SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA DALAM OPERASIONAL
KEGIATAN PERSONALIA PADA
PT. PANCAMITRA PACKINDO
Yoannita
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
PT. Pancamitra Packindo merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri
pembuatan kemasan karton box yang memiliki tenaga kerja yang berjumlah sekitar 368 orang.
Karenanya untuk dapat mengelola karyawan dalam jumlah yang banyak, diperlukan suatu
manajemen sumber daya manusia yang baik. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk
menganalisis sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan pada perusahaan,
mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan dan mengusulkan perbaikan dan
merancang sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Pancamitra Packindo. Metode yang
digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan analisis proses bisnis berjalan,
melakukan Audit SDM yang meliputi wawancara untuk menghasilkan daftar periksa dan
kuesioner dengan menggunakan teknik simple random sampling untuk melakukan analisis gap
antara kepuasan karyawan dan kinerja MSDM. Dari hasil analisis manajemen sumber daya
manusia yang diterapkan pada Perusahaan, dan hasil Audit SDM ditemukan beberapa aktivitas
manajemen sumber daya manusia yang perlu diperbaiki yaitu pada proses perekrutan dan seleksi
karyawan yang tidak terdokumentasikan dengan baik, pelatihan karyawan yang masih belum
berjalan karena sulitnya menentukan kebutuhan pelatihan dan kurangnya dukungan dari
kinerja yang sesungguhnya dari karyawan, pengelolaan data karyawan dan kegiatan-kegiatan
personalia yang menyangkut dengan data karyawan masih belum terintegrasi dengan baik, dan
prosedur perhitungan gaji berdasarkan absensi, lembur dan cuti yang masih dirasa kurang efektif.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Audit SDM
1. Pendahuluan
Dalam Era knowledge economy, kemampuan berpikir kreatif dan melakukan
inovasi merupakan kunci keunggulan perusahaan. Dan kemampuan berpikir kreatif dan
melakukan inovasi tersebut berada di tangan manusia. (Drucker (Purnawanto, 2010).
Sudah tidak dapat dipungkiri, bahwa modal intelektual ( Human Capital ) telah menjadi
hal yang penting bagi suatu organisasi, karena modal intelektual yang dimilik oleh suatu
organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut unik, dan memiliki keunggulan
kompetitif. Keunggulan Sumber Daya Manusia dibanding faktor produksi lainnya dalam
strategi bersaing suatu organisasi meliputi banyak hal. Keunggulan itu antara lain
kemampuan inovasi, outstanding service, kualitas yang unik, special skills dan
kemampuan produktivitas yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan
(Mathis(Purba,2008)).
Sumber Daya Manusia merupakan faktor penting bagi perusahaan karenanya
harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi.
Namun untuk dapat mengelola SDM dengan baik dalam suatu perusahaan merupakan
tantangan tersendiri bagi perusahaan karena merupakan proses yang sulit dan rumit yang
seringkali menimbulkan masalah – masalah seperti data karyawan yang tidak terupdate,
perhitungan gaji, lembur, dan insentif lainnya. Hal ini tentu dapat menjadi masalah yang
besar ketika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah yang banyak.
Dewasa ini, sistem informasi telah dikembangkan oleh organisasi untuk dapat
mencapai efisiensi, efektifitas, peningkatan kualitas, dan mendapatkan keunggulan
kompetitif. Begitu juga halnya dengan Sistem informasi yang diterapkan untuk
mendukung pengelolaan sumber daya manusia atau Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Salah satu keuntungan utama dengan adanya suatu sistem yang mendukung
Departemen Sumber daya Manusia dalam perusahaan adalah untuk meningkatkan
efisiensi dari kegiatan transactional seperti informasi pembayaran, perubahan status
karyawan, dan kegiatan yang bersifat administratif lainnya.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada penelitian menekankan pada aktivitas manajemen sumber daya
manusia pada PT. Pancamitra Packindo antara lain : Perekrutan dan seleksi, Pelatihan dan
pengembangan, penilaian kinerja, dan perhitungan gaji.
