Zulfajri¹, -². ¹Teknik Informatika, Fakultas Teknik Informatika, Universitas Telkom

(1)

PERANGKAT LUNAK SISTEM PENGENDALIAN INTERN PROGRAM PAMERAN DIRECT SELLING PADA CV. ANDI OFFSET BANDUNG SOFTWARE FOR DIRECT

SELLING EXHIBITION PROGRAM INTERNAL CONTROL SYSTEM AT CV. ANDI OFFSET BANDUNG

Zulfajri¹, -²

¹Teknik Informatika, Fakultas Teknik Informatika, Universitas Telkom

Abstrak

Penerbit adalah sebuah badan usaha yang menjalankan bisnisnya dengan cara menerbitkan buku- buku dari beberapa penulis untuk kemudian dipasarkan kepada konsumen, sehingga perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan atau laba dari hasil penjualan kepada konsumen. Dalam menjalankan bisnisnya setiap hari, penerbit harus memiliki sistem yang terorganisasi dengan baik sehingga mampu digunakan sebagai penunjang seluruh proses bisnis yang dimiliki penerbit.

Secara umum sistem ini dikenal sebagai sistem pengendalian internal perusahaan selanjutnya dalam lingkup lebih luas dikenal sebagai sistem informasi perusahaan.

Sistem pengendalian internal menurut American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA), adalah sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi dan semua metode serta ketentuan yang terkoordinasi yang dianut oleh perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, serta memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, dapat

meningkatkan efisiensi usaha, dan dapat mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.

CV. Andi Offset Bandung yang berlokasi di Jl Kembar VII/25 merupakan sebuah cabang

perusahaan penerbit,’CV Andi Offset’, yang berpusat di Yogyakarta memiliki fungsi memasarkan buku-buku dari penerbit pusat. Saat ini CV Andi Offset Bandung memiliki sistem manual dalam melakukan kegiatan bisnis pamerannya. Hal ini menyebabkan banyak kendala dalam kegiatan bisnis CV Andi Offset akibat belum tersedianya sistem berupa perangkat lunak yang bisa membantu dalam menangani proses pengendalian internal pada saat pameran berlangsung.

Pada tugas akhir ini dihasilkan sebuah Perangkat Lunak untuk Sistem Pengendalian Intern Program Pameran Direct Selling CV. Andi Offset Bandung, sehingga kendala ataupun masalah yang dihadapi oleh CV. Andi Offset Metodologi yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metoda waterfall. Pada tahap implementasi dilakukan menggunakan PHP, MySQL dan Ms. Visio.

Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern, direct selling, metode waterfall, sistem informasi

Fakultas Teknik Informatika Program Studi S1 Teknik Informatika

(2)

Abstract

Publisher is an organization runs the business bu publish books from many writer for selling to counsumen, so company get profit from result of selling to consumen. In running business everyday, a publisher must have a good system that organizated so can use as support whole of business process that own by publisher. Generally this system recognize as company information system.

According American Institut Of Certified Public (AICPA), internal control system is control system that embrace organization structure and all method also constituent that adhered by company to preserve asset, also inspect fidelity an how far accountant data can believe, can sum up an work efficiency, and can urge to obey all the policy of company.

CV. Andi Offset Bandung located Jl. Kembar No. VII/25 is a branch company of CV Andi Offset, that located in Yogyakarta has a function for marketing all books from center company. In effort recognize all new book that published recently, CV Andi Offset Bandung doing various promotion one of its by doing direct selling exhibition. In doing direct selling exhibition, CV Andi Offset Bandung has many the adversity. This caused by that not available system like software can use to help in handling internal control system process while direct selling exhibition was on, so, it is needed to build an internal control system software as tools and facilitator exhibition program of CV Andi Offset.

Result of this journal is software for direct selling exhibiton internal control system at CV Andi Offset Bandung. Methodology was used in finishing this journal is waterfall method. In

implementation phase do by using PHP, MySQL dan Ms. Visio.

Keywords : Internal Control System, direct selling, waterfall method, information system

(3)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penerbit adalah sebuah organisasi / badan usaha yang menjalankan bisnisnya dengan cara menerbitkan buku-buku dari beberapa penulis untuk kemudian dipasarkan kepada konsumen, sehingga perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan atau laba dari hasil penjualan kepada konsumen. Dalam menjalankan bisnisnya setiap hari, penerbit harus memiliki sistem yang terorganisasi dengan baik sehingga mampu digunakan sebagai penunjang seluruh proses bisnis yang dimiliki penerbit antara lain dalam hal jaminan mutu buku yang diterbitkan, monitoring penjualan/pendistribusian, maupun pengolahan data secara akurat dan dinamis.

CV. Andi Offset Bandung yang berlokasi di Jl Kembar VII/25 merupakan sebuah cabang perusahaan penerbit,’CV Andi Offset’, yang berpusat di Yogyakarta memiliki fungsi memasarkan buku-buku dari penerbit pusat. Di dalam kegiatan operasional sehari- hari, CV. Andi Offset Bandung berhadapan dengan data yang harus dikelola secara terstruktur dan cepat sesuai dengan kebutuhan.

