutan udara tertentu. Tanpa mengurangi hak-hak umum pelanggan. GCXpress memiliki hak untuk menuntut kompensasi dari perusahaan penerbangan dari kehilangan atau biaya yang timbul pada pelanggan atas nama pelanggan tersebut.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan
• Membuka Lapangan pekerjaan baru.
• Mencapai Kesuksesan melalui kerjasama team, mendorong proses belajar dan berubah menuju pertumbuhan, kesempurnaan dan keuntungan.
• Menjadi perusahaan nasional yang sukses, adalah sangat penting bagi GCXpress untuk memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia, yang merupakan salah satu negara target investasi dan pasar yang strategis di mata dunia.
Misi Perusahaan
• Melayani seluruh perusahaan/industri kecil, sedang maupun besar melalui jaringan layanan pengiriman cepat dan aman.
• Memberikan kebutuhan kepada para pelanggan guna mencapai penghematan/penekanan biaya distribusi/transportasi.
• Menjadi sebuah perusahaan jasa ekspres nasional berstandar layanan internasional.
3.3 S trategi
Dengan pencapaian visi dan misi perusahaan, perusahaan harus mempunyai strategi dalam mencapai tujuan yang ingin dicapainya baik masa sekarang maupun masa yang akan datang. Perusahaan menggunakan strategi dengan kesesuaian Business goals – Drive – IT goals.
Tujuan bisnis perusahaan yang ingin dicapainya untuk saat ini dan yang diharapkan adalah membuka lapangan kerja baru, mencapai kesuksesan melalui kerjasama team, mendorong proses belajar dan berubah menuju pertumbuhan, kesempurnaan dan keuntungan, menjadi perusahaan nasional yang sukses dengan memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia yang merupakan salah satu negara target investasi dan pasar yang strategis di mata dunia. Sedangkan misinya sekarang ini adalah dengan melayani seluruh perusahaan/industri kecil, sedang maupun besar melalui jaringan layanan pengiriman cepat dan aman, memberikan kebutuhan kepada para pelanggan guna mencapai penghematan / penekanan biaya distribusi/transportasi, menjadi sebuah perusahaan jasa ekspres nasional berstandar layanan internasional. Dari tujuan-tujuan tersebut yang belum dapat terpenuhi adalah menjadi perusahaan nasional yang sukses dengan memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia.
Perusahaan masih mempunyai kendala terhadap visi atau tujuan tersebut. Oleh sebab itu, strategi untuk pencapaian business goals yaitu:
1. M emenuhi kebutuhan para pelanggan
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan para pelanggan dengan baik dan memuaskan perlu dilakukannya suatu survey terhadap para pelanggan apa yang mereka butuhkan dan harapkan untuk menggunakan jasa ekspedisi ini,
seperti pelayanan yang ramah, cepat, barang aman dan tetap dalam kondisi yang baik sampai ke tempat tujuan penerima. Dan menjalankan dengan kesuaian kontrak atau perjanjian yang dibuat sebelumnya antara kedua belah pihak.
2. M emperluas pangsa pasar
untuk memperluas pangsa pasar ini, salah satunya adalah dengan melakukan pemasaran untuk mengenalkan kepada masyarakat secara nasional, dan juga dapat dengan membuka cabang di beberapa daerah atau bekerja sama dengan agen-agen ekspedisi untuk membantu kantor pusat dalam perluasan jaringan agar pengirimannya pun lebih cepat dan terkendali.
