12 II.1. Sistem Informasi
II.1.1. Sistem
Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Teori sistem secara umum yang pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding, terutama menekan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem. (Tata Sutabri; 2012; 10)
Sistem merupakan merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. (Agustinus Mujilan; 2012; 2)
Gambar II.1 : Siklus Sistem ( Sumber : Agustinus Mujilan; 2011; 2 )
Sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu. (Kusrini; 2007; 5)
Data Diproses/ Tranformasi Informasi INPUT MODEL OUTPUT
Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapatkan perhatian yang utuh agar manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tanpak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain-lain.
Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik. Salah satu konsep yang terkenal adalah konsep sibernetika (cybernetics). Sibernetika biasanya berkaitan dengan usaha-usaha otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia sehingga melahirkan studi tentang robotika, kecerdasan buatan (Artificaial Intelegence), dan lainya adalah masukan (Input), pengolahan (Processing), dan keluaran
(output). (Tata Sutabri; 2012; 10)
Dari definisi sistem di atas, dapat disimpulkan sistem adalah suatu jaringan kerja yang saling memiliki keterkaitan antara bagian dan prosedur-prosedur yang ada.
II.1.1.1. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evalusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur. Pembangunan sistem hanyalah sala satu dari rangkaian daur hidup sistem suatu sistem. Meskipun demikian, proses ini merupakan aspek yang sangat
penting. daur hidup sistem dapat dilihat pada gambar II.2 sebagai berikut : (Tata Sutabri; 2012; 10)
Gambar II.2 : Daur Hidup Sistem ( Sumber : Tata Sutabri; 2012; 10 )
II.1.2. Informasi
Informasi merupakan data yang berguna yang telah diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi sangat penting bagi organisasi. Pada dasarnya informasi adalah penting sebagai sumber daya yang lain, misalnya peralatan, bahan, tenaga dan sebagainya. Informasi yang berkualitas dapat mendukung keunggulan kompetitif suatu organisasi. (Agustinus Mujilan; 2012; 1)
Informasi merupakan data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau pendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkanya. (Kusrini ; 2007; 7)
II.1.2.1. Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kreteria, yaitu : 1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini, mahalnya informasi disebabkan karena harus cepatnya informasi tersebut dikirim atau didapat sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapat, mengolah, dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk orang satu dengan yang lain berbeda. Misalnya informasi sebab musibah kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila ditunjukan kepada ahli teknik perusahaan. (Tata Sutabri; 2012; 41)
II.1.3. Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut “sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Definisi umum sistem informasi adalah “sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.” ( Kusrini ; 2007; 8)
Tujuan sistem informasi adalah memenuhi kebutuhan informasi semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit organisasi perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan output dari berbagai simulasi model matematik dimana proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas :
1. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplentasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaanya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor
pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan. (Tata Sutabri; 2012; 82)
II.1.4. Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem terdapat komponen-komponen sebagai berikut :
1. Perangkat Keras (hardware), mencakup sebagai peranti fisik seperti komputer dan printer.
2. Perangkat lunak (software) atau program yaitu sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemprosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang, yaitu semua pihak yang bertangung jawab dalam bagan sistem informasi, pemprosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. ( Kusrini ; 2007; 9)
II.2. Sistem Informasi Akutansi II.2.1. Akutansi
Akutansi merupakan suatu kegiatan jasa. Fungsinya untuk menyediakan informasi kuantatif, terutama yang bersifat keuangan. Tentang entitas ekonomik
yang dimaksudkan agar berguna dalam pengambilan keputusan ekonomik dalam mengambil pilihan-pilihan beralasan diantara berbagai tindakan alternatif. Akutansi meliputi beberapa cabang, misalnya akutansi keuangan, akutansi managemen, dan akutansi pemerintahan.(Slamet sugiri sodikin ; 2012 ; 1)
II.2.1.1. Siklus Akutansi
Tahap-tahap yang dijalani dalam proses akutansi disebut siklus akutansi. Secara berurutan siklus akutansi meliputi tahap-tahap sebagi berikut :
1. Mendokumentasikan transaksi keuangan dalam bukti transaksi dan melakukan analisis transaksi keuangan tersebut.
2. Mencatat transaksi keuangan dalam buku jurnal, tahapan ini disebut menjurnal.
3. Meringkas, dalam buku besar, transaksi-transaksi keuangan yang sudah dijurnal. Tahapan ini disebut posting atau mengakunkan.
