EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

(1)

EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG

DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

LAPORAN AKHIR

Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Sriwijaya

Oleh:

WAHYUNNI EKA PUTRI 0612 3060 0477

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

(2)

ii

EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG

DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Sriwijaya

Disusun oleh:

WAHYUNNI EKA PUTRI 0612 3060 0477

Menyetujui,

Pembimbing I, Pembimbing II,

Heri Setiawan, S.E., M.A.B. Al Hushori, S.E., M.A.B. NIP 197602222002121001 NIP 197004142001121001

Mengetahui, Ketua Jurusan

(3)

iii

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Wahyunni Eka Putri

NIM : 0612 30600477

Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Judul Laporan Akhir : Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat

Dengan ini menyatakan bahwa:

1. Laporan yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut diatas beserta isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri

2. Laporan Akhir bukannlah plagiat/salinan laporan milik orang lain.

3. Apabila laporan akhir saya plagiat/menyalin laporan akhir milik orang lain.

Dengan demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Palembang, 20 Juni 2015 Yang membuat pernyataan

(4)

iv

LEMBAR PENGESAHAN

Nama : Wahyunni Eka Putri

NIM : 061230600477

Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis

Judul Laporan Akhir : Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat

Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Ujian Laporan Akhir Jurusan Administrasi Bisnis

Dan dinyatakan LULUS

Pada hari: Rabu Tanggal: 29 Juni 2015

(5)

v MOTTO

“Kerjakan apa saja yang telah menjadi hak dan kewajibanmu, karena kebahagiaan hidupmu terletak disitu” (Musthafa Al-Gholayani)

Saya Persembahkan Untuk:

Kedua Orang Tua Saya

Keluarga Besar Saya

Kakak dan Adik Saya

Dosen-dosen Saya

(6)

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan akhir yang berjudul “Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area

Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat. Laporan akhir ini

disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Diploma

III pada Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.

Laporan ini merupakan laporan penelitian yang dilakukan di PT PLN

(Persero) WS2JB Area Palembang untuk mata kuliah sistem informasi

manajemen. Laporan akhir ini membahas mengenai bagaimana efektivitas

penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero)

WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat, dimana

penelitian ini menggunakan 3 instrumen ukuran efektivitas yaitu pencapaian

tujuan, integrasi dan adaptasi.

Penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

dalam pembuatan laporan akhir ini. Akhir kata penulis mohon maat apabila

terdapat kesalahan dan kekeliruan dalam laporan akhir ini. Penulis berharap

semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembacanya.

Palembang, Juni 2015

(7)

vii

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis banyak menerima bantuan dari

berbagai pihak berupa bimbingan, dorongan, petunjuk, saran,

keterangan-keterangan dan data baik lisan maupun tertulis. Untuk itu penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M., selaku Direktur Politeknik Negeri

Sriwijaya Palembang

2. Bapak Hendra Sastrawinata, S.E., M.M., selaku Ketua Jurusan Administrasi

Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang

3. Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi

Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang serta dosen pembimbing I

yang telah banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan

akhir ini

4. Bapak Al Hushori, S.E., M.AB., selaku dosen pembimbing II yang telah

banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan akhir ini.

5. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan seluruh karyawan/karyawati Jurusan

Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang yang telah

memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis.

6. Pimpinan dan para karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang

yang telah membantu penulis dalam memperoleh data, izin penyebaran

kuesioner dan hal lain yang penulis butuhkan dalam menyelesaikan laporan

akhir ini.

7. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan baik moral maupun

materiil.

8. Sahabat yang selalu saling mendukung dalam keadaan sukacita maupun

dukacita dalam pengerjaan Laporan Akhir ini, Mareta, Putri, Nyimas dan Dila

9. Sahabat-sahabat tercinta, Diah, Indah, Sabila, Sriwi dan Tri yang senantiasa

memberikan semangat motivasi, dukungan dan bantuannya kepada penulis

(8)

viii

10.Teman-teman seperjuangan di Administrasi Bisnis angkatan 2012, khususnya

kelas NA yang telah memberikan semangat dan bantuannya kepada penulis.

