1. RUANG LINGKUP DAN TUJUAN
Prosedur ini meliputi tata cara penerimaan dan proses surat masuk – keluar pada Sub Bagian Umum Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
Prosedur ini digunakan sebagai acuan bagi pegawai Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta (khususnya Sub Bagian Umum dan sub ordinat terkait), Petugas Penghubung Kepegawaian (LO) dan Pegawai yang berkepentingan terhadap pelaksanaan penerimaan dan proses surat masuk – keluar di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
2. PROSEDUR
2.1. SKPD / UKPD ;
SKPD/UKPD (unit pemohon) melalui Petugas Penghubung Kepegawaian Unit (LO) menyampaikan surat masuk beserta kelengkapan berkas sesuai jenis layanannya ke Loket Layanan.
2.2. Loket Layanan ;
2.2.1. Petugas loket layanan menerima dan meneliti surat masuk dan kelengkapan berkas dengan menggunakan lembar checklist.
2.2.2. Petugas memberikan tanda (√) pada setiap kolom ceklist untuk berkas yang memenuhi syarat dan tanda (x) untuk berkas yang tidak memenuhi syarat / tidak terlampir. Berkas yang tidak memenuhi syarat / tidak lengkap dikembalikan kepada Unit Pemohon.
2.2.3. Petugas mengagendakan surat masuk.
2.2.4. Petugas memberikan tanda terima (lembar hijau) kepada Unit Pemohon.
2.2.5. Petugas mendistribusikan surat masuk ke Cabang Tata Usaha (CTU) Sub Bagian Umum.
2.3. Sub Bagian Umum ;
2.3.1. CTU Sub Bagian Umum menerima surat masuk untuk diregistrasi, kemudian disampaikan kepada Pengarah (Kepala Sub Bagian Umum).
2.3.2. Kepala Sub Bagian Umum mengarahkan surat berdasarkan jenis layanan atau sifat surat kepada CTU Sub Bagian Umum.
2.3.3. CTU Sub Bagian Umum mendistribusikan surat usulan ke CTU Sekretariat BKD.
2.4. Sekretaris ;
2.4.1. CTU Sekretariat menerima, memberi lembar disposisi, dan mengagendakan, kemudian menyampaikan surat usulan kepada Sekretaris BKD.
2.4.2. Sekretaris memberikan disposisi surat.
2.4.3. CTU Sekretariat menyampaikan surat terdisposisi kepada CTU Kepala BKD.
2.5. Kepala BKD ;
2.5.1. CTU Kepala BKD menerima surat dan mengagendakan, kemudian disampaikan kepada Kepala BKD.
2.5.2. Kepala BKD memberikan disposisi sesuai jenis layanan dan sifat surat.
2.5.3. CTU Kepala BKD mendistribusikan surat terdisposisi ke CTU Sekretaris.
2.6. Sekretaris ;
2.6.1. CTU Sekretariat menerima surat terdisposisi, kemudian menyampaikan ke Sekretaris BKD.
2.6.2. Sekretaris BKD memerintahkan CTU Sekretariat untuk mendistribusikan surat terdisposisi ke Bidang / UPT BKD atau Pembantu CTU Sub Bagian Sekretariat terkait.
2.7. Sekretaris / Kepala Bidang / Kepala UPT BKD ;
2.7.1. CTU Bidang / UPT maupun Pembantu CTU pada Sub Bagian Sekretariat menindaklanjuti surat terdisposisi Kepala BKD.
2.7.2. Petugas Pengadministrasi Umum mengetik konsep surat jawaban sesuai petunjuk pimpinan.
2.7.3. Sekretaris / Kepala Bidang / Kepala UPT meneliti dan memaraf konsep surat jawaban.
2.7.4. CTU Sekretariat / Bidang / UPT menyampaikan konsep surat jawaban ke CTU Sub Bagian Umum untuk diparaf.
2.8. Sub Bagian Umum / Sekretaris / Kepala BKD ;
2.8.1. CTU Sub Bagian Umum menerima konsep surat jawaban untuk diparaf Kepala Sub Bagian Umum, kemudian menyampaikan konsep tersebut kepada CTU Sekretaris.
2.8.2. CTU Sekretaris menerima konsep surat jawaban untuk diparaf Sekretaris, kemudian menyampaikan konsep tersebut kepada CTU Kepala BKD.
