BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi Organisasi
Max Weber mendefinisikan organisasi sebagai “A system of purposeful interpersonal activity designed to coordinate individual task” (suatu sistem kegiatan interpersonal bertujuan yang dirancang untuk mengkoordinasikan tugas individu7. Bila kita lihat dari teori ini maka ada perbedaan jelas antara organisasi dengan kelompok. Suatu kelompok belum tentu disebut organisasi jika tidak ada nya aturan-aturan dan tujuan yang jelas.
Schein mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian kerja dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain
dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut.8
Pendapat lain mengenai komunikasi organisasi dikemukakan oleh Pace dan Faules. Menurut mereka, komunikasi organisasi merupakan pertunjukkan dan penafsiran pesan itu antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.9 Tidak jauh berbeda dengan pendapat yang dikemukakan Udai Pareek, definisi ini pun sebenarnya juga menekankan pada adanya sebuah proses (penafsiran pesan).
Fungsi komunikasi dalam sebuah organisasi dijalankan oleh humas. Kegiatan humas merupakan bagian dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri khas komunikasi dua arah antara lembaga atau organisasi yang diwakilinya dengan publik atau sebagainya.10
2.1.1 Karakteristik Organisasi
Berikut ini adalah karakteristik organisasi menurut Arni Muhammad :11
8 Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi, Jakarta : Bumi Aksara, 2009, hal.23
9 Pace Wayne dan Don F. Faules, Komunikasi Organisasi , Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2006, hal 31
10 Rosady Ruslan, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada,
2002, hal 9
a. Dinamis
Organisasi sebagai suatu sistem terbuka terus menerus mengalami perubahan, karena selalu menghadapi tantangan baru dari lingkungannya dan perlu menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan yang selalu berubah tersebut.
b. Memerlukan informasi
Setiap organisasi memerlukan informasi untuk hidup. Tanpanya organisasi tidak dapat berjalan. Dengan tidak adanya informasi, suatu organisasi dapat macet atau mati sama sekali. Untuk mendapatkan informasi adalah melalui proses komunikasi.
c. Mempunyai tujuan organisasi
Tujuan organisasi adalah merupakan kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi hendaknya dihayati oleh seluruh anggota organisasi, sehingga setiap anggota dapat diharapkan mendukung pencapaian tujuan organisasi melalu partisipasi mereka secara individual.
d. Terstruktur
Organisasi dalam usahanya mencapai tujuannya biasanya membuat aturan-aturan, undang-undang dan hirarki hubungan dalam organisasi. Hal ini yang dinamakan struktur organisasi, yang membuat suatu organisasi menjadi terstruktur.
2.1.2 Fungsi Komunikasi Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang beroriensi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi yaitu:
1. Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system) maksudnya seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi reguatif ini. Pertama atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka di tempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana mestinya . Namun demikian sikap bawahan untuk menjelaskan perintah banyak bergantung pada:
1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah
2. Kekuatan pimpinan dalam memberikan sanksi
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Kedua nya mempunyai kaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada intinya berorientasi pada kerja, artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang harus dan boleh dilaksanakan.
1. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil yang baik. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka meminta bawahannya untuk mengeluarkan pendapat atau persuasi bawahan nya dari pada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan memberikan kenyamanan dalam mengerjakan suatu pekerjaan yang menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
2. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik13.
2.1.3 Komunikasi Internal
Komunikasi Internal di definisikan oleh Lawrence D. Brennan sebagai “Interchange of ideas among the administrator and its particular stucture (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (operation and managment).” (pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan srukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen).
Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu:
Dimensi Komunikasi Internal
Dimensi komunikasi internal terdiri dari komunikasi vertikal dan komunikasi
horizontal.
1) Komunikasi Vertikal, Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward comunication) dan dari bawah ke atas (upward comunication), adalah komunikasidari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan intruksi-intruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, penjelasan-penjelasan, dan lain-lain kepada bawahannya, dalam pada itu, bawahan memberikan laporan-laporan, sasaran-sasaran, pengaduan-pengaduan, dan sebagaimananya kepada pemimpinan.
2) Komunikasi Horizontal, ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Dalam situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menjalar dan menyebar. Dan didesas-desuskan seringkali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka
Jenis Komunikasi Internal
Komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yakni: Komunikasi Personal (personal communication) dan Komunikasi Kelompok (group communication).
