ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Florentina Veny Marantika NIM : 102114005
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Florentina Veny Marantika NIM : 102114005
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
iv
The best feeling of HAPPINES is when you’re happy because
you’ve made
somebody else happy.
Life is like a piano, white and black. If God play it, all will be
a beautiful melody.
Kupersembahkan untuk :
Emak, Babeh Tercintah
Kakak Pian tercintah
v
UNIVERSITAS SANTA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN (Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD,
Surabaya) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 Oktober 2014 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 31 Oktober 2014 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Florentina Veny Marantika
Nomor Mahasiswa : 102114005
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA” beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalih dalam bentuk media lain, mengelola dalam pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal: 31 Oktober 2014
Yang menyatakan
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah
satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,
Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan
arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
yang tak terhingga kepada:
1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma
yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan
kepribadian kepada penulis.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma Yogyakarta.
3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., C.A. selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Ak., C.A.selaku dosen Pembimbing
yang telah membantu serta membimbing penulis dengan memberikan
masukan, saran, dan nasehat selama proses penulisan skripsi.
5. Nicko Kornelius Putra, S.E. dan Drs. Gregorius Hendra Poerwanto, M.Si yang
telah membimbing dan memotivasi penulis sehingga penulis dapat
viii
6. Kagupus, Kolonel Nelson Maga yang telah mengijinkan penulis untuk
melakukan studi kasus di Gupus-II/Wiltim.
7. Babeh Ignatius Sudarno, Mama Nining Wijiati, Kakak Frandaromes Alvian,
serta pasukan kaki 4 Bruno, Cilla, dan Cillo yang selalu memberikan dukungan
dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal lelah.
8. The Girl’s yaitu Noni, Angel, Naken, Dian, dan Ria yang selalu memberikan dukungan kepada penulis, dengan cara menanyakan kapan Acc. Itu menjadi
motivasi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan,
oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini
dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 31 Oktober 2014
Florentina Veny Marantika
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
2. Pengertian Sistem Informasi ... 10
C. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 10
D. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ... 11
1. Pengertian Sistem Akuntansi ... 11
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 11
E. Informasi Akuntansi Persediaan ... 12
1. Pengertian Persediaan ... 12
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 13
F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI) ... 13
G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK)... 15
H. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) ... 16
1. Pengertian SIMAK BMN... 16
2. Kebijakan Akuntansi BMN ... 16
3. Bagan Arus Akuntansi BMN ... 18
I. Analisis dan Perancangan Sistem (APS)... 19
1. Pengertian Analisis... 19
2. Tahapan Analisis ... 19
3. Pengertian Perancangan Sistem ... 20
4. Tahapan Perancangan Sistem ... 21
x
J. Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan
Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 24
A. Sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, Surabaya... 34
B. Struktur Organisasi ... 36
C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job description) ... 36
D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD . 41 1. Skema Alur Penerimaan Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ... 42
2. Skema Alur Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ... 44
E. Bentuk-Bentuk BEK ... 45
BAB V PEMBAHASAN ... 47
A. Deskripsi Penerapan Aplikasi SIMAK BMN di Gudang Pusat-II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya ... 47
1. Penginputan Data Bekal/Materiil ke dalam aplikasi SIMAK ... 49
2. Aplikasi SIMAK BMN dan Aplikasi Khusus Persediaan ... 50
3. Perbedaan Teori Persediaan TNI AD dengan Persediaan pada Umumnya ... 53
4. Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 56
4.1 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan ... 56
4.2 Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 58
4.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran ... 65
4.4 Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 67
5. Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 72
5.1 Diagram Konteks Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ... 72
xi
5.3 Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 76
5.4 Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 78
B. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan, dan Titik Keputusan ... 80
1. Mengidentifikasi Kelemahan ... 80
2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan... 82
3. Mengidentifikasi Titik Keputusan ... 83
4. Mengidentifikasi Personil Kunci ... 84
C. Perancangan Sistem Persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD ... 85
1. Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 86
1.1 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan ... 87
1.2 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ... 89
1.3 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran ... 98
1.4 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 100
2. Rancangan Usulan Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 107
2.1 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 107
2.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 109
2.3Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 112
2.4 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 114
3. Standarisasi Pergudangan Bekang ... 116
BAB VI PENUTUP ... 117
A. Kesimpulan ... 117
B. Keterbatasan Penelitian ... 119
C. Saran ... 119
DAFTAR PUSTAKA ... 121
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen (flowchart) ... 24 Tabel 1.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 26 Tabel 2.1 Bentuk-bentuk BEK ... 46 Tabel 3.1 Perbandingan Dokumen Sistem Persediaan Perusahaan
dengan Gupus-II/Wiltim TNI AD ... 55 Tabel 3.2 Dokumen yang digunakan dalam flowchart penerimaan. ... 56 Tabel 3.3 Dokumen yang digunakan dalam flowchart pengeluaran ... 65 Tabel 3.4 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan
flowchart penerimaan ... 87 Tabel 3.5 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data BMN ... 18 Gambar 1.2 Alur Akuntansi BMN ... 19 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat-II/Wiltim,
Surabaya ... 36 Gambar 2.2 Alur Penerimaan Bekal/Materiil Asal Pergudangan
Daerah/Rekanan ... 42 Gambar 2.3 Alur Pengeluaran Bekal/Materiil Asal Pergudangan
Daerah/Rekanan ... 44 Gambar 3.1 Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/
Materiil Bekang ... 58 Gambar 3.2 Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 67 Gambar 3.3 Gambaran Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil
Bekang... 72 Gambar 3.4 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/
Materiil Bekang ... 74 Gambar 3.5 Gambaran Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 76 Gambar 3.6 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 78 Gambar 3.7 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/
Materiil Bekang ... 89 Gambar 3.8 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 100 Gambar 3.9 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/
Materiil Bekang ... 107 Gambar 4.1 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan
Bekal/Materiil Bekang ... 109 Gambar 4.2 Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/
Materiil Bekang ... 112 Gambar 4.3 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran
xiv ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
STUDI KASUS DI GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD, SURABAYA
FlorentinaVeny Marantika NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2014
Tujuan dari penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan, (2) untuk mengidentifikasi kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan, (3) memberikan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat memenuhi kebutuhan Gupus-II/Wiltim TNI AD.
Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan: (1) evaluasi SIMAK BMN yang telah diterapkan di Gupus-II/Wiltim TNI AD, (2) mengidentifikasi kelemahan dan penyebab kelemahan, (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan pada Gupus-II/Wiltim TNI AD.
Dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa: (1) penerapan sistem SIMAK BMN memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengolahan data, (2) kelemahan yang terdapat dalam penerapan sistem adalah tidak adanya pengawasan dan kondisi gudang yang belum memenuhi standarisasi pergudangan, (3) usulan perancangan dengan menambahkan divisi baru.
xv ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF
INVENTORY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM
A CASE STUDY AT CENTRAL WAREHOUSE-II/REGION OF EASTERN TNI AD, SURABAYA
FlorentinaVeny Marantika NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2014
The objectives of this research are: (1) to determine the implementation of inventory accounting information system, (2) to determine the weaknesses of the inventory accounting information system, (3) to propose a more suitable design of inventory accounting information system for Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD need.
Data analysis technique used was descriptive analysis by (1) evaluating the SIMAK BMN inventory accounting information system applied in Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD, (2) identifying the weaknesses of the system and the causes of the weaknesses, (3) designing the inventory accounting information system of Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD.
The result showed that: (1) the implementation system SIMAK BMN had a significant contribution to data processing, (2) the weaknesses of the implementation of that system were the lack of supervision and the Warehouse-II/Region of Eastern has not meet the qualification standards, (3) the new design was improved by adding a new division.
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Di era globalisasi ini, tentu kita sudah tidak asing lagi dengan yang
namanya gadget, phone, dan internet. Gadget dan phone adalah salah satu
benda yang menjadi incaran masyarakat untuk memilikinya, karena dengan
menggunakan gadget dan phone tersebut masyarakat dapat memperoleh
informasi yang lebih terupdate. Penggunaan internet pun dalam kehidupan
sekarang lebih membantu masyarakat dalam setiap aktivitasnya, seperti
adanya Google yang memudahkan dalam melakukan pencarian data.
Semakin banyaknya teknologi yang canggih dan didukung dengan fitur
aplikasi yang ada, akan memudahkan kita untuk mendapatkan informasi yang
terbaru juga.
Informasi adalah sekumpulan data yang bersifat fakta dan diorganisasi
atau diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima.
Data yang telah diolah dan berguna bagi si penerima yaitu data yang
memberikan keterangan atau pengetahuan. Dengan demikian yang menjadi
sumber informasi adalah data. Informasi yang berkualitas adalah informasi
yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang baik pun sebaiknya
informasi yang bermanfaat seperti dapat digunakan untuk pengambilan
Di dalam konteks pemerintahan, saat ini akuntabilitas adalah suatu hal
yang dijunjung tinggi oleh pemerintah Indonesia dalam kehidupan bernegara.
Salah satu aspek yang sangat penting untuk dijunjung tinggi nilai
akuntabilitas adalah mengenai pelaporan aset negara yang harus dibuat secara
transparan, sehingga publik pun dapat menilai baik kinerja pemerintah dan
pemanfaatan pajak yang diberikan kepada negara. Aset negara atau yang
biasa disebut Barang Milik Negara (BMN) saat ini selalu diinventarisir secara
mandiri oleh masing-masing pemerintah dan secara berkala dilaporkan
kepada Dirjen Kekayaan Negara untuk diaudit dan dinilai pengelolaannya.
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, ketersediaan suatu
sistem pengolah informasi mampu mengakomodir kebutuhan pengelolaan
barang milik negara. Dengan adanya sistem informasi yang terpadu, seluruh
transaksi yang berhubungan dengan barang milik negara dapat diproses
menjadi sebuah laporan yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi
pengambil keputusan oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, untuk
mengefektifkan sistem laporan pengelolaan barang milik negara, Kementrian
Keuangan membuat suatu aplikasi sistem informasi manajamen yang disebut
dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara
(SIMAK BMN) yang meliputi neraca dan catatan atas laporan keuangan.
Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara
merupakan subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI). SIMAK BMN
diselenggarakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai alat
SIMAK BMN akan menghasilkan informasi sebagai dasar penyusunan neraca
Kementrian Negara dan informasi tersebut untuk perencanaan, pemeliharaan,
penilaian, pengawasan, dan pengendalian. Penggunaan SIMAK BMN sendiri
sudah diterapkan oleh pihak Tentara Nasional Indonesia (TNI), baik TNI
Angkatan Darat, TNI Angkatan Laut, maupun TNI Angkatan Udara. Tetapi,
pada penelitian ini penulis akan memfokuskan pada TNI Angkatan Darat,
karena berdasarkan jumlah personel yang terbesar, struktur dan rantai
organisasi yang paling kompleks dibanding cabang angkatan bersenjata yang
lain.
SIMAK BMN yang diharapkan dapat membantu pengelolaan barang
milik negara tentunya akan berhubungan dengan persediaan yang miliki oleh
pihak TNI AD. Persediaan yang dimiliki oleh TNI AD sendiri disimpan
secara terpusat yaitu di Gudang Pusat (GUPUS) I/Wilayah Barat TNI AD,
Jakarta dan Gudang Pusat (GUPUS) II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya.