2.1. Analisa Masalah
Analisa masalah yang dilakukan adalah dengan analisis pada proses manajemen
sumber daya manusia saat ini yang dilanjutkan melakukan Audit SDM untuk menilai
aktivitas manajemen sumber daya manusia berdasarkan sudut pandang manajemen
dan karyawan dimana dari kedua proses ini yang digunakan untuk menemukan nilai
kesenjangan yang ada antara kinerja manajemen SDM dan kepuasan karyawan,
daya manusia yang untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan
sistem informasi sumber daya manusia.
a) Daftar Periksa
Daftar periksa merupakan alat bantu untuk mengumpulkan informasi awal
mengenai berbagai aspek manajemen sumber daya manusia yang ingin diketahui.
Dengan daftar periksa ini mampu mengarahkan perhatian lebih mendalam pada
aspek-aspek manajemen sumber daya manusia yang di pandang di perlukan bagi
perusahaan yang diukur dalam 5 skala efektivitas. Aspek – aspek manajemen
sumber daya manusia yang diperiksa berdasarkan ruang lingkup sistem
manajemen sumber daya manusia oleh Samsudin (2006, p49), terdapat beberapa
aspek yang tidak diikutsertakan dengan mempertimbangkan adanya beberapa
aspek yang serupa yang sudah terwakili oleh 1(satu) aspek.
b) Survey Kuesioner Penilaian Aktivitas SDM dan Kepuasan Kerja Karyawan
Untuk mendukung penelitian, penulis mengumpulkan data dengan
menggunakan kuesioner dari karyawan mengenai penilaian terhadap aktivitas
SDM. Populasi yang digunakan adalah karyawan PT. Pancamitra Packindo pada
akhir Oktober 2011 yang terdiri dari 368 orang. Teknik yang digunakan dalam
penelitian ini adalah Simple Random Sampling yaitu teknik pengambilan sampel
yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi
itu. Jumlah sampel dihitung berdasarkan rumus Slovin, dimana tingkat presisi
ditetapkan sebesar 10%. Melalui rumus tersebut, diperoleh perhitungan sebagai
Jumlah sampel diperoleh sampel minimal sebanyak 79 sampel, dan ditetapkan
jumlah sampel yang diambil adalah 80 sampel. Kuesioner berisi pertanyaan
umum mengenai profil responden, dan 14 pernyataan berhubungan dengan
fungsi-fungsi sistem informasi sumber daya manusia yang berisi 5 fungsi sistem
manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh Tunggal (1995,p189) pada
Selamet (2008). Terdapat beberapa pernyataan yang tidak diikutsertakan dengan
mempertimbangkan ruang lingkup skripsi dan beberapa pernyataan yang serupa
yang mewakili 1 pernyataan.
Kualitas pelayanan pada setiap faktor digambarkan oleh nilai kesenjangan
(Gap), yaitu selisih nilai tingkat performance dan importance pada factor yang
sama. Nilai kesenjangan antara tingkat performance dan importance secara ideal
adalah nol, yang berarti bahwa harapan karyawan telah terpenuhi bersamaan
dengan kinerja manajemen SDM yang saat ini sedang berjalan di perusahaan.
Nilai rata-rata performance digambarkan sebagai sumbu X dan nilai rata-rata
importance akan digambarkan sebagai sumbu Y pada matriks Importance dan Performance menjadi batas untuk menentukan kuadran I, II, III, dan IV. Kuadran
Gambar 2.1 Matrix Importance dan Performance
2.2. Perancangan
Dari hasil analisa analisa proses bisnis dan audit SDM yang telah dilakukan
sebelumnya, berikut disajikan table yang memuat faktor analisis,
No Sasaran Masalah Solusi yang
diusulkan Fitur 1 Memperbaiki proses perolehan informasi yang berhubungan dengan kebutuhan karyawan, data pelamar dan proses seleksi (Perekrutan dan Seleksi)
Sistem perekrutan dan seleksi dalam pemenuhan kebutuhan karyawan masih menggunakan penyimpanan kertas sehingga memperlambat pencarian data, selain itu permintaan akan kebutuhan karyawan masih dilakukan secara lisan dan tidak
didokumentasikan, perekrutan internal yang belum dilakukan dengan efektif Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi terhadap informasi kebutuhan karyawan, data pelamar, dan seleksi karyawan Pembuatan Surat Permintaan Karyawan, Pengecekan Kebutuhan Karyawan, Pendataan Pelamar, Pencarian Pelamar berdasarkan kualifikasi pencatatan Riwayat seleksi, pemberitahuan surat kontrak karyawan yang akan berakhir, pemberian
rekomendasi perpanjangan surat kontrak kepada kepala bagian secara langsung.
