LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
Penelitian ini menggunakan wawancara sebagai teknik dalam pengumpulan data. Dalam pelaksanaan penulis akan melakukan wawancara yang mendalam demi mendapatkan data yang akurat. Dibawah ini adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan penulis dalam penelitian berdasarkan indikator dari sistem kerumahtanggaan perpustakaan dengan acuan kerangka PIECES.
1. Kinerja 2. Informasi 3. Ekonomis 4. Pengendalian 5. Efisiensi 6. Layanan Identitas Informan : Jabatan/ Bagian : Hari/Tanggal : Tempat : Pedoman Wawancara Kepala Perpustakaan
a. Kebijakan yang dibuat dalam penerapan SIM
b. Sistem Informasi Manajemen dapat meningkatkan kinerja perpustakaan.
c. SIM Perpustakaan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan
d. SIM Perpustakaan dapat menghemat biaya operasional perpustakaan e. Fasilitas layanan dari SIM dapat membangun interaksi antara
pustakawan dan pemustaka
f. Pengendalian terhadap SIM perpustakaan
g. SIM yang ada dapat memberikan efisiensi pada perpustakaan Pustakawan
a. Sistem Informasi Manajemen dapat meningkatkan kinerja perpustakaan.
b. SIM Perpustakaan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan
c. SIM Perpustakaan dapat menghemat biaya operasional perpustakaan d. Fasilitas layanan dari SIM dapat membangun interaksi antara
pustakawan dan pemustaka
e. Pengendalian terhadap SIM perpustakaan
DAFTAR LAMPIRAN PERTANYAAN WAWANCARA Konsep SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB Medan
1. Apakah kebijakan bapak dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB Medan?
SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan
2. Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan? 3. Menurut Bapak/Ibu apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja
Perpustakaan?
SIM Perpustakaan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan
4. Menurut Bapak/Ibu, apakah informasi yang tersedia pada SIM Perpustakaan telah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan?
5. Apakah SIM Perpustakaan menyediakan informasi yang relevan dan berdaya guna bagi pengguna?
6. Bagaimana respon pengguna terhadap open accessSIM Perpustakaan? SIM Perpustakaan dapat menghemat biaya operasional perpustakaan
7. Menurut Bapak/Ibu, apakah SIM Perpustakaan yang digunakan sekarang dapat menghemat biaya operasional?
Pengendalian terhadap SIM Perpustakaan 8. Apakah data yang ada pada SIM akurat?
9. Bagaimana pengendalian terhadap keakuratan data?
SIM Perpustakaan memberikan efisiensi pada infrastruktur pada perpustakaan 10. Menurut Bapak/Ibu, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat
11. Menurut Bapak/Ibu, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?
12. Menurut Bapak/Ibu, Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan? Pemustakaan SIM dapat memudahkan kinerja pustakawan
13. Menurut Bapak/Ibu, Apakah SIM Perpustakaan yang ada menyediakan fasilitas kepada pengguna untuk memberikan kritik dan saran?
14. Menurut Bapak/Ibu, Apakah pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?
Kendala perpustakaan dalam penerapan SIM Perpustakaan jika sistem tersebut tidak berjalan dengan baik.
15. Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?
16. Kendala yang sering dihadapi Bapak/Ibu dalam penerapan SIM Perpustakaan? Mengapa dan bagaimana solusi yang selama ini dilakukan?
LAMPIRAN
II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA 1. Hasil Transkrip Wawancara Informan I
Wawancara ini diambil pada tanggal 16 Maret 2016, Pukul 08.30 wib.Bertempat di Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) Jl. Jend.Gatot Subroto tepatnya diruang kepala perpustakaan.Topik yang ditanyakan berdasarkan lampiran daftar wawancara kepala perpustakaan.Berikut adalah hasil wawancara peneliti disimbolkan P dan Informan I disimbolkan dengan I1.
P : “Selamat Pagi Pak”
I1: “Pagi Juga, silakan duduk dulu, apa yang mau ditanyakan ini”?
P : “Saya Ramson Silalahi dari USU pak yang kemaren mau wawancara dengan Bapak mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB pak”. I1: “Oh. Oke sudah dipersiapkan semuanya?”.
P : “Sudah Pak. Bisa kita mulai?”. I1: “Silahkan”.
P : “Apakah kebijakan bapak dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB Medan?”
I1: “Sesuai dengan Visi. Sekarang arahnya digitalisasi perpustakaan menuju taraf
internasional tahun 2033, sehingga kita sedang mengarah kesana”.
P : “Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?” I1: “Sejauh ini baik. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala
sesuatu. Untuk pegawai kinerja tidak dituntut dengan jumlah yang besar cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya, pustakawan juga melek informasi. Ada
memang pegawai yang bukan latar belakang perpustakaan, kita kirim untuk pelatihan dan training supaya sesuai dengan standart perpustakaan”.
P :“Menurut bapak, apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja Perpustakaan?
I1: “Ya, dari tingkat kunjungan juga meningkat”.
P :“Apakah informasi yang tersedia pada SIM Perpustakaan telah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan?”
I1 :“Ya. informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna kita, bahkan ada dari luar
pulau yang membutuhkan informasi kita dan kita layani dengan baik”.
