LANDASAN TEORI
2.1 Teori khusus
2.1.1 New Information Economics (NIE)
Menurut Benson et al (2004, p99), New Information Economics adalah sekumpulan praktek yang terkoordinir berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen tekhnologi informasi (teknologi informasi), dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif teknologi informasi .
Gagasan dasar dari New Information Economics adalah sebuah perusahaan seharusnya melakukan investasi pada teknologi informasi yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan operasi yang efisien, dan memang sudah seharusnya tidak menginvestasikan pada hal-hal yang tidak diperlukan.
Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan bergantung pada tujuan berikut (Benson et al ,2004, p4) :
1. Tujuan Pengurangan Biaya
Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya teknologi informasi dan mempertahankan kontribusi yang dibuat teknologi informasi ke bottom-line. Kinerja teknologi informasi tetap seperti sebelumnya, namun biaya berkurang.
2. Tujuan biaya stabil
Manajemen perusahaan dapat terus meningkatkan kegunaan TI dan tetap dengan pertumbuhan bisnis, dan dapat mengontrol seluruh biaya yang digunakan teknologi informasi . teknologi informasi dapat meningkatkan dukungannnya pada bisnis dan dampaknya pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sekarang.
3. Tujuan "Sweet Spot"
Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. teknologi informasi dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom-line.
Sasaran titik idealnya ”Sweet Spot”, yaitu mencapai kombinasi pengurangan biaya dan memperbaiki dampak pada bottom-line. Teknologi informasi dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom-line.
2.1.1.1 Tehnik New Information Economics
Menurut Benson et al (2004, p9-10), tehnik NIE terdiri dari dua bagian yaitu 5 tehnik dasar dan 3 tehnik pendukung.
Gambar 2.2 Lima Tehnik New Information Economics
Kelima tehnik dasar tersebut yakni : 1. Demand/ Supply Planning
Menterjemahkan strategi bisnis ke dalam tahapan yang memberikan arah yang jelas pada teknologi informasi akan apa yang diharapkan perusahaan (arahan strategi perusahaan). Manajer bisnis dan teknologi informasi mencapai kesepakatan akan ke mana arah perusahaan dan apa yang dapat dilakukan teknologi informasi untuk mendukung hal tersebut. Mereka melakukan hal ini dengan menciptakan penggerak bisnis yang dapat dilihat dari harapan strategi bisnis dan menterjemahkannya ke dalam strategi kebutuhan teknologi informasi. Harapan
strategi manajemen menciptakan penggerak untuk teknologi informasi dan kebutuhan strategi teknologi informasi menciptakan 'permintaan' strategi bisnis untuk teknologi informasi , dimana perencanaan strategi teknologi informasi harus mengantarkan solusi teknologi sebagai "persediaan strategi". Hasilnya adalah agenda strategi penggunaan teknologi informasi dalam bisnis yang dapat diubah ke dalam perencanaan dan tindakan teknologi informasi .
Menurut Benson et al (2004, p 179), proses perencanaan yang ideal berhadapan dengan elemen-elemen sebagai berikut :
Tabel 2.1 Strategic Intention to IT Strategic Plan
Tehnik perencanaan strategis Demand / Supply dimulai dari arahan bisnis tingkat tinggi dan penciptaan strategi serta rencana tindakan-tindakan untuk menggerakkan kegiatan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mencapai arahan strategi tersebut.
Umumnya proses perencanaan strategis perusahaan gagal untuk eksplisit memperhitungkan kegiatan-kegiatan dan strategi-strategi teknologi informasi, baik front-end (yaitu sebagai penggerak dari strategi bisnis baru) atau sebagai back-end (yaitu penyedia kemampuan dari arahan strategis).
Gambar 2.3 Strategic Demand/Supply Planning in the Value Chain 2. Innovation
Menurut Benson et al (2004, p187-192), teknologi informasi telah dan masih menjadi alat pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Saat ini TI diharapkan tidak hanya menambah nilai pada perusahaan atas kemampuan dalam merespon kebutuhan bisnis, tetapi juga menciptakan peluang bisnis melalui inovasi yang berupa kombinasi dari kemampuan TI dengan kebutuhan pelanggan. Peluang tadi bukan hanya peluang dalam penghematan biaya etapi juga penciptaan pasar baru dan penawaran pelanggan baru.
Gambar 2.4 Praktek Perencanaan Alignment / Innovation
Sebagai akibatnya, maka TI akan mendorong terjadinya penyelarasan budaya (pengelolaan dan metodologi proyek, metodologi perencanaan dan sebagainya) dan budaya inovasi (TI mampu menciptakan dan membedakan produk, pasar dan pelanggan potensial). Dibawah ini adalah tabel yang menjelaskan ciri-ciri perusahaan yang berhasil memunculkan dan memberi penghargaan terhadap inovasi
Tabel 2.2 Aspek Budaya Inovasi
Tehnik Innovation pada NIE terdiri dari empat komponen, yaitu :
Adalah telaah untuk pengelolaan teknologi informasi dan manajemen atas perubahan faktor bisnis dan teknologi yang akan memberi pengaruh pada bisnis. Proses ini menghasilkan sebuah teknologi dan laporan status bisnis dan menggunakan penelitian eksternal, arsitektur teknologi informasi dan perencanaan dan informasi bisnis untuk menyelidiki teknologi dan bisnis mempengaruhi bisnis dan teknologi informasi .