Terdapatnya 2 Gudang Pusat ini, diharapkan dapat memudahkan dalam
pendistribusian persediaan barang milik TNI berdasarkan tanggung jawab
wilayah. Gupus-I/Wilbar TNI AD akan mendistribusikan persediaan kedalam
wilayah barat Indonesia yaitu Sumatera, sebagian pulau Jawa dan pulau
Kalimantan. Gupus-II/Wiltim TNI AD memiliki tanggungjawab dalam
pendistribusian persediaan di Jawa Timur, sebagian Kalimantan, dan seluruh
wilayah Indonesia Timur lainnya. Prosedur yang terdapat dalam
Gupus-I/Wilbar maupun Gupus-II/Wiltim secara Standar Operasi Prosedur (SOP)
Penggunaan SIMAK BMN ini juga berperan dalam Sistem Informasi
Akuntansi bagian Persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, yang berlokasi di
Jalan Kalisosok 20 , Surabaya, Jawa Timur. Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD,
sudah menerapkan SIMAK BMN dalam pelaksanaan operasionalnya.
Penggunaan SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI AD ini, digunakan untuk
mengetahui persediaan barang TNI AD yang ada dan untuk dijadikan
perencanaan dalam melakukan permintaan barang yang menyangkut
perbekalan dan angkutan TNI AD, tetapi aplikasi SIMAK BMN ini terkadang
kurang berjalan dengan baik dan sering mengalami kendala permasalahan di
kalangan user karena seringkali terjadi permasalahan software dan sosialisasi
penggunaan yang kurang optimal.
Praktek pelaksanaan aplikasi SIMAK BMN TNI yang masih
mengalami beberapa kendala harus disikapi secara serius oleh TNI maupun
Pemerintah. Aspek operasional, teknis, maupun ekonomis harus diperhatikan
dan dikembangkan lebih lanjut dalam rangka mencapai optimalisasi.
Pemahaman terhadap aplikasi, kesiapan infrastruktur dan pendidikan atau
pelatihan penggunaan aplikasi SIMAK BMN masih menjadi kendala yang
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka rumusan
masalah penelitian ini adalah :
1. Bagaimanakah penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi
persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya?
2. Apakah kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi
persediaan yang diterapkan oleh SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI
AD, Surabaya?
3. Bagaimanakah usulan rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan
tersebut?
C. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah mendeskripsikan
alur penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil asal Pergudangan daerah
atau Rekanan, dan tidak mendeskripsikan mengenai perminyakan.
D. Tujuan Penelitian
Dengan mengacu pada rumusan masalah diatas, maka penelitian ini
mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk mendeskripsikan penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi
akuntansi persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya. Penerapan
SIMAK BMN dengan SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat
II/ Wiltim TNI AD.
2. Setelah mendapatkan deskripsi penerapan sistem SIMAK BMN di
Gupus-II/Wiltim TNI AD, Surabaya penulis dapat mengidentifikasi kelemahan
yang ada pada sistem SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi
persediaan.
3. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah terjadi tersebut, maka penulis
dapat membuat rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan tersebut.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Gupus-II/ Wilayah Timur TNI AD, Surabaya.
Manfaat penelitian ini bagi Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya adalah
untuk mendapatkan gambaran pengembangan sistem SIMAK BMN yang
diharapkan dapat lebih optimal dan sistem SIMAK BMN tersebut semakin
mempermudah pengguna dalam hal pengoperasian sistem akuntansi
persediaan.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Manfaat penelitian ini bagi Universitas Sanata Dharma adalah dapat
dipergunakan sebagai bahan referensi dan tambahan pengetahuan bagi
mahasiswa Universitas Sanata Dharma, terutama mengenai sistem
3. Bagi Penulis.
Manfaat penelitian ini bagi penulis adalah sebagai penerapan ilmu teori
yang telah didapatkan selama perkuliahan, menambah pengetahuan
penulis dengan terjun langsung ke kondisi nyata di lapangan, dan
mengetahui bagaimana pengelolaan persediaan barang milik negara di
Gupus-II/Wiltim TNI AD.
F. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Bab ini berisikan landasan teori yang menjadi acuan penulis dalam
melaksanakan penelitian yaitu penjelasan mengenai sistem, sistem
informasi, sistem informasi manajemen (SIM), sistem informasi
akuntansi (SIA), informasi akuntansi persediaan, sistem akuntansi
instansi (SAI), sistem akuntansi keuangan (SAK), sistem informasi
manajemen dan akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN),
analisis dan perancangan sistem (APS), dan perancangan bagan alir
Bab III Metode Penelitian
Bab ini menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian,
subyek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data, jenis data,
dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Instansi
Bab ini menguraikan mengenai sejarah instansi, struktur instansi,
deskripsi tugas dan wewenang, kegiatan operasional instansi, dan
bentuk BEK.
Bab V Pembahasan
Bab ini mendeskripsikan mengenai penerapan aplikasi SIMAK
BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaaan yang
diterapkan dalam instansi, pembahasan mengenai kelemahan dalam
sistem informasi akuntansi persediaan, dan memberikan solusi
perancangan sistem persediaan kepada instansi.
Bab VI Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan jawaban atas
pertanyaan pada rumusan masalah pada bagian pendahuluan,
saran-saran yang dapat diberikan kepada instansi dan keterbatasan
9
BAB II
LANDASAN TEORI A. Sistem
Menurut Mulyadi (2008), “sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan”. Menurut Hall (2007), “sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan yang sama”.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan
komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya dengan tujuan yang
sama untuk dapat melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
B. Sistem Informasi 1. Pengertian Informasi
Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2007), “informasi adalah data yang telah diolah diubah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan
keinginan si penerima”. Menurut O’Brien (2005), “informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para
pemakai akhir tertentu”.
Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah
diolah, diubah menjadi suatu bentuk yang berarti dan berguna bagi para
2. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Hall (2007), “sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi
dan didistribusikan ke para pengguna”. Menurut O’Brien (2005), “sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi”.
Berdasarkan definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para
pengguna dalam sebuah organisasi.
C. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Gorbon.B Davis dalam buku “Analisis dan Desain Informasi”, “sistem informasi manajemen merupakan manusia atau mesin
yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan
fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi” (Jogiyanto, 2005). Menurut Scott (2004), ”sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk
Jadi, dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
semua tingkatan manajemen.
D. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2008), “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”. Menurut Narko (2007), “ sistem akuntansi adalah sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir,
catatan-catatan, prosedur, alat, dan sumber daya manusia dalam rangka
menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan
pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan
bisnis bagi pihak yang berkepentingan”.
Secara umum, sistem akuntansi dapat diartikan sebagai organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi untuk menyediakan
informasi keuangan bagi perusahaan.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Hall (2007), “sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan
organisasi untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait”. Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan yang bermanfaat untuk
merencanakan mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat dijelaskan bahawa sistem
informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang
dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan
lainnya kepada para pembuat keputusan.
E. Informasi Akuntansi Persediaan 1. Pengertian Persediaan.
Menurut Prawirosentono (2001), “persediaan adalah kekayaan yang lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan
bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi, dan barang
dalam proses”. Menurut Yuliana dan Tanti (2001), “persediaan adalah sumber daya yang belum digunakan dan mempunyai nilai ekonomis
dimasa yang akan datang pada saat aktif”.
Sehingga persediaan ini adalah suatu bagian dari kekayaan
perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah
menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi yang dalam hal ini
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi persediaan adalah sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu
manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan tambahan”. Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan barang, maka kita dapat
mengetahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan penjualan
barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan,
sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku
dipasaran. Sistem ini sangat berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem
retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem
biaya produksi.
Menurut Mulyadi (2001), “sistem akuntansi persediaan adalah
sistem yang bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang
disimpan di gudang”. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan
bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai
pabrik dan persediaan suku cadang.
F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
Sistem akuntansi instansi adalah serangkaian prosedur manual
maupun terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan,
pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi
di Indonesia, memiliki landasan hukum negara yaitu Peraturan Pemerintah
No. 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. SAI ini terdiri
dari Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Informasi Manajemen
dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN).
Bentuk laporan keuangan pemerintah menurut Standar Akuntansi
Pemerintah adalah:
1. Laporan realisasi anggaran.
Laporan realisasi anggaran adalah anggaran yang berisi tentang
informasi mengenai realisasi pendapatan, belanja dan pembiayaan dari
suatu entitas yang dibandingkan dengan anggaran ketiga pos tersebut.
2. Neraca.
Neraca adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang
memberikan informasi tentang posisi keuangan perusahaan pada tanggal
tertentu. Neraca menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas dana
pemerintah pada tanggal tertentu.
3. Laporan arus kas.
Laporan arus kas adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang
menyajikan informasi kas sehubungan dengan kegiatan operasional,
investasi, pembiayaan, dan transaksi non anggaran yang menggambarkan
saldo awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir kas pemerintah
4. Catatan atas laporan keuangan.
Catatan atas laporan keuangan meliputi penjelasan naratif atau rincian dari
angka yang tertera dalam laporan realisasi anggaran, neraca, dan laporan
arus kas. Catatan atas laporan keuangan juga mencakup informasi tentang
kebijakan akuntansi yang dipergunakan oleh entitas pelaporan dan
informasi lain yang diharuskan dan dianjurkan untuk diungkapkan sesuai
Standar Akuntansi Pemerintahan serta ungkapan-ungkapan yang
diperlukan untuk menghasilkan penyajian laporan keuangan secara wajar.
G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK)
Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) digunakan untuk memproses
transaksi anggaran dan realisasi sehingga menghasilkan Laporan Realisasi
Anggaran. Untuk melaksanakan Sistem Akuntansi Keuangan Kementrian
Negara atau lembaga membentuk:
1. Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAPA).
2. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Eselon 1 (UAPPAE-1).
3. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah (UAPPA-W).
4. Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran ( UAKPA).
UAKPA melakukan pemprosesan data mulai dari perekaman
dokumen sumber, baik penerimaan maupun pengeluaran APBN, kemudian
melakukan proses posting untuk menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran
H. Sistem Informasi Manajemen Dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)
1. Pengertian SIMAK BMN
SIMAK adalah subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
yang merupakan rangkaian prosedur yang saling berhubungan untuk
mengolah dokumen sumber dalam rangka menghasilkan informasi untuk
penyusunan neraca dan laporan Barang Milik Negara (BMN) serta
laporan manajerial lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. Barang Milik
Negara meliputi barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau
berasal dari perolehan lainnya yang sah. Yang tidak termasuk dalam
Barang Milik Negara adalah:
1. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki oleh Pemerintah
daerah.
2. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki BUMN/BUMD.
3. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki Bank Pemerintah dan
Lembaga Keuangan Milik Pemerintah.
2. Kebijakan Akuntansi BMN
Kebijakan akuntansi Barang Negara, terdiri atas 5
pengklasifikasian yaitu:
1. Aset lancar: Persediaan.
2. Aset tetap: peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi
3. Aset tetap lainnya: konstruksi dalam pengerjaan dan aset tetap dalam
renovasi.
4. Perolehan Barang Milik Negara gabungan.
5. Aset bersejarah.
Kebijakan akuntansi disajikan berdasarkan klasifikasi BMN
berdasarkan pos-pos neraca, kebijakan akuntansi mencakup pengakuan,
pengukuran, dan pengungkapan pos aset berwujud kedalam Laporan
Keuangan. Karena penelitian ini, memfokuskan kepada aset lancar yaitu
persediaan, maka penulis hanya akan membahas mengenai persediaan.
Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang
dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan
barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan dalam
rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan dapat meliputi
konsumsi, amunisi, bahan pemeliharaan, suku cadang.
Pengakuan persediaan, diakui pada saat atau hak kepemilikannya
berpindah. Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan
hasil invetarisasi fisik dan dinilai dengan harga pembelian terakhir.
Pengukuran persediaan, akan disajikan sebesar biaya pemerolehan dengan
pembelian, biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri,
dan nilai wajar apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi.
