@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

(1)

(2)

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PROGRAM INTERNASIONAL

Tim Penyusun:

Muhamad Agil

Edy Hartulistiyoso

Eko Hari Purnomo

Nachrowi

Ajen Mukarom

Rahadian Pratama

Hudri

Uceu Nurmalia

Soleh Hidayat

Tata Letak Isi dan Desain Sampul:

Ajen Mukarom

Andri Alamsyah

Diterbitkan oleh:

Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

Institut Pertanian Bogor

Gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Dramaga Bogor 16680

Telp/faks. (0251) 8622 638

Cetakan pertama, Desember 2013

@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang

(3)

KATA PENGANTAR

Sejalan dengan visi Institut Pertanian Bogor (IPB) untuk menjadi

perguruan tinggi bertaraf internasional, IPB terus meningkatkan jumlah

dan mutu kerjasama internasional. Untuk menunjang hal tersebut, buku

Prosedur Operasional Baku Program Internasional (POB-PI) disusun

sebagai panduan bagi unit kerja di lingkungan IPB dalam merencanakan

dan melaksanakan program internasional. Buku yang berisi 19 POB terkait

mahasiswa asing, peneliti asing, dan dokumen kerjasama merupakan

bagian dari program Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

(KSPI) IPB untuk meningkatkan mutu pelayanan.

Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah

berkontribusi dalam penyusunan buku POB-PI ini. Semoga buku ini dapat

dimanfaatkan dengan baik oleh semua pihak yang memerlukannya.

Bogor, Desember 2013

(4)

(5)

DAFTAR ISI

POB PI 001 Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri ... 1

POB PI 002 Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB yang Belajar di

Universitas Mitra Luar Negeri... 10

POB PI 003 Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi

Mahasiswa Asing Reguler di IPB... 13

POB PI 004 Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing

Peneliti ke IPB ... 20

POB PI 005 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit

Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan

Fasilitas VITAS/KITAS ... 26

POB PI 006 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit

Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan

Fasilitas VKSB ... 31

POB PI 007 Mendatangkan Mahasiswa Asing Dan Tenaga Ahli Asing

ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 (Lima) Bulan

(≤ 150 Hari) dengan VKSB ... 34

POB PI 008 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa

Asing Reguler di IPB ... 38

POB PI 009 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) bagi Tenaga

Ahli Asing di IPB ... 41

POB PI 010 Perpanjangan Izin Penelitian bagi Mahasiswa Asing dan

Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB ... 45

POB PI 011 Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/

VISA Indeks 211) menjadi KITAS bagi Mahasiswa dan

Tenaga Ahli Asing ... 49

POB PI 012 Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang... 53

POB PI 013 Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional ... 59

(6)

POB PI 014 Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API)

dan Pembebasan Bea Masuk dan Cukai ...72

POB PI 015 Inisiasi dan Pembentukan Program Gelar Bersama/

Gelar Ganda ...89

POB PI 016 Pengajuan Izin Kerjasama Penyelenggaraan Program

Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi (DIKTI) ...97

POB PI 017 Mahasiswa Inbound Program Gelar Bersama/

Gelar Ganda ...106

POB PI 018 Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/

Gelar Ganda ...110

POB PI 019 Pengajuan Permohonan Tinggal di Asrama

(7)

1

INSTITUT PERTANIAN

BOGOR DOKUMEN LEVEL _{Prosedur Operasional Baku} KODE: POB-PI-01

JUDUL

PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 AREA

Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan dosen untuk mendapatkan dokumen perjalanan ke luar negeri. 1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen perjalanan dinas.

2. Ruang lingkup

Proses pengurusan dokumen perjalanan dinas staf IPB yang akan berangkat ke luar negeri meliputi:

2.1. Pengurusan administrasi di IPB

2.2. Pengurusan administrasi di DIKTI dan BPKLN, KEMDIKBUD 2.3. Pengurusan administrasi di SETNEG

2.4. Pengurusan administrasi di KEMLU

2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar Negara Tujuan

3. Definisi

3.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri yang dimaksud dalam hal ini adalah keberangkatan dosen ke luar negeri dalam rangka tugas belajar, kunjungan singkat, seminar dan lain sebagainya yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.2. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.3. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.4. BKTLN adalah Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara 3.5. SETNEG adalah Sekretariat Negara

3.6. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 3.7. KEMLU adalah Kementerian Luar Negeri

4. Informasi dan Ketentuan Umum

4.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari unit tempat bekerja di IPB, DIKTI, BPKLN, SETNEG dan KEMLU.

4.2. Dosen yang akan ke luar negeri untuk kunjungan singkat dapat menggunakan paspor hijau atau paspor dinas (biru) namun disarankan proses ijin keberangkatan (SP SETNEG) dan exit permit dari KEMLU tetap diproses

walaupun menggunakan paspor hijau (sangat dianjurkan menggunakan paspor dinas). Untuk kunjungan dalam jangka waktu lama (> 90 hari) harus menggunakan paspor dinas dan administrasi harus tercatat di Direktorat SDM IPB.

