18
3.1 Gambaran Umum Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY
Peringatan Hari Ulang Tahun tidak dapat di pisahkan dari sejarah, karena dari sejarahlah diketahui asal-usul seseorang ataupun suatu Lembaga/Kantor. Seperti halnya Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Perpustakaan ini dahulu bernama Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, dipersiapkan berdirinya sejak bulan Januari 1948 atas anjuran Mr. Santoso (waktu itu menjabat sebagai Sekjen Kementrian PP dan K) dan Mr. Hendromartono, sebagai pelaksana ditunjuk R. Patah, yang memulai tugas persiapannya bertempat di kamar samping dari paviliyun Museum Sono Budoyo di Yogyakarta.
Sebagai modal pertama kali dikumpulkannya buku – buku, brosur- brosur, majalah-majalah dan surat kabar-surat kabar, yang terutama berasal dari hadiah atau sumbangan, antara lain dari Panitia Milik Bangsa Asing (PMBA), Komite Nasional Indonesia, Dewan Pertahanan Negara, P.F. Dahler, USIS, British Counsil, Bupati Pacitan dan juga berupa titipan dari Mr. Ali Sastroamidjojo, Rumah Penjara Yogyakarta, Prof. Dr. Poerbotjaroko serta ditambah dengan sementara buku-buku dari pembelian. Dalam rangka persiapan ini, pada pertengahan tahun 1948 telah dapat dibuka sebuah ruang baca bertempat di Jl. Mahameru dan dibuka tiga kali seminggu di waktu sore dari jam 16.00 –
18.00 WIB, dengan pelayanan dua orang petugas. Koleksi yang dimiliki lama-kelamaan juga berkembang seiring dengan perkembangan perpustakaan pada masa itu. Setelah mengalami Aksi Militer Belanda ke-II, maka dengan modal yang masih ada, Perpustakaan mendapat gedung di Jl. Tugu 66, bekas “Openbar Leesaal en Bibliotheek” buatan Belanda dan mendapat tambahan alat-alat meubeler serta buku – buku dari OLB tersebut. Sejak itulah persiapan-persiapan dilanjutkan dengan penuh ketekunan, di samping penambahan formasi pegawai.
Akhirnya, tibalah saat kelahiran Perpustakaan Negara dengan nama lengkapnya “PERPUSTAKAAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA”, pada tanggal 17 Oktober 1949, jam 16.30 WIB yang dibuka resmi oleh Y.M. Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, Mr Sarmidi Mangoensarkoro. Oleh Menteri R. Patah ditunjuk sebagai pengasuh Perpustakaan Negara yang telah lama beliau siapkan.
Berkat ketekunan pengasuh, maka Perpustakaan Negara yang lahir ditengah-tengah kancah revolusi fisik, makin lama makin berkembang. Menurut rencana semula Perpustakaan Negara RI akan dijadikan Perpustakaan Induk. Ini sesuai dengan nama dan tempat kedudukannya di kota Yogyakarta, yang pada saat lahirnya perpustakaan tersebut menjadi ibukota Republik Indonesia.
Berdirinya perpustakaan-perpustakaan di seluruh pelosok tanah air, sejak perpustakaan-perpustakaan provinsi hingga perpustakaan – perpustakaan Daerah Tingkat Kabupaten. Akan tetapi ternyata sejarahlah yang menentukan.
Setelah terjadinya peleburan nama Republik Indonesia Serikat menjadi Negara Kesatuan Republik Indonesia tahun 1950 dan ibukota Republik Indonesia
dipindahkan dari Yogyakarta ke Jakarta, maka berubah arah peranan Perpustakaan Negara RI yang pada saat itu direncanakan menjadi induknya perpustakaan-perpustakaan di seluruh tanah air. Perpustakaan Negara di Semarang yang lahir kemudian, tidak mau lagi diasuh oleh Perpustakaan Negara Republik Indonesia, tetapi menghendaki asuhan langsung dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta. Sejak itu kedudukan Perpustakaan Negara Republik Indonesia di Yogyakarta tidak lagi dipandang sebagai Perpustakaan Induk, melainkan hanya sebagai Perpustakaan Provinsi. Dengan demikian nama “Perpustakaan Negara Republik Indonesia” tidak sesuai lagi, maka pada pertengahan tahun 1952 diganti nama “Perpustakaan Negara Departemen dan Kebudayaan” Yogyakarta.
Sejak permulaan tahun 1950, ruang baca tidak hanya dibuka pada jam – jam kerja pagi hari saja, tetapi juga tiap-tiap sore dari jam 18.00 hingga 20.00 WIB. Perpustakaan Negara berkembang terus, dari bukan ke bulan dan dari tahun ke tahun, akhirnya pada tanggal 17 Maret 1952 Perpustakaan Negara harus meninggalkan gedung di Jl. Tugu 66 (sekarangJl. P Mangkubumi), karena sudah tidak memenuhi syarat kebutuhan lagi dan pindah ke gedung yang lebih besar dari Jl. Malioboro175, yakni bekas took buku dan penerbitan “Kolf Bunning” hingga saat ini.
Kepala perpustakaan R. Patah, mantan pegawai Sono Budoyo, memimpin perpustakaan sejak lahirnya mendapatkan hak pensiun pada tahun 1958 (wafat pada hari minggu tgl 30 April 1966) dan digantikan oleh Bp. Dajoesman. Perpustakaan Negara Yogyakarta dibawah pimpinan Bp. Djajoesman tahun 1958
mulai mengembangkan dan menggunakan sistem klasifikasi DDC atas anjuran Biro perpustakaan Kementrian PP dan K waktu itu. Sebelumnya koleksi Perpustakaan Negara menggunakan sistem klasifikasi katalogus berupa buku (Sheaf Catalog), seperti yang digunakan di Perpustakaan Museum Sono Budoyo dan Perpustakaan Museum LKI di Jakarta.
Untuk mengubah sistem lama ke sistem DDC, mengalami kendala. Hal ini disebabkan koleksi perpustakaan sejak perintisannya sampai tahun 1958 telah banyak bahan pustaka yang diklasir menurut sistem lama sehingga untuk mengubah seluruhnya dalam waktu singkat memakan waktu lama dan energy yang banyak. Akhirnya diambil kebijaksanaan, tambahan-tambahan pustaka sejak tahun 1958 dan seterusnya langsung menggunakan klasifikasi DDC dengan kartu catalog. Sedang pustaka-pustaka yang dikumpulkan sebelum tahun 1958 berangsur – angsur diubah ke dalam DDC dengan kartu katalog.
Atas prakarsa Bp. Sukarto Muksan (Wakil Kepala Perpustakaan Negara) dimulailah membuat katalog subyek dengan istilah-istilah bahasa Indonesia. Di samping itu, dibuat pula perluasan DDC tentang sejarah, geografi, bahasa, sastra Indonesia, yang dalam DDC edisi 15 belum diatur sempurna.
