SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Berdasarkan PKPT.

(1)

UNIT KERJA Inspektorat Provinsi Gorontalo SIFAT Pemeriksaan Reguler

KEGIATAN : SOP – Pelaksanaan kegiatan pengawasan berdasarkan PKPT.

A. UMUM

1. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Inspektorat Provinsi melakukan:

1) Pengawasan intern terhadap seluruh kegiatan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi satuan kerja perangkat daerah provinsi yang didanai dengan APBD yang meliputi: audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainya.

2) Untuk memperkuat dan menunjang efektivitas Sistem Pengendalian Intern maka dilakukan pengawasan intern atas penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah termasuk akuntabilitas keuangan negara.

3. Sesuai Peraturan Gubernur Gorontalo Nomor 20 Tahun 2008, Inspektorat Provinsi Gorontalo mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional terhadap penyelenggaraan pemerintahan daerah provinsi, kabupaten/kota, dan pengawasan atas pengelolaan BUMD serta usaha daerah lainnya.

4. Audit atau pemeriksaan bertujuan untuk menilai ketaatan pada peraturan, kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keadalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah, serta pengamanan asset dengan melakukan proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti

PEMERINTAH PROVINSI GORONTALO

I N S P E K T O R A T

(2)

2 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT

5. Reviu bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan dengan melakukan penelaah ulang bukti-bukti suatu kegiatan. Reviu antara lain meliputi Reviu atas laporan keuangan SKPD.

6. Evaluasi bertujuan untuk meyakinkan apakah kebijakan dan peraturan telah

dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga output atau outcome dapat

dicapai oleh objek evaluasi secara efisien dan efektif. Kegiatan evaluasi meliputi:

1) Evaluasi terhadap Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) SKPD Provinsi.

2) Evaluasi lainya.

7. Pemantauan yaitu proses penilaian keuangan suatu progres atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pemantauan antara lain meliputi Pemantauan penyerapan Anggaran.

B. Pihak-Pihak Yang Terkait

1. Inspektur. 2. Sekretaris.

3. Inspektur Bidang.

4. Sub Bagian Program dan Evaluasi. 5. Ketua Tim.

6. Anggota Tim.

(3)

C. PROSEDUR

No Prosedur

Jangka waktu Maksimal Penyelesaian Sejak saat berkas

diterima PERSIAPAN DAN PERENCANAAN

01. Kepala Sub Bagian Program mengkoordinasikan

waktu pelaksanaan tugas pemeriksaan, alokasi waktu dan anggaran pemeriksaan kepada Inspektur, Sekretaris, Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan Pejabat Pelaksanan Teknis Kegiatan (PPTK).

30 menit

02. PPTK menyampaikan formulir usulan tim pemeriksa

kepada masing-masing KPA / Inspektur Bidang sebagai Koordinator Tim untuk diisi.

10 menit

03. Seluruh Koordinator Tim melakukan rapat bersama

untuk menentukan Ketua dan Anggota Tim, kemudian dituangkan dalam konsep Surat Tugas.

1 hari

04. PPTK menghimpun konsep Surat Tugas yang telah

terisi dan menyerahkan kepada Subbag Program untuk selanjutnya dibuatkan Surat Tugas.

2 jam

05. Surat tugas yang telah dibuat oleh Subbag Program

kemudian diserahkan kepada masing-masing

Koordinator Tim, Sekretaris dan Inspektur untuk dibubuhi paraf koordinasi. Selanjutnya surat tugas diajukan kepada Sekretaris Daerah an. Gubernur untuk ditandatangani.

3 hari

06. Sementara menunggu proses terbitnya surat tugas,

koordinator beserta tim pemeriksa mempelajari pedoman dan strategi audit dalam bentuk PKS.

2 jam

07. Sekretaris Daerah an. Gubernur Gorontalo

menandatangani surat tugas.

30 menit

08. Subbag Program mencatat dan mendistribusikan

surat tugas kepada masing-masing Koordinator Tim.