Dan dari segi IT goals-nya, perusahaan mencoba menggunakan suatu aplikasi sistem yang terotomatisasi dengan proses bisnisnya, misalnya: terintegrasinya suatu aplikasi sistem ke seluruh bagian baik dari manajemen tingkat bawah maupun tingkat atas, untuk ini perusahaan akan mencoba mengaplikasikan sistem tersebut untuk kemajuan kinerja proses bisnis dan selanjutnya, jika pengaplikasian sistem tersebut berhasil dalam jangka waktu yang telah di tetapkan mungkin sekitar 2 tahun yang akan datang, perusahaan akan mengaplikasikannya ke beberapa cabang perusahaan di daerah yang telah dibangun dan dikembangkan sebelumnya sesuai business goals. Selain itu juga, dengan mencoba membuat aplikasi online seperti web, di mana web tersebut berfungsi untuk menerima pesanan pengiriman barang oleh pelanggan, menyediakan kebutuhan pelanggan seperti tersedianya daftar harga kiriman per daerah, lamanya waktu sampai tempat tujuan, dapat mengetahui nama dan alamat tujuan penerima dengan mengetikkan nomor seri yang ada pada tanda
bukti pengiriman barang (connote) yang sudah ada pada database perusahaan. Dengan pengaplikasian berbasis web ini diharapkan dalam jangka waktu 2-3 tahun ini sudah dapat diaplikasikan untuk mendukung penambahan pelayanan yang lebih baik, penghematan biaya, dan menjadi perusahaan yang berstandar layanan internasional.
3.4 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4.1 Fungsi dari Setiap Bagian
Berikut adalah fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada PT Gastiasih Caraka, yaitu :
1. Fungsi President Director
• Memiliki tanggung jawab sepenuhnya terhadap modal dan investasi. • Membawahi Director dan General Manager.
• Pemegang keputusan tertinggi di dalam perusahaan sekaligus kegiatan operasional.
• Memeriksa dan menyetujui anggran perusahaan secara keseluruhan. 2. Fungsi Director
• Memantau jalannya operasional perusahaan. • Menentukan arah dan strategi bisnis perusahaan.
• Mengatur dan memastikan jalannya kebijakan yang telah ditetapkan.
• Memutuskan dan menentukan kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Sales M anager
• Menentukan kebijakan penjualan.
• Mengatur tim pemasaran yang dinamis dan kreatif. • Mengusahakan agar perusahaan mendapatkan laba. • Menjadi pusat informasi dari buyer publik.
• Mengawasi bagian marketing dalam mencari customer dan menawarkan produk ke pelanggan.
• Memberikan laporan penjualan jasa kepada director. 4. Fungsi HRD
• Membuat tata tertib dan pemenuhan syarat-syarat tentang keselamatan kerja serta asuransi kesehatan.
• Mengadakan evaluasi prestasi kerja bagi para karyawan.
• Melaksanakan administrasi personalia sesuai dengan wewenangnya termasuk promosi karyawan.
• Mengurus absensi dan cuti karyawan. 5. Fungsi General M anager
• Mengatur operasional.
• Mengatur customer Business Development.
• Memberikan laporan operational dan Customer Business Development untuk Director.
6. Fungsi Operational
• Memonitor dan mengawasi proses pengepakan barang.
• Memonitor barang dari keberangkatan sampai tiba ke lokasi bandara. • Menyelesaikan semua kegiatan pengiriman barang dan penerimaan
barang dari daerah-daerah.
• Memberikan laporan operasional nuntuk General Manager. 7. Fungsi Customer Service
• Menjadi penghubung antara customer dan perusahaan • Mendata customer yang ada
• Membuat laporan harian
• Memberitahukan kepada bagian Operasional untuk mengambil barang. 8. Fungsi Finance dan Accounting
• Melaksanakan pengendalian terhadap keuangan perusahaan.
• Mengarahkan dan mengawasi sistem akuntansi serta laporan keuangan perusahaan.
• Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang customer. • Membuat invoice tagihan.
• Melakukan proses pembayaran dan penerimaan uang. • Mencatat laporan keuangan harian.
• Membuat laporan rekonsiliasi bank.
• Mengurus pajak perusahaan yang harus dibayarkan kepada pemerintah. • Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.
3.4.2 Gambaran S istem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas yang berjalan
Prosedur Pemesanan Pengiriman Barang
Dalam pemesanan pengiriman barang dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Customer langsung datang ke perusahaan atau via telepon melalui customer
service.
2. M arketing melakukan negosiasi dengan customer. kemudian, marketing memberikan data customer kepada customer service. Customer yang melakukan negosiasi terlebih dahulu biasanya mengirimkan jumlah barang yang cukup besar, rutin dan dalam melakukan pembayarannya terdapat jatuh tempo.