P :“Menurut bapak, Apakah SIM Perpustakaan menyediakan informasi yang relevan dan berdaya guna bagi pengguna?”
I1 :“Ya. relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi
saja, tidak untuk siswa”.
P :“Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM Perpustakaan?”
I1:“Sangat baik. Seperti yang saya bilang tadi, ada dosen dari luar pulau yang
menghubungi kami untuk meminjam buku yang ada diperpustakaan, terus kami sistem portal sehingga pengguna (mahasiswa, dosen dan pegawai) dapat mencari judul buku dari rumah melalui online. Besok mereka dapat meminjam buku tersebut”.
P :“Menurut Bapak, apakah SIM Perpustakaan yang digunakan sekarang dapat menghemat biaya operasional?”
I1 :“SDM menghemat, yang dulunya ada 10 orang pegawai sekarang jadi 4 orang.
Untuk biaya tergantung sudah dianggarkan dana untuk pemeliharaan dan pengadaan bahan perpustakaan baik itu buku, jurnal tercetak dan jurnal elektronik.
Terjadi penghematan sekitar 30 % biaya operasional. Persuratan melalui email, permintaan anggaran melalui email dan penggunaan kertas reject sebagai dokumen internal sementara”.
P :“Apakah data yang ada pada SIM akurat?”
I1 :“Kalau akurat belum 100% namun sudah memadai”.
P :“Bagaimana pengendalian terhadap keakuratan data?”
I1:“Pengendaliannya, kita kembangkan sistem kita. Kita minta penambahan
fitur-fitur baru sehingga lebih memudahkan kita dalam pengoperasian SIM Perpustakaan. Ketidak akuratan antara data di sistem dengan di rak kita lakukan pendataan ulang secara bertahap. Pernah ada mahasiswa yang menduplikat skripsinya ditolak sistem"
P : “Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”
I1:“Ya. seperti yang saya bilang tadi. Dengan kemudahan teknologi sekarang kita
dapat memberikan informasi seluas-luasnya dan sebanyak-banyak kepada pengguna, bahkan hasil skripsi sudah kita buat online kan, sehingga jika ada kejahatan dalam skripsi dapat langsung kita tindak”.
P :“Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
I1:“Kita sudah melakukan pengembangan 2 kali dan penambahan fitur pada sistem
informasi kita dan itu terpusat keseluruhan sistem juga ikut dikembangkan, karena terintegrasi dan terpusat pada data center, dan tetap kita lakukan audit mana yang baik dan mana yang kurang”.
P : “Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?”
I1: “Ya. Kita rutin melakukan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mengadakan
seminar mengenai perpustakaan kepada dosen sebagai bentuk sosialisasi tampilan dan sistem baru”.
P : “Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang ada menyediakan fasilitas kepada pengguna untuk memberikan kritik dan saran?”
I1: “Ya. Kita ada kolom kritik dan saran yang membangun dan menyediakan kotak
saran bagi pengguna untuk memasukan saran-saran yang mendukung kembangnya perpustakaan”.
P : “Apakah pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
I1: “Saat sih belum, namun jarang juga. Biasanya soal pelayanan, keramahan.
Kalau sistem belum ada”.
P :” Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?”
I1: “Disesuaikan. Karena kami membuat SOP berdasarkan ISO dan di awasi oleh
KJM”.
P :” Kendala yang sering dihadapi dalam penerapan SIM Perpustakaan? Mengapa dan bagaimana solusi yang selama ini dilakukan?
I1: “Padam listrik. Solusi yang selama ini dilakukan hanya meminta data pada
data center”.
P :”Saya rasa sekian dari saya pak. Terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan untuk saya bertanya kepada bapak”.
I1: “Iya. Kalau ada lagi yang dibutuhkan kami berusaha untuk membantu adik
dalam proses pengerjaan tugas akhir”.
P :”Baik Pak. Saya permisi Pak. Selamat pagi”. 2. Hasil Transkrip Wawancara Informan II
Wawancara ini diambil pada tanggal 28 Maret 2016, pukul 11.10 wib.Lokasi beradadi Perpustakaan UNPAB kampus II Jl. Timor No. 27D, Gaharu tepatnya di ruang Perpustakaan S2. Wawancara dilakukan dengan santai karena pustakawan sendang tidak terlalu sibuk dan sedang mengentri data beberapa buku ke dalam sistem Informasi.Berikut hasil wawancara peneliti disimbolkan dengan P dan Informan II disimbolkan I2
.
P : “Selamat Siang kak”.
I2 : “Siang. Ada keperluan apa?”
P : “Saya Ramson Silalahi kak, mahasiswa USU jurusan Ilmu Perpustaaan yang akan mengadakan penelitian disini mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB. Saya ingin bertanya kepada kakak selaku pustakawan dan kepala bidang pengadaan dan pengolahan”.
I2 : “Oh. Saya sudah tahu, kamu sudah tahu siapa saya kan?”
P : “Sudah kak. Kakak Kak Ellyana S.sos.Alumni Ilmu Perpustakaan USU juga”. I2 :”Ya. Apa yang mau ditanyakan?.Silahkan duduk”.
P : “Baik kak. Saya langsung saja.Apakah kebijakan Kepala Perpustakaan dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB?” I2 : “Ya, Sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB”.
