3. Laporan Rapat Tinjauan Manajemen (Autosaved)

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Puskesmas Padang Selasa yang merupakan Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kota Palembang yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan berwawasan kesehatan dan berdasarkan fungsi dari puskesmas itu sendiri maka Puskesmas Padang Selasa harus selalu menyiapkan pelayanan terbaik yang sesuai standar untuk perorangan maupun untuk kelompok demi kepuasan pelanggan.

Sesuai kebijakan mutu Puskesmas Padang Selasa yaitu “PUSKESMAS PADANG SELASA BERTEKAD MEMBERIKAN PELAYANAN KESEHATAN YANG TERBAIK DAN TERPERCAYA DEMI MENIGKATKAN PEMBANGUNAN KESEHATAN’ maka perlu peningkatan mutu sesuai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, masih banyak hal yang perlu dipersiapkan dan dibenahi mulai dari pembenahan semua sistem di puskesmas, sumber daya manusia dan sarana prasarana lainnya.

Pembenahan sistem itu meliputi kebijakan, proses, produk, pelaporan, monitoring dan evaluasi. Rapat Tinjauan Manajemen merupakan proses evaluasi dari kegiatan dan juga membahas permasalahan dan kendala yang ditemukan untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dan rencana perubahan/perbaikan Sistem Manajemen Mutu.

B. PELAKSANAAN

Hari : Selasa

Tanggal : 22 September 2015 Jam : 11.00 WIB s/d selesai

(2)

C. AGENDA RAPAT TINJAUAN

1. Hasil Audit Internal

2. Hasil Survei Kepuasan Pelanggan 3. Hasil Evaluasi Sasaran Mutu 4. Laporan Keuangan

BAB II

PEMBAHASAN

A. HASIL AUDIT INTERNAL

Audit Internal dilaksanakan untuk mengecek pembuktian serta memastikan kegiatan SMM dan semua aktivitas yang terkait dilaksanakan secara efektif agar tercapai apa yang diharapkan, dan memenuhi persyaratan standar yang telah ditentukan. Audit Internal dilaksanakan pada tanggal 8 – 9 Oktober 2014. Sebelum pelaksanaan audit terlebih dahulu diadakan Open Meeting yang dihadiri oleh TM, MR, Tim Audit dan para Koordinator poli/Unit.

Open Meeting ini bertujuan untuk memberi pengarahan kepada para auditor tentang prosedur dari audit internal, apa saja yang harus diperiksa dan diperhatikan, form apa yang digunakan dan penilaian kategori temuannya. Dan juga menjelaskan kepada para koordinator poli/unit hal apa saja yang harus disiapkan dan menjadi penilaian.Hal yang menjadi dasar dari penilaian ialah dokumentasi, perilaku, pelayanan dan kebersihan.

No Poli/Unit Rincian Temuan RTL Ket

1 TM

- Kebersihan dan kerapian ruangan masih kurang

- Belum memakai pin dan papan nama - Kotak sampah belum berkantong plastik - Top Manager diharapkan melakukan 5

S

- Membersihkan ruangan dan menjaga kerapian

- Memasang kantong plastik pada tempat sampah

- Disiplin dalam memakai kelengkapan pakaian seragam

2 MR

- Kebersihan dan kerapian ruangan masih kurang

- Belum memakai pin dan papan nama

- Membersihkan ruangan dan menjaga kerapian

- Disiplin dalam memakai kelengkapan pakaian seragam 3 Sekretariat - Semua dokumen dan box file belum - Memberi nomor dan nama pada

(3)

ISO

tersusun rapi

- Belum ada penomoran dan penamaan buku bantu, dokumen keeper, box file

- Dokumen pendukung internal dan eksternal belum selesai

- Distribusi dokumen belum tuntas - Kerapian dan kebersihan masih kurang

dokumen keeper dan box file lalu menyusun rapi

- Melengkapi semua dokumen - Lebih teliti dalam

pendistribusian dokumen dan menginput ke dalam buku induk dokumen dan buku distribusi dokumen

- Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan

4 Poli MTBS

- Dokumen masih belum tertata rapi

- Notulen dan dokumen rapat belum selesai

- Buku bantu penerimaan dokumen belum ada

- Kartu inventaris ruangan belum diperbaharui

- Kantong emergensi belum lengkap

- Alkes (Tensi anak, termometer) belum ada

- Daftar isi PK-IK terkait belum ada

- Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran mutu belum lengkap

- Petugas belum memakai pin dan papan nama

- Kebersihan dan kenyamanan ruangan masih proses

- Kotak sampah belum berkantong plastik

- Kran wastafel belum diganti

- Semua dokumen disusun dan dirapikan

- Semua buku bantu, notulen, kartu inventaris, kantong emergensi, daftar isi PK – IK terkait dan alat kesehatan dilengkapi

- Membiasakan kedisiplinan dalam berseragam

- Tetap menjaga kebersihan dan kenyamanan ruangan

- Kotak sampah harus diberi kantong plastik sesuai standar warna

- Kran dengan leher angsa agar sesuai dengan standar

5 Unit

Pendaftaran / Kasir

- PK-IK terkendali & terkait belum tersusun rapi

- Cek list pra / pasca ada tetapi belum diisi - Buku bantu penerimaan dokumen belum

ada

- Daftar isi PK - IK terkait belum ada - Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran

mutu belum lengkap

- Pelayanan pasien baru rata-rata 5-7 menit. - Pelayanan pasien lama rata-rata 5-7

menit.

- Petugas masih terburu-buru melayani pasien karena pasien ramai, diharapkan

- Semua buku bantu dan daftar isi PK – IK terkait dilengkapi

- Kotak sampah harus diberi kantong plastik sesuai standar warna

- Petugas membudayakan untuk 5 S

- Pengadaan papan nama ruangan

(4)

tetap melakukan 5 S

- Belum ada papan penamaan lokasi pendaftaran

- Kotak sampah belum berkantung plastik - Stempel lunas dan stempel tanggal belum

ada

kantong plastik sesuai standar warna

- Pengadaam stempel LUNAS dan TANGGAL

6 Unit Obat

- Dokumen masih belum tertata rapi - PK-IK terkendali & terkait belum tersusun

rapi

- Penomoran dokumen di box file belum ada - Daftar isi PK - IK terkait belum ada - Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran

mutu belum lengkap

- Grafik suhu ruangan & grafik lemari es belum ada

- Gudang obat belum dipasang AC

- Kaca ruangan tampak berdebu

- Semua buku bantu, kartu inventaris, daftar isi PK – IK terkait dan penomoran dokumen dilengkapi

- Melengkapi semua grafik

7 Poli Umum

- Cek list pra / pasca ada tetapi belum diisi - Penamaan dan penomoran box file masih

diproses

- Kantong emergensi belum lengkap - Daftar isi PK-IK terkait belum ada

- Petugas diharapkan melakukan 5S - Kantong sampah medis tidak sesuai - Air Klorin belum ada

- Air sabun untuk mencuci alat belum ada. - Kran wastafel belum diganti

- Semua buku bantu, cek list, kartu inventaris, kantong emergensi, daftar isi PK – IK terkait, air klorin dan air sabun disiapkan dan dilengkapi

- Kran dengan leher angsa agar sesuai dengan standar - Kotak sampah harus diberi

8 Poli KIA / KB

(5)

diproses

inventaris, kantong emergensi, daftar isi PK – IK terkait, air klorin dan air sabun disiapkan dan dilengkapi

9 Unit Laborat

- Dokumen masih belum tertata rapi - Cek list ada tapi belum diisi

- Penamaan dan penomoran box file masih diproses

- Buku bantu ada tapi belum diisi - Kartu inventaris ruangan belum

diperbaharui

- Buku penerimaan dokumen belum diisi - Daftar isi PK-IK terkait belum ada - Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran

mutu belum lengkap

- Ruangan belum dipasang AC

- Notulen dan dokumen rapat belum selesai - Kantong sampah medis belum sesuai - Kran wastafel belum diganti

- Semua buku bantu, notulen, cek list, kartu inventaris, daftar isi PK – IK terkait, semua grafik disiapkan dan dilengkapi

- Pengadaan AC menunggu revisi anggaran

(6)

10 Poli Gigi

diproses

- Semua buku bantu, cek list, kartu inventaris, kantong emergensi, daftar isi PK – IK terkait, air klorin dan air sabun disiapkan dan dilengkapi

