6 2.1. Prosedur
2.1.1. Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi dalam (Rizal, 2014), “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Menurut Terry dalam Umam (2014:151), “Prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktivitas kantor”.
Menurut Baridwan dalam (Khasanah, 2013), “Prosedur adalah suatu urut- urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk mennjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi”.
2.1.2. Prinsip-prinsip Prosedur
Menurut Umam (2014:152), mengatakan bahwa pada hakikatnya, prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan menurut limit waktu yang ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini diperlukan proses yang panjang dan dilakaukan oleh orang-orang yang kompeten dibidangnya. Penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip berikut:
1. Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami sehingga pekerjaan setiap orang sesuai dengan klasifikasinya agar mudah untuk dimengerti.
2. Sistematis : Menggunakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama sampai tahap selanjutnya.
3. Bersifat operasional : Menjelaskan teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
4. Menggunakan jarak terpendek: Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang.
5. Menekankan pada prinsip kerja: Semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.
2.1.3. Karakteristik Prosedur
Menurut (Susanti, 2014), Berikut ini akan diuraikan beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah:
1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.
5. Menunjukkan tidak adanya keterlambatan dan hambatan.
6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota organisasi.
7. Mencegah terjadinya penyimpangan.
8. Membantu efesiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit organisasi.
2.1.4. Manfaat Prosedur
Menurut (Susanti, 2014), Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan di masa yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing
2.2. Administrasi
2.2.1 Pengertian administrasi
Menurut Sondang dalam (Wijaya & Irawan, 2018), “Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya”.
Menurut Fahmi dalam (Napitu & Kartikasari, 2017), “Administrasi adalah sebuah bangunan hubungan yang tertata secara sistematis yang membentuk sebuah jaringan yang saling bekerjasama satu sama lainnya untuk mendukung terwujudnya suatu mekanisme kerja yang tersusun dan mencapai tujuan yang diharapkan”.
Menurut Siagian (2015:3), “Administrasi adalah suatu pelaksanaan kegiatan- kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerja sama dengan mencapai suatu tujuan tertentu pula”.
2.2.2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Siagian dalam (Kuntono, 2017), unsur-unsur adminstrasi atau bagian-bagian yang mutlak dari administrasi adalah:
1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan (goal).
3. Tugas yang hendak dilaksanakan, serta 4. Sarana dan prasarana tertentu.
2.2.3. Fungsi Administrasi
Menurut Siagian (2016:5), fungsi-fungsi administrasi itu adalah:
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi dari administrasi dan
manajeman yang pertama. Tanpa adanya rencana maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha pencapaian tujuan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Definisi tersebut menunjukan bahwa pengorganisasian merupakan langkah pertama kearah pelaksanaan yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajeman ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Hal ini juga terlihat dalam definisi bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu ketentuan yang bulat.
3. Pemberian motivasi (Motivating)
Pemberian motivasi keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga karyawan mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan dengan rencana yang telat ditentukan. Tanpa rencana pengawasaan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu.
Sebaliknya rencana tanpa pengawasaan akan berarti tumbulnya penyimpangan-
penyimpangan dan atau penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
5. Penilaian (Evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakikat dari penilaian adalah penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan.
2.2.4. Tujuan Administrasi
Menurut (Susanti, 2014) tujuan administrasi sebagai berikut:
1. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya.
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya.
3. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannnya.
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya.
2.2.5. Manfaat Administrasi
Menurut (Susanti, 2014) manfaat administrasi sebagai berikut:
1. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
2. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk hasil, pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
3. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
4. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
2.3. Piutang
2.3.1. Pengertian piutang
Menurut Iwan Setiawan dalam (Susanti, 2014), “Pengertian piutang adalah segala bentuk tagihan atau klaim perusahaan kepada pihak lain yang pelunasannya dapat dilakukan dalam bentuk uang, barang ataupun jasa
Menurut (Susanti, 2014) menyimpulkan bahwa:
dalam pengertian luas istilah piutang dapat dipakai bagi semua pihak atas uang, barang dan jasa. Namun demikian untuk tujuan akuntansi istilah ini pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang lebih sempit yaitu untuk menjelaskan hak-hak yang diharapkan dapat dipenuhi dengan pengertian kas. Piutang adalah salah satu aktiva perusahaan yang dikelompokkan dalam aktiva lancar.
Menurut Haryono dalam (Veralita & Khairani, 2013), “Piutang adalah hak untuk menaggih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli yang timbul karena suatu transaksi. Pada umumnya piutang timbul karena adanya transaksi penjualan kredit
2.3.2. Jenis-jenis Piutang
Menurut Haryono dalam (Veralita & Khairani, 2013), klasifikasi piutang adalah:
1. Piutang Dagang
Piutang dagang adalah jumah uang yang harus dibayar oleh si pembeli kepada perusahaan.
2. Piutang Wesel
Piutang wesel lebih formal bila dibandingkan dengan piutang dagang.
3. Piutang Lain-Lain
Piutang lain-lain terdiri dari atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk dalam piutang dagang maupun piutang wesel.
2.3.3. Prosedur Penagihan Piutang
Menurut Rudianto dalam (Surupati, 2013), Prosedur penagihan dilaksanakan sebagai berikut :
1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
2. Bagian penagihan mengirimkan penagihan, yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3. Bagian penagihan mengirimkan giro atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
4. Bagian penagihan menyerahkan giro kepada bagian kas.
5. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6. Bagian kas mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
7. Bagian kas menyetorkan giro atas nama.