Pada tahun 1973 Bp. Djajoesman memasuki masa pensiun, kemudian pimpinan Perpustakaan Negara dipegang oleh Bp. St Kostka Soegeng yang sebelumnya mengasuh Perpustakaan Negara di Singaraja. Sejak itu Perpustakan Negara di Yogyakarta mengalami beberapa perkembangan, antara lain perkembangan dan pembangunan gedung, peralatan perpustakaan, tambahan jumlah staf, peningkatan pelayanan masyarakat, pambinaan
perpustakaan-perpustakaan lain dan promosi, serta bimbingan minat baca. Di samping itu diadakan pula penataran-penataran Ilmu Perpustakaan umum dan perpustakaan sekolah, bekerjasama dengan pustakawan-pustakawan se Daerah Istimewa Yogyakarta.
Mulai tanggal 18 Oktober 1976, Perpustakaan Negara meningkatkan pelayanannya khusus untuk anak-anak yang duduk di Taman Kanak-kanak hingga Sekolah Lanjutan Pertama, dengan membuka "Taman Pustaka Kanak-Kanak" yang dibuka sore hari. Untuk menggairahkan anak-anak mengunjungi perpustakaan, setiap dua minggu sekali diputarkan film anak-anak. Sebagai Pusat Informasi, Perpustakaan Negara di Yogyakarta mulai menerbitkan Bibliografi Daerah merupakan sarana untuk mengetahui karya-karya penerbitan yang ada di Daerah Istimewa Yogyakarta dengan biaya dari Proyek Pengembangn Perpustakaan
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Untuk media kegiatan perpustakaan diterbitkan pula bulletin "SANGKAKALA". Perpustakaan Negara yang disebarluaskan kepada masyarakat sebagai sarana promosi, pada tanggal 21 September 1976, telah dibuat pula sebuah film cerita dengan judul "Peranan Perpustakaan Kepada Masyarakat" dengan isi pokok pelayanan perpustakaan. Film ini merupakan alat penerangan efektif bagi masyarakat.
Pada tahun 1978, nama Perpustakaan Negara Yogyakarta diubah menjadi "Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta" berdasarkan Surat Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.0199/o/1978 tanggal 23 Juni 1978. Berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala
Daerah Istimewa Yogyakarta, tanggal 4 Juli 1981 Nomor 136/Hak/KPTS/1981; kepada Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta diberi ijin hak Pakai Tanah Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta, terletak di Badran Kecamatan Jetis Kotamadya Yogyakarta.
Selain SK Gubernur tersebut, diterima juga dana DIP 1980/1981 dan 1981/1982 untuk pembangunan gedung maka dibangunlah gedung Perpustakaan Wilayah seluas 1500 meter per segi dengan kontruksi bangunan 2 (dua) lantai. Gedung tersebut diresmikan pembukaannya pada tanggal 2 Februari 1984 oleh Ibu Prof.Dr. Haryati Soebandio, Direktur Jendral Kebudayaan Debdikbud. Dengan demikian, Perpustakaan Wilayah memiliki dua gedung dan selanjutnya diadakan pembagian penempatan koleksi, yaitu Unit Malioboro memberikan layanan untuk koleksi Bahasa Sastra, Seni dan Olah Raga, Koran, Majalah serta Yogyasiana.
Sedangkan Unit Badran untuk layanan koleksi ilmiah. Dalam meningkatkan dan mengembangkan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat luas, maka Perpustakaan Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta telah mempersiapkan diri sebagai pusat jaringan Informasi untuk Daerah Istimewa Yogyakarta dan tingkat nasional. Untuk persiapan tersebut telah dimulai komputerisasi untuk diberdayakan kepada masyarakat luas.
Untuk meningkatkan sumberdaya dokumentasi yang ada di Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, maka diusahakan usaha micro film surat kabar/harian. Surat kabar tersebut terbit sejak tahun 1845 – 1975 dan menyediakan micro reader untuk membaca micro film yang mengungkapkan
misteri peristiwa sejarah. Untuk menjangkau masyarakat sampai ke pelosok desa, mulai tahun 1986 Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mengoperasikan Perpustakaan Keliling. Lokasi layanan Perpustakaan Keliling yaitu meliputi desa-desa yang belum mempunyai Perpustakaan Desa di kabupaten-kabupaten seluruh wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Jauh sebelum Perpustakaan Keliling beroperasi, Perpustakaan Wilayah telah melayani Layanan Paket Buku/Bulk Loan ke Perpustakaan Desa yang berminat. Dari segi koleksi selalu diusahakan penambahan-penambahan koleksi pustaka sepanjang tahun guna pelestarian dan pengembangan kebudayaan dan pengetahuan bangsa. Di samping kemajuan-kemajuan yang telah diraih dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, proses regenerasipun tetap mengiringi perjalanan hidup Perpustakaan Wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tepatnya tanggal 11 Mei 1990, Kepala Perpustakaan Wilayah DIY, Bp. St. Kostka Soegeng memasuki masa pensiun. Tampak pula proses regenerasi dalam lingkup pembinaan perpustakaan di Indonesia.
Menurut Keppres Nomor 11 tahun 1989, Perpustakaan Wilayah yang semula statusnya UPT dari Pusat Pembinaan Perpustakaan di bawah naungan Depdikbud berganti nama menjadi Perpustakaan Daerah yang ada di bawah naungan Perpustakaan Nasional RI. Dalam Keppres tersebut terlukiskan bahwa Perpustakaan Nasional Republik Indonesia merupakan Lembaga Pemerintah Non-Departemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Tindak lanjut dari Keputusan Presiden Nomor 11 tahun 1989 terbit Surat Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor: 001/Org/9/1990,
tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional. Berdasarkan SK tersebut memantapkan Perpustakaan Daerah, baik secara organisatoris maupun dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
Sejalan dengan adanya perubahan status Perpustakaan Daerah sebagai satuan organisasi Perpustakaan Nasional dilaksanakan pelantikan Kepala Perpustakaan Daerah se Indonesia, tepatnya pada tanggal 25 Februari 1991. Terhitung mulai tanggal 1 April 1991 Perpustakaan Daerah DIY dipimpin oleh Drs. Sungkowo Rahardjo, SH. Sejalan dengan perkembangan, Perpustakaan yang sebelumnya berstatus LPND dengan eselonering 3A kiranya perlu pembenahan. Maka pada tanggal 29 Desember 1997 keluarlah Keppres Nomor 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional. Dalam keputusan tersebut Perpustakaan Daerah berganti nama menjadi Perpustakan Nasional provinsi dan eselonnya meningkat menjadi eselon 2A. Dengan perkembangannya diharapkan langkah Perpustakaan Nasional Provinsi akan semakin mulus dalam rangka pembinaan semua jenis perpustakaan.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah DIY Nomor 7 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan satuan Polisi Pamong Praja Daerah Istimewa Yogyakarta. Gerak langkah Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta selalu mengikuti arus perkembangan yang terjadi di berbagai sektor, kemajuan-kemajuan berikutnya akan tercatat dalam sejarah.
