KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN,PENGORGANISASIAN, DAN REVISI
PESAN-PESAN BISNIS
Oleh Kelompok 7 :
Cahyo Nirwono Agung (141150537/EM-N)
Dyah Ika Pratiwi (141150538/EM-N)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “V” YOGYAKARTA
2016
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
akan melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertuulis dan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapai tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam perencanaan pesan-pesan bisnis dijelaskan cara melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mulai dari proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, sampai seleksi terhadap saluran dan media yang akan digunakan dalam komunikasi. Setelah itu kita akan melakukan pengorganisasian pesan-pesan bisnis. Dalam hal ini, hal yang akan dibahas berkaitan tentang masalah pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, yang mencakup antara lain beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, pentingnya pengorganisasian pesan-pesan dengan baik, dan pengorganisasian pesan-pesan melaui outline. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.
Setelah tahapan peencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan terhadapa pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalah ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
1. 1 Pemahaman Proses Komposisi
Penyususan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu : perencanaan, atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Pada dasarnya proses perencanaan meliputi tiga hal penting yang perlu diperhatikan, yaitu : mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
b) Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahsannya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima.
c) Revisi
Kalau pesan-pesan belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi /perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. 1. 2 Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Penentuan tujuan merupakan langkah awal komposisi. Untuk menentukan tujuan yang benar dan sesuai dengan organisasi maka diperlukan pertanyaan penting, yaitu :
a) Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan memebantu kita untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
i. Keputusan untuk meneruskan pesan. ii. Keputusan untuk menanggapi audiens. iii. Keputusan untuk memusatkan isi pesan.
iv. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan. b) Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu : memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
c) Cara menguji tujuan
Untuk mengujia apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan sudah baik atau belum, dapat dilakukan dengan empat pertanyaan berikut :
ii. Apakah waktunya tepat?
iii. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
iv. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
1. 3 Analisis audiens
a. Cara mengembangkan profil audiens i. Menentukan
ukuran dan komposisi audiens. ii. Siapa audiensya. iii. Reaksi audiens
iv. Tingkat pemahaman audiens. v. Hubungan
b. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusah memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu :
Temukan/cari apa yang diinginkan audiens.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
Berikan semua informasi yang diperlukan.
Pastikan bahwa informasinya akurat.
Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens. c. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Adanya kecenderunganaudiens untuk tidak mengubah sesuatu yang ada dengan yang lebih baru dapat menjadi hambatan/kendala, untuk mengatasi hal ini dapat dilakukan dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan dapat menggunakan pendekatan emosi audiens.
1. 4 Penentuan ide pokok
Setelah menganalisi tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada suatu tema pokok yaitu ide pokok. Untuk mendapatkan ide pokok tersebut dapat dilakukan dengan :
a. Teknik curah pendapat (brainstorming). Teknik curah pendapat dapat dilakukan dengan storyteller’s tour, random list, CFR (Conclusions,Findings, Recommendations) Worksheet, journalistic approach, question and answer chain.
b. Pembatasan cakupan. 1. 5 Seleksi saluran dan media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. saluran lisan memiliki beberapa kebaikan, yaitu kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera, bersifat ekonomis, tidak diperlukan catatn permanen. Selain itu komunikasi tertulis juga memiliki kelebihannya, yaitu penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
2. Penngorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
a. Bertele-tele.
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis.
d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan. 3. 2 Pentingnya pengorganisasian yang baik
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu : subjek dan tujuan haruslah jelas, semua informasi haruslah berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator. 3. 3 Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline
Pengorganisasian dengan outline dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu :
a. Mendefiniskan dan mengelompokkan ide-ide.
b. Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasional.
Untuk dapat mengurutkannya ada dua pendekatan penting yaitu : penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
a. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
i. Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
iii. Penulisan tanda baca secara benar.
iv. Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.
v. Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.
b. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik. Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.
Substansi Pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.
Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
i. Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri). ii. Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan
dilanjutkan dengan substansi pesan).
iii. Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
Gaya Bahasa
3. 4 Pemilihan Katayang Tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. 3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
3. 5 Membuat Kalimat yang Efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi
pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. Tiga Jenis Kalimat
a. Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
b. Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c. Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat. 3. 6 Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampai pesan-pesan bisnis.
Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.
Klasifikasi
Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
Pembahasan Pemecahan Masalah
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Proses penyusunan pesa-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu prencanaan, pengorganisasian, dan revisi.dalam melakukan perencanaan maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Langkah lain dalam perencanaan pesan adalah menentukan ide pokoknya. Dengan mendefinisikan ide pokoknya, akan diperoleh arahan atau petujuk tentang apa yang harus dilakukan. Dalam merencanakan pesa-ppesan bisnis juga diperlukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.
Setelah melakukan perencanaan kita harus melakukan pengorganisasian. Dalam suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi penting dan maksud serta tujuan dari pesan bisnis dinyatakan dengan jelas. Organisasi yang baik penting karena hali itu membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan pekerjaan komunikator. Pengorganisasian suatu pesan membutuhkan pengelompokan ide-ide secara tepat.
Langkah terakhir dari proses menyususun pesan-pesan adalah revisi. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif akan mencakup keseimbangan pemilihan terhadap jenis-jenis kalimat. Dalam mengembangkan paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan sebab-akibat, dan lain-lain.
2. Daftar Pustaka
Bovee, Courtland & Thill John. Excellence in Business. 10th Edition,
