A. Latar Belakang dan Permasalahan
Kebutuhan akan informasi bagi setiap instansi maupun organisasi sangat tinggi. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Arsip dapat dijadikan sumber informasi yang akurat, hal ini dikarenakan arsip dijadikan acuan bagi instansi untuk pengambilan keputusan. Arsip juga merupakan bukti dari adanya suatu kegiatan untuk kelanjutan administrasi, dan berguna untuk kegiatan penelitian. Setiap instansi yang melaksanakan kegiatan pasti akan menghasilkan arsip. Arsip sangat berperan penting dalam proses pengambilan keputusan, sehingga arsip dijadikan alat bukti dari suatu kejadian. Selain sebagai alat bukti arsip juga berfungsi untuk menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, dan sebagai memori perusahaan.
Berkaitan dengan hal-hal tersebut maka arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata yang artinya arsip tersebut nantinya dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Arsip juga harus dikelola sesuai dengan prinsip dasar manajemen kearsipan.
Perguruan Tinggi negeri wajib membentuk arsip Perguruan Tinggi.1 Mengingat bahwa arsip di Perguruan Tinggi berperan penting dalam menunjang jalannya suatu kegiatan di Perguruan Tinggi tersebut. Arsip merupakan rekaman
1Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab III, pasal 27
kegiatan atau informasi yang terekam dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.2 Arsip tersebut tercipta karena adanya kegiatan suatu organisasi maupun alasan-alasan yang terkait seperti alasan individu, alasan sosial, alasan ekonomis, alasan hukum, alasan instrumental maupun untuk pengembangan ilmu pengetahuan.3
Jika dilihat berdasarkan pada fungsi arsip, maka arsip dikelompokan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis, maka arsip dinamis dan arsip statis didefinisikan sebagai berikut :
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik itu secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan. 4
Arsip dinamis adalah arsip yang tingkat penggunaannya dalam kegiatan organisasi masih dinilai sangat tinggi. Arsip dinamis masih dibagi lagi menjadi 2 yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam proses kegiatan organisasi. Tempat pengelolaan untuk arsip dinamis aktif ini berada di unit-unit kerja yang biasa disebut
2Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I, pasal 1
3Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 4-6.
4Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I, pasal 1
dengan Central File, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tingkat penggunaannya sudah menurun, dengan kata lain arsip inaktif ini sudah jarang digunakan dalam kegiatan organisasi sehingga arsip tersebut disimpan di tempat penyimpanan arsip inaktif yang disebut dengan Records Centre.
Arsip dinamis aktif membutuhkan pengelolaan yang baik mengingat kebutuhannya yang sangat penting bagi organisasi. Arsip dinamis aktif harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima maupun pengguna. Pengelolaan arsip dinamis berakaitan erat dengan pendekatan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup kegiatan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan.
Penciptaan arsip merupakan titik awal dalam proses pengelolaan arsip dinamis aktif.
Penciptaan terkait dengan penanganan surat menyurat. Tahap selanjutnya dari daur hidup arsip adalah penggunaan dan pemeliharaan. Fase ini menitikberatkan untuk dapat menggunakan dan memelihara arsip yang tercipta sebaik mungkin. Setelah arsip tercipta maka perlu adanya sistem penyimpanan. Penyimpanan arsip merupakan salah satu fungsi manajemen arsip dalam penemuan kembali arsip dan juga penggunannya dimasa-masa yang akan datang.5 Salah satu kegiatan yang harus dilakukan adalah menerapkan sistem pemberkasan yang sesuai dengan prosedur.
5 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan , (Bandung: CV Pustaka Setia, 2016), hlm.144.
Pemberkasan merupakan kegiatan dalam mengatur pembentukan berkas- berkas sesuai dengan pola klasifikasi, tidak hanya sekedar merapikan fisik saja tetapi lebih kepada penataan berkas yang sistematik sehingga mendukung penyimpanan dan penemuan kembali secara efektif dan efisien.6 Penemuan kembali berkaitan dengan layanan arsip aktif yang berfungsi untuk memenuhi kepentingan kepada pengguna yang berhak. Tahap yang terakhir adalah proses penyusutan. Kegiatan penyusutan yang dilakukan yaitu proses pemindahan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Proses pemindahan tersebut tentunya berdasarkan dengan Jadwal Retensi Arsip, disertai juga dengan berita acara dan daftar arsip.