1) Komunikasi Personal (personal communication), komunikasi personal ialah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan dua cara :
a. Komunikasi tatap muka (face to face communication)
b. Komunikasi bermedia (mediated communication).
2) Komunikasi Kelompok (group communication), komunikasi kelompok ialah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Kelompok ini bisa kecil, dapat juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok kecil dan beberapa kelompok yang termasuk kelompok besar tidak ditentukan dengan perhitungan secara eksak, dengan di tentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi. Oleh karena itu, dalam komunikasi kelompok dibedakan antara komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar.14
14 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: PT Remaja Rosdakarya,
2.1.4 Efek Komunikasi
Secara umum akibat atau efek pesan atau hasil komunikasi tersebut dapat dibedakan atas:
1. Efek Kognitif (Pengetahuan)
Ada perubahan pada apa yang diketahui, dipahami, dipersepsi khalayak. Efek ini berkaitan dengan pengetahuan, kepercayaan atau informasi.
2. Efek Afektif (Sikap)
Ada perubahan pada apa yang dirasakan, disenangi atau dibenci khalayak. Efek ini berhubungan dengan emosi, sikap atau nilai.
3. Efek Konatif (Tingkah Laku)
Disebut juga dengan efek behavioral. Konatif merupakan efek untuk menggerakkan seseorang secara aktif untuk melakukan tindakan atau perilaku atas suatu reaksi yang sedang dihadapinya.15
Adapun dimensi-dimensi efek keseluruhan ini berhubungan satu sama lainnya, tetapi ketiganya bersifat independen yang terjadi sekuen dan perubahan dalam suatu dimensi tidak perlu diikuti oleh perubahan dimensi lainnya.
2.2 Efektivitas
Efektivitas menurut Henry Subiakto16 adalah menyangkut bagaimana penerima tindakan melakukan sesuai dengan makna yang diinginkan oleh si pengirim.
Definisi umum efektivitas menurut Andre Hardjana17 adalah:
1. Mengerjakan hal-hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya
2. Mencapai tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik
3. Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat
4. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan
5. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi keuntungan atau laba
16 Henry Subiakto. Studi Efek Media Massa dalam Komunikasi Politik. Jakarta. 1996 hal.31 17 Andre Harjana. Audit Komunikasi dan Praktek. Jakarta: PT. Grasindo. 2000 hal. 24
6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai telah optimal digunakan sampai tingkat maksimum.
2.2.1 Efektivitas Media Internal
Banyaknya pilihan media komunikasi yang bisa digunakan bidang humas untuk mendukung aktivitasnya, membuat mereka harus bisa memilah dan memilih media apa saja yang paling tepat untuk menyampaikan pesan-pesannya kepada khalayaknya.
Media internal bisa dibilang sebagai salah satu jembatan komunikasi yang mempunyai pengaruh terhadap kelanjutan komunikasi organisasi. Namun media yang bagaimanakah yang bisa dikatakan efektif?
Sedangkan efektivitas menurut Sondang P. Siagian di dalam bukunya yang berjudul Audit Manajemen memberikan definisi efektivitas adalah sebagai berikut:
“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang dijalankannya.”
Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya.
Menurut Andre Harjana di dalam bukunya Audit Komunikasi menjelaskan tentang efektivitas sebuah media internal komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima pesan yang dituju. Penerima pesan merupakan objek yang diharapkan untuk menerima pesan.
2. Isi : yang diterima atau sitelusuri vs yang dimaksud isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan.
3. Ketepatan waktu : sesuai dengan jadwal vs menyimpang jadwal. Pesan yang dimaksud sampai pada penerima pesan tepat pada waktunya. Hal ini berarti bahwa penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan situasi.
4. Media : yang dimaksud disini adalah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan.
5. Format : struktur yang diterima vs pesan yang dikirim, terdapat kesesuaian format antara yang dimaksud oleh pengirim dengan penerima pesan.
6. Sumber : orang yang melakukan sekaligus bertanggung jawab, artinya terdapat kejelasan sumber yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.
Jadi, sebuah media internal dikatakan efektif menurut Andre Harjana apabila isi dari media internal tersebut cukup mewakili beberapa dimensi yang disebutkan diatas. Mulai dari kejelasan sumber, ketepatan waktu, format maupun isinya.
Peneliti akan mengukur efektivitas media internal newsletter Moda menggunakan 6 dimensi tersebut. Dimana 6 dimensi tersebut akan menjadi teori dalam pembentukan operasionalisasi konsep yang akan dijadikan dasar pertanyaan kuesioner untuk responden.
