BAB II
URAIAN TEORITIS
II.1. Ruang Lingkup dan pengertian komunikasi II.1.1. Ruang lingkup komunikasi
Manusia sebagai makhluk individu maupun makhluk sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan ingin berkembang. Untuk itu maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Karenanya komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi kehidupan manusia. Berbicara itu mudah, tetapi berkomunikasi dengan baik tidaklah mudah. Berbicara saja belum dapat menjamin apa yang dibicarakan itu dapat sampai kepada orang yang memperolehnya. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau kelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan.
Komunikasi dan efektivitas kerja mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan proses manajerial suatu perusahaan, dimana dengan meningkatkan efektivitas komunikasi dan kerja pada akhirnya dapat mendukung pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan. Adapun fungsi komunikasi dan efektivitas kerja dalam perusahaan berhubungan erat dengan informasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari proses manajerial sehingga menciptakan kualitas informasi yang baik dapat dilihat sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dan kerja.
Ilmu komunikasi merupakan ilmu yang mempelajari, menelaah dan meneliti kegiatan-kegiatan komunikasi yang luas ruang lingkupnya dan banyak
dimensinya. Fatma Wardy (1996: 9) dalam diktat Perencanaan Komunikasi membahas keseluruhan ruang lingkup komunikasi sebagai berikut:
1. Bentuk Komunikasi
a. Komunikasi Personal
• Komunikasi intra personal, yaitu komunikasi dengan diri sendiri, proses untuk mengambil keputusan apakah menerima atau menolak suatu pesan yang disampaikan komunikator.
• Komunikasi inter personal (antar pribadi), yaitu komunikasi antar manusia secara tatap muka dan umpan baliknya bersifat langsung.
b. Komunikasi Kelompok
• Komunikasi kelompok kecil, seperti diskusi panel, symposium, seminar dan sejenisnya.
• Komunikasi kelompok besar, biasanya bersifat akbar seperti kampanye atau tabligh akbar.
c. Komunikasi massa, yaitu komunikasi yang menggunakan sarana media untuk meneruskan pesan kepada komunikan yang jauh lokasinya dan banyak jumlahnya ataupun keduanya, melalui media seperti televisi, radio, surat kabar, majalah dan sebagainya.
2. Sifat Komunikasi
a. Verbal, menggunakan lisan dan tulisan
b. Non Verbal, yaitu menggunakan gerakan anggota tubuh (gesture) dan gambar (pictorial)
c. Tatap muka d. Bermedia 3. Metode Komunikasi
a. Jurnalistik, yaitu keterampilan/kegiatan mengelola berita dari mulai peliputan sampai siap dikonsumsi khalayak.
b. Hubungan masyarakat, yaitu keseluruhan upaya yang dilaksanakan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara hubungan baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan khalayaknya.
c. Periklanan, yaitu kegiatan merancang pesan persuasive yang paling tepat dan efektif terhadap suatu produk barang dan jasa.
d. Propaganda, yaitu kegiatan mempengaruhi orang lain melalui cara bujukan maupun cara pemaksaan dan sebagainya.
4. Teknik Komunikasi a. Memberitahukan b. Membujuk c. Memaksa d. Memerintah
e. Menciptakan niat baik antara organisasi dengan khalayak (hubungan manusiawi)
5. Fungsi Komunikasi
a. Menginformasikan (to inform) b. Mendidik (to educate)
d. Mempengaruhi (to influence) 6. Tujuan komunikasi
a. Mengubah sikap (attitude change) b. Mengubah opini (opinion change) c. Mengubah perilaku (behavior change) d. Mengubah masyarakat (social change) 7. Model komunikasi
a. Komunikasi satu arah (one step flow communication) b. Komunikasi dua arah (two step flow communication) c. Komunikasi banyak arah (multi step flow communication) 8. Bidang komunikasi
a. Komunikasi sosial (social communication)
b. Komunikasi manajemen (management communication) c. Komunikasi bisnis (business communication)
d. Komunikasi politik (political communication) e. Komunikasi budaya (cultural communication)
f. Komunikasi internasional (international communication) g. Komunikasi pembangunan (development communication) h. Komunikasi tradisional (traditional communication) i. Dan lain sebagainya
9. Sistem komunikasi
a. Sistem tanggu ng jawab sosial (social responsibility system) b. Sistem otoriter (authoritarian system)
d. Sistem komunis (communist system) 10. Saluran komunikasi
a. Saluran impersonal, yaitu televisi, radio, film, surat kabar dan majalah.
b. Saluran interpersonal, yaitu melalui tokoh masyarakat, petugas penyuluh lapangan, pejabat pemerintah, kaum kerabat dan tetangga.