4. Menentukan saldo-saldo buku besar diakhir perioda dan menuangkannya dalam neraca.
5. Menyesuaikan buku besar berdasarkan informasi yang paling up-to-date (mutakhir).
6. Menentukan saldo-saldo buku besar setelah penyesuaian dan menuangkanya dalam neraca saldo setelah penyesuaian (NSSP).
7. Menyusun laporan keuangan berdasarkan pada NSSP. 8. Menutup buku besar.
9. Menentukan saldo-saldo buku besar dan menuangkannya dalam neraca saldo setelah tutup buku. (Slamet Sugiri Sodikin ; 2012; 17)
Siklus akutansi ini dapat dilihat pada gambar II.3 sebagai berikut :
Gambar II.3 : Siklus Akutansi
( Sumber : Slamet Sugiri Sodikin ; 2012; 17 )
II.2.2. Sistem Informasi Akutansi
Sistem informasi akutansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber data (data, materials, equipment, suppliers, personal,
and funds) untuk mengkonversikan input berupa data ekonomik menjadi keluaran
berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akutansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Sistem informasi akutansi merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akutansi menjadi informasi. (Agustinus Mujilan; 2012; 3)
Sistem informasi akutansi merupakan sebuah informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. (Kusrini; 2007; 10)
Tujuan sistem informasi akutansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemprosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemproses informasi disediakan oleh sistem pemprosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemprosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akutansi : 1. Orang-orang yang mengoprasikan sistem tersebut.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam pengumpulan, pemprosesan dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi.
Sistem Informasi akutansi berfungsi untuk :
1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan di suatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku aktivitas tersebut.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai.
II.2.2.1. Siklus dalam Sistem Informasi Akutansi
Sistem Informasi Akutansi memiliki beberapa bagian (sub sistem) yang berupa siklus akutansi. Siklus akutansi menunjukan prosedur akutansi, mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akutansinya. Berikut ini adalah pembagian dari siklus akutansi. (Kusrini; 2007; 11)
1. Siklus Pendapatan.
Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan yang dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
2. Siklus Pengeluaran Kas.
Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas yang dimulai dari proses pembelian sampai ke proses pembayaran.
3. Siklus Konversi.
Siklus Konversi merupakan siklus produksi, dimulai dari bahan mentah sampai barang jadi.
4. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Siklus manajemen sumber daya manusia merupakan siklus yang melibatkan proses penggajian pada karyawan.
5. Siklus Buku Besar Dan Laporan Keuangan.
Siklus ini berupa prosedur pencatatan dan perekamanke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan keuangan yang datanya diambil dalam buku besar.
II.3. Penjualan
Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena di penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha minat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksanaan dagang, agen, waktu pelayanan dan wakil pemasaran. (Rudianto; 2009; 143)
II.3.1. Jenis-jenis penjualan
Ada beberapa jenis penjualan yaitu : (Basu Swasta; 1998 : 11)
1. Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan
pengadaan produk baru, jadi titik beratnya pada “penjualan melalui” penyalur daripada “penjualan ke” pembeli akhir.
2. Missionary Selling
Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.
3. Technical Selling
Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.
4. New Business Selling
Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi.
5. Responsive Selling
Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.
II.4. Diagram UML (Unified Modelling Language)
UML singkatan dari Unified Modelling Language yang berarti bahasa
pemodelan standar. UML memiliki sintak dan sematik. Ketika kita membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang kita buat berhubungan satu dengan lainya harus mengikuti standar yang ada.UML bukan hanya sekedar diagram, tetapi juga menceritakan konteksnya. (Herlawati, 2009 ; 6)
UML diaplikasikan untuk maksud tertentu, biasanya antara lain untuk :
1. Merancang perangkat lunak.
2. Sarana komunikasi antara prangkat lunak dengan peroses bisnis.
3. Menjabarkan sistem secara rincih untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan sistem.
4. Mendokumentasikan sistem yang ada, proses-proses dan organisasi.
UML telah diaplikasikan dalam bidang investasi perbankan, lembaga
kesehatan, departemen pertahanan, sistem terdistribusi, sistem pendukung alat kerja, retail, sales dan suplier. Blok pembangun Utama UML adalah diagram. Beberapa diagram ada yang rincih (jenis timing diagram kelas) dan lainya da sifat yang sifat umum (misalnya diagram kelas).
Para pengembang sistem berorientasi objek menggunakan bahasa model untuk menggambarkan, membangun dan mendokumentasikan sistem yang mereka rancang. UML memungkinkan para anggota team untuk bekerja sama dengan bahasa model yang sama dalam mengaplikasikan beragam sistem. Intinya UML
merupakan alat komunikasi yang konsisten dalam mensuport para pengembang sistem saat ini. (Herlawati, 2009 ; 7)
Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, lainya menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis itu antara lain sebagai berikut : (Herlawati; 2009; 10)
1. Diagram Kelas
Diagram kelas bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umumnya dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
2. Diagram Paket (package Diagram)
Diagram Paket bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan abgian dari diagram komponen.