(8)

JUDUL

KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)

4.3. Proses adminsitrasi keberangkatan dosen ke luar negeri memerlukan waktu 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak pengusulan surat dari Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB ke DIKTI sampai diperolehnya exit

permit dari KEMLU.

4.4. Proses pengajuan visa di Kedutaan Besar (KEDUBES) negara tujuan sangat beragam dari 3 sampai 15 hari kerja untuk negara selain USA. Pengajuan visa untuk USA memerlukan waktu antara 10 hari kerja sampai tak terhingga. 4.5. Pengajuan visa ke KEDUBES negara tujuan harus mengikuti ketentuan yang

berlaku di masing-masing KEDUBES (lihat lampiran persyaratan visa).

4.6. Dokumen yang digunakan dalam proses pengurusan dokumen perjalanan luar negeri bagi staf IPB antara lain: surat pengajuan, surat ijin/rekomendasi, formulir isian, surat pengantar dari WRAK, Surat persetujuan DIKTI, Surat pengantar dari KEMDIKBUD, dokumen/surat ijin dari SETNEG, paspor, exit permit, dan rekomendasi visa.

5. Referensi

5.1. Undang-Undang Nomor 9 tahun 1992 yang sudah diperbaharui dengan Undang-Undang Nomor 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian.

5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 1994 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia

5.3. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

5.5. PP Nomor 36 tahun 1994 pasal 12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 089 tahun 1995 tentang Paspor Dinas.

6. Lampiran

6.1. Diagram alir pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi staf IPB. 6.2. Contoh surat permohonan paspor dinas

6.3. Contoh daftar riwayat hidup

6.4. Contoh surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri 6.5. Contoh surat pernyataan

6.6. Contoh surat perjanjian bagi staf yang akan berada di luar negeri lebih dari 3 bulan

(9)

3

JUDUL

KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)

7. Prosedur

7.1. Staf IPB mengajukan usul keberangkatan kepada pimpinan di unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi

7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO

7.4. Dit. KSPI/ICO meneliti kelengkapan berkas staf yang akan berangkat

7.5. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar yang ditandatangani oleh WRAK untuk ditujukan ke DIKTI

7.6. WRAK atas nama Rektor menandatangani surat pengantar (untuk masa tugas lebih dari 3 bulan, tembusan ke Direktur SDM sebagai pemberitahuan)

7.7. Petugas Dit. KSPI mengirimkan dokumen ke DIKTI

7.8. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan

7.9. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN membuat surat pengantar ke BKTLN SETNEG

7.10. SETNEG mengeluarkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) (1 berkas fotokopi kepada yang bersangkutan, 1 berkas fotokopi ke Direktur SDM untuk masa tugas >3 bulan, 2 berkas fotokopi untuk arsip ICO)

7.11. KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomendasi visa 7.12. Staf IPB mengajukan permohonan visa ke KEDUBES negara yang dituju 7.13. KEDUBES negara tujuan memproses dan menerbitkan visa bagi staf IPB

(10)

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRAN

POB PI 001

Diagram Alir Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri

tidak lengkap

lengkap

STAF IPB IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG KEMLU

Mulai KEDUBES Usul keberangkatan dari staf/dosen Ijin & rekomen dasi Penyampaian

berkas ke Dit.KSPI rekomendasi Surat ijin &

Berkas keberangkatan Penela-ahan di Dit. KSPI Dit. KSPI menerima berkas keberangkatan Dit. KSPI membuat surat pengantar di ttd WRAK Petugas Dit.KSPI mengirimkan berkas ke Dikti Persetu-juan dari Dikti 1 1 Surat persetujuan Sekjen Kemdikbud mengeluarkan surat pengantar ke BTKLN SETNEG Surat pengantar Persetuju-an Surat persetujuan

SETNEG mengeluarkan KEMLU

paspor, exit permit

dan rekomndasi Visa Paspor, exit permit, rekomendasi visa Proses Visa di KEDUBES Paspor, exit permit, rekomendasi visa 2 2

(11)

5 LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Permohonan Paspor Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Kampus IPB Dramaga, 16680 Bogor Telp. (0251) 8622638/8622642 ext. 214, Faksimile (0251) 8622638

PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS

Nama lengkap : ... Pekerjaan/jabatan : ... Tempat dan tanggal lahir : ... Alamat rumah sekarang : ... Alamat kantor/instansi : ... Alamat keluarga di Indonesia : ... TANDA - TANDA

Rambut : ... Kumis : ... Alis : ... Janggut : ... Mata : ... Tinggi : ... Hidung : ... Lain – lain : ... Surat keputusan dari : ... Tanggal dan No. surat keputusan : ... Negara yang dituju : ... Keperluan : ... Berangkat paling lambat : ... Lamanya di luar negeri : ... Visa transit yang diperlukan : ... Keterangan lain – lain : ...

Jakarta, ……… Tanda tangan pemohon,

……… NIP.