II.1.2. Pengertian Komunikasi
Setiap orang yang hidup dalam masyarakat, sejak bangun tidur sampai tidur lagi, secara kodrati senantiasa terlibat dalam komunikasi. Terjadinya komunikasi adalah sebagai konsekuensi hubungan sosial. Masyarakat bisa berbentuk kecil, contohnya rumah tangga yang hanya terdiri dari dua orang individu dan bisa juga berbentuk besar, contohnya kampung, desa, kecamatan, kabupaten, propinsi atau negara. Terjadinya interaksi sosial disebabkan inter komunikasi. Komunikasi dalam pengertian umum dapat dilihat secara:
a. Etimologis
Menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa latin “communicatio”. Perkataan ini bersumber dari kata communis yang artinya “sama”. Maksudnya adalah sama makna, sama makna mengenai suatu hal.
Jadi komunikasi itu bisa terjadi apabila ada terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan.
b. Terminologis
Komunikasi berarti proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain. Dari pengertian ini jelaslah bahwa komunikasi itu melibatkan sejumlah orang,
dimana seseorang menyatakan sesuatu kepada orang lain. Jadi yang terlibat dalam komunikasi itu manusia. Karena itu komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi manusia. Komunikasi manusia sebagai komunikasi antar manusia dinamakan komunikasi sosial atau komunikasi kemasyarakatan karena hanya manusia yang bermasyarakat dapat terjadi komunikasi.
c. Paradigmatis
Komunikasi memandang tujuan tertentu, ada yang dilakukan secara lisan, tertulis, tatap muka atau melalui media. Jadi komunikasi dalam pengertian paradigmatik bersifat internasional, mengandung tujuan dan karena itu harus dilakukan secara perencanaan. Sejumlah kadar perencanaan itu tergantung pada pesan yang akan dikomunikasikan dan pada komunikan yang menjadi sasarannya.
Banyak defenisi yang dikemukakan oleh para ahli. Tetapi dari sekian banyak defenisi itu dapat disimpulkan secara lengkap dengan menampilkan maknanya yang hakiki yaitu “komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap, pendapat atau perilaku baik langsung secara lisan ataupun tidak langsung melalui media”. Dalam defenisi ini tersimpul suatu tujuan, yakni memberitahu atau mengubah sikap, pendapat atau perilaku (Effendy, 1999: 3).
Untuk memperjelas pengertian komunikasi ini, penulis mengemukakan beberapa defenisi komunikasi dari para pakar komunikasi, antara lain:
Onong U. Effendy (1992:3) menyatakan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan sebagai panduan pikiran dan perasaan oleh seseorang
untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku orang lain dengan upaya memperoleh tanggapan.
Dari pendapat tersebut kita ketahui bahwa komunikasi berlangsung antara seseorang dengan orang lain dimana seseorang individu dapat mengungkapkan apa yang dirasakan dan untuk menerima informasi yang diberikan oleh orang lain sehingga pesan atau informasi tersebut menjadi milik bersama.
Carl. I Hovland mendefinisikan komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang (komunikator) menyampaikan perangsang (biasanya lambang bahasa) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan) (Effendy, 2002 : 48). Harold Lasswell menyatakan bahwa cara yang tepat untuk menerangkan suatu tindakan komunikasi ialah menjawab pertanyaan “siapa yang menyampaikan, apa yang disampaikan, melalui jaringan apa, kepada siapa dan apa pengaruhnya” (Cangara, 2000: 18).
Sementara itu bila dilihat dari sudut psikologi, Raymind S. Ross mendefinisi-kan komunikasi sebagai “proses transaksional yang meliputi pemisahan dan pemilihan bersama secara kognitif begitu rupa sehingga membantu orang lain untuk mengeluarkan dari pengalamannya sendiri arti/respon yang sama yang dimaksud sumber” (Rakhmat, 1997: 3).