P : “Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?”
I2:“SIM Perpustakaan membawa pengaruh yang baik terhadap kinerja
P ; “Apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan?”
I2 : “Ya. Sebagai contoh, dahulu dalam mengklasifikasi dan penyelesaian fisik
akhir 1 hari hanya 2 buku. Sekarang dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku dan pembuatan barcode juga sekarang tinggal print saja sudah muncul barcodenya, sehingga sekarang tidak membutuhkan banyak tenaga pustakawan cukup 5 orang saja (dahulu ada 11 orang)”.
P : “Menurut kakak, apakah informasi yang tersedia pada SIM sudah memenuhi kebutuhan pengguna saat ini?”
I2 : “Ya. Sudah”.
P : “ Apakah informasi yang terkandung didalamnya berdaya guna dan relevan?”. I2 : “Relevan untuk pengguna dan berdaya guna juga”.
P : “Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM perpustakaan?” I2 :“Baik sekali. Kita ada sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku
secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku”.
P :“Apakah SIM yang sekarang dapat menghemat biaya operasional perpustakaan?”
I2 : “Ya. Biasanya hemat.Pada saat pengembangan dan maintenance sistem”.
P : “Apakah data yang pada SIM akurat”.
I2 : “Tidak 100% akurat, karena dulu data buku masih dalam format ms excel,
sehingga ketika memidahkan ke sistem tidak semua pas datanya, namun kami sedang dalam proses validasi yaitu membuat identitas buku yang jelas dan valid”. P : “Menurut Kakak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”.
I2 : “Ya, meskipun lokasi ruangan belum strategis namun dengan sistem online
dapat menjangkau pengguna lebih dekat ke perpustakaan terbukti dengan jumlah kunjungan yang setiap hari mencapai 200 orang pengunjung padahal dahulu hanya sekitar 30-40 orang pengunjung yang datang ke perpustakaan”.
P :“Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
I2 : “Fleksibel. Sistem yang ini saja kita sudah 2 kali melakukan pengembangan
dari sistem yang ada”.
P : “Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?
I2 : “Ya, kami ada OPAC di setiap program studi, sehingga pengguna, baik
mahasiswa dan dosen dapat mencari buku di prodi masing-masing dan pinjamnya nanti langsung ke perpustakaan”.
P : “Apakah SIM Perpustakaan yang ada menyediakan fasilitas kepada pengguna untuk memberikan kritik dan saran?”.
I2 : “Ya. Ada kolom kritik dan saran kami sediakan untuk mengevaluasi kinerja
pegawai, kelengkapan peralatan dan kebutuhan bahan perpustakaan”.
P : “Menurut Kakak, ada tidak pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
I2 : “Keluhan pengguna hanya soal kebersihan dan layanan sirkulasi”.
P : “Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?
I2 : “Ya. Kepala perpustakaan dan kakak membuat SOP berdasarkan ISO
perpustakaan dan diperiksa oleh KJM (kualitas jaminan mutu) UNPAB sehingga setiap prosedur yang dikerjakan sesuai dengan SOP.
P : “Ada tidak kendala dalam penerapan SIM Perpustakaan?”
I2 : “Ada. Ketika padam listrik, dengan generator yang ada tidak mencukupi untuk
data center (bagian server) sehingga semua aktivitas akan putus, sudah ada pengajuan penambahan daya generator untuk data center namun belum ada realisasi”.
P :”Saya rasa cukup kak. Terima kasih buat waktu dan informasi dari kakak”. I2 : “Oh. Sama-sama. Semoga bermanfaat buat kamu dan buat perpustakaan
UNPAB agar lebih baik lagi”.
P : “Kalau begitu, saya permisi dulu kak. Selamat siang”. I2 : “Siang”.
3. Hasil Transkrip Wawancara Informan III
Wawancara ini diambil pada tanggal 16 Maret 2016, Pukul 09.35 wib.Bertempat di Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) Jl. Jend.Gatot Subroto tepatnya diruang kepala perpustakaan.Topik yang ditanyakan berdasarkan lampiran daftar wawancara kepala perpustakaan.Berikut adalah hasil wawancara peneliti disimbolkan P dan Informan III disimbolkan dengan I3.
P :”Selamat pagi kak. Saya Ramson Silalahi. Mau bertanya sedikit dengan kakak mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB”.
I3 :”Pagi. Silakan dimulai, kebetulan kakak tidak terlalu sibuk tapi tetap focus
P :”Oke kak kita mulai saja. Apakah kebijakan Kepala Perpustakaan dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB?”
I3 :”Ya. Ketika dibangun juga memiliki dampak yang positif”.
P :” Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?” I3 :”Sangat berpengaruh karena sayakan dibagian sirkulasi, jadi sistem yang ada
sekarang mempercepat peminjaman, pengembalian dan perpanjangan”. P :”Apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan?” I3 :”Ya”.
P :”Apakah informasi yang tersedia pada SIM Perpustakaan telah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan?”
I3 :”Ya. Kita ada menyediakan buku, skripsi, tesis, jurnal dan e-book kepada
pengguna”.
P :” Apakah SIM Perpustakaan menyediakan informasi yang relevan dan berdaya guna bagi pengguna?”