Dalam upaya mengenalkan buku – buku yang baru diterbitkan, CV. Andi Offset Bandung melakukan berbagai macam kegiatan promosi, antara lain mencetak berbagai macam katalog baru yang berisi judul-judul buku baru yang siap atau bahkan sudah didistribusikan, menerapkan sistem konsinyasi melalui agen, menyediakan website yang berisi informasi tentang buku-buku yang akan / telah diterbitkan, serta melakukan pameran direct selling pada waktu-waktu tertentu.

Pada saat melakukan pameran direct selling, CV. Andi Offset Bandung mengalami banyak kesulitan. Hal ini disebabkan belum tersedianya sistem berupa perangkat lunak yang bisa membantu dalam menangani proses pengendalian intern pada saat pameran berlangsung. CV. Andi Offset Bandung mengharapkan adanya sebuah perangkat lunak sistem pengendalian intern pameran direct selling yang dapat membantu dalam memproses pengolahan data pada saat pameran direct selling berlangsung sehingga dapat meringankan pekerjaan, menekan biaya yang dikeluarkan dan dapat menghemat waktu.

(4)

Dengan memperhatikan pokok permasalahan yang sedang dihadapi CV Andi Offset Bandung, maka sangat diperlukan dibangunnya suatu perangkat lunak sistem pengendalian intern sebagai tools dan fasilisator program pameran direct selling dalam menangani proses pengolahan data yang akurat dan dinamis sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan akibat terjadinya kesalahan audit secara manual.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian singkat seputar permasalahan dan kebutuhan yang sedang dihadapi CV Andi Offset dalam menjalankan bisnisnya khususnya pada saat melangsungkan pameran direct selling maka dapat dibuat beberapa perumusan masalah dalam tugas akhir ini antara lain :

1. Bagaimana menemukan spesifikasi kebutuhan user (dalam hal ini adalah CV Andi Offset) secara benar dengan cara melakukan interview dan analisa lapangan secara langsung

2. Bagaimana merancang sebuah perangkat lunak untuk sistem pengendalian pada pameran direct selling CV Andi Offset sesuai kebutuhan user/

perusahaan.

3. Bagaimana membangun sebuah perangkat lunak yang cukup baik untuk sistem pengendalian CV Andi Offset dengan memperhatikan faktor resiko dan keamanan aplikasi yang dibuat sampai tahap implementasi pada perusahaan ybs.

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah merancang dan mengimplementasikan Perangkat Lunak Sistem Pengendalian internal Program Pameran Direct Selling.

Perangkat Lunak yang dibuat memiliki kemampuan untuk :

1. Membantu perusahaan melakukan pengendalian intern saat pameran dengan menyediakan data yang sesuai dengan fungsi pengendalian internal.

2. Memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengolah data pada saat pameran direct selling.

3. Membuat suatu Perangkat Lunak Sistem Pengendalian Internal Program Pameran Direct Selling khusus untuk CV ANDI OFFSET Bandung.

(5)

1.4 Batasan Masalah

Yang menjadi batasan masalah dalam tugas akhir ini adalah : 1. Penelitian dilakukan pada CV. Andi Offset Bandung.

2. Hanya menangani bagian operasional penerbit yang meliputi pengolahan data pada pameran direct selling CV. Andi Offset Bandung.

3. Perangkat lunak yang akan dibangun sudah dapat digunakan perusahaan untuk tujuan bisnisnya dalam hal pengendalian internal perusahaan pada saat melangsungkan pameran

4. Pada tugas akhir ini, keamanan jaringan perangkat lunak pada saat implementasi tidak diperhatikan, dibatasi hanya sampai pada masalah keamanan akses pada awal login.

5. Perangkat lunak yang akan dibangun menggunakan PHP V 4.1, MySQL, dan Apache V 1.3.x.x

1.5 Metodologi Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini digunakan metode penyelesaian sebagai berikut:

1. Pengkajian bahan pustaka.

2. Melakukan survey dilapangan yang berfungsi untuk pengambilan data.

Pengambilan data ini dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain : a. Observasi

b. Wawancara

Pada tugas akhir ini pengambilan data dilakukan dengan cara pada point (b) 3. Tahap pembuatan Perangkat Lunak Sistem Pengendalian Intern Program

Pameran Direct Selling pada CV. Andi Offset Bandung menggunakan metoda pengembangan perangkat lunak Linier Sequential Model (Waterfall Model) dengan cakupan aktifitas sebagai berikut :

a. Analisis Sistem

Mengidentifikasi permasalahan, mempelajari sistem yang ada dan melakukan evaluasi serta menyuimpulkannya.

b. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Melakukan perencanaan dan pendefinisian kebutuhan pemakai.

(6)

c. Perancangan Perangkat Lunak

Dalam tahap ini dilakukan pengidentifikasian komponen – komponen perangkat lunak seperti fungsi, aliran data, penyimpanan data dan spesifikasi hubungan antar komponen.

d. Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penterjemahan hasil rancangan dan menuliskannya kesuatu bahasa program (coding).

e. Pengujian

Melakukan pengujian perangkat lunak secara modular dan terintegrasi.

