KOORDINASI DALAM PROSES
ADMINISTRASI AKADEMIK
( STUDI KASUS DI UNIVERSITAS LANGLANGBUANA )
T E S I S
Diajukan kepada Panitia Ujian Tesis
Inrtitut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bandung
untuk memenuhi sebagian syarat
Program Pasca Sarjana Bidang Studi
Administrasi Pendidikan
Oleh
:
Erliany Syaodih
9032194
PROGRAM PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
BANDUNG
Disetujui dan disahkan oleh :
Prof. Dr. Otcn^SufTsna, MSc, MEd.
Pembimbing I
Prof. DivH. Engkoswara, MEd.
Pembimbing II
PROGRAM PASCA SARJANA
IKIP BANDUNG
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem
Pendidikan Nasional mengamanatkan, bahwa pendidikan
na-sional diselenggarakan melalui jalur sekolah dan luar
sekolah, pada jenjang pendidikan dasar, pendidikan
menengah dan pendidikan tinggi, dilaksanakan baik oleh
pemerintah maupun pihak swasta.
Perguruan Tinggi Swasta (PTS) merupakan suatu
organisasi pendidikan yang diselenggarakan oleh pihak
swasta, didirikan dalam upaya mencerdaskan kehidupan
bangsa dan negara, membantu pemerintah menciptakan
masyarakat belajar, di samping mencapai tujuan-tujuan
khusus yang menjadi misi dari PTS yang bersangkutan.
Sebagai suatu satuan pendidikan, PTS dituntut
melaksanakan tugas utama yang sama dengan PTN, yang
ter-kandung dalam Tridharma Perguruan Tinggi yaitu: pendi
dikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat. Dharma pendidikan dan pengajaran atau akade
mik mencakup kegiatan perkuliahan (persiapan dan pelak
sanaan kuliah di kelas, laboratorium dan lapangan), pe
nulisan karya
ilmiah,
serta ujian-ujian.
Dharma peneli
tian mencakup kegiatan perencanaan dan
pelaksanaan pene
seminar
dan diskusi-diskusi
ilmiah.
Dharma
pengabdian
pada masyarakat mencakup partisipasi dosen dan
mahasiswa
dalam kegiatan masyarakat berupa pemberian penataran dan
latihan serta berbagai bantuan
bagi pengembangan masya
rakat lainnya.
Melalui berbagai kegiatan pelaksanaan tugas
pokok
di
atas,
PTS pada prinsipnya ikut
serta
meningkatkan
kualitas
sumber daya manusia,
dengan
sasaran
tercipta
manusia-manusia
kreatif yang mampu mengembangkan
diri,
dan
dapat berperan serta dalam pembangunan
bangsa
dan
negara.
Untuk merealisasikan fungsi tersebut
diperlukan
berbagai dukungan,
di antaranya organisasi yang memadai,
para
pelaku organisasi yang mampu berorganisasi
dengan
baik
serta
dapat menghargai hasil
organisasi,
karena
tanpa
organisasi
dan hasil
organisasi
yang
memadai,
manusia akan
hidup tanpa aturan.
Keberhasilan
suatu organisasi (PTS) pada dasarnya
dapat
dilihat
dari
keberhasilan
manajerial
melalui
dua
konsep
pokok
yaitu
efisiensi
dan
efektivitas,
dan
untuk
mencapai
hasil
tersebut
organisasi
PTS
perlu
didukung oleh
berbagai
komponen
yang
terkait.
Sebagai
kegiatan
organisasi,
pelaksanaan
pendi
dikan di lingkungan PTS melibatkan banyak fihak. Pertana .
kelompok yang memberikan sumber daya dan sekaligus
pem-batasan terhadap organisasi. Kelompok ini
meliputi para
para
penjual
barang
atau jasa kepada organisasi,
dan
para pengatur yaitu kelompok yang melakukan pengawasan
terhadap organisasi,
seperti pemerintah
melalui
Koper
tis, Perguruan Tinggi Negeri sebagai pembina dan
lembaga
terkait
lainnya.
Kedua,
kelompok yang mengatur
pemanfa-atan sumber daya dalam proses transformasi untuk
menca-pai
tujuan
organisasi.
Mereka
terdiri
atas
kelompok
manajemen,
staf yang meliputi para
pembantu
pimpinan,
para dosen dan karyawan penunjang yang melaksanakan
kegiatan non
akademik.
Ketiga,
yaitu kelompok yang
raeng-konsumsi keluaran organisasi seperti lembaga atau
peru-sahaan yang mempekerjakan lulusan PTS dan lembaga lain
termasuk masyarakat yang menyekolahkan putranya di PTS.
Dari gambaran di atas sekurang-kurangnya ada empat
hal
yang
membedakan pengorganisasian
PTS
dengan
PTN
sekaligus
membentuk
karakteristik
khusus PTS,
yaitu
1). unsur personil
yang
terdiri
atas
tenaga
tetap
yayasan dan tenaga bantuan pemerintah, tenaga tidak
tetap dari PTN dan instansi lain, 2). unsur akadenik
yang menginduk (berpedoman) kepada PTN, 3). unsur dana
yang bersumber dari kemampuan masyarakat melalui para
mahasiswa, serta 4). kelenbagaan yang bernaung di bawah
yayasan. Keempat karakteristik tersebut mewarnai dan
turut menentukan situasi organisasi sebuah PTS.
Pada
Universitas Langlangbuana
Bandung
beberapa
4
ciri-ciri di atas. Dengan tingkat produktivitas yang
relatif masih rendah, terutama jika dilihat dari
perbandingan antara jumlah kelulusan dengan angkatan
dan total mahasiswa yang terdaftar pada suatu periode
(Tabel 1.1), UNLA dihadapkan pada berbagai masalah
yang cukup mendesak untuk segera ditanggulangi.
Beri-kut disajikan beberapa permasalahan yang dihadapi dalam
penyelenggaraan kegiatan akademik di UNLA.
a. Disiplin kerja para sivitas akademika dalam
melaksa-nakan tugas pendidikan dan pengajaran belum maksimal
Salah satu indikatornya adalah belum tingginya
per-sentase tingkat kehadiran tenaga pengajar dalam
per-kuliahan. ( Tabel 1.2 )
b. Ketidakcocokan data atau informasi untuk masalah
yang sama, antara satu unit kerja dengan yang
lainnya. Contoh: data jumlah mahasiswa dalam suatu
periode waktu tertentu, berbeda antara Subbag
Registrasi BAAK dengan Bagian Keuangan dan dengan
Fakultas.
c. Unit-unit kerja yang ada belum mampu menampilkan
unjuk kerja yang terintegrasi. Hal itu dapat dilihat
dari gejala-gejala sebagai berikut :
1).Unjuk kerja yang berbeda, antar unit kerja atau
antar petugas dalam mengerjakan jenis kegiatan
(pekerjaan) yang sama, seperti dalam pengisian
penyusunan laporan atau daftar isian lainnya.
2).Keterlambatan
dalam
pelaksanaan
kegiatan
atau
(pekerjaan)
seperti
kegiatan
awal perkuliahan,
penyusunan
jadwal
ujian,
penyusunan
soal-soal
ujian,
penyelesaian
syarat-syarat ujian
negara
dan Iain-lain.
3).Ketidaksinkronan
pengaturan
beberapa
kegiatan,
seperti
pelaksanaan perkuliahan
dan
pengaturan
ruangan perkuliahan antar jurusan atau fakultas.
4).Petugas
atau
unit-unit
kerja
yang
ada
dalam
organisasi
saling melemparkan
sesuatu
tanggung
jawab
kepada
fihak
lain
karena
masing-masing
merasa bukan tugasnya.
5).Petugas atau unit kerja tertentu kurang berfungsi
sebagaimana mestinya,
akibat
ketidakjelasan atau
ketidakmengertian akan tugasnya.
d.
Dampak dari permasalahan di atas yang juga merupakan
permasalahan
yang
dihadapi
adalah
masih
banyak
pekerjaan administrasi dan tugas-tugas akademik yang
TABEL 1.1
JUMLAH LULUSAN BERDASARKAN ANGKATAN
6
ANGKATAN
TAHUN
JML.MHS.
TERDAFTAR
TAHUN KELULUSAN
1989 1990 1991 1992
1982 338 10 6 1
1983 674 3 19 7 1
1984 819 28 10
-1985 1.074 29 20
-1986 1.433 4 64 4
JUMLAH 3 90 107 6
TABEL 1.2
KEHADIRAN DOSEN SELURUH FAKULTAS
SEMESTER PERSENTASE
Genap 1990/1991
Ganjil 1990/1991
83,03
77,18
Dari beberapa permasalahan di atas dihubungkan
dengan karakteristik PTS, maka yang menjadi salah satu
permasalahan utama yang dihadapi oleh UNLA adalah sistem
administrasi akademik, khususnya masalah koordinasi.