I3 :”Ya. Setahun sekali kita mengadakan bahan perpustakaan yang disesuaikan
berdasarkan permintaan kebutuhan perngguna, baik itu mahasiswa, dosen dan pegawai”.
P :”Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM Perpustakaan?” I3 :”Sangat baik”.
P :”Menurut kakak, apakah SIM Perpustakaan yang digunakan sekarang dapat menghemat biaya operasional?”
I3 :”Dulu mendaftar jadi anggota perpustakaan dibebankan biaya 100rb, sekarang
tidak lagi, untuk pemeliharaan jadi lebih hemat dan penggunaan kertas dikurangi”. P :”Apakah data yang pada SIM akurat”.
I3 :”Tidak 100%. Karena ketersediaan buku di rak tidak dapat dipastikan”.
P :”Bagaimana pengendalian terhadap keakuratan data?”
I3 :”Memang masih ada buku yang belum divalidasi dalam artian buku belum
terbarcode namun sudah diklasifikasi, jadi sedang dalam validasi buku”.
P :” Menurut Kakak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”.
I3 :”Ya. Dengan OPAC yang dapat online pengguna dapat meminjam dari mana
saja secara online”.
P :”Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?”
I3 :”Ya”.
P :”Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
I3 :”Fleksibel dalam hal tampilan menu”.
P :” Menurut Kakak, ada tidak pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
I3 :”Mengeluh soal pelayanan ada. Katanya pegawainya cerewet”.
P :”Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?
I3 :”Ya. Itu bagian ketua dengan pustakawan”.
P :”Kendala yang sering dihadapi dalam penerapan SIM Perpustakaan? Mengapa dan bagaimana solusi yang selama ini dilakukan?
I3 :”Pengguna kurang membaca peraturan tentang perpustakaan dan kalau listrik
yang dikerjakan untuk mahasiswa tetap mengingatkan dan untuk generator itu bagian pimpinan”.
P :”Terima kasih kakak atas jawabannya”. I3 :”Iya. Sama-sama”.
LAMPIRAN III 1. Reduksi Data (Data Reduction)
Reduksi data dilakukan dengan mencocokan jawaban informan dengan kerangka PIECES dan menggunakan kode sebagai berikut:
Performance = Per Information = Inf Economy = Eco Control = Co Efficiency = Ef Service s = Ser Informan I
P : “Apakah kebijakan bapak dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB Medan?”
I1: “Sesuai dengan Visi. Sekarang arahnya digitalisasi perpustakaan menuju taraf
internasional tahun 2033, sehingga kita sedang mengarah kesana”.
P : “Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?” I1: “Sejauh ini baik. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala
sesuatu. Per Ef Co
Untuk pegawai kinerja tidak dituntut dengan jumlah yang besar cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya, pustakawan juga melek informasi. Per Inf Ef Co
Ada memang pegawai yang bukan latar belakang perpustakaan, kita kirim untuk pelatihan dan training supaya sesuai dengan standart perpustakaan”.
P :“Menurut bapak, apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja Perpustakaan?
I1: “Ya, dari tingkat kunjungan juga meningkat”. Per
P :“Apakah informasi yang tersedia pada SIM Perpustakaan telah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan?”
I1 :“Ya. informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna kita, Inf
bahkan ada dari luar pulau yang membutuhkan informasi kita dan kita layani dengan baik”. Per
P :“Menurut bapak, Apakah SIM Perpustakaan menyediakan informasi yang relevan dan berdaya guna bagi pengguna?”
I1 :“Ya. relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi
Ef Eco Serv saja, tidak untuk siswa”.
P :“Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM Perpustakaan?”
I1:“Sangat baik. Seperti yang saya bilang tadi, ada dosen dari luar pulau yang
menghubungi kami untuk meminjam buku yang ada diperpustakaan, Per
terus kami sistem portal sehingga pengguna (mahasiswa, dosen dan pegawai) dapat mencari judul buku dari rumah melalui online. Per Ef
Besok mereka dapat meminjam buku tersebut”.
P :“Menurut Bapak, apakah SIM Perpustakaan yang digunakan sekarang dapat menghemat biaya operasional?”
I1 :“SDM menghemat, yang dulunya ada 10 orang pegawai sekarang jadi 4 orang.
Untuk biaya tergantung sudah dianggarkan dana untuk pemeliharaan dan pengadaan bahan perpustakaan baik itu buku, jurnal tercetak dan jurnal elektronik. Terjadi penghematan sekitar 30 % biaya operasional. Eco
Persuratan melalui email, permintaan anggaran melalui email dan penggunaan kertas reject Eco
sebagai dokumen internal sementara”. P :“Apakah data yang ada pada SIM akurat?”
I1 :“Kalau akurat belum 100% namun sudah memadai”. Inf
P :“Bagaimana pengendalian terhadap keakuratan data?”
