PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH DINAS SOSIAL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN PELAYANAN PPID, KEHUMASAN DAN DOKUMENTASI

(1)

Jalan Pahlawan Nomor 12 Semarang Telepon (024) 8311729 Faxsimile (024) 8450704 Website : http://dinsos.jatengprov.go.id E-mail : dinsosjateng@gmail.com

SEMARANG 50241

KEHUMASAN DAN DOKUMENTASI

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS SOSIAL

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAKSANAAN PELAYANAN PPID,

(2)

1 Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang a. memahami regulasi terkait informasi publik dan pelayanan publik

(Lembaran Negara RI Tahun 2008 No 61) b.

2. Pelayanan Publik c. dapat mengoperasikan komputer serta mengelola

3. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 d dapat mengedit/mengolah data berupa gambar/video Tentang Keterbukaan Informasi Publik yang di ambil dari kegiatan Dinas Sosial Provinsi 4 Peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 13

dan UPT

e

melalui Media Komunikasi Elektronik di Jawa Sistem Komputer Tengah

1 1

2 3 3 4 5 6

1. 1

2 memprosesnya.

cloud server

2 dan atau permohonan akan menentukan data/

3 Jika pelaksana dengan kualifikasi pendidikan S1 Teknik Informatika/Sistem Komputer belum/

tidak tersedia maka pelaksana yang ada harus dibekali dengan keterampilan sesuai kualifikasi Kelengkapan berkas dan data dukung informasi

Seluruh data di simpan dalam server local dan sistem dan penataan website.

Komputer PC/ Laptop;

Pencatatan dan pendataan Peringatan

Lembaran Negara RI Tahun 2009 No 11)

Kamera;

Camcoder;

informasi yang diberikan

sebagian data tertentu membutukan waktu lebih untuk

Pesawat Telephon/Fax;

Jaringan/line internet;

DINSOS/SEKRETARIAT-UMUM/5 Nomor SOP

Tanggal pembuatan Tanggal revisi

Tanggal pengesahan 02 Januari 2019 02 Januari 2021 01 November 2018 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

DINAS SOSIAL

memahami prosedur pengajuan informasi publik Keterbukaan Informasi Publik

Secara elektronik Tahun 2018 Tentang Pengaduan Masyarakat

Data;

Pelayanan informasi publik, pengelolaan website

SUB BAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN PADA SEKRETARIAT

Dikarenakan terdapat banyaknya data

secara fisik maupun elektronik.

ATK;

dan kegiatan kehumasan terkait dengan semua kegiatan Dinas Sosial Provinsi dan UPT

Kepala Dinas Sosial Provinsi

Dasar Hukum

Disahkan oleh

Judul SOP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK (PPID), KEHUMASAN DAN DOKUMENTASI

Peralatan/perlengkapan Keterkaitan

Kualifikasi pelaksana Jawa Tengah

Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang

pendidikan minimal S1 Teknik Informatika/

(3)

PROSEDUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK MELALUI PPID

1 Menerima laporan dan permohonan informasi dari masyarakat melalui Website, LaporGub, Media Sosial dan Email Dinas

Kontak person, e- KTP, no telpon yang bisa dihubungi, email, data pendukung untuk laporan/penga duan, surat permohonan untuk permohonan informasi

1 hari Data pelapor/

pengadu/pe mohon berikut berkas pendukung

Media sosial terdiri dari Twitter, Facebook, Instagram

2 Melakukan proses screening laporan dan memeriksa kelengkapan berkas persyaratan permohonan informasi yang masuk

Data pelapor/

pengadu/pemoh on berikut berkas pendukung

1 hari Laporan masuk yang telah discreening

3 Meneruskan laporan dan berkas permohonan ke Kasubbag Umum dan Kepegawaian untuk

persetujuan kelengkapan

Nota Dinas, lampiran laporan/surat permohonan, berkas data dukung, komputer

10 menit Persetujuan untuk proses lanjutan

4 Menyampaikan nota dinas untuk PPID Pembantu (Sekretaris Dinas) yang dilampiri berkas-berkas laporan/permoho nan

Nota Dinas, lampiran laporan/surat permohonan, berkas data dukung yang sudah mendapat persetujuan untuk proses lanjut