"... dua kendala utama bagi administrasi di UN1A, khususnya dalam administrasi akademik adalah belum tampak kesadaran dari mahasiswa dalam melaksanakan
atau memenuhi tuntutan administratif dan belum
terwujudnya koordinasi seperti yang diharapkan di antara berbagai komponen yang terlihat dalam sistem penyelenggaraan perkuliahan" (1991 : 8)
2. Perunusan Masalah,
Produktivitas suatu sistem pendidikan, khususnya
perguruan tinggi, dapat dilihat dari dua kriteria yaitu
dari jumlah lulusan dan kualitas lulusannya. Jumlah
lulusan bukan hanya berkenaan dengan banyaknya lulusan
dari setiap program tetapi juga dari ketepatan waktu
penyelesaiannya pada program-program tersebut. Kualitas
lulusan berkenaan dengan kualitas kemampuan akademik dan
atau kemampuan profesional serta karakteristik
kepriba-dian para lulusan. Keduanya sangat dipengaruhi oleh
efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan sistem pendi
dikan. Efektivitas berkenaan dengan per.formansi sistem
penyelenggaraan pendidikan untuk mencapai hasil atau
output yang paling tinggi, sedangkan efisiensi berkenaan
dengan pemakaian sumber-sumber atau input yang terbatas
dalam waktu yang telah ditentukan.
Sebagai suatu sistem, pendidikan pada perguruan
tinggi swasta memiliki tiga komponen utama yang saling
terjalin, yaitu komponen input, proses dan output .
Pen-capaian ouput tidaklah semata-mata ditentukan oleh pihak
mahasiswa sebagai input tetapi ditentukan pula oleh
pro-ses
akademik
yang
melibatkan
dua
komponen pendukung
berupa masukan instrumental dan masukan lingkungan.
Ma-sukan instrumental mencakup unsur:
1) sumber daya
manu
sia atau personil yang terdiri atas pimpinan,
dosen, te
naga
administrasi
dan
tenaga
teknisi,
2) kurikulum,
3) faktor pendukung
(sarana dan
fasilitas
pendidikan)
yang
meliputi
bangunan, perabot
kantor
dan peralatan
pendidikan. Masukan lingkungan berasal dari pihak Koper
tis, Pemerintah Daerah, orang tua mahasiswa dan ma
syarakat. Unsur-unsur tersebut diolah melalui suatu sis
tem administrasi perguruan tinggi agar mendukung kegiat
an pendidikan dan pengajaran,
penelitian dan
pengabdian
pada masyarakat.
Hubungan input, proses dan output dalam
sistem pendidikan tinggi swasta dapat dilihat
pada gam
INPUT
Instrumental Input
- Sumber Daya Manusia
- Kurikulum
- Faktor pendukung
Raw Input
MAHASISWA
Environmental Input
PROSES
Administrasi
Kegiatan
> - Pendidikan dan
Pengajaran
> - Penelitian
- Pengabdian pada
> Masyarakat
- Kopertis, PTN
- Masyarakat dan
Orang Tua
- Pemerintah
OUTPUT
LULUSAN
Ganbar 1.1
Pendidikan di PTS Sebagai Suatu Sisten
Pendidikan
dan pengajaran atau
bidang
akademik
merupakan bidang kegiatan utama dalam PTS, sebab
bidang
ini yang secara langsung berkenaan dengan proses
pendi
dikan yang akan nenghasilkan lulusan. Pelaksanaan
kegi
atan akademik
membutuhkan dukungan administrasi (akade
mik) yang mantap agar berjalan secara efektif dan
efisi-en.
Menurut
Carl R.
Anderson
(1984: 19)
ada
lima
fungsi manajemen, yaitu: "planning, organizing,
direct
merupa-JO
kan "... the process of arranging the resources of an
organization, departement or job in order to achieve
objectives".
Dalam kegiatan akademik pada PTS sebagai suatu
organisasi pendidikan,
pengorganisasian
ini menyangkut
penyusunan
berbagai
kegiatan
yang
dilakukan
oleh
berbagai pihak (pimpinan, dosen/asisten dan tenaga admi
nistrasi dalam melaksanakan kegiatan pendidikan dan
pengajaran, dengan dukungan perangkat keras dan
perang-kat lunak yang ada.
Selanjutnya Carl R. Anderson (1984: 21)
mene-gaskan bahwa pengorganisasian melibatkan dua proses,
yaitu ".. specialization and coordination", dan coordi
nation merupakan "... process involving the transfer of
information between jobs and people to avoid overlap of
work and ensure that effort and resources are balanced
across the total organization".
Mengingat masalah yang urgen dan banyak dihadapi
oleh Universitas Langlangbuana dalam kegiatan akademik
menyangkut pengorganisasian, khususnya koordinasi, maka
studi ini difokuskan pada masalah koordinasi, yaitu
koordinasi dalan proses adninistrasi akadenik.
3. Penbatasan nasalah
Studi ini secara luas termasuk bidang administra
sangat luasnya permasalahan, maka dalam studi ini
diada-kan beberapa pembatasan. Tiap perguruan tinggi swasta
mempunyai kondisi, potensi, dan karakteristik sendiri,
oleh karena adanya keragaman tersebut maka studi ini
di-batasi pada satu perguruan tinggi swasta saja, yaitu
Universitas Langlangbuana.
Manajemen perguruan tinggi juga merupakan bidang
yang luas. Dari sisi fungsi manajemennya ada fungsi
pe-rencanaan, pengorganisasian, penggerakan, penyusunan staf
dan pengawasan.Dalam studi ini fungsi manajemen dibatasi
pada pelaksanaan satu fungsi saja, yaitu fungsi pengor
ganisasian dengan pengkhususan pada koordinasi.
Inti dari proses pendidikan di perguruan tinggi
adalah kegiatan pendidikan dan pengajaran atau kegiatan
akademik. Dalam studi ini kegiatan akademik dibatasi pa
da perkuliahan. Kegiatan akademik atau perkuliahan dapat
menyangkut programnya (program akademik) yaitu kurikulum
dengan pelaksanaannya, dapat pula menyangkut
administra-sinya (administrasi akademik). Dalam studi ini yang
di-teliti dibatasi pada segi proses administrasi akademik
(perkuliahan).
Administrasi akademik memiliki alur kegiatan yang
terdiri atas serentetan tahapan kerja yang membentuk
suatu proses administasi akademik yang sistemik. Secara
garis besar proses administrasi akademik berlangsung
registrasi
,penjadwalan,
pelaksanaan kuliah di
kelas,la-boratorium dan di lapangan, ujian, penyelesaian studi,
ujian akhir, wisuda dan sertifikasi.
Untuk memperjelas alur proses administrasi akade
Tahap: Penerimaan Maha siswa Baru
I
Registrasi Mahasiswa1
Pengambilan Program Studi 1-Perkuliahan4
U j i a n
TS AS N
1
Penyelesaian Studi Mahasiswa Ujian Akhir Program 1Wisuda•*
Sertifikasi Penjadwalan Bimbingan Akademik Ganbar 1.2Proses Adninistrasi Akadenik
(Modifikasi dari alur sistem administrasi akademik
yang disusun oleh Tim Sistemik IKIP Bandung)
Pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi
akademik, berkaitan erat dengan komponen-komponen orga
nisasi Perguruan Tinggi, baik yang terlibat langsung
maupun tidak langsung dengan kegiatan akademik.
Komponen
komponen tersebut
adalah organisasi
lembaga pendidikan,
14
administrasi,mahasiswa, sarana dan prasarana pendidikan,
dana dan lingkungan. Sebagai suatu sistem komponen-kom
ponen tersebut terlibat dalam proses administrasi akade
mik dan sekaligus berpengaruh terhadap keluaran koordi
nasi maupun keluaran pendidikan.
Hubungan antara koordinasi dalam proses adminis
trasi akademik dengan komponen-komponen organisasi Per
guruan Tinggi dalam alur sistem, dapat dilihat dalam
gambar berikut.
Instrumental
Input
- Org. Lemb. Pend.
- Kurikulum
- Pimp.& Tenaga Ak
& Tenaga Admin.