Gambar 2.5 Kompenen dan Pertanyaan Perencanaan Inovasi
Innovation visioning (visi inovasi)
Mengembangkan alternative visi untuk menjawab perubahan teknologi dan bisnis serta memperoleh kesepakatan atas alternative visi. Business Context and Choises (konteks dan pilihan bisnis)
Membuat pilihan tentang visi / arahan perusahaan yang akan menentukan bagaimana bisnis dapat berfungsi. Visi inovasi mengembangkan visi alternatif/arah secara luas untuk perusahaan, merespon terhadap perubahan teknis dan bisnis, dan membangun sebuah
rangkaian persetujuan dari visi alternatif/arah. Proses ini melibatkan manajer bisnis dan teknologi dalam menempatkan pertanyaan “Apa yang dapat kita lakukan?” Kesenjangan potensial dan perubahan potensial pada perencanaan bisnis klien dan perencanaan stratejik diidentifikasikan ditiap skenario.
Actionable Innovation (inovasi yang dapat ditindak lanjuti)
Mengembangkan rencana scenario dan prototip tindakan untuk melakukan inovasi.
Perubahan pada strategi bisnis melalui kemampuan teknologi informasi. teknologi informasi biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan tak jarang, arah perubahan bisnis bergantung pada apa yang mungkin dapat dibuat oleh teknologi informasi. Praktek ini secara explicit menggerakkan manajemen bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh teknologi informasi dan juga menyediakan cara merubah kesempatan tersebut menjadi strategi bisnis dan perencanaan taktik. Hasilnya adalah kumpulan kesempatan bisnis yang kompetitif dan lebih kuat.
Menurut Wheelen dan Hunger (2002, p309-310) yang menyadur buku Peter Ducker yang berjudul innovation and entrepreneurship mengajukan tujuh peluang sumber inovasi yang dapat diteliti oleh orang yang tertarik memulai usaha wiraswasta, baik didalam membangun perusahaan maupun sebagai usaha kecil mandiri. Empat inovasi pertama berasal dari dalam industri sendiri sedangkan tiga terakhir muncul dari lingkungan sosial. Tujuh sumber tersebut adalah sebagai berikut:
1. The Unexpected
Kesuksesan yang tidak terduga, kegagalan yang tidak terduga, atau kejadian diluar dugaan dapat menjadi gejala dari peluang yang tidak biasa.
2. The Incongruity
Ketidak sesuaian hasil yang diinginkan antara kenyataan dan apa yang dianggap orang-orang, atau antara apa sebenarnya dan apa yang seharusnya dilakukan, dapat menciptakan peluang inovasi.
3. Innovation Based on Process Need
Saat sebuah hubungan lemah terlihat jelas di dalam sebuah proses tertentu, tetapi orang-orang disekitarnya melakukan sesuatu untuk mengatasinya, sebuah peluang dihadirkan untuk orang atau perusahaan yang bersedia untuk bekerja lebih keras.
4. Changes in Industry or Market Structure
Sebuah usaha telah siap untuk sebuah produk inovasi, service, aatau pendekatan pada bisnis saat pondasi yang mendasari industri atau pasar berubah.
5. Demographics
Perubahan pada jumlah populasi, tingkatan usia, komposisi, pekerjaan, tingkat pendidikan, dan pendapatan dapat menciptakan peluang untuk inovasi.
6. Changes in Perception, Mood, and Meaning
Peluang untuk inovasi dapat berkembang saat sebuah asumsi, perilaku dan kepercayaan masyarakat berubah.
7. New Knowledge
Peningkatan dalam pengetahuan ilmiah maupun nonilmiah dapat menciptakan produk baru dan pasar baru. Kemajuan pada 2 wilayah berbeda terkadang dapat disatukan untuk membentuk dasar dari produk baru.
3. Prioritization
Menurut Benson et al (2004, p141-145), dasar dari prioritas bisnis merupakan alat untuk menilai dampak bottom line dari proyek teknologi informasi dan memakia sumber daya terpercaya. Prioritization memfokuskan untuk menaksir nilai bisnis dalam kaitannya dengan dampak bottom line, dari investasi teknologi informasi yang diusulkan.
Menganalisa dampak bisnis dari inisiatif teknologi informasi , memberi prioritas pada proyek, dan menyetujui sumber daya kepada proyek bernilai tertinggi. Perusahaan seharusnya menghabiskan uang hanya pada proyek yang secara langsung berhubungan dengan harapan strateginya. Praktek ini mengatakan pada manajer proyek, teknologi informasi mana yang secara kuat mendukung harapan strategi dan mengurutkan mereka berdasarkan dampak bisnis di masa depan. Sebagai hasil, uang dihabiskan ditempat yang tepat, untuk alasan yang tepat dan secara bersama manajer bisnis dan teknologi informasi menyetujui keputusan tersebut.
Secara mekanisme, proses prioritization melibatkan 5 tahapan, yaitu :
1. Proses tersebut menyatukan manajer senior dalam menentukan strategic intention untuk perusahaan, dengan menyetujui berat relative untuk setiap strategic
intention tersebut dan dilanjutkan dengan kesepakatan bersama mengenai definisi dan skala untuk proyek teknologi informasi mana yang akan di taksir. Melalui tahapan pembentukan kesepakatan bersama ini, manajer senior dapat yakin dengan penafsiran yang konsisten dari strategic intention.