2.3 Teori Uses and Gratification
Uses and Gratifications adalah sekelompok orang atau orang itu sendiri dianggap aktif dan selektif menggunakan media sebagai cara untuk memenuhi kebutuhannya. Studi didalam bidang ini memusatkan perhatian pada penggunaan (uses) media untuk mendapatkan kepuasan (Gratifications) atas kebutuhan seseorang. Oleh karena itu, sebagian besar perilaku orang tersebut akan dijelaskan melalui berbagai kebutuhan dan kepentingan individu. Uses and Gratification Theory yang merupakan salah satu dari teori komunikasi massa melihat audiens dari proses komunikasi massa sebagai individu yang aktif, selektif dan memiliki tujuan tertentu terkait dengan terpaan media kepadanya. Artinya individu atau audiens (khalayak) sebagai makhluk sosial mempunyai sifat selektif dalam menerima pesan yang ada dalam media massa.
Teori Uses and Gratifications menjelaskan mengenai kapan dan bagaimana audiens sebagai konsumen media menjadi lebih aktif atau kurang aktif dalam menggunakan media dan akibat atau konsekuensi dari penggunaan media tersebut18
Uses and Gratifications meneliti asal mula kebutuhan manusia secara psikologis dan sosial, yang menimbulkan harapan tertentu dari media masa atau sumber-sumber lain (atau keterlibatan pada kegiatan lain) dan menimbulkan pemenuhan kebutuhan penelitian yang menggunakan Uses and Gratifications model memusatkan perhatian pada kegunaan isi media untuk memperoleh gratifikasi atau pemenuhan kebutuhan. Mc quail mengatakan ada dua hal utama yang mendorong munculnya pendekatan penggunaan ini. Pertama, ada oposisi terhadap pandangan deterministis tentang efek media. Sikap ini merupakan bagian dari “penemuan kembali manusia” yang terutama terjadi pada sosiolog di amerika. Kedua, ada keinginan untuk lepas dari debat yang berkepanjangan tentang selera media masa.
Dalam persoalan ini pendekatan Uses and Gratifications model menyajikan alternatif lain dalam memandang hubungan antara isi media dengan komunikan, dan dalam pengkategorian isi media menurut fungsi.19
18 Morissan. Teori Komunikasi Individu hingga Massa. Jakarta: Kencana Prenada Meda Group. 2013.
Hal. 509
19 Elvinaro Aridianto dan Lukiati Komala. Komunikasi Massa revisi. Bandung: Simbiosa Rekatama
Lima asumsi dasar Teori Uses and Gratification, yaitu ;
a. Audiensi aktif dan berorientasi pada tujuan ketika menggunakan media
Perilaku komunikasi audiensi mengacu pada target dan tujuan yang ingin dicapai serta berdasarkan motivasi; audiensi melakukan pilihan terhadap isi media berdasarkan motivasi, tujuan, dan kebutuhan personil mereka.
b. Inisiatif untuk mendapatkan kepuasan media ditentukan audiensi
Audiensi memiliki kewenangan penuh dalam proses komunikasi massa.
c. Media bersaing dengan sumber kepuasan lain
Penonton harus memberikan perhatian kepada pesan media untuk dapat dipengaruhi. Pilihan personal dan perbedaan individu merupakan pengaruh kuat mengurangi efek media.
d. Audiensi sadar sepenuhnya terhadap ketertarikan, motif, penggunaan media
Audiensi melakukan pilihan secara sadar terhadap media tertentu yang akan digunakannya.
e. Penilaian isi media ditentukan oleh audiensi
Seorang yang membaca surat kabar tertentu tidak berarti ia merasa puas dengan surat kabar yang dibacanya karena mungkin hanya surat kabar itu yang tersedia.
2.4 Public Relations
2.4.1 Pengertian Public Relations
Pengertian PR menurut The British Institute of Public Relations adalah Public Relations activity is management of communication between an organizational and its publics (aktivitas PR adalah mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya).20
Menurut definisi (British) Institute of Public Relations (IPR), public relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengetian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya21.