- Sarana,Prasarana - Dana Raw Input Mahasiswa Koord.dim.Proses Adm. Akademik
- > -Pener.Mah.Baru
-Registrasi -Penjadwalan -Perkuliahan -Uj ian -Penyel.Studi -> -Wisuda Coordination Education Output Output Pendidi Efisien Efektif kan
& - - > Lulusan
Ganbar 1.3
Sisten Proses Adninistrasi Akadenik
Pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi
akademik antar unit kerja baik pada tingkat Universitas,
Fakultas Jurusan dan Unit-Unit administrasi dikembangkan
sesuai dengan struktur organisasi perguruan tinggi, yang
R E K T 0 R
PR I
B A A K B A U M
t"
t
i
DEKAN DEKAN DEKAN
Pemb. Dekan Pemb. Dekan Pemb. Dekan
r
TU FAK TU FAK TU FAK
JURUSAN JURUSAN JURUSAN
TU JUR TU JUR TU JUR
D O S E N D O S E N D O S E N
MAHASISWA -J MAHASISWA -J MAHASISWA
Gambar 1.4
Koordinasi Proses Administrasi Akademik
Dalam Struktur Organisasi UNLA
Keterangan:
Garis komando
4. Penjelasan Istilah
Agar diperoleh pengertian yang sama tentang maksud
judul penelitian ini, maka beberapa kata atau ungkapan
kunci akan dijelaskan berikut ini.
Koordinasi, diartikan sebagai upaya yang
dilaku-kan oleh pimpinan PTS (Rektor/PR I, Dekan/PD I, Kepala
Biro) dalam mempersatukan sumbangan berbagai sumber
daya yang ada pada PTS pada kegiatan akademik.
Proses administrasi akadenik, merupakan rangkaian
kegiatan yang dilaksanakan sebagai penataan berbagai
sumber daya manusia (tenaga akademik dan administrasi),
sumber daya alat dan dana, untuk mencapai
sasaran-sasar-an kegiatan akademik.
Koordinasi dalan proses adninistrasi akadenik, me
rupakan upaya yang dilakukan oleh pimpinan PTS (Rektor/
PRI, Dekan/PDI, Kepala Biro) dalam mempersatukan sum
bangan tenaga akademik dan administrasi,dengan dukungan
alat dan dana yang ada, dalam menyelenggarakan kegiatan
tertentu untuk mencapai sasaran-sasaran akademik.
5. Tujuan Penelitian
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dalam
17
a.
Menemukan pola kebijakan koordinasi dalam
proses ad
ministrasi akademik pada Universitas Langlangbuana.
b.
Mengetahui pelaksanaan dari pola kebijakan koordinasi
dalam proses administrasi akademik,
baik
pada tahap
persiapan,
pelaksanaan maupun pelaporan kegiatan aka
demik .
c. Menemukan permasalahan-permasalahan yang muncul dalam
pelaksanaan koordinasi proses administrasi akademik
pada Universitas Langlangbuana.
d.
Mengetahui faktor-faktor yang melatarbelakangi pelak
sanaan koordinasi dan
munculnya
permasalaha-permasa-lahan pelaksanaan dalam koordinasi proses administra
si akademik.
6. Manfaat Penelitian
Dari temuan-temuan hasil penelitian tersebut
di-harapkan dapat disusun saran-saran atau rekomendasi un
tuk berbagai pihak.
a. Bagi Universitas Langlangbuana. Temuan-temuan terse
but dapat merupakan masukan bagi para
pimpinan Uni
versitas Langlangbuana tentang kekuatan dan kelemah
an
serta
permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi
dalam koordinasi administrasi akademik. Masukan ter
sebut dapat dijadikan bahan bagi peningkatan
kegiat-an-kegiatan
yang telah
baik,
dan juga bahan untuk
b. Bagi Kopertis, PTN penbina serta PTS lain. Temuan
hasil penelitian dapat menjadi contoh tentang
kondi-si serta permasalahan yang dihadapi oleh PTS. Hal
itu dapat dijadikan bahan bagi Kopertis dan PTN
pem-bina, bagi pembinaan UNLA. Bagi PTS lain yang
meme-liki kondisi dan situasi yang sama atau hampir sama
dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan, untuk
selanjutnya menjadi bahan bagi pengembangan lembaga
tersebut.
c. Bagi para peneliti. Bagi para peneliti, temuan hasil
penelitian dapat menjadi bahan perbandingan atau
titik awal bagi penelitian selanjutnya.
d. Bagi pengembangan ilnu. Di samping manfaat praktis
temuan-temuan hasil penelitian, diharapkan juga
mem-punyai manfaat bagi pengembangan teori. Minimal
hasil penelitian ini dapat memberikan justifikasi
tentang konsep atau prinsip-prinsip dalam ilmu admi
nistrasi pendidikan, khususnya masalah koordinasi.
7. Rincian Masalah
Mengingat permasalahan yang diteliti sangat
pen-ting, terutama bagi upaya peningkatan efisiensi dan
efektivitas penyelenggaraan pendidikan di PTS, maka
penggalian materi, tidak semata-mata hanya mengenai pe
1 9
yang digariskan oleh pimpinan, serta faktor-faktor yang
mendukung dan menghambat pelaksanaan kegiatan tersebut.
Berikut disajikan rincian dari permasalahan yang
akan diteliti.
1. Kebijakan pola koordinasi dalam proses administrasi
akademik yang digunakan.
a. Penyebaran tugas dan wewenang koordinasi
b. Lembaga/unit-unit yang dikoordinasi
c. Kegiatan-kegiatan yang dikoordinasi
d. Prosedur koordinasi
2. Pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi aka
demik.
a. Penerimaan dan registrasi mahasiswa.
b. Penyusunan bahan persiapan perkuliahan.
c. Penyusunan jadwal perkuliahan
d. Penyiapan ruang kuliah
e. Perkuliahan di kelas
f. Perkuliahan di laboratorium
g. Perkuliahan di lapangan
h. Ujian Tengah dan Akhir Semester
i. Skripsi
j. Ujian negara
!•''•>
3. Permasalahan-permasalahan yang dihadapi
4. Faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan
koordinasi dalam proses administrasi akademik.
a. Faktor kepemimpinan
b. Faktor sumber daya manusia
- Jumlah dan kemampuan
- Etos kerja
c. Faktor biaya, sarana dan fasilitas
Vs
« c *****
r?
&S^
?
CD
2c^
&sc
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
Bab ini akan membahas mengenai prosedur peneliti
an yang mencakup metode penelitian yang digunakan, obyek
yang diteliti serta langkah pengumpulan dan pengolahan
data.
1. Metode penelitian
Seperti telah dikemukakan pada bab terdahulu,
bahwa studi ini dipusatkan pada meneliti pola kebijakan,
pelaksanaan, permasalahan dan hal-hal yang melatarbe
lakangi pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi
akademik pada Universitas Langlangbuana. Untuk meneliti
masalah tersebut pendekatan penelitian yang digunakan
adalah pendekatan deskriptif naturalistik. Disebut
des-kriptif, karena dalam penelitian ini obyek yang diteliti
akan digambarkan sebagai mana adanya sekarang,tanpa
menghubungkannya dengan keadaan sebelumnya atau
sesudah-nya, juga tanpa membandingkannya dengan kondisi lain.
Penelitian ini juga bersifat naturalistik, karena
data yang dikumpulkan bersifat alamiah dan menyeluruh.
Dalam analisis akan juga dilihat hubungan secara menye
luruh antara aspek-aspek yang diteliti. Dengan pendekat
an ini diharapkan diperoleh hasil kajian secara relatif
46
memperkaya data kualitataif.
Dalam
penelitian
ini tidak
akan
dibuat kesimpulan-kesimpulan yang bersifat
genera-lisasi karena temuan yang diperoleh akan bersifat
spesi-fik. Studi ini lebih bersifat studi kasus.
2.1nstrumen Penelitian
Metoda atau pendekatan
penelitian
yang diguna
kan
adalah
pendekatan
naturalistik
(kualitatif).
Instrumen dalam penelitian ini adalah peneliti
sendiri.
Dengan
peneliti
sendiri sebagai
instrumen, diharapkan
yang
diperoleh
bukan
hanya data faktual
tetapi
juga
data kontekstual, yang terlihat, terdengar dan dirasakan
oleh peneliti sendiri.
Membantu mempermudah
pengumpulan data, dalam pe
nelitian
ini akan
digunakan
teknik
pengumpulan
data
berbentuk
observasi,
wawancara dan
studi
dokumenter.