PERHATIAN :

Diisi dengan lengkap dan jelas (tidak ada singkatan nama)

(12)

LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Daftar Riwayat Hidup

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

1. Nama lengkap (pakai gelar) : ... 2. Departemen/Direktorat Jenderal : ... 3. Alamat kantor dan No. Telepon : ... 4. Alamat rumah dan No. Telepon : ... 5. Tempat dan tanggal lahir : ... 6. a. Jabatan/golongan : ... b. NIP : ... 7. a. Kawin/belum kawin : ... b. Tanggungan keluarga : ... 8. Kemampuan bahasa : ...

9. Riwayat pendidikan dan tahun : ...

... ...

10. Negara yang dituju : ... 11. Lapangan pelajaran yang diinginkan : ... 12. Lamanya belajar di luar negeri : ... 13. Untuk tugas ini belum/sudah pernah

diminta bantuan juga dari negara donor : ... badan asing : ... Kapan : ... 14. Sudah pernah ke luar negeri : ... Negara : ... Kapan : ... Untuk apa : ... 15. Surat keputusan No. dan tanggal : ...

Bogor,

Mengetahui Dibuat dengan sebenarnya

Rektor/Dekan, Calon yang bepergian,

... ...

NIP. NIP.

Mengetahui, Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN ...

(13)

7 LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Persetujuan Keberangkatan ke Luar Negeri

Nomor : /I3.31/LN/20... Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Keberangkatan dosen ke luar negeri Kepada Yth.

Direktur Ketenagaan

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta

Kami beritahukan dengan hormat bahwa:

Nama : ...NIP : ... dosen pada Fakultas : ... Institut Pertanian Bogor, mendapat tugas ke luar negeri untuk,

melaksanakan program : ... dalam bidang : ... berlangsung selama : ... sejak tanggal : ... di negara/Universitas : ... biaya/sponsor dari : ... Oleh karena itu kepergiannya tersebut sangat penting untuk perkembangan pendidkan di Institut Pertanian Bogor, maka kamimohon bantuan Saudara agar dapat memberikan persetujuan bagi kepentingan termaksud di atas serta proses selanjutnya.

Atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih. A.n. Rektor Wakil Rektor,

Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MS NIP. 19581228 198503 1003 Tembusan :

1. Yth. Dirjen Dikti Jakarta

2. Yth. Karo. Perencanaan dan KLN, Depdiknas Jakarta 3. Kasubdit. KPT Dit. P2TK2PT Jakarta

4. Yth. Dekan Fakultas ...IPB 5. Yth. Direktur Sumberdaya Manusia IPB

(14)

LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Pernyataan

PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ... NIP : ... Jabatan : ... Alamat : ... Menyatakan bahwa selama di luar negeri dalam rangka :

... ...

1. Biaya perjalanan pulang pergi dan biaya hidup di luar negeri di tanggung sendiri; 2. Biaya perawatan jika menderita sakit, kecelakaan dll, di tanggung sendiri; 3. Akan menyampaikan laporan ke Sekretariat Negara RI setelah kembali ke Indonesia Demikian agar yang berkepentingan maklum adanya.

Jakarta, ...

Materai 6000

... NIP.

Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN

(15)

9 LAMPIRAN

POB PI 001

Contoh Surat Perjanjian SURAT PERJANJIAN Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Pangkat/Jabatan :

Departemen/non – dept :

Dengan ini sungguh sungguh atau kehendak saya sendiri dan semata – mata untuk mendapatkan tugas belajar di luar negeri, bahwa saya menerima syarat – syarat dan perjanjian dan memenuhi kewajiban – kewajiban dalam peraturan Presiden No. 12 tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri pertama tanggal 16 Mei 1961 Nomor : 24/MP/1961, dan berjanji pula bahwa saya akan menghindarkan segala perbuatan tercela baik sebagai pegawai /pelajar maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang – hutang) dan apabila dikemudian hari terjadi perbuatan tercela tersebut, maka saya bersedia mendapatkan sesuatu hukuman jabatan menurut peraturan – peraturan pemerintah No. 30 tahun 1980 atau menurut peraturan – peraturan yang berlaku bagi anggota angkatan bersenjata.

Jakarta, ...20... Mengetahui :

Sekretariat Jenderal

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Biro Kerjasama Luar Negeri,

Materai 6000

( ...) ( ...)

(16)

JUDUL

PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI

1. Tujuan

1.1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra di luar negeri

1.2. Melancarkan proses studi staf IPB

Proses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup :

2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI

2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di SETNEG

3. Definisi

3.1. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.2. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.3. SETNEG adalah Sekretariat Negara Republik Indonesia 3.4. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

4. Ketentuan Umum

Staf IPB yang mengajukan perpanjangan ijin/tugas belajar harus menyertakan: 4.1. Laporan kemajuan studi

4.2. Rencana studi lanjutan

4.3. Surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor

5. Referensi

5.1. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil

5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 48 tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil

5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

(17)

11

JUDUL

PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI

6. Lampiran

Diagram alir perpanjangan tugas belajar bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra luar negeri

7. Prosedur

7.1. Staf IPB mengajukan perpanjangan tugas belajar di luar negeri ke unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi bagi staf yang mengajukan

perpanjangan ijin tugas belajar di luar negeri 7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO

7.4. Petugas Dit.KSPI meneliti berkas persyaratan dan menyiapkan draf surat permohonan yang untuk ditandatangani WRAK

7.5. WRAK atas nama Rektor membuat surat permohonan ke DIKTI

7.6. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan

7.7. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN KEMBDIKBUD membuat surat pengantar ke SETNEG

7.8. SETNEG (atas nama pemerintah) mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas Belajar di luar negeri

7.9. Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh staf/dosen (tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan).

