BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Dhiva Inter Sarana didirikan pada 21 Juni 2005. Berlokasi di Gedung Menara Jamsostek Gedung Utara Lt. 21 unit #2, Jl.Jenderal Gatot Subroto No.38 Jakarta.
Kompetensi, kemampuan dan keahlian dalam bekerja menjadi motor PT. Dhiva Inter Sarana (PT. DIS). Hal ini dapat terlihat dari integritas dan kredibilitas perusahaan dalam menerima kepercayaan yang diberikan para pelanggan maupun mitra bisnis. PT. Dhiva Inter Sarana bertekad penuh untuk mewujudkan prinsip - prinsip profesionalisme. Kecepatan dan kualitas prima merupakan keharusan dalam pelayanan mereka. Tim PT. Dhiva Inter Sarana senantiasa memiliki kesanggupan memperdalam pengetahuan, mengasah keterampilan, dan memperkaya wawasan serta pengalaman. Berbekal sumber daya manusia yang handal, bertanggung jawab dan selalu bersinergi, PT. Dhiva Inter Sarana memberikan prestasi terbaik. Motivasi inilah yang membuat mereka percaya akan mendapat tempat di hati pelanggan. PT. Dhiva Inter Sarana juga telah melayani berbagai perusahaan migas ternama (Contohnya : Pertamina).
Visi dari PT. Dhiva Inter Sarana adalah :
• Menjadi perusahaan supplier terkemuka di Indonesia.
• Menjadi mitra terpercaya bagi perusahaan minyak dan gas di dalam negeri.
• Menjadi pionir dalam penyediaan pipa dengan memanfaatkan Sumber Daya Manusia (SDM) lokal serta kerja sama dengan produsen lokal maupun internasional yang handal.
Misi dari PT. Dhiva Inter Sarana adalah :
• Menjadi entitas bisnis yang kokoh dan dikelola secara profesional serta memiliki nilai – nilai kesempurnaan dalam pelayanan.
• Mencapai pertumbuhan dan keuntungan yang berkesinambungan melalui sinergi dengan mitra strategis.
• Mendukung pertumbuhan ekonomi nasional.
3.1.2 Bidang Usaha
PT. Dhiva Inter Sarana merupakan perusahaan swasta nasional berkualitas yang lahir untuk menjawab tantangan dan menjadi mitra terpercaya bagi perusahaan minyak dan gas.
PT. Dhiva Inter Sarana sebagai pemasok pipa baja, terutama untuk tujuan Casing dan Tubing, semakin diperhitungkan. Saat ini PT. Dhiva Inter Sarana memfokuskan diri pada usaha memenuhi kebutuhan pipa berteknologi Seamless, OCTG (Oil Country Tubular Goods), juga pipa jenis ERW (Electric Resistance Welding) dan Pipa SAW ( Submerged Arc Welded).
Untuk memperluas penjualan PT. Dhiva Inter Sarana bekerja sama dengan beberapa industri pipa di negara China yang terkualifikasi dan sudah berstandar Internasional serta mendapat pengakuan dari American Petroleum Institute (API). Di dalam negeri pun PT. Dhiva Inter Sarana telah bekerja sama dan mendapat dukungan penuh dari mitra yang handal untuk pengerjaan akhir pipa seamless baik untuk proses threading, up - setting maupun heat - treatment.
Kerja keras tim PT. Dhiva Inter Sarana dan hubungan saling menguntungkan dengan mitra bisnis semata - mata diarahkan demi kepuasan pelanggan. Setiap kebutuhan pipa pelanggan terpenuhi dengan baik sesuai kualitas, waktu yang tepat dan harga yang bersaing. Keunggulan kami tercermin pada senyum dan rasa puas pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. Dhiva Inter Sarana
3.1.4 Uraian Tugas
Tanggung jawab dan wewenang dari masing – masing personal yang ada di PT. Dhiva Inter Sarana dijelaskan sebagai berikut :
1. President Director
Direktur perusahaan dijabat oleh satu orang. Tugas dan wewenangnya :
1. Merupakan pemilik dan pendiri PT. Dhiva Inter Sarana serta membuat perencanaan dan kebijaksanaan perusahaan serta
mengkoordinir dan mengadakan pengawasan terhadap hasil kerja dari CFO dan COO .