Pada tanggal 21 Desember 2015 pemerintah Yogyakarta telah resmi memiliki gedung perpustakaan terbesar di Indonesia yang diberi nama Grahatama Pustaka yang terletak di Jalan Janti, Banguntapan, Bantul, Yogyakarta. Peresmian Perpustakaan terbesar ini dilakukan oleh Gubernur Yogyakarta Sultan Hamengku Buwono X. Nama Grahatama Pustaka mengandung arti tempat menyimpan swaka. Karena di Perpustakaan ini terdapat berbagai koleksi buku yang masih baru hingga buku langka yang sudah dicetak lagi, baik dalam bentuk buku maupun digital. Gedung perpustakaan baru ini dirancang untuk mengakomodir fungsi perpustakaan sebagai institusi yang mampu memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi bagi masyarakat luas. Gedung tersebut dibangun dengan empat menara menjulang yang mengandung makna empat kesempurnaan orang Jawa, yaitu Prakoso, Wulung, Wangi, dan Agung. Perpustakaan itu diharapkan mampu menjadi pintu gerbang bagi manusia dalam mencapai derajat tertinggi melalui pengetahuan yang terkandung dalam berbagai koleksi perpustakaan tersebut.
Grahatama Pustaka merupakan perpustakaan umum yang dibuka secara gratis, sehingga masyarakat umum bisa mengaksesnya Perpustakaan yang menghabiskan anggaran sekitar Rp 70 miliar ini berdiri di atas lahan seluas 2,4 hektare yang bisa dinikmati mulai dari anak-anak usia balita sampai orangtua. Diperkirakan perpustakaan tersebut akan mampu menampung sebanyak 2.000 pengunjung. Perpustakaan Grhatama Pustaka memiliki berbagai fasilitas seperti ruang belajar, ruang audio visual, ruang digital, ruang bermain, ruang dongeng,
ruang koleksi anak, ruang musik, bioskop 6 Dimensi, ruang teater, dan dilengkapi dengan akses free wifi yang cukup kencang bagi para pengunjungnya.
Perpustakaan Grahatama Pustaka buka pada pukul 08.00 WIB dan tutup pukul 22.00 WIB. Bagi pelajar dan mahasiswa cukup dengan menunjukkan kartu tanda pelajar atau kartu tanda mahasiswa, sedangkan masyarakat Yogyakarta cukup dengan menunjukan kartu tanda penduduk (KTP) untuk mendapatkan kartu perpustakaan. Pengunjung perpustakaan ini akan dilayani oleh sebanyak 30 tenaga kontrak.
3.2 Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY 3.2.1 Visi
Terwujudnya Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan dan Arsip Menuju Masyarakat Pembelajar (Learning Society) di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
3.2.2 Misi
3.2.2.1 Mewujudkan efektifitas pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi. 3.2.2.2 Mewujudkan pengelolaan dan pemanfaatan perpustaakn dan arsip
secara optimal.
3.2.2.3 Mewujudkan perpustakaan dan arsip sebagai khasanah budaya daerah.
3.2.2.4 Meningkatkan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat untuk meningkatkan keceradasan dan daya saing. 3.2.2.5 Mengembangkan jaringan perpustakaan dan kearsipan berbasis
3.2.2.6 Menjadi motivator dan fasilitator pemberdayaan perpustakaan dan kearsipan masyarakat serta pemantapan kerjasama dengan lembaga masyarakat.
3.3 Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY
Berdasarkan peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 54 tahun 2008, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY bertugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang perpustakaan dan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas tersebut BPAD DIY mempunyai fungsi antara lain Menyelenggarakan Pelayanan Perpustakaan kepada masyarakat .
3.4 Tujuan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY 3.4.1 Tercapainya efektifitas pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga. 3.4.2 Tercapainya pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan untuk
menumbuhkan minat dan budaya baca.
3.4.3 Tercapainya pengelolaan arsip yang optimal untuk meningkatkan fungsi arsip serta kualitas layanan kearsipan.
3.4.4 Terwujudnya koleksi perpustakaan dan khasanah arsip sebagai citra budaya daerah.
3.4.5 Tercapainya peningkatan peran perpustakaan menjadi rumah belajar bagi masyarakat untuk meningkatkan kecerdasan dan daya saing.
3.4.6 Terselenggaranya jaringan sampai dengan Kabupaten/Kota dalam rangka mendukung terwujudnya jaringan informasi perpustakaan
dan kearsipan nasional.
3.4.7 Terwujudnya peran serta masyarakat untuk memberdayakan perpustakaan dan kearsipan.
3.4.8 Tercapainya kerjasama dengan lembaga masyarakat 3.5 Struktur Organisasi
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang membawahi Sekretariat, kelompok jabatan fungsional, dan beberapa Kepala Bidang (Kabib). Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta susunan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1. Kepala Badan
2. Sekretariat yang membawahi: a. Sub Program Data dan TI b. Sub bagian Keuangan c. Sub bagian Umum
3. Kelompok Jabatan Fungsional: a. Pustakawan
b. Arsiparis
4. Bidang Pengembangan Perpustakaan yang membawahi: a. Sub bidang Deposit dan Pengolahab Bahan Pustaka b. Subbidang Pembinaan dan Pemberdayaan
5. Bidang Pelayanan dan Pelestarian Perpustakaan yang membawahi: a. Subbidang Pelayanan
b. Subbidang Pelestarian dan Kerjasama 6. Bidang Arsip Dinamis yang membawahi:
a. Subbidang Pengolahan Arsip Dinamis b. Subbidang Penilaian dan Penyusutan 7. Bidang Arsip Statis yang membawahi:
a. Subbidang Pengolahan Arsip Statis b. Subbidang Akuisisi dan Pelestaria
Berikut ini adalah Bagan Struktur Organisasi BPAD Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
Bagan 3.1 Struktur Organisasi BPAD DIY
3.6 Gedung atau Ruangan 3.7.1 Gedung Unit Badran I
Jl. Tentara Rakyat Mataram 4 Yogyakarta 3.7.2 Gedung Unit Badran II
Jl. Tentara Rakyat Mataram 29 Yogyakarta 3.7.3 Gedung Unit Jogja Library Center
(JLC) Jl. Malioboro 175 Yogyakarta
3.7.4 Gedung Unit Rumah Belajar Modern (RBM) Sewon Bangunharjo, Sewon Bantul
3.7.5 Grhatama Pustaka
Jln. Janti, Karangjambe Banguntapan Bantul Yogyakarta
3.7 Sumber Dana
Sebagaimana kita ketahui bahwa lembaga, instansi, maupun organisasi dimanapun berada, masalah dana merupakan suatu masalah yang klasik. Jika pada suatu organisasi memiliki masalah, kendala dalam urusan dana seluruh kelancaran aktifitas dalam organisasi tersebut akan terhambat.
Adapun sumber dana yang diperoleh di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Instimewa Yogyakarta pada tahun 2013 diperoleh dan anggaran rutin APBD dan dari APBN sebesar. Kegunaan anggaran ini nantinya adalah sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasi kerja, serta alat pengawasan kerja, manfaat anggaran tersebut yang utama adalah di antaranya untuk menambah koleksi bahan pustaka.