Pengungkapan persediaan, akan disajikan di neraca sebesar nilai
Pengungkapan persediaan pun akan mencantumkan catatan laporan
keuangan yang berisi:
1. Kebijakan akuntansi yang digunakan dalam pengukuran persediaan.
2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan
yang digunakan dalam pelayanan masyarakat.
3. Kondisi persediaan.
4. Hal-hal lain yang perlu diungkapkan berkaitan dengan persediaan,
misalnya persediaan yang diperoleh melalui hibah atau rampasan,
persediaan dengan kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam
neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan.
3. Bagan Arus Akuntansi BMN Proses Pengolahan Data BMN
Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data BMN
Alur Akuntansi BMN
Gambar 1.2 Alur Akuntansi BMN
Sumber: ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/ppakp/MODUL_2008/ ModulSIMAK-BMN
I. Analisis dan Perancangan Sistem 1. Pengertian Analisis
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikannya (Jogiyanto, 2005). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di
dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.
2. Tahapan Analisis
Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan, yaitu (Jogiyanto, 2005):
- Mengidentifikasikan penyebab masalah.
- Mengidentifikasikan titik keputusan.
- Mengidentifikasikan personil kunci.
2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
- Menentukan jenis penelitian.
- Merencanakan jadwal penelitian.
- Mengatur jadwal wawancara.
- Mengatur jadwal observasi.
- Mengatur jadwal pengambilan sampel.
3. Analyze yaitu menganalisis sistem.
- Menganalisis kelemahan sistem.
- Menganalisis kebutuhan informasi pemakai atau manajemen.
4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.
Tujuan adanya report adalah sebagai pelaporan bahwa analisis telah
selesai dilakukan, meluruskan kesalahan pengertian mengenai apa
yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak
menurut manajemen, dan meminta persetujuan manajemen untuk
melakukan tindak selanjutnya.
3. Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Scott (2004), “perancangan sistem adalah bagaimana menentukan mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan
keras sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi
spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem”.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis
dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan fungsional,
menggambarkan suatu sistem dibentuk, dan menyangkut konfigurasi
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu
sistem (Jogiyanto, 2005).
Tujuan utama dari perancangan sistem ini adalah:
1. Untuk memberikan kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan merancang bagan yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lain yang
terlibat.
4. Tahapan Perancangan Sistem
1. Perencanaan sistem (system planning).
2. Analisis sistem (system analysis).
3. Desain sistem secara umum (general desain).
4. Desain sistem secara terperinci (specific desain).
5. Seleksi sistem (system selection).
6. Implementasi sistem (system implementation).
5. Pengembangan dan Perencanaan Sistem 1. Pengembangan sistem
Kegiatan tinjauan pengembangan sistem dapat berupa menyusun
suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto,
2005).
Perlunya pengembangan sistem dikarenakan:
1. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul ini dapat berupa ketidakberesan
dan pertumbuhan organisasi. Pertumbuhan organisasi yang tinggi,
akan mempengaruhi kebutuhan informasi yang semakin luas dan
volume peningkatan data yang meningkat sehingga perlunya
disusun sistem baru karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan
tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan
manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan (opportunities). Kecepatan informasi
dan efisiensi waktu sangat menentukan berhasil tidaknya strategi
dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan
dan peluang. Aplikasi SIMAK pun menjadi kesempatan dan
peluang bagi instansi Pemerintah, seperti Gupus-II/Wiltim TNI AD
untuk mempermudah menginventarisir persediaan.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang
Prinsip pengembangan sistem yaitu:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar dan
harus mempertimbangkan 2 hal yaitu semua alternatif yang ada
harus diinvestigasi dan investasi yang terbaik harus bernilai.
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
3. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan
sistem.
4. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik,
tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung
pengembangan sistem. Perencanaan sistem dapat bersifat perencanaan
jangka pendek dan perencanaan jangka panjang . Perencanaan sistem
dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu:
1. Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana
sistem. Perencanaan ini berupa mengkaji tujuan, perencanaan
perusahaan, identifikasi proyek sistem, sasaran, kendala, proyek
sistem prioritas, dan membuat laporan perencanaan.
2. Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan dan komite
pengarah, seperti menunjuk team analis dan mengumumkan proyek
pengembangan sistem.
3. Mendefinisikan proyek sistem dilakukan oleh analis sistem.
J. Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan Diagram Arus Data (data flow diagram)
1. Bagan Alir Dokumen (flowchart)
Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran
dokumen-dokumen yang masuk dan keluar yang saling berhubungan dan
akan menghasilkan suatu gambaran mengenai aliran dokumen tersebut.
Untuk menggambarkan bagan alir dokumen terdapat simbol-simbol yang
mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan. Simbol-simbol
tersebut apabila digabungkan akan membentuk suatu bagan yang bercerita
tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi.
Tabel 1.1 Simbol-simbol dalam Bagan Alir Dokumen (flowchart) Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen berupa formulir yang digunakan untuk merekam data transakasi.
Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yangdirekam sebelum didalam dokumen atau formulir.
Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.
Simbol pengubung bagan pada halaman yang berbeda.
Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi.
Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam pengolahan data.
Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.
Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.
Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.
Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.
Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi (2008)
2. Diagram Arus Data (data flow diagram/DFD)
Diagram arus data (data flow diagram) sering digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan diagram atau bagan yang
digunakan untuk mengembangkan sistem yang terstruktur dan sebagai
Tabel 1.2 Simbol-simbol dalam Diagram Arus Data (data flow diagram)
a
Langganan
Simbol kesatuan luar/entitas merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi,atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya.
order langganan
Aliran data atau arus data diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat
Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
Persediaan barang
Penyimpanan data dapat berupa file atau basis di sistem komputer, arsip atau catatan manual, agenda.