(18)

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRAN

POB PI 002

Diagram Alir Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB Yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri

STAF IPB _IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG

Berkas persyaratan mulai Pengajuan ijin tugas belajar ke unit kerja Rekomen -dasi dari unit kerja Penelaahan berkas oleh Dit. KSPI dan pembuatan draf surat WRAK a.n Rektor

membuat surat permohonan ke Dikti Surat permohonan Persetuju an Surat persetujuan dari Dikti Surat Pengantar Sekjen Kemdikbud Keputusan tugas belajar Surat perpanjangan tugas belajar Surat rekomendasi Penyampaian berksa ke Dit. KSPI cq. ICO

(19)

13

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

1. Tujuan

Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI

2.3. Pengurusan administrasi di Biro PKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi

2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa.

3. Definisi

3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

3.4. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.5. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas.

3.6. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

3.7. SEKJEN KEMDIKBUD adalah kependekan dari Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

3.8. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 3.9. Ditjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi. 3.10. STTB adalah Surat Tanda Tamat Belajar

4.1. Calon Mahasiswa Asing

Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok: 4.1.1. Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama

program pendidikan yaitu yang baru lulus SLTA atau setara dengan lulusan program diploma di luar negeri dan akan mendaftar ke program Program Diploma, Sarjana atau Sekolah Pascasarjana (SPs) IPB.

(20)

JUDUL

4.1.2. Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri dan akan pindah mengikuti pendidikan di IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian.

4.2. Persyaratan

Warga negara asing dapat melanjutkan pendidikan di IPB dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

4.2.1. Lulusan sederajat SLTA dan memiliki STTB dengan prestasi yang dipandang cukup. Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan tinggi asal yang telah terakreditasi/terdaftar pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) RI. 4.2.2. Memperoleh izin belajar dari Kemdikbud RI yang dimohonkan melalui

perwakilan RI di negaranya bagi yang tinggal di luar negeri, atau melalui perwakilan negaranya di Indonesia bagi yang tinggal di Indonesia. 4.2.3. Lolos seleksi dan atau ujian masuk

4.3. Proses penerimaan

4.3.1. Calon mahasiswa atau mahasiswa asing dapat mendaftar ke IPB dengan membuat surat lamaran kepada Rektor IPB dengan melampirkan suatu rangkap berkas-berkas sebagai berikut:

a. Fotokopi paspor yang masih berlaku minimal 1 (satu) tahun b. Daftar Riwayat Hidup

c. Surat Ijin belajar dari KEMDIKBUD RI

d. Fotokopi ijazah termasuk daftar prestasi yang sudah dilegalisasi pejabat yang berwenang, atau transkrip matakuliah yang telah diambil di PT asalnya, serta bagi mahasiswa transfer menyertakan pasfoto ukuran 4 x 6 cm sebanyak 3 lembar.

e. Surat keterangan jaminan biaya hidup dan biaya pendidikan orangtua/instansi penjamin dana

f. Surat pernyataan tidak akan bekerja selama menjadi mahasiswa di Indonesia

g. Surat pernyataan tidak akan ikut campur dalam kegiatan politik di Indonesia dan akan mematuhi perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

h. Surat keterangan berbadan sehat i. Memiliki visa

(21)

15

JUDUL

4.3.2. Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran

(berkas persyaratan) adalah:

a. Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAK) untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana b. Daftar riwayat hidup (curriculum vitae)

c. Fotocopy/salinan ijazah termasuk transkrip akademik yang dilegalisir

d. Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup selama pendidikan

4.4. Status dan Rencana Studi Mahasiswa Asing

4.4.1. Dengan mempertimbangkan kesulitan dalam menyesuaikan

penggunaan Bahasa Indonesia selama mengikuti pendidikan di IPB, mahasiswa asing pertama kali akan diterima sebagai mahasiswa berstatus khusus. Selama berstatus khusus mahasiswa asing wajib mengikuti perlatihan Bahasa Indonesia baik di IPB maupun di luar IPB yang diakui oleh IPB.

4.4.2. Setelah dinyatakan lulus dari pelatihan Bahasa Indonesia yang diberi bobot setara 2 sks dan meraih IPK ≥ 2.00 dalam waktu maksimum 4 (empat) semester, status mahasiswa asing beralih dari status khusus ke status reguler dan apabila IPK kurang dari 2.00, maka mahasiswa tersebut dikeluarkan dari IPB.

4.4.3. Mahasiswa asing yang dapat mencapai nilai IPK minimum dalam waktu yang ditetapkan diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh pendidikan tidak lebih dari 16 semester.

