COACHING & COUNSELING & JOIN CALL FOR SALES FORCE. Sales Head Development Program

Sales Head Development Program

COACHING & COUNSELING & JOIN CALL

FOR SALES FORCE

Back Ground

• Belum ada guidance khusus untuk SH secara

baku

• Belum ada bekal pengetahuan tentang C&C

(cara melaksanakan & evaluasi)

• Joint visit belum dilaksanakan secara

maksimal

Objectives

• Sales Head mampu melakukan pembinaan

dan pengembangan SF dengan C&C dan joint

visit

• Sarana untuk meningkatkan motivasi, skill,

dan kinerja Salesforce yang tepat sasaran

POKOK BAHASAN

• Peran Coaching & Counseling untuk

mengakomodir SH menjadi problem solving/

pemimpin/ role model

• Peran Joint visit untuk follow up C&C dan

aktivitas genba untuk mengetahui problem di

lapangan

Sales force dalam beraktivitas sering menemukan

masalah yang tidak dapat diselesaikan, yang

Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah

• Menunjukkan penurunan dalam berusaha

• Menjadi sangat sensitif dan defensif

• Menunjukkan ‘mood’ yang tidak baik

• Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis

• Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)

Apa itu Coaching ?

• Mengajarkan

• Membimbing

• Memberikan instruksi

Memperoleh ketrampilan atau metode baru

dalam melakukan sesuatu untuk mencapai suatu

sasaran yang dikehendaki

Wiraniaga

COACH

Pelatih yang bertanggung jawab agar wiraniaga:

• Dapat menemukan jawaban

• Mengembangkan kemampuan dan skill untuk

memecahkan problem yang dihadapinya

Apa itu Counseling ?

• Counseling adalah suatu kegiatan untuk

mengubah perilaku, sikap seseorang.

• Counseling membantu seseorang untuk

menyadari perilaku, sikapnya yang

Pendekatan Counseling

Berpusat Pada Solusi

Berpusat Pada Masalah

Konsultasi Refleksi

Menawarkan Menyuruh

PERBEDAAN

COACHING

1. Mengajarkan ketrampilan atau tugas baru

2. Coach menunjukkan “apa yang

harus dilakukan” dan “bagaimana melakukannya”

3. Fokus pada “mengajarkan”

4. Coach memberikan solusi untuk

permasalahan

COUNSELING

1. Mengubah sikap atau

perilaku

2. Counselor meneliti sikap

atau perilaku seseorang bersama orang tersebut

3. Fokus pada “mendengarkan”

4. Counselor membantu orang

untuk menemukan solusinya sendiri

Mengapa Coaching ?

• Untuk memperbaiki kinerja kelompok individu & secara proaktif

• Agar orang lain menjadi trampil dalam hal tertentu

• Membantu orang lain melakukan pekerjaan atau menangani situasi dengan benar dan lebih baik

• Memberikan kesempatan kepada Coach dan si ’murid’ untuk bersama-sama menemukan solusi yang terbaik

• Membangun pengertian yang lebih baik antara Coach dan si ’murid’

Kapan Melakukan Coaching ?

Pada saat:

• Muncul suatu permasalahan yang harus dipecahkan • Ada kesempatan untuk bertindak

• Seseorang datang kepada Anda untuk membahas suatu permasalahan / situasi

• Bawahan Anda baru mempelajari suatu ketrampilan baru dalam training

• Anda melihat bahwa bawahan Anda melakukan sesuatu dengan tidak benar

Tahap C&C

1. Ciptakan

Suasana

2. Gali dan temukan

Solusi

3. Langkah

Selanjutnya

Ciptakan Suasana

• Kontak Mata

• Senyum

• Posisi duduk

• Intonasi Suara

• Jelaskan Tujuan

Gali & temukan Solusi

• Pertajam Komunikasi

• Tumbuhkan Empati

MENDENGAR

• IQNORING (mengabaikan)

• PRETENDING (pura-pura)

• SELECTIVE (memilih)

• ATTENTIVE (penuh

perhatian)

• ACTIVE (aktif)

TUMBUHKAN EMPATI

1. Kemampuan merasakan emosional orang lain

2. Mengetahui yang orang lain rasakan & pikirkan

3. Menciptakan keinginan menolong

Pertimbangan dalam melakukan

Coaching

Diagnosa C&C

Dominance

• Mereka senang mengendalikan lingkungan mereka

• Mereka langsung, kuat, tidak sabar dan bisa sangat menuntut • Ketika mereka dimotivasi secara negatif, mereka dapat

menjadi tidak patuh.

• Mereka tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan. • Mereka enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal

yang harus dilakukan secara detail.

Strategi Coach: Dominance

• Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi

dengan mereka, Anda harus jelas, langsung, dan tepat sasaran (to the point).

• Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan • Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda

harapkan dari mereka. Jika Anda harus memerintah mereka, berikan pilihan yang

memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengambil keputusan.

• Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan variasi dan perubahan. Jika memungkinkan,

Diagnosa C&C

Influence

• Mereka tidak suka menangani detail yang kompleks

• Mereka lebih menyukai berhadapan dengan orang (people oriented) daripada dengan tugas (tasks).