I1:“Pengendaliannya, kita kembangkan sistem kita. Kita minta penambahan
fitur-fitur baru sehingga lebih memudahkan kita dalam pengoperasian SIM Perpustakaan. Ketidak akuratan antara data di sistem dengan di rak kita lakukan pendataan ulang secara bertahap. Per Evaluasi Co
Pernah ada mahasiswa yang menduplikat skripsinya ditolak sistem" Co
P : “Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”
I1:“Ya. seperti yang saya bilang tadi. Dengan kemudahan teknologi sekarang kita
dapat memberikan informasi seluas-luasnya dan sebanyak-banyak Inf
kepada pengguna, bahkan hasil skripsi sudah kita buat online kan, sehingga jika ada kejahatan dalam skripsi dapat langsung kita tindak
I1:“Kita sudah melakukan pengembangan 2 kali dan penambahan fitur pada sistem
informasi kita dan itu terpusat keseluruhan sistem juga ikut dikembangkan, karena ”. Evaluasi
P :“Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
terintegrasi dan terpusat pada data center, dan tetap kita lakukan audit mana yang baik dan mana yang kurang”. Co
P : “Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?”
I1: “Ya. Kita rutin melakukan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mengadakan
seminar mengenai perpustakaan kepada dosen sebagai bentuk sosialisasi tampilan dan sistem baru”. Ser
P : “Menurut Bapak, Apakah SIM Perpustakaan yang ada menyediakan fasilitas kepada pengguna untuk memberikan kritik dan saran?”
I1: “Ya. Kita ada kolom kritik dan saran yang membangun dan menyediakan kotak
saran bagi pengguna untuk memasukan saran-saran yang mendukung kembangnya perpustakaan”. Ser
P : “Apakah pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
I1: “Saat sih belum, namun jarang juga. Biasanya soal pelayanan, keramahan.
Kalau sistem belum ada”.
P :” Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?”
I1: “Disesuaikan. Karena kami membuat SOP berdasarkan ISO dan di awasi oleh
KJM”. Co
P :” Kendala yang sering dihadapi dalam penerapan SIM Perpustakaan? Mengapa dan bagaimana solusi yang selama ini dilakukan?
I1: “Padam listrik. Solusi yang selama ini dilakukan hanya meminta data pada
P :”Saya rasa sekian dari saya pak. Terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan untuk saya bertanya kepada bapak”.
I1: “Iya. Kalau ada lagi yang dibutuhkan kami berusaha untuk membantu adik
dalam proses pengerjaan tugas akhir”.
P :”Baik Pak. Saya permisi Pak. Selamat pagi”. Informan II
Wawancara ini diambil pada tanggal 28 Maret 2016, pukul 11.10 wib.Lokasi beradadi Perpustakaan UNPAB kampus II Jl. Timor No. 27D, Gaharu tepatnya di ruang Perpustakaan S2. Wawancara dilakukan dengan santai karena pustakawan sendang tidak terlalu sibuk dan sedang mengentri data beberapa buku ke dalam sistem Informasi.Berikut hasil wawancara peneliti disimbolkan dengan P dan Informan II disimbolkan I2
.
P : “Selamat Siang kak”.
I2 : “Siang. Ada keperluan apa?”
P : “Saya Ramson Silalahi kak, mahasiswa USU jurusan Ilmu Perpustaaan yang akan mengadakan penelitian disini mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB. Saya ingin bertanya kepada kakak selaku pustakawan dan kepala bidang pengadaan dan pengolahan”.
I2 : “Oh. Saya sudah tahu, kamu sudah tahu siapa saya kan?”
P : “Sudah kak. Kakak Kak Ellyana S.sos.Alumni Ilmu Perpustakaan USU juga”. I2 :”Ya. Apa yang mau ditanyakan?.Silahkan duduk”.
P : “Baik kak. Saya langsung saja.Apakah kebijakan Kepala Perpustakaan dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB?” I2 : “Ya, Sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB”.
P : “Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?”
I2:“SIM Perpustakaan membawa pengaruh yang baik terhadap kinerja
perpustakaan”. Per
P ; “Apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan?”
I2 : “Ya. Sebagai contoh, dahulu dalam mengklasifikasi dan penyelesaian fisik
akhir 1 hari hanya 2 buku. Sekarang dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku dan pembuatan barcode Per Ef juga sekarang tinggal print saja sudah muncul barcodenya, sehingga sekarang tidak membutuhkan banyak tenaga pustakawan cukup 5 orang saja (dahulu ada 11 orang)”. Ef
P : “Menurut kakak, apakah informasi yang tersedia pada SIM sudah memenuhi kebutuhan pengguna saat ini?”
I2 : “Ya. Sudah”. Inf
P : “ Apakah informasi yang terkandung didalamnya berdaya guna dan relevan?”. I2 : “Relevan untuk pengguna dan berdaya guna juga”. Inf
P : “Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM perpustakaan?” I2 :“Baik sekali. Kita ada sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku
secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku”. Ef Co
P :“Apakah SIM yang sekarang dapat menghemat biaya operasional perpustakaan?”
I2 : “Ya. Biasanya hemat.Pada saat pengembangan dan maintenance sistem
I2 : “
”. Eco P : “Apakah data yang pada SIM akurat”.
Tidak 100% akurat, Ef karena dulu data buku masih dalam format ms excel, sehingga ketika memidahkan ke sistem tidak semua pas datanya, namun kami
sedang dalam proses validasi yaitu membuat identitas buku yang jelas dan valid”. Co Inf
P : “Menurut Kakak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”.
