Ringkasan Skripsi BAB 1 – 5
1. Latar Belakang
Kemajuan teknologi informasi telah memberi berbagai kemudahan dalam segala bidang kehidupan dan memberikan cara berpikir baru bagi manusia. Pada mulanya sistem informasi tidak begitu penting dalam proses pengambilan keputusan, namun dalam era globalisasi sekarang ini informasi memegang peranan penting dalam peningkatan efektifitas, terutama dalam bidang usaha. Hal tersebut di atas disadari oleh PT. Parade Tua Marina(Internasional Freight Forwading) yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi Jakarta ke wilayah Indonesia Timur. Dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari terutama dalam hal pengiriman masih menggunakan sistem pencatatan manual, dengan makin banyaknya jumlah pengiriman yang harus dicatat, maka penggunakan sistem sistem manual dirasakan sudah tidak efektif lagi.
Perancangan tentang sistem pengiriman pada PT. Parade Tua Marina dilakukan karena sistem yang ada sekarang ini dirasa kurang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan informasi secara maksimal. Hal ini dirasakan dengan adanya kesulitan untuk menyimpan data dimana kegiatan ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Bila hal ini tidak segera ditangani maka dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
2. Ruang Lingkup
Sesuai dengan pembahasan maka penulisan skripsi ini meliputi Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Pengiriman Barang, dimana pembahasan juga akan meliputi hal-hal seperti penerimaan barang, penyimpanan data, serta pembuatan kwitansi dan shipping log,dan kami fokus kepada pengiriman 3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan skripsi :
a. Melakukan analisa sistem berjalan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan
b. Merancang dan mengembangkan suatu Sistem Basis Data Pengiriman Barang perusahaan untuk mendukung performa perusahaan dengan mempercepat proses pendataan.
Manfaat dari penulisan skripsi:
a. Mempercepat waktu pendataan dan pengaksesan data..
b. Mengurangi resiko kehilangan data – datapenting yang disebabkan ketidaksengajaan manusia, dokumen yang rusak, dan lain-lain.
c. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan.
d. Menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan.
4. Metodologi
Metode yang digunakan dalam penulisan Skripsi ini meliputi dua bagian pokok yaitu Metode Analisis dan Metode Perancangan.
a. Metode Analisis dengan metode Fact Finding
Analisis sistem dengan metode Fact Finding melalui dua tahapan, yaitu: 1. Pelajari Dokumen
2. Interview (wawancara) b. Metode Studi Pustaka
Dengan membaca, menarik kesimpulan dari buku-buku yang terdapat di perusahaan agar dapat dijadikan landasan.
c. Metode Perancangan
Perancangan database modern melalui perancangan konseptual, logikal, dan fisikal.
5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini terdiri atas lima bab, di antaranya adalah :
a. Pendahuluan b. Landasan Teori c. Analisis Sistem
d. Perancangan dan Implementasi e. Kesimpulan dan Saran
6. Teori – Teori Umum a. Pengertian Data
Data merupakan sekumpulan nilai yang tersimpan dalam basis data dan memiliki nilai seperti: angka, deretan karakter, atau simbol mengenai fakta suatu objek.
Secara tradisional data memiliki hirearki sebagai berikut: 1. Elemen Data
Satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lainnya adalah field, kolom item, atribut.
2. Rekaman
Gabungan dari sejumlah elemen data yang saling terkait (tuple atau baris).
3. Berkas
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas adalah kumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu objek (tabel atau relasi).
b. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sebuah sumber yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan, pengontrolan, dan penyebaran informasi ke seluruh bagian organisasi.
c. Pengertian Database.
Menurut Connolly (2002, p. 14) basis data adalah sekumpulan data yang terhubung satu sama lain secara logikal dan suatu deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi.
Tujuan utama pengelolaan data dalam basis data adalah agar kita dapat memperoleh data yang kita cari dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan seperti berikut ini:
Kecepatan dan kemudahaan (speed)
Efisiensi ruang penyimpanan (space)
Keakuratan (accuracy)
Ketersediaan (availability)
Kelengkapan (completeness)
Keamanan (security)
Kebersamaan pemakaian (sharibility)
Dalam penggunaannya pun basis data memiliki beberapa keuntungan yaitu: A. Mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia. Tugas
mekanis lebih baik dikerjakan oleh mesin.
B. Komputer dapat mengambil dan mengubah data lebih cepat daripada manusia.
C. Akurat dan informasi terbaru selalu tersedia setiap saat.
D. Menghemat ruangan karena tidak perlu menyediakan ruangan penyimpanan kertas file yang sangat banyak.
d. Perkembangan Database.
Pendekatan tradisional terhadap aplikasi perkembangan sistem terfokus pada proses yang dianggap bekerja secara sendiri – sendiri. Pendekatan tradisional melibat data terpadu dengan proses aplikasi. Pandangan ini memotivasi organisasi – organisasiuntuk menuju ke pendekatan database. Hal – halyang mendukung adalah:
A. Ketidakmampuan untuk mendapatkan jawaban secara cepat untuk pertanyaan – pertanyaan sederhana.
B. Biaya pengembangan yang mahal.
C. Ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan perubahan. D. Rendahnya integritas / kepastian data.
E. Ketidaksesuaian model database dengan kenyataan.
DBMS dapat mengurangi kebutuhan pengembangan dan perawatan, menjadikan orang-orang lebih produktif, dan mengurangi efisiensi mesin.
