1. Tujuan
a. Menerbitkan transkrip akademik, SK Kelulusan dan Ijazah b. Menerbitkan dokumen terminasi mahasiswa
2. Ruang Lingkup
Seluruh proses yang diperlukan untuk verifikasi nilai, penerbitan transkrip akademik, Surat Keputusan Kelulusan, Ijazah asli, penerbitan surat pemberhentian dan Surat keputusan berhenti.
3. Istilah/Singkatan/Definisi
DIR : Direktur
PD1 : Pembantu Direktur 1
BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan & Kerma SBAK : Sub Bagian Akademik & Kemahasiswaan
ULA : Urusan Layanan Administrasi Akademik Kajur : Ketua Jurusan
TU : Tata Usaha Jurusan
WA : Wali Akademik
PAKET : Pelayanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Terpadu SIA : Sistem Informasi Akademik
SKPI : Surat Keterangan Pendamping Ijazah
Bebas Masalah : Mahasiswa sudah menyelesaikan seluruh kewajiban administratifnya 4. Referensi
a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003
b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang
Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001
tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi
e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang gelar dan lulusan perguruan tinggi f. Peraturan Akademik Politeknik Batam
g. Peraturan menteri pendidikan dan kebudayaan republik indonesia nomor 81 tahun 2014 tentang ijazah, sertifikat kompetensi, dan sertifikat profesi pendidikan tinggi.
5. Lampiran
Borang : No.BO.21.4.1 Borang Pengelolaan Adm. Akademik – Tanda Terima Ijazah asli, transkrip asli dan SKPI asli
Format : - Instruksi : - Checklist : -
6. Sub-Prosedur
a. No PR.21.4.1 Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Kelulusan Mahasiswa b. No PR.21.4.2 Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Terminasi Mahasiswa
7. Uraian Prosedur
a. 21.4.1 Sub Prosedur Kelulusan Mahasiswa
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
Mulai 1. mengumumkan masa verifikasi dan penetapan
kelulusan
2. Menetapkan yudisium kelulusan & input data
yudisium
4. Merekap mhs yang lulus seluruh prodi
5.Menetapkan SK Kelulusan
7. Menandatangani Ijazah,Transkrip & SKPI
Arsip SK kelulusan,
Transkrip Ijazah &
SKPI A
3. Kajur membuat &
mengirimkan SK Rekap yudisium
6.Mencetak Ijazah, Transkrip & SKPI
8. Mendokumentasikan SK kelulusan
Mulai
1. Mengumumkan masa verifikasi seluruh nilai dan penetapan kelulusan sesuai dengan kalender akademik, selambat- lambatnya 4 minggu sebelum batas akhir penetapan kelulusan.
Verifikasi : nilai IPK, Jumlah SKS, Kode makul, data NIM, nama, jur, prodi, tempat & tgl lahir, Judul TA, Pembimbing.
BAAK PK
Kalender Akademik
Pengumum an/ Email
2. Menetapkan yudisium kelulusan mahasiswa dan meminta KPS dan wali menginput data yudisium di SIA pada saat rapat yudisium.
KPS/
Wali
Pengumuma n/ Email
Data input yudisium di SIA
terupdate
3. Membuat dan mengirimkan SK rekap yudisium mahasiswa.
Kajur Data lulusan SK
4. Merekap mahasiswa yang lulus seluruh prodi dan mempersiapkan SK Kelulusan, Transkrip Akademik dan Ijazah Asli untuk masing-masing mahasiswa selambat-lambatnya 3 minggu setelah penetapan yudisium atau 3 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
BAAK PK
Data yudisium di SIA
Rekap lulusan Draft SK Lulusan Draft Transkrip Akademik
& Ijazah 5. Menetapkan SK kelulusan
selambat-lambatnya 4 minggu setelah penetapan kelulusan atau 2 minggu sebelum pelaksanaan wisuda.
DIR Rekap lulusan Draft SK Lulusan
SK Lulusan ang sudah ditandatang ani
6. Mencetak ijazah, Transkrip Akademik dan SKPI.
ULA SK Lulusan yang sudah ditanda tangani
Ijazah, Transkrip dan SKPI asli
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
9. Menyiapkan Ijazah & Transkrip Asli, serta legalisir
10. Verifikasi bebas masalah
11. Mengumumkan Masa pengambilan Ijazah,
Transkrip & SKPI
Selesai A
13. Menyerahkan Ijazah, Transkrip & SKPI 12. mengambil dokumen
kelulusan di PAKET
7. DIR & Kajur menandatangani Ijazah, Transkrip Akademik dan SKPI Asli selambat-lambatnya 1 minggu sebelum pelaksanaan Wisuda.
BAAK PK
Ijazah &
Transkrip Asli yang belum ditandatanga ni
Transkrip Akademik
&
Ijazah Asli yang sudah ditandatang ani
8. Mendokumentasikan SK Kelulusan, Seluruh Transkrip akademik dan Ijazah Asli secara elektronik (Scanning) sebagai arsip.
BAAK PK
SK Lulusan, Transkrip Akademik Ijazah Asli per
mahasiswa
Hasil Scanning (Softcopy) SK Lulusan Transkrip Akademik Ijazah Asli per
mhsmahasi swa 9. Menyiapkan Ijazah Asli,
Transkrip dan SKPI Asli yang termasuk salinan Ijazah, transkrip dan SKPI yang telah dilegalisir sebanyak 4 rangkap serta daftar tanda terima Ijazah
& salinannya.
