40 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. TCP INTERNUSA merupakan anak perusahaan dari PT Surya Semesta Internusa Tbk yang didirikan pada 15 Juni 1971 dengan nama PT M ulti Investments Limited. Pada awalnya kegiatan utama PT Surya Semesta Internusa adalah sebagai pengembang “Kuningan Raya”, sebuah kawasan residential dan bisnis di “Daerah Segitiga Emas” Jakarta, dan pengembang “Glodok Plaza”, sebuah pusat perbelanjaan dan perdagangan di Jakarta kota. Sekarang, PT Surya Semesta Internusa adalah induk dengan anak perusahaan yang bergerak dalam bidang-bidang pengembangan kawasan industrial, residensial dan komersial, jasa konstruksi, pembuatan bahan bangunan dari beton dan perhotelan. Aktivitas anak perusahaan terfokus pada visi PT Surya Semesta Internusa untuk menjadi perusahaan property dan konstruksi yang terintegrasi di Indonesia.
PT. TCP INTERNUSA berlokasi di area perdagangan dan perkantoran segitiga emas Jl. H. R. Rasuna Said Kav. X-0, Kuningan, Jakarta 12950. Perusahaan ini bergerak di bidang property management. Gedung PT. TCP INTERNUSA yang bernama Graha Surya Internusa berdampingan dengan Hotel Gran M elia terhubung tiga akses jalan utama yakni, Jl. H.R. Rasuna Said, Jl. Gatot Subroto, dan Jl. Patra Kuningan. Gedung berlantai 17 dengan total area ± 21.035 m2 ini, merupakan bagian dari area pengembangan terpadu hotel-perkantoran seluas ± 2,35 ha. Dengan keunggulan lokasi maupun fasilitas yang dimiliki, selain menjadi kantor pusat PT Surya Semesta Internusa Tbk., Graha Surya Internusa ditempati pula oleh perusahaan-perusahaan terkemuka
berskala nasional dan multinasional, seperti L’Oreal, Marche Movenpick Restaurant, Bank Danamon, Bank Permata, Bank Niaga dan lainnya.
3.2 S truktur Organisasi PT. TCP INTERNUS A
3.2.1 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Owner ( Board Of Director )
• M enerima laporan dari bawahan
• Bertanggung jawab atas sasaran yang ditetapkan di setiap bagian • M elakukan survey terhadap bagian yang ada dan memberi
penilaian
• M engadakan rapat secara berkala untuk mengkoordinasi ulang
2. General Manager
• M enentukan rencana dan pengendalian seluruh kegiatan pengoperasian perusahaan dengan mempertimbangkan keekonomian dan efektivitas, sesuai dengan rencana kerja
• M engkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan dengan memperhatikan seluruh pihak yang terkait baik intern maupun ekstern untuk menjamin pencapain target maksimum
• M engarahkan dan mengembangkan analisis yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasi, untuk mendapatkan suatu solusi yang berguna untuk peningkatan, penyempurnaan pengoperasian perusahaan.
• M embina dan optimalisasi sumber daya manusia
• M enghadiri rapat-rapat dengan Surya Semesta Internusa dan instansi lainnya
• M emelihara aset secara menyeluruh.
3. Secretary
M ensortir surat masuk dan surat keluar M embuat dan membagikan biaya pengobatan
M emegang kas bon untuk pengamanan ABRI dan kas kecil cadangan
M emeriksa masa berakhirnya kontrak dan ijin-ijin serta membuat rekomendasi untuk perpanjangan kontrak
M engurusi kecelakaan kerja karyawan untuk jamsostek
4. Management Information System ( MIS )
• M embuat laporan rutin setiap bulannya, maupun membuat laporan yang sifatnya sementara atau sekali-sekali ( exceptional report )
• Maintenance seluruh computer baik perangkat keras, perangkat
lunak, dan jaringan.