Perguruan Tinggi di Indonesia memiliki peran yang cukup vital untuk membangun peradaban bangsa. Hal ini berkaitan dengan fungsi utama dari Perguruan Tinggi yang dikenal dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.7 Dalam melaksanakan fungsi tersebut, tentunya Perguruan Tinggi menghasilkan arsip sebagai hasil dari kegiatan. Arsip ini merupakan aset bagi Perguruan Tinggi serta aset publik yang perlu dikelola dengan baik sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, membutuhkan pengelolaan arsip dinamis aktif yang sesuai dengan prosedur.
6 Burhanudin, DR dkk, Filing System Panduan Praktis Penataan Berkas, (Yogyakarta: Gambang Buku Budaya, 2015), hlm.1.
7 Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi, Bab I, hlm. 3
Fakultas merupakan unsur pelaksana Universitas dalam satu atau sekelompok bidang tertentu, program tersebut dimaksudkan untuk program sarjana dan program non gelar.8 Terdapat beberapa alasan mengapa saya mengambil tema dan tempat untuk Praktik Kerja Lapangan, yang pertama karena penulis cukup menguasai mengenai arsip dinamis aktif, yang kedua penulis memilih Fakultas Ekonomi dan Bisnis karena tata kearsipannya lebih baik dibandingkan dengan fakultas yang lain yang ada di Universitas Jenderal Soedirman. Alasan selanjutnya karena belum pernah ada yang mengambil tema ini di Universitas Jenderal Soedirman khususnya di Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Alasan yang terakhir karena ketersediaan arsiparis yang ada di Fakultas ini. Dengan demikian, maka penulis akan mendapatkan bimbingan serta menambah wawasan yang lebih luas.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman mempunyai tugas umum yaitu menghasilkan dan mengembangkan tenaga ahli di bidang ekonomi yang dapat melaksanakan tugas-tugas secara profesional maupun menggali dan memecahkan masalah-masalah daerah dan peduli terhadap lingkungan dinamis serta berwawasan global.
8Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm. 157.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman?
2. Bagaimana sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman?
3. Apa saja kendala yang dijumpai dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman?
B. Tujuan
Terdapat tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir, antara lain :
1. Mengetahui dan memahami mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif di Fakultas Ekonomi Universitas Jenderal Soedirman
2. Mengidentifikasi sarana dan prasarana yang digunakan di Fakultas Ekonomi Universitas Jenderal Soedirman
3. Mengidentifikasi kendala serta memberikan saran terhadap permasalahan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di bagian Fakultas Ekonomi Universitas Jenderal Soedirman
C. Manfaat
1. Menambah wawasan mengenai pengelolaan arsip aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman
2. Dapat mengenal dunia kerja secara nyata sekaligus dapat memanfaatkan ilmu yang diperoleh
3. Dapat mengaplikasikan teori yang telah didapatkan dengan keadaan langsung di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman D. Keaslian Penulisan Tugas Akhir
Dalam penulisan tugas akhir penulis mengambil tema pengelolaan arsip dinamis aktif dengan judul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jenderal Soedirman. Tempat yang penulis pilih sebagai bahan penulisan tugas akhir belum pernah ditulis oleh mahasiswa Studi Kearsipan. Pada tahun-tahun terakhir ini banyak mahasiswa Studi Kearsipan yang mengambil tema pengelolaan arsip dinamis aktif. Ada yang mengambil di lingkup Kementerian, dinas maupun perusahaan swasta. Sedangkan untuk lingkup perguruan tinggi yang detail menjelaskan mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif belum terlalu banyak jumlahnya.