Akhir kata semoga Allah SWT melimpahkan berkah dan rahmat-Nya atas

segala kebaikan dalam membantu penyelesaian laporan ini dan semoga laporan ini

dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin.

Palembang, Juni 2015

(9)

ix ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat. Manfaat dari penelitian ini adalah agar pihak perusahaan dapat mengetahui mengenai efektivitas dari penggunaan OA. Data penelitian ini diperoleh dari kuesioner dan hasil dari observasi serta wawancara langsung dengan pihak terkait. Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif. Data hasil kuesioner dihitung dengan menggunakan rumus interpretasi skor. Berdasarkan hasil perhitungan dari ketiga instrumen yang digunakan untuk mengukur efektivitas, pada instrumen Adaptasi sudah mendapatkan hasil yang cukup efektif. Akan tetapi, pada instrumen Pencapaian Tujuan serta Integrasi mendapatkan hasil yang rendah sehingga belum bisa dikatakan efektif. Berdasarkan dari ketiga instrumen tersebut didapatkan hasil yang cukup efektif mengenai pengelolaan surat-menyurat menggunakan aplikasi OA bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. Hal tersebut menunjukkan bahwa pada instrumen yang belum efektif sebaiknya dapat ditingkatkan dan pada hasil yang telah efektif tetap dipertahankan atau lebih ditingkatkan.

(10)

x ABSTRACT

This research aims to know the effectiveness of the OA (Office Automation) Application used for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang in correspondence management activities. This research data is obtained from the questionnaire and the results of direct observation and interviews with relevant parties. This research using quantitative and qualitative methods. The results of questionnaire data is calculated by using interpretation score formula. Based on the results of the calculations that the three instruments which are used to measure the effectiveness, for the instrument of the adaptation results are have quite effective result. However, for the Achievement instruments and Integration instruments are have a below standard, so it can not be said effective. Based on the results of all the instruments from the obtained have a quite effective results about management of correspondence using OA application for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. It shows that the instruments which are have not been effective should be improved and for the instrument that is already have a quite effectively result to sustained and can be more improved.

(11)

xi DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN ... ii

SURAT PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ... iii

HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI ... iv

MOTTO ... v

KATA PENGANTAR ... vi

UCAPAN TERIMA KASIH ... vii

ABSTRACT ... x

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 5

1.3. Ruang Lingkup Pembahasan ... 5

1.4. Tujuan dan Manfaat ... 5

1.4.1. Tujuan ... 5

1.4.2. Manfaat ... 6

1.5. Metodologi Penelitian ... 6

1.5.1. Ruang Lingkup Penelitian ... 6

1.5.2. Jenis dan Sumber Data ... 6

1.5.3. Teknik Pengumpulan data ... 7

1.5.4. Populasi dan Sampel ... 8

(12)

xii

1.5.6. Analisis Data ... 12

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Efektivitas ... 14

2.1.1. Pengertian Efektivitas ... 14

2.1.2. Ukuran Efektivitas ... 14

2.2. Sistem Informasi Manajemen ... 17

2.2.1. Pengertian Sistem ... 17

2.2.2. Pengertian Informasi ... 18

2.2.3. Pengertian Sistem Informasi ... 18

2.2.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 19

2.3. Manajemen Kearsipan Modern ... 19

2.3.1. Sistem Pengolahan Surat-Menyurat Modern ... 19

2.3.2. Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan ... 20

2.3.3. Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang ... 22

BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT PLN (Persero) ... 25

3.1.1. Visi, Misi dan Motto PT PLN (Persero) ... 26

3.1.2. Nilai-nilai Perusahaan ... 27

3.1.3. Logo dan Arti Logo Perusahaan ... 28

3.1.4. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) ... 30

3.1.5. Fungsi dan Tugas Pokok Unit Pelaksanaan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang ... 32

3.2. Aplikasi OA (Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang ... 41

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian ... 57

4.1.1. Data Responden ... 57

4.1.2. Uji Validitas dan Uji Reliabilitas ... 62 4.1.3. Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office

(13)

xiii

Pengelolaan Surat-Menyurat ... 62

4.2. Pembahasan ... 64

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.Kesimpulan ... 103 5.2.Saran ... 103