3.8 Sarana dan Prasarana
Unsur lain yang tidak kalah penting dalam menunjang semua aktifitas di Grhatama Pustaka adalah sarana dan prasana, adapun saranan dan prasarana penunjang tersebut diantaranya adalah sebagai berikut
Tabel 3.1 Sarana dan Prasarana Grhatama Pustaka Sarana dan Prasarana Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta
No. Nama Barang Nama Barang
1 Rak buku 17 Komputer
2 Rak Koran 18 Komputer OPAC
3 Standard buku 19 Printer
4 Almari besi lain-lain 20 AC
5 Filing cabinet 21 Scanner
6 Kursi kerja 22 Security Gate
7 Kursi baca 23 Barcode reader
8 Kursi tamu 24 Bus Perpustakaan Keliling
9 Kursi sofa 25 Troli
10 Meja tamu 26 Tempat sampah
11 Meja baca 27 Lampu
12 Meja kerja 28 Alat potong kertas 13 Meja counter pelayanan 29 Tempat sampah
14 Mesin fax 30 Lampu
15 Loker 31 Alat potong kertas
16 Ruang Internet 32 Alat press buku Sumber : Grhatama Pustaka tahun 2016 3.9 Koleksi
Jumlah koleksi yang dimiliki Grhatama Pustaka berjumlah 161.185 judul, 251.748 eksemplar. Adapun koleksi bahan pustaka yang dimiliki di antaranya adalah :
1. Buku-buku umum yang meliputi :
a. Buku-buku fiksi, novel, cerpen, puisi dan sejenisnya.
b. Buku-buku non fiksi, baik dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Asing yang meliputi berbagai disiplin ilmu seperti karya umum, filsafat, agama, ilmu-ilmu social, bahasa, pengetahuan murni, teknologi, kesenian, olahraga, sastra, geografi, dan sejarah. 2. Buku Referensi
Koleksi referensi adalah koleksi rujukan yang berisi informasi pengetahuan secara umum, singkat dan tepat. Koleksi referensi biasanya juga berupa koleksi yang harga pembeliannya mahal dan susah dicari. Jenis-jenis koleksi referensi meliputi : kamus, ensiklopedia, sumber biografi, buku tahunan, almanac, sumber geografis, direktori, sumber rujukan mutakhir, sumber statistik, buku panduan dan pedoman (manual) dan bibliografi.
3. Terbitan Berkala
Koleksi terbitan berkala meliputi berbagai jenis majalah, tabloid, brosur, buletin, dan surat kabar yang semuanya hanya dapat dibaca di tempat.
4. Koleksi Langka
Koleksi langka yang tersimpan di Grhatama Pustaka bobot dan kualitas informasinya tidak perlu diragukan lagi, berisi berbagai bidang ilmu pengetahuan. Koleksi terlama yaitu Buku kamus Persia-Inggris yang terbit tahun 1810.
Koleksi langka terdiri dari berbagai jenis pustaka terutama dalam bentuk tercetak yaitu, buku dan majalah serta manuskrip. Koleksi langka antara lain Al-Qur’an dalam huruf Braile, Staatsblad, Bijblad dan berbagai buku dalam berbagai bahasa. Jumlah kolesi kurang lebih ada 10.000 eksemplar, ini tidak dipinjamkan tetapi dapat dinikmati dengan membaca ditempat.
5. Koleksi Yogyasiana
Koleksi Yogyasiana merupakan kumpulan koleksi yang berisi tentang Yogyakarta. Koleksi Yogyasiana kebanyakab dalam bentuk buku dan koleksi ini tidak dapat dipinjamkan namun dapat dibaca di tempat.
6. Koleksi Deposit
Koleksi deposit merupakan koleksi yang dihimpun dari hasil undang – undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Peraturan Gubernur Nomor 45 Tahun 2006 tentang petunjuk pelaksanaannya. Dalam peraturan tersebut mewajibkan setiap penerbit yang berlokasi di Yogyakarta untuk menyerahkan satu buah hasil rekaman dari setiap judul karya rekam yang dihasilkan kepada Grhatama Pustaka. Penataan koleksi deposit tidak berdasarkan call number melainkan berdasarkan nomer inventaris. Jumlah koleksi deposit saat ini yaitu :
a. Buku : 21648 judul 25988 eksemplar b. Audio Visual : 537 judul 563 eksemplar c. Majalah : 2657 judul
7. Koleksi Surat Kabar/Majalah
Koleksi surat kabar berupa koleksi Koran/majalah mulai terbitan tahun 1945 hingga sekarang.
3.10 Layanan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
Layanan yang tersedia di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta antara lain :
A. Grhatama Pustaka
Jln Janti, Karangjambe Banguntapan Bantul DIY 1. Layanan Sirkulasi
Jam pelayanan peminjaman, pengembalian, perpanjangan koleksi, bebas pustaka dan keanggotaan :
Tabel 3.2 Jam Layanan Grhatama Pustaka Jam buka layanan administratif Grhatama Pustaka
Hari Jam Layanan
Senin Selasa – Jum’at Sabtu – Minggu 10.00 – 22.00 08.00 – 22.00 08.00 – 16.00 Sumber : Grhatama Pustaka tahun 2016
Khusus untuk hari Jum’at layanan administratif tutup dari pukul 11.30-12.00
Ketentuan-ketentuan layanan sirkulasi : 1. Memiliki kartu anggota.
2. Peminjaman maksimal 2 (dua) eksemplar.
3. Waktu peminjaman 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang 2 (dua) kali.
4. Kartu anggota tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain. 5. Khusus pengunjung yang bukan menjadi anggota
perpustakaan hanya diperbolehkan membaca saja. 6. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda Rp. 100,- per hari per buku.
7. Buku rusak atau hilang wajib ganti dengan buku yang sama atau diganti dengan buku subyek, jumlah halaman dan tahun terbitsama.
Dalam layanan sirkulasi terdapat kegiatan: a) Peminjaman
Layanan peminjaman ini diperuntukkan bagi pemustaka yang ingin meminjam koleksi untuk dibawa pulang. Adapun prosedur peminjaman yang bisa dilakukan, yaitu :
1) Prosedur peminjaman manual
Pertama pemustaka mengisi buku tamu. Kedua, pemustaka mencari di OPAC untuk mengetahui buku yang dicari berada dimana dan nomor panggil berapa. Ketiga, pemustaka mencatat nomor panggil dan menuju rak. Keempat pemustaka mengambil buku yang dicari dan membawa ke petugas peminjaman serta menyerahkan Kartu Anggota. Kelima, petugas melakukan proses pinjam. Petugas memeriksa Kartu Anggota, kemudian petugas menulis ID anggota dan memberi stempel tanggal kembali pada kartu slip tanggal kembali (Date Due Slip) yang terdapat pada buku yang dipinjam. Selanjutnya., peminjam membubuhkan
paraf/tanda tangan pada kartu pinjam. Keenam, setelah selesai proses peminjaman petugas menyerahkan buku tersebut kepada peminjam dengan kartu peminjam ditahan petugas.
