2 dari 7
Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga
Sertifikasi Profesi Pihak II (Second Party Certification)
1. Ruang Lingkup
a. Pedoman ini merupakan persyaratan untuk LSP Pihak-2 dengan persyaratan tertentu, termasuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi profesi.
b. Pedoman ini sebagai persyaratan LSP P-2 dalam memberikan layanan sertifikasi yang berlaku untuk lingkungan suatu industri dengan pihak yang berkepentingan (pihak kedua = second party)
2. Acuan Normatif
Dokumen yang diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini. Apabila ada perubahan (amademen), dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir.
a. Pedoman BNSP 201. Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi
b. Pedoman BNSP 202. Pedoman Penyiapan dan Lisensi Lembaga Sertifikasi Profesi. c. ISO 17024: 2000. General requirements for bodies operating certification systems of
persons.
d. Kosakata umum SNI 19-9000-2001, Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan Kosakata.
3. Istilah dan Definisi
3.1 Sertifikasi Pihak 2
Sertifikasi Pihak2 adalah sertifikasi kompetensi yang dilakukan oleh LSPP-2 atas nama organisasi yang berkepentingan untuk tujuan jaminan kompetensi untuk melaksanakan bisnisnya dengan pihak pertama dalam rangka menjamin dan memelihara kompetensi tenaganya.
3.2 Peserta Uji Kompetensi
Pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses sertifikasi.
3.3 Proses sertifikasi Pihak 2
Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LSPP-P2 untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi, survailen dan sertifikasi ulang.
3.4 Skema sertifikasi
Persyaratan sertifikasi spesifik yang berkaitan dengan kategori profesi yang ditetapkan dengan menggunakan standar dan aturan khusus yang sama, serta prosedur yang sama, dengan acuan pedoman ini.
3.5 Sistem sertifikasi
Kumpulan prosedur dan sumber daya untuk melakukan proses sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasinya, untuk menerbitkan sertifikat kompetensi termasuk pemeliharaannya.
3.6 Kompetensi
Kemampuan yang dapat diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan/atau keterampilan sesuai dengan atribut personal sebagaimana yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.
3.7 Keluhan
3.8 Evaluasi
Proses penilaian profesi terhadap pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi untuk mengambil keputusan sertifikasi
3.9 Asesmen kompetensi
Mekanisme yang merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur kompetensi calon dan menggunakan satu atau lebih metode misalnya metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.
3.10 Asesor kompetensi
Seseorang yang mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau menilai ujian.
3.11 Kualifikasi
Peragaan dari atribut personal, pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman kerja Profesi.
3.12. Surveillance adalah monitoring berkala, dalam periode sertifikasi personil untuk tetap menjamin kompetensinya selama memegang sertifikat kompetensi.
3.13. Industri mencakup industri atau organisasi yang menghasilkan produk atau jasa.
4. Persyaratan untuk LSPP-2
4.1 Lembaga sertifikasi
4.1.1 Kebijakan, prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria sertifikasi, harus jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi semua persyaratan dan peraturan organisasi/industrinya serta perundang-undangan yang berlaku.
4.1.2 LSPP-2 harus menetapkan kebijakan dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan atau pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan.
4.2 Struktur organisasi
4.2.1. Pembentukan
• LSPP-2 dipersiapkan pembentukannya oleh suatu industri yang mempunyai komitmen membangun dan memelihara kompetensi tenaga kerja dari kliennya secara mandiri. • pembentukan LSPP-2 dibuktikan dengan surat keputusan industri untuk
pembentukan LSPP-2.
4.2.2. Bentuk organisasi
4.2.2.1. Organisasi LSPP-2 minimal terdiri atas kepala, manajemen teknis sertifikasi dan manajemen mutu.
4.2.2.2. Kepala LSPP-2 bertanggung jawab kepada pimpinan industri yang membentuknya. 4.2.2.3. Bagian Sertifikasi mempunyai tugas:
• memfasilitasi penyusunan Materi Uji Kompetensi dan kualifikasi, • melaksanakan kegiatan asesmen,
• melaksanakan verifikasi TUK pada industri/organisasi kliennya, • mengembangkan skema sertifikasi.