10 menit Persetujuan untuk proses lanjutan

5 Meneliti laporan dan membuat nota dinas untuk PPID Teknis (Kepala Bidang/Kepala Panti Pelayanan) dan atau Kasubbag terkait untuk

menindaklanjuti laporan/permoho nan

Hasil Diskusi Tim Pelaksana PPID dan Tim Pertimbangan PPID yang dikoordinir oleh PPID Pembantu

1 jam Disposisi pelaksana tindak lanjut berupa pemenuhan kebutuhan informasi

6 Mendiskusikan laporan/permoho nan bersama Kepala Seksi, staf terkait dan petugas pengelola PPID

Laporan/surat permohonan, berkas data dukung

Informasi yang dibutuhkan pemohon atau respon atas laporan masyarakat NO URAIAN

PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU

KEPALA SEKSI

KET PETUGAS

PENGELOLA PPID

PERSYARATAN /KELENGKAP

AN KASUBBAG

UMUM &

KEPEGA WAIAN

KEPALA BIDANG

KEPALA

DINAS WAKTU OUTPUT

SEKRETARIS DINAS

Mulai

(4)

7 Menyusun tanggapan dan atau menyiapkan data terkait laporan/permoho nan

Hasil pembahasan Kepala Seksi dan staf terkait laporan/permoh onan informasi

3 hari Tanggapan dan atau data terkait laporan/per mohonan

8 Menyerahkan tanggapan dan data sesuai laporan/permoho nan pada Atasan PPID melalui PPID Pembantu

Tanggapan dan atau data terkait laporan/permo honan

7 hari Dokumen tanggapan/

data

9 Melakukan konfirmasi dan verifikasi akhir terkait data/informasi yang akan diberikan pada pemohon/

masyarakat

Data pelapor/

pengadu/pemoh on berikut berkas pendukung

2 hari Dokumen hasil verifikasi

10 Menyetujui data/informasi yang akan diberikan pada pemohon/

masyarakat

Dokumen tanggapan/data

1 hari Persetujuan Atasan PPID

11 Mendisposisikan pada petugas PPID melalui PPID Pembantu

1 hari Dokumen tanggapan/

data

Penunjukan Petugas PPID

15 menit Arsip 12 Memberikan /

Menyampaikan Informasi sesuai permohonan baik lisan, salinan data softcopy/

hardcopy dan pemberitahuan secara online

Kepala Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah

Drs. NUR HADI AMIYANTO, M.Ed Pembina Utama Madya NIP. 19590522 198603 1 009 Selesai

(5)

PROSEDUR KEHUMASAN DAN DOKUMENTASI

1 Menyampaikan pengajuan ke Kasubbag Umum untuk meminta peliputan kegiatan oleh petugas Kehumasan

Surat permohonan, jadual kegiatan

10 menit Lembar penerimaan dan disposisi

Pengajuan dapat dilakukan oleh seluruh penyelenggara kegiatan yang bersifat kedinasan.

2 Menyetujui peliputan dan menunjuk petugas Kehumasan untuk melakukan peliputan kegiatan

Surat permohonan, jadual kegiatan, Lembar penerimaan dan disposisi

10 menit Petugas dokumentasi yang ditunjuk

3 Melakukan peliputan kegiatan

Jadual kegiatan, Kamera Foto / Video

Sesuai jadual kegiatan

Hasil liputan

4 Mengolah hasil peliputan menjadi dokumentasi yang siap untuk disimpan dan atau dipublikasikan

Hasil liputan, komputer

1 hari (foto), 7 hari (video)

Dokumentasi

Mengedit file foto atau video agar siap untuk dilihat.

Membuat naskah liputan untuk dijadikan berita tertulis.

5 Menyampaikan hasil peliputan yang telah diolah pada Kepala Bidang/Subbag yang bersangkutan untuk diteliti dan diverifikasi

Hasil peliputan 15 menit Hasil peliputan Hasil Berita diverifikasi oleh Kepala Bidang/Sub Bagian yang menyelenggarakan kegiatan.

6 Memverifikasi dan menyetujui hasil peliputan kegiatan

Hasil peliputan 30 menit Hasil peliputan yang sudah disetujui

10 menit Hasil dokumentasi tersimpan sebagai data

Untuk Kegiatan yang membutuhkan publikasi dilaksanakan publikasi foto pada Twitter, Facebook, Instagram dan Video pada Youtube.