Teknik
observasi yang digunakan adalah
observasi
non-partisipatif
untuk mendapatkan data
tentang
perilaku-perilaku
yang dapat diamati. Perilaku tersebut mencakup
kerjasama dan
interaksi antara petugas dalam
unit-unit
pelayanan akademik, dan pelayanan akademik yang diberikan
petugas kepada para
mahasiswa, sepanjang
hal itu dapat
diamati dalam masa penelitian.
Teknik
pengumpulan data kedua dalam
penelitian
47
maupun saran berkenaan dengan kegiatan administrasi aka
demik.
Wawancara
digunakan untuk memperoleh data tentang
kebijakan pimpinan
dalam
koordinasi kegiatan akademik,
pelaksanaan
koordinasi baik pada tingkat
Fakultas
dan
Biro
maupun tingkat jurusan dan Bagian
atau
SubBagian
oleh tenaga akademik dan administrasi. Wawancara juga di
gunakan untuk mengumpulkan data tentang
masalah-masalah
yang
dihadapi dalam pelaksanaan koordinasi administrasi
akademik dan faktor-faktor yang mendukung dan menghambat
pelaksanaan koordinasi dalam proses administrasi akademik.
Studi dokunenter merupakan tehnik pengumpulan
data melalui pengumpulan dokumen, baik dokumen peraturan
maupun
rencana
dan
laporan-laporan hasil kegiatan koor
dinasi dalam proses administrasi akademik. Dokumen ter
sebut
meliputi
RIP,
rencana kerja,
statuta,
pedoman-pe-doman, peraturan-peraturan, data statistik,
kalender aka
demik, jadwal kuliah,
daftar
induk,
persiapan
mengajar
atau catatan-catatan lain yang relevan dengan penelitian.
3.Obyek Penelitian
Untuk memperoleh data yang
utuh dan
menyeluruh,
semua komponen
yang
terlibat dalam koordinasi adminis
trasi akademik seperti yang telah dirinci dalam rincian
masalah akan diteliti,
namun pelaksanaannya
disesuikan
dengan kondisi dan situasi lapangan.
48
PTS baik tenaga akademik maupun administrasi yang terli
bat
dalam
proses koordinasi kegiatan
administrasi aka
demik akan dijadikan informan.
Mereka terdiri
atas pim
pinan
universitas beserta para pembantunya,
pimpinan fa
kultas,
ketua jurusan,
para dosen, dosen
wali, pimpinan
biro,
kepala bagian,
subagian,
staf administrasi dan pa
ra mahasiswa.
Sebagai
lembaga pendidikan
tinggi,
UNLA memiliki
jaringan organisasi yang cukup besar.
UNLA memiliki
lima
fakultas dengan 11 jurusan/program studi yang melibatkan
327
tenaga
pengajar,
baik tenaga
tetap
(negara
dan
yayasan) dan tenaga tidak tetap. Dalam unit administrasi,
pada tingkat universitas memiliki dua biro dengan 10 Ba
gian dan melibatkan kurang lebih
50 orang staf adminis
trasi, sedangkan pada tingkat fakultas melibatkan 40
orang tenaga administrasi.
4.Rencana Pengunpulan dan Pengolahan Data
Ada
beberapa
tahapan yang akan
ditempuh
dalam
pengumpulan
dan
pengolahan data.
Sesuai
dengan
sifat
pendekatan
penelitian yang digunakan
yaitu
deskriptif
naturalistik, maka pengumpulan dan pengolahan data akan
dilakukan
secara
sirkuler,
melalui
tahap-tahap peng
umpulan data,
analisis,
verifikasi,
penyusunan
laporan,
pengumpulan data kembali dan seterusnya sampai ditemu
49
a.Pengunpulan Data
Melalui
kegiatan wawancara, observasi dan
studi
dokumenter,informasi yang diperoleh dicatat dalam bentuk
catatan lapangan (field notes). Untuk menjamin keabsahan
informasi, dilakukan kegiatan triangulasi dengan mencari
informasi dari
responden
lain atau dengan cara
memban-dingkan data hasil pengamatan dengan
dokumen dan wawan
cara, membandingkan
apa yang
diutarakan
secara
umum
dengan
pengutaraan secara pribadi,
pendapat
seseorang
dengan pendapat atau
pandangan orang lain .
b. Analisis Data
Analisis
data
merupakan
proses
penyusunan
data agar dapat ditafsirkan, melalui penggolongan
dalam
pola,
tema dan
kategori tertentu. Untuk
mencapai
hal
tersebut dilakukan tiga langkah utama, yaitu:
1) Reduksi data
dalam
bentuk
penyeleksian, pemfokusan,
simplifikasi,
pengabstraksian,
dan
transformasi
data
mentah
yang telah diperoleh. Dengan proses reduksi data
ini
akan
diperoleh
gambaran yang lebih
tajam tentang
hasil
pengamatan
dan juga
memudahkan
peneliti
untuk
mencari kembali data lain
yang diperlukan.
2)
Penyajian Data.
Maksud penyajian data adalah penyusun
50
dalam bentuk matriks, grafik,
'network'atau bagan.
3)
Menarik kesinpulan.
Walaupun sejak awal pengumpulan
data,
kesimpulan telah dibuat namun kesimpulan
tersebut
masih bersifat sementara, masih diperlukan penyempurnaan
pada saat data atau
informasi bertambah.
Setelah
ketiga tahapan tersebut terlewati, jika
masih
ada
pertanyaan baru atau data
lain
yang
perlu
dikumpulkan
kegiatan
reduksi, display
dan
verifikasi
data akan dikerjakan kembali. Demikian seterusnya sampai
BAB VI
KESIMPULAN, PEMBAHASAN DAN REKOMENDASI
1-Kesimpulan.
a. Pola Kebijakan Koordinasi Dalan Proses Adninis
trasi Akadenik
Kebijakan
koordinasi
dalam proses administrasi
akademik Universitas Langlangbuana, sejalan dengan kebi
jakan
koordinasi dan pengelolaan institusi tersebut se
cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,
yang dalam pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi dan
kemampuan setempat.
Rektor sebagai penanggung jawab utama Universitas
berperan
memberikan kebijakan umum
dalam
administrasi
akademik. Penjabaran dari kebijakan umum tersebut diker
jakan oleh unit-unit kerja atau tim-tim khusus yang
di
koordinasi
oleh Pembantu Rektor I. Beberapa
penjabaran
dari kebijakan
Rektor tersebut
tertuang dalam Statuta,
RIP,
Kurikulum, Pedoman Akademik, Pedoman
Administrasi
Akademik,
Kalender Akademik dll. Beberapa
program
dan
pedoman
dasar seperti Statuta, RIP,
unsur-unsur
dasar
dari kurikulum dibahas dulu dalam Senat Universitas
se
belum disyahkan, program atau pedoman yang lain langsung
disyahkan oleh Rektor bahkan oleh Pembantu Rektor. Prog
ram dan pedoman-pedoman tersebut
selain merupakan pedo
man kerja juga berfungsi sebagai alat koordinasi.
Dekan
dibantu
oleh
Pembantu
Dekan I,
berperan
mengkoordinasi pelaksanaan kebijakan akademik yang sudah
dijabarkan dalam bentuk program-program dan pedoman aka
demik pada
Fakultasnya masing-masing. Kepala Biro, khu
susnya BAAK
mengkoordinasi pelaksanaan administrasi pe
nunjang
akademik, seperti penerimaan
mahasiswa, regis
trasi, penyusunan jadwal kuliah, ujian, wisuda, sertifi
kasi dll.
Dengan
pola
koordinasi
seperti
itu,
proses
administrasi akademik
telah
dapat terlaksana, walaupun
belum semua berjalan efisien dan
efektif.Kekurangsinkro-nan pelaksanaan beberapa kegiatan administrasi
akademik
masih ditemukan.Kekurangsinkronan ini dapat dilihat dari
adanya
keterlambatan-keterlambatan. Dosen terlambat
me-nyerahkan
kesediaan
waktu mengajar,
menyiapkan
bahan
ujian, memulai kuliah, melaksanakan
ujian,
menyerahkan
hasil
ujian
dll. Tim atau panitia
terlambat
menyusun
rencana,
melaksanakan kegiatan, menyusun
laporan
dll.
Unit-unit administrasi terlambat menyiapkan daftar isian,
162
tugas,
membuat laporan dsb. Kegiatan akademik ada
yang
berjalan
simultan, tetapi ada juga yang berjalan
beru-rutan, keterlambatan mengerjakan sesuatu kegiatan
dapat
menimbulkan
keterlambatan
bagi
penyelesaian
kegiatan
berikutnya.