Perkembangan awal dari fasilitas database manajemen dimulai dengan menggeneralisasikan kegiatan input – outputsehari – hari. Pertama – tamamenjadi bagian dari user program dan kemudian berkembang menjadi bagian dari sistem operasi.Salah satu landasan utama pengembangan adalah untuk meningkatkan fasilitas – fasilitasdalam sistem operasi untuk membantu programmer aplikasi.
Landasan lainnya adalah untuk menyediakan fasilitas high – level language secara langsung kepada pengguna non – programmer. Hal ini
menciptakan dikotomi dalam DBMSyang harus dihilangkan karena melanggar empat tujuan utama database management dalam sebuah perusahaan, yaitu:
A. Pembagian resource data antara pemakai dan aplikasi B. Memungkinkan data tersedia pada setiap fungsi dari DBMS. C. Mempertahankan kemampuan berevolusi pada database dan
DBMS untuk merespon perubahan teknologi dan permintaan pemakai.
D. Memastikan integritas / kepastian database.
e. Daur Hidup Database
Daur hidup database terdiri atas beberapa tingkat yang masing – masingmengandung beberapa kegiatan utama, yaitu:
1. Perencanaan basis data
Merancanakan bagaimana tingkatan – tingkatan siklus kehidupan basis data dapat disadari secara efisien dan efektif.
2. Pendefinisian sistem
Menetapkan spesifikasi ruang lingkup, batasan-batasan penerapan basis data, cara penggunaannya, dan area pengaplikasiannya.
3. Pengumpulan dan analisis kebutuhan
Mengumpulkan dan menganalisa persyaratan-persyaratan yang diberikan oleh pemakai dan area-area aplikasi penerapan.
4. Perancangan basis data
Perancangan konseptual, perancagan logikal, dan perancangan fisik.
5. Pemilihan DBMS (optional)
Memilih DBMS yang sesuai untuk penerapan basis data. 6. Perancangan aplikasi.
Membuat rancangan halaman muka untuk pengguna dan program-program aplikasi yang memakai dan memproses basis data.
7. Prototyping (optional)
Membangun sebuah contoh model kerja dari aplikasi basis data, yang dapat digunakan perancang dan pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final akan terlihat dan bagaimana sistem tersebut akan berfungsi.
8. Implementasi
Menciptakan pengertian-pengertian basis data secara eksternal, konseptual, dan internal, dan menciptakan program aplikasi.
9. Konversi data dan loading
Memindahkan data-data dari sistem yang lama ke sistem yang baru.
10. Testing
Melakukan pengujian terhadap aplikasi basis data untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang ada dan mencocokkan dengan persyaratan yang diminta oleh pemakai.
11. Perawatan operasional
Aplikasi basis data telah secara pentuh diimplementasikan.Sistem ini terus dimonitor dan dipertahankan.Bila perlu, persyaratan baru ditambahkan ke dalam aplikasi basis data melalui tingkat-tingkat dan siklus hidup sebelumnya
7. Teori-teori Pendukung
Pengiriman Barang
Pengertian Pengiriman Barang adalah “Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”.
Sebelum melakukan pengiriman, aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan (pack) dan pemilahan (sortasi). Packaging dilakukan secara sendiri-sendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang. Sedangkan sortasi adalah mengumpulan picking atau packaging ke rute yang benar dan harus membandingkan antara kapasitas truk dan rute yang akan dilalui.(H.M Jogiyanto Analisa dan desain Sistem informasi,Pendekatan Terstruktur dan Praktek AplkasiBisnis, Andi Yogyakarta-Hall, 1999,hal6).
Beberapa istilah yang berkaitan dan sering digunakan dalam kegiatan pengiriman barang:
1. Shipper adalah pelanggan ritel atau korporat yang memafaatkan jasa pengiriman barang
2. Consignee adalah penerima barang dari shipper melalui penyedia jasa layanan pengiriman barang.
3. Agent adalah pihak penyedia layanan pengiriman barang yang bertanggung jawab atas pengiriman barang setelah barang berangkat dari bandara atau pelabuhan untuk selanjutnya dikirimkan kepada consignee.
5. Shipping / shipment adalah kegiatan pengiriman barang yang melibatkan shipper, penyedia jasa, consignee, dan armada pengangkutan mitra bisnis penyedia jasa pengiriman barang
6. ShippingInstruction (SI) adalah surat perintah pengiriman barang yang diberikan oleh shipper kepada pihak penyedia jasa pengiriman barang.
7. Invoice adalah surat tagihan jasa pengiriman barang yang dikeluarkan olehpihak penyedia jasa pengiriman barang kepada client/agent.