2. Semua teknologi informasi proyek diuraikan didalam terminology jangka bisnis yang konsisten juga singkat, menyediakan sumber yang tunggal untuk semua tujuan teknologi informasi . Sponsor bisnis dari tiap proyek bertanggung jawab atas uraian ini. Dengan cara ini, perusahaan mempunyai suatu pandangan yang berorientasi bisnis tentang teknologi informasi nya secara lengkap.
3. Penggunaan definisi cause-and-effect skala untuk masing-masing tujuan yang strategis, para manajer menilai dampak yang diramalkan dari tiap manajer memperhatikan cause-and-effect hubungan antara proyek dan arahan strategi: jika kita lakukan proyek ini, dampak apa berakibat pada masing-masing dari niat yang strategic intention? Masing-masing manajer harus menilai semua proyek. Langkah ini mengakibatkan pemahaman yang luas di bisnis para manajer dari semua teknologi informasi , bagaimana mereka menghubungkan semua bagian-bagian dari bisnis, dan dampak mereka terarah.
4. Dalam forum bersama, para manajer meninjau ulang semua penaksiran. Hal ini memungkinkan untuk diskusi terbuka untuk penilaian yang berbeda dan pengembangan persetujuan yang berikut telah menghasilkan prioritas.
5. Teknologi informasi mengembangkan suatu proyek yang diusulkan berdasarkan pada prioritas, batasan sumber daya, dan ketergantungan penjadwalan
Gambar 2.6 Pemberian skor prioritas pada proyek
4. Alignment
Menganalisa dampak bisnis dari aktivitas teknologi informasi yang sudah ada. Setiap uang yang dihabiskan untuk menjaga sistem yang ada adalah uang yang tidak dihabiskan untuk pengembangan baru. Jadi, manajer teknologi informasi dan bisnis dapat memutuskan inisiatif teknologi informasi yang manakah yang seharusnya mendapatkan sumber daya perusahaan, daripada beranggapan bahwa semua yang sekarang beroperasi adalah kritis bagi bisnis dan harus didukung pada tingkat sumber daya yang ada. Hasilnya adalah pendekatan yang lebih beralasan untuk menghabiskan uang pada aktivitas yang ada, daripada untuk pengembangan baru.
Gambar 2.7 Alignment / Assessment
Tehnik Alignment menilai sebab dan akibat antara kegiatan TI yang ada, arahan strategi dan operasional perusahaan. Tehnik ini memberikan suatu cara untuk melihat keputusan sumber daya masa lalu pada kebutuhan saat ini dan masa depan dan menghilangkan sumber daya dari kegiatan yang berkinerja rendah yang digunakan untuk kegiatan yang berkinerja itnggi yang mendukung arahan strategi perusahaan. Tehnik Alignment ini dibagi menjadi tiga bagian yaitu :
Strategic alignment, yang mengalamatkan pada penyelarsan aset TI (application, infrastructure, services dan management) ke arahan strategi bisnis.
Gambar 2.8 Strategic Alignment :Six Test
Gambar diatas ini menunjukkan bahwa dua dimensi portfolio alignment diselaraskan dengan tiga portfolio.
Internal IT Alignment, yang mengalamatkan bagaimana setiap aset TI mendukung lainnya dan secara nyata bagaimana services dan infrastruktur mendukung aset aplikasi.
Gambar 2.9 Internal IT Alignment : Six Tests
Functional Alignment, yang mengalamatkan pada level service, quality, functionality, technology dan intensitas pengguna.
Berdasarkan dari keterangan yang terdapat pada situs Wiley ( www.wiley.com), skor portofolio assessments memiliki skala (0-5). Menurut Benson
et al (2004, p150-156), praktek prioritization memungkinkan manajemen untuk menyetujui sumber daya untuk initiatives teknologi informasi yang diusulkan berdasarkan bottom line dan hubungannya terhadap strategic intention, maka praktek aligment melakukan hal yang sama untuk aplikasi teknologi informasi dan infrastruktur yang telah ada.
Tabel 2.3 Contoh Aligment Data
Untuk setiap penilaian alignment , skala yang digunakan seperti pada tabel dibawah ini :
Tabel 2.4 Skala Penilaian Alignment
5. Performance Measurement
Mengukur kinerja teknologi informasi dengan cara yang berhubungan dengan bisnis. Sangat mudah untuk menghitung kinerja teknologi informasi pada tahap operasional dan taktik, tapi sangat sulit untuk mengukur dampak teknologi informasi pada bisnis. Praktek ini mencampur keduanya dan memungkinkan teknologi informasi untuk mengetahui apa yang harus diukur, bagaimana mengelola teknologi informasi berdasarkan ukuran tersebut, dan bagaimana mengkomunikasikan kinerja tersebut kepada manajer bisnis dengan cara yang dapat mereka mengerti. Hasilnya meningkatkan performa teknologi informasi dan meningkatkan komunikasi dengan manajemen bisnis.
Sedangkan 3 tehnik pendukung NIE sendiri adalah : 1. IT Impact Management
Dampak pengelolaan teknologi informasi berhubungan dengan pengelolaan budaya suatu perusahaan dan memberikan suatu kerangka kerja untuk memperlihatkan hal apa saja yang penting bagi perusahaan.
2. Portfolio Management
Pengelolaan portfolio memberikan pertimbangan mengenai seluruh pengeluaran teknologi informasi , menyediakan kerangka kerja holistik untuk membuat prioritas dan keputusan investasi manajemen.
3. Culture Management
Pengelolan budaya memungkinkan perusahaan untuk berhubungan dengan budaya yang ada diperusahaan untuk menghilangkan hambatan terhadap perubahan proses manajemen.