sistem
penyimpanan data karyawan sesuai dengan kondisi terbaru saat ini. (Administrasi Personalia)
tidak terintegrasi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen fisik selain itu, data mengenai karyawan yang jarang untuk diperbaharui juga menyebabkan pengolahan data karyawan tidak
dilakukan dengan baik sehingga tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan
informasi terkini mengenai karyawan yang mendukung pengolahan dan penyimpanan data karyawan secara terintergrasi dan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan up to date. Karyawan, Pendidikan, Pengalaman Organisasi, riwayat pekerjaan, catatan keluarga, dan history karyawan yang disimpan selama menjadi karyawan perusahaan seperti hasil penilaian kinerja, pelatihan yang telah diikuti, absensi, cuti, perpindahan jabatan dan PHK . 3 Meningkatkan kualitas penilaian kinerja yang objektif
Penilaian kinerja yang dianggap belum objektif karena tidak adanya standar kriteria penilaian kinerja yang baku. - Membuat Instrumen BARS yang dapat digunakan sebagai standar untuk penilaian kinerja yang objektif - Penilaian kinerja yang dilakukan 2 kali dalam 1 tahun sebagai monitoring dari penigkatan mutu karyawan Fitur penilaian kinerja yang memungkinkan hasil penilaian kinerja karyawan didokumentasikan, hasil penilaian kinerja yang dapat dilihat atau diakses oleh karyawan. 4 Meningkatkan aktivitas pelatihan karyawan untuk dapat memenuhi harapan karyawan akan pentingnya pelatihan (Pengembangan dan Pelatihan) Kurangnya dukungan dari manajemen atau perusahaan, sulitnya melakukan analisa kebutuhan pelatihan bagi setiap divisi, hasil pelatihan yang tidak terdokumentasi untuk dapat menilai efektivitas pelatihan. (Pelatihan) - Menyusun program pelatihan berdasarkan analisa kebutuhan masing-masing departemen dan kebutuhan organisasi - Merancang evaluasi pelatihan dengan 4 tingkatan yaitu reaction, Usulan Pelatihan masing-masing divisi, Pendaftaran pelatihan melalui sistem, dokumentasi Evaluasi pelatihan, History pelatihan karyawan
learning, behavior, result. - Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan 5 Meningkatkan sistem kompensasi dan benefit serta perhitungan gaji karyawan (Kompensasi)
Sistem pencatatan absensi dan lembur yang masih dilakukan secara manual yang seringkali menimbulkan kesalahan dalam
pencatatan dan berakibat pada
kesalahan perhitungan gaji. Perhitungan gaji mingguan yang
dibayarkan secara tunai yang dianggap kurang efisien dan dapat menyebabkan resiko kesalahan perhitungan kehilangan uang. (Kompensasi) - Menggunakan teknologi finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk ke dalam komputer untuk pembuatan laporan absensi yang lebih efisien dan akurat. - Prosedur pembayaran gaji karyawan yang menggunakan sistem transfer ke rekening karyawan dan mengubah sistem pembayaran mingguan menjadi Pencatatan absensi karyawan, Surat Perintah Lembur, cuti yang terintegrasi dengan absensi dan perhitungan Gaji dan Upah
bulanan. 6 Menyediakan Informasi yang dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mendukung pengambilan keputusan Kesulitan memperoleh informasi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia seperti pengangkatan karyawan, perpindahan jabatan, Penilaian kinerja, Pelatihan, evaluasi pelatihan, PHK. ( Penilaian Kinerja, Pengembangan dan Pelatihan, Separation) Merancang sistem yang menyediakan laporan yang berguna untuk mendukung pengambilan keputusan - Laporan Pengangkatan Karyawan - Laporan Penilaian Kinerja - Laporan Pelatihan - Laporan Evaluasi Pelatihan - Laporan Perpindahan Jabatan - Laporan Surat Kontrak
Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT. Pancamitra
Packindo dirancang dengan tujuan untuk mendukung dan memaksimalkan kegiatan
operasional manajemen SDM mulai dari perekrutan dan seleksi, pengangkatan
karyawan, administrasi personalia, penilaian kinerja, pelatihan, pencatatan absensi,
cuti, lembur, hingga perhitungan gaji karyawan serta pencetakan laporan yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk pengambilan keputusan.