27
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus pada Gudang Pusat-II/
Wilayah Timur TNI Angkatan Darat, Surabaya. Penelitian studi kasus
merupakan jenis penelitian terhadap suatu objek tertentu dengan mengambil
data tertentu pada waktu tertentu yang hasilnya merupakan gambaran
lengkap dan pengumpulan data berdasarkan objek penelitian.
B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada Gudang Pusat-II/Wilayah Timur, TNI
Angkatan Darat, Surabaya yang beralamatkan di Jl. Kalisosok 20,
Surabaya, Jawa Timur.
2. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari – Februari 2014.
C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek penelitian
a) Kepala gudang.
c) Bagian administrasi.
2. Obyek Penelitian.
a) Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi persediaan.
b) Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem
informasi akuntansi persediaan.
D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara.
Metode ini menggunakan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang
mempunyai kaitan dengan obyek penelitian. Dengan menggunakan
wawancara, penulis dapat memperoleh data yang komparatif dengan
dokumen tertulis dan dalam rangka meningkatkan reliabilitas penelitian.
2. Dokumentasi.
Metode ini dilakukan dengan mendokumentasikan data-data Gudang
Pusat-II/Wiltim TNI AD dalam bentuk rekaman. Dokumen yang
digunakan adalah dokumen sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, struktur
organisasi, tugas dan wewenang (job description), alur aktivitas
penerimaan dan pengeluaran asal pergudangan daerah atau rekanan, dan
Bentuk BEK yaitu 001-020/BEK.
3. Observasi.
Pengumpulan data dengan melihat dan mengamati kegiatan Gudang
secara langsung praktek SIMAK BMN yang dapat dibandingkan dengan
SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.
E. Jenis data.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.
Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD diperoleh dari
dokumentasi sehingga dapat membantu proses penelitian dalam
memberikan gambaran Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD secara umum.
2. Struktur organisasi.
Struktur organisasi diperoleh dari dokumentasi yang diharapkan dapat
membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran pemisahan,
wewenang terkait dengan proses persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI
AD.
3. Dokumen.
Dokumen terkait kegiatan persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD
yang tercatat dalam setiap transaksi.
4. Prosedur yang digunakan.
Prosedur yang mengatur sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI
AD, serta prosedur pengendalian berjalannya sistem yang ditetapkan
F. Teknik Analisis Data.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dengan cara
mendeskripsikan sistem SIMAK BMN yang sudah diterapkan didalam
Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. Pendeskripsian sistem yang diterapkan
tersebut akan ditampilkan dalam bentuk penjabaran prosedur pelaksanaan
SIMAK BMN beserta diagram alir (flowchart) dokumen.
2. Untuk menjawab permasalahan kedua diperlukan identifikasi kelemahan
yang dijabarkan dalam tahap-tahap sebagai berikut :
a) Mengidentifikasi kelemahan.
Langkah awal yang dilakukan dalam melakukan identifikasi
kelemahan adalah mencari dan mengidentifikasi kelemahan terjadi di
dalam sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.
b) Mengidentifikasi penyebab kelemahan.
Setelah menemukan kelemahan yang terdapat pada Gudang
Pusat-II/Wiltim TNI AD melalui analisis pendahuluan terhadap data-data
yang diperoleh dari instansi, akan dilakukan identifikasi terhadap
penyebab terjadinya kelemahan pada sistem persediaan Gudang
Pusat-II/Wiltim TNI AD.
c) Mengidentifikasi titik keputusan.
Setelah menemukan penyebab terjadinya kelemahan pada sistem
adalah mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk
memperbaiki kelemahan yang telah diidentifikasikan sebelumnya.
d) Mengidentifikasi personil-personil kunci.
Setelah menemukan penyebab kelemahan dan menentukan titik
keputusan, langkah selanjutnya mengidentifikasi personil kunci baik
yang langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab kelemahan
tersebut.
3. Untuk menjawab permasalahan ketiga, yaitu mengatasi
kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada permasalahan kedua, adalah dengan
melakukan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi persediaan
pada SIMAK BMN. Dalam melakukan perancangan sistem ini akan
digunakan langkah pembuatan diagram arus data berdasarkan Kendall
(1997), yaitu pembuatan diagram arus data fisik dan arus data logikal.
Kendal menyatakan bahwa pembuatan diagram arus data yang optimal
adalah berasal dari analisis sistem yang sedang berjalan untuk kemudian
dibuatkan rancangan sistem yang baru. Transformasi diagram arus data
fisik ke diagram arus data logikal dilakukan pada tahap analisis sistem yng
sudah berjalan. Tahap rancangan sistem dimulai dengan pembuatan
rancangan diagram arus data logikal yang ditransformasikan kembali
dalam bentuk rancangan arus data fisik. Diagram arus data logikal berbeda
dengan diagram arus data fisik, diagram arus data logikal menekankan
pada proses-proses apa yang terdapat di dalam sistem, sedangkan diagram
Rancangan sistem dalam penelitian ini bukanlah merupakan rancangan
program yang menggantikan program SIMAK BMN.
Adapun, langkah-langkah perancangan sistemnya adalah sebagai berikut:
a. Melakukan evaluasi sistem.
Evaluasi sistem dilakukan untuk menentukan apakah sistem telah
sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Evaluasi sistem ini dapat dilakukan dengan membandingkan antara
tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Ini untuk mengetahui apakah sistem yang
telah diterapkan berjalan dengan efektif sehingga dapat membantu
operasional perusahaan. Sistem yang baik adalah sistem yang dibuat
dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga
kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain
membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah
diterapkan, memberikan kuesioner ataupun melakukan tanya jawab
dengan pelaksana operasional kegiatan perusahaan pun dapat menjadi
bahan evaluasi.
b. Membuat desain sistem secara garis besar.
Sistem yang telah dipelajari sebelumnya dan didapatkan masalahnya
akan dilakukan perancangan sistem baru menggunakan bagan alir
dokumen (flowchart) untuk menggambarkan secara umum aliran
dokumen di dalam sistem. Kemudian, akan dirancang diagram arus
tercipta dari sistem persediaan dan kemana tujuan data tersebut.