• M embuat program-program baru untuk menghasilkan laporan
5. Marketing & Tenancy
• M engontrol komplain kerusakan ( listrik, air, telepon, dll), mengecek list kebersihan ( toilet pria dan wanita, lobby lift, koridor, lobby ground, tangga darurat, dll )
• Pemasaran yang meliputi : terima telepon untuk pemasaran, mengantar tenant ke ruangan, memberikan penjelasan mengenai sewa ruangan ( harga sewa, Service Charge, masa sewa, luas ruangan, telepon, dll)
• M empersiapkan ruangan yang akan disewa • Serah terima ruangan
6. Administration
• M embuat laporan bulanan • M engecek daftar hadir / absensi • M engecek lembur karyawan • M enerima telepon / tamu
• M engurusi ijin, cuti karyawan dan yang berhubungan dengan personalia
• Input data listrik dan air bulanan
• Penjualan kartu langganan mobil dan motor • Laporan parker motor dan mobil bulanan
• M engetik perincian kas kecil, laporan lembur karyawan, laporan stiker langganan parkir motor dan mobil, jadwal tugas parkir dan maintenance dan tugas-tugas lain.
7. Operational & General Affair
• Bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan operasional yang ada
• M enyusun rencana operasional secara keseluruhan serta mengevaluasi pelaksanaannya agar sesuai dengan yang direncanakan
• Pembinaan dan pengembangan SDM
• Bertanggung jawab terhadap General Manager
8. Waspang ( Pengawas Lapangan )
• M embantu Operational & General Affair dalam mengawasi segala operasi yang terjadi dalam perusahaan
• Bertanggung jawab terhadap Operational & General Affair
9. Security & Safety
• Bertanggung jawab atas keamanan dalam perusahan • M embantu Waspang dalam menjalankan tugas
• Bertanggung jawab terhadap Operational & General Affair
10. Supervisor General Affair
• M engawasi dan mengecek pekerjaan cleaning service • M engecek absensi cleaning service
• M engecek dan melaporkan kerusakan-kerusakan yang ada • M engecek dan mengawasi pekerjaan pest control ( hama ) • M engecek dan mengawasi pekerjaan karyawan
• M embantu maintenance dalam menyelesaikan pekerjaannya • M embantu tugas security & safety dalam menjaga keamanan,
kenyamanan, ketertiban
• M emberikan pelayanan / bantuan kepada tenant-tenant
11. Cleaning Service, Pest Control, Gardener
• Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian baik dalam maupun luar perusahaan
• Bertanggung jawab dalam pemberantasan hama • M erawat taman agar tetap indah dan bersih
12. Receptionist, Office Boy
• M engantar surat – surat ( invoice, service charge ) ke tenant • M enerima tamu
13. Purchasing & Administration
• Stand By di gudang melayani pengambilan / pengeluaran barang
• Control lapangan memastikan barang / bahan yang keluar dari gudang tersebut tepat guna
• M engerjakan administrasi gudang
• M engawasi pemasangan spanduk oleh tenant • M embuat laporan bulanan pengeluaran oleh tenant • M engerjakan tugas-tugas lain dari atasan langsung
14. Projects Engineering
• Bertanggung jawab atas masalah-masalah teknis yang terjadi pada perusahaan
• M engkoordinasi pengadaan ruang untuk disewakan kepada tenant • M engontrol keadaan ruang serta peralatan yang diperlukan dalam
perusahaan
• Bertanggung jawab kepada General Manager
15. Accounting • Rekap kas kecil • Rekap kas besar
• Penagihan service charges, sewa, listrik, air, dll
• Setoran parker, menjual kartu langganan parker motor dan mobil • M embuat laporan
• Rekap medical
• Antisipasi komplain dan memasarkan kios
3.2.2 Visi dan Misi PT. TCP INTERN US A ♦ Visi dari PT. TCP INTERNUSA
M enjadi perusahaan property Indonesia yang paling diandalkan, dipercaya dan dihormati.
♦ M isi dari PT. TCP INTERNUSA
M enyediakan produk yang berkualitas , service yang memuaskan dan menciptakan kepercayaan yang optimal dari para customers, pemegang saham, karyawan dan warga Indonesia
3.3 Subyek Data dan Fungsi Bisnis 3.3.1 Subyek Data
Subyek data merupakan sumber-sumber data yang menjadi sumber atau masukkan yang dibutuhkan untuk menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif.