3. Kesimpulan
Dari hasil analisis dan perancangan terhadap Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia PT. Pancamitra Packindo maka dapat disimpulkan beberapa hal antara lain :
a) Dari hasil analisis manajemen sumber daya manusia yang diterapkan pada
Perusahaan, dan hasil Audit SDM ditemukan beberapa aktivitas manajemen
sumber daya manusia yang perlu diperbaiki. Hal ini dapat dilihat dari masih
terdapatnya kesenjangan antara performa perusahaan dengan harapan dari
beberapa kinerja manajemen SDM perusahaan terutama pada bagian perekrutan
dan seleksi karyawan pelatihan karyawan , penilaian kinerja, pengelolaan data
karyawan dan kegiatan-kegiatan personalia, dan prosedur perhitungan gaji
b) Berdasarkan hasil analisis kebutuhan informasi tersebut didapatkan sasaran yaitu :
memperbaiki prosedur perekrutan dan perolehan informasi yang berhubungan
dengan data pelamar dan hasil seleksi dari pelamar. membuat suatu standar
penilaian yang memungkinkan penilaian kinerja yang lebih objektif, membuat
suatu prosedur pelatihan yang memungkinkan analisis kebutuhan dilakukan sesuai
dengan kebutuhan divisi, memperbaiki prosedur absensi, lembur, cuti dan
pembayaran gaji karyawan.
c) Perancangan sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi yang dapat
menunjang manajemen sumber daya manusia dimulai dari permintaan tenaga
kerja, penyimpanan data pelamar, seleksi, pengelolaan data karyawan, penilaian
kinerja dengan metode BARS dan usulan pelatihan yang didukung dengan
menyediakan usulan pelatihan dan evaluasi pelatihan, memungkinkan adanya
perpindahan jabatan, integrasi sistem absensi, cuti, lembur dan perhitungan gaji
karyawan hingga pengelolaan data karyawan yang keluar serta laporan-laporan
Daftar Pustaka
[1] Detty, Regina., Christin., Istiharini. (2009). Evaluasi Efektivitas Program Pelatihan Know
Your Customer and Money Laundering di Bank XYZ Bandung. Journal of Management
and Business Review, 6(1), 20-34.
http://isjd.pdii.lipi.go.id/admin/jurnal/61092034_1829-8176.pdf [1 Januari 2012]
[2] Purba, Sylvia D., (2008). Human Capital dan Human Resource Management Dalam
Bisnis. Jurnal ekonomi : Media Ilmiah Indonusa, 13(1),118-127.
http://isjd.pdii.lipi.go.id/index.php/Search.html?act=tampil&id=6372&idc=72 [19
September 2011]
[3] Selamet, I, Ketut. (2008). Kajian Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Ditinjau Dari
Sisis Fungsi, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian. Forum Manajemen, 6(2).
http://isjd.pdii.lipi.go.id/admin/jurnal/620819.pdf [28 November 2011]
[4] Muchsam,Yoki., Falalah., Saputro, G.H. (2011). Penerapan Gap Analysis pada
Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Kinerja Karyawan (Studi Kasus PT. XYZ). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2011.
http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/2179/2005 [ 31 Januari 2012)
[5] Aswathappa, K. (2006). Human Resource and Personnel Management (4th Edition). New
Delhi : McGraw-Hill Publishing company, Ltd
[6] Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen : Prosedur dan Implementasi Manajemen
Audit. Jakarta : Salemba Empat.