Diagram arus data akan digambarkan pada level 0.
c. Membuat desain sistem secara rinci.
Sistem yang telah dirancang menggunakan bagan alir dokumen
(flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram) level 0,
kemudian dievaluasi untuk mengetahui kesesuaian dan kemampuan
memenuhi kebutuhan pemakai, kemudian akan dibuatkan rancangan
sistem secara terinci pada kegiatan-kegiatan yang penting di dalam
34
BAB IV
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Sejarah Gudang Pusat II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya
Gudang Pusat II/Wilayah Timur atau Gupus-II/Wiltim TNI AD
merupakan salah satu badan pelaksana Ditbekangad yang melaksanakan tugas
pokok membantu Dirbekangad menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan
bekal mulai dari proses penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, dan
pengeluaran serta pembuatan administrasi pertanggungjawaban.
Gupus-II/Wiltim TNI AD berlokasi di Jalan Kalisosok No. 20 Surabaya sejak tahun
1956 setelah penjajahan Kolonial Belanda meninggalkan Indonesia, yang
mana pada saat itu masih bernama Depo Intendans-2 atau Doint-2.
Doint-2 menjadi cikal bakal terbentuknya Gupus-II/Wiltim yang
mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan kegiatan pergudangan
(perbendaharaan), konveksi, dan pemeliharaan bekal-bekal intendans. Doint-2
memiliki tanggung jawab melayani satuan-satuan yang berada di wilayah
timur mulai dari Kodam V/Brawijaya, Kodam IX/Udayana, Kodam
VII/Wirabuana, Kodam VI/Tanjung Pura, Kodam XVI/Pattimura, dan Kodam
XVII/Cenderawasih.
Seiring dengan kebutuhan organisasi TNI AD, maka pada tahun 1972
nama Doint-2 berubah nama menjadi Depo Perbekalan-2 atau Dobek-2 yang
memiliki tugas pokok sama dengan Doint-2. Dengan adanya validasi
organisasi TNI AD pada tahun 1985 antara lain penggabungan Corps
nama Dobek-2 berubah nama menjadi Gupus-II/Wiltim yang dipimpin oleh
seorang Koordinator Gupus dengan pangkat Letnan Kolonel Cba, yang
memiliki tugas pokok membantu Dirbekangad dalam menyelenggarakan
perbendaharaan bekal.
Berdasarkan Keputusan Kasad Nomor KEP/28/VI/2007 tanggal 26
Juni 2007, tentang organisasi dan tugas Gupus Ditbengkad, antara lain berisi
tentang perubahan eselon pimpinan Gupus yang semula Koordinator Gupus
menjadi Kagupus dengan pangkat Kolonel Cba. Tugas pokok
Gupus-II/Wiltim TNI AD yaitu menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal
untuk melayani kebutuhan satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai
dari Kodam V/Brawijaya sampai Kodam XVII/Cenderawasih, namun hingga
saat ini Gupus-II/Wiltim hanya menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan
bekal Kaporlap secara terbatas (Sepatu Lapangan) yang melayani Kodam
V/Brawijaya, dari gambaran tersebut menunjukkan bahwa Gupus-II/Wiltim
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada pada Gudang Pusat II/Wilayah Timur,
adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat II/Wilayah Timur, Surabaya
C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job Description)
Tugas dan wewenang bagian dalam struktur organisasi Gudang Pusat
II/ Wilayah Timur, Surabaya adalah:
1. Kepala Gudang Pusat (KAGUPUS).
a) Memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi segala
usaha, pekerjaan, dan kegiatan di lingkungan Gupus Ditbekangad.
b) Menyelenggarakan segala kegiatan administrasi perbendaharaan
c) Menyelenggarakan segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan pengamanan
terhadap bekal/materiil, instalasi dalam rangka mendukung pelaksanaan
tugas pokok.
d) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap kesatuannya
dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tugas pokok.
e) Menyelenggarakan segala usaha, kegiatan, dan pekerjaan latihan dalam
rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok.
2. Kepala Bagian Umum (KABAGUM).
a) Menyelenggarakan kegiatan pengamanan dan latihan dalam rangka
mendukung tugas pokok Gupus.
b) Menyelenggarakan administrasi dan logistik secara umum dalam
rangka meningkatkan kesejahteraan personel Gupus.
c) Menyelenggarakan kegiatan fungsi pembinaan personel Gupus.
d) Menyelenggarakan kegiatan pengawasan, pengendalian dalam setiap
pelaksanaan tugas.
e) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melaksanakan kegiatan
3. Kepala Bagian Administrasi Perbendaharaan (KABAG MINBEN).
a) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka
pengawasan dan pengendalian Bekal/Materiil yang berkaitan dengan
fungsi pergudangan.
b) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan administrasi
yang berkaitan dengan penerimaan, penimbunan, pemeliharaan,
pengeluaran, dan pertanggungjawaban sesuai ketentuan yang berlaku.
c) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka
tertib administrasi serta pembuatan buku pertanggungjawaban pada
setiap komiditi bekal.
d) Menyampaikan saran kepada Kagupus tentang administrasi
perbendaharaan bekal Bekang yang ada pada gudang komoditi sesuai
kondisi maupun jumlahnya.
4. Kepala Seksi Urusan Dalam (KASI URDAL).
a) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha di Magupus.
b) Menyelenggarakan kegiatan Bintal dan Binroh di Magupus.
c) Menyelenggarakan kegiatan urusan dalam dan kemarkasan Magupus.
d) Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana
5. Kepala Gudang Makanan dan Perminyakan (KAGUD KANPERMIN).
a) Melaksanakan penerimaan, pemeliharaan bekal makanan dan
perminyakan sesuai perintah penerimaan bekal.
b) Mengatur penimbunan bekal makanan dan perminyakan sesuai jenis
dan sifatnya.
c) Mengeluarkan bekal makanan dan perminyakan sesuai perintah
pengeluaran bekal.
d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal makanan dan
perminyakan sesuai ketentuan yang berlaku..