(14)

xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Rekapitulasi Penggunaan Aplikasi Office Automation

Per 12 September 2014 ... 3

Tabel 1.3. Skala Penilaian Jawaban Kuesioner ... 12

Tabel 2.1. Definisi Sistem Informasi ... 18

Tabel 3.1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Aplikasi OA ... 51

Tabel 3.2. Proses Pengelolaan Surat Keluar Menggunakan Aplikasi OA ... 53

Tabel 3.3. Proses Pengelolaan Nota Dinas Menggunakan Aplikasi OA ... 55

Tabel 4.1. Karakteristik Usia Responden ... 57

Tabel 4.2. Karakteristik Pendidikan Responden ... 58

Tabel 4.3. Karakteristik Lama Pemakaian Komputer Per Hari ... 59

Tabel 4.4. Karakteristik Pengalaman Menggunakan Aplikasi OA ... 60

Tabel 4.5. Karakteristik Berdasarkan Jenis Kelamin ... 60

Tabel 4.6. Karakteristik Berdasarkan Kemampuan Mengakses Aplikasi OA .. 61

Tabel 4.7. Hasil Uji Validitas Terhadap Instrumen Penelitian ... 62

Tabel 4.8. Hasil Uji Reliabilitas Terhadap Instrumen Penelitian ... 62

Tabel 4.9. Hasil Kuesioner Instrumen Penelitian ... 63

Tabel 4.10. Pernyataan 1.1 ... 65

Tabel 4.18. Hasil Instrumen Pencapaian Tujuan ... 77

(15)

xv

Tabel 4.25. Hasil Instrumen Integrasi ... 88

Tabel 4.33. Hasil Instrumen Adaptasi ... 100

(16)

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1 Diagram Persentase Penggunaan Aplikasi OA

(Office Automation) Per 12 September 2014 ... 4

Gambar 2.1 Situs Promosi CabinetNG ... 23

Gambar 2.2 Logo PaperMaster Pro ... 24

Gambar 3.1 Logo PT PLN (Persero) ... 28

Gambar 3.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal pada Logo PT PLN (Persero) .. 29

Gambar 3.3 Petir atau Kilat pada Logo PT PLN (Persero) ... 29

Gambar 3.4 Tiga Gelombang pada Logo PT PLN (Persero) ... 30

Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang ... 31

Gambar 3.6 Pemberitahuan Melalui SMS Mengenai Disposisi Baru ... 42

Gambar 3.7 Aplikasi Mozilla Firefox ... 43

Gambar 3.8 Alamat URL Aplikasi OA (Office Automation) ... 44

Gambar 3.9 Tampilan Awal Aplikasi OA (Office Automation) ... 45

Gambar 3.10 Tampilan Login Aplikasi OA (Office Automation) ... 45

Gambar 3.11 Tampilan Surat Masuk pada Aplikasi OA ... 46

Gambar 3.12 Menindaklanjuti Disposisi Surat Masuk ... 47

Gambar 3.13 Hasil Tindak Lanjut Disposisi Surat Masuk ... 47

Gambar 3.14 Pencarian Surat Masuk Melalui Aplikasi OA ... 48

Gambar 3.15 Kategori Sistem pada Aplikasi OA ... 49

(17)

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Permohonan Surat Pengantar Penelitian Laporan Akhir

Lampiran 2 Surat Izin Pengambilan Data

Lampiran 3 Surat Balasan Izin Pengambilan Data

Lampiran 4 Lembar Kunjungan Mahasiswa

Lampiran 5 Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I

Lampiran 6 Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II

Lampiran 7 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I

Lampiran 8 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II

Lampiran 9 Hasil Wawancara

Lampiran 10 Kuesioner

Lampiran 11 Hasil Kuesioner