2) Prosedur peminjaman komputerisasi
Pertama, peminjam menyerahkan buku dan Kartu Anggota kepada petugas. Kedua, petugas melakukan proses peminjaman. Petugas membuka program INLIS pada menu Sirkulasi pilih Entry Peminjaman, lalu petugas melakukan scan Kartu Anggota dan memasukan Item ID untuk scan barcode buku yang akan akan dipinjam. Jika buku yang dimaksud sudah benar, klik tombol tambah Buku untuk memasukkan item yang dimaksud ke dalam daftar yang akan dipinjam. Untuk melakukan penambahan item buku yang akan dipinjam, lakukan langkah yang sama dengan dimulai dari memasukan Item ID. Selanjutnya petugas menulis ID Anggota dan memberi stempel tanggal kembali pada kartu slip tanggal kembali (Date Due Slip) yang terdapat pada buku yang dipinjam. Ketiga, setelah selesai proses peminjaman, buku diberikan kepada pemustaka.
b) Pengembalian
Layanan pengembalian ini diperuntukkan bagi pemustaka yang akan mengembalikan koleksi. Adapun prosedur pengembalian yang bisa dilakukan, yaitu :
1) Prosedur pengembalian manual
menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas. Ketiga, petugas memeriksa jangka waktu pengembalian dan keadaan fisik buku pasa saat diserahkan oleh peminjam. Apabila buku yang dikembalikan melebihi batas waktu, maka petugas mengenakan denda kepada peminjam sesuai dengan perhitungan keterlambatan pengembalian buku. Keempat, petugas mengambil dan meletakkan kembali date due ke dalam buku dan petugas mengembalikan Kartu Anggota Perpustakaan kepada peminjam. Terakhir, buku berhasil dikembalikan.
2) Prosedur Pengembalian komputerisasi
Pertama, pemustaka datang ke perpustakaan. Kedua, pemustaka menyerahkan buku yang akan dikembalikan ke petugas. Ketiga, petugas memeriksa jangka waktu pengembalian (tanggal pengembalian) dan keadaan fisik buku pada saat diserahkan oleh peminjam. Keempat, petugas membuka program INLISLITE pada menu Sirkulasi pilih Entry Pengembalian kemudian scan barcode buku sehingga kode koleksi secara otomatis masuk ke dalam kotak pengisian No Item. Kemudain klik tombol Cari. Setelah ditemukan klik tombol Kembali utnuk mengembalikan status buku. Kelima, petugas menginformasikan denda apabila ada keterlambatan. Terakhir, buku berhasil dikembalikan.
c) Perpanjangan
Layanan perpanjangan pinjam koleksi ini diperuntukkan bagi pemustaka yang ingin memperpanjang waktu pinjam. Perpanjangan dapat dilakukan dua kali. Cara perpanjangan waktu pinjam sama dengan cara pinjam koleksi. Dan hanya bisa dilakukan melalui petugas. Perpanjangan masa peminjaman buku hanya bisa dilakukan 1 kali masa peminjaman buku.
d) Surat Bebas Pustaka
Layanan Bebas Pustaka adalah layanan yang disediakan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, bagi siapa saja yang mencari bukti atau keterangan bahwa yang bersangkutan telah bebas dari tanggungan/tanggung jawab meminjam buku di Grhatama Pustaka. Biasanya, keterangan Bebas Pustaka ini banyak dicari oleh mahasiswa sebagai syarat kelengkapan wisuda, atau mahasiswa yang ingin mengambil cuti.
Ketentuan–ketentuan mendapatkan Bebas Pustaka, yaitu :
1) Menunjukan kartu identitas, umtuk mahasiswa menunjukan KTM, Untuk pelajar menunjukan kartu pelajar dan untuk umum
menunjukan KTP.
2) Menyerahkan kartu anggota bagi yang terdaftar sebagi anggota. 3) Mengisi formulir keterangan bebas pustaka.
4) Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang ditetapkan yaitu Rp. 6000,-
e) Keanggotaan
Keanggotaan Perpustakaan terbuka untuk umum dan berlaku selama 5 tahun. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan :
1) Mengisi formulir pendaftaran anggota.
2) Melampirkan fotocopy kartu identitas yang masih berlaku 1 (satu) lembar.
3) Melampirkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 1 (satu) lembar.
Prosedur pendaftaran anggota di Grhatama Pustaka yakni : 1) Pemustaka datang, kemudian mengisi buku tamu.
2) Pemustaka menuju loket pelayanan pendaftaran anggota.
3) Pemustaka mengisi formulir dan melengkapi syarat keanggotaan. 4) Pemustaka dipersilakan menunggu sampai kartu anggota
perpustakaan dicetak.
Terdapat Peraturan dan TataTertib Anggota Perpustakaan yakni : 1) Berlaku sopan dan menjaga ketenangan.
2) Berpakaian rapid an sopan.
3) Dilarang merokok, makan dan minum.
4) Tidak memakai topi, peci, jaket, celana pendek (kecuali anak-anak) 5) Dilarang mencoret dan menyobek koleksi.
6) Dilarang mengotori lingkungan dan fasilitas perpustakaan. 7) Kartu anggota perpustakaan tidak boleh dipergunakan orang lain. 8) Pemilik kartu anggota bertanggung jawab atas penggunaan kartu,
bila hilang segera lapor petugas. 2. Layanan Referensi
Pelayanan referensi adalah suatu kegiatan pelayanan untuk
membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan, memakai koleksi referensi.
Tujuan dari pelayanan referensi ini adalah memungkinkan pemustaka menemukan informasi dengan cepat dan tepat, memungkinkan menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas, memungkinkan pemustaka menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
Peraturan dan Tata Tertib yang ada pada Layanan Koleksi Referensi : 1) Koleksi referensi hanya bisa dibaca di tempat dan tidak
dipinjamkan.
2) Fotokopi Koleksi Referensi bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Prosedur Layanan Koleksi Referensi yang ada di Grhatama Pustaka, yaitu :
1) Pemustaka datang kemudian mengisi buku tamu.
2) Pemustaka menitipkan tas dan jaket di tempat yang sudah disediakan.
Pemustaka menuju rak koleksi langka, kemudian mencari memilih dan mengambil buku yang disajikan sesuai dengan kepentingannya.
3. Layanan Koleksi Langka
Sebagai salah satu perpustakaan umum di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Grhatama Pustaka memiliki layanan khusus yang jarang ditemukan di perpustakaan–perpustakaan umum di wilayah Yogyakarta yang salah satunya yaitu koleksi langka. Khusus untuk layanan koleksi langka di mulai pukul 08.30 sampai dengan pukul 16.00 WIB.
Peraturan dan Tata Tertib Layanan Koleksi Langka sebagai berikut : 1) Koleksi langka hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan. 2) Fotocopy koleksi langka bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Adapun prosedur Layanan Koleksi Langka yang ada di Grhatama Pustaka adalah:
1) Pemustaka datang, kemudian mengisi buku tamu.
2) Pemustaka menitipkan tas dan jaket di tempat penitipan yang sudah disediaka
3) Pemustaka menuju rak koleksi langka, kemudian memilih dan mengambil buku yang disajikan sesuai dengan kepentingannya 4) Pemustaka membaca koleksi langka di meja baca yang sudah
disediakan.