No. Subjek Data Keterangan
1. Tenant Berisi informasi mengenai data penyewa
2. Pegawai Berisi informasi mengenai data pegawai perusahaan 3. Ruangan Berisi informasi mengenai data ruangan yang akan di sewa 4. Penyewaan Berisi informasi mengenai data penyewaan
5. Kontrak Berisi informasi mengenai data kontrak sebelum penyewaan 6. Piutang Berisi informasi mengenai data piutang tenant
7. LuasArea Berisi informasi mengenai data Luas Area yang tersedia Tabel 3.1 Tabel Subyek Data
3.3.2 Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan oleh pihak perusahaan berdasarkan bagian-bagian atau fungsi-fungsi tertentu, dimana kegiatan-kegiatan inilah yang menyusun keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan perusahaan. Fungsi bisnis yang dimiliki PT. TCP INTERNUSA adalah sebagai berikut :
No. Fungsi Bisnis
1. Penyewaan Ruang / Leasing
2. Pembuatan Perjanjian / Kontrak Penyewaan
3. Follow Up Tenant
4. Penawaran Penyewaan
5. Penagihan Piutang
6. Remodeling Ruangan
7. Maintenance dan Repair
8. Laporan Penyewaan
9. Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak
10. Pemantauan Luas Area
Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis 3.3.3 Organisasi
Setiap perusahaan memiliki suatu bentuk organisasi untuk melakukan aktivitas sehari –hari dalam perusahaan. Organisasi yang dimiliki oleh PT. TCP INTERNUSA adalah sebagai berikut :
No Organisasi
1. Owner ( Board of Directors )
3. Secretary
4. Management Information System ( MIS )
5. Marketing & Tenancy
6. Operational & General Affair
7. Projects Engineering
8. Accounting
9. IT Staff
10. Administration
11. Pengawas Lapangan ( Waspang )
12. Storage
13. Supervisor Engineering
14. Staff Accounting
15. Administration Parking
16. Security & Safety
17. Supervisor General Affair
18. Purchasing & Administration
19. Senior Technician
20. Satpam
21. Cleaning Service, Pest Control, Gardener
22. Receptionist, Office Boy
3.4 Analisis Matriks
3.4.1 Organisasi vs Subyek Data
Berikut ini adalah tabel 3.4 yang menggambarkan setiap unit organisasi mempunyai hubungan dengan subyek data yang digunakan oleh setiap unit organisasi.
Tabel 3.4 Tabel M atriks Organisasi vs Subjek Data Subjek Data Organisasi T enant Pe g awa i Rua nga n P enye w aa n K ont ra k P iut ang Lu as A rea Owner ( BoD ) X X X X X X X General Manager X X X X X X X Secretary X X X X X Management Information System X X X
Marketing & Tenancy X X X X
Operational & General Affair X X X Projects Engineering X X X Accounting X X X IT Staff X X Administration X X X X X Waspang X X X Storage X X SV Engineering X X Staff Accounting X X X Adm. Parking X X
Purchasing & Adm. X X X
Senior Technician X
Satpam X X
Cleaning Service, Pest Control, Gardener
X
X
Keterangan matriks Organisasi vs Subjek Data :
• Baris menunjukkan Subjek Data dan kolom menunjukkan Organisasi • Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom
3.4.2 Organisasi vs Fungsi Bisnis
Tabel 3.5 Tabel M atriks Organisasi vs Fungsi Bisnis Fungsi Bisnis Organisasi P enye w aa n Rua ng P em bua ta n P er jan ji an F o ll o w up T enant P ena w ara n P enye w aa n P ena gi ah an P iu ta ng Rem o d ell in g Rua nga n Mai n te nanc e da n R epai r L apora n P enye w aa n P erpa n ja nga n d an P emb ah ar u an K ont ra k P eman tau an Lu as A rea Owner ( BoD ) RA RA RA RA RA RA RA RA RA RA General Manager RA RA RA RA RA RA RA RA RA RA Secretary RI IA RI Management Information System ER W
Marketing & Tenancy ER
W EW ER W ER W I Operational & General
Affair I ERW ERW ER W Projects Engineering I ER W ER W Accounting ERW IT Staff EW Administration I I I I W EW I Waspang RW RW I Storage I I SV Engineering E E Staff Accounting I Adm. Parking
Purchasing & Adm. I I
Senior Technician I I
Satpam
Cleaning Service, Pest Control, Gardener
I I I
Keterangan :
R = Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis.
