BAB III
MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu:
1. Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.
2. Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.
3. Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens
4. Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan media yang paling tepat untuk mengirim pesan
PROSES MENULIS PESAN BISNIS
Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita.
Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu:
1.
Merencanakan pesan bisnis,
2. Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai
macam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, pesn persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & Thill.
2009:125)
PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS
Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe- netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.
Mengapa perlu perencanaan?
Purwanto (2006:69) proses perencanaan meliputi kegiatan;
1. Menentukan tujuan 2. Menganalisis audiens 3. Menentukan ide pokok
4. Menyeleksi saluran dan media
Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan
pengirim dan penerima.
Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;
1. Memberikan informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan
direspon sebagaimana dikehendaki.
3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang dengan pihak lain
Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa
yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah
mereka menerima pesan.
Tinggi
Sedang
Rendah
Tinggi Sedang
Rendah
Kolaborasi
Persuasi
Informasi Kendali Komunikator
Partisipasi Komunikan
Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)
Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan;
1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?
5. Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Anda?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)
Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.
Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan memprediksi reaksinya terhadap pesan
Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;
Mengembangkan profil audiens
Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan pesan
Mengenali audiens utama
Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Menentukan tingkat pemahaman audiens
Memprediksi kemampuan serap audiens
Memperkirakan reaksi audiens
Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
Memenuhi Kebutuhan Informasi
Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan segera penuhi
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens dan berikan perhatian khusus.
Contoh Kasus
Yth. Ibu Sisca
Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyadari bahwa
sepatu kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena saya memakai sepatu tersebut di Semarang, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Pandanaran Hotel. Tolong
periksa apakah sepatu saya ada di kantor “tempat barang- barang hilang” dan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan sepatu saya yang hilang tersebut.
– Apa yang hilang?
– Siapa yang kehilangan?
– Kapan tinggal di Hotel Pandanaran?
– Dimana? Kamar no berapa?
– Bagaimana cara memberitahu?
Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja- sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens.
Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan.
1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat diterima oleh audiens.
Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan- nya pada pertimbangan logika.
2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain-lain
Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan.
Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
Menggali Ilham (brainstorming),
Petunjuk atasan
Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang
Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu saluran lisan dan tertulis.
Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnya
Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti;
surat, surat elektronik, telepon, faximile,
buletin.
Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
Tidak membutuhkan catatan permanen
Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan
Kelebihan
Menyediakan umpan balik dengan segera
Memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi
Meliputi berbagai isyarat nonverbal
Memungkinkan mengeks- presikan emosi dibalik pesan
Kelemahan
Tidak menyediakan rekam- an komunikasi yg dapat dibuktikan tanpa alat perekam
Mengurangi kendali
komunikator pada pesan
Seringkali mengabai kan kemungkinan memperbaiki atau mengedit pesan
SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:
Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
Pesan terperinci dan kompleks
Memerlukan perencanaan yang seksama
Memerlukan catatan yg permanen
Penerima dalam jumlah yang banyak
Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis
Ingin meminimalkan distorsi.
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN KOMUNIKASI TERTULIS
Kelebihan
Memungkinkan membuat rencana dan mengendali- kan pesan.
Meningggalkan bukti yg dapat diverifikasi
Meminimalkan distorsi pesan
Dapat menjangkau pene- rima yang secara geogra- fis jauh.
Kelemahan
Membutuhkan waktu untuk umpan balik
Kekurangan isyarat non- verbal
Membutuhkan keterampilan khusus dlam menyiapkan, dan memproduksinya
Membutuhkan banyak
sumberdaya utk membuat dan mendistribusikannya
MEDIA
SALURAN LISAN
Percakapan tatap
muka (pidato,rapat , dll)
Telepon
Audio, TV, komputer
Teleconference
Video conference
SALURAN TERTULIS
Surat, memo, laporan selebaran, proposal
Telepon (SMS)
Komputer
Faks
Telegram
Pos biasa dan khusus
Pertimbangan dalam Pemilihan Media
Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan pesan,
menfasilitasi umpan balik.
Formalitas sebuah pesan
Keterbatasn media
Tujuan pengirim
Urgensi dan biaya
Preferensi /harapan penerim
aGambar : Kekayaan media
Lebih kaya
Lebih
“kurus”
Dokumen tidak beralamat
Dokumen yang beralamat
Telepon dan e-mail
Bertatap muka Termasuk: catatan,
memo, surat, e-mail dan IM
Termasuk: percakapan, rapat,presentasi,
videoconference
Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan
standar
Termasuk: voice mail dan teleconference
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)
TUGAS
Buatlah perencanaan pesan bisnis
Apa temanya
1. Rumuskan tujuannya
2. Siapa dan analisis audiensnya 3. Tentukan ide pokoknya
4. Rencanakan saluran dan media yang akan
digunakan dan alasan mengapa saluran dan media tersebut yang dipilih.