11 Unit Gilingan Mas

- Daftar isi PK-IK terkait belum ada - PK-IK terkendali & terkait belum tersusun

rapi

- Cek list pra / pasca ada tetapi belum diisi - Penamaan dan penomoran box file msh

diproses

- Kartu Inventaris ruangan belum diperbaharui

- Kantong emergensi belum lengkap - Petugas belum memakai pin, papan nama - Petugas diharapkan melakukan 5S - Kantong sampah medis tidak sesuai - Kran wastafel belum diganti - Ruangan belum dipasang AC

- Semua buku bantu, cek list, kartu inventaris, kantong emergensi, daftar isi PK – IK terkait, semua grafik disiapkan dan dilengkapi

- Pengadaan AC menunggu revisi anggaran

12 Unit Promkes

- Dokumen msh belum tertata rapi

- Cek list pra & pasca ada tapi belum diisi - Cek list gedung ada tapi belum diisi

(7)

- Cek list toilet ada tapi belum diisi - Cek list taman ada tapi belum diisi - Penamaan dan penomoran box file masih

diproses

- Buku bantu ada tapi belum diisi - Kartu inventaris ruangan belum

diperbaharui

- Daftar isi PK-IK terkait belum ada - Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran

mutu belum lengkap

- Petugas belum memakai pin dan papan nama.

- Kotak sampah belum berkantong plastik

- Semua buku bantu, semua cek list, kartu inventaris dan daftar isi PK – IK terkait disiapkan dan dilengkapi

13 Unit Tata Usaha

- Dokumen masih belum tertata rapi - Cek list ada tapi belum diisi

- Penamaan dan penomoran box file masih diproses

- Daftar isi PK-IK terkait belum ada - Buku bantu monitoring & evaluasi sasaran

mutu belum lengkap

- Petugas belum memakai pin dan papan nama.

- Kotak sampah belum berkantong plastik - Kran wastafel belum diganti

- Semua buku bantu, semua cek list, kartu inventaris dan daftar isi PK – IK terkait disiapkan dan dilengkapi

B. HASIL SURVEI KEPUASAN PELANGGAN 1. Metode Survei Harian

(8)

Hasil Mei 2015 Juni 2015 Juli 2015 Agustus 2015

Puas 438 1007 1160 1155

Persentase puas 92,7% 95,6% 96,8% 96%

Tidak Puas 34 46 38 47

Persentase tidak puas 7,3% 4,4% 3,2% 4%

Total 472 1053 1198 1202

Mei Juni Juli Agustus

0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% 90.0% 100.0%

Grafik Persentase Hasil Survei Harian

Semua Unit / Poli

Periode Mei - Agustus 2015

Dari hasil survei harian, nilai tertinggi persentase ketidak-puasan pada bulan Mei 2015. Hal ini disebabkan karena pada bulan Mei 2015 itu, proses penerapan yang sesuai standar ISO.

2. Alasan Ketidak-puasan Pelanggan

Berikut alasan – alasan tidak puas di Poli MTBS : 1. Petugas kadang tidak ada di tempat

2. Waktu pelayanan yang lama. 3. Ruangan kurang rapi

4. Kurang nyaman di ruangan karena panas dan gerah Berikut alasan – alasan tidak puas di Unit Pendaftaran / Kasir :

(9)

2. Petugas kurang senyum 3. Sistem pemanggilan pasien Berikut alasan – alasan tidak puas di Unit Obat :

1. Waktu tunggu obat yang lama. 2. Jumlah obat yang diberikan sedikit. 3. Petugas kadang kurang senyum.

4. Tidak ada kantong untuk pasien, kalau pasien diberikan obat sirup. Berikut alasan – alasan tidak puas di Poli Umum :

1. Peralatan medis yang kurang lengkap, seperti untuk menjahit luka. 2. Obat tetanus yang kadang tidak ada.

3. Ruangan yang tampak kurang rapi. Berikut alasan – alasan tidak puas di Poli Gigi :

1. Cangkir pasien yang bergantian 2. Waktu tunggu yang lama. 3. Petugas kurang senyum

Berikut alasan – alasan tidak puas di Unit Tata Usaha : 1. Ruangan panas.