Pemesanan customer untuk mengirimkan barang baik ke luar daerah maupun dalam daerah, sebelumnya di data terlebih dahulu oleh customer service. Data customer tersebut berupa nama perusahaan, alamat perusahaan, jenis barang dan nama barang yang dikirimkan.
Prosedur Penjemputan Barang
Customer service menginformasikan terlebih dahulu kepada bagian traffic atau driver untuk pick up order atau mengambil barang kepada customer. Traffic/driver yang mengambil barang pada customer akan membawa connote 6 rangkap untuk diisi. Connote akan diisi setelah barang di hitung dengan data
barang dan jumlah barang. Customer akan menandatangani connote dan akan mendapatkan connote rangkap 1 sebagai bukti pengiriman barang. Connote rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi dibawa kembali oleh traffic/driver. Prosedur packing dan sortir
Traffic/driver akan mengisi formulir pick up order dan menandatanganinya. Kemudian, formulir pick up order akan diberikan kepada bagian packing dan sortir untuk ditandatangani bahwa barang sudah diterima dan sesuai dengan isi formulir pick up order yang telah diberikan oleh traffic atau driver. Bagian packing dan sortir akan menerima barang yang akan di packing sebelum barang dikirimkan. Setelah barang di packing, barang akan di sortir berdasarkan daerah tujuan. Dan bagian manifesting akan menerima sisa connote rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi dari traffic/driver.
Prosedur pengiriman barang
Setelah menerima connote rangkap 2 sampai dengan 6 yang telah diisi, Bagian menifest akan membuat formulir manifes 4 rangkap menurut agen daerah tujuan pengiriman. Connote rangkap 3 beserta formulir manifest rangkap ke 2 diberikan ke bagian billing. Sisa connote rangkap 4 sampai dengan 6, formulir manifest rangkap 3-4 dan barang yang telah dipacking diberikan ke bagian traffic/driver untuk diantarkan ke bagian gateway. Bagian gateway akan mendapatkan barang, connote rangkap 4-6 dan formulir manifest 3-4. Setelah semua dokumen lengkap, barang akan dikirimkan ke agen daerah tujuan.
Agen daerah akan menerima barang dan akan mengirimkannya ke penerima, penerima barang akan mendapatkan connote untuk ditandatangani. Penerima akan menerima barang yang dikirimkan dan connote 6 sebagai tanda bukti
penerimaan. Connote rangkap 4-5 yang telah ditandatangani akan dibawa kembali oleh agen. Rangkap 4 dan manifest rangkap 4 akan disimpan oleh agen dan rangkap 5 beserta manifest rangkap 3 akan dikembalikan ke perusahaan sebagai POD (Proof On Delivery).
Prosedur penagihan piutang
Connote rangkap 5 dan manifest rangkap 3 yang telah dikirimkan oleh agen kepada bagian POD. Connote rangkap 5 tersebut akan di cek oleh bagian POD sesuai dengan manifest rangkap 3 yang dikirimkan dari agen. Setelah connote rangkap 5 beserta manifest rangkap 3 tersebut di cek, connote rangkap 5 akan diberikan ke bagian billing. Billing akan menggabungkan connote rangkap 5 dengan connote rangkap 3 yang ada. Setelah itu, bagian billing akan mencetak invoice dan memberikan invoice beserta dengan connote rangkap 3 dan 5 ke bagian finance untuk melakukan penagihan piutang kepada customer.
Prosedur penerimaan kas
Penerimaan kas yang didapatkan dari penagihan piutang dapat berupa secara tunai ketika penagihan dilakukan dan dapat pula pembayaran yang dilakukan oleh customer melalui transfer antar bank, cek maupun bilyet giro. Dengan penerimaan kas yang dilakukan menggunakan bilyet giro maka perusahaan akan membuat rekonsiliasi bank.
