14 2.1. Efektivitas
2.1.1. Pengertian Efektivitas
Efektivitas merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan ataupun program. Dikatakan efektif apabila tujuan ataupun sasaran tercapai sesuai dengan yang telah ditentukan. Pengertian tersebut sesuai dengan pendapat Mahmudi (2005:92) yang menyatakan bahwa efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan.
Selain itu, Kurniawan (2005:109) mendefinisikan efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya.
Lebih lanjut, Hidayat dalam Rizky (2011:1) menjelaskan efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target sasaran atau tujuan telah tercapai.
2.1.2. Ukuran Efektivitas
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak, seperti yang telah dikemukakan oleh Siagian (1978:77), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan, telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi
artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional
d. Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh oerganisasi dimasa depan
e. Penyusunan program yang tepat. Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak dan bekerja
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja. Salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemampuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien. Bagaimanapun baiknya suatu
program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, mengingat sifat manusia yang tidak sempurna, maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian.
Selanjutnya Tangkilisan (2005:141) mengemukakan 5 (lima) kriteria dalam pengukuran efektivitas, yaitu:
1. Produktivitas
2. Kemampuan adaptasi kerja 3. Kepuasan kerja
4. Kemampuan berlaba 5. Pencarian sumber daya
Selain itu, ada pula tiga pendekatan yang juga dapat digunakan sebagai kriteria untuk mengukur efektivitas suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Martani dan Lubis (1987:55):
a. Pendekatan Sumber (resource approach) yakni mengukur efektivitas dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun nonfisik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
b. Pendekatan Proses (process approach) adalah untuk melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses internal atau mekanisme organisasi
Sedangkan ukuran efektivitas menurut Duncan dalam Steers (1985:53) adalah sebagai berikut:
1. Pencapaian Tujuan
Pencapaian adalah keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik dalam arti pentahapan pencapaian bagian-bagiannya, maupun pentahapan dalam arti periodisasinya.
Pencapaian tujuan terdiri dari beberapa faktor, yaitu: Kurun waktu dan sasaran yang merupakan target kongkrit.
2. Integrasi
Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi menyangkut proses sosialisasi.
3. Adaptasi
Adaptasi adalah kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Untuk itu digunakan tolak ukur proses pengadaan dan pengisian tenaga kerja.
Dari sejumlah definisi-definisi mengenai ukuran tingkat efektivitas
yang telah dijabarkan tersebut, penulis lebih cenderung memilih untuk menggunakan teori pengukuran efektivitas sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Duncan dalam Steers (1985:53), yaitu:
1. Pencapaian Tujuan
Mengenai bagaimana proses pencapaian tujuan adanya aplikasi OA (Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dimana tujuan digunakan aplikasi OA (Office Automation) tersebut adalah untuk membantu program efisiensi perusahaan.
2. Integrasi
Mengenai bagaimana proses sosialisasi mengenai aplikasi OA (Office Automation) kepada karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area
Palembang 3. Adaptasi
2.2. Sistem Informasi Manajemen
2.2.1. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2005:8) pengertian sistem secara umum dapat dirincikan sebagai berikut:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Sistem pernafasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yang terdiri dari hidung, salursan pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bagi kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, dan sistem pertahanan tubuh.
Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem pada
dasarnya adalah sekompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian tersebut pun dibenarkan dalam pendapat Mcleod (2001:11) yang memberikan pengertian bahwa sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
5.2.2. Pengertian Informasi
Menurut Sutabri (2005:8), informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Mcleod (2001:15), pengertian informasi adalah suatu data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Berdasarkan dari pengertian kedua ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah dan diproses yang
memiliki fungsi dalam penggunaannya.
5.2.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki beragam definisi dari berbagai ahli. Berikut merupakan definisi dari sistem informasi:
Tabel 5.1
Definisi Sistem Informasi
Sumber Definisi
Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Bodnar dan Hopwood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk metrans-formasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990)
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai.
Hall (2001)
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi untuk tujuan yang spesifik.
Wilkinson (1992)
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Dari pengertian mengenai sistem informasi menurut berbagai para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan sebuah sistem buatan manusia yang mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja) yang memiliki sesuatu yang dapat diproses (data diolah menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
5.2.4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut Cushing dalam Jogiyanto (2005:14) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Berbeda pula dengan pendapat Wu dalam Jogiyanto (2005:14) bahwa sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang
menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi antara manusia dan sumber daya modal yang menghasilkan informasi untuk mendukung manajemen.
5.3. Manajemen Kearsipan Modern
5.3.1. Sistem Pengolahan Surat-Menyurat Modern
Dilihat pada era digital saat ini, sistem surat-menyurat secara manual sudah mulai ditinggalkan untuk lebih meningkatkan efisiensi. Setiap perusahaan/lembaga sudah mulai membutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat membantu pekerjaan menjadi lebih baik dari sebelumnya.
ditentukan sebelumnya melalui pemrosesan informasi. Sistem komputerisasi menggunakan berbagai elemen sistem:
1. Perangkat Lunak
Program komputer, struktur data, dan dokumen yang berhubungan dan berfungsi untuk memperngaruhi metode logis, prosedur, dan kontrol yang dibutuhkan.
2. Perangkat Keras
Perangkat elektronik yang dapat mendukung perangkat lunak dan dapat memberikan fungsi dunia eksternal.
3. Manusia
Pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat lunak. 4. Database
Kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui perangkat lunak.
5. Dokumentasi
Data manual, formulir dan informasi deskriptif lainnya yang dapat menggambarkan penggunaan dan pengoperasian sistem.