8. Tata Laksana yang sedang berjalan
Tata laksana sistem yang sedang berjalan pada PT. Parade Tua Marina terdiri dari beberapa proses, yaitu:
Tata Laksana Pengiriman Barang
Bagian penerimaan order menerima order pengiriman dari konsumen yang hendak mengirimkan barangnya ke Kalimantan atau kota lain melalui panggilan telepon atau e-mail.
Bagian penerimaan order kemudian meminta garis besar barang yang akan dikirimkan, jumlahnya dan kapan barang tersebut akan dikirimkan. Kemudian bagian penerimaan membuat laporan kepada bagian administrasi dan gudang untuk memberitahu order yang telah diterima.
Pada hari yang telah ditentukan, bagian gudang menerima barang yang akan dikirimkan oleh konsumen. Barang yang akan dikirimkan kemudian dihitung jumlahnya dan kemudian diukur dimensi (volume) serta beratnya.
Penghitungan tentang biaya pengiriman dilakukan setelah pengukuran barang dilakukan (apabila barang termasuk benda-benda berat yang tidak bisa diangkat tanpa bantuan alat – alat berat, penghitungan akan dilakukan langsung di pelabuhan).
Bagian gudang kemudian membuat laporan kepada bagian admininstrasi tentang barang yang masuk, lalu kemudian bagian administrasi membuat faktur dan shipping list. Bagian admin kemudian memasukkan data tersebut ke dalam buku besar.
Barang yang sudah selesai diukur dan diberi tanda kemudian diangkut menuju pelabuhan dimana kapal yang akan mengangkut barang tersebut akan berangkat. Pihak gudang kemudan mencari nomor kontainer yang akan memuat barang yang akan dikirimkan, memuat barang lalu menyegelnya.
Bagian administrasi kemudian mengontak cabang PT. Parade Tua Marina yang berada di Kalimantan atau kota lain yang dituju oleh pengirim barang dan menyampaikan bahwa barang yang ditentukan sudah dikirim dan kemudian mengirimkan faktur dan shipping list.
Pihak PT. Parade Tua Marina yang berada di PT. Parade Tua Marina kemudian mengambil barang yang ada di pelabuhan namun sebelumnya mengecek segel kontainer apakah masih utuh. Apabila segel kontainer rusak, pihak PT. Parade Tua Marina akan mengontak pihak pelabuhan agar dibuatkan segel baru, sebab tanpa segel yang utuh, keamanan dan keutuhan barang yang dikirimkan tidak dapat dipercaya.
Apabila barang yang dikirim sudah diterima di Kalimantan (atau kota lain yang dituju pengirim barang), PT. Parade Tua Marina kemudian menagih biaya pengiriman pada konsumen.
9. Permasalahan yang Dihadapi
Hasil analisa terhadap system yang berjalan dalam PT. Parade Tua Marina menemukan beberapa permasalahan, yaitu:
a. Sulitnya menyimpan data-data tentang pengiriman ke dalam buku besar. b. Pencarian data di dalam buku besar sangat sulit dilakukan.
c. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat struk dan shipping list.
d. Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan shipping list.
10. Alternatif Pemecahan
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh PT. Parade Tua Marina maka diusulkan pemecahan masalahnya dengan perancangan sistem basis data.
Perancangan basis data dilakukan berdasarkan kebutuhan informasi yang
telah di identifikasi pada PT. Parade Tua Marina dan terbagi dalam tiga tahap, yaitu :
a. Perancangan basis data konseptual b. Perancangan basis data logikal c. Perancangan basis data fisikal
11. ERD
12. Kesimpulan
Setelah melakukanan alisis dan perancangan system pengiriman pada PT. Parade Tua Marina seperti yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Sistem pengiriman dapat membantu perusahaan dalam aktivitas bisnis perusahaan agar berjalan lebih efektif dan efisien
b. Setelah adanya system pengiriman, data transaksi, data customer,dan data barang dapat terintegrasi dengan baik sehingga mengurangiresiko kemungkinan terjadinya inkonsistensi.
c. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akibat factor manusia yaitu kelalaian atau ketidaktelitian (human error) dalam pengiriman.
d. Pada aplikasi pengiriman yang dirancang, dapat dilakukan penambahan, penghapusan, pengubahan, penyimpanan, sertapencetakan data-data yang berhubungan dengan transaksi pengiriman barang.
13. Saran
Saran-saran yang dapat kami berikan sehubungan dengan analisis dan perancangan aplikasi pengiriman barang ini antaralain seperti berikut:
a. Perusahaan perlu melakukan pelatihan pada karyawan yang akan menggunakan aplikasi pengiriman, karena perusahaan PT. Parade Tua Marina belum memiliki karyawan yang memiliki pengalaman tentang penggunaan pengiriman barang.
b. Sistem aplikasi yang kami buat belum berjalan dengan baik, sehingga masih ada fitur-fitur yang harus di tambahkanlagi
c. Waktu yang tidak cukup untuk mengembangkan aplikasi yang kami buat. Sehingga masih banyak terjadi kesalahan dalam pembuatan aplikasi ini