[7] Bennett, Simon., Mcrobb, S., Farmer, Ray., ( 2010 ). Object-Oriented Systems Analysis
And Design Using UML (4th Edition). McGraw-Hill Education
[8] Bentley, L., D., Whitten, Jeffrey., L. (2007). System Analysis and Design for The Global
Enterprise (7th Edition). New York : McGraw-Hill.
[9] Byars, Loyd L., Rue, L. W. ( 2006 ). Human Resource Management ( 8th Edition ). New
York : McGraw-Hill
[10] Blanchard, P. Nick., Thacker, James. W. ( 2010 ). Effective Training : Systems, Strategies,
and Practices ( 4th Edition ). New Jersey : Pearson Education, Inc
[11] Dessler, Garry. ( 2006 ). A Framework for Huan Resource Management ( 4th Edition ).
New Jersey : Pearson Education, Inc.
[12] Dessler, Garry. ( 2005 ). Human Resource Management (10th Edition). New Jersey :
Pearson Education, Inc.
[13] Hasibuan, M. S. P., (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi). Jakarta : PT. Bumi Aksara.
[14] Jeston, John., Nelis, J. ( 2008 ). Business Process Management : Practical Guidelines to
Successful Implementations (2nd Edition). Oxford : Elsevier
[15] Kavanagh, M.,J., Thite, M. (2009). Human Resource Information Systems : Basics,
Application and Future Directions. California : Sage Publication.
[16] Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsesn, P., A., Stage, J. (2000). Object-Oriented
Analysis and Design. Aalborg : Marko Publishing.
[17] Mathis, R., Jackson, J. H. Alih bahasa oleh Angelica, Diana. ( 2006 ). Manajemen Sumber
Daya Manusia ( Edisi 10 ). Jakarta : Salemba Empat.
[18] McLeod, Jr., Raymond., Schell, George. Alih bahasa oleh Teguh, Hendra. (2004). Sistem
Informasi Maanajemen (Edisi kedelapan). Jakarta : PT. Indeks.
[19] Mondy, R. Wayne. (2010). Human Resource Management ( 11th Edition ). Prentice Hall.
[20] Nisfianoor, Muhammad. (2009). Pendekatan Statistika Modern untuk Ilmu Sosial. Jakarta : Salemba Humanika.
[21] Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., Wright, P. M. ( 2008 ). Human Resource
Management : Gaining a Competitive Advantage ( International Edition ). New York :
McGraw-Hill
[22] Purnawanto, Budy. ( 2010 ). Manajemen SDM Berbasis Proses : Pola Pikir Baru
Mengelola SDM pada Era Knowledge Economy. Jakarta : PT Grasindo
[23] Riduwan, Kuncoro, Engkos, Ahmad. (2007). Cara Menggunakan dan Membuat Analisis
Jalur (Path Analysis). Bandung : CV Alfabeta.
[24] Rivai, Veithzal., Sagala, E. J. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk
Perusahaan (Edisi kedua) . Jakarta : RajaGrafindo Persada
[25] Santoso. (2000). Buku Latihan SPSS Statistik Parametrik. Jakarta : PT Elex Media Komputindo
[26] Satzinger, J.W., Jackson, R.B., Burd, S.D., (2005). Object-Oriented Analysis And Design
With The Unified Process. Canada : Cengage Learning
[27] Samsudin, Sadili. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV. Pustaka Setia
[28] Setiaji, Bambang. (2004). Panduan Riset Dengan Pendekatan Kuantittatif. Surakarta : UMS.
[29] Sirait, J. T., (2006). Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Dalam
Organisasi. Jakarta : Grasindo
(15th Edition). South-Western Cengage Learning
[31] Susilo, W. (2002). Audit SDM Panduan Komprehensif Auditor dan Praktisi Manajemen
Sumber Daya Manusia Serta Pimpinan Organisasi/Perusahaan. Jakarta : PT.
Vorqistatama Biamega.
[32] Sutrisno, E., (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Pertama). Jakarta : Prenada Media Group