1.6 Sistematika Pembahasan - Bab I Pendahuluan

Bab I terdiri dari beberapa sub-bab antara lain : latar belakang, rumusan masalah, tujuan tugas akhir, batasan masalah, metodologi, dan sistematika pembahasan.

- Bab II Dasar Teori

Bab ini akan menjelaskan tentang definisi pengendalian intern, program pameran, direct selling, perangkat lunak, Metoda Waterfall, PHP, MySQL.

- Bab III Analisis Dan Perancangan

Bab III akan memberikan gambaran secara umum tentang perangkat lunak, kebutuhannya serta perancangan perangkat lunak yang akan dibuat dalam tugas akhir ini.

- Bab IV Implementasi Dan Analisa Hasil

Berisi pembahasan implementasi detail sistem dan antar muka sistem, keterangan mengenai pengimplementasian sistem dan evaluasi terhadap sistem.

- Bab V Kesimpulan Dan Saran

Berisi kesimpulan dari hasil penelitian tugas akhir ini serta saran-saran untuk pengembangan lebih lanjut.

(7)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan studi literature dan kajian terhadap sistem lama di lingkungan CV Andi Offset Bandung sehingga menghasilkan sebuah sistem baru berupa aplikasi SPIPDS sebagai tools pendukung bisnis pameran direct selling, maka didapat kesimpulan bahwa:

1. Pada saat melakukan pameran direct selling, CV. Andi Offset Bandung mengalami banyak kesulitan. Hal ini disebabkan belum tersedianya sistem berupa perangkat lunak yang bisa membantu dalam menangani proses pengendalian intern pada saat pameran berlangsung sehingga sangat diperlukan dibangunnya suatu perangkat lunak sistem pengendalian intern sebagai tools dan fasilisator program pameran direct selling dalam menangani proses pengolahan data yang akurat dan dinamis sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan akibat terjadinya kesalahan audit secara manual.

2. Pembangunan perangkat lunak SPIPDS CV Andi Offset Bandung mampu meningkatkan kinerja dan omzet perusahaan khususnya untuk program pameran direct selling yang dilakukan secara periodik dan pengontrolan dapat dilakukan lebih terstruktur sehingga pengambilan keputusan lebih cepat dan tepat.

3. Sistem baru yang telah dibuat sudah efektif karena mampu menghasilkan tujuan-tujuan yang diharapkan.Aplikasi telah menyimpan data-data yang dibutuhkan dan melakukan pengecekan kondisi layak atau tidak layak suatu proses di eksekusi disertai hasil ’grafik pendapatan per pameran’ dan hasil ’cek kelayakan pameran’.

4. SPIPDS membantu dalam proses pengolahan data pada saat pameran sehingga dapat meringankan pekerjaan, menekan biaya yang dikeluarkan dan dapat menghemat waktu sekalipun resiko sistem tetap menjadi bahan perhatian tetapi untuk meminimalisasikan resiko tersebut yaitu dengan melakukan Back-up dan Recovery data pada durasi waktu tertentu (secara berkala dan teratur) dan mengadakan training secara berkala untuk meng-update kemampuan SDM.

(8)

5. Aplikasi SPIPDS CV Andi Offset membantu dalam pembuatan dan pengambilan keputusan secara cepat oleh pihak manajemen perusahaan melalui laporan yang cepat, tepat, dan dinamis.

5.2 SARAN

1. Perlu dilakukan integrasi secara menyeluruh antar sub sistem CV Andi Offset sehingga pengendalian intern dapat dilakukan secara terpusat dimana hal ini akan sangat membantu pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan dan membuat perancangan langkah bisnis perusahaan.

2. Aplikasi SPIPDS CV Andi Offset perlu dikembangkan lebih lanjut sehingga dapat mengakomodasi seluruh proses dan bisnis yang berlangsung dilingkungan intern CV Andi Offset khususnya area Operasional Bandung maupun di pusat sehingga pendistribusian produk lebih baik lagi untuk peningkatan omzet perusahaan.

(9)

DAFTAR PUSTAKA

[KOR97] Korth, Henry.F & Siberschatz, Database System Concept, McGraw- Hill, New York 1997.

[NAR04] Narotama Ch. & Radianto, Wirawan E.D, Sistem Pengendalian Internal Dalam Organisasi BPR, Adicita Karya Nusa, Yogyakarta, 2004

[RAY97] McLeod, Raymond, Information Management System, PrenHall, 1997 [PRE02] Pressman, Roger S, Software Engineering. 4^th Edition. Singapore :

McGraw-Hill, 1997

[YOU89] Yourdons,Edwards,Modern Structured Analysis, Prectice e-Hall, Inc : Englewood Clifs, New Jersey, 1989

[MIN87] Mintzberg, H., Crafting Business Strategy, Harvard Business Review, 1987 [JAM58] March, James G. & Simon, Herbert, Organizations, Jhon Wiley & Sons,

1958

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)