2. Memberikan saran – saran yang objektif dan terarah kepada para CFO dan COO agar saran tersebut dapat diterima dengan baik sehingga dapat meningkatkan hasil kerja yang optimal.
3. Mengadakan dan memimpin rapat perusahaan.
4. Mempunyai kekuasaan untuk mengangkat dan memberhentikan CFO dan COO.
5. Mengambil keputusan yang akan menentukan arah perusahaan.
President Director PT. Dhiva Inter Sarana membawahi CFO dan COO yang masing - masing membawahi bagian tertentu yaitu :
2. Chief Financial Officer (CFO) Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab sebagai konsultasi keuangan (mengurusi masalah keuangan seperti peminjaman uang ke Bank).
2. Membuat perencanaan keuangan di masa yang akan datang. 3. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan terhadap hasil
kerja para manajer.
4. Meminta pertanggung jawaban dari manajer – manajer yang dipimpinnya dalam menjalankan kegiatan perusahaan.
5. Menyiapkan laporan secara teratur sebagai bahan pertanggungjawaban kepada President Director.
CFO (Chief Financial Officer) membawahi Accounting Manager dan Financial Manager yang masing – masing membawahi bagian :
3. Accounting Manager Tugas dan wewenangnya :
1. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap hasil kerja staff accounting.
2. Memeriksa laporan keuangan dan melaporkannya kepada direktur utama.
3. Mengkoordinir kegiatan pembukuan perusahaan. 4. Membuat SPT (Surat Pemberitahuan Pajak). 5. Melakukan penagihan kepada end user. 6. Melakukan pemesanan barang kepada vendor.
Accounting Manager membawahi Staff Accounting , yaitu :
4. Staff Accounting
Tugas dan wewenangnya :
1. Menyiapkan formulir – formulir untuk keperluan Accounting Manager (Purchase Order, Purchase Request, Sales Order). 2. Mencatat semua transaksi perusahaan seperti transaksi
pembelian, penjualan dan melakukan posting ke buku besar dan buku pembantu.
3. Menyelenggarakan pembukuan perusahaan mulai dari pencatatan transaksi yang terjadi hingga pembuatan laporan keuangan.
4. Menerima dan mengecek dokumen - dokumen transaksi seperti invoice, surat jalan dan dokumen lainnya yang diperlukan dalam pencatatan akuntansi.
5. Memberikan laporan keuangan setiap periode kepada Accounting Manager.
6. Menangani hal – hal yang berhubungan dengan pajak yang harus dibayar oleh perusahaan.
5. Finance Manager
Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab atas penerimaan hasil penjualan dari tender dan pengeluaran uang untuk keperluan operasional atau membayarkan gaji kepada setiap bagian dalam divisi perusahaan.
2. Bertanggung jawab memantau aktivitas seluruh keuangan terhadap rekening bank perusahaan seperti mengawasi penggunaan cek perusahaan.
3. Merencanakan dan mengawasi pengelolaan kas, pengaturan penerimaan dan pengeluaran kas, serta hal – hal lain yang berhubungan dengan keuangan.
4. Mengkoordinir dan mengawasi hasil kerja dari staff Finance. 5. Membuat cash flow.
Finance Manager membawahi satu Staff Finance yaitu :
6. Staff Finance
Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab atas penggunaan dana perusahaan.
2. Membuat laporan penerimaan kas sehubungan dengan transaksi penjualan kepada Finance Manager.
3. Membuat laporan pembayaran kas sehubungan dengan pembelian barang dan laporan rekonsiliasi Bank secara periodik.
4. Membuat faktur (invoice) dari faktur pajak.
5. Menerima cek dari end user dan menyetorkannya ke Bank. 6. Mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan arus kas dan
Bank.