I2 : “Ya, meskipun lokasi ruangan belum strategis namun dengan sistem online
dapat menjangkau pengguna lebih dekat ke perpustakaan terbukti dengan jumlah kunjungan yang setiap hari mencapai 200 orang Ser pengunjung padahal dahulu hanya sekitar 30-40 orang pengunjung yang datang ke perpustakaan”.
P :“Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
I2 : “Fleksibel. Sistem yang ini saja kita sudah 2 kali melakukan pengembangan
dari sistem yang ada”. Ef
P : “Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?
I2 : “Ya, kami ada OPAC di setiap program studi, sehingga pengguna, baik
mahasiswa dan dosen dapat mencari buku di prodi masing-masing dan pinjamnya nanti langsung ke perpustakaan”. Per Ef
P : “Apakah SIM Perpustakaan yang ada menyediakan fasilitas kepada pengguna untuk memberikan kritik dan saran?”.
I2 : “Ya. Ada kolom kritik dan saran kami sediakan untuk mengevaluasi kinerja
pegawai, kelengkapan peralatan dan kebutuhan bahan perpustakaan”. Ser Evaluasi
P : “Menurut Kakak, ada tidak pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
I2 : “Keluhan pengguna hanya soal kebersihan dan layanan sirkulasi”.
P : “Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?
I2 : “Ya. Kepala perpustakaan dan kakak membuat SOP berdasarkan ISO
perpustakaan dan diperiksa oleh KJM (kualitas jaminan mutu) UNPAB sehingga setiap prosedur yang dikerjakan sesuai dengan SOP. Co
P : “Ada tidak kendala dalam penerapan SIM Perpustakaan?”
I2 : “Ada. Ketika padam listrik, dengan generator yang ada tidak mencukupi untuk
data center (bagian server) sehingga semua aktivitas akan putus, sudah ada pengajuan penambahan daya generator untuk data center namun belum ada realisasi”. Co kendala
P :”Saya rasa cukup kak. Terima kasih buat waktu dan informasi dari kakak”. I2 : “Oh. Sama-sama. Semoga bermanfaat buat kamu dan buat perpustakaan
UNPAB agar lebih baik lagi”.
P : “Kalau begitu, saya permisi dulu kak. Selamat siang”. I2 : “Siang”.
Informan III
Wawancara ini diambil pada tanggal 16 Maret 2016, Pukul 09.35 wib.Bertempat di Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) Jl. Jend.Gatot Subroto tepatnya diruang kepala perpustakaan.Topik yang ditanyakan berdasarkan lampiran daftar wawancara kepala perpustakaan.Berikut adalah hasil wawancara peneliti disimbolkan P dan Informan III disimbolkan dengan I3.
P :”Selamat pagi kak. Saya Ramson Silalahi. Mau bertanya sedikit dengan kakak mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan UNPAB”.
I3 :”Pagi. Silakan dimulai, kebetulan kakak tidak terlalu sibuk tapi tetap fokus
kok”.
P :”Oke kak kita mulai saja. Apakah kebijakan Kepala Perpustakaan dalam membangun SIM Perpustakaan sesuai dengan Visi Perpustakaan UNPAB?”
I3 :”Ya. Ketika dibangun juga memiliki dampak yang positif”.
P :” Bagaimana pengaruh SIM Perpustakaan terhadap kinerja perpustakaan?” I3 :”Sangat berpengaruh karena sayakan dibagian sirkulasi, jadi sistem yang ada
sekarang mempercepat peminjaman, pengembalian dan perpanjangan”. Per Ser Ef
P :”Apakah SIM Perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan?” I3 :”Ya”.
P :”Apakah informasi yang tersedia pada SIM Perpustakaan telah memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan?”
I3 :”Ya. Kita ada menyediakan buku, skripsi, tesis, jurnal dan e-book kepada
pengguna”. Ser
P :” Apakah SIM Perpustakaan menyediakan informasi yang relevan dan berdaya guna bagi pengguna?”
I3 :”Ya. Setahun sekali kita mengadakan bahan perpustakaan yang disesuaikan
berdasarkan permintaan kebutuhan perngguna, baik itu mahasiswa, dosen dan pegawai”. Inf
P :”Bagaimana respon pengguna terhadap open access SIM Perpustakaan?” I3 :”Sangat baik”.
P :”Menurut kakak, apakah SIM Perpustakaan yang digunakan sekarang dapat menghemat biaya operasional?”
I3 :”Dulu mendaftar jadi anggota perpustakaan dibebankan biaya 100rb, sekarang
tidak lagi, Eco untuk pemeliharaan jadi lebih hemat dan penggunaan kertas dikurangi”. Ef
P :”Apakah data yang pada SIM akurat”.
I3 :”Tidak 100%. Inf Karena ketersediaan buku di rak tidak dapat dipastikan”. Ef
P :”Bagaimana pengendalian terhadap keakuratan data?”
I3 :”Memang masih ada buku yang belum divalidasi dalam artian buku belum
terbarcode namun sudah diklasifikasi, Co jadi sedang dalam validasi buku”. P :” Menurut Kakak, Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang dapat menjangkau pengguna perpustakaan lebih dekat dengan perpustakaan?”.