• Mereka senang membuat kesan yang baik dan lingkungan yang mampu memberikan motivasi

• Mereka akan membicarakan apapun yang ada dalam pikirannya dengan Anda

• Mereka memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan semangat mereka

• Ketika mereka di motivasi negatif, mereka akan cenderung menjadi ngambek

Strategi Coach: Influence

• Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan mereka di luar kantor

• Ajak mereka berbagi dengan Anda mengenai cita-cita mereka baik cita-cita-cita-cita profesional ataupun

personal

• Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan cita-cita mereka

• Ciptakan suasana dan interaksi yang demokratis dengan mereka

Diagnosa C&C

Steadiness

• Mereka senang bekerjasama dengan orang lain dalam menjalankan tugas.

• Mereka sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam lingkungan mereka

• Mereka menghargai langkah-langkah pendekatan yang teratur/sistematis

• Mereka memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang dapat diprediksikan, dan cenderung stabil, menjaga

keharmonian lingkungan kerja

• Ketika mereka kehilangan motivasi mereka menjadi keras

kepala, suasana hatinya biasanya diekspresikan dalam bentuk perlawanan yang pasif

Strategi Coach: Steadiness

• Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam bekerja

• Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk memberikan gambaran yang sistematik. Mereka perlu merasa aman.

• Yakinkan mereka bahwa Anda telah memikirkan berbagai hal yang akan dilalui sebelum perubahan dimulai. Sampaikan rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi masalah yang mungkin akan terjadi.

Diagnosa C&C

Compliance

• Mereka cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut kualitas dan ketepatan

• Mereka menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan yang seksama dan berhati-hati

• Mereka adalah pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal detail

• Mereka siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan menyukai sesuatu yang pasti, mereka berhati-hati dalam menerima perubahan yang mendadak.

• Mereka senang mengikuti prosedur dan standar

• Ketika mereka termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis atau mengkritik secara berlebihan.

Strategi Coach: Compliance

• Berikan kesempatan untuk

mendemonstrasikan keahlian mereka

• Berikan tugas yang menuntut ketelian dan detil

• Berikan juga tugas yang menuntut sistematika berpikir dan tindakan yang tinggi, sebab

JOINT VISIT

Adalah suatu aktivitas yang

sangat penting

dan

merupakan

faktor pengungkit

kinerja wiraniaga

SH perlu untuk memprioritaskan kegiatan joint

visit meliputi:

• Menyediakan waktu khusus

• Kemampuan untuk melaksanakan joint visit yang

efektif dan merupakan critical skill bagi SH

JOINT VISIT

Ketika terjadi Joint Visit, maka akan muncul

pertanyaan :

1. Siapa yang melakukan joint visit?

2. Siapa yang mendampingi?

3. Mengapa harus berdua (SH dan wiraniaga)?

4. Siapa yang berinisiatif mengadakan joint visit?

5. Apakah yang akan dituju atau di hasilkan?

Effective Joint Visit

Harus memenuhi 4 aspek:

1. A quality phone call

2. Conducting a pre-call session

3. Identify the reason for a joint call

Effective pre-visit plan:

A. Define the role of the sales manager – Jelaskan peran SH

terlebih dahulu apakah sebagai : Pemimpin, Pendukung atau Observer

B. Communicate any logistical details

• SH mengetahui peran apa yang akan dibawakan ketika mengetahui apa yang akan diharapkan.

• Mengetahui meeting dengan siapa? kedudukannya? isu2 utama yang akan dibicarakan, apa yang harus dihindari, akan

memastikan SH lebih siap, mempelajari pengetahuan yang dibutuhkan, dan siap berkontribusi dengan kondisi yang tepat.

C. Determine the customer’s desired outcome –

Menentukan apa yang akan diharapkan/diinginkan

Perusahaan dan apa yang diinginkan Customer

APLIKASI C&C

• C&C dilakukan mulai dari morning briefing kepada

wiraniaga

• C&C dilakukan berbeda-beda sesuai karakter

wiraniaga

• C&C dapat hilang bersamaan hilangnya proses ketika

wiraniaga ditugaskan untuk menginput data

KDP/Inquiry masing-masing

• Bila SH yang menginput, maka proses C&C bisa

berjalan

PENDAMPINGAN SH

• Keterlibatan SH akan menjadi guidance dan motivasi

Wiraniaga Trainee untuk dapat menjual dengan lebih baik, di lain hal SH akan membantu rasio kesuksesan penjualan

teamnya.

• SH wajib melakukan review dan pendampingan kepada

Penilaian berdasarkan SDQA

Penilaian dilakukan secara proporsional, setiap bulannya, dengan ketentuan sebagai berikut :

Outlet 3S/1S menunjukkan bukti bahwa SH yang tercatat di bulan tsb melakukan pendampingan terhadap Wiraniaga Trainee, berupa notulen review dan pendampingan SH

Jenis-Jenis Pendampingan

• Pendampingan untuk wiraniaga Baru

• Pendampingan untuk Low/Unperformance

• Pendampingan untuk Low Motivation

FORM PENDAMPINGAN (berdasarkan SDQA)

NO. NAMA

SALESMAN

BENTUK PENDAMPINGAN TGL HASIL

PENDAMPINGAN (LOST/SPK) TANDA TANGAN SH & WIRANIAGA

JOINT VISIT JOINT

CALL

PENDAMPINGAN (CLOSING)