(4)

No Prosedur

diterima

10. Masing-masing Ketua Tim membuat Program Kerja

Pemeriksaan (PKP) sesuai arahan Koordinator Tim.

1 hari

PELAKSANAAN PEMERIKSAAN

11. Tim melakukan audit, reviu, evaluasi, pemantauan,

sesuai jangka waktu yang telah ditentukan pada surat tugas. Jika jangka waktu menurut surat tugas tersebut diperkirakan terlampaui, maka tim segera mengusulkan perpanjangan surat tugas.

Sesuai Surat Tugas

12. Tim wajib melaksanakan penugasan sesuai standard

dan program kerja serta pedoman yang telah dibuat.

13. Supervisi / reviu secara berjenjang dilaksanakan

dalam penugasan dan diterangkan dalam lembaran Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) Tim.

14. Hasil pelaksanaan penugasan mulai dari prosedur,

teknik, cara-cara dan bukti hasil penugasan yang diperoleh didokumentasikan dalam Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) oleh masing-masing Anggota Tim.

PELAPORAN HASIL PEMERIKSAAN

15. Segera setelah pekerjaan lapangan selesai, Ketua

Tim dibantu Anggota Tim menyusun konsep Pokok-Pokok Hasil Pemeriksaan (P2HP).

Konsep P2HP dan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) diserahkan kepada Koordinator Tim.

3 hari

16. Koordinator Tim melakukan reviu konsep P2HP dan

selanjutnya disampaikan ke Auditan untuk

mendapatkan tanggapan secara tertulis.

5 hari

17. Segera setelah tanggapan atas P2HP diterima,

Ketua Tim menyusun konsep Laporan Hasil

Pemeriksaan (LHP) dan diserahkan kepada

Koordinator Tim untuk direviu.

(5)

No Prosedur

diterima

18 Setelah direviu Koordinator Tim, konsep LHP

diekspose oleh Tim Pemeriksa yang bersangkutan dihadapan Koordinator dan staf Inspektorat untuk memperoleh masukan dan saran dalam rangka jaminan kualitas LHP.

3 jam

19. Konsep LHP final dibubuhi paraf Ketua Tim,

Koordinator Tim dan Sekretaris kemudian

diserahkan kepada Inspektur.

15 menit

20. Inspektur menandatangani LHP final kemudian

menyerahkan kepada Ketua Tim dan kemudian

dibuatkan surat pengantar laporan yang

ditandatangani oleh Sekretaris Inspektorat.

30 menit

21. Ketua Tim menyerahkan LHP final beserta soft copy

ke Subbag Program untuk penomoran dan digandakan.

15 menit

22. Subbag Program memberikan nomor dan

menggandakan LHP final kemudian menyerahkan ke Subbag Umum untuk didistribusikan.

1 jam

23. Subbag Program mengimput LHP final ke dalam

format DTLHP, kemudian menyimpan 1 rangkap LHP final dan 1 rangkap DTLHP sebagai arsip.

1 jam

D. FORMULIR/DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. konsep surat tugas.

2. Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD). 3. Program Kerja Pemeriksaan (PKP).

4. Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP).

(6)

DAFTAR RIWAYAT REVISI SOP

PELAKSANAAN KEGIATAN PENGAWASAN BERDASARKAN PKPT

Revisi Ke-

Uraian materi revisi

Tanggal usulan

(7)

(8)

8 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT A. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN.

INSPEKTUR /

SEKRETARIS DAERAH SUBBAG PROGRAM KPA / PPTK

PPTK menyampaikan formulir usulan tim pemeriksa kepada masing-masing KPA untuk menentukan Ketua dan Anggota Tim.

Daftar Ketua/Anggota Tim untuk suatu penugasan (termasuk rencana biaya) yang dituangkan dalam konsep Surat Tugas. Subbag Program mengkoordinasikan

waktu pelaksanaan tugas pemeriksaan kepada Inspektur, Sekretaris, KPA dan PPTK.

PPTK menghimpun konsep Surat Tugas yang telah diisi.

Daftar Ketua/Anggota Tim untuk suatu penugasan.