2.1.1.2 Tujuan New Information Economics
Menurut Benson et al (2004, pp68-69), tujuan NIE secara keseluruhan, yaitu :
Menyediakan kemampuan melihat 100 % pengeluaran teknologi informasi
Membuat kerangka kerja untuk perencanaan melalui anggaran (mendukung rantai nilai strategi bottom-line).
Tehnik NIE Demand/ Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk :
Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan arahan strategi yang ada dalam perusahaan.
Membuat pondasi untuk mengakses portfolio yang ada dan mendefinisikan portfolio strategi yang akan datang.
Menetapkan istilah-istilah yang konsisten antara bisnis dan teknologi informasi .
Menjelaskan kearah mana sumber daya teknologi informasi akan dipergunakan dan menghubungkannya dengan anggaran dan proses perencanaan perusahaan.
Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan teknologi informasi , termasuk pembaharuan dan pertumbuhan. Menetapkan hubungan dengan pengukuran kinerja.
Tehnik NIE Prioritization bertujuan untuk : Menetapkan dasar strategi untuk alokasi
Menyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi yang akan datang
Menyediakan dasar untuk melakukan penaksiran resiko dan manfaat proyek
Tehnik NIE Alignment bertujuan untuk :
Menetapkan dasar-dasar untuk melakukan layanan, kualitas, keandalan dan penaksiran resiko.
Menetapkan informasi beberapa tahun ke depan untuk penyelarasan.
Menghubungkan 100% pengeluaran teknologi informasi pada strategi bisnis teknologi informasi .
Tehnik NIE Performance Measurement bertujuan untuk :
Menyediakan kerangkan kerja untuk melakukan pengukuran kinerja dari 100% pengeluaran teknologi informasi .
Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi Menghubungkan kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh portfolio.
2.1.1.3 Pedoman Mendapatkan Hasil NIE
Menurut Benson et al (2004, p19), untuk mendapatkan hasil NIE manajemen harus menjawab pertanyaan dibawah ini sebagai pedoman. 1) Pertanyaan yang memberikan hasil (Affordability Questions)
a. Apa yang dapat kita peroleh dari investasi teknologi informasi ? b. Apakah dapat kita kurangi biaya teknologi informasi yang tidak
perlu ?
c. Apakah kita dapat merancang ulang biaya untuk mendukung kebutuhan proyek ?
2) Pertanyaan yang berdampak (Impact Questions)
a. Apakah investasi teknologi informasi sudah tepat sasaran ?
b. Apakah strategi bisnis perusahaan dapat mengendalikan tindakan teknologi informasi dan menghasilkan pada dampak bottom line ? c. Apakah kita memperoleh dampak bottom line dari pengoperasian
teknologi informasi ?
d. Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan tingkat operasional teknologi informasi ?
2.1.2 Critical Success Factors
Proses perencanaan yang efektif , keputusan sumber daya yang tepat, dana yang mencukupi, proyek-proyek dan perencanaan adalah suatu pondasi, dimana ini digunakan bersama dalam suatu proses bisnis untuk mendapatkan hasil yang baik.
Perusahaan bisa mendapatkan hasil seperti pilihan proyek yang tepat, mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan, meingkatkan kinerja karyawan dan tindakan manajemen yang tepat jika:
o Proses bisnis dan perencanaan IT sepenuhnya terintegrasi dan terhubung o IT memudahkan inovasi yang berdampak pada perencanaan bisnis dan
menghasilkan strategi baru dan memperbaiki cara untuk menoimplementasikan strategi bisnis yang ada
o Keseluruhan pembelanjaan IT termasuk pengembangan, pengoperasian, pemeliharaan dan layanan diarahkan dengan strategi bisnis yang ada
o Kinerja bisnis dan tekhnikal TI dijalani
o Tim manajemen bisnis dan TI secara konsisten menjalankan proses manajemen yang mana meningkatkan kontribusi TI ke kinerja bottom-line o Proses perencanaan dan manajemen fokus pada invesatsi IT secara
keseluruhan termasuk proyek dan dana lights-on
o Manajer bisnis dan TI berpartisispasi secara efektif pada proses manajemen ini
Critical sucess faktor berguna untuk :
o Memperoleh keputusan / hasil yang baik
o Menghapus aset dan sumber yang tidak diperlukan / kinerjanya tidak bagus o Meningkatkan kinerja aset dan sumber yang ada
2.1.3 The Strategy to Bottom Line Value Chain
Menurut Benson et al (2004, p92), The Strategy to Bottom Line Value Chain adala suatu rangkaian dari proses manajemen yang terhubung dan dijabarkan dalam proyek dan anggaran operasional serta pengukuran kinerja untuk memantau tindakan dan dampak bottom line.