4.2.2.4. Bagian manajemen mutu mempunyai tugas:
• mengembangkan menerapkan sistem manajemen mutu LSPP-2 sesuai Pedoman BNSP 216,
4 dari 7
dan pedoman yang diacu,• melakukan audit internal dan kaji ulang manajemen LSPP-2.
• memfasilitasi unsur-unsur organisasi LSPP-2 guna terselenggarannya program sertifikasi profesi,
• melaksanakan tugas-tugas ketatausahaan organisasi LSPP-2,
4.2.3.
Struktur LSPP-2 harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak terkait atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya. Secara khusus, LSPP-2 harus :4.2.3.1.
independen dan tidak memihak dalam kaitannya dengan pemohon, calon dan profesi yang disertifikasi,4.2.3.2.
bertanggung jawab atas keputusannya berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup yang diajukan.4.2.3.3.
mengidentifikasi manajemen (kelompok atau personil) yang memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk:• evaluasi, sertifikasi dan survailen sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini, dalam persyaratan kompetensi dan dalam dokumen relevan lain yang berlaku. • perumusan kebijakan operasi LSPP-2, yang berkaitan dengan sertifikasi profesi. • keputusan sertifikasi,
• penerapan kebijakan dan prosedurnya
4.2.3.4. LSPP-2 harus: memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk operasi sistem sertifikasi dan untuk membiayai pertanggunggugatan (liability) yang mungkin timbul.
4.3 Pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi
4.3.1 LSPP-2 harus menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengevaluasi kompetensi calon dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk pengembangan awal dan pemeliharaan berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut.
4.3.2 LSPP-2 harus menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang mencakup kaji ulang dan validasi skema.
4.3.3. LSPP-2 harus melakukan verifikasi standar kompetensi yang digunakan dalam pengembangan skema sertifikasi.
4.3.4. Standar yang digunakan dalam sertifikasi adalah standar kompetensi yang mencakup SKKNI, Standar internasional dan/atau standar khusus perusahaan.
4.3.5 Kriteria kompetensi peserta uji kompetesi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSPP-2 sesuai dengan pedoman ini dan dokumen relevan lainnya.
4.3.6 LSPP-2 harus mengevaluasi metode asesmen kompetensi calon. Penyelenggaraan asemen kompetensi harus jujur, absah dan dapat dipertanggungjawabkan.
4.4 Sistem manajemen
4.4.1 LSPP-2 harus menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut.
4.4.2 LSPP-2 harus menjamin bahwa:
4.4.3 LSPP-2 harus mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.
4.5 Subkontrak
4.5.1 Jika LSPP-2 memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan asesmen kepada asesor subkontrak, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup pengaturan, termasuk kerahasiaan dan pencegahan konflik kepentingan harus dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.
4.5.2 LSPP-2 harus:
a) bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau pencabutan sertifikasi.
b) menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam pedoman ini, dan tidak terlibat baik secara langsung atau melalui atasannya dengan pelatihan atau pemeliharaan sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan kenetralan dapat dikompromikan.
c) memelihara daftar subkontraknya dan menilai serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang didokumentasikan.
4.6 Rekaman
4.6.1 LSPP-2 harus memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan industri/organisasinya yang bersangkutan. Rekaman harus membuktikan bahwa proses sertifikasi telah dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan survailen, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan sertifikasi.
4.6.2 Rekaman harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus disimpan selama periode waktu tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban lainnya.
4.7 Kerahasiaan
LSPP-2 harus menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya, melalui komitmen terhadap peraturan organisasi/industrinya yang berlaku.
4.8 Keamanan
Seluruh soal-soal asesmen kompetensi dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu lingkungan yang aman oleh LSPP-2, atau subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya.