Berdasarkan pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan yang berupa stimuli baik itu verbal maupun nonverbal yang dapat terjadi secara langsung ataupun dengan mempergunakan media. Dari proses penyampaian pesan tersebut diharapkan adanya respon dalam diri komunikan yang sesuai dengan harapan komunikator. Dari komunikan memungkinkan suatu pesan tersebar dan diketahui orang.
Diterima atau tidak suatu pesan sangat tergantung dari cara komunikator mengkomunikasikan pesan tersebut.
II.2. Fungsi Komunikasi
Mengenai fungsi komunikasi, Sean Mc. Bride (1980 : 29) menguraikan bahwa komunikasi dipandang dari arti yang lebih luas sebagai kegiatan individu atau kelompok dalam hal tukar menukar data, fakta dan ide, tidak hanya sebagai pertukaran pesan dan berita. Oleh karena itu maka fungsinya dalam tiap sistem sosial adalah sebagai berikut:
a. Informasi
Pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta dan pesan, opini dan komentar agar orang dapat mengerti dan bereaksi secara jelas terhadap kondisi internasional, lingkungan dan orang lain kemudian agar dapat mengambil keputusan yang tepat.
b. Sosialisasi
Penyediaan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif menyebabkan ia sadar akan fungsi sosialnya sehingga ia dapat aktif di dalam masyarakat.
c. Motivasi
Menjelaskan tujuan setiap masyarakat jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang menentukan pilihannya dan keinginannya, mendorong kegiatan individu dan kelompok berdasarkan tujuan bersama yang akan dikejar. d. Perdebatan dan diskusi
Menyediakan dan saling tukar menukar fakta yang diperlukan untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai suatu masalah.
e. Pendidikan
Pengalihan ilmu pengetahuan sehingga mendorong perkembangan intelektual, pembentukan watak dan keterampilan serta kemahiran yang diperlukan dalam semua bidang kehidupan.
f. Memajukan kebudayaan
Penyebarluasan hasil budaya dan seni dengan maksud melestarikan warisan masa lalu, membangun imajinasi dan mendorong kreativitas serta kebutuhan estetikanya.
g. Hiburan
Penyebarluasan sinyal, simbol, suara, citra (image) dari drama, tari, kesenian, kesusastraan, musik, komedi, olah raga, permainan dan sebagainya untuk rekreasi dan kesenangan kelompok atau individu.
h. Integrasi
Menyediakan bagi bangsa, kelompok dan individu kesempatan memperoleh berbagai pesan yang diperlukan agar mereka dapat saling mengenal, mengerti dan menghargai kondisi, pandangan dan keinginan orang lain.
Harold D. Laswell menyampaikan pendapatnya mengenai fungsi komunikasi dikatakan bahwa proses komunikasi dalam masyarakat menunjukkan tiga fungsi, yaitu:
1. Pengamatan terhadap lingkungan. Penyingkapan ancaman dan kesempatan yang mempengaruhi nilai masyarakat dan bagian-bagian unsur didalamnya.
2. Korelasi unsur-unsur masyarakat ketika menanggapi lingkungannya. 3. Penyebaran warisan sosial. Di sini berperan para pendidik, baik dalam
lingkungan, kehidupan rumah tangga maupun di sekolah, yang meneruskan warisan sosial kepada keturunan berikutnya (Effendy, 1993: 82).
II.3. Pengertian Komunikasi Organisasi
De Vito (1997: 19) dalam bukunya Komunikasi Antar Manusia menjelaskan bahwa komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun informal organisasi. Komunikasi organisasi dapat bersifat formal maupun informal. Yang termasuk dalam komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Isinya berupa cara-cara kerja di dalam organisasi, produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers dan surat-surat resmi. Yang termasuk di dalam komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.
Goldhaber (1978: 47) dalam bukunya Organizational Communication memberikan defenisi komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu: 1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya, karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang.
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari saru seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu jalan-jalan kecil yang dinamakan jaringan organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat dari arus pesan dan isi pesan.
Jika suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi.
5. Hubungan
Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka dan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain, jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia.
6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.
7. Ketidakpastian
Yang dimaksud dengan ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.