Ada
beberapa faktor yang diperkirakan melatarbe
lakangi
kelemahan-kelemahan
koordinasi
dalam
proses
administrasi akademik. Pertama, program kerja masih ber
sifat umum (belum operasional) dan belum disertai dengan
petunjuk pelaksanaan dan/atau petunjuk teknis. Kedua,pe
doman-pedoman kurang jelas dan penafsirannya bisa berbeda
Ketiga,jalur komunikasi yang kurang lancar serta infor
masi yang kurang lengkap. Keempat, kekurangan dana dan/
atau peralatan untuk pelaksanaan kegiatan. Kelima,kemam
puan
dan
motivasi
kerja
yang
belum
sesuai
dengan
tuntutan.
b.Koordinasi Dalan Proses Adninistrasi Penerinaan
Mahasiswa Baru,
Registrasi dan Penjadwalan
Secara
garis besar administrasi akademik dibagi
atas
tiga tahap, yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan
tahap
pelaporan.
Tahap persiapan
mencakup
penerimaan
16
mahasiswa baru meliputi kegiatan
publikasi, pendaftaran
dan
seleksi calon mahasiswa.
1) Koordinasi Tahap Perencanaan
Secara
umum telah ada koordinasi pada
tahap pe
rencanaan penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan koordinasi
diwujudkan dalam bentuk
pengeluaran
SK Rektor
tentang
panitia, rapat-rapat panitia serta konsultasi staf kepa
da ketua seksi, atau ketua seksi
kepada
ketua
panitia
pada awal kegiatan. Materi yang dibahas dalam rapat men
cakup bentuk dan sasaran kegiatan, penegasan tugas serta
penentuan target waktu, sedangkan
konsultasi
digunakan
untuk memecahkan masalah-masalah yang
muncul.
Perencanaan penerimaan mahasiswa baru belum memi
liki
program atau perencanaan tertulis,
semua
sasaran
dan kegiatan serta
jadwal
kegiatan
disampaikan secara
lisan dalam rapat. Walaupun ada beberapa
keterlambatan,
kegiatan penerimaan
mahasiswa baru
dapat
berjalan de
ngan tertib. Hal itu bukan saja karena telah berjalannya
fungsi koordinasi, tetapi juga karena
penerimaan
maha
siswa baru telah merupakan kegiatan rutin, yang dikerja
kan oleh tim yang relatif tetap.
164
koordinasi
perencanaan
kegiatan
PMB
tersebut,
yaitu
1) konsistensi kegiatan yang direncanakan dari satu pe
riode ke periode lain kurang terjamin.
Hal itu
menyulit-kan kontrol terhadap tingkat keberhasilan atau kekurang
an dari perencanaan terdahulu,
2) koordinasi perencanaan
demikian sangat mengandalkan tanggung jawab pribadi per
sonil sehingga tingkat keberhasilan sasaran sukar diten
tukan .
Kegiatan
registrasi mahasiswa
terbagi atas
dua
kegiatan,
yaitu
registrasi bagi
mahasiswa
lama
dan
baru.
Bagi mahasiswa lama herregistrasi dilakukan
pada
tingkat Universitas dan Fakultas sedangkan bagi mahasis
wa baru pada tingkat Universitas,
Kopertis dan Fakultas.
Hampir
pada seluruh kegiatan
perencanaan regis
trasi tidak
ada koordinasi secara khusus.
Setiap
unit
kerja yang terlibat
mempersiapkan keperluan
registrasi
secara
sendiri-sendiri.
Petunjuk
bagi
para mahasiswa
untuk melakukan kegiatan registrasi/heregistrasi
disam-kan melalui pengumuman yang tertera pada
spanduk
atau
lembar
pengumuman.
Keadaan ini tampaknya
dilatarbela
kangi
tidak hanya oleh anggapan bahwa
kegiatan
regis
trasi sebagai kegiatan
rutin,
namun
juga
menunjukkan
belum optimalnya
fungsi koordinasi pada tahap
perenca
165
2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan
Pada batas-batas
terentu, koordinasi pelaksanaan
kegiatan
penerimaan
mahasiswa
baru
sudah
berjalan.
Walaupun demikian, sesuai dengan bentuk kegiatannya, ada
perbedaan bentuk koordinasi antara satu kegiatan
dengan
lainnya.Koordinasi
pelaksanaan kegiatan
seleksi
sudah
berjalan
dan
nampak jelas. Hal tersebut dapat terlihat
dari ketepatan waktu pelaksanaan seleksi serta
sedikit-nya permasalahan yang dihadapi.
Koordinasi kegiatan pub
likasi
dan
pendaftaran belum berjalan dengan baik. Hal
itu dapat dilihat dari adanya
pengabaian
personil (fa
kultas) yang sudah ditunjuk pada seksi pendaftaran serta
adanya keterlambatan waktu kegiatan publikasi.
Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada tahap
pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru juga sama
koordinasi dilakukan secara informal dan insidental, me
lalui pemantauan atau dialog langsung di tempat kegiatan
sambil melaksanakan kegiatan.
Materi
yang dikoordinasi
berkenaan dengan pelaksanaan dan
hasil kerja yang telah
dicapai, serta masalah-masalah yang dihadapi.
Koordinasi
belum menyentuh pada koordinasi personil yang
melakukan
kegiatan penerimaan mahasiswa baru.
dalam kegiatan publikasi dan pendaftaran calon
mahasis
wa,
namun
kegiatan
pendaftaran
tetap
berjalan.
Hal
tersebut memberi bukti bahwa walaupun dengan
koordinasi
yang lemah, personil tetap melaksanakan tugas. Ada bebe
rapa hal yang menjadi latar belakang
keadaan
tersebut,
di antaranya:
a) pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan
rutin dan masih sederhana sifatnya, setiap personil yang
terlibat melaksanakannya
sebagai kegiatan biasa (sehari
-hari), b) karena adanya
rasa
bertanggung
jawab
atas
tugas yang diberikan, 3) personil yang terlibat mendapat
tambahan insentif.
Seperti halnya pada tahap
perencanaan,
pada ta
hap
pelaksanaan
koordinasinya
kurang
begitu
jelas.
Unit-unit kerja yang terlibat, bekerja menurut
kebiasa-annya masing-masing, sehingga
banyak ditemui kekurangan
atau keterlambatan. Di samping akibat
kurangnya koordi
nasi dalam pelaksanaan, keterlambatan juga banyak
dipe
ngaruhi oleh kemampuan
dan
sikap
para mahasiswa dalam
melaksanakan kegiatan registrasi atau herregistrasi. Ke
mampuan berkenaan dengan kemampuan
membayar
SPP
tepat
waktu
sedangkan
sikap berkenaan dengan ketepatan maha
167
3) Koordinasi Tahap Pelaporan -- ••
Koordinasi pelaporan kegiatan penerimaan maha
siswa baru nampak jelas jika dibandingkan dengan tahap
persiapan dan pelaksanaan. Kegiatan koordinasi dilakukan
dalam beberapa bentuk, seperti pemantauan langsung ke
tempat tugas, laporan lisan serta pengecekan hasil
(pen-capaian target) secara individual maupun dalam rapat.
Koordinasi pada tahap pelaporan kegiatan publi
kasi dan seleksi dilakukan dalam rapat, kegiatan pendaf
taran dilakukan secara lisan dan tertulis.
Hampir pada setiap kegiatan tahap pelaporan,
koordinasi lebih diarahkan pada hasil kegiatan, bukan
pada koordinasi proses maupun personil yang melaksanakan
kegiatan/pekerjaan. Hal tersebut tampaknya dipengaruhi
oleh beberapa hal, di antaranya: 1) keterbatasan pema
haman para koordinator terhadap fungsi kegiatan dan pe
ranan dukungan personil bagi pencapaian hasil, 2) koor
dinator tidak memiliki waktu yang cukup untuk melak
sanakan hal-hal tersebut. Pelaksanaan koordinasi demi
kian menyebabkan masih adanya beberapa keterlambatan
atau kekurangsinkronan dalam pelaksanaan sejumlah
kegiatan.
penerima-168
an mahasiswa baru adalah tercapainya jumlah yang
ditar-getkan dengan
kualitas input yang diharapkan,
serta
pe
laksanaan kegiatan berlangsung pada
waktu
yang
tepat.
Sedangkan salah satu indikator keberhasilan koordinasi
dalam kegiatan
tersebut adalah tercapainya efisiensi dan
efektifitas dalam berbagai kegiatan yang berkenaan de
ngan penerimaan mahasiswa baru.