5 Persyaratan untuk personil LSPP-2
5.1 Umum
5.1.1 LSPP-2 harus menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil yang terlibat dalam proses sertifikasi.
6 dari 7
a) nama dan alamat;b) organisasi dan jabatannya;
c) pendidikan, jenis dan status personil;
d) pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan bidang tugasnya; e) tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga sertifikasi; f) penilaian kinerja;
g) tanggal pemuktakhiran rekaman
5.2 Persyaratan Asesor Kompetensi dan Asesor Lisensi
5.2.1 Asesor kompetensi harus memenuhi persyaratan LSPP-2 berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan asesor yang ditugaskan untuk suatu uji kompetensi atau bagian dari suatu asemen kompetensi harus dijamin bahwa asesor kompetensi tersebut minimal:
a) mengerti skema sertifikasi yang relevan;
b) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode asesmen yang relevan; c) memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang yang akan diuji;
e) bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
5.2.2 Asesor lisensi harus memenuhi persyaratan LSPP-2 berdasarkan persyaratan kompetensi yang berlaku dan dokumen relevan lainnya.
Dalam proses pemilihan asesor lisensi yang ditugaskan untuk suatu audit internal harus dijamin bahwa asesor lisensi tersebut minimal:
a) mengerti sistem lisensi dan skema sertifikasi yang relevan;
b) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai teknik asesmen sistem mutu LSPP-2; c) memiliki pengetahuan yang cukup mengenai Sistem Manajemen Sistem LSPP-2;
e) bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
5.2.3 Jika seseorang asesor kompetensi atau asesor lisensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam asesmen dengan calon, LSPP-2 harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan dan kenetralan ujian tidak dikompromikan (lihat 4.2.5). Langkah-langkah tersebut harus direkam.
6. Proses sertifikasi
6.1 Inisiasi
6.1.1 Berdasarkan program industri yang berkepentingan terhadap pihak 1, LSPP-2 harus memberikan uraian rinci yang mutakhir mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai (term and conditions).
6.1.2 LSPP-2 harus mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangi oleh pemohon yang meminta sertifikasi dan mencakup:
a) lingkup sertifikasi yang diajukan;
b) pernyataan bahwa profesi yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
c) rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan bukti dan rekomendasi;
d) informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi Profesi.
6.2 Evaluasi
6.2.1 LSPP-2 harus mengkaji ulang program/permohonan sertifikasi untuk menjamin bahwa:
b) LSPP-2 menyadari kemungkinan adanya kekhususan kondisi pemohon dan dengan alasan yang tepat dapat mengakomodasikan keperluan khusus pemohon seperti bahasa dan/atau ketidakmampuan (disabilities) lainnya;
c) pemohon mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema.
6.2.2 LSPP-2 harus mengases kompetensi dari asesi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
6.2.3 asesmen harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan bukti terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
6.2.4 LSPP-2 harus membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk kinerja dan hasil asesmen, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
6.3 Keputusan sertifikasi
6.3.1 Keputusan sertifikasi yang ditetapkan untuk seorang calon oleh LSPP-2 harus berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi. Personel yang membuat keputusan sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam pelaksanaan asesmen atau pelatihan calon.
6.3.2 LSPP-2 harus memberikan sertifikasi kepada semua personil yang disertifikasi. LSPP-2 harus memelihara kepemilikan sertifikat sesuai kebijakan industri/organisasinya. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi atau disahkan oleh Personel LSPP-2 yang bertanggung jawab.
6.3.3 Sertifikat tersebut minimal harus memuat informasi berikut: a) nama Personel yang disertifikasi dan nomor sertifikat; b) nama lembaga sertifikasi;
c) acuan persyaratan kompetensi atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam sertifikasi;
d) ruang lingkup sertifikasi termasuk batasannya; e) tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
6.4 Survailen
6.4.1 LSPP-2 harus menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan personil yang disertifikasi dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
6.4.2 LSPP-2 harus memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi melalui surveilan sesuai dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel yang disertifikasi. Berdasarkan skema sertifikasi, surveillance oleh LSPP-2 dapat mencakup namun tidak terbatas pada:
Uji Proficiensi Asesmen lapangan;
Keluhan dan informasi dari bagian terkait dalam industri/organisasinya; Interview terstruktur;
Pengecekan buku kerja.
6.5 Sertifikasi ulang
6.5.1 LSPP-2 harus menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu memenuhi sertifikasi yang mutakhir.
8 dari 7
6.6 Penggunaan sertifikat
6.6.1 LSPP-2 harus mensyaratkan bahwa profesi yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk:
a) memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b) menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan;