II.4. Jaringan Komunikasi Organisasi
Dalam memenuhi tugas organisasi terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi. Terdapat dua macam jaringan komunikasi dalam organisasi (Muhammad, 1995:102), yaitu:
II.4.1. Jaringan Komunikasi Formal
Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan itu menurut jaringan
formal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti struktur organisasi, yaitu:
II.4.1.1. Komunikasi Ke Bawah (DownwardCommunication)
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu:
1. Instruksi Tugas
Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan pertimbangannya, keterampilan dan pengalamannya.
2. Rasional
Yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi, kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan memberikan pesan yang bersifat rasional ini sedikit.
Tetapi bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif maka biasanya diberikan rasional yang banyak.
3. Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional, penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada ideologi sebaliknya, mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
4. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. Misalnya handbook bagi karyawan adalah contoh dari pesan informasi.
5. Balikan
Yaitu pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk kesederhanaan dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Tetapi apabila hasil pekerjaan karyawan kurang baik, balikannya mungkin berupa kritikan atau peringatan terhadap karyawan tersebut.
a. Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Ke Bawah:
Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain (Muhammad, 1995: 110)
1. Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. 2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik dari pada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka.
3. Pesan yang berlebihan
Karena banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu, yang tidak dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah.
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya mereka terima. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya perbedaan persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan percaya kepada supervisor.
b. Metode Komunikasi Ke Bawah
Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Pace (Muhammad, 2002: 144) mengemukakan empat klarifikasi metode yaitu: metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah sebagai berikut:
1. Metode Lisan:
a. Rapat, Diskusi, Seminar, Konferensi e. Sistem Intercom
b. Interviu f. Kontak Interpersonal
c. Telepon g. Laporan Lisan
d. Ceramah 2. Metode Tulisan
a. Surat f. Surat Kabar
b. Memo g. Deskripsi Pekerjaan
c. Telegram h. Panduan Pelaksanaan Pekerjaan
d. Majalah i. Laporan Tertulis
e. Pedoman Kebijaksanaan 3. Metode Gambar a. Grafik e. Film b. Poster f. Slide c. Peta g. Display d. Foto
II.4.1.2. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Menurut Pace (Muhammad, 1995: 117), komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi, yaitu:
a. Agar atasan dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dan bagaimana sebaiknya atasan menerima apa yang disampaikan bawahan.
b. Memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan
c. Memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi.
d. Mendorong munculnya desas-desus dan membiarkan atasan mengetahuinya.
e. Agar atasan dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
f. Membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi.
Kebanyakan dari hasil analisis penelitian mengenai komunikasi ke atas mengatakan bahwa supervisor dan pimpinan haruslah mendapatkan informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut:
a. Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa yang akan datang.
b. Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin memerlukan bantuan tertentu.
c. Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara keseluruhan.
d. Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman sekerjanya dan organisasi.
b. Kesulitan Mendapatkan Informasi Ke Atas
Sharma (Muhammad, 1999: 118) mengatakan beberapa kesulitan untuk mendapatkan informasi dari karyawan mungkin disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut :
a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan supervisor.
b. Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak perhatian terhadap masalah-masalah mereka.
c. Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali supervisor dan pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawam untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas.
d. Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Sepervisor terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk menemuinya.
Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.
II.4.1.3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi. a. Tujuan Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik.
c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkatan yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan.
d. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian yang lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan sosial dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi tentang perubahan itu.
e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu.
f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa sosial dan emosional karyawan.
b. Metode Komunikasi Horizontal
Bentuk yang paling umum dari komunikasi horizontal adalah kontak interpersonal yang mungkin terjadi dalam berbagai tipe. Di antara bentuk atau metode yang sering digunakan adalah:
1. Rapat-rapat komite
Rapat komite ini biasanya diadakan untuk melakukan koordinasi pekerjaan, saling berbagi informasi, memecahkan masalah dan menyelesaikan konflik di antara sesama karyawan.
2. Interaksi informal pada waktu jam istirahat
Anggota unit-unit kerja dalam suatu organisasi mungkin bekerja terpisah satu sama lain, tetapi pada waktu jam istirahat mereka mempunyai kesempatan berkumpul bersama saling terlibat dalam komunikasi interpersonal satu sama lain.
3. Percakapan telepon
Karena pada masa sekarang tiap-tiap organisasi umumnya mempunyai telepon maka pemberian informasi di antara satu karyawan dengan karyawan lain dapat dilakukan melalui telepon. Koordinasi aktivitas pekerjaan, beberapa negosiasi dapat dilakukan melalui percakapan telepon.