Sedangkan Frank Jefkins, “Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalam luar antara suatu organisasi dengan
20 Rosady Ruslan, Management Public Relations & Media Komunikasi, Jakarta:Rajagrafindo Persada,
2006, hal 16
khalayknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”.22
2.5 Humas Pemerintah
Pada dasarnya terdapat beberapa fungsi dan tugas humas pemerintahan pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersil) perusahaan profit dan perusahaan non profit adalah tidak adanya unsure komersil walaupun humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dengan hal publikasi, promosi dan periklanan. Humas pemerintahan lebih menekankan demi meningkatkan pelayanan umum (Public Service)23.
Lembaga-lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah bertanggung jawab untuk memberikan informasi kepada penduduknya mengenai segala macam kebijakan dan program yang telah, tengah, dan akan dilancarkan oleh pemerintah. Pemerintah Negara-negara berkembang menghadapi tantangan public relations yang sangat besar. Sehubungan dengan tantangan tersebut, wajar bila lembaga-lembaga pemerintahan lebih membutuhkan praktisi humas yang handal dari pada sektor-sektor industry serta komersial swasta.
Humas merupakan kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, pemerintah pelayanan kepada masyarakat dengan sikap yang disesuaikan dengan
22 Ibid, Hal 30
kepentingan orang atau golongan, agar lembaga atau instansi dimana humas itu berada memperoleh kepercayaan dari publiknya, yaitu masyarakat dalam arti luas.
Menurut Dimock dan Koeing, pada umumnya tugas-tugas humas instansi dan lembaga pemerintahan adalah sebagai berikut24:
1. Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijakan, serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melakukan program kerja tersebut.
2. Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya tau ikut serta pelaksanaan program pembangunan diberbagai bidang sosial, budaya, ekonomo, politik, serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.
3. Kejujuran dan pelayanan dan pengabdian aparatur pemerintahan yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajiban masing-masing
2.6 Media Public Relations
Media Public Relations selalu digunakan demi menjaga citra suatu perusahaan dimata publiknya. Untuk itulah seorang Praktisi Public Relations harus mampu menggunakan media komunikasi Public Relations.
Secara garis besar media tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Media cetak, yang termasuk didalam adalah house journal, newsletter, surat kabar, majalah.
b. Broadcasting media, termasuk didalamnya adalah radio, televisi.
c. Spesial event, kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan suatu perusahaan. d. Media luar ruang, termasuk didalamnya spanduk, papan reklame, poster.
Media Public Relations itulah yang selalu digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Media tersebut sangat berperan penting sebagai arus komunikasi antara pihak manajemen dengan lingkungan eksternal dan internal.
2.6.1 Media Internal
Media internal atau in house journal adalah salah satu betuk media Public
Relations yang paling tua26. Media internal adalah media perusahaan yang biasa
digunakan Public Relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya27.
Istilah media internal atau jurnal internal memiliki berbagai macam padanan, mulai dari bulletin, majalah, surat kabar, newsletter sampai Koran dinding
25 Ibid, Hlm 118
26 Soemirat dan Elvinaro, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,Tahun
2006. Hal 21
27 Rosady Ruslan, Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi, Jakarta: PT. Raja Grafindo
perusahaan. Semua istilah mengacu pada suatu bentuk terbitan dari suatu perusahaan atau lembaga pemerintah yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan publik.
Pengertian media internal secara luas dapat diartikan sebagai bahasa informasi yang diterbitkan secara teratu oleh bagian internal perusahaan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan proses produksi dan pengelolaan media internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari humas.
Selain nama lain seperti In House Journal Magazine, di Indonesia disebut majalah intern. Dengan kata lain majalah itu diterbitkan khusus untuk kalangan teratas. Jenis House Journal bisa dibedakan dari sasaran pembacanya yaitu bersifat internal untuk staf dan pegawai lembaga pemerintah atau perusahaan dan bersifat eksternal untuk publik diluar lembaga pemerintah atau perusahaan. House magazine atau majalah internal merupakan saran yang penting dalam kegiatan Public Relations dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara pimpinan dengan public intern maupun ekstern28.
2.6.1.1 Fungsi Media Internal
Dalam menjalankan dan mendukung fungsi dan tugas PR, maka praktisi PR membuat media internal. Menurut Rosady Ruslan fungsi media internal adalah:29
28 Onong Uchjana Effendy, Human Relations and Public Relations, Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya, Tahun 1993, Hal 53
1. Media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan pemilik (shareholder), halayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa.