6. Prosedur
Langkah-langkah yang dapat menentukan penggunaan khusus dari masing-masing elemen sistem atau konteks prosedural dimana sistem berada.
Pengertian mengenai sistem komputerisasi tersebut juga sama dengan yang dikemukakan oleh Aprianijaya dkk (2012:3) bahwa dengan semakin majunya teknologi dan kebutuhan akan penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat maka dibutuhkan alat bantu pengolah data sebagai pendukungnya.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa dengan semakin majunya teknologi dan kebutuhan akan penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat dibutuhkan sistem komputerisasi agar tujuan dapat tercapai.
2.3.2. Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan
atau kearsipan. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip tersebut disebut dengan sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filling system) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.
Menurut Sugiarto dan Teguh (2005:123), adapun kelebihan dari
komputer adalah sebagai berikut: a. Proses pengolahan yang cepat
Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan keputusan, maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima, manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan dengan jika informasi tersebut datang tepat pada waktunya sehingga pada saat ini faktor kecepatan mendapat informasi menjadi penyebab mahalnya sebuah informasi. Melakukan pengolahan data berbasis komputer dalam sistem informasi, masalah kecepatan dalam mengasilkan informasi dapat lebih teratasi. Kemampuan mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan saja sehingga dapat memanfaatkan waktu untuk juga mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lainnya.
b. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi
Akurat, berarti bahwa informasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan tujuan pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat proses berjalannya informasi dari sumber informasi sampai ke penerima akan terdapat banyak noise atau gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut seperti tekanan pada mental yang cenderung dimiliki manusia apabila bekerja melebihi batasan waktu.
c. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya
mengingat sekarang sudah banyak program-program dibuat dengan menggunakan berbagai macam bahasa.
Sedangkan, penggunaan komputer sebagai sebuah mesin atau alat bantu manusia dalam melaksanakan berbagai tugas yang diberikan, juga memiliki beberapa keterbatasan sebagai berikut (Sugiarto dan Teguh, 2005:123):
a. Komputer hanyalah alat
Sehebat-hebatnya kemampuan komputer dan secepat apapun proses yang dilakukannya, jika manusia yang merupakan komponen brainware atau “otak” sesungguhnya bagi komputer tidak berperan didalamnya, maka komputer hanyalah terbatas sebagai alat mati yang tidak berfungsi apa-apa. Sebagai sebuah mesin, komputer hanya akan mengeksekusi pekerjaan yang diberikan kepadanya sedangkan perintah yang tidak diberikan tidak akan dikerjakan. Komputer hanya mengeksekusi data yang diberikan manusia, memprosesnya kemudian menampilkan hasil pengolahan tersebut. Sedangkan manusia mengambil peranan disamping sebagai pembuat, pengoperasi juga sebagai pengembang ilmu komputernya sendiri.
b. Komputer memerlukan program aplikasi
Untuk mengerjakan dan memproses sesuatu, komputer membutuhkan apa yang disebut dengan Program Aplikasi. Program Aplikasi merupakan program jadi yang siap pakai untuk keperluan mempermudah pekerjaan manusia. Program aplikasi tersebut bermacam-macam jenis dan fungsinya. Setiap pekerjaan yang berbeda akan memerlukan aplikasi-aplikasi yang berbeda pula.
c. Komputer terbatas pada kemampuan algoritma
mempertimbangkan faktor-faktor dan kondisi eksternal, karena “satu tambah satu sudah pasti dua” dengan ditentukan oleh algoritma atau langkah-langkah yang diterapkan padanya.
2.3.3. Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang
Banyak sekali jenis perangkat lunak mengenai kearsipan yang sedang berkembang saat ini. Mendapatkan perangkat lunak tersebut juga tidak hanya dengan membeli, tetapi ada juga perangkat lunak kearsipan yang tersedia di website-website tertentu yang bisa didapat dengan gratis, tentu saja program yang didapat dengan gratis memiliki banyak sekali kekurangan dibandingkan dengan yang membeli.
Berikut beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan (Sugiarto dan Teguh, 2005:152):
1. Cabinet NG
CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu untuk meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi. Dalam lembar promosinya ditulis bahwa aplikasi tersebut menerapkan ulang konsep pengaturan kearsipan secara umum menggunakan lemari penyimpanan surat-surat, dokumen dan map/brosur, tetapi silakukan secara elektronis, sehingga dapat menghemat waktu, ruang, uang dan pemikiran yang rumit.
Gambar 2.1.
2. EFS for Singapore Judificial
Electronis Filling System for Singapore Judificial merupakan salah satu sistem kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu percontohan dunia. Sistem ini mengintegrasikan dokumen yang ada di pengadilan dengan perusahaan-perusahaan di bidang hukum (law firms) sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa kertas). Kearsipan elektronik pada sistem ini dilakukan dengan pendekatan yang menyeluruh pada terjadinya proses-proses pengadilan sipil di negara tersebut. Sistem ini diharapkan pula dapat membebaskan para pengacara dari beban logistical dalam memanajemen file seperti pekerjaan membawa, memindah atau menyimpannya.
3. Paper Master Pro
PaperMaster Pro merupakan program yang dikembangkan untuk membantu kita melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan menemukan kembali (retrieve) file tersebut. PaperMaster Pro sekarang berkembang ke versi 7 dan hanya dibuat dalam bahasa Inggris. Program PaperMaster dapat melakukan:
a. Melakukan scan secara otomatis dan menyimpan dokumen kertas ke dalam media digital.
b. Mengorganisasi semua kertas, faxes, email dan online documents. c. Mencari data, mengedit atau melanjutkan ke proses yang lain
seperti fax, copy, email, dan sebagainya.