4. Memo dan nota
Tulisan tangan yang berbentuk memo dan nota adalah bentuk paling umum yang digunakan dalam saling berhubungan dengan teman sekerja.
5. Aktivitas sosial
Di dalam suatu organisasi biasanya ada kelompok-kelompok untuk rekreasi, olahraga, kegiatan sosial dan lain sebagainya. Kelompok-kelompok ini mengembangkan komunikasi horizontal dalam organisasi.
II.5. Jaringan Komunikasi Informal
Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi maka pengarahan arus informasi bersifat pribadi. Informasi ini mengalir ke atas, ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena informasi ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir ke seluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan. Jaringan komunikasi ini lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin (Muhammad, 1995: 124).
Informasi yang mengalir dalam jaringan grapevine ini, kelihatannya berubah-ubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah berkenaan denga apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh yang berkuasa.
Walaupun grapevine itu membawa informasi yang informal tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan mengenai sentimen karyawan. Dengan adanya jaringan komunikasi informal karyawan dapat menyalurkan ekspresi emosinal dari pesan-pesan yang dapat mempercepat permusuhan dan rasa marah bila ditekan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan.
Efek grapevine yang negatif dapat dikontrol oleh pimpinan dengan menjaga jaringan komunikasi formal yang bersifat terbuka, jujur, teliti dan sensitif terhadap komunikasi ke atas, ke bawah dan mendatar. Hubungan yang efektif antara atasan dan bawahan kelihatannya sangat krusial untuk mengontrol informasi informal. Supervisor dan manajer hendaklah membiarkan karyawan mengetahui bahwa mereka menerima dan memahami informasi grapevine, khususnya yang berkenaan dengan pernyataan perasaan karyawan walaupun informasi itu tidak lengkap dan tidak benar.
II.6. Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas kerja saat ini tidak dapat dipandang sebagai faktor yang sudah ada, artinya kita harus mengakui urgensi efektivitas pada setiap pekerjaaan. Menurut Richard M. Steers dalam bukunya Efektivitas Organisasi (1984: 54), menyatakan bahwa efektivitas adalah suatu usaha untuk mencapai keuntungan maksimal dalam organisasi dengan segala cara.
Jadi agar suatu pekerjaan dalam organisasi itu efektif, maka harus ada usaha-usaha yang dilakukan supaya tercapai keuntungan yang maksimal, karena dari pendapat Richard M. Steers di atas, efektivitas tersebut diukur dengan keuntungan maksimal yang diperoleh dalam suatu organisasi.
Sondang P. Siagian (2001: 24) memberikan definisi sebagai berikut: “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektivitas menunjukan
keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya”.
Sementara itu Abdurahmat (2003: 92) “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Sedangkan Hamzah Yaqub (1989: 9) menyatakan bahwa efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Agar sebuah organisasi dapat berjalan efektif, diperlukan sasaran sebagai tindakan dan alokasi sumber daya organisasi dalam kegiatan atau operasional organisasi.
Sedangkan T. Hani Handoko (1986: 7) mengatakan bahwa: “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa untuk memilih tujuan atau peralatan yang tepat sangat diperlukan ketepatan sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam suatu perusahaan hal ini sangat tergantung kepada manajernya.
Berarti efektivitas sebagai orientasi kerja menyoroti empat hal, yaitu: a. Sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang dapat digunakan sudah
ditentukan dan dibatasi,
b. Jumlah dan mutu barang atau jasa yang harus dihasilkan telah ditentukan c. Batas waktu untuk menghasilkan barang atau jasa tersebut sudah ditetapkan,
d. Tata cara yang harus ditempuh untuk menyelesaikan tugas sudah dirumuskan Dari pendapat-pendapat di atas perlu pula kiranya dikemukakan beberapa pandangan mengenai efektivitas, menurut Gibson, dkk (1992: 25) bahwa pada tingkat paling dasar terletak efektivitas individu. Pandangan dari segi individu menekankan pada hasil karya pegawai atau anggota tertentu dari organisasi. Tugas yang harus dilaksanakan biasanya ditetapkan sebagai bagian dari pekerjaan atau posisi dalam organisasi. Prestasi kerja individu dinilai secara rutin melalui proses evaluasi hasil kerja yang merupakan dasar bagi kenaikan gaji, promosi dan imbalan lain yang tersedia dalam organisasi.
