SIKLUS HIDUP
ANALISIS PERANCANGAN
•
_________________________________
Perancangan sistem informasi merupakan
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:
• Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
• Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
• Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
• Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
• Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas
merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi.
Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi
dikembangkan dari model klasik.
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
•
Problem-solving
: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan
kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem
sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
•
Kebutuhan baru
: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau
lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan
sistem informasi untuk mendukung organisasi.
MENYATAKAN IDE – IDE UNTUK MEMBUAT
PROGRAM YANG BARU.
•
Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan
.
•
Proposal mengadakan analisis system
•
Sumber - sumber fakta yang dapat dipelajari untuk
analisis system
•
Laporan hasil analisis
•
Katagori aspek kelayakan
MENINGKATKAN PERFORMANSI SISTEM SECARA
KESELURUHAN
Sistem kita analisa untuk meningkatkan performasi sistem secara keseluruhan.
Batasan analisis sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
• Sistem baru apakah yang akan dibangun?
atau
• Sistem apakah yang akan ditambahkan
atau dimodifikasi pada sistem lama atau yang sudah ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
• Informasi apakah yang dibutuhkan?
• Bagi kita atau operator yang nantinya akan mengopersikan aplikasi kita.
• Oleh siapa?
Dengan ini kita bisa berhubungan langsung dengan orang2 yang berpengalaman, kita rancang dan implementasikan.
• Kapan?
• Dimana?
• Dalam bentuk apa?
Data mentah yang siap disajikan ke dalam data yang siap saji.
• Bagaimana cara memperolehnya?
• Terjun langsung. • Dari mana asalnya?
• Dari sumbernya langsung.
PROPOSAL MENGADAKAN ANALISIS SISTEM
Berisi:
• Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis (Tidak berubah – ubah).
• Definisi batasan analisis yang akan dilakukan.
• Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis.
• Data mentah di olah oleh data base lalu kita keluarkan (Output) yang siap
diterima user.
• Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh. • Data harus valid, konsisten.
• Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis.
• Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis. • Dan siapkan dengan solusinya.
Sumber - sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
• Sistem yang ada.
• Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada.
• Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem.
Kerangka Analisis:
• Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
• Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
• Analisis terhadap input dan output.
LAPORAN HASIL ANALISIS
•
Uraian alasan dan scope (batasan) analisis.
•
Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
•
Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem.
•
Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi
masalah.
•
Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama
proses analisis.
•
Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya
untuk desain awal.
•
Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan
KATAGORI ASPEK KELAYAKAN
• Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
• Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi.
• Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi
HASIL AKHIR ANALISIS SISTEM (KEPUTUSAN):
•
Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
•
Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan
lain.
•
Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi
proposal dengan subsistem lain.
•
Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
•
Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal
PERANCANGAN SISTEM
ANALISIS SISTEM DIGUNAKAN UNTUK MENJAWAB
PERTANYAAN WHAT?SEDANGKAN DESAIN DIGUNAKAN UNTUK MENJAWAB PERTANYAAN HOW?DESAIN BERKONSENTRASI PADA BAGAIMANA SYSTEM DIBANGUN UNTUK MEMENUHI KEBUTUHAN PADA FASE ANALISIS.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
• Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods (cara).
• Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
• Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
• Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.
• Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture(menangkap data), classify(klasifikasi), arrange(pengurutan), summarize(penjumlahan), calculate, store(simpan), retrieve(terima), reproduce dan disseminate.
LANGKAH DASAR DALAM PROSES DESAIN
• Mendefinisikan tujuan sistem(defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan
karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
• Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
• Menerapkan kendala2 organisasi(applying organizational contraints).
Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation
schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life
expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi
sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
PENDEFINISIAN INI DAPAT DILAKUKAN DENGAN
PENDEKATAN INPUT-PROSES-OUTPUT. UNTUK
MENENTUKAN HAL INI DIPERLUKAN PROSES ITERATIF SBB
• Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
• Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
• Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
• Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input
menjadi output yang diperlukan.
• Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama
pemrosesan input menjadi output.
• Ulangi langkah a-e terus menerus sampai semua output yang dibutuhkan diperoleh. • Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan
sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
• Berdasarkan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim.
• Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
FORMAT DARI PROPOSAL DESAIN
•
Menyiapkan proposal sistem desain
. Proposal ini diperlukan untuk
manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau
tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini
adalah:
•
Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem
termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan
kebutuhan user dan desain sistem.