A = Executive / Policymaking Authority, menunjukkan bahwa unit organisasi memiliki hak atau wewenang atas pelaksanaan kegiatan dalam fungsi bisnis tersebut.
I = Involved in the Function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.
E = Technical Expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang terkait.
W = Actual Execution of the Work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dari fungsi bisnis yang sedang berjalan.
3.4.3 Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.6 : b a w a h :
Tabel 3.6 Tabel M atriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data Subjek Data Fungsi Bisinis T ena nt Pe g awa i Rua nga n P enye w aa n K ont ra k P iut ang Lu as A rea Penyewaan Ruang / Leasing R CR UD CR UD R Pembuatan Perjanjian / Kontrak CR RU CR UD Follow Up Tenant RU D R RU D R Penawaran Penyewaan CR R CR UD Penagihan Piutang R R CR UD Remodeling Ruangan CR UD
Maintenance dan Repair CR
UD Laporan Penyewaan R R R CR UD R R Perpanjangan dan Pembaharuan Kontrak R RU CR UD
Pemantauan Luas Area R R CR
Keterangan Tabel 3.6 Tabel M atriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data : C = Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis
R = Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis.
U = Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis
D = Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.4.4 Matrik S ubyek Data vs Aplikasi
Untuk mengetahui hubungan antara subjek data dengan aplikasi yang terdapat pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.7 berikut ini :
Tabel 3.7 Tabel M atriks Subyek Data vs Aplikasi
3.4.5 Matrik Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi yang terdapat pada PT. TCP INTERNUSA dapat dilihat pada tabel 3.8 berikut ini :
Subjek Data Aplikasi T ena nt Pe g awa i Rua nga n P enye w aa n K ont ra k P iut ang Lu as A rea
Aplikasi Data Tenant X
Aplikasi Data Pegawai X Aplikasi Penyewaan Ruang X X X X Aplikasi Laporan Penyewaan X X X Aplikasi Penghitungan LuasArea X X X X Aplikasi Informasi Ruang X Aplikasi Kontrak Sewa M enyewa X X X
Tabel 3.8 Tabel M atriks Organisasi vs Fungsi Bisnis
3.5 Analisis Critical Success Factors ( CS F )
Setiap perusahaan perlu melakukan analisis untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan yang telah dicapai dan akan tercapai. Salah satu cara yang digunakan dengan melakukan analisis Critical Success Factors, suatu factor yang memerlukan perhatian yang lebih demi kemajuan perusahaan.
Critical Success Factors adalah batasan-batasan yang menunjukkan tingkat kepuasan terhadap kinerja individu, departemen, atau organisasi dalam suatu Fungsi Bisnis Aplikasi P enye w aa n Rua ng P em bua ta n P er jan ji an F o ll o w up T enant P ena w ara n P enye w aa n P ena gi ah an P iu ta ng Rem o d ell in g Rua nga n Mai n te nanc e da n R epai r L apora n P enye w aa n P erpa n ja nga n d an P emb ah ar u an K ont ra k P eman tau an Lu as A rea
Aplikasi Data Tenant X X X
Aplikasi Data Pegawai X X X
Aplikasi Penyewaan Ruang X X Aplikasi Laporan Penyewaan X X Aplikasi Penghitungan Luas Area X X X X Aplikasi Informasi Ruang X X X Aplikasi Kontrak Sewa M enyewa X X
persaingan atau kompetisi. CSF digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi dari sebuah organisasi. Kekuatan dari CSF adalah bahwa CSF menghasilkan sekumpulan data yang lebih kecil untuk dianalisa daripada menganalisa perusahaan secara menyeluruh. CSF dapat disebut juga sebagai factor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan ataupun kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi.