I3 :”Ya. Dengan OPAC yang dapat online pengguna dapat meminjam dari mana
saja secara online”. Per Ef
P :”Apakah SIM Perpustakaan UNPAB Medan ini dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan?”
I3 :”Ya”. Ser
P :”Apakah SIM Perpustakaan yang sekarang fleksibel dan mudah untuk dikembangkan?”
I3 :”Fleksibel dalam hal tampilan menu”. Ef
P :” Menurut Kakak, ada tidak pengguna perpustakaan pernah mengeluh terhadap SIM Perpustakaan yang ada sekarang ini?”
P :”Apakah SIM Perpustakaan yang diterapkan sesuai dengan standart operating procedure (SOP)?
I3 :”Ya. Itu bagian ketua dengan pustakawan”.
P :”Kendala yang sering dihadapi dalam penerapan SIM Perpustakaan? Mengapa dan bagaimana solusi yang selama ini dilakukan?
I3 :”Pengguna kurang membaca peraturan tentang perpustakaan Inf Co dan kalau
listrik padam maka berhenti semua kegiatan dan aktivitas dalam perpustakaan. Co Kendala Solusi yang dikerjakan untuk mahasiswa tetap mengingatkan dan untuk generator itu bagian pimpinan”.
P :”Terima kasih kakak atas jawabannya”. I3 :”Iya. Sama-sama”.
2. Penyajian Data (Data Display)
Informan I Informan II Informan III
P
1. Sistem lebih cepat dan mudah
2. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
3. Tingkat kunjungan juga meningkat dari luar pulau yang membutuhkan informasi kita layani dengan baik
4. Dosen dari luar pulau yang meminjam buku yang ada diperpustakaan
5. Pengguna dapat mencari judul buku dari rumah melalui online
6. Ketidak akuratan antara data di sistem dengan di rak kita lakukan pendataan ulang secara bertahap
1. SIM Perpustakaan membawa pengaruh yang baik terhadap kinerja perpustakaan 2. Dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku
dan pembuatan barcode
3. Jumlah kunjungan yang setiap hari mencapai 200 orang
4. Kita ada sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku
5. Kami ada OPAC di setiap program studi, sehingga pengguna, baik mahasiswa dan
1. Sangat berpengaruh karena sayakan dibagian sirkulasi, jadi sistem yang ada sekarang mempercepat
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
2. Dengan OPAC yang dapat online pengguna dapat meminjam dari mana saja secara online
dosen dapat mencari buku di prodi masing-masing dan pinjamnya nanti langsung ke perpustakaan
I
1. Pustakawan juga melek informasi 2. Informasi sesuai dengan kebutuhan
pengguna kita
3. Relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi 4. Kalau akurat belum 100% namun sudah
memadai
5. Memberikan informasi seluas-luasnya dan sebanyak-banyak
1. Relevan untuk pengguna dan berdaya guna juga
2. Proses validasi yaitu membuat identitas buku yang jelas dan valid
1. Setahun sekali kita mengadakan bahan perpustakaan yang disesuaikan berdasarkan permintaan kebutuhan perngguna, baik itu mahasiswa, dosen dan pegawai
2. Tidak 100%.
3. Pengguna kurang membaca peraturan tentang perpustakaan
E
1. Relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi 2. Terjadi penghematan sekitar 30 % biaya
1. Biasanya hemat.Pada saat pengembangan dan maintenance sistem
1. Dulu mendaftar jadi anggota perpustakaan dibebankan biaya 100rb, sekarang tidak lagi
operasional
3. Penggunaan kertas reject
2. Penggunaan kertas dikurangi
C
1. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala sesuatu
2. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
3. Pernah ada mahasiswa yang menduplikat skripsinya ditolak sistem
4. Terintegrasi dan terpusat pada data center 5. Kita lakukan audit mana yang baik dan
mana yang kurang
6. Kami membuat SOP berdasarkan ISO dan di awasi oleh KJM
7. Ketika padam listrik, dengan generator yang ada tidak mencukupi untuk data
1. Kita ada sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku
2. Proses validasi yaitu membuat identitas buku yang jelas dan valid
3. SOP berdasarkan ISO perpustakaan dan diperiksa oleh KJM (kualitas jaminan mutu) UNPAB
4. Ketika padam listrik, dengan generator yang ada tidak mencukupi untuk data
center (bagian server) sehingga semua
1. Belum divalidasi dalam artian buku belum terbarcode namun sudah diklasifikasi
2. Pengguna kurang membaca peraturan tentang perpustakaan 3. Kalau listrik padam maka berhenti
semua kegiatan dan aktivitas dalam perpustakaan
center (bagian server) sehingga semua
aktivitas akan putus
aktivitas akan putus
E
1. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala sesuatu
2. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
3. Relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi 4. Sistem portal sehingga pengguna
(mahasiswa, dosen dan pegawai) dapat mencari judul buku dari rumah melalui
online
5. SDM menghemat, yang dulunya ada 10 orang pegawai sekarang jadi 4 orang 6. Sudah melakukan pengembangan 2 kali dan
1. Dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku dan pembuatan barcode
2. Tenaga pustakawan cukup 5 orang saja (dahulu ada 11 orang)
3. Relevan untuk pengguna dan berdaya guna juga