•
Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang
akan diajukan.
•
Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk
mengimplementasikan dan merawat sistem.
PRINSIP DASAR DESAIN
• Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana
yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
• Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang
PETUNJUK UMUM DALAM DESAIN SUBSISTEM FUNGSIONAL
SEBUAH SISTEM INFORMASI:
• Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
• Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
• Data yang dihasilkan dari sistem berbasis
komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.
• Pewaktuan yang diperlukan untuk
mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
• Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal.
• Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.
• Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
• Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak
divalidasi pada proses selanjutnya.
• Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum
dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
• Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.
• Semua field data sebaiknya memiliki prosedur
entri dan maintenance.
• Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
• File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
• Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
• Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
• Semua field data harus memiliki tanggal
DAFTAR PERTANYAAN PADA SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN :
1. Bagaimana cara agar seseorang dapat meminjam buku pada perpustakan ini ? 2. Syarat apa saja yang harus dipenuhi agar bisa mejadi anggota perpustakaan 3. Berapa lama proses yang dibutuhkan untuk membuat semacam kartu anggota ? 4. Dalam pembuatan tersebut menggunakan peralatan dan bahan apa saja ?
5. Dalam perpustakaan ini ada berapa total keseluruhan buku (judul) yang dimiliki ? 6. Untuk mengetahui berapa total koleksi buku yang ada dan juga daftar dari
buku-buku yang ada, dapat diperoleh dari mana ?
7. Ada berapa tenaga (petugas) yang bertugas melayani para anggota atau pengunjung di perpustakaan ini ?
8. Apa tugas dari masing-masing petugas tesebut ?
9. Perpustakaan ini dalam pelayanannya kepada publik, menerapkan sistem pelayanan yang bagaimana, secara terbuka atau tertutup ?
11. Bila seorang pengunjung masih mencari-cari buku yang dibutuhkan atau kesulitan dalam mencari buku yang dikehendaki, apakah ada semacam fasilitas atau bantuan yang dapat digunakan untuk mencari dan menemukan buku yang dicari sesuai dengan sistem yang dipakai dalam perpustakaan ini?
12. Apakah ada batasan-batasan khusus seperti maksimal jumlah buku yang boleh dipinjam, buku-buku yang boleh dipinjam dan buku-buku yang hanya boleh dibaca di tempat, serta berapa hari maksimal batas peminjaman suatu buku.
13. Darimana seorang petugas dapat mengetahui bahwa telah terjadi pelanggaran batas / ketentuan yang telah ditetapkan pada hal-hal tersebut di atas semisal seperti telah melebihi batas akhir peminjaman ?
14. Hal-hal tesebut di atas, apakah secara otomatis dapat diketahui atau hanya secara manual berdasarkan pengecekan ulang petugas ?
15. Hal apa atau tindakan apa yang digunakan untuk mencegah ataupun mengatasi bila telah terjadi seperti sesuatu di atas ?
16. Bagaimana atau berdasarkan apa pengelompokkan buku-buku yang ada dalam ruang perpustakaan ini ?
17. Kaitannya dengan standar kepustakaan, sistem klasifikasi apa yang di pakai perpustakaan ini dalam mengkelompokkan buku-buku yang ada, "Sistem Dewey Decimal" atau "Sistem Library of Congress" ?
18. Dalam pencatatan buku-buku yang ada atau koleksi yang dimiliki, apakah setiap buku ada catatannya semua ?
19. Apakah ada semacam daftar, indeks atau semacam daftar katalog atau bahkan semacam referensi dari masing-masing buku yang telah ada di perpustakaan ini ?
21. Dan daftar yang telah ada itu apakah bersifat tertutup atau terbuka ?
22. Jadi apabila seorang pengunjung ingin mencari suatu buku, dapat langsung mencari sendiri atau harus melalui petugas yang ada ?
23. Di perpustakaan ini, selain menyediakan buku-buku, apakah ada bahan informasi, media informasi lain seperti jurnal, artikel-artikel atau literatur lainnya ?
24. Bagaimana bila terjadi penambahan buku baru (koleksi baru), apakah informasi tersebut dapat langsung diketahui oleh anggota atau pengunjung, dan juga dengan sistem yang ada akankah dapat langsung tertangani ?