7. Mencocokkan penawaran harga dengan Staff Accounting.
7. Chief Operation Officer (COO)
Tugas dan wewenangnya :
1. Memberikan laporan pertanggung jawaban kepada President Director mengenai aktivitas dan hasil penjualannya.
2. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan serta perencanaan terhadap hasil kerja dari para manajer.
3. Merencanakan dan menetapan strategi jangka panjang maupun jangka pendek untuk perdagangan pipa.
4. Menyusun rencana dan program penjualan serta mengontrol pencapaian target penjualan.
5. Menetapkan target penjualan untuk perdagangan pipa. 6. Mengawasi aktivitas penjualan terhadap produk - produk dari
perusahaan.
7. Mengkoordinir dan memantau jalannya aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh Supervisor.
COO membawahi GA - HRD Manager, Operation Manager dan Sales Support Manager, yaitu :
8. GA - HRD Manager Tugas dan wewenangnya :
1. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap staff - staff yang lain.
2. Merekrut karyawan baru untuk bekerja pada PT. Dhiva Inter Sarana.
3. Memberikan training kepada para staff.
4. Menghubungi staff – staff yang tidak masuk kerja.
GA-HRD Manager membawahi Staff GA HRD, Driver, Messanger, Operator dan Office Boy :
9. Staff GA - HRD
Tugas dan wewenangnya :
1. Sebagai Public Relation (PR) untuk memperkenalkan PT. Dhiva Inter Sarana ke masyarakat.
10. Driver
Tugas dan wewenangnya :
1. Membantu perusahaan dalam mejalankan operasionalnya (misalnya mengantar dan menjemput messanger).
2. Bertanggung jawab atas kelengkapan dan kesesuaian barang yang akan dikirimkan.
3. Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang kepada pelanggan di wilayah Jabotabek.
11. Messanger
Tugas dan wewenangnya :
1. Membantu perusahaan mengantar dan mengambil dokumen-dokumen (misalnya daftar tender, laporan Surat Pemberitahuan (SPT) masa) yang diperlukan.
2. Menyetorkan uang ke Bank. 3. Mengambil Giro.
4. Bertugas untuk menyiapkan pesanan barang sesuai dengan pesanan barang.
5. Bertanggung jawab atas kelengkapan dan kesesuaian barang yang disiapkan untuk dikirimkan kepada end user.
12. Operator
Tugas dan wewenangnya :
1. Mengangkat telepon baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
2. Membuka setiap mail yang masuk dan mengirimkan e-mail tersebut kepada staff yang dituju.
13. Office Boy
Tugas dan wewenangnya :
1. Membersihkan gedung perusahaan.
2. Menyiapkan minuman kepada staff dan tamu perusahaan.
14. Operation Manager Tugas dan wewenangnya :
1. Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap hasil kerja dari staff - staff.
2. Mengecek jumlah barang yang akan di pesan ke Vendor. 3. Bertanggung jawab kapan waktunya barang berangkat dan
tiba ke Batam.
Operating Manager membawahi QA & Engineering (Batam), QA & Engineering (Jakarta), dan Operation Administration :
15. QA & Engineering (Batam) Tugas dan wewenangnya :
1. Mengatur jadwal kapan barang sampai di Batam.
16. QA & Engineering (Jakarta) Tugas dan wewenangnya :
1. Membaca specification tender.
2. Mengecek kesesuaian barang yang diterima dari Supplier.
17. Operation Administration Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.
18. Sales Support Manager Tugas dan wewenangnya :
1. Mengurus dan mengawasi seluruh aset perusahaan.
2. Bertanggung jawab penuh atas otorisasi dan pembayaran semua transaksi pengeluaran kas.
Sales Support Manager membawahi Sales Support SPV.1 dan Sales Support SPV.2 :
19. Sales Support SPV.1 Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab dari prebid (briefing) sampai closing dalam tender.
2. Bertanggung jawab atas pembelian barang dari vendor dan mengontrol aktivitas pengiriman barang.
3. Bertanggung jawab untuk memenangkan pesanan pelanggan, menghadiri proses tender, dan mengawasi aktivitas permintaan penawaran harga kepada end user.
