KOMUNIKASI BISNIS
PERTEMUAN 1
Oleh:
Nama : Tanniya Purnama Sari Nim : 1306305055
No Absen : 14
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi adalah suatu pertukaran, proses simbolik yang menghendaki orang-orang agar mengatur lingkungannya (1) dengan membangun hubungan antarsesama manusia; (2) melalui pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain; (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu (Cangara, 2004:18).
Everett M. Rogers, seorang pakar Sosiologi Pedesaan Amerika, membuat definisi, “Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian” (Rogers dan Kincaid dalam Cangara, 2004:19).
Ada pula yang mendefinisikan komunikasi adalah proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. Dengan makna yang sederhana, komunikasi adalah proses bertukar pengertian.
Dari uraian diatas, komunikasi pada dasarnya dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses, komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dalam bentuk nonverbal maupun verbal. Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur-unsur yang saling bergantung dan merupakan satu kesatuan yang integratif.
B. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Bentuk dasar komunikasi ada 2, yaitu komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal. 1. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2003:4). Komunikasi nonvebal sering juga disebut sebagai bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengatakan bahwa sebelum adanya komunikasi verbal, masyarakat berkomunikasi nonverbal melalui gerakan tubuh (body language).
1. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition)
2. Menunjukan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata (substitution)
3. Menunjukan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya (identity) 4. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna.
Dalam berbagai studi, komunikasi nonverbal dikelompokan dalam beberapa bentuk (Cangara, 2004:101):
a. Kinesics
Ialah komunikasi nonverbal yang ditunjukan dengan gerakan tubuh. Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok, yakni:
1. Emblems, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung pada simbol yang dibuat oleh gerakan badan. Misalnya, mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia, tetapi terjelek bagi orang India.
2. Illustrators, merupakan gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu. Misalnya, besarnya suatu benda atau tiggi rendahnya suatu objek.
3. Affect Display, Merupakan isyarat yang terjadi karena dorongan emosial sehingga berpengaruh terhadap ekspresi muka. Misalnya, tertawa, menangis, tersenyum, sinis dan sebagainya.
4. Regulators, merupakan gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala. Misalnya mengangguk, dan menggelengkan kepala.
5. Adaptory, merupakan gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan. Misalnya, menggerutu, menarik nafas dalam2, mengepalkan tinju.
b. Gerakan Mata (eye gaze)
Mata adalah alat komunikasi yang paling berarti untuk memberi isyarat tanpa kata. Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang. Jika seseorang tertarik pada suatu objek, maka pandangannya akan terarah pada objek itu tanpa terputus dalam beberapa saat.
c. Sentuhan (Touching)
Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan. Ada tiga bentuk sentuhan badan:
1. Kinesthetic, merupakan isyarat yang menunjukan kemesraan atau keakraban. 2. Sociofugal, merupakan isyarat yang menunjukan awal mula persahabatan.
3. Thermal, merupakan isyarat awal menunjukan persahabatan, namun lebih intim, misalnya menepuk bahu, adu tinju, dll.
d. Paralanguage
Ialah isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu dibalik apa yang diucapkannya. Misalnya, ‘datanglah’ bisa diartikan betul-betul mengundang atau sekedar basa-basi.
Diam juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Sikap diam sangat sulit di terka dan dapat menimbulkan keraguan. Diam dapat mengandung arti positif atau negatif. f. Postur Tubuh
Bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan. Ada tiga bentuk tubuh:
1. Ectomorphy, bentuk tubuh tinggi kurus, dilambangkan sebagai orang yang memiliki sikap ambisius, pintar dan kritis
2. Mesomorphy, bentuk tubuh tegap dan atletis melambangkan pribadi yang cerdas, bersahabat, dan aktif
3. Endomorphy, bentuk tubuh pendek, bulat, dan gemuk, melambangkan pribadi yang humoris, santai, dan cerdik.
g. Warna
Warna memberikan arti pada objek. Misalnya, warna merah menunjukkan kemarahan atau semangat, putih menunjukkan kesucian atau kebersihan.
h. Bunyi
Jika Paralanguage merupakan bentuk tekanan pada suara, maka bunyi yang dimaksudkan disini adalah suara yang dikeluarkan dari benda. Misalnya, lonceng letusan senjata, beduk, tepuk tangan, peluit, dan lain-lain.
i. Bau
Bau bisa dipergunakan untuk melambangkan status. Misalnya, bau kosmetik dan parfum.
2. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi dimana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis yang menggunakan suatu bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai seperangkat kata yang disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang mempunyai arti. Komunikasi Verbal terbagi menjadi 2, yaitu komunikasi lisan atau oral communication (berbicara dan mendengar), komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca). Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, yakni:
1. Berbicara dan menulis (speaking dan writing)
disampaikan menggunakan tulisan. Tulisan untuk tujuan bisnis bisa berupa surat dan laporan.
2. Mendengar dan membaca (listening dan reading)
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Namun, orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Untuk itu, keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan.
C. FUNGSI DAN BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI Fungsi komunikasi dalam organisasi, yaitu:
1. Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak sekali informasi unuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Pengendalian (Regulatory)
Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah dan laporan.
3. Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide/gagasan atau tugas.
4. Integratif
Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadi beberapa bagian atau departemen akan tetap merupakan satu kesatuan yang utuh dan terpadu.
Bentuk-bentuk komunikasi ada dua, yaitu komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal. Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2003:4). Dan komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi dimana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis yang menggunakan suatu bahasa.
Komunikasi antarmanusia hanya bisa terjadi bila didukung unsur-unsur komunikasi, dan komunikasi memerlukan proses. Proses komunikasi akan dijelaskan melalui beberapa model komunikasi.
1. Model komunikasi aristoteles
Aristoteles dalam bukunya Rhetorica (Cangara, 2004:39) berpendapat bahwa setiap komunikasi terdiri atas tiga unsur penting, yaitu:
a. Pembicara, yakni sumber komunikasi atau orang yang menyampaikan pesan b. Apa yang dibicarakan
c. Penerima, yaitu orang yang menerima pesan 2. Model komunikasi Dvid K. Berlo
Dalam model komunikasi David K. Berlo, terdapat unsur-unsur utama komunikasi yang dikenal dengan SMCR, yaitu Source, Message, Channel, dan Receiver. Di samping itu, terdapat juga tiga unsur lain, yaitu Feedback (tanggapan balik), Efek, dan Lingkungan.
a. Sumber (source)
Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pengirim informasi. Sumber terdiri dari satu orang atau kelompok. Misalnya partai, organisasi atau lembaga.
b. Pesan (message)
Pesan adalah sesuatu (pengetahuan, hiburan, informasi, nasehat atau propaganda) yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi.
c. Saluran (channel) dan Media
Saluran komunikasi terdiri atas komunikasi lisan, tertulis dan elektronik. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima. Saluran komunikasi ini terdiri dari komunikasi lisan, tertulis, dan elektronik.
d. Penerima (receiver)
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh pengirim. e. Umpan Balik
Umpan balik merupakan respons atau reaksi yang diberikan oleh penerima. Umpan balik bisa berupa data, pendapat, komentar atau saran.
Efek atau pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh bisa terjadi dalam bentuk perubahan pengetahuan (knowledge), sikap (attitude), dan perilaku (behavior).
g. Lingkungan
Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Lingkungan dapat berupa:
- Lingkungan fisik (letak geografis dan jarak)
- Lingkungan sosial budaya (bahasa, adat istiadat, dan status sosial) - Lingkungan psikologis (pertimbangan kejiwaan)
- Dimensi waktu (musim, pagi/siang/malam)
Setiap unsur tersebut saling bergantung satu sama lain dan memiliki peranan penting dalam membangun proses komunikasi.