Meskipun dengan beberapa kali perpanjangan waktu
pendaftaran, secara kuantitas penerimaan mahasiswa baru
memenuhi target yang diharapkan, namun belum memenuhi
target secara kualitas. Adanya perpanjangan waktu pen
daftaran dan dua kali ujian seleksi, juga dapat menjadi
petunjuk belum optimalnya fungsi koordinasi dalam
pene
rimaan mahasiswa baru .
Sesuai bentuk kegiatannya, ada perbedaan koor
dinasi pada tahap pengawasan antara satu kegiatan regis
trasi dengan kegiatan
registrasi lainnya.
Walaupun hanya
melalui evaluasi hasil kerja yang ditampilkan, koordina
si
pelaporan
kegiatan
registrasi ke
Kopertis
tampak
lebih jelas apabila dibandingkan dengan kegiatan
regis
trasi di universitas atau fakultas.
Seperti halnya
koordinasi pelaksanaan,
koordina
si tahap pelaporan registrasi di tingkat universitas ju
169
dengan hal-hal lain, diantaranya a) sistem informasi re
gistrasi mahasiswa yang belum tertata baik, b)koordinasi
di antara unit kerja yang terlibat masih lemah, c) belum
ada pengaturan sistem koordinasi secara terpusat,d) ter
ikat
dengan kondisi keuangan mahasiswa dan
e)
terikat
dengan kemampuan dan kemauan unit kerja yang terlibat.
Karena
hampir
setiap fakultas
memiliki
sistem
koordinasi
dan
kebijaksanaan
registrasi
tersendiri,
koordinasi pelaporan antara
satu fakultas dengan fakul
tas lain juga ada perbedaan. Fakultas yang memiliki
ja
ringan kerja yang
sudah
terkoordinasi,
memperlihatkan
koordinasi pelaporan
yang lebih jelas dibandingkan
de
ngan fakultas yang tidak memiliki
jaringan
kerja
yang
terkoordinasi. Fakultas
yang menerapkan banyak kebijak
sanaan dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, memperli
hatkan koordinasi pelaporan yang kurang jelas.
Walaupun
tidak ada koordinasi
pe laporan
yang
sama dan jelas,
pada batas-batas tertentu sebagian besar
personil
melaksanakan tugasnya
masing-masing.
Kondisi
ini tampaknya tidak ada
kaitannya dengan bentuk koordi
nasi yang dilaksanakan,
namun lebih menyangkut pada
tu
gas dan tanggung jawab masing-masing.
Tanpa koordinasi,
para personil bekerja berdasarkan kebiasaan.
Hal
itu di
1 70
pada batas-batas tertentu juga merupakan petunjuk kurang
terjalinnya koordinasi pelaporan secara terpusat.
c.Koordinasi Proses Adninistrasi Perkuliahan
Kegiatan perkuliahan mencakup sejumlah aktivitas
baik aktivitas pendukung perkuliahan, seperti penyusunan
kalender akademik dan jadwal kuliah, maupun kegiatan
perkuliahannya itu sendiri, yang terdiri atas penyiapan
sarana dan prasarana kuliah, pembuatan persiapan menga
jar dan pelaksanaan perkuliahan.
1) Koordinasi Tahap
Perencanaan
Koordinasi perencanaan penyusunan kalender aka
demik dilakukan pada tingkat universitas, sedangkan
ko-koordinasi perencanaan pembuatan jadwal perkuliahan
dilakukan pada fakultas. Perencanaan penyusunan kalender
akademik dibuat oleh Bagian Perencanaan dan dikoordinasi
oleh PR I. Perencanaan penyusunan kalender akademik me
rupakan pekerjaan yang sederhana sebab hanya meniru ka
lender akademik tahun lalu dengan beberapa penyesuaian.
Apabila dibandingkan dengan koordinasi pembuatan
17 J.
jadwal perkuliahan tampak lebih kompleks karena melibat
kan banyak pihak luar, di antaranya dosen luar biasa.
Kendati demikian, karena kegiatan tersebut merupakan
kegiatan rutin dan ada dalam jangkauan koordinasi yang
sederhana, terlepas dari kualitas hasil, koordinasi
perencanaan penyusunan jadwal perkuliahan pada umumnya
berjalan lancar (tepat waktu).
Di samping penyusunan jadwal umum, perencanaan
perkuliahan juga menyangkut kerjasama antara dosen pem
bina dengan asisten dalam pembuatan persiapan perkuli
ahan. Bentuk koordinasi perencanaan perkuliahan antara
satu pengajar dengan tim pengajar lainnya berlainan.
Di samping itu ada juga tim yang tidak melakukan koordi
nasi dalam perencanaan perkuliahan.
Keragaman koordinasi perencanaan kegiatan perku
liahan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal, di
antaranya, karena perbedaan kebiasaan, persepsi serta
kondisi lembaga di mana tim-tim itu berada. Kebiasaan
berkenaan dengan apa yang dilakukannya di PTN, persepsi
berkenaan dengan cara memandang permasalahan dari
kacamatanya sendiri sedangkan kondisi berkenaan dengan
aturan serta sistem yang berlaku di fakultas
masing-masing. Terlepas dari jumlah serta kualitas tim yang
172
keragaman
tersebut menunjukkan belum berjalannya
koor
dinasi secara terpusat.
2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan
Kalender
akademik
merupakam
perangkat
lunak
koordinasi di tingkat fakultas.
Dengan
kalender tersebut
setiap
fakultas membuat jadwal
perkuliahan
masing-ma
sing.Jadwal tersebut merupakan perangkat lunak koordina
si yang memberi pedoman pada pelaksanaan perkuliahan.
Jadwal
perkuliahan memperjelas
koordinasi tahap
pelaksanaan
perkuliahan. Jadwal
tersebut
memberi
pe
tunjuk tentang pembagian tugas dan tanggung jawab
masing-masing personil.
Yang menjadi permasalahan adalah pelaksanaan koor
dinasi
yang
sudah
terjadwal
tersebut
tidak
selalu
berjalan lancar. Terutama koordinasi antara dosen pembi
na dengan asisten,
tidak
selamanya
berjalan
harmonis.
Ketidakcocokan, kadang-kadang mewarnai koordinasi pelak
sanaan perkulihan.
Hal itu
tampaknya dilatarbelakangi oleh beberapa
hal, diantaranya perbedaan persepsi masing-masing pihak
terhadap tugas dan tanggung jawabnya,
komunikasi di an
Kendati kurang adanya harmonisan koordinasi, pe
laksanaan perkuliahan. Pada umumnya sebagian besar
kegiatan perkuliahan tetap berlangsung dan memenuhi tar
get. Hal itu terjadi karena para asisten adalah tenaga
tetap dan selalu siap melaksanakan tugas. Dengan atau
tanpa koordinasi dengan dosen pembina tugas tetap
di-jalankan. Hal ini juga merupakan suatu fenomena kurang
nya koordinasi, namun sekaligus menunjukkan bahwa rasa
tanggung jawab akan tugas dapat mengatasi kelemahan
koordinasi.
3) Koordinasi Tahap Pelaporan
Daftar kehadiran dosen di BAAK, merupakan alat
koordinasi pelaporan perkuliahan secara formal dari
tingkat universitas. Karena hasil pemantauan ini dise
rahkan kepada fakultas, maka secara formal koordinasi
pelaporan dilaksanakan menurut jenjang. Akan tetapi ka
rena penyampaian laporan tersebut tidak rutin, dan
se-ringkali terlambat maka koordinasi pelaporan juga se
ring tidak lancar.
Adanya keragaman pendataan dan pengawasan keha
diran dosen pada beberapa fakultas, menunjukkan masih
174
Hal itu berkaitan erat dengan kesungguhan para dosen dan
staf tata usaha dalam mencatat dan
melaporkan
perkuli
ahan, serta
adanya mekanisme
kerja yang kurang efisien.
Koordinasi pelaporan kehadiran dosen tidak
se-ragam,
beberapa fakultas mengadakan koordinasi menjelang
akhir perkuliahan,
Fakultas E
cara pengawasan
sendiri,
beberapa fakultas
yang lain koordinasinya lemah sekali.
Walaupun telah ada pengawasan dan pencatatan data keha
diran dosen,
namun
hanya sedikit yang telah diberi
tin-dak lanjut.
Dengan demikian data hasil pelaporan
diman-faatkan secara maksimal.