Gambar 2.10 12 tahapan dalam The Strategy to Bottom Line Value Chain
Tabel 2.5 Rantai Nilai Strategi ke Bottom Line
Rantai Nilai Strategi ke Bottom Line
P er en ca n a an S tr at eg i
Nama pengantar Deskripsi Pengantar
1 Arahan strategi bisnis Misi ditambah bobot intensi strategi
2 Menilai portofolio Penyetaraan sebagai-adalah, kualitas, layanan, teknis, penggunaan
3 Agenda strategi TI untuk penggunaan TI
Intensi strategi ke inisiatif strategi
4 Perencanaan strategi TI Intensi strategi ke inisiatif strategi
5 Kebutuhan strategi TI Inisiatif-jangkauan 3-5 tahun, format Portfolio
6 Proyek Realitis, proyek yang dapat dilakukan
P
er
en
7 Perencanaan proyek tahunan Jangkauan 1 tahun, fomat portofolio
8 Perencanaan bisnis tahunan Dokumentasi berdasarkan praktek perusahaan 9 Perencanaan TI tahunan Dokumentasi berdasarkan praktek perusahaan 10 Modal dan anggaran proyek
tahunan
Dokumentasi berdasarkan praktek perusahaan
11 Anggaran TI berjalan tahunan Dokumentasi berdasarkan praktek perusahaan 12 Pengukuran kinerja Dokumentasi berdasarkan praktek perusahaan
Penjelasan ke-12 elemen tersebut yaitu :
1) Arahan strategi bisnis (Business Strategic Intentions)
Arahan strategi bisnis merupakan strategi dan perencanaan manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi dan operasional. Setiap arahan strategi perusahaan disertai dengan tujuan, ukuran dan bobot. Arahan strategi bisnis digunakan oleh lima praktek NIE yang isinya adalah misi perusahaan ditambah dengan arahan strategi
2) Taksiran portfolio (Assessed Portfolios)
Merupakan kumpulan sumber daya yang digunakan untuk praktek NIE sebagai alat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan sumber daya dan investasi TI. Portfolio aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen digunakan untuk menganalisa penyelarasan, layanan, kualitas, teknis, dan intensitas penggunaan. Perkiraan Portfolio digunakan untuk perencanaan dan pengembangan strategi kebutuhan TI melalui proyek. Isinya adalah penyetaraan sebagai-adalah, layanan,
kualitas, teknologi, dan intensitas penggunaan setiap aplikasi pada Portfolio.
3) Agenda strategi TI untuk penggunaan TI (Strategic IT Agenda For Use Of IT)
Merupakan hasil dari strategi perencanaan TI. Strategi Agenda TI mendefinisikan harapan bisnis terhadap TI untuk sesuai dengan tujuan strategi bisnis. Strategi agenda TI digunakan untuk menjalankan strategi keperluan TI dan proyek, sebagaimana juga membuat kewajiban pengelolaan bisnis untuk menghasilkan dampak bottom-line dari pengeluaran TI. Isinya Strategic Intention manajemen bisnis untuk penggunaan TI, tujuan strategi untuk penggunaan TI, dan inisiatif strategi TI untuk mencapai Strategic Intention bisnis perusahaan.
4) Perencanaan strategi TI (Strategic IT Plan)
Merupakan hasil dari perencanaan strategi TI. Perencanaan ini mendefinisikan hal-hal yang harus dilakukan organisasi TI untuk memenuhi kebutuhan agenda strategi TI. Perencanaan ini digunakan sebagai kerangka strategi anggaran TI yang sedang berjalan dan proyek yang berhubungan dengan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung proyek bisnis. Isinya Strategic Intention organisasi TI untuk mendukung TI memenuhi kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas.
5) Kebutuhan strategi TI (IT Strategic Requirements)
adalah pernyataan prioritas dari program dan inisiatif yang selama perencanaan strategi akan memenuhi kebutuhan agenda strategi TI dan strategi intention bisnis. Ini adalah Portfolio inisiatif strategi, dalam
jangkauan 3 sampai 5 tahun, untuk mencapai kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention bisnis. 6) Proyek (Projects)
Proyek spesifik didefinisikan sebagai respon bagi program dan inisiatif yang didefinisikan dalam kebutuhan strategi Proyek adalah kandidat untuk praktek prioritas dan dicantumkan dalam perencanaan proyek tahunan atau anggaran. isinya realistis, proyek yang dapat dilakukan. (bukan merupakan hasil NIE)
7) Perencanaan proyek tahunan (Annual Project Plan)
Perencanaan ini adalah kumpulan proyek tahunan yang diharapkan untuk diambil pada tahun fiskal berjalan. Tentu, perspektif proyek "tahunan" tidak tepat waktu atau cukup responsif untuk kebanyakan bisnis, jadi deliverable ini biasanya dievaluasi setiap seperempat tahun ataupun lebih sering untuk beberapa bisnis dinamis. isinya adalah Portfolio dari proyek yang dijadwalkan, dengan sumber daya yang ditetapkan, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention.
8) Perencanaan bisnis tahunan (Annual Business Plan)
Perencanaan ini adalah kumpulan rencana taktikal dan operasional tahunan untuk unit bisnis. Ini merupakan dasar untuk membuat perencanaan proyek tahunan dan mendefinisikan hal-hal yang unit bisnis perlukan dari TI
9) Perencanaan TI tahunan (Annual IT Plan)
Perencanaan ini merupakan kumpulan perencanaan taktik dan operasional untuk organisasi TI. Perencanaan ini juga merupakan dasar untuk
membuat anggaran TI yang sedang berjalan untuk mendukung unit bisnis. Isinya terdokumentasi menurut praktek perusahaan (bukan merupakan hasil NIE)
10) Modal dan Anggaran Proyek Tahunan (Annual and Capital Project Budget)
Anggaran proyek adalah kumpulan anggaran investasi untuk proyek tahun itu. Anggaran proyek ini berdasarkan "kemampuan yang dapat diberikan" untuk unit bisnis. Tentu, anggaran ini mungkin berdampak dari kejadian bisnis selama tahun berjalan, dan juga biasanya dievaluasi seperempat tahun sekali atau lebih sering bergantung dari dinamika bisnis. isinya terdokumentasi berdasarkan praktek perusahaan.