Terdapat mahasiswa bernama Andhika Roomandiary angkatan 1998 yang mengambil judul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Biro Administrasi Umum Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta dalam Rangka Memperlancar Pelayanan Administrasi dan
Meningkatkan Mutu Perguruan Tinggi. 9 Dalam laporannya, Andhika membahas antara lain mengenai tata persuratan, sistem penyimpanan dan pemeliharaan, serta sarana dan prasarana. Perbedaan antara penulis dan Andhika terletak pada tempat dan sub bagian yang diambil. Penulis fokus kepada seluruh bagian yang ada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, sedangkan Andhika fokus pada Bagian Kepegawaian Biro Administrasi Umum. Kedua hal ini tentunya akan mempengaruhi jenis arsip yang tercipta.
Selain Andhika, terdapat angkatan 2013 bernama Frayugo Pangestu yang mengambil judul Penataan Arsip Dinamis Aktif di Arsip Universitas Gadjah Mada.10 Dalam penulisan tugas akhirnya, Frayugo lebih membahas mengenai penataan berkas, seperti kondisi, pelaksanaan penataan, sarana dan prasarana serta kendala. Perbedaan antara Frayugo dengan penulis terletak pada fokus bahasan nya. Frayugo lebih kepada penataan berkasnya, sedangkan penulis fokus pada pengelolaan arsip dinamis aktif.
9 Andhika Roomandiary, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Bagian Tata Usaha dan Bagian Kepegawaian Biro Administrasi Umum Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta dalam Rangka Memperlancar Pelayanan Administrasi dan Meningkatkan Mutu Perguruan Tinggi” Tugas Akhir pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Gadjah Mada, 2002
10 Frayugo Pangestu,”Penataan Arsip Dinamis Aktif di Arsip Universitas Gadjah Mada” Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Univeritas Gadjah Mada, 2016
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED terdiri dari empat bab. Keempat bab tersebut merupakan satu kesatuan tema yang saling terkait satu sama lain. Bab pertama merupakan bagian pendahuluan. Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat serta sistematika penulisan.
Latar belakang dan permasalahan merupakan deskripsi yang mendasari dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan, dan dalam latar belakang tersebut mencakup teori-teori dari berbagai buku sebagai pendukung dalam penulisan tugas akhir. Selanjutnya terdapat rumusan-rumusan masalah yang muncul dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED.
Pada bagian keaslian mengulas beberapa penulis dan tema yang diambil dengan tujuan bahwa Tugas Akhir tersebut akan berbeda dari laporan yang akan dibuat dalam penulisan tugas akhir yang akan ditulis. Tujuan dan manfaat Praktik Kerja Lapangan adalah untuk mengetahui kondisi arsip dinamis aktif, dari pengelolaan, saran dan prasarana, dan kendala yang dihadapi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED. Adapun manfaat bagi penulis untuk menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai arsip dinamis aktif di Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED. Bagian terakhir pada bab pertama adalah sistematika penulisan.
Sistematika penulisan berfungsi sebagai ulasan dari laproan tugas akhir yang dibuat.
Bab kedua terdiri dari tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Pada tinjauan pustaka menjelaskan dari kata kunci yang sesuai dengan penulisan pada judul. Penjelasan tersebut berasal dari berbagai buku yang dijadikan sebagai referensi dalam penulisan. Dengan demikian, maka data yang diperoleh merupakan data yang akurat sehingga dapat mendukung dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dan penyusunan laporan tugas akhir. Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu dengan studi pustaka, observasi dan partisipasi dan wawancara untuk melengkapi data sebagai bahan penulisan.
Bab ketiga merupakan pokok pembahasan laporan tugas akhir yang menjelaskan gambaran umum organisasi, pengelolaan arsip dinamis aktif yang dimulai dari proses penciptaan hingga penyusutan. Pada sub-sub pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi jenis arsip, volume arsip, kondisi arsip, pengorganisasian, tahapan dari penciptaan hingga penyusutan. Dalam bab ini juga membahas tentang kendala-kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis aktif.
Bab keempat merupakan bab terakhir dari laporan tugas akhir yaitu penutup yang terdiri kesimpulan, serta saran untuk Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif yang sebagaimana mestinya. Pada bagian kesimpulan penulis menyimpulkan secara keseluruhan berdasarkan keadaan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED. Saran yaitu memberi masukan kepada Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNSOED dalam pengelolaan arsip dinamis aktif agar pengelolaan arsip dinamis aktif disana lebih baik demi kepentingan pihak internal dan eksternal.