4. Layanan Bimbingan Pembaca
Bimbingan pemakai perpustakaan ditujukan kepada pemakai pemula yang ingin mengetahui lebih banyak tentang perpustakaan dan cara-cara memanfaatkan fasilitas yang ada di perpustakaan. Hal ini dapat
dilakukan secara perorangan atau rombongan dengan terlebih dahulu memberitahukan kepada petugas perpustakaan. Juga menerima siswasiswi untuk PKL, baik secara teori maupun praktek kegiatan-kegiatan yang ada di perpustakaan.
5. Layanan Koleksi Deposit
Layanan Deposit adalah layanan yang berisi koleksi – koleksi yang merupakan pemberian dari seluruh penerbit yang ada di Yogyakarta.
Jam buka koleksi deposit, yaitu :
Senin – Kamis : Pukul 08.00 – 16.00 WIB Jum’at : Pukul 08.00 – 14.30 WIB
Peraturan dan Tata Tertib Layanan Koleksi Deposit adalah sebagai berikut :
1) Koleksi deposit hanya dilayankan dengan sistem tertutup.
2) Koleksi deposit hanya bisa dibaca ditempat dan tidak dipinjamkan.
3) Fotocopy koleksi deposit bisa dilakukan atas seijin dari petugas. Adapun Prosedur Layanan yang ada di layanan koleksi deposit yaitu :
1) Pemustaka datang, mengisi buku tamu, kemudian menitipkan tas dan jaket pada tempat yang sudah disediakan
2) Pemustaka menelusur koleksi deposit dari komputer penelusuran (OPAC) yang sudah disediakan
3) Pemustaka mencatat informasi Judul, Nomor Panggil, Tahun Terbit dan No. Inventaris.
4) Pemustaka menyerahkan hasil catatan informasi koleksi deposit kepada pengurus.
5) Petugas mencarikan koleksi deposit berdasarkan informasi yang diberikan pemustaka.
6. Layanan Koleksi Digital
Koleksi digital adalah bahan pustaka dalam bentuk elektronik atau digital yang dapat diakses secara luas menggunakan perangkat komputer ataupun mobile divice.
Koleksi digital yang dimiliki oleh Grhatama Pustaka apabila dilihat dari cara perolehannya meliputi :
1. Hasil Alih Media 2. Pembelian
3. Koleksi Hasil Kerjasama 7. Layanan Ruang Bermain anak
Tata tertib memasuki ruang bermain anak sebagai berikut :
1. memasukan alas aki ke dalam wadah yang telah disediakan dan membawa masuk
2. mengisi buku tamu yang telah di sediakan
3. di larang membawa makanan maupun minuman ke dalam ruangan
4. maksimal usia memasuki ruangan adalah anak umur 6 th
5. balita maupun anak-anak yang memasuki ruangan harus dalam pengawasan orang tua maupun pendamping
8. Layanan 6 dimensi
Fasilitas ini bisa di nikmati pengunjung 4 kali dalam sehari yaitu pada pukul 09.00, 11.00, 13.00 dan 15.00 WIB. Untuk bisa menikmati fasilitas 6 dimensi pemustaka harus terlebih dahulu mengantri tiket satu jam sebelum 6 dimensi di mulai dan fasilitas ini hanya bisa dinikmati pemustaka untuk 12 orang dalam sekali pemutaran film.
Tata tertib memasuki ruang 6 dimensi sebagai berikut :
1. memasukan alas kaki ke dalam wadah yang telah disediakan 2. mengisi buku tamu yang tela di sediakan
3. memberikan tiket kepada petugas
4. minimal usia pengunjung untuk bisa menikmati fasilitas 6 dimensi adalah usia 10 th
9. Layanan Audio Visual
Ruangan ini berfungsi dalam pemutaran film dokumenter yang di miliki oleh Grhatama Pustaka, ruangan ini dapat menampung kurang lebih 150 pengunjung.
Tabel 3.3 Jadwal Pemutaran Film Ruang Audio Visual periode Februari 2016
HARI JAM JUDUL FIM
SENIN 10:30 WIB Sejarah Lahirnya TNI dan
Perjuangan Jendral Sudirman 13.30 WIB Habibie dan Ainun
SELASA 10:30 WIB 100 Tahun Sri Sultan
Hamengkubuwono IX
13.30 WIB Soekarno
RABU 10:30 WIB Sri Sultan Hamengkubuwono
IX Negarawan Sejati 13.30 WIB Ambilkan Bulan
KAMIS 10:30 WIB Gimbal di Tanah Dewa Part
1
13.30 WIB Tanah Surga Katanya
JUM’AT 10:30 WIB Gimbal di Tanah Dewa Part
2
13.30 WIB Jokowi
10. Layanan Koleksi Anak
Ketentuan-ketentuan layanan koleksi anak : 1. Memiliki kartu anggota.
2. Peminjaman maksimal 2 (dua) eksemplar.
3. Waktu peminjaman 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang 2 (dua) kali.
4. Kartu anggota tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain.
5. Khusus pengunjung yang bukan menjadi anggota perpustakaan hanya diperbolehkan membaca saja.
6. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda Rp. 200,- per hari per buku.
7. Buku rusak atau hilang wajib ganti dengan buku yang sama atau diganti dengan buku subyek, jumlah halaman dan tahun terbit sama.
8. Tidak boleh membawa makanan dan minuman ke dalam ruangan 9. Memasuk kan alas kaki ke dalam wadah yang telah di sediakan 10. Mengisi buku tamu
11. Peminjaman di lakukan dengan metode manual dengan syarat meninggalkan kartu anggota kepada petugas
2. Unit Malioboro (Jogja Library Center)
Jogja Library Center difungsikan sebagai sarana belajar masyarakat yang membutuhkan informasi dan ilmu pengetahuan secara cepat, tepat untuk meningkatkan wawasannya. Unit ini terletak di Jl. Malioboro 175 Yogyakarta Telp. (0274) 512473.
a. Layanan Yogyasiana
Layanan Yogyasiana merupakan kumpulan koleksi yang berisi tentang Yogyakarta. Koleksi Yogyasiana kebanyakan dalam bentuk buku dan koleksi ini tidak dapat dipinjamkan namun dapat dibaca di tempat.
b. Layanan Majalah dan Surat Kabar
Koleksi majalah dan surat kabar terduru dari berbagai terbitan yang pemanfaatanya hanya bisa dibaca ditempat, dan tidak dapat dipinjamkan.
a. Layanan Kyoto Corner
Kyoto Corner merupakan hasil kerjasama Pemerintah Daerah DIY dengan Prefektur Kyoto, diresmikan pada tanggal 17 Oktober 2010 oleh Wakil Gubernur DIY Paku Alam IX dan gubernur Prefektur Kyoto Keiji Yamada dalam rangka memperingati 25 tahun kerjasama antara kedua provinsi tersebut. Koleksi Kyoto Corner tidak dapat dipinjamkan tetapi hanya dibaca ditempat, jumlah koleksi ada 481 judul 520 eksemplar.
d. Layanan Audio Visual
Audio Visual atau bahan pandang dengar atau bahan khusus atau disebut juga bahan non buku atau non book material. Beberapa jenis bahan bukan buku yang melengkapi koleksi adalah: rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika (foto dan slide), bahan kartografi, mikroform (mikro film dan mikro fish). Bahan-bahan tersebut di atas sampai saat ini masih dapat digunakan dengan bantuan alat bantu masing-masing, seperti micro reader, micro printer dan sebagainya.
e. Layanan Center of Excellence (CoE)
Center of Excellence adalah layanan perpustakaan dan informasi tentang budaya local terutama budaya-budaya masyarakat yang berada di wilayah jawa. Koleksi ini terdiri dari jenis buku dan audio visual dan koleksi ini tidak dipinjamkan hanya boleh dibaca ditempat.
f. Layanan Pustaka Nusantara
Koleksi Pustaka Nusantara terdiri buku, majalah, audio visual yang berisi tentang budaya dan daerah wisata dari beberapa provinsi di Indonesia. Koleksi ini tidak dapat dipinjam namun dapat dibaca ditempat. Layanan Surat Kabar dan Pustaka Digital Layanan surat kabar dan pustaka digital yang dilayankan merupakan hasil alih media yang dilakukan oleh BPAD DIY, yang terdiri dari berbagai macam subyek.