6. Kepala Gudang Perlengkapan Perorangan (KAGUD KAPOR).
a) Melaksanakan penerimaan bekal Kapor sesuai perintah penerimaan
bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapor sesuai jenis dan sifatnya.
b) Mengeluarkan bekal Kapor sesuai perintah pengeluaran bekal.
c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapor sesuai
ketentuan yang berlaku.
7. Kepala Gudang Perlengkapan Khusus dan Kesatuan Lapangan (KAGUD
KAPSUSSATLAP).
a) Melaksanakan penerimaan bekal Kapsussatlap sesuai perintah
penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapsussatlap sesuai
b) Mengeluarkan bekal Kapsussatlap sesuai perintah pengeluaran bekal.
c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapsussatlap sesuai
ketentuan yang berlaku.
8. Kepala Gudang Alat Ksatrian/Alat Tulis Kantor-Gambar (KAGUD
ALSATRI/ATK-G).
a) Melaksanakan penerimaan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah
penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Alsatri/ATK-G
sesuai jenis dan sifatnya.
b) Mengeluarkan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah pengeluaran bekal.
c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Alsatri/ATK-G
sesuai ketentuan yang berlaku.
9. Kepala Gudang Materiil Angkutan (KAGUD MATANG).
a) Melaksanakan penerimaan Materiil Angkutan sesuai perintah
penerimaan dan mengatur penimbunan Materiil Angkutan sesuai jenis
dan sifatnya.
b) Melaksanakan pemeliharaan Materiil Angkutan.
c) Mengeluarkan Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran.
d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Materiil Angkutan sesuai
e) Melaksanakan kegiatan pengawasan dan pengendalian personel
digudangnya.
10.Kepala Gudang Transit Pengembalian Barang Afkir (KAGUD
TRANSBALKIR).
a) Melaksanakan penerimaan Bekal/Materiil Angkutan pengadaan baru
dari rekanan untuk diadakan pemeriksaan oleh tim Komisi maupun
pengembalian barang afkir sesuai perintah.
b) Mengatur penimbunan Bekal/Materiil Angkutan sesuai jenis dan
sifatnya.
c) Mengeluarkan Bekal/Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran.
d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Bekal/Materiil Angkutan
sesuai ketentuan yang berlaku.
D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD
Gambaran umum alur aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD, dapat
dibedakan menjadi 2 aktivitas utama, yaitu: Aktivitas Penerimaaan dan
Aktivitas Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah atau Rekanan
(Kecuali Perminyakan) yang merupakan implementasi dari aktivitas-aktivitas
utama Gupus-II/Wiltim TNI AD. Berkenaan dengan istilah-istilah dokumen
dan akronim yang berbeda dengan dunia bisnis, pada setiap alur akan
diberikan keterangan tambahan yang diharapkan dapat mempermudah
Berikut dibawah ini adalah skema/diagram alur aktivitas
Gupus-002/BEK : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran
003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan.
005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 019/BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi = Surat Perintah Komisi
SA = Surat Angkut
Sumber: Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.
Deskripsi Alur :
Bendawisesa yang mana dalam hal ini adalah Dirbekangad akan
mengirimkan surat Perintah Penerimaan Bekal (002/BEK) kepada
Bendaharawan yaitu Kagupus II/Wiltim untuk menerima Bekal/Materiil.
tentang penerimaan Bekal/ Materiil. Tim Komisi akan memeriksa jenis
dan jumlah Bekal/ Materiil sesuai dengan Perintah Penerimaan atau
Pengeluaran (002/BEK), Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal
(003/BEK), dan SP Komisi. Bekal/ Materiil kemudian dikirimkan kepada
Bendaharawan dan setelah Bekal/Materiil telah sampai di Gupus-II/Wiltim
TNI AD, Bekal/Materiil diperiksa sesuai dengan data Perintah Penerimaan
atau Pengeluaran (002/BEK) dan Berita Acara Pengujian Penerimaan
Bekal (003/BEK). Setelah Bekal/Materiil sesuai dengan data,
Bekal/Materiil akan diserahkan kepada Kagud Transbalkir untuk
ditransitkan terlebih dahulu yang dilengkapi dengan Daftar dari Bukti
Penerimaan atau Pengeluaran (019/BEK). Selanjutnya, di Kagud
Transbalkir Bekal/ Materiil akan dibagikan sesuai dengan masing-masing
Kagud Komiditi. Pembagian Bekal/Materiil kepada Kagud Komoditi ini
akan dilengkapi dengan Buku Persediaan atau Penimbunan (004/BEK) dan
Buku Pertanggungjawaban Kebendaan (005/BEK).
Selain berkaitan dengan Bendaharawan, Bendawisesa juga
menjalin kerjasama dengan Rekanan. Rekanan dalam hal ini melakukan
proses produksi untuk memenuhi kebutuhan personel TNI AD.
Bendawisesa pun melakukan kontrak jual beli dengan rekanan. Kontrak
kerjasama yang sudah terjalin ini, membuat rekanan dapat langsung
mengirimkan barang Bekal/Materiil sesuai dengan perintah Bendawisesa
dan dalam pengiriman tersebut akan disertai surat angkutan, surat jalan,
2. Skema Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau
002/BEK : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan.
007/BEK : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman Bekal diambil sendiri. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman = Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan = Surat Perintah Pengawalan.
BENDAWISESA
Gambar 2.3 Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan
Sumber: Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.
Deskripsi Alur :
Selain aktivitas penerimaan Bekal/Materiil, di Gupus-II/Wiltim
TNI AD pun melakukan aktivitas pengeluaran Bekal/Materiil berdasarkan
surat perintah dari Bendawisesa. Pengeluaran barang dari Gupus-II/Wiltim