4. Membuat ramalan dan target penjualan serta menyusun kebijaksanaan program dan strategi pemasaran.
5. Mengawasi dan memastikan transaksi pengiriman barang ke gudang pembeli tepat pada waktunya.
6. Membuat laporan seluruh aktivitas permintaan penawaran barang dari pelanggan yang tidak atau berhasil dipenuhi, penggunaan anggaran penjualan tiap 3 bulan sekali kepada Sales Support Manager.
20. Sales Support SPV.2 Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab dari prebid meeting (briefing) sampai closing dalam tender.
2. Bertanggung jawab atas pembelian barang dari vendor dan mengontrol aktivitas pengiriman barang.
3. Bertanggung jawab untuk memenangkan pesanan end user, menghadiri proses tender, dan mengawasi aktivitas permintaan penawaran harga kepada end user.
4. Membuat ramalan dan target penjualan serta menyusun kebijaksanaan program dan strategi pemasaran.
5. Mengawasi dan memastikan transaksi pengiriman barang ke gudang pembeli tepat pada waktunya.
6. Membuat laporan seluruh aktivitas permintaan penawaran barang dari pelanggan yang tidak atau berhasil dipenuhi, penggunaan anggaran penjualan tiap 3 bulan sekali kepada Sales Support Manager.
Sales Support SPV.1 & Sales Support SPV.2 membawahi Sales ADM.1, Sales ADM 2, Sales ADM3/WAREHOUSE, dan 2 Staff Formality :
21. Sales ADM.1
Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab dalam menyiapkan dokumen – dokumen tender.
2. Menerima order dari end user.
3. Membuat dan mengirimkan Quotation ke end user. 4. Membuat Prinsipal Quotation (PQ).
6. Membuat laporan penerimaan tender per end user kepada Sales Support SPV.1 dan Sales Support SPV.2.
22. Sales Support SPV.2 Tugas dan wewenangnya :
1. Bertanggung jawab dalam menyiapkan dokumen - dokumen tender.
2. Menerima order dari end user.
3. Membuat dan mengirimkan Quotation ke end user. 4. Membuat Principle Quotation (PQ).
5. Menjalin hubungan baik dengan end user.
6. Membuat laporan penerimaan tender per end user kepada Sales Support SPV.1 dan Sales Support SPV.2.
23. Sales ADM3 / Warehouse Tugas dan wewenangnya:
1. Mengecek dan menyiapkan pipa yang tercantum pada DO (Delivery Order).
2. Menyerahkan pipa yang akan dikirim ke bagian Sales Support SPV.1.
3. Memberi informasi ke Sales Support SPV.1 tentang jumlah pipa yang ada pada Warehouse.
24. Staff Formality
Tugas dan wewenangnya :
1. Mencari informasi mengenai pendaftaran tender. 2. Menerima undangan dari end user.
3. Menyiapkan dokumen – dokumen untuk tender. 4. Mengikuti prebid meeting.
5. Menerima hasil tender dari lelang.
6. Melakukan pembelian dan pengambilan dokumen ke end user.
3.2 Prosedur bisnis berjalan
3.2.1 Pelaksanaan Prakualifikasi - Tender dan Penunjukkan langsung Departemen Marketing bertanggung jawab dalam pelaksanaan
penjualan (perolehan pesanan pelanggan) yang secara garis besar dibagi menjadi Prakualifikasi - Tender dan penunjukkan langsung. Tahapan proses prakualifikasi - tender meliputi pendaftaran,
pembelian dokumen, menghadiri prebid meeting, penyusunan dan penyerahan dokumen tender, menghadiri klarifikasi administrasi dan teknis, menghadiri bid - meeting, negosiasi dan penandatanganan kontrak.
Sedangkan proses penunjukkan langsung diawali dengan adanya inquiry pelanggan, penyusunan penawaran, negosiasi dan penerimaan pesanan pelanggan.