Jarang sekali individu bekerja sendirian atau terpisah dari orang-orang lain dalam organisasi. Dalam kenyataannya individu bekerja bersama-sama dalam kelompok kerja. Jadi kita masih perlu memikirkan pandangan lain mengenai efektivitas, yakni pandangan dari segi efektivitas kelompok. Dalam beberapa hal efektivitas kelompok adalah jumlah kontribusi dari semua anggotanya.
Pada pandangan yang ketiga adalah efektivitas organisasi. Organisasi terdiri dari individu dan kelompok, karena itu efektivitas organisasi terdiri dari efektivitas individu dan efektivitas kelompok. Namun demikian efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah efektivitas individu dan kelompok, lewat pengarus sinergis (kerja sama), organisasi mampu mendaparkan hasil karya yang lebih tingkatnya daripada jumlah hasil karya tiap-tiap bagiannya. Sebenarnya, alasan bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan pekerjaan yang lebih banyak daripada yang mungkin dapat dilakukan oleh individu. Walaupun
demikian efektivitas indivisu merupakan tingkat yang paling mendasar dari tingkat-tingkat efektivitas yang ada, artinya mau tidak mau kenaikan efektivitas organisasi dan efektivitas kelompok juga disebabkan oleh kenaikan efektivitas individu.
Satu hal yang sangat penting dalam setiap penelitian efektivitas kerja dalam organisasi, adalah tindakan merinci sifat hubungan antara beberapa rangkaian variabel pokok yang secara bersama-sama mempengaruhi hasil yang diinginkan, walaupun ada banyak rangkaian kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas kerja. Hanya sedikit sekali usaha menyelidiki secara sistematis dan menyeluruh faktor-faktor korelasi atau faktor-faktor penentu dari kriteria itu. Usaha demikian merupakan pekerjaan yang luar biasa besarnya mengingat banyaknya variabel yang secara potensial mempunyai hubungan dengan efektivitas kerja, sebagaimana gantinya kita harus berpegang pada suatu tinjauan mengenai studi yang telah ada, yang meneliti satu atau beberapa segi dari efektivitas kerja, karena mereka berhubungan dengan variabel peramal. Kemudian berdasarkan sintesis dari penemuan ini, kita berharap menarik beberapa kesimpulan yang berarti sehubungan variabel langsung terhadap keberhasilan akhir atau kegagalan organisasi.
Ada dua faktor yang turut mempengaruhi efektivitas kerja diantaranya adalah:
1. Disiplin kerja
Disiplin kerja membuat karyawan memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya, menunjukkan sikap dan perilaku positif sehingga meningkatkan efektivitas kerja.
2. Motivasi kerja
Motivasi kerja yang tinggi adalah sesuatu yang menimbulkan semangat atau dorongan kerja sehingga memiliki peranan penting dalam peningkatan efektivitas kerja karyawan.
Berdasarkan hal tersebut, Gibson, dkk, (1992: 26) mengemukakan bahwa faktor yang menyebabkan kenaikan efektivitas kerja selain perencanaan sebagai variabel peramal yakni : sifat psikologi, kepemimpinan, komunikasi, sosialisasi dan teknologi. Sekarang ini efektivitas sudah tidak dapat lagi dipandang sebagai faktor yang memang sudah ada, artinya kita tidak dapat lagi mengabaikan urgensi efektivitas tersebut dalam setiap pekerjaan.
Berdasarkan prinsip-prinsip di atas bahwa efektivitas kerja menjadi salah satu kegiatan dasar daripada pembentukan penyelenggaraan dalam ruang lingkup suatu organisasi, karena eksistensi dan cara pertumbuhan organisasi akan lebih terjamin apabila suatu organisasi yang bersangkutan dapat mengemban suatu misi dan dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dengan tingkat ketangguhan yang lebih tinggi.
Di samping itu dapat pula dipertegas bahwa pada hakekatnya prinsip-prinsip efektivitas itu merupakan suatu penyelesaian pekerjaan yang tepat pada waktunya, sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Artinya apakah setiap pelaksanaan tugas itu dinilai dengan baik maupun tidak, sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan.