4.4.4. Mahasiswa asing yang mengambil Program Sarjana tidak wajib mengambil matakuliah PPKN, Bahasa Indonesia, Agama, serta Olahraga dan seni. Ketentuan matakuliah yang wajib diambil diatur dalam ketentuan khusus dan ditetapkan oleh Ketua Departemen atau Tim yang ditunjuk. Total jumlah sks minimum yang harus diambil oleh mahasiswa asing tanpa matakuliah pengecualian di atas adalah 144 sks. Bagi mahasiswa pindahan dengan mempertimbangkan matakuliah yang dapat ditransfer/diakreditasi dari PT asalnya. Jumlah maksimum kredit yang dapat ditransfer adalah 50 persen dari total kredit yang harus dipenuhi di IPB.

(22)

JUDUL

5. Referensi

5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19

tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan.

5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9tahun 2005).

5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia

5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003.

6. Lampiran

Diagram alir penerimaan warga negara asing untuk menjadi mahasiswa reguler di IPB

7. Prosedur

7.1. Warga Negara Asing (WNA) mengajukan permohonan untuk menjadi mahasiswa IPB ditujukan ke WRAK untuk S0 dan S1, dan ke Dekan Sekolah Pascasarjana (SPs) untuk program Pascasarjana.

7.2. WNA menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/SPs/Rektor cq. WRAK

7.3. Tim yang ditetapkan oleh WRAK (PPMB & Dit. AP) atau Dekan SPs melakukan seleksi terhadap berkas aplikasi mahasiswa dan WRAK menerbitkan letter of

acceptance bagi WNA yang diterima.

7.4. Rektor cq. WRAK atau Dekan SPs membuat permohonan ijin belajar ke Dikti 7.5. Dit. KSPI mengirimkan surat permohonan ijin belajar bagi calon mahasiswa

asing beserta data pendukungnya ke Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen Dikti

7.6. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI mengeluarkan surat rekomendasi ijin belajar ke BPKLN (tembusan Rektor IPB)

7.7. BPKLN mengadakan clearence dan mengeluarkan persetujuan ijin belajar 7.8. Petugas Dit. KSPI mengambil persetujuan ijin belajar ke BPKLN

7.9. Petugas Dit. KSPI mengajukan calling visa bagi calon mahasiswa asing tersebut ke Ditjen Imigrasi

(23)

17

JUDUL

7.10. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat rekomendasi Vitas (calling visa) dan Dit. KSPI menyampaikan kepada calon mahasiswa asing

7.11. Calon mahasiswa asing mengajukan Vitas ke Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asalnya.

7.12. Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing mengeluarkan Vitas

7.13. Mahasiswa asing berangkat ke IPB, setiba di IPB yang bersangkutan melapor ke Dit. KSPI untuk diberikan pengarahan terkait perijinan

7.14. Dit. KSPI memberikan pengarahan kepada mahasiswa asing (proses pembuatan Kitas di Kantor Imigrasi Bogor maksimal 7 hari setelah tiba di Indonesia).

7.15. Petugas Dit. KSPI membantu mahasiswa asing melakukan konversi visa ke Kantor Imigrasi Bogor

7.16. Kantor Imigrasi Bogor akan mengeluarkan Kitas untuk yang bersangkutan dan diberikan melalui petugas Dit.KSPI

7.17. Petugas Dit. KSPI akan menyerahkan Kitas kepada mahasiswa asing dan menahan buku biru keimigrasian yang bersangkutan

7.18. Mahasiswa asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri.

(24)

LAMPIRAN

POB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

Mulai Pengajuan berkas permohao nan Penerimaan berkas Seleksi berkas Letter of Acceptance Stop Pengiriman letter of Acceptance Pengajuan ijin

belajar ke Dikti Permohonan ijin belajar Rekomendasi Surat

Clearan ce Surat persetujuan Surat persetujuan Pengajuan

calling visa persyaratan Dokumen

Memproses rekomendasi calling visa Surat rekomendasi Pengambilan surat rekomendasi Surat rekomendasi Surat penolakan Surat penolakan

Pengajuan visa Penerbitan visa

1 Institut Pertanian Bogor

LAMPIRAN

POB PI 003

Mulai Pengajuan berkas permohao nan Penerimaan berkas Seleksi berkas Letter of Acceptance Stop Pengiriman letter of Acceptance Pengajuan ijin

belajar ke Dikti Permohonan ijin belajar Rekomendasi Surat

Clearan ce Surat persetujuan Surat persetujuan Pengajuan

calling visa persyaratan Dokumen Memproses rekomendasi calling visa Surat rekomendasi Pengambilan surat rekomendasi Surat rekomendasi Surat penolakan Surat penolakan

Pengajuan visa Penerbitan visa

(25)

19 LAMPIRAN

POB PI 003

visa 1 2 2 visa Berangkat ke Indonesia Melapor ke

Dit. KSPI Memberikan pengarahan Membantu proses konversi Penerbitan KITAS KITAS KITAS KITAS Pengajuan SKLD Berkas persayaratan Dit. KSPI Membuat surat pengantar Surat Pengantar Membantu pengajuan SKLD Pembuatan SKLD SKLD SKLD

LAMPIRAN

POB PI 003

LAMPIRAN

POB PI 003

(26)

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi:

2.2. Pengurusan administrasi di KEMRISTEK 2.3. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi

2.4. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.