Pesanan pelanggan yang diterima, kemudian ditinjau dan dibahas dengan semua pihak yang terkait, kemudian bila perlu melakukan
negosiasi kembali dengan pihak pelanggan untuk mendapatkan kesepakatan pesanan selanjutnya diserahkan kepada PIC (Public Internal Control) proyek untuk dilaksanakan.
Perubahan atas kontrak / pesanan akan ditinjau oleh departemen Marketing dan semua bagian terkait, disepakati dengan pelanggan serta ditindaklanjuti.
3.2.2 Prosedur Mutu
PROSEDUR MUTU
PRAKUALIFIKASI - TENDER DAN PENUNJUKKAN LANGSUNG Pencarian & Penerimaan Informasi Perlelangan terbuka/ Penunjukkan Langsung A Seleksi Terbuka E Pendaftaran lelang terbuka Seleksi E Lolos Penerimaan Undangan Tender Keputusan Keikutsertaan E Ikut Pembelian Dokumen Pendalaman dan Persiapan Pre-Bid Pre-Bid Meeting
Tidak Ikut Kesanggupan E Ikut E Penyusunan Dokumen Penyerahan Dokumen / Bid Opening Ikut 1 Sampul 2 sampul
Klarifikasi Adm & Teknis / Penawaran Harga E Lulus Menunggu Surat Pengumuman Lelang E Menang Kalah Penegosiasian Penyerahan Performance Bond Penerimaan LOI/FOO dan Penandatanganan Kontrak
Gambar 3.2 Prakualifikasi tender dan penunjukkan langsung Sumber : PT. Dhiva Inter Sarana
Pelaksana : Marketing
Deskripsinya :
1. Mencari informasi tender / lelang dan kebutuhan calon end user lain di surat kabar, internet dan sumber lain.
2. Mendapatkan informasi tender terbuka / penunjukkan langsung.
Pelaksana : Manager Marketing
Deskripsinya : A Pembuatan Quotation Penegosiasian Penerimaan LOI/FOO dan Penandatanganan Kontrak E Evaluasi
3. Menyeleksi pengumuman tender tersebut sesuai atau tidak dengan kualifikasi perusahaan.
Pelaksana : Marketing
Deskripsinya :
4. Menyerahkan persyaratan prakualifikasi yang diminta oleh end user.
Pelaksana : End user
Deskripsinya :
5. Melakukan seleksi terhadap peserta tender.
Pelaksana : Marketing
Deskripsinya :
6. Menerima undangan tender dari end user.
Pelaksana : Manager Marketing & Direktur
Deskripsinya :
7. Memutuskan mampu atau tidaknya perusahaan untuk mengikuti tender tersebut.
Pelaksana : Marketing
Deskripsinya :
8. Melakukan pembelian dokumen tender dan berkoordinasi dengan bagian keuangan.
Pelaksana : Manager Marketing Deskripsinya :
9. Mempelajari dokumen tender dan persiapan untuk mengikuti prebid meeting yang diadakan oleh end user.
Pelaksana : End user
Deskripsinya :
10. Mengadakan rapat penjelasan tender yang akan dilakukan. Pada saat pre-bid meeting dapat ditanyakan kepada end user berbagai hal yang kurang dipahami.
Pelaksana : Marketing
Deskripsinya :
11. Keputusan kesanggupan perusahaan untuk terus atau berhenti.
12. Menyusun dokumen tender dan menyiapkan persyaratan baik adm maupun teknis yang diminta oleh pelanggan serta meminta persetujuan penawaran harga kepada Direktur.
13. Mengikuti pembukaan tender, kalau sistim satu sampul penawaran harga langsung dibuka, kalau dua sampul setelah pembukaan sampul administrasi dibutuhkan klarifikasi teknis.
Pelaksana : Direktur Deskripsinya :
15. Menghadiri Bid-Opening yang diadakan oleh Pelanggan. 16. Mengadakan negosiasi dengan pelanggan mengenai
permasalahan yang terdapat dalam dokumen setelah pengumuman pemenang.