2. Ajang komunikasi antar karyawan. Misalnya, kegiatan usaha, wisata atau kegiatan karyawan
3. Media bagi staf PR dalam tulis menulis (menulis untuk media internal atau eksternal)
4. Nilai tambah PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan professional, lay out dan isi yang ditata apik, cover menarik.
Jenis-jenis media publikasi antara lain sebagai berikut:30
1. House Journal
Media internal atau house organ (In House Journal) dipergunakan oleh PR untuk keperluan publikasi atau sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah atau konsumen. Biasanya berbentuk, Newsletter, Magazine, Tabloid Bulletin, Company Profile, Anual Report,Prospektus dan lain sebagainya
2. Printed Material
Barang cetakan untuk tujuan publikasi Public Relations dalam upaya penyampaian pesan-pesannya yang berbentuk, seperti: Brochure, Leaflet, Booklet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat, Kalender dan lain sebagainya.
3. Media Pertemuan (Event)
Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap muka langsung, misalnya dengan presentasi, seminar, pameran dan lain sebagainya.
4. Broadcasting Media dan Internet
Publikasi Public Relations yang disiarkan melalui Stasiun TV/RRI milik pemerintah dan Stasiun TV Komersial atau Siaran Radio Komersial termasuk media elektronik dan komputer serta internet (email) yang dimanfaatkan sebagai media publikasi dan komunikasi PR.
5. Media Sarana Public Relations
Media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (coorpotare identity) yang merupakan simbol atau nama perusahaan, logo, warna standar perusahaan dan kemasan produk (front office lobby image), pakaian seragan (uniform) hingga model huruf atau logo perusahaan (style of identity
mark) yang sekaligus merupakan citra perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan kompetitor lainnya.
6. Media Personal
Media personal merupakan media PR, yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan pertemuan secara langsung (face to face) atau melobi kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua belah pihak yang terlibat dalam perundingan akan mencapai kata sepakat. Artinya kemampuan dalam presentasi, melobbi, negosiasi, dan lain sebagainya harus dikuasai oleh para professional Public Relations dalam perannya mewakili perusahaan yang berhadapan dengan public sebagai sasarannya
2.6.1.2 Bentuk-bentuk Media Internal
Majalah internal juga dikenal dengan istilah ing-griya, merupakan suatu terbitan yang ditujukan oleh publik internal (karyawan dan keluarga karyawan) yang berisi tentang beberapa informasi perusahaan sifatnya top down maupun
bottom down dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan31.
Bentuk-bentuk media internal sebagai berikut:
a. Majalah: jurnal internal yang memiliki format majalah biasanya berukuran A4 (297x210mm) isinya kebanyakan adalah artikel-artikel feature dan
ilustrasi, jurnal dicetak biasa saja juga melalui teknik yang lebih canggih, seperti teknik litografi dan fotografer.
b. Koran: isinya terdiri dari artikel-artikel berita yang disisipi dengan artikel offset-litho atau we-offset-litho.
c. Newsletter: jumlah halamannya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan
ukuran nya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau gambar. Pencentaknya bisa letter press (cetak biasa) atau litografi dan bisa juga hanya dengan mesin fotografer.
d. Majalah dinding: bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal dan eksternal.32
Media komunikasi dalam bentuk House Journal diperlukan oleh Public Relations dalam memelihara citra positif dan dukungan publik yang menguntungkan. Dalam siklus atau perancangan pembuatan House Journal itu sendiri mencakup dua aspek yaitu Fact Finding dan idetifikasi masalah.33
Menurut Ruslan penyajian isi media In House Journal terdiri dari:
32 Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan, Jakarta: Bumi Aksara Prenada Medium Group.
Tahun 2002, Hal 213
33 Soemirat & Elvinaro, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung: PT. Remaja Soedakarya, Tahun
a. Bentuk isi media: media cetak dan saluran interpersonal
b. Pemilihan jenis huruf
c. Layout dan warna: performance image segi fisik majalahnya dan logo perusahaann (coorporate,product and colour image)
d. Kualitas isi, seperti kualitas kertas dan cetakan penulisan
Membentuk karakter In House Journal dilakukan dengan cara:34
a. Menentukan logo House Journal dengan cermat
b. Membuat sistem tata cetak (lay out) kulit muka beserta halaman isi secara konsisten namun variatif, agar tampak dinamis (tidak monoton) serta terpadu.
c. Pemilihan kelompok yang dipakai serta memilih warna identitas bila perlu
d. Memilih gaya penampilan yang khas dan efektif sejalan dengan konsep dasar editorialnya (didalamnya termasuk: maksud, tujuan, sasaran dan strategi komunikasi).