2.5. Pengurusan konversi VKSB ke VISA penelitian melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat dan Ditjen Imigrasi

2.6. Pengurusan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara terdekat untuk peneliti yang sudah masuk Indonesia dengan visa on arrival.

3. Definisi

3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.

3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.

4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.

4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti di IPB harus mendapatkan izin penelitian dan VISA penelitian, yang akan di ubah menjadi KITAS setelah tiba di Indonesia sesuai lama tinggal di Indonesia.

(27)

21

JUDUL

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti harus melalui proses pengajuan izin penelitian ke Sekretariat Izin Peneliti Asing Kementerian RISTEK 2 (dua) bulan sebelum kedatangan.

4.4. Pengajuan VISA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing peneliti tersebut dilakukan setelah mendapatkan izin penelitian dari RISTEK dan rekomendasi VISA dari Ditjen Imigrasi.

4.5. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti yang sudah tiba di Indonesia sebelum izin penelitiannya diperoleh, dapat mengajukan izin penelitian dan dapat melakukan konversi VKSB ke VISA penelitian dengan merubahnya menjadi KITAS.

4.6. Jenis VISA yang dapat dikonversi menjadi VISA penelitian adalah hanya VKSB. Peneliti yang sudah masuk ke Indonesia dengan visa on arrival sebelum izin penelitian diajukan, maka yang bersangkutan harus keluar Indonesia terlebih dahulu untuk mendapatkan visa penelitian setelah izin penelitiannya disetujui dan memperoleh calling visa.

4.7. Persayaratan:

4.7.1. Pengajuan Surat Izin Penelitian: Surat permohonan dan proposal penelitian rinci

4.7.2. Persetujuan Vitas : Surat Izin Penelitian, Fotokopi Paspor, dan surat pengantar

4.7.3. Pengajuan SKLD: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, dan foto 4.7.4. Izin Kesbang Kemdagri: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas,

fotokopi SKJ dan SIP

4.7.5. Pengajuan SKJ: surat permohonan, fotokopi paspor, foto dan Visa 4.7.6. Pengajuan Simaksi: Surat SPP dari Kesbang Kemdagri, SKJ, SKLD,

Kitas, SIP, Surat pernyataan dan proposal penelitian

5. Referensi:

5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

(28)

JUDUL

5.4. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

5.5. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun

2007

5.7. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi :

5.7.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.7.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).

5.9. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. Lampiran

Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti ke IPB

7. Prosedur

7.1. Unit kerja menyampaikan usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri

7.2. Unit kerja mengirimkan berkas ke Dit. KSPI/ICO untuk diproses lebih lanjut 7.3. Dit. KSPI/ICO mengkonfirmasi ke unit kerja dan counter part peneliti terkait di

IPB

7.4. Dit. KSPI/ICO membuat surat permohonan izin penelitian ke KEMRISTEK 7.5. KEMRISTEK mengeluarkan surat izin penelitian

7.6. Ditjen Imigrasi mengeluarkan Vitas (calling visa) dan dikirim ke KBRI/KONJEN dan ke IPB

7.7. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN setempat.

7.8. KBRI/KONJEN setempat mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti

7.9. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses pembuatan KITAS di Kantor Imigrasi Bogor (tidak boleh lebih dari 7 hari sejak kedatangan)

(29)

23

JUDUL

7.10. Kantor Imigrasi Bogor menerbitkan KITAS

7.11. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke kepolisian, mengajukan izin melakukan kegiatan di lapangan ke Kesbang Kemdagri, dan mengajukan Surat Keterangan Jalan (SKJ)

7.12. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan Izin Masuk Kawasan Konservasi

(30)

In st itu t P er ta ni an B og or

LA

M

PI

R

AN

PO B PI 0 04 D ia gr am A lir P en er im aa n M ah as is w a A si ng d an T en ag a Ah li A si ng P en el iti k e IP B PE N G U SU L IP B KE M R IS T E K D IT JE N . I M IG R AS I KB R I/ KO N JE N KA N T O R IM IG R AS I M AB E S PO LR I M ul ai Pe ng aju an be rk as pe rm oh ao na n Pe ne rim aa n be rk as KE SB AN G KE M D AG R I PH KA K E M H U T K on fir m as i ke u ni t k er ja M em bu at su ra t pe rm oh on an iji n pe ne lit ian Su ra t pe rm oh on an Cl ea r -a nc e Pe rs et u -ju an Su ra t pe rs et uj ua n Su ra t pe rs et uj ua n 1

(31)