2. Kejelasan prosedur kurang.

3.Hasil Penelitian Berdasarkan Indeks Kepuasan Masyarakat

No U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 U8 U9 ₀U1 U1₁ U1₂ U1₃ U1₄

Tot

al 819 801 819 817 817 785 808 803 788 801 798 830 817 808

Dari hasil tabel di atas, maka disimpulkan bahwa yang paling rendah dengan nilai 785 adalah U-6 ( Kemampuan petugas pelayanan) . Urutan kedua yang terendah dengan nilai 788 adalah U-9 ( Kesopanan dan keramahan petugas ) dan urutan ketiga terendah 798 adalah U-11 ( Kesesuaian biaya ).

Kemampuan petugas pelayanan adalah tingkat keahlian dan keterampilan yang dimiliki petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat masih sangat kurang, maka dari itu setiap petugas akan dilatih sesuai tupoksinya. Sedangkan untuk kesopanan dan keramahan petugas maka perilaku dari petugas yang harus diubah, salah satu cara adalah dengan mengikuti pelatihan service excellent dan pada setiap pertemuan di puskesmas selalu mengingatkan sehingga diharapkan dapat memberikan motivasi perubahan perilaku ke arah yang lebih baik. Faktor pembiayaan juga akan menjadi masalah jika tidak ada kejelasan yang resmi.

(10)

Nilai Persepsi Nilai Interval IKM Nilai Interval Konversi IKM Mutu Pelayanan Kinerja Poli/Unit Pelayanan 1 1,00-1,75 25-43,75 D Tidak Baik 2 1,76-2,50 43,76-62,50 C Kurang Baik 3 2,51-3,25 62,51-81,25 B Baik 4 3,26-4,00 81,26-100,00 A Sangat Baik

Dari 14 unsur tersebut didapatkan Nilai Rata Rata 3,23 dengan Nilai IKM 80,79. sehingga Mutu Pelayanan Puskesmas Padang Selasa mendapatkan nilai B dan Kinerja Unit Pelayanan dengan kriteria Baik.

(11)

D. LAPORAN KEUANGAN N

o Sumber Dana Target Realisasi Penerimaan Persentase % 1 Umum 16.692.900 18.662.500 111,80% 2 Jamsoskes 40.048.575 7.180.500 17,93% 3 BPJS 1.194.395.578 693.003.005 58,02% 4 BOK 86.000.000 - 0% 5 Bunga Bank - 5.115.750 Jumlah 1.337.137.053 723.945.745 54,14%

1. Dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak sangatlah diperlukan untuk mengatasi segala permasalahan yang mungkin timbul dalam kegiatan program yang ada di puskesmas untuk tahun-tahun berikutnya terutama untuk masalah keuangan

2. Kesiapan SDM perlu ditingkatkan dengan berbagai pendidikan, pelatihan dan pembinaan secara rutin.

3. Menambah fasilitas dan meningkatkan pelayanan di Puskesmas Padang Selasa baik dalam maupun luar gedung.

(12)

BAB III

KESIMPULAN

1. Permasalahan yang ditemukan saat audit internal pada TM, MR dan 11 poli/unit meliputi kelengkapan dan penyusunan dokumen, kelengkapan obat dan bahan habis pakai yang belum tersedia, kebersihan dan kerapian ruangan yang masih kurang, juga masalah belum lengkapnya sarana dan prasarana di Puskesmas Padang Selasa

2. Untuk kepuasan pelanggan dinilai dari metode survei harian adalah persentase kepuasan 96,8 %. Bulan Juli 2015 yang tertinggi nilai persentase kepuasan pelanggan.

3. Untuk kepuasan pelanggan dinilai dari metode survei KepMenPan adalah nilai IKM 80,7 sehingga Mutu Pelayanan Puskesmas Padang Selasa mendapatkan nilai B dan Kinerja Unit Pelayanan dengan kriteria Baik.

4. Puskesmas Padang Selasa harus lebih meningkatkan kreatifitas dan inovasi dalam memenuhi kebutuhan keuangan untuk perbaikan sarana dan prasarana demi kepuasan pelanggan

5. Hasil Evaluasi Sasaran Mutu, 3 poli/unit yang sudah memenuhi target dan 9 poli/unit yang belum sehingga harus lebih memperbaiki segalanya untuk memenuhi target tersebut