Hasil peliputan yang sudah disetujui 7 Menyimpan hasil

dokumentasi dalam cloud server milik dinas maupun Media Penyimpanan Lainnya.

Serta Media Sosial Dinas jika bersifat umum dan diperlukan publikasi.

NO URAIAN PROSEDUR

KEPALA KET BIDANG/KA

SUBBAG

KASUBBAG UMUM &

KEPEGA WAIAN

PETUGAS PPID

PERSYARATAN/

KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

Drs. NUR HADI AMIYANTO, M.Ed Pembina Utama Madya NIP. 19590522 198603 1 009 Mulai

Selesai

(6)

PROSEDUR UJI KONSEKUENSI INFORMASI PADA PPID

1 PPID Berkoordinasi dengan pejabat unit kerja yang menguasau dan mengelola informasi tertentu untuk melakukan pengklasifikasian

Draft usulan Informasi publik dan

dikecualikan

Setiap saat Rekap

2 Memberikan pertimbangan atas informasi / dokumen yang dimaksud berdasarkan UU, Kepatutan dan Kepentingan Umum

Dasar Hukum UU No.14 Tahun 2008 dan PERKI 1 tahun 2017

Pada hari dan jam kerja

Keputusan tim dan masukan Lembar uji Konsekuensi

3 Menyatakan Informasi Publik dan Dikecualikan

Notulensi dan Lembar Pengujian Konsekuensi

Pada hari dan jam kerja maksimal 10 hari kerja

Notulensi dan Lembar Uji Konsekuensi

4 Menyampaikan hasil dan memohon persetujuan

SK DIP maksimal 1 bulan

Penetapan DIP dan DIK

KET

PPID Pembantu

Kepala Bidang

Tim Pertimba

ngan

Atasan PPID Pembantu

AN

WAKTU OUTPUT NO URAIAN

PROSEDUR

Drs. NUR HADI AMIYANTO, M.Ed Pembina Utama Madya NIP. 19590522 198603 1 009 Mulai

Selesai

(7)

PROSEDUR PENYUSUNAN DIP PADA PPID

1 Mengumpulkan informasi dan dokumentasi yang berkualitas dan relevan

Draft usulan Informasi publik dan

dikecualikan

Setiap saat Rekap

2 mengklasifikasika n seluruh informasi dan dokumentasi

Dasar Hukum UU No.14 Tahun 2008 dan PERKI 1 tahun 2017

Pada hari dan jam kerja

Keputusan tim dan masukan Lembar uji Konsekuensi

3 Menetapkan melalui uji konsekuensi

Notulensi dan Lembar Pengujian Konsekuensi

Pada hari dan jam kerja maksimal 10 hari kerja

Notulensi dan Lembar Uji Konsekuensi

4 publikasi daftar informasi publik ke media website, media sosial dan fisik di ruang pelayanan PPID

Nota Dinas, lampiran laporan/surat permohonan, berkas data dukung yang sudah mendapat persetujuan untuk proses lanjut

maksimal 1 bulan

Penetapan DIP dan DIK NO URAIAN

PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU KET

Kepala Bidang

Tim Pertimba

ngan

Atasan PPID Pembantu

AN

NIP. 19590522 198603 1 009

WAKTU OUTPUT

Kepala Dinas Sosial Provinsi Jawa Tengah

Drs. NUR HADI AMIYANTO, M.Ed Pembina Utama Madya

Mulai

Selesai

(8)

PROSEDUR PELAYANAN KEBERATAN INFORMASI PADA PPID

1 Pemohon mengajukan keberatan kepada PPID Pembantu Dinas Sosial

Surat permohonan Setiap saat

2 Membuat pernyataan penolakan.

Surat Pernyataan Pada hari dan jam kerja 3 Mengajukan

sengketa informasi

Hasil Sidang

Sengketa Pada hari dan jam kerja maksimal 10 hari kerja

Surat Rekomendas i dari Komisi Informasi

4 Menyampaikan hasil / Pemberian Informasi

Penyampaian Informasi

maksimal 3x24 jam

Penyampaia n Informasi sesuai dengan rekomendasi NO URAIAN

PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU KET

Pemohon Unit Kerja Komisi Informasi

PERSYARATAN/K ELENGKAPAN

NIP. 19590522 198603 1 009 WAKTU OUTPUT

Drs. NUR HADI AMIYANTO, M.Ed Pembina Utama Madya Mulai

Selesai