Untuk menentukan CSF dari suatu perusahaan, diadakan survei dan wawancara ke pihak manajer tingkat atas. Berdasarkan hasil survei pada PT. TCP INTERNUSA, didapatkan CSF sebagai berikut :
¾ Peningkatan jumlah Tenant
Sebagai perusahaan yang kompetitif, peningkatan jumlah Tenant yang menyewa ruangan diharapkan meningkat tiap tahunnya.
¾ Peningkatan pelayanan terhadap Tenant
Peningkatan pelayanan dibutuhkan untuk mendapatkan kepercayaan dari para Tenant.
¾ Pemantauan atas penyewaan ruang
Sebagai perusahaan yang handal maka diperlukan pemantauan dari penyewaan-penyewaan yang terjadi agar dapat dianalisis untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
3.6 Teknologi Informasi pada PT. TCP INTERNUS A
PT. TCP INTERNUSA sudah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan dalam perusahaannya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi perangkat keras dan perangkat lunak.
3.6.1 Perangkat Keras
Perangkat yang digunakan oleh PT. TCP INTERNUSA antara lain meliputi :
1. Satu buah unit server
Dengan spesifikasi Intel Pentium IV 2,8 GHz, M emory 256 M B
2. Sepuluh buah client sebagai workstation
Secara umum spesifikasi clientnya Intel Pentium IV 2,4 GHz, M emory 256 M B
3. Antara workstation dengan server dihubungan secara LAN (
Local Area Network )
3.6.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam PT. TCP INTERNUSA meliputi :
1. Untuk server menggunakan M icrosoft Windows NT Server dengan SQL Server 2000, M icrosoft Office 2003 , Visual Basic 6.0.
2. Untuk client menggunakan M icrosoft Windows XP Profesional SP 1, M icrosoft Office 2003 , Visual Basic 6.0 3. Untuk server dan client juga dilengkapi dengan software anti
Program aplikasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan dalam PT. TCP INTERNUSA yaitu :
1. Program aplikasi SQL Server 2000 yang digunakan untuk melakukan berbagai transaksi seperti : penambahan Tenant baru, perubahan harga sewa ruang, listrik, telepon, dll, mengubah informasi baik karyawan maupun Tenant.
2. Pembuatan laporan tiap bulannya menggunakan M icrosoft Excel
3.7 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Kebutuhan informasi dari PT. TCP INTERNUSA setelah wawancara dengan General Manager yaitu :
• Dibutuhkan informasi mengenai daftar semua Tenant / Tenant list per periode
• Dibutuhkan informasi mengenai penyewaan baik penyewaan ruang, listrik, air, storage, service charges, security dari tiap – tiap Tenant per periode
• Dibutuhkan informasi mengenai jumlah ruangan yang tersedia
• Dibutuhkan informasi mengenai lama sewa dari tiap Tenant per periode.
• Dibutuhkan informasi mengenai jumlah kontrak yang terjadi dari tiap Tenant per periode.
3.8 Masalah yang Dihadapi
Dalam menjalankan kegiatannya PT. TCP INTERNUSA mengalami beberapa kesulitan, yaitu :
o Data-data yang dihasilkan masih bersifat detail / terperinci bukannya ringkasan / summary sehingga menyulitkan pihak eksekutif dalam mengambil keputusan
o Waktu pemrosesan laporan cukup lama
3.9 Pemecahan Masalah
Setelah menganalisis kebutuhan informasi dan permasalahan yang dihadapi PT. TCP INTERNUSA, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah :
1. Untuk mempercepat pembuatan laporan yang akurat, dapat dibuat sebuah data warehouse yang dapat mempercepat proses pembuatan laporan analitikal dan histori karena struktur tabel lebih sederhana, informasinya sudah terangkum. Data Warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem database yang terpadu.
2. Data warehouse dapat menyajikan laporan dalam bentuk grafik per
periode waktu yang diinginkan, sehingga pihak eksekutif memiliki pandangan nyata akan kondisi instansinya dan kebijakan yang diambil pun memiliki dasar yang kuat.