Keadaan tersebut bukan saja mencerminkan koordi
nasi yang kurang berkesinambungan,
tetapi
sekaligus me
nunjukkan masih lemahnya penerapan prinsip efisiensi.
d.Koordinasi Proses Adninistrasi Evaluasi,
Hisuda
dan
Sertifikasi
Kegiatan evaluasi atau ujian dilaksanakan dalam
dua tahap. Tahap
pertama
adalah
evaluasi/ujian
lokal
yang diselenggarakan oleh PTS, dan
tahap kedua ujian ne
gara yang diselenggarakan melalui Kopertis. Evaluasi
lokal meliputi ujian tengah semester,
ujian akhir semes
ter dan ujian Skripsi,
sedangkan
ujian
negara melipu
Koordinasi tahap perencanaan evaluasi/ujian lokal
dilakukan oleh fakultas (Dekan), sedangkan ujian negara
dikoordinasi oleh Kopertis.
1) Koordinasi Tahap Perencanaan
Kegiatan koordinasi persiapan tiap macam ujian
tidak selalu sama, koordinasi persiapan ujian negara
lebih nampak jelas dibandingkan dengan ujian lokal. Hal
tersebut dipengaruhi oleh adanya koordinasi pada tahap
yang lebih tinggi, dilaksanakan secara lebih formal ser
ta karena melibatkan lembaga-lembaga di luar PTS.
Kegiatan koordinasi persipan ujian pada berbagai
Fakultas juga tidak sama. Fakultas-Fakultas yang telah
memiliki jaringan koordinasi yang lebih mapan, persipan
ujiannya lebih baik jika dibandingkan dengan Fakultas
kurang mapan.
Di hampir seluruh fakultas, tidak ada koordinasi
pada tahap persiapan ujian tengah semester. Masing-ma
sing dosen/asisten mempersiapkan sendiri. Hampir pada
setiap fakultas,koordinasi kegiatan ujian akhir semester
lebih nampak jelas jika dibandingkan dengan kegiatan
ujian lain.
koordina-176
si kegiatan persiapan ujian/evaluasi yang sudah jelas
dan mapan, tetapi walaupun dengan beberapa keterlambatan
pada umumnya ujian-ujian dapat dilaksanakan pada waktu
nya. Keterlaksanaan persiapan ujian bukan hanya dipenga
ruhi oleh koordinasi tetapi oleh rasa tanggung jawab
dari pelaksana. Lemahnya koordinasi pada kegiatan per
siapan ujian berkaitan erat dengan status para pejabat
dan dosen di UNLA, yang sebagian besar berstatus dosen
tidak tetap. Status dosen tidak tetap dapat menghambat
pelaksanaan koordinasi, terutama karena menyangkut
ke-sulitan komunikasi serta banyaknya beban tugas pada
institusi tetapnya, disamping adanya sikap
menomordua-kan tugas-tugas pada PTS.
2) Koordinasi Tahap
Pelaksanaan
Sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan ujian,
koordinasi pelaksanaan satu kegiatan ujian berbeda
dengan kegiatan ujian lainnya. Koordinasi pelaksanaan
ujian tengah semester, hampir tidak nampak karena kegi
atan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada para Dosen.
Walaupun tanpa koordinasi yang jelas, sebagian
besar Dosen melaksanakan ujian tengah semester. Hal itu
ter-177
sebut dapat terus berlangsung. Ada beberapa faktor yang
melatarbelakangi hal itu, di antaranya a) UTS merupakan
kegiatan rutin sehingga tanpa koordinasipun tetap berja
lan, b) adanya rasa tanggung jawab yang kuat dari para
Dosen dan personil yang terlibat .
Hampir pada setiap fakultas, kegiatan ujian
akhir semester dikoordinasi secara khusus dalam suatu
kepanitiaan oleh PD I/Jurusan. Kejelasan beban dan tang
gung jawab masing-masing
personil memudahkan koordinasi
pelaksanaan UTS,
sehingga garis koordinasi menjadi
lebih
jelas.
Kegiatan koordinasi
terutama menyangkut penyiapan
bahan dan pelaksanaan ujian.
Karena belum adanya peraturan atau pedoman khusus
dari Universitas atau Kopertis, koordinasi pelaksanaan
ujian skripsi pada setiap fakultas berbeda-beda.
Nampak
adanya kecenderungan koordinasi
dan
pelaksanaan
ujian
skripsi mengikuti cara yang diterapkan pada PTN
pembina,
disesuaikan dengan kondisi Fakultas masing-masing. Hal
itu memberikan petunjuk masih kurang terjalinnya koordi
nasi dari pusat ke Fakultas-Fakultas, dan dapat berpe
ngaruh terhadap pengawasan kualitas skripsi.
Sesuai dengan status akreditasi Jurusan-Jurusan
yang ada di UNLA (diakui dan terdaftar), pelaksanaan
ujian tulis negara secara keseluruhan dikoordinasi oleh
178
Pelaksanaan ujian pada suatu Fakultas dikoordinasi
oleh
Fakultas pembinannya masing-masing.
Karena garis koordi
nasi,
peraturan dan
pembagian tugasnya cukup
jelas,
wa
laupun melibatkan
banyak pihak di antaranya PTN pembina
dan
Kopertis,
pelasanaan kegiatan
ujian
tulis
negara
dapat berjalan dengan lancar.
3) Koordinasi Tahap Pelaporan ... ?»• _
Sesuai dengan perencanaan dan pelaksanaan kegia
tan
masing-masing,
koordinasi
tahap
pelaporan
bagi
setiap kegiatan juga berbeda-beda.
Kegiatan
UTS
karena
hanya melibatkan dosen, asisten dan mahasiswa.
Kegiatan
ini berjalan walaupun tanpa koordinasi.
Hampir semua Do
sen
melaksanakan
UTS,
dan
pelaksanaannya berjalan cukup
lancar.
Keadaan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa
hal di antaranya,
a) UTS sudah merupakan kegiatan rutin,
b) pelaksanaan UTS cukup sederhana,
c)
sebagian
besar
Dosen memiliki rasa tanggung jawab yang besar akan tu
gasnya .
Kegiatan
koordinasi pelaksanaan UAS lebih
jelas
dibandingkan dengan UTS, karena sebagian besar
fakultas
membentuk panitia UAS.
Bentuk koordinasi pengawasan
di
179
informal.
Koordinasi pengawasan secara formal
berbentuk
penyampaian
laporan tertulis kegiatan
UAS
dari
Ketua/
Sekretaris Jurusan kepada PD I. Koordinasi pengawasan
secara informal dengan mengadakan pengawasan/kunjungan
langsung pada saat pelaksanaan UAS,
baik oleh Dekan/PD I
maupun oleh Ketua Jurusa.
Sidang skripsi merupakan kegiatan yang
bersifat
insidental.
Dengan status
akreditasi
diakui/terdaftar
pelaksanaannya masih melibatkan dosen PTN, namun
karena
seluruh penguji skripsi dianggap
telah memenuhi
kuali-fikasi memadai maka secara formal tidak ada koordinasi
pengawasan khusus.
Seperti
halnya skripsi,
kegiatan
ujian
negara
merupakan
kegiatan
yang bersifat insidental.
Kegiatan
ini memiliki jaringan koordinasi tertentu yang
melibat
kan beberapa pihak luar. Dengan aturan dan pedoman kerja
yang
sudah jelas, koordinasi pengawasan dalam
pelaksa
naan ujian negara tampak jelas. Melalui pengawasan /
kunjungan
langsung,
baik oleh Koordinator dari
Kopertis
atau dari PTN pada saat pelaksanaan Ujian Tulis Negara
koordinasi tahap pengawasan telah berjalan baik.Kegiatan
koordinasi pengawasan bukan saja pada pelaksanaan ujian,
tetapi juga sudah nampak upaya-upaya peningkatan ke arah
180
2.Penbahasan
Perguruan Tinggi merupakan suatu organisasi formal
yang memiliki fungsi dan sasaran-sasaran tertentu.
Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-sasaran terse
but terwujud dalam berbagai bentuk kegiatan, dengan
kegiatan pendidikan dan pengajaran sebagai intinya.
Kegiatan pendidikan dan pengajaran dilaksanakan oleh te
naga akademik (Dosen dan Asisten), para pengelola (pim
pinan Universitas, Fakultas dan Jurusan) dibantu oleh
tenaga administrasi, sebagai staf pendukung. Pelaksanaan
kegiatan pendidikan dan pengajaran juga ditunjang oleh
sarana dan fasilitas pendidikan, dana, sumber-sumber
lingkungan serta pengelolaan pendidikan.