17. Menyerahkan Performance Bond ke Pelanggan.
18. Menerima Letter Of Intent / Fax Of Order kemudian menandatangani kontrak yang dilakukan Direktur di hadapan Pelanggan sebagai pemenang tender terbuka.
19. Membuat Quotation / penawaran sesuai dengn format formulir yang ada, apabila Pelanggan tidak menyediakan formulir penawaran.
20. Mengadakan pertemuan dengan Pelanggan untuk negosiasi harga.
21. Menerima Letter of Intent / Fax of Order dan menandatangani kontrak di hadapan Pelanggan atas dasar penunjukkan langsung.
22. Melakukan evaluasi untuk mencari kegagalan dalam proses Pra - Kualifikasi / Tender / Kualifikasi, evaluasi dilakukan pada saat rapat bulanan.
3.3 Sistem yang Berjalan
3.3.1 Prosedur Project monitoring
1. Staff Formality mencari informasi Iklan Tender dari Koran (Republika, Suara Karya, dan Media Indonesia) maupun dari Internet (www.tender-indonesia.com). Setelah itu jika PT. Dhiva Inter Sarana berminat dengan Iklan Tender tersebut maka Staff Formality melakukan pendaftaran lelang ke perusahaan yang mengadakan lelang tersebut yang berisi Sumber, End user, Nama tender, dan tanggal pendaftaran terakhir serta persyaratan -persyaratan yang di minta oleh end user dalam form pendaftaran.
2. Pihak end user mengirimkan Undangan kepada PT. Dhiva Inter Sarana atau pihak PT. Dhiva Inter sarana mengambil sendiri undangan dari end user. Dimana undangan tersebut berisi Nama Tender, Tempat, Biaya pembelian dokumen, dan tanggal diadakannya acara Prebid meeting (Briefing) yang akan diterima oleh bagian Staff Formality.
3. Setelah itu melakukan pembelian dokumen yang berisi syarat -syarat lelang, tanggal closing, local content yang dinyatakan dalam %, bid bond yang di nyatakan dalam $, dan nilai bid yang dinyatakan dalam $.
4. Setelah penerimaan dokumen selanjutnya mengikuti Prebid meeting (Briefing), yang berisi tentang semua kebutuhan dari end user. Misalnya : produk apa yang dibutuhkan oleh end user dan lokasi proyek, serta batas akhir tanggal pengumpulan dokumen yang dibeli oleh PT. Dhiva Inter Sarana. Dan staff formality akan menyiapkan
dokumen dan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) kepada end user serta meyiapkan semua syarat – syarat dokumen yang diminta oleh end user dan memeriksanya kembali.
5. Jika PT. Dhiva Inter Sarana menang dalam lelang tersebut, hasilnya akan diketahui oleh Staff Formality. Selanjutnya PT. Dhiva Inter Sarana akan menerima No. LOI (Letter of Intent) atau PO (Purchase Order) dari end user yang akan di terima oleh bagian Staff Formality. Setelah itu LOI (Letter of Intent) atau PO (Purchase Order) yang telah diterima diserahkan kepada bagian Operational dan berdasarkan PO (Purchase Order) tersebut bagian Operational akan membuat PR (Purchase Request) dan diserahkan pada bagian Akuntansi.
6. Setelah itu Accounting Manager akan memesan barang yang akan di beli secara import dari China berdasarkan PR (Purchase Request). Setelah menerima PR (Purchase Request) maka bagian Akuntansi akan membuat SPH (Surat Penawaran Harga) kepada pemasok di China. Setelah menerima SPH (Surat Penawaran Harga) dari pemasok yang telah disetujui maka bagian akuntansi akan membuat PO (Purchase Order) yang didalamnya ada No. PO (Purchase Order), nama Vendor, Mill (nama pabrik atau perusahaan marketing), Delivery Date yang terdiri dari ETD (Estimated Time of Departure) dan ETA (Estimated Time of Arrival). Lalu membeli barang sesuai dengan PO (Purchase Order) dengan harga produk yang bersaing dan pastinya dengan kualitas pipa yang tinggi pula.