Jogja Library Center (JLC) mempunyai sarana dan prasarana antara lain :
a. Ruang baca Representatif
Ruang baca lesehan berlantai kayu, dengan penerangan lampu yang exotis memberikan pengalaman membaca yang rilex dan santai.
b. Koneksi Internet dan Free Wifi Area
Fasilitas komputer yang terkoneksi dengan internet dan free wifi area, digunakan sebagai saranan belajar yang up to date.
c. Mini Theater
Mini theater digubakan sebagai sarana edukasi dan rekreasi dengan memanfaatkan fasilitas audio dan visual. Penggunaan mini theater yang sering dilakukan adalah pemutaran film dan diskusi film.
d. Ruang Diskusi
Ruang diskusi dapat digunakan sebagai sebuah sarana belajar kelompok. Ruang diskusi yang tenang dan representative, dengan ornament clasics yang menghiasinya, menjadikan ruang diskusi JLC sebagai tempat alternative untuk kegiatan berdiskusi dan belajar bersama.
3. Unit Rumah Belajar Modern (RBM) Sewon Bangunharjo, Sewon Bantul Bentuk kegiatan yang ada di Unit Rumah Belajar Modern yaitu :
a. Layanan Pustaka
b. Layanan Alat Permainan Edukatif c. Pengembangan Keterampilan d. Anak
e. Kreatifitas Kelompok
Fasilitas yang ada di Rumah Belajar Modern sebagai berikut : a. Ruang Koleksi Perpustakaan
Koleksi perpustakaan terdiri dari buku-buku umum, buku anak, buku keterampilan, kamus, ensiklopedi, dll.
b. Ruang Internet
Fasilitas internet dan hotspot area digunakan sebagai saranan sumber belajar dari internet.
c. Ruang Diskusi
Merupakan sarana alternative bagi masyarakat, untuk mengadakan diskusi atau belakar kelompok.
d. Theater Terbuka
Merupakan sarana yang digunakan sebagai pementasan, pertunjukkan, ceramah, dll.
3.11 Tata Tertib
Tata tertib memasuki perpustakaan sebagai berikut :
1. Pengunjung mengisi buku tamu, sopan dan menjaga ketenangan. Saling menghormati sesama pengunjung dan petugas perpustakaan. 2. Disediakan loker untuk penitipan barang.
3. Tidak boleh memakai topi, peci, jaket, sandal jepit, switer, celana pendek (kecuali anak-anak).
4. Berpakaian rapi dan sopan.
3.2 Laporan Magang
Tabel 3.4 Kegiatan Minggu Pertama Magang Tanggal Ruangan Kegiatan
1. 1 – 5 – Februari 2016
R. Koleksi Umum
Apel pagi bersama karyawan Grhatama Pustaka PNS maupun non PNS
membahas mengenai rencana mingguan dan evaluasi kerja
Belajar mengenai peminjaman dan pengembalian di ruang sirkulasi dengan peminjaman mandiri maupun dengan sistem INLIS
Melakukan shelving setiap 2 jam sekali Mencatat statistik baca di tempat yang
di lakukan oleh pemusta Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Grhatama Pustaka merupakan perpustakaan umum yang buka setiap hari dari hari senin hingga Minggu, jam buka layanan nya pun dari jam 08.00 hingga 22.00 WIB. Grhatama Pustaka memiliki lebih dari 30 pegawai non PNS yang siap membantu dalam melayani di setiap fasilitas perpustakaan yang dimiliki. Tidak berbeda dengan perpustakaan pada umumnya kegiatan pokok Grhatama Pustaka adalah shelving buku, shelving buku kami lakukan setiap harinya pada pukul 07.30 hingga 08.00 sebelum layanan koleksi umum dibuka untuk melayani pemustaka, kegian shelving dilakukan secara bersama-sama baik pekerja PNS, non PNS, maupun mahasiswa yang magang di tempat tersebut, seperti yang saya lakukan pada 1,5 bulan di mulai dari tanggal 1 February 2016 kemaren. Shelving per-golongan klasifikasi buku, dibagi menjadi beberapa orang untuk menanganinya, Jadi di setiap rak buku ada salah seorang penanggung jawab. Kegiatan shelving ini, selain dilakukan setiap hari nya juga dilakukan sehari
sebanya 2 kali, pada saat jam sebelum buka layanan perpustakaan juga pada saat pukul 21.30 sebelum jam layanan perpustakaan di tutup. Jadi dapat di pastikan bahwa koleksi bahan pustaka selalu dalam rak buku pergolongan masing-masing.
Grhatama Pustaka memiliki kegiatan rutin pada setiap minggu nya yaitu pada hari senin pagi selalu diadakan apel pagi yang diikuti oleh seluruh karyawan perpustakaan tanpa kecuali, dalam kegiatan tersebut dipimpin oleh penanggung jawab Grhatama Pustaka yaitu ibu Monica, saya bersama karyawan yang lain bersama-sama menyimak agenda kegiatan yang akan dikerjakan dalam satu Minggu ke depan dan juga mendengarkan evaluasi kegiatan yang dilakukan satu minggu sebelum apel pagi hari Senin dilakukan. Apel pagi berjalan selama kurang lebih setengah jam, dan dilanjutkan dengan bersalam-salaman antar karyawan untuk saling menjaga silaturahmi dan kekompakan untuk bersama-sama membangun Grhatama Pustaka agar berjalan sesuai dengan Visi Misi yang telah ditentukan.