Universitas Langlangbuana sebagai suatu Pergu
ruan Tinggi Swasta yang masih muda, bernaung di bawah
suatu yayasan kepolisian dan berada di dearah yang kaya
dengan perguruan yang telah punya nama, memiliki kon
disi, karakteristik dan masalah-masalah tertentu.Kondisi,
karakteristik dan masalah-masalah tersebut secara lang
sung atau tidak langsung, menyangkut dan mempengaruhi
koordinasi kegiatan administrasi akademik.
Jurusan-jurusan pada UNLA kebanyakan berstatus
181
atau Jurusan-jurusan tersebut belum mempunyai otonomi
penuh. Secara akademis masih perlu mendapatkan pembinaan
dari PTN dan secara administratif memerlukan banyak
pembinaan dari Kopertis.
Ketergantungan PTS muda pada PTN bukan hanya dalam
pembinaan akademik, tetapi juga dalam penyediaan tenaga
pengajar. Banyaknya tenaga pengajar dan atau pengelola
dari luar PTS, akan menimbulkan banyak problema,terutama
problema koordinasi.
Secara kepegawaian
tenaga-tenaga PTN
akan mendahulukan tugas pada lembaganya, dan penyediaan
waktu dan tenaganya pada PTS menduduki tempat nomor dua.
Problema tersebut akan semakin besar dihadapi apabila
Dosen tersebut juga memangku jabatan struktural dan atau
mengajar pada beberapa PTS lain. Problema ini nampak
jelas dihadapi oleh beberapa Fakultas di UNLA, yang meng
akibatkan terlambatnya penyusunan jadwal kuliah (karena
Dosen terlambat memberikan kesediaan mengajar),terlambat
memulai kuliah, terlambat menyerahkan soal ujian,terlam
bat mengumunkan hasil ujian, pengunduran waktu ujian,dll.
Ketergantungan pada PTN juga dapat mempunyai
dampak pada kesukaran koordinasi dalam pengembangan
kebijakan dan peraturan yang seragam. Pembinaan Fakultas
diberikan oleh Fakultas yang sejenis di PTN. Walaupun
182
tentu peraturan dan ketentuannya sama, apalagi kalau
Fakultas pembinanya berasal dari Perguruan Tunggi yang
berbeda. Masalah ini dihadapi dalam penyusunan silabus,
SAP, skripsi dll. Karena belum ada keseragaman ketentuan
maka prosedur penyusunan skripsi dan bentuk format
skripsi pada beberapa Fakultas tidak sama. Demikian juga
dengan ketentuan penyusunan dan format silabus dan SAP.
Ada Fakultas yang mewajibkan Dosen membuat silabus dan
SAP,ada pula yang hanya menuntut pembuatan silabus, atau
pembuatan silabuspun diserahkan pada kesediaan Dosen.
Format silabus dan SAP antar Fakultas di UNLA,juga
ter-dapat keragaman.
Banyaknya pejabat struktural UNLA yang mempunyai
jabatan atau tugas rangkap dengan di institusinya (PTN)
juga besar pengaruhnya terhadap pelaksanaan tugas-tugas
pengelolaan di UNLA, khususnya tugas koordinasi. Hal itu
nampak jelas dalam beberapa kegiatan. Ada beberapa
kegiatan administrasi akademik yang terkoordinasi dengan
baik, ada yang kurang terkoordinasi, dan ada pula yang
hampir tidak terkoordinasi. Kegiatan yang banyak melibat
kan pihak luar (Dosen PTN, Kopertis dll), dikerjakan
dengan membentuk tim khusus (panitia) dengan dukungan
dana khusus,seperti ujian akhir semester, ujian skripsi,
Kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin, seperti registrasi,kuliah,
ujian tengah semester dll., koordinasinya hampir tidak
nampak.
Status tenaga pengajar pada UNLA bermacam-macam,
ada tenaga tetap Yayasan, tenaga Kopertis yang
diperban-tukan,tenaga honorer dari PTN dan tenaga honorer di luar
PTN. Variasi status ini bukan saja menyangkut perbedaan
asal kelembagaan,latar belakang pendidikan dan
pengalam-an, tetapi juga perbedaan dalam penugasan dan tuntutan
(kewajiban).Asisten dengan golongan gaji yang sama dibe
ri penugasan yang berbeda, pada Fakultas tertentu sudah
diberi tugas mandiri, sedang pada Fakultas lain belum di
beri tugas mandiri, atau malah belum diberi wewenang
untuk mengajar.Perbedaan penugasan, tuntutan, dan peng
hargaan dalam satu Fakultas dan atau antar Fakultas (yang
hal ini juga menunjukkan kurang adanya koordinasi) akan
menimbulkan kecemburuan, iri hati, yang akhirnya akan
mengendurkan kohesivisme di antara staf, dan dapat
menurunkan kadar belongingness terhadap organisasi.
Tenaga administrasi di UNLA sebagian besar
berla-tar belakang pendidikan umum, dengan dasar pendi
dikan jenjang SLTA. Kurangnya dasar.profesionalisme dan
rendahnya tingkat pendidikan staf administrasi organisa
184
tungkan. Hal itu bukan saja akan menghambat
pelaksanaan
tugas dan menghambat peningkatan mutu pelayanan,
tetapi
juga akan menurunkan
kredibilitas ketatausahaan organi
sasi Perguruan Tinggi. Kredibilitas
ketatausahaan Per
guruan
Tinggi
harus lebih tinggi
dibandingkan
dengan
organisasi Perguruan Menengah dan Perguruan Dasar.
Sampai
saat ini pelayanan administrasi
akademik
dan
sistem informasi akademis masih
banyak
dikerjakan
secara manual.Dalam tahap perkembangan UNLA seperti se
karang ini pekerjaan masih
bisa dikerjakan oleh
tenaga
non profesional jenjang SLTA,
tetapi pada masa yang akan
datang,
apabila
program dan
kegiatan
akademik
telah
lebih
banyak,
informasi yang perlu diolah dan
dikelola
lebih banyak, tuntutan akan mutu pelayanan lebih tinggi
dan
lebih
cepat, tugas-tugas perlu
dikerjakan
secara
komputer,
tenaga-tenaga
demikian
tidak
sesuai
lagi.
Kemampuan mereka perlu ditingkatkan, dan ditambah dengan
tenaga yang lebih profesional.
Meskipun fungsi koordinasi belum terlaksana se
cara
merata
pada seluruh kegiatan dan seluruh
bagian
organisasi,
tetapi pada umumnya kegiatan-kegiatan admi
nistrasi akademik dapat berjalan. Ada kegiatan yang su
dah berjalan lancar, dan ada
yang kurang
lancar,
ada
keterlam-batan. Kegiatan yang berjalan lancar dan tepat waktu
umumnya adalah kegiatan yang terkoordinasi dengan
baik,
sedang yang kurang lancar dan tidak tepat waktu umumnya
yang kurang terkoordinasi.
Dengan demikian nampak sekali
peranan
koordinasi dalam pelaksanaan
kegiatan-kegiatan
administrasi akademik.
Keterlaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang
terkoordinasi dimungkinkan, karena pekerjaan itu masih
sederhana, merupakan tugas utama dari para pelaksana,
tugas belum begitu banyak dan adanya rasa tanggung jawab
dan motivasi kerja yang sangat besar dari para pelaksa
na
yaitu Dosen,
Asisten dan Staf Administrasi.
Apabila
kegiatan tersebut menjadi semakin kompleks,
tugas-tugas
para
pelaksana
semakin banyak,
tuntutan
mutu
semakin
tinggi,
maka
penyelesaian
tugas,
tidak
bisa
hanya
mengandalkan
kesadaran
individual,
tetapi
membutuhkan
mekanisme kerja dan koordinasi yang mapan.
Kelemahan penyelesaian tugas tanpa koordinasi
nampak
pada
kegiatan-kegiatan
yang
dikerjakan
oleh
petugas yang kurang trampil ( karena memang latar bela
kang pendidikan dan
pengalamannya masih kurang),
bebera
pa kegiatan mengalami keterlambatan, malah kegiatan
tertentu kadang-kadang mengalami kemacetan. Dalam
pelaksanaan sampai pengawasan sangat diperlukan.
Salah satu faktor yang mendasari mantapnya
fungsi koordinasi adalah kejelasan struktur
organisasi.
Struktur organisasi yang jelas memberikan
landasan
yang
kokoh bagi penentuan jaringan kerja, hierarki kedudukan
dan
jabatan,
wewenang dan
tanggung jawab setiap
pejabat
dan
staf.
Universitas
Langlangbuana
telah
mempunyai
struktur organisasi yang jelas, sesuai dengan PP30 tahun
1990,
dengan
tugas-tugas dan
wewenangnya
masing-masing.