7. Bila Pipa yang dipesan tersebut telah sampai ke cabang PT. Dhiva Inter Sarana di Batam, maka bagian Operational Administration akan mengecek jumlah pipa yang dipesan dengan stok fisik yang telah ada. Sebelum melakukan penguliran maka bagian formality akan membuat SPH (Surat Penawaran Harga ke trader dan memilih trader dan selanjutnya bagian Akuntansi akan membuat SO (Service Order). Selanjutnya akan di lakukan penguliran untuk produk Cubing dan Casing. Dan Bagian Operational Administration akan mencatat tanggal di mulainya penguliran dan selesainya penguliran. 8. Setelah pipa telah selesai di lakukan penguliran selanjutnya akan di
lakukan proses Coating dan Marking pada pipa tersebut. Bagian Operational Administration akan mencatat tanggal di mulainya dan selesainya dilakukan Coating dan Marking.
9. Setelah proses Coating dan Marking pada pipa telah selesai semua maka Bagian Operational Administration akan membuat DO (Delivery Order) untuk mengirim pipa tersebut kepada end user sesuai dengan perjanjian. Dan setelah pipa telah sampai pada tujuan maka akan di terima DO (Delivery Order) yang telah ditandatangani oleh end user.
3.3.2 Overview activity Diagram (OAD)
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Perusahaan Sumber : PT. Dhiva Inter Sarana
3.4 Analisis Temuan Hasil Survey
Dari hasil survey lapangan, penulis mengidentifikasikan beberapa kelemahan dari sistem project monitoring perusahaan yang sedang berjalan, antara lain sebagai berikut :
Temuan 1 Tidak adanya sistem yang dapat memantau jalannya suatu proyek. Kriteria Sistem yang dapat memantau jalannya suatu proyek sangat
dibutuhkan oleh pimpinan untuk melakukan evaluasi terhadap proyek yang dimenangkan dan proyek yang kalah dan proyek yang tidak diikuti baik itu proyek dari penunjukan langsung maupun proyek dari tender terbuka, dan untuk karyawan dapat memudahkan dalam mendapatkan informasi jika dibutuhkan oleh atasan.
Sebab Tidak adanya sistem yang memantau jalannya proyek dikarenakan PT. Dhiva Inter Sarana masih menjalankan pemantauan proyek yang manual.
Akibat Akibatnya pimpinan akan sulit dalam pembuatan keputusan. Karena informasi yang akurat mengenai proyek yang berjalan belum dapat dipenuhi.
Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan adalah merancang suatu sistem Project monitoring yang digunakan untuk memantau jalannya proyek tersebut.
Kriteria Peringatan tanggal pengumpulan dokumen ini membantu staff formality agar tanggal pengumpulan dokumen tidak terlewatkan. Dan selanjutnya staff formality dapat mengambil keputusan dan melakukan tindak lanjut.
Sebab Alasan tidak adanya peringatan mengenai tanggal pengumpulan dokumen, dikarenakan belum adanya sistem mengenai peringatan tersebut. Sehingga jika staff formality membuat catatan pribadi yang di tempel di dinding maka hasilnya nanti catatan tersebut akan hilang dan informasinya tidak akurat.
Akibat Akibatnya adalah staff formality akan sulit dalam pembuatan keputusan, jika catatan tersebut hilang. Sehingga staff formality harus mencari - cari kembali dokumen yang berisi tanggal pengumpulan dokumen.
Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan adalah merancang suatu sistem peringatan pengumpulan dokumen secara akurat. Laporan ini dirancang berdasarkan data yang aktual dari dokumen tender tersebut.
Temuan 3 Tidak adanya informasi mengenai syarat - syarat dokumen
Kriteria Informasi mengenai syarat - syarat dokumen digunakan untuk mengetahui dokumen apa saja yang telah dipenuhi dan dokumen lainnya yang belum dipenuhi. Sehingga membantu staff formality dalam mengambil keputusan.