2.8.3. CTU Kepala BKD menerima konsep surat jawaban untuk ditandatangani Kepala BKD, kemudian menyampaikan surat jawaban tersebut kepada CTU Sub Bagian Umum.
2.9. Sub Bagian Umum ;
2.9.1. CTU Sub Bagian Umum menerima surat jawaban dari CTU Kepala BKD.
2.9.2. CTU Sub Bagian Umum memberikan nomor surat dan membubuhi stempel BKD.
2.9.3. CTU Sub Bagian Umum menyampaikan surat jawaban ke Petugas loket layanan.
2.10. Loket Layanan ;
2.10.1. Petugas Loket Layanan menerima surat jawaban yang telah diberi nomor dan dibubuhi stempel.
2.10.2. Petugas Loket Layanan menyampaikan surat jawaban tersebut kepada Unit Pemohon berdasarkan lembar hijau yang telah diberikan.
2.11. SKPD / UKPD ;
2.11.1. LO menerima surat jawaban dari Petugas Loket Layanan.
3. TANGGUNG JAWAB
3.1. Petugas Loket Layanan bertanggung jawab atas ;
3.1.1. Kebenaran atas hasil penelitian surat usulan beserta kelengkapan berkas yang diterima dari Unit Pemohon.
3.1.2. Menyampaikan surat jawaban Kepala BKD kepada Unit Pemohon.
3.2. CTU Sub Bagian Umum bertanggung jawab atas ;
3.2.1. Distribusi surat masuk ke Kepala Sub Bagian Umum dan CTU Sekretariat / Bidang / UPT.
3.2.2. Penyampaian konsep surat jawaban untuk diparaf Kepala Sub Bagian Umum.
3.2.3. Pemberian nomor surat dan pembubuhan stempel surat jawaban Kepala BKD.
3.3. CTU Bidang / UPT bertanggung jawab atas ;
3.3.1. Distribusi surat usulan yang sudah didisposisi Kepala BKD kepada pimpinan masing-masing.
3.3.2. Penyampaian konsep surat jawaban yang telah diparaf pimpinan masing- masing ke CTU Sekretariat.
3.4. CTU Sekretariat bertanggung jawab atas ;
3.4.1. Penyampaian surat usulan yang akan didisposisi Kepala BKD kepada CTU Kepala BKD.
3.4.2. Penyampaian konsep surat jawaban yang telah diparaf Sekretaris untuk ditandatangani Kepala BKD kepada CTU Kepala BKD.
3.5. CTU Kepala BKD bertanggung jawab atas ;
3.5.1. Distribusi surat usulan yang sudah didisposisi Kepala BKD.
3.5.2. Distribusi surat jawaban yang telah ditandatangani Kepala BKD.
3.6. Petugas Pengadministrasi Umum mengetik konsep surat jawaban Kepala BKD sesuai konsep pimpinan.
3.7. Kepala Sub Bagian Umum bertanggung jawab atas ;
3.7.1. Pengarahan surat masuk berdasarkan jenis layanan dan sifat surat.
3.7.2. Meneliti dan memaraf konsep surat jawaban.
3.8. Sekretaris, Kepala Bidang dan Kepala UPT bertanggung jawab atas kebenaran redaksional konsep surat jawaban yang akan ditandatangani Kepala BKD.
3.9. Kepala BKD bertanggungjawab atas kebenaran redaksional surat jawaban kepada Unit Pemohon.
4. REFERENSI
4.1. Keputusan Gubernur Nomor 16 Tahun 2005 tanggal 27 Januari 2005 tentang Prosedur Pembuatan Naskah Dinas yang Ditandatangani Oleh Sekretaris Daerah Atas Nama Gubernur Provinsi DKI Jakarta.
4.2. Surat Edaran Kepala BKD Nomor 31/SE/2009 tanggal 31 Agustus 2009 tentang Petugas Urusan Kepegawaian.
5. CATATAN / LAMPIRAN / DOKUMEN PENDUKUNG 5.1. Format Ceklist
5.2. Jenis Layanan dan Persyaratan Administrasi pada Sekretariat / Bidang / UPT.
6. DURASI WAKTU PENYELESAIAN
6.1. Waktu penyelesaian disesuaikan dengan sifat surat dan jenis layanan.