Pembuatan surat tugas dan berkas lainnya.

Surat tugas dan berkas penugasan lainnya.

Pemberian paraf koordinasi oleh KPA/Koordinator Tim dan Inspektur pada surat tugas serta berkas penugasan lainnya.

Surat tugas dan berkas penugasan lainnya yang telah di paraf. Surat tugas dan berkas penugasan

lainnya yang telah di paraf. Surat tugas dan berkas penugasan

lainnya yang telah di paraf.

Sekretaris Daerah an. Gubernur menyetujui surat tugas dan berkas penugasan lainnya.

Surat tugas dan berkas penugasan lainnya yang telah disetujui Sekretaris Daerah an. Gubernur

Subbag Program mencatat dan mendistribusikan ke masing-masing Koordinator Tim.

Surat tugas dan berkas penugasan lainnya yang telah disetujui Sekretaris Daerah an. Gubernur

Koordinator dan Tim Pemeriksa membicarakan maksud, tujuan, sasaran, ruang lingkup dan waktu pelaksanaan penugasan serta hal-hal teknis lainnya.

(9)

B. PELAKSANAAN PEMERIKSAAN.

TIM AUDIT SUBBAG PROGRAM KPA / IRBID / KOORDINATOR TIM

Tim melakukan audit, reviu, evaluasi kepada Auditan. Jangka waktu dalam surat tugas cukup. A Ya

Tim mengusulkan perpanjangan surat tugas.

Tidak

Konsep surat tugas perpanjangan. Konsep surat tugas perpanjangan.

Proses selanjutnya seperti tahap persiapan dan perencanaan.

(10)

10 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT C. PELAPORAN HASIL PEMERIKSAAN.

TIM AUDIT KOORDINATOR TIM

SUBBAG

PROGRAM SUBBAG UMUM INSPEKTUR

A

Ketua Tim dibantu Anggota Tim menyusun konsep P2HP.

KKA

Konsep P2HP.

Koordinator Tim mereviu konsep P2HP dan KKA.

Konsep P2HP yang telah direviu, selanjutnya disampaikan ke Auditan untuk mendapatkan tanggapan secara tertulis.

KKA

Konsep P2HP.

Segera setelah tanggapan atas P2HP diterima, Ketua Tim menyusun konsep LHP.

Konsep Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).

Koordinator Tim mereviu konsep LHP.

Konsep LHP yang telah direviu dan diparaf Ketua dan Koordinator Tim.

Inspektur

menandatangani LHP final.

LHP final yang telah ditandatangani Inspektur. LHP final yang telah

ditandatangani Inspektur.

Ketua Tim membuat Surat Pengantar LHP yang ditandatangani Sekretaris Inspektorat.

(11)

TIM AUDIT KOORDINATOR TIM

SUBBAG

PROGRAM SUBBAG UMUM INSPEKTUR

B

Surat Pengantar Laporan

LHP final yang telah ditandatangani Inspektur. + Soft File Surat Pengantar Laporan

LHP final yang telah ditandatangani Inspektur.

+

Soft File

Subbag Program memberikan nomor dan menggandakan LHP final.

Subbag Umum segera mendistribusikan LHP final. Subbag Program menginput LHP final ke dalam format DTLHP. 1 rangkap LHP final. 1 rangkap DTLHP. Surat Pengantar LHP

LHP Final yang telah ditandatangani

Inspektur

Surat Pengantar LHP

LHP Final yang telah ditandatangani

(12)

12 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT FLOWCHAST PELAKSANAAN PENGAWASAN

BERDASARKAN PKPT

A. PERSIAPAN PERENCANAAN

KEPALA PERWAKILAN BAGIAN TATA USAHA C.Q

SUB BAGIAN PROLAP

BAGIAN IPP

kabid ipp bersama daltu/dalnis merencanakan dan menentukan tim/pegawasi yang akan ditetapkan

Kepala perwakilan mereviu dan menyetujui konsep surat tugas dan berkas penugasan lainnya.