Tabel 3.5 Kegiatan Minggu ke Dua Magang
No. Tanggal Ruangan Kegiatan 2. 9 – 12 – Februari 2016 R. Koleksi Umum R. Referensi R. Bermain Anak Shelving buku
Melayani peminjaman dan
pengembalian melalui sistem INLIS maupun secara mandiri
Membuat statistik pengunjung ruang koleksi umum
Membuat statistik denda pengembalian buku ruang koleksi umum
Melakukan pelayanan ruang referensi dan shelving buku
Melakukan statistik pengunjung ruang referensi
Melakukan pelayanan ruang bermain anak
Melakukan statistik pengunjung Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Kegiatan saya magang disana di bagi ke dalam 2 bagian yaitu pada bagian layanan dan pada bagian pelestarian. Selama satu setengah bulan kegiatan tersebut di bagi menjadi 2, yang diawali dari bagian pelayanan yaitu pada ruang koleksi umum, di koleksi umum kegiatan yang saya lakukan sangat beragam dimulai dari mempelajari cara peminjaman dan pengembalian menggunakan sistem INLIS, mempelajari cara peminjaman penggunakan peminjaman mandiri yang dimiliki oleh Grhatama Pustaka yang merupakan salah satu perpustakaan yang sudah menerapkan sistem modern yang cepat dan mudah bagi pemustaka. Setelah memahami beberapa hal di atas saya juga melayani pemustaka dalam hal peminjaman maupun pengembalian menggunakan sistem yang telah di sediakan, selain itu saya juga melakukan statistik dalam hal denda keterlambatan buku yang
dilakukan oleh pemustaka, denda keterlambatan buku yang dimiliki oleh Grhatama Pustaka setiap harinya yaitu sebesar 200 rupiah, dan setiap bulannya dilakukan penghitungan dan pencatatan hasil denda keterlambatan pengembalian buku oleh pemustaka setiap bulan nya. Selain melakukan statistik denda, saya juga melakukan statistik buku pengunjung setiap harinya yang di bagi menjadi 3 golongan, yaitu pelajar, mahasiswa dan pengunjung umum. Hal paling penting saat magang di ruang koleksi umum adalah shelving disetiap 2 jam sekali, jadi dapat di pastikan bahwa bahan pustaka tidak berserakan di lantai maupun meja tanpa terpakai, dan memastikan bahwa buku yang di cari oleh pemustaka selalu siap di rak buku sesuai dengan golongannya.
Tabel 3.6 Kegiatan Minggu ke Tiga Magang
No Tanggal Ruangan Kegiatan 3. 15 – 19 – Februari 2016 R. Deposit R. 6 dimensi R. Audio Visual
Melakukan shelving buku
Melakukan pelayanan ruang deposit Melakukan pelayanan 6 dimensi
Melakukan statistik pengunjung ruang 6 dimensi
Melakukan pelayanan ruang 6 dimensi dengan menjadi operator komputer maupun membagikan peralatan berupa kacamata kepada pemustaka
Melakukan operator pemutaran film Melakukan rekap statistik pengunjung
ruang 6 dimensi Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Bagian layanan di Grhatama Pustaka dibagi menjadi beberapa bagian baik di ruang koleksi umum, ruang audio visul, 6 dimensi, referensi, langka, digital, koran, deposit, bermain anak, dan koleksi buku anak. Bagain-bagian ruangan tersebut saya selesaikan dalam 5 minggu awal saya magang di Grhtama Pustaka, kegiatan dari beberapa layanan yang diberikan yaitu kurang lebih sama, melayani pemustaka dan juga melakukan statistik pengunjung pada setiap ruangan. Ilmu yang di dapatkan di setiap ruangannya juga bermacam-macam sesuai dengan bidangnya. Dari ruang 6 dimensi kegiatan yang dilakukan yaitu memberikan buku tamu kepada pemustaka, mengecek tiket masuk ruang 6 dimensi, membagikan kacamata kepada pemustaka, memberikan peringatan pemberitahuan yang harus di laksanakan dan juga membagikan kacamata sesuai umur pengunjung ruang 6 dimensi. Selanjutnya kegiatan yang dilakukan di ruang audio visual yaitu menjadi
operator film dokumenter yang akan di tayangkan dan juga melakukan statistik pengunjung pada setiap bulan.
Tabel 3.7 Kegiatan Minggu ke Empat Magang
No Tanggal Ruangan Kegiatan 4 22 – 26 – Februari 2016 R. Pelestarian R. Digital R. Koleksi Anak
Belajar mengenai cara pelestarian buku secara manual yaitu dengan menjilid buku, menjahit buku, mengganti sambul buku, merapikan tepi buku dengan mesin pemotong
Shelving CD
Menjadi operator pembagi password komputer kepada pemustaka
Melakukan shelving buku
Melakukan pelayanan peminjaman dan pengembalian ruang koleksi anak Melakukan statistik denda
pengembalian buku
Melakukan rekap statistik pengunjung Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Setelah 3 minggu berlalu pada bagian layanan, selanjutnya berganti pada bagian pelestarian, pada minggu awal di bagian pelestarian saya belajar mengenai membenahi bahan pustaka yang rusak, mendata buku-buku rusak dan melakukan penempelan nomer klasifikasinya, di ruang pelestarian bahan pustaka yang rusak di benahi dengan berbagai cara, dengan menjahit, mengelem, maupun mengganti sampul buku yang rusak. Pada ruang digital kegiatan yang dilakukan yaitu melakukan shelving CD dan juga pembagian password kepada pemustaka yang datang dan memanfaatkan ruangan digital dengan komputer yang berjumlah 30 unit. Kegiatan yang dilakukan di ruang koleksi anak tidak jauh berbeda dengan
ruang koleksi umum, yaitu melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, tetapi kegiatan tersebut dilakukan menggunakan sistem manual, yaitu peminjaman bahan pustaka di lakukan dengan meninggalkan kartu anggota bagi pemustaka yang akan meminjam. Denda yang di berlakukan setiap harinya yaitu sama sebesar 200 rupiah.
Tabel 3.8 Kegiatan Minggu ke Lima Magang
No Tanggal Ruangan Kegiatan 5. 29 – 3 – Maret 2016 R. Pelestarian R. Koleksi Langka
Belajar cara menscan buku dengan menggunakan aplikasi scan tailor Melakukan pelayanan ruang koleksi
langgka
Melakukan statistik pengunjung Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Kegiatan yang di lakukan di ruang koleksi langka sangat sedikit yaitu hanya melakukan statistik pengunjung dan juga shelving bahan pustaka, di karenakan bahan pustaka yang ada di ruang koleksi langka tidak di pinjamkan, hanya melayani baca di tempat.
Tabel 3.9 Kegiatan Minggu ke Enam Magang
No Tanggal Ruangan Kegiatan 6. 7 – 11 –
Maret 2016
R.
Pelestarian
Melakukan scan buku naskah kuno maupun bahan pustaka yang rusak dengan menggunakan aplikasi scan tailor
Sumber : kegiatan magang Grhatama Pustaka 2016
Setelah seminggu berlalu, 2 minggu terakhir kegiatan magang adalah mendigitalkan buku menggunakan aplikasi khusus yang dimilliki oleh Grhatama Pustaka yaitu Scan Tailor. Kegiatan tersebut bertujuan untuk melestarikan bahan pustaka yang sudah kuno maupun bahan pustaka yang rusak karena basah, buku yang akan di digitalkan terlebih dahulu discan agar dapat masuk dalam sistem, selanjutnya di bersihkan dan di warna ulang oleh sistem scan tailor agar dapat dinikmati oleh pemustaka secara modern berupa e-book. Hasil dari digitalisasi bahan pustaka di ruang pelestarian, akan langsung secara otomatis dapat dibaca di ruang digital lantai 3 Grhatama Pustaka.
