PERENCANAAN PESAN BISNIS a. Pemahaman Proses Komposisi
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari :
1. Perencanaan Pesan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti, maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
2. Pengorganisasian Pesan
Tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide–ide selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dari merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide bahasanya.
3. Revisi Pesan
Setelah itu, seluruh maksud dan isi pesan harus telah kembali dan substansi pesan yang ingin disampaikan maupun gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, bagaimana tingkat pemahamannya.
b. Penentuan Tujuan
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, anda perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
a. Keputusan untuk meneruskan pesan b. Keputusan untuk menanggapi Audiens c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan 2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audiens.
3. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut :
a. Apakah tujuan tersebut relistik? b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuan selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah “tidak”, sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang dihadapi.
1. Mengembangkan Profil Audiens
2. Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi 3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens d. Seleksi Saluran dan Media