Bagian finance akan melakukan penagihan kepada customer dengan memberikan tagihan/invoice. Setelah akhir jatuh tempo, bagian finance akan mengirimkan kolektor yang telah diberikan data customer yang telah jatuh tempo untuk melakukan penagihan piutang dengan mendatangi customer langsung dan jika customer langsung membayar penagihan piutang tersebut, maka customer akan
mendapatkan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh customer. Dan jika customer belum melakukan pembayaran ketika ditagih. Bagian finance akan memfollow up customer dalam hal pemberian waktu pembayaran yang akan diberikan dan jika sampai akhir jatuh tempo berikutnya customer tidak melakukan pembayaran. M aka, Bagian finance akan melaporkan kepada pihak manajemen untuk mengambil keputusan.
Pic k Up Order Order Customer Pic k Up Order Surat Jalan Mulai Menerima Order dari cus tomer Connote 6 Connote 5 Connote 4 Connot e 3 Connote 2 Connot e 1 2 1 Mambandi ngkan dan Mempack ing & sortir barang,
menerima connot e 4-6 Pick Up Order 2 6 5 4 3 Meny ortir Connote & mencetak manif es t rangkap 4 4 3 2 Manifest 1 A 4 5 Ke Cus tomer Ba gian Custome r Se rvice & Tr affic/
D river Bagian Ope ra tional Order Customer Membuat pic k up order Ba gian Ma nifes ting
Order Cust omer
Pic k Up Order Membuat Connot e dan menerima Surat Jalan 1 A 3 Connote 2 6 5 Connote 4 Connote 2 meneri ma manifest 3-4 Pick Up Order 6 5 Connot e 4 4 Manifes t 3 A
Bers am a dengan barang Cus tomer
Connot e 6
3.4.4 Rich Picture Sistem Berjalan 1 2 3 4 5 6
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntasi Penjualan Jasa, Piutang, dan Penerimaan Kas yang berjalan
Keterangan Gambar yang diberi warna merah dan awan menunjukkan bahwa:
1. Bagian Traffic/Driver dapat mempunyai hubungan dengan customer yang dapat merugikan perusahaan, misalnya : kecurangan dalam pengisian data di
connote dalam berat kilo dan koli. Selain itu juga, memang adanya human error dalam pengisian connote tersebut.
2. Bagian Packing & Sortir kurang pengendalian dalam menerima kondisi barang.
3. Bagian manifesting hanya mencetak manifest berdasarkan connote yang diberikan tanpa melihat adanya Delivery Order dari Customer.
4. Bagian Gateway harus memberikan informasi kepada perusahaan mengenai
Airwaybill yang nantinya harus dibuat record bandara yang akan di
informasikan kepada Agen.
5. Dengan adanya POD yang tidak balik dari Agen membuat Bagian Billing &
Finance menunda penagihan ke customer dan bagian POD seharusnya
memberikan laporan POD yang balik sebagai pertanggungjawaban dan pengendalian internal.
6. Bagian Finance terkadang suka melupakan atau terlewatnya penagihan kepada customer yang sudah jatuh tempo karena tidak adanya suatu
remainder atau pengingat.
3.4.5 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang dan Penerimaan Kas
1. Penagihan piutang yang sudah jatuh tempo.
Penyebabnya adalah Untuk mengetahui piutang pelanggan mana yang hampir jatuh tempo tersebut dibutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mencari dan mengecek secara manual invoice dan data-data yang diperlukan. Penyusunan arsip-arsip perusahaan yang tidak tersusun dengan rapi juga
mempersulit pencarian dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk penagihan dan juga berdampak pada kelalaian dari bagian penagihan dalam pencarian informasi dan data piutang pelanggan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah piutang pelanggan yang jatuh tempo terlewatkan dan tidak ditagih serta menggangu arus pelunasan piutang pelanggan dan penerimaan kas.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah sebaiknya perusahaan menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang dapat menampilkan piutang pelanggan akan jatuh tempo serta status piutang pelanggan sehingga memudahkan pencarian informasi dan penagihan piutang kepada pelanggan.