3. Model komunikasi Bovee dan Thill
Bovee dan Thill dalam bukunya Business Communication Today menggambarkan proses komunikasi terdiri dari lima tahapan, yaitu:
1. Pengirim pesan memiliki ide/gagasan
Komunikasi diawali dengan adanya ide/gagasan dalam pikiran seseorang (pengirim) dan kemudian ingin menyampaikannya kepada orang lain (penerima). 2. Ide berubah menjadi pesan
Ide/gagasan yang ada dalam pikiran diubah menjadi pesan. Bentuk pesan, gaya penyampaian, dan nada, tergantung pada selera dan pilihan pengirim pesan. Perubahan ide menjadi pesan sering disebut encoding.
3. Pemindahan pesan
Tahap selanjutnya adalah pemindahan pesan kepada penerima melalui berbagai bentuk komunikasi (verbal, nonverbal, lisan atau tertulis) dan media komunikasi (tatap muka, telepon, surat, laporan dan lain sebagainya).
4. Penerima pesan
Penerima mengartikan atau menginterpretasikan pesan yang diterima 5. Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik
E. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM PEKERJAAN
Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi. Komunikasi yang efektif akan membantu mengantisipasi masalah-masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran kerja, dan mengawasi orang lain.
Komunikasi dibedakan menjadi dua, yakni komunikasi individu dan komunikasi massa. Dalam komunikasi individu, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan (audience) mampu memahami pesan sebagaimana dimaksud oleh pengirim atau komunikator. Komunikasi terdiri atas tiga unsur, yaitu komunikator, pesan dan komunikan. Faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi yang efektif adalah:
1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dapat dipercaya. Kepercayaan yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator. Selain muncul melalui kepercayaan, kredibilitas juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
Suatu pesan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik bila memenuhi kondisi: - Menarik perhatian
- Menggunakan lambang atau bahasa yang dipahami komunikan - Mampu memahami kebutuhan pribadi komunikan
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingannya, serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan.
F. HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gangguan teknis, misalnya gangguan pada stasiun radio, jaringan telepon, kerusakan pada alat komunikasi, dan lain-lain
2. Gangguan semantik merupakan gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Misalnya, penggunaan bahasa yang berbeda, penggunaan struktur bahasa yang tidak sebagaimana mestinya
3. Gangguan psikologis merupakan rintangan yang terjadi karena adanya persoalan dalam individu. Misalnya, rasa curiga, situasi berduka, atau gangguan kejiwaan 4. Rintangan fisik atau organik merupakan rintangan karena letak geografis. Misalnya
jarak yang jauh sehingga sulit dicapai alat transportasi dan komunikasi
5. Rintangan status merupakan rintangan yang terjadi Karena perbedaan status sosial dan senioritas. Misalnya, antara raja dengan rakyat atau antara atasan dan bawahan
6. Rintangan kerangka piker merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola piker. Perbedaan pola pikir bisa disebabkan karena pengalaman dan latar belakang pendidikan yang berbeda
7. Rintangan budaya merupakan rintangan yang disebabkan oleh perbedaan norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut
G. CARA MENGATASI HAMBATAN DAN MEMPERBAIKI KOMUNIKASI
Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektif (Bovee dan Thill, 2003:22) adalah:
1. Memelihara ikliim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi
Etika merupakan prinsip-prinsip yang mengatur seseorang untuk bersikap atau membawa diri. Komuniasi etis termasuk semua informasi yang relevan, benar dalam segala segi, dan tidak memberdayakan orang lain dengan cara apa pun.
3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional. 4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.
Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun, merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.
6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara: memahami penerima pesan, menyesuaikan pesan dengan penerima, mengembangkan dan menghubungkan gagasan, mengurangi jumlah pesan, memilih saluran atau media yang tepat, meningkatkan keterampilan berkomunikasi
H. ETIKA DALAM BERKOMUNIKASI
Etika memainkan peranan penting dalam komunikasi bisnis. Bahasa terdiri atas kata-kata yang mengandung nilai. Dalam berkomunikasi hendaknya dihindari bahasa yang manipulatif, diskriminatif, atau berlebihan. Mengatakan sesuatu dengan cara tertentu memungkinkan seseorang untuk memengaruhi atau mengubah prilaku orang lain.
DAFTAR PUSTAKA