11) Anggaran TI berjalan tahunan (Annual Lights On Budget)
Anggaran ini merupakan dasar untuk aktivitas organisasi TI tahun berjalan. Anggaran ini menyediakan semua layanan dan dukungan yang tidak disediakan oleh anggaran proyek. digabungkan dengan anggaran proyek, 100% pengeluaran TI telah didefinisikan. isinya terdokumentasi berdasarkan praktek perusahaan.
12) Metrik Pengukuran Kinerja (Performance Measurement Metrics) Pengukuran ini adalah kumpulan ukuran TI dan penggunaan TI dalam bisnis. isinya terdokumentasi berdasarkan praktek perusahaan.
2.1.4 Connect to The Bottom Line
Ada tiga cara untuk menghubungkan pengeluaran total TI dengan bottom line:
Pada umumnya , perusahaan mengeluarkan uang pada TI sebagai biaya perusahaan jadi mengeliminasi proyek atau mengurangi biaya operasional akan mempengaruhi dampak garis bawah
Suatu investasi TI baru akan berlangsung menghasilkan pendapatan atau mengurangi pengeluaran dan secara langsung menghubungkan TI ke garis bawah.
Yang lebih penting, suatu pembelanjaan TI dapat memungkinkan atau atau mendukung kegiatan bisnis yang berdampak pada garis bawah.
Pendekatan dasar untuk menghubungkan kegaris bawah mempunyai tiga elemen yaitu :
Dengan memprioritaskan semua investasi TI yang berdasarkan pada bottom line (termasuk resiko), perusahaan memperbaiki kemampuan perusahaan dalam kinerjanya melalui pemilihan invesatsi yang berdampak tinggi dan menghapus atau mengerjakan ulang investasi yang berkinerja rendah
Dengan menandakan pembelanjaan TI lights on (misal: infrastruktur, aplikasi yang sedang berjalan) ke bisnis, perusahaan memperbaiki keseluruhan kinerja bottom line dengan mengubah atau menghapus kegiatan yang berimpak rendah.
Dengan memahami elemen-elemen biaya pada pengeluaran TI dan menaksir kinerja pengeluaran operasional dalam teknologi, arsitektur, kualitas, tingkat layanan, perusahaan meningkatkan semua
kinerja bottom line dengan menghilangkan kegiatan-kegiatan yang berkinerja rendah.
2.1.4.1 Dampak Garis Bawah berdasar pada Sebab dan Akibat
Kunci untuk menilai dampak garis bawah adalah menentukan sebab dan akibat. Karena TI adalah satu langkah dari garis bawah, kami melihat untuk rantai hubungan antara pembelanjaan TI dan dampak garis bawah secara langsung.
Kunci untuk sebab dan akibat pada bottom line adalah tindakan manajemen. Bila kita hanya membeli infrastruktur, membuat aplikasi, atau beli aplikasi tidak akan berarti apa-apa apabila unit bisnis tidak mengambil tindakan dan para manajer merubah cara mereka bekerja.
Gambar 2.11 Cause-and-Effect to Bottom Line
Kunci untuk sebab dan akibat pada bottom line adalah masa mendatang. Pada tingkat bawah, ini adalah dasar perubahan manajemen untuk bisa berhasil pada sebuah proses bisnis atau perilaku berbisnis
untuk mencapai pengurangan atau peningkatan biaya. Tindakan manajemen masa mendatang merupakan target yang bergerak yang akan dipengaruhi oleh prubahan kondisi bisnis dan juga perubahan tim manajemen.
2.1.4.2 Strategic Intentions (Arahan Strategi)
Menurut Benson et al (2004, p38), Intentions adalah merefleksikan apa yang akan manajemen lakukan pada masa mendatang. Strategic Intentions merupakan suatu rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningktakan efektifitas strategi maupun operasional.
Keefektifan operasional berarti melaksanakan kegiatan yang sama seperti pesaing namun dengan tingkat yang lebih baik lagi. Contoh (bersifat internal): efisiensi, perbaikan proses, perbaikan kualitas, informasi manajemen
Keefektifan strategi berarti melaksanakan kegiatan yang berbeda dari persaingan atau melaksanakan kegiatan yang sama tapi caranya berbeda. Contoh (bersifat eksternal) : menetapkan target dari segmen pelanggan, akses oleh pelanggan, memperluas jaringan operasional
2.1.4.3 Prinsip-prinsip dari dampak TI ke bottom line
Prinsip-prinsip dari dampak TI ke bottom line ada tiga yaitu : 1) Dampak TI pada bottom line berdasar dari kontribusi langsung
pada peningkatan profitnya. Ini bias berupa pengurangan biaya, layanan langsung kepada pelanggan dan sebagainya. Pada banyak kasus kontribusi TI dicerminkan pada peningkatan bebrapa aspek dari kinerja organisasi bisnis.
2) Kontribusi langsung TI dalam meningkatkan profitnya adalah berdasar pada perbaikan keefektifan strategi dan operasional perusahaan.
Perbaikan pada bidang operasional perusahaan bisa dalam bentuk : pengurangan biaya, peningkatan keluwesan; peningkatan kualitas dan sebagainya. Bila operasional bisnis menghasilkan pengurangan biaya dan atau meningkatkan pendapatan, maka TI akan punya kontribusi pada profitnya.