Sebab Tidak adanya sistem yang dapat menyediakan informasi tentang syarat - syarat dokumen dikarenakan belum adanya sistem yang
membuat laporan tersebut. Sehingga dokumen yang menjadi syarat tender tidak lengkap.
Akibat Akibatnya adalah staff formality akan sulit dalam mencari informasi mengenai syarat - syarat dari dokumen yang akan disiapkan. Sehingga staff formality harus menyiapkan dokumen sendiri berdasarkan dokumen yang dibeli dari end user.
Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan adalah dengan merancang suatu sistem yang dapat memberikan informasi mengenai syarat - syarat dokumen. Informasi ini di rancang berdasarkan data dari dokumen yang aktual, sehingga informasi yang dihasilkan dapat dipercaya.
Temuan 4 Tidak adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas.
Kriteria Pemisahan tanggungjawab diperlukan untuk menghindari kerangkapan pengerjaan tugas pada PT. Dhiva Inter Sarana. Sehingga dengan adanya pemisahan tugas pada setiap karyawan tanggungjawab setiap karyawan menjadi jelas.
Sebab Alasan tidak adanya pemisahan tanggungjawab pada PT. Dhiva Inter Sarana dikarenakan tugas pada setiap karyawan tidak jelas. Akibat Akibatnya adalah jika tidak ada pemisahan tanggungjawab pada
setiap karyawan akan timbul kecurangan yang dapat mereka lakukan.
Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan adalah merancang suatu sistem yang membatasi otoritas atau tanggungjawab pada setiap karyawan sesuai tugas yang diberikan.
3.5 Identifikasi kebutuhan Informasi
Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi masalah-masalah yang ditemukan dalam analisis hasil temuan survey diatas, maka penulis mengidentifikasikan beberapa kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Informasi - informasi tersebut akan dijelaskan secara rinci sebagai berikut.
Berdasarkan rekomendasi yang diberikan pada temuan survey, maka kebutuhan informasi yang diperlukan pada temuan survey tersebut, meliputi : 1. Adanya sistem Project Monitoring yang terkomputerisasi
Sistem project monitoring merupakan suatu sistem terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk memantau jalannya suatu proyek hingga proyek itu selesai. Sistem ini sangat dibutuhkan oleh manajer maupun staff perusahaan untuk melakukan pemantauan terhadap proyek yang berjalan, bagaimana kinerja perusahaan, dan evaluasi terhadap proyek untuk peningkatan kinerja perusahaan.
2. Adanya Warning tanggal pengumpulan dokumen
Informasi mengenai warning tanggal pengumpulan dokumen kepada Sales Support seperti tanggal terima dokumen dan tanggal terakhir pengumpulan dokumen. Dalam hal ini perusahaan perlu memiliki sebuah catatan ataupun sistem yang dapat menyediakan informasi yang up-to-date mengenai warning tanggal pengumpulan dokumen, sehingga memudahkan Sales Support melakukan pengecekan dan melakukan tindak lanjut sehingga meningkatkan kinerja perusahaan.
3. Adanya informasi mengenai syarat - syarat dokumen
Tidak adanya informasi mengenai syarat - syarat dokumen seperti membuat sebuah sistem yang dapat memberikan informasi tentang syarat - syarat dokumen yang dibutuhkan dan sistem yang menyediakan check box untuk memudahkan mengetahui akan setiap dokumen yang telah disiapkan. Sehingga pada saat menyiapkan dokumen akan menjadi lebih baik dan akan mengurangi kesalahan dalam penyiapan dokumen serta meningkatkan kinerja perusahaan.
4. Adanya pemisahan tanggungjawab untuk setiap karyawan
Pemisahan tanggungjawab dengan cara pembuatan sistem yang diatur otoritas pengaksesan formulirnya untuk setiap karyawan. Contohnya : Bagian Sales Support hanya dapat mengakses layar Keikutsertaaan Tender, layar Dokumen Tender, dan layar service saja. Sedangkan untuk layar pembelian dan layar pengiriman bagian Sales Support tidak mempunyai otoritas untuk menginput dan merubahnya, tetapi Sales Support hanya dapat melihatnya saja.