2. Kurangnya pengendalian terhadap pengajuan klaim dari pelanggan.
Penyebabnya tidak adanya prosedur baku terhadap pengendalian barang yang diterima. Jika klaim terjadi karena adanya kerusakan barang yang diterima oleh penerima, Sering kali klaim tersebut kurang diperhatikan dan dikendalikan dengan baik sehingga membuat PT Gastiasih Caraka mengganti rugi senilai klaim yang ada.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah adanya penggantian rugi oleh perusahaan, hal seperti ini membuat keuntungan perusahaan akan berkurang yang seharusnya keuangan tersebut dapat digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran operasional perusahaan yang dapat meningkatkan pendapatan yang diterima oleh perusahaan.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah pengadaan check list barang. Hal ini diperlukan karena jika terjadi adanya klaim yang dapat merugikan perusahaan dapat teratasi dengan adanya penelusuran kenapa barang tersebut rusak atau hilang pada saat pengiriman dan apakah barang tersebut memang sudah rusak dari awal ketika diterima dari customer atau tidak.
3. Perangkapan tugas terhadap bagian yang terkait.
Penyebabnya adalah bagian operasional (Traffic/driver) selain mengirim dan menerima barang juga mengisi data barang di formulir pemesanan (Pick
Up Order) dan bukti pemesanan (Connote).
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah adanya kemungkinan kecurangan antara customer dengan Traffic/driver untuk memanipulasi pengisian data, Contoh : berat barang yang seharusnya 10 Kg hanya ditulis 8 Kg. Kecurangan seperti ini tentu saja akan merugikan perusahaan karena akan mengurangi penerimaan kas atau pendapatan yang seharusnya menjadi keuntungan bagi perusahaan.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah sebaiknya pengisian data di formulir pemesanan (Pick Up Order) dan bukti pemesanan (Connote) pada bagian dan fungsi yang berbeda.
4. Kurangnya pengendalian dalam pemberian kredit pelanggan pada prosedur penjualan kredit.
Penyebabnya adalah tidak adanya ketentuan baku dalam perusahaan untuk menentukan batasan limit kredit terhadap Pelanggan. Baik Pelanggan baru
maupun Pelanggan tetap. Bahkan Pelanggan baru yang melakukan pemesanan pertama kali sering diberikan penjualan secara kredit atas izin direktur. Hal ini terjadi karena sistem persetujuan kredit masih dilakukan berdasarkan kepercayaan antar relasi. Selain itu juga, perusahaan juga tidak begitu teliti dalam mengecek status pembayaran piutang ketika Pelanggan ingin melakukan pemesanan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah pelanggan tetap dapat melakukan pemesanan walaupun sudah melewati batas limit kredit, Sehingga menyebabkan tingginya resiko piutang tak tertagih yang berdampak sangat fatal bagi perusahaan karena dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan, yang nantinya akan mempersulit perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah penetapan baku terhadap penentuan limit kredit untuk masing-masing Pelanggan. Selain itu juga, perusahaan perlu membuat suatu sistem yang dapat memberitahukan status pembayaran tiap pelanggan dan memberlakukan lock
order system jika pembayaran belum dilakukan sehingga meminimalisasi
pemesanan yang melewati batas limit kredit. Serta perlu dibuatnya fungsi baru untuk menganalisa pemberian kredit untuk tiap Pelanggan.
5. Sulit menyajikan laporan dengan cepat yang digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
Laporan yang dibutuhkan cepat misalnya: laporan penjualan dan laporan piutang. Biasanya laporan ini sudah diminta oleh pihak manajemen (manajer
akuntansi) ketika hari itu diminta atau dalam 1 hari. Tetapi karena arsip-arsip yang dbutuhkan dalam pembuatan laporan belum tersusun dengan rapih dan teratur, sehingga hal ini menyulitkan bagian akuntansi untuk mencari data-data yang dibutuhkan untuk proses penyusunan laporan.
Akibat yang ditimbulkan dari masalah ini adalah manajer akuntansi sering kali mengalami kesulitan dalam proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.
Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menerapkan suatu sistem terintegrasi secara keseluruhan sehingga memudahkan manajer akuntansi untuk melakukan pengawasan serta pengambilan keputusan terhadap kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas.