Dengan adanya media internal diharapkan, pegawai memeberikan timbal balik untuk lembaga atau perusahaan, begitu dengan sebaliknya lembaga atau
perusahaan juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pegawai mengenai peristiwa yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan, sehingga karyawan dengan mudah memperoleh dan mengetahu informasi yang mereka butuhkan.
2.7 Pemenuhan Kebutuhan Informasi
Manusia sebagai makhluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kekurangan di dalam diri organism, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri.35 Suatu organisasi pasti memerlukan informasi guna memajukan organisasi tersebut sebab dengan adanya informasi maka perusahaan dapat melihat kekurangan atau kelebihan perusahaan.
Informasi merupakan suatu proses yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat suatu prosestransformasi data suatu informasi. Informasi suatu menjadi hal penting yang terdapat suatu proses transformasi data suatu informasi. Informasi suatu hal penting yang terdapat dalam organisasi sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri. Menurut
informasi yang berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukkan informasi dan sering dugunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data.36
Sedangkan menurut Ference informasi adalah setiap masukan bagi seseorang dalam suatu sistem komunikasi.37 Dalam suatu organisasi, penyebaran informasi dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu secara serentak, berurutan, maupun kombinasi dari keduanya.
1. Secara Serentak. Penyebaran informasi dengan cara serentak dilakukan apabila semua anggota/pihak-pihak berkentingan menerima informasi dalam waktu bersamaan. Teknik penyebaran informasi ini dipilih dengan pertimbangan apakah informasi dapat didistribusikan secara bersamaan. Sejalan dengan berkembangnya media telekomunikasi, penyebaran inormas secara serentak menjadi kebih sederhana dan dapat dengan mudah dilakukan, misalnya melalu media televisi, radio, surat elektronik, intranet, sehingga proses penyebaran informasi menjadi lebih efektif dan efisien.
36 R. Wayne and Don F. Faules. Komunkasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan”.
Editor Deddy Mulyana. Bandung : PT Remaja Rosdakarya 2006. Hal 29
37 Ference, T.P Organizational Communication System and the Decision Process. Management
2. Secara Berurutan. Penyebaran informasi dengan cara berurutan dilakukan melalui beberapa pihak dengan waktu yang tidak bersamaan, misalnya suatu informasi disampaikan oleh A kepada B dan kemudian disampaikan kembali kepada C, sehingga proses penyebaran informasu cara ini dibutuhan waktu yang berbeda dan dirasakan.
Pawit M. Yusup mendefinisikan kebutuhan informasi sebagai berikut: Kebutuhan informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dan kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan penyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai.38
Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selaanya langsung diserap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam memperoleh informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk mereka dalam mengambil keputusan.
38 Pawit M Yusup. Pedoman Praktis Mencari Informasi, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 1995, Hlm
2.8 Evaluasi Media Internal
Setiap media harus sevara rutin dievaluasi perkembangannya sesuai dengan tujuannya. Tujuan, isi dan frekuensi publikasi harus diperiksa apakah sesuai dengan kebutuhan audiens atau pegawai. Survei dan kuesioner dapat digunakan untuk mengetahui seberapa besar media dapat memenuhu harapan. Sejauhmana nilai media tersebut menunjang pencapaian tujuan-tujuan public relations. Jika media internal tersebut dapat digunakan sebagai media utama dalam menjangkau khalayaknya maka kegiatan penerbitan media harus di prioritaskan.
Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam menerbitkan media internal yaitu:39
1. Sejauhmana relevansinya antara pencapaian tujuan dan jenis khalayak yang hendak dituju akan mempengaruhi keputusan-keputusan untuk frekuensi terbit media internal.
2. Perlu tidaknya digali sumber pendapatan dari media baik dari hasil penjualan maupun pemasangan iklan dalam rangka menutup biaya-biaya.
3. Sejauhmana nilai media tersebut menunjang pencapaian tujuan-tujuan public relations. Jika media internal tersebut dapat digunakan sebagai media utama
dalam menjangkau khalayaknya maka kegiatan penerbitan media harus diprioritaskan.
4. Jika media internal memerlukan gambar atau foto-foto, apakah gambar-gambar itu harus di suplai cuma-cuma oleh para pembaca atau pihak lain, atau harus dibeli dari fotografer atau agent foto professional.