25 LA

M

PI

R

AN

PO B PI 0 04 D ia gr am A lir P en er im aa n M ah as is w a A si ng d an T en ag a Ah li A si ng P en el iti k e IP B PE N G U SU L IP B K E M R IS T E K D IT JE N . I M IG R AS I KB R I/ KO N JE N KA N T O R IM IG R AS I M AB E S PO LR I KE SB AN G KE M D AG R I PH KA K E M H U T 1 M hs /t en ag a a hl i asi ng m em pr ose s ap lik as i V ita s k e K BR I/ K O N JE N Pr ose s P en er bi ta n V isa vi sa M hs /t en ag a a hl i asi ng m em pr ose s pe m bu at an K ita s di K an im B og or Pr ose s Pe ne rb ita n K ita s ki ta s M hs /t en ag a a hl i as in g m el ap or k e ke po lis ian Pr ose s P en er bi ta n SK J M hs /t en ag a a hl i as in g m en ga ju ka n iji n m el ak uk an ke gi at an d i lap an ga n Pr ose s P en er bi ta n Iji n ke gi at an M hs /t en ag a ah li as in g m en ga ju ka n iji n m em as uk i ka w as an k on se rv as i Pr ose s P en er bi ta n Si m ak si SK J SK J IK IK SI M A K SI SI M A K SI

(32)

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS

VITAS/KITAS

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di beberapa instansi:

2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI dan/atau LIPI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi

2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.

3. Definisi

3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 3.5. SPP adalah kependekan dari Surat Pemberitahuan Praktek/Penelitian. 3.6. SIMAKSI adalah kependekan dari Surat Izin Memasuki Kawasan Konservasi.

4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.

4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau

(33)

27

JUDUL

VITAS/KITAS

Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-06).

4.4. Bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk program magang (internship) >4 bulan disarankan untuk menggunakan fasilitas calling visa agar mendapatkan fasilitas VITAS/KITAS.

4.5. Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan izin dari Ditjen DIKTI dan persetujuan dari Ditjen Imigrasi.

5. Referensi

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :

5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu

5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007

6. Lampiran

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas Kitas/Vitas

7. Prosedur

7.1. Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri

7.2. Mahasiswa/tenaga ahli asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO

7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa/tenaga ahli asing

7.4. Dit. KSPI melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait di IPB

7.5. Bila unit kerja menerima mahasiswa asing untuk magang/praktek kerja maka Dit. KSPI menyiapkan surat penerimaan (Letter of Acceptance) dan dikirimkan

(34)

JUDUL

VITAS/KITAS

kepada mahasiswa asing calon peserta magang dan atau ke institusi asal mahasiswa asing. Surat tersebut ditembuskan kepada Rektor, WRAK,WRRK, Dekan terkait, depertemen terkait, pembimbing dari departemen terkait. 7.6. Dit. KSPI selanjutnya membuat surat permohonan izin magang/praktek kerja

bagi mahasiswa asing ke Dikti cc. BPKLN

7.7. Dit. Kelembagaan Dikti mengeluarkan rekomendasi dan BPKLN mengeluarkan surat izin magang/praktek kerja lapang bagi mahasiswa asing

7.8. Dit. KSPI mengajukan calling visa ke Ditjen Imigrasi 7.9. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat persetujuan Vitas

7.10. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke KBRI/Konjen setempat

7.11. Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing yang akan ke IPB

7.12. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing mengajukan permohonan pembuatan Kitas ke Kantor Imigrasi Bogor. Proses pengajuan permohonan dapat dibantu oleh petugas Dit. KSPI

7.13. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke Mabes Polri difasilitasi oleh petugas Dit. KSPI

7.14. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SPP ke KESBANG KEMDAGRI untuk praktek kerja/magang di luar kampus IPB (jika diperlukan) 7.15. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SIMAKSI ke Ditjen PHKA

(35)

29 LA

M

PI

R

AN

PO B PI 0 05 Dia gr am A lir P en er im aan M ah as is w a As in g dal am R an gk a M ag an g at au P ra kt ek K er ja d en ga n Fa si lit as V ita s/ Ki ta s PE N G U SU L IP B D IK T I/ B PK LN D IT JE N . I M IG R AS I KB R I/ KO N JE N KA N T O R IM IG R AS I M AB E S PO LR I M ul ai Pe ng aju an be rk as pe rm oh ao na n Pe ne rim aa n & pe m er ik sa an be rk as KE SB AN G KE M D AG R I PH KA K E M H U T K on fir m as i ke u ni t k er ja M em bu at su ra t pe rm oh on an iji n m ag an g Su ra t pe rm oh on an Re ko m en da si Su ra t i jin m ag an g Su ra t i jin m ag an g pe rs et uj ua n ca lli ng v isa Pe ng aju an c all in g vi sa 1

(36)