4. Kita ada sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku
5. Tidak 100% akurat
6. Fleksibel. Sistem yang ini saja kita sudah 2
1. Sangat berpengaruh karena sayakan dibagian sirkulasi, jadi sistem yang ada sekarang mempercepat
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
2. Penggunaan kertas dikurangi
3. Ketersediaan buku di rak tidak dapat dipastikan
4. Dengan OPAC yang dapat online pengguna dapat meminjam dari mana saja secara online
penambahan fitur pada sistem informasi kali melakukan pengembangan dari sistem yang ada
7. Kami ada OPAC di setiap program studi, sehingga pengguna, baik mahasiswa dan dosen dapat mencari buku di prodi masing-masing dan pinjamnya nanti langsung ke perpustakaan
S
1. Sosialisasi kepada mahasiswa baru 2. Seminar mengenai perpustakaan kepada
dosen
3. Ada kolom kritik dan saran yang membangun
1. Jumlah kunjungan yang setiap hari mencapai 200 orang
2. Sistem online dapat menjangkau pengguna lebih dekat ke perpustakaan
3. Ada kolom kritik dan saran kami sediakan untuk mengevaluasi kinerja pegawai, kelengkapan peralatan dan kebutuhan bahan perpustakaan
1. Sangat berpengaruh karena sayakan dibagian sirkulasi, jadi sistem yang ada sekarang mempercepat
peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
2. Kita ada menyediakan buku, skripsi, tesis, jurnal dan e-book kepada pengguna
3. Perpustakaan dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan
4. Mengeluh soal pelayanan ada. Katanya pegawainya cerewet
3. Kesimpulan dan Verifikasi (Conclusion/Verification)
Berdasarkan hasil dari reduksi data dan disajikan dengan baik sehingga peneliti dapat menarik kesimpulan mengenai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi dengan kerangka PIECES yaitu sebagai berikut:
1. Performance (Kinerja)
a. SIM Perpustakaan UNPAB membawa pengaruh yang baik terhadap kinerja perpustakaan
b. Sistem yang ada sekarang mempercepat peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
c. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
d. Dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku dan pembuatan barcode
e. Tingkat kunjungan juga meningkat dari luar pulau yang membutuhkan informasi.
f. Adanya sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku
g. Dengan OPAC yang dapat online pengguna dapat meminjam dari mana saja secara online
h. Ketidak akuratan antara data di sistem dengan di rak dilakukan pendataan ulang secara bertahap
2. Information (Informasi)
b. Relevan untuk pengguna dan berdaya guna juga
c. Memberikan informasi seluas-luasnya dan sebanyak-banyak Kendala
a. belum 100% namun sudah memadai
b. Proses validasi yaitu membuat identitas buku yang jelas dan valid c. Pengguna kurang membaca peraturan tentang perpustakaan 3. Economic (Ekonomis)
a. Relevan dan berdaya guna, karena kita melayani tingkat perguruan tinggi
b. Terjadi penghematan sekitar 30 % biaya operasional c. Penggunaan kertas reject
d. Dulu mendaftar jadi anggota perpustakaan dibebankan biaya 100rb, sekarang tidak lagi
4. Control (Pengendalian)
a. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala sesuatu b. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
c. Adanya sistem pesan buku, pengguna dapat memesan buku secara online dan besoknya dapat meminjam buku yang dipesan tanpa mengambil langsung ke rak buku
d. Pernah ada mahasiswa yang menduplikat skripsinya ditolak sistem e. Terintegrasi dan terpusat pada data center
f. Dilakukan audit mana yang baik dan mana yang kurang g. Membuat SOP berdasarkan ISO dan di awasi oleh KJM
Kendala
a. Ketika padam listrik, dengan generator yang ada tidak mencukupi untuk data center (bagian server) sehingga semua aktivitas akan putus
5. Efficiency (Efisiensi)
a. Sistem lebih cepat dan mudah dalam memproses segala sesuatu b. Cukup 4 orang saja sudah bisa mencover semuanya
c. Relevan dan berdaya guna, karena kita
d. Sistem portal sehingga pengguna (mahasiswa, dosen dan pegawai) dapat mencari judul buku dari rumah melalui online
e. SDM menghemat, yang dulunya ada 10 orang pegawai sekarang jadi 4 orang
f. Dalam 1 hari dalam menyelesaikan 30 buku dan pembuatan barcode
g. Fleksibel. Sistem yang ini saja kita sudah 2 kali melakukan pengembangan dari sistem yang ada
Kendala
a. Ketersediaan buku di rak tidak dapat dipastikan b. Tidak 100% akurat
c. Sudah melakukan pengembangan 2 kali dan penambahan fitur pada sistem informasi
6. Service (Layanan)
a. Sosialisasi kepada mahasiswa baru
c. Ada kolom kritik dan saran yang membangun
d. Jumlah kunjungan yang setiap hari mencapai 200 orang
e. Sistem online dapat menjangkau pengguna lebih dekat ke perpustakaan
f. Sistem yang ada sekarang mempercepat peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
g. Menyediakan buku, skripsi, tesis, jurnal dan e-book kepada pengguna
h. Perpustakaan dapat membangun interaksi antara pustakawan dengan pengguna perpustakaan
