LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada bagian Tata Usaha Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Apa saja macam arsip yang berada di ruangan Tata Usaha pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
2. Siapa yang mengelola arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara? 3. Bagaimana proses pengelolaan arsip pada ruangan tata usaha Rumah Sakit Jiwa
Provinsi Sumatera Utara?
4. Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
5. Apa upaya mengatasi hamabatan yang dialami dalam pengelolaan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
LAMPIRAN II
PEDOMAN WAWANCARA
Adapun pedoman wawancara yang akan peneliti tanyakan kepada staf ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah:
1. Bagaimana proses pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
2. Apa saja macam-macam arsip yang di simpan pada ruangan Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
3. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
4. Sistem penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
5. Apa saja fasilitas yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
6. Bagaimana keadaan lingkungan kerja kearsipan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
7. Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
8. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan disusutkan agar tidak terdapat kesalahan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
LAMPIRAN II
TRANSKIP WAWANCARA
1. Hasil Transkip Wawancara Informan 1
Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00 WIB. Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. Let. Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah dan Bapak Riski. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan dan .
P : Selamat pagi bu, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan penelitian disini.
: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?
P : Begini bu, saya mau bertanya tentang pengelolaan arsip disini buk.
: Oh iya, silahkan dek.
P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Apa saja arsip yang berada di ruangan Tata Usaha pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: Arsip yang tercipta yang berada di ruangan Tata Usaha berupa surat dinas (surat pelatihan, surat undangan rapat, surat edaran yang dikeluarkan oleh rumah sakit itu sendiri atau yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, surat izin observasi serta backup data pegawai rumah sakit (surat izin untuk melanjutkan pendidikan, surat cuti, biodata tentang pegawai).
P : terus ya bu, siapa saja yang mengelola arsip pada ruangan ini buk?
: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak diterima, disimpan pada rak penyimpanan. Semua kegiatan tersebut dikerjakan oleh pegawai tata usaha yang mengelola surat masuk dan surat keluar dek.
: Lalu bagaimana cara pengelolaan arsip pada ruangan ini buk?
: Pada awalnya setiap surat-surat yang masuk ke Rumah Sakit terlebih dahulu di lihat ini surat bersifat rahasia atau tidak, kemudia surat di catat ke daftar pengendali masuk, selanjutnya surat diteruskan kepada yang berhak diterima, disimpan pada rak penyimpanan.
: Apa saja hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara, bu?
: ya begitu lah dek, namanya semua surat yang masuk dan keluar kami kerjakan secara manual. Apabila arsip yang masuk atau keluar kami butuhkan kembali kami mesti mencari ke daftar pengendali masuk dan daftar pengendali keluar melihat satu-satu itu yang membuat pekerjaan kami lama, selain itu arsip di ruangan ini masih belum tertata dengan baik dek. : Apa saja upaya yang dilakukan dalam pengelolaan arsip pada Rumah Sakit
: ya dengan cara meminta pada petugas memaksimalkan pekerjaan,arsip-arsip yang telah dipakai ditarok kembali ke tempat penyimpanan, melakukan pencatatan arsip sesuai dengan peraturan isntansi, serta mengupayakan agar arsip-arsip bisa disimpan ke dalam komputer agar memudahkan kami untuk temu kembali arsip
: iya bu, terimakasih banyak ya bu atas bantuannya. Saya permisi dulu ya bu : iya sama-sama dek.
2. Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 18 Februari 2016 pada pukul 10.00 WIB. Bertempatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yang beralamat di Jln. Let. Jend. Jamin Ginting S km. 10/jl. Tali Air No.21 dengan Ibu Robah dan Bapak Riski. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan dan .
P : Selamat pagi pak, saya Aditya mahasiswi USU. Saya ingin melakukan penelitian disini.
: Iya selamat pagi dek, silahkan duduk. Ada yang bias saya bantu dek?
P : Begini pak, saya mau bertanya tentang proses pengelolaan arsip Rekam Medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
: Oh iya, silahkan dek.
P : Iya bu, terimakasih sebelumnya bu. Bagaimana proses pengelolaan arsip yang berada di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: Rekam medis yang telah tercipta di rumah sakit ini disimpan selama pasien masih datang berkunjung untuk berobat dan apabila dalam kurun waktu 5 tahun setelah kunjungan terakhir maka status rekam medis pasien tersebut dikategorikan sebagai arsip in-aktif dan disimpan selama 15 tahun.
P : wah, lama juga ya pak. Selanjutnya apa saja macam-macam arsip di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: Ia dek, karena rekam medis punya kurun waktu tersendiri apalagi untuk arsip yang berada pada Rumah Sakit Jiwa. Yang berada di ruangan ini ya cuma berkas rekam medis pasien dek
P : Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: kami diruangan mengikuti prosesdur yang dikeluarkan oleh departemen kesehatan RI tahun 2006 yang merupakan revisi buku kedua dek, disana semua tentang arsip rekam medis dijelaskan. Dimulai dari penerimaan berkas arsip, pengisian formulir pasien bagi pasien baru dan untuk pasien lama hanya menyerahkan kartu berobat saja untuk meminjam berkas rekam medis miliknya.
P : oo, begitu ya pak, sistem apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: kami diruangan melakukan penyimpanan dengan sistem sentralisasi dek. Yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam kesatuan baik catatan-catatan kunjungan ke poliklinik selama seorang pasien masih dirawat. P : ,lalu apa saja fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di
: Sementara itu, pada ruangan rekam medis hanyak menyimpan rekam medis pasien saja yang disusun berdasarkan nomor menggunakan sistem penyimpanan secara sentralisasi yang berada pada tempat penyimpanan menggunnakan roll’o pack
P : Bagaimana keadaan di ruangan rekam medis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara ?
: ya begini lah dek, ruangan masih kurang memadai begitu juga dengan fasilitas penyimpanan arsipnya juga kurang dek selain itu kami masih bekerja secara manual untuk mencari berkas pasien
P : Berapa kali dilakukan pembersihan ruangan penyimpanan arsip dinamis pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
: setiap hari dek, karena ini berkas rekam medis yang isi datanya masih digunakan oleh dokter sebagai acuan untuk kerja mereka, sebisa mungkin kami melakukan pembersihan setiap hari pada rak-rak penyimpanan
P : Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan disusutkan agar tidak terdapat kesalahan pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara?
: untuk rekam medis pasien, kami setelah waktu kunjungan terakhir pasien arsip atau berkas rekam medisnya masih disimpan dek, masih kami tumpuk sampai waktu simpan 5 tahun setelah kunjungan terakhir. Karena untuk berkas arsip rumah sakit jiwa lebih memiliki waktu simpan yang lama dek. : oh begitu ya pak, terimakasih banyak ya pa atas bantuannya. Saya permisi
LAMPIRAN III 1. Filling Kabinet
3. Tumpukan Arsip Rekam Medis
4. Kartu Pinjam Berkas Rekam Medis yang Masih Kosong