LA

M

PI

R

AN

PO B PI 0 05 Dia gr am A lir P en er im aan M ah as is w a As in g dal am R an gk a M ag an g at au P rak te k Ke rja de ng an F as ili tas V ita s/ Ki ta s PE N G U SU L IP B KE M R IS T E K D IT JE N . I M IG R AS I KB R I/ KO N JE N KA N T O R IM IG R AS I M AB E S PO LR I KE SB AN G KE M D AG R I PH KA K E M H U T M hs /t en ag a a hl i asi ng m em pr ose s ap lik as i V ita s k e K BR I/ K O N JE N Pr ose s P en er bi ta n V isa vi sa M hs /t en ag a a hl i asi ng m em pr ose s pe m bu at an K ita s di K an im B og or Pr ose s Pe ne rb ita n K ita s ki ta s M hs /t en ag a a hl i as in g m el ap or k e ke po lis ian Pr ose s P en er bi ta n SK J M hs asi ng m en ga ju ka n iji n pr ak te k lap an ga n di lu ar IP B Pr ose s P en er bi ta n Iji n ke gi at an M hs /t en ag a ah li as in g m en ga ju ka n iji n m em as uk i ka w as an k on se rv as i Pr ose s P en er bi ta n Si m ak si SK J SK J IK IK SI M A K SI SI M A K SI 1

(37)

31

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT

EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 2 instansi:

2.2. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.

3. Definisi

3.4. Dit. KSPI adalah Direktorat Kerjasama dan Program Internasional 3.5. ICO adalah International Collaboration Office

3.6. SIMAKSI adalah Surat Ijin Memasuki Kawasan Konservasi

4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atasnama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing(prosedur mengacu pada POB PI-07).

(38)

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT

EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB

5. Referensi

5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007

6. Lampiran

Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dalam rangka credit earning, magang

(internship) atau praktek kerja dengan fasilitas VKSB

7. Prosedur

7.1. Usul mendatangkan mahasiswa asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri

7.2. Mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO

7.3. Petugas Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa

7.4. Petugas Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing

7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI

7.6. Mahasiswa asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya

7.7. KEDUBES atau KONJEN RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB

7.8. Mahasiswa mengurus Surat Tanda Melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta)

7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

(39)

33 LAMPIRAN

POB PI 006

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Credit Earning, Magang (Internship), atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB

PENGUSUL IPB KEDUBES/KONJEN POLRI PHKA

Mulai Usul mendatangkan mahasiswa asing Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter Surat permohonan VKSB Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB VKSB VKSB Berangkat ke IPB Membuat STM di

kepolisian setempat Proses pembuatan STM

STM STM Mengajukan SIMAKSI Penerbitan SIMAKSI STM STM

(40)

JUDUL

MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN

5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:

2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi

2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing

3. Definisi

3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.

4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan VKSB atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <150 hari dan tidak melakukan kegiatan penelitian di luar kampus IPB atau di luar fasilitas milik IPB bisa dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit. KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.

(41)

35

JUDUL

4.4. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu>150 hari harus menggunakan fasilitas VITAS / KITAS.

4.5. VKSB yang diperoleh dapat diperpanjang selama tinggal di Indonesia kurang dari atau sama dengan 150 hari, dengan catatan perpanjangan yang ketiga harus di proses untuk mendapatkan persetujuan dari Kanwil Imigrasi Bandung.

5. Referensi

5.3. Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 25 tahun 2007 tentang persyaratan dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa pada perguruan tinggi dl indonesia

5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

6. Lampiran

Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 bulan dengan VKSB

7. Prosedur

7.1. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri mengajukan usul kedatangan mahasiswa asing ke Dit. KSPI/ICO

7.2. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri atau mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO. Berkas dapat disampaikan melalui email ico@ipb.ac.id

7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa

7.4. Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing

(42)

JUDUL

7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI

7.6. Mahasiswa /tenaga ahli asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya

7.7. Kedubes atau Konjen RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB

7.8. Mahasiswa mengurus Surat tanda melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta)

7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

(43)

37 LAMPIRAN

POB PI 007

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing ke IPB Kurang Dari atau Sama Dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB

IPB

PENGUSUL KEDUBES/KONJEN POLRI PHKA

Mulai Usul mendatangkan mahasiswa asing Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter Surat permohonan VKSB Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB VKSB VKSB Berangkat ke IPB Membuat STM di

kepolisian setempat Proses pembuatan STM

STM STM Mengajukan SIMAKSI Penerbitan SIMAKSI STM STM

(44)

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB

1. Tujuan

1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing di IPB. 1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing yang sedang

melaksanakan studi di IPB.

Proses perpanjangan ITAS mahasiswa asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 3 instansi:

2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi Bogor 2.3. Pengurusan Perpanjangan ITAS di Kantor Imigrasi Bogor.

3. Definisi

3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas.

3.4. WRAK adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB).

4.2. Pengusulan perpanjangan izin tinggal terbatas bagi mahasiswa asing reguler kepada Kanim Imigrasi Bogor difasilitasi oleh IPB.

4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS diperlukan waktu sekurang-kurangnya 5 hari kerja

4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : 4.4.1. Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing dari Direktorat

Administrasi Pendidikan IPB untuk pertimbangan pembuatan surat rekomendasi Rektor

4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari Rektor 4.4.3. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor 4.4.4. Foto kopi dan paspor asli