3. Diagram Use-Case
Diagram Use-Case bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan
use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama
sangat penting terutama sangat penting untuk mengorganisasikan dan memodelkan prikalu suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
1. Aktor (actor), menggambarkan pihak-pihak yang berperan dalam sistem. Gambar aktor dapat dilihat pada gambar II. 4 sebagai berikut :
Gambar II.4 : Aktor ( Sumber : Herlawati; 2009; 19 )
2. Use case, aktivitas/ sarana yang disiapkan oleh bisnis atau sistem. Gambar
Use case dapat dilihat pada gambar II. 5 sebagai berikut :
Gambar II.5 : Use Case ( Sumber : Herlawati; 2009; 22 )
3. Hubungan (link), aktor mana saja yang terlibat dalam use case ini. Gambar Hubungan (link) dapat dilihat pada gambar II. 6 sebagai berikut :
Gambar II.6 : Link ( Sumber : Herlawati; 2009; 23 )
Salah satu kontributor terhadap diagram Use Case dalam UML adalah Ivar Jacobsen. Use Case menggambarkan external view dari sistem yang akan kita buat modelnya. Model use case dapat dijabarkan dalam diagram use case, tetapi yang perlu diingat, diagram tidak identik dengan model karena model lebih luas dari diagram. Gambar diagram Use Case dapat dilihat pada gambar II.6 sebagai berikut : (Herlawati; 2009; 18)
Gambar II.7 : Diagram Use case ( Sumber : Herlawati; 2009; 19 )
4. Diagram Interaksi dan Sequence (urutan).
Diagram interaksi bersifat dinamis. Diagram urutan adalah diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.
5. Diagram Komunikasi (Comunication Diagram).
Diagram Komunikasi bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.
6. Diagram statechart (Statechart Diagram).
Diagram statechart bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktifitas. Diagram ini terutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antarmuka (interface), kelas, kolaborasi dan terutama penting pada pemodelan sistem-sistem yang reaktif.
7. Diagram Aktivitas (Aktivity Diagram).
Diagram Aktivitas bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
8. Diagram Komponen (Commponent Diagram)
Diagaram Komponen bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta ketergantungan sistem/ perangkat lunak komponen-komponen yang telah ada sebelumnya. Diagram ini berhubungan dengan diagram kelas
diman komponen secara tipikal dipetakan ke dalam satu atau lebih kelas-kelas, antarmuka-antarmuka serta kolaborasi-kolaborasi.
9. Diagram Deployment (Deployment Diagram)
Diagram Deployment bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang ada di dalamnya. Diagram deployment berhubungan erat dengan diagram komponen dimana diagram ini memuat satu atau lebih komponen-komponen. Diagram ini sangat berguna saat aplikasi yang dijalankan pada banyak mesin (distributed computing).
II. 5. Visual Basic 2010
VB (Visual Basic) merupakan bahasa pemograman yang populer dikalangan programer karena kemudahan pemakaian dan juga memiliki fitur-fitur yang sangat handal dalam pengembangan aplikasi. VB 2010 merupakan kelanjutan dari versi sebelumnya yaitu VB 2008. Visual basic merupakan sala satu bahasa pemograman yang handal dan banyak digunakan oleh pengembang untuk membangaun berbagai macam aplikasi windows. Visual basic 2010 adalah versi terbaru yang diluncurkan oleh Microsoft bersama C#, Visual C++, dan Visual
Web developer dalam satu paket visual studio 2010.
Visual basic merupakan aplikasi pemograman yang menggunakan
teknologi. Net Fremework. Teknologi. Net Fremework merupakan komponen
windows yang terintegrasi serta mendukung pembuatan, penggunaan aplikasi dan
CLR (Common Language Runtime) dan class Library adalah kelas pustaka atau perintah yang digunakan untuk membangun aplikasi (Wahana komputer; 2010; 2)
II.6. Microsoft SQL Server
SQL (Structure Query Language) pada dasarnnya adalah bahasa komputer standar yang ditetapkan untuk mengakses dan memanipulasi sistem database. Sebuah database terdiri dari satu tabel atau lebih dan memiliki satu kolom (field) atau lebih dan memiliki baris (Record). Query digunakan untuk mengakses dan mengolah database. SQL terdiri 5 bagian utama yaitu : (Ema Utami & Sukrisno : 2008: 1)
1. Retrieving Data : perintah untuk menampilkan data dari database (SELECT). 2. Data Definition Language (DDL) : bahasa yang digunakan untuk membuat
dan menghapus tabel atau database itu sendiri (CREATE, DROP, ALTER) 3. Data Manipulation Language (DML) : Merupakan bahasa untuk
memanipulasi/ mengubah isi table (INSERT, DELETE, UPDATE)
4. Data Control Language (DCL) : bahasa yang berhubungan dengan pengendalian akses ke database (GRANT, REVOKE)
5. Data Transaction Language (DTL) : bahasa yang digunakan untuk transaksi database (COMMIT, ROLLBACK).