Audit Program. Daftar tim/pegawai untuk suatu penugasan tertentu (termaksud rancana biayanya)

Verifikasi konsep surat tugas beserta berkas penugasan

Daltu/Dalnis/KT membuat konsep surat tugas (termaksud berkas penugasan lainnya)

Cost sheet. KM 4 KM 3

Konsep surat tugas

Konsep surat dan berkas penugasan lainnya yang sudah diverifikasi sub. Bagian prolap

Konsep surat tugas beserta berkas penugasan lainnya.

Konsep surat dan berkas penugasan lainnya yang sudah diverifikasi Sub. Bagian prolap

Surat dan berkas penugasan lainnya yang sudah disetujui Kepala Perwakilan

Surat dan berkas penugasan lainnya yang sudah disetujui kepala perwakilan

Sekretaris Bidang IPP mencatat dan mendisribusikan surat tugas

(13)

FLOWCHART PELAKSANAAN PKPT

B. PELAKSANAAN TUGAS

Tim audit Bagian tata usaha C.Q

sub Bagian prolap

Bidang IPP

Tim malakukan sosialisasi, asistensi/bimbingan teknis, evaluasi, atau audit. Jangka waktu penegasan cukup Ya A Tdk Tim mengusulkan perpanjangan penegasan Kelengkapan berkas penegasan

Konsep surat tugas perpanjangan Usulan Perpanjangan Penugasan Kertas kerja Kelengkapan berkas penugasan

Konsep surat tugas perpanjangan

Usulan perpanjangan penugasan

Proses selanjutnya seperti tahap persiapan dan perencanaan

(14)

14 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT FLOWCHART PELAKSANAAN PKPT

C. PELAPORAN HASIL PENUGASAN

Bidang IPP Bagian Tata Usaha Kepala Perwakilan

A

Ketua Tim dibantu Anggota Tim menyusun Konsep Laporan. Untuk penugasan audit Konsep Laporan disertai TP III

Dalnis mereviu konsep laporan, TP III, dan KKA

Daltu/kabid mereviu Konsep Lapran dan TP III KKA TP III Konsep Laporan TP III Konsep laporan TP III Sekretaris Kaper menyerahkan konsep laporan beserta soft copy ke Bagian TU c.q sub.Bag. Kaper/Penanggung Jawab mereviu Konsep Laporan dan TP III Konsep laporan TP III Konsep laporan TP III Konsep laporan + +

Soft file. Soft file.

TU c.q Sub. Bag. Umum mengedit konsep laporan sesuai hasil reviu.

TP III

(15)

FLOWCHART PELAKSANAAN PKPT

c. Pelaporan Hasil Penugasan

Bidang IPP Bagian tata usaha Kepala Perwakilan

TP III

Laporan setelah editing

B

Sekretaris bidang meneliti laporan final yang telah diedit (di call)

TP III

Laporan setelah di Call

TP III

Laporan setelah di Call.

Laporan final setelah di call digandakan dan dijilid

Laporan final

TP III

Laporan final.

Dalnis memparaf 1 Laporan final (asli) selanjutnya menyerahkan ke Daltu

Sekretaris Bidang menerima laporan Final yang sudah dijilid dan memberitahu Dalnis terkait

(16)

16 SOP Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan berdasarkan PKPT FLOWCHART PELAKSANAAN PKPT

c. pelaporan hasil penugasan

Bidang IPP Bagian Tata Usaha Kepala Perwakilan

Laporan final yang sudah di tandatangani Kaper.

C

Laporan final yang sudah ditandatangani kaper

TP III TP III

Laporan final yang sudah di tandatangani Kaper.

Sekretaris bidang mencatat Laporan Final pada baku catatan/agenda.

Oprator BIM HP Bidang IPP mengimput TP III ke dalam aplikasi.

Sekretaris Bidang Menimpan 1 rangkap Laporan final dan TP III.

Sekretaris bidang mengirimkan 1 rangkap TP III ke Sub. Bag. Prolap

Laporan final didistribusikan (TP III dan 1 rangkap laporan ke bidang IPP)

C