Konsep Share Holder Value dan Economic Value Added (EVA) menjelaskan keterkaitan kegiatan sebab-akibat seperti pengembangan produk, inisiatif pemasaran, program penurunan biaya adalah pendorong kinerja keuangan. Jadi tehnik NIE meliputi :
Penciptaan (generating) melalui perencanaan strategic demand / supply dan inovasi
Pemilihan (choosing) melalui prioritisasi dan penyelarasan
Implementasi (implementation) melalui pengelolaan budaya dan pengukuran kinerja.
Gambar 2.12 Improvements in Effectiveness Produce Revenue/Expense Improvement which Produces Bottom-Line Impact
3) TI memperbaiki keefektifan operasional dan strategi melaui serangkaian arahan strategi manajemen.
Manajemen berkewajiban untuk menentukan arahan strategi yang harus dilakukan untuk peningkatan kinerja perusahaan dan bersama itu pula manajemen menentukan dasar dan sasaran oeprasionalnya
Gambar 2.13 Dana pada pengembangan baru yang mendukung arahan strategi
2.1.4.4 Sasaran-sasaran untuk keputusan yang jitu dan hasil yang benar
Sasaran-sasaran untuk keputusan yang jitu dan hasil yang benar mempunyai dapat mengetahui apa yang terbaik untuk dampak pada rantai
nilai strategy-to-bottom-line. Dimana sasaran-sasaran adalah sebagai berikut :
Menerjemahkan misi dan strategi perusahaan sehingga dapat dilaksanakan, arahan strategi yang mampu dipahami dengan mudah. Arahan strategi merupakan strategi manajemen dan perencanaan terkait dalam uasaha meningkatkan efektifitas strategi dam operasional perusahaan. Unit TI sebagaimana divisi lainnya pada perusahaan tersebut membutuhkan arahan strategi tingkat tinggi bagaimana perusahaan mencapai sasarn dan juga seberapa jelas apa yang jadi sasarn tersebut. Dengan memahami misi dan strategi perusahaan maka dapat menghasilkan :
o Arahan strategi yang mampu dilaksanakan.
Proses manajemen dan perencanaan perusahaan harus menghasilkan secara arahan strategi yang nyata dan dapat dilaksanakan sehingga akan membimbing unit bisnis dan TI untuk mencapainya.
o Semua tindakan yang terkait dengan strategi
Semua tindakan TI dan juga pengeluarannya harus didorong oleh arahan strategi bisnis.
o Pemahaman yang seragam dan adanya komitmen
Semua area manajer harus memiliki pemahaman yang seragam dan berkomitmen pada arahan strategi bisnis. Setiap unit organisasi, tidak terkecuali TI, harus memahami kegiatan yang sedang berjalan dan masa
mendatang disemua area fungsional yang mendukung arahan strategi perusahaan.
Mendapatkan hasil yang benar pada bottom line akibat TI.
Mendapatkan hasil yang benar pada bottom line akibat TI dari semua pengeluaran biaya TI baik yang sedang berjalan maupun mendatang dengan mengevaluasi dampak pada arahan strategi. Dampak TI harus dianggap sebagai kaitan sebab dan akibat dengan hasil bisnis. Karena itu kegiatan harus direncanakan, diprioritaskan, dilaksanakan dan diukur berdasarkan keterkaitannya dan kontribusinya pada hasil bottom line. Selain itu alokasi sumber daya harus berbasis impak. Sumber daya TI baik untuk pengeluaran operasional amupun proyek baru harus dialokasikan dan berdasarkana anggaran serta terkait dengan jelas arahan strategi. Hasil dari sasarn dua ini adalah sebagai berilkut:
o Investasi dan sumber daya TI akan mendukung arahan strategi perusahaan.
o Bottom-line bisnis akan meningkatkan impaknya karena TI.
o Perusahaan memperoleh hasil yang diinginkannya TI. Pengelolaan budaya berbasis peranan
Peranan manajer jelas terdefinisikan untuk menjamin partisipasi yang selayaknya dan menghindarkan ketiadaan kaitan yang diciptakan budaya organisasi yang ada.
Portfolio dan manajemen portfolio
Perusahaan seharusnya mengelola TI sebagai satu kelompok portfolio sumber daya dan proses. Tehnik NIE (perencanaan, iniovasi, prioritisasi, penyelarasan, pengukuran kinerja) berfokus pada semua sumber daya yang dipakai oleh TI saat melakukan pengembangan, perawatan, pengoperasian dan pengelolaan. Hasil dari sasaran tiga ini adalah :
o Semua pengeluaran untuk TI
o Semua kegiatan TI dan sumber daya
o Penaksiran impak bottom line bisnis, layanan dan kualitas serta kinerja
Impak dan penegelolaan sumber daya berbasis portfolio
Semua kegiatan TI dan pengeluaran harus diorganisasikan pada sumber daya dan proses portfolio untuk digunakan dalam penaksiran impak, pengelolaan kinerja, penaksiran tingkat layanan dan kualitas, komitmen penggunaan sumber daya. Menangani TI yang bertujuan pada alokasi sumber daya berbasis impak adalah sulit karena tersebar keseluruh perusahaan dan gabungan dari beberapa unsur seperti orang, ruangan, perangkat keras dan lunak. Sasarannya adalah meneliti 100%, pengeluaran TI yang terjadi di perusahaan. Caranya dengan menggunakan manajemen portfolio, agenda manajemen, penaksiran tingkat layanan dan kualitas, ketertinggalan teknologi dan penguukuran kinerja lainnya.