ULA Daftar nama mahasiswa memperoleh Ijazah
Paket Ijazah, Transkrip, dan salinannya per calon lulusan , BO.21.4.1 yang telah diisi 10. Melakukan verifikasi bebas
masalah administratif per mahasiswa yang lulus dengan unit-unit terkait.
MHS SK Lulusan Daftar mahasiswa bebas masalah 11. Mengumumkan masa
pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI.
SBAK SK Kelulusan
Pengumum an /Email 12. Mengambil dokumen kelulusan
di PAKET.
Apabila masih belum bebas masalah, mhs diminta untuk menyelesaikan terlebih dahulu.
MHS Pengumuma n /Email
Paket Ijazah, Transkrip, SKPI dan Salinannya per calon lulusan , BO.21.4.1 yang telah diisi
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran 13. Memastikan mahasiswa bebas
masalah (perpus, prodi, keuangan, alumni) dan menyerahkan Ijazah, Transkrip dan SKPI Asli kepada lulusan termasuk ijazah dan transkrip legisir paling lambat 1 minggu setelah wisuda.
Sebelum menyerahkan, ULA memastikan bahwa calon lulusan sudah bebas masalah.
ULA Paket Ijazah, Transkrip, SKPI dan Salinannya per calon lulusan BO.21.4.1 yang telah diisi
BO.21.4.1 yang telah ditandatang ani lulusan
Selesai
b. 21.4.2 Sub Prosedur Terminasi Mahasiswa
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
Mulai
1. Mengirimkan surat/email rekomendasi mahasiswa yang akan diterminasi ke BAAK.
Kajur mengeluarkan rekomendasi terminasi sesuai dengan kriteria terminasi yang telah ditetapkan di Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan.
Kajur Peraturan Akademik Data pengecekan kriteria terminasi
Surat Email rekomenda si terminasi
2. Melakukan verifikasi bebas masalah ke unit-unit terkait untuk mahasiswa tersebut.
BAAK PK
Surat Email rekomendasi terminasi
Hasil verifikasi
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran Mulai
1. Mengirimkan surat rekomendasi
2. Memverifikasi bebas masalah
3. Mengupayakan komunikasi dengan
mhs ybs
4. Menerbitkan surat pemberitahuan dari
PD1
5. Merekap surat pemberitahuan dalam 1
semester
6. Menerbitkan SK pemberhentian dari DIR
7.Memindai (scan) SK Pemberhentian dan mengarsip elektronik
Selesai
3. Mengupayakan komunikasi langsung dengan mahasiswa atau wali mahasiswa yang akan diberhentikan.
Komunikasi langsung perlu dilakukan untuk memperoleh kondisi terakhir mahasiswa tersebut dan penyelesaian bebas masalah jika ada serta status
terminasi mahasiswa
(mengundurkan diri atau dikeluarkan/DO).
Jika komunikasi tidak dapat dilakukan maka secara otomatis status mahasiswa dinyatakan
“dikeluarkan” dengan resiko terburuk, seluruh permasalahan yang terkait dengan mahasiswa tersebut dihapuskan.
SBAK
Surat Email rekomendasi terminasi Hasil verifikasi dari UK, PUS, ULAK
Hasil komunikasi dengan mahasiswa
4. Terminasi mahasiswa ditetapkan sejak tanggal surat dikeluarkan termasuk perubahan status.
pemberitahuan status kemahasiswaannya sesuai dengan hasil verifikasi dan komunikasi langsung. Surat ditandatangani PD1 yang dilengkapi dengan lampiran nilai akademik sampai terakhir.
Tembusan surat diberikan ke KPS yang merekomendasikan terminasi.
BAAK PK
Hasil komunikasi dengan mahasiswa
Surat Pemberitah uan Terminasi (dikeluarka n atau mengundur kan diri)
5. Merekap seluruh mahasiswa yang telah diberikan surat pemberitahuan dikeluarkan/
dianggap mengundurkan diri dalam satu semester.
BAAK PK
Surat
Pemberitahuan Terminasi (dikeluarkan atau
mengundurkan diri)
Rekap surat pemberitah uan terminasi dalam satu semester
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran 6. Menerbitkan SK pemberhentian
secara resmi yang
ditandatangani Direktur.
BAAK PK
Rekap surat pemberitahuan terminasi dalam satu semester
SK
pemberhen tian mahasiswa secara resmi 7. Memindai (scan) dokumen SK
pemberhentian resmi dan disimpan sebagai arsip elektronik.
BAAK PK
SK
pemberhentian mahasiswa secara resmi
Softcopy SK
pemberhen tian mahasiswa secara resmi Selesai
8. Penyimpanan Dokumen atau Rekaman
No Dokumen /rekaman Lokasi
Penyimpanan
Masa Penyimpanan 1 Notulen Hasil Sidang Penetapan Yudisium TU 5 tahun
2 Softcopy SK Kelulusan BAAKPK Selamanya
3 Softcopy Transkrip per mahasiswa BAAKPK Selamanya
4 Softcopy Ijazah per mahasiswa BAAKPK Selamanya
5 Borang Tanda Terima Ijazah,Transkrip &
SKPI
BAAKPK 5 tahun
6 Salinan Surat Pemberitahuan Terminasi BAAKPK Selamanya 7
Softcopy SK Pemberhentian Resmi BAAKPK Selamanya