Tindakan-tindakan dan hasil-hasil
Menghasilakn tindakan yang tepat dan hasil pada lapisan bottom line, penggunaan anggaran, evaluasi proyek, pengukuran kinerja untuk mencapainya. Hasil dari sasaran ini adalah :
o Semua sumber daya TI aktif dipergunakan pada proyek dan mendukung kegiatan strategi bisnis.
o TI menghasilakn tindakan dan hasil nyata.
2.1.5 Portfolio
2.1.5.1 Pengertian Portfolio
Menurut Benson et al (2004, p47), portfolio merupakan kumpulan dari sumber daya, yang merupakan alat yang ampuh untuk melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan untuk berinvestasi dibidang TI. Pada dunia TI, portfolio berarti suatu kumpulan investasi dan sumber daya bersama dengan informasi terkait. Portfolio manajemen yang diaplikasikan dalam praktek NIE merupakan alat yang digunakan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai investasi dan sumber daya TI. Setiap item pada portfolio menggunakan investasi dan sumber daya yang terpisah seperti aplikasi, komponen infrastruktur, layanan TI atau kegiatan manajemen. Berikut ini adalah gambar template portfolio dasar yang didalamnya terdapat informasi dasar tentang ukuran kuamtitas sebagai indikator, biaya / sumber yang diperlukan, informasi tentang layanan, kualitas, resiko, impak bagian bawah.
Gambar 2.14 Template Portfolio Dasar
Portfolio operasional terdiri dari empat area utama yaitu :
Aplikasi : kumpulan dari aplikasi yang digunakan oleh user harus dirawat dan dioperasikan oleh unit TI. Biaya yang dialokasikan termasuk manajemen dan staf yang dilibatkan pada aplikasi tersebut.
Infrastruktur : platform perangkat keras dan perangkat lunak yang disediakan untuk user seperti prosesor, periferal, komunikasi, o/s dan fasilitas lainnya. Biaya yang dialokasikan termasuk manajemen dan staf yang dilibatkan pada infrastuktur tersebut. Layanan : layanan dan dukungan disediakan kepada user seprti
help desk dan perbaikan komputer. Biaya yang dialokasikan termasuk manajemen dan staf yang dilibatkan pada layanan tersebut.
Manajemen : kegiatan manajemen dan layanan yang mendukung organisasi TI untuk bisa melakukanlayanan, infrastruktur, dan aplikasi kepada user
2.1.5.2 Portfolio dalam praktek NIE
Portfolio adalah dasar dari tehnik NIE. Berikut ini adalah gambar dari portfolio dalam praktek NIE.
Gambar 2.15 Portfolio dalam praktek NIE
Setiap tehnik NIE menggunakan informasi portfolio secara maksimum. Dengan menggunakan informasi portfolio penggunaan tehnik NIE seperti prioritisasi, penyelarasan, pengukuran kinerja dapat menjadikan keputusan investasi jadi efektif. Dengan informasi portfolio memmungkinkan manajemen untuk :
Prioritisasi investasi
Memahami pengalokasian sumber daya baik pada investasi baru maupun pengeluaran operasional
Menetapkan target sumber daya pada anggaran operasioanl, dalam pengertian layanan dan kualitas dan juga dalam biaya dan pengurangan biaya yang terjadi.
Evaluasi kinerja dari elemen portfolio
Mencoret portfolio operasional yang kualitasnya rendah atau kinerjanya rendah atau uga biayanya tinggi.
Mentukan strategi untuk memperbaharui portfolio elemen operasional.
Dengan melakukan hal diatas melalui portfolio maka manajer terhindar dari penilaian kasus per kasus dengan menggunakan peraturan yang sama untuk semua elemen. Dengan portfolio TI dan tehnik NIE manajemen dapat :
Sumber daya TI digunakan pada tingkat yang tepat
Setiap aplikasi, layanan, atau infrastruktur yang mampu diperbaharui atau dihapuskan
Kumpulan investasi TI sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini Kumpulan investasi mendukung arahan strategi jangka panjang Panduan investasi pada portfolio adalah sangat seimbang dengan
hasil layanan dan kualitas
2.1.5.3 Empat Konsep Portfolio TI
Menurut Benson et al (2004, p56-62), portfolio TI memiliki 4 konsep dasar, yaitu :
1) Konsep 1 : Portfolio manajemen diaplikasikan keseluruh sumber daya TI.
Seluruh sumber daya teknologi informasi termasuk pengoperasian dan anggaran modal dikenakan pada portfolio teknologi informasi, manajemen portfolio teknologi informasi dikenakan pada semua teknologi informasi, bukan hanya pengembangan aplikasi.
2) Konsep 2 : Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan pengeluaran TI yang sudah ada (lights on).
Kategori investasi baru adalah proyek baik anggaran modal maupun pengeluaran. Dana yang akan diinvestasikan terkait dengan proyek atau pengadaan perangkat keras / lunak yang baru. Berikut ini adalah gambar total sumber TI yang dibagi kedalam portfolio
Gambar 2.16 Jumlah sumber TI yang dibagi kedalam portfolio 3) Konsep 3 : Semua sumber daya lights on TI diklasifikasikan
sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen. Ini tertera pada gambar berikut ini :
4) Konsep 4 : Investasi baru juga diklasifikasikan kedalam portfolio strategic, factory, mandated,dan future strategic. Portfolio mengklasifikasikan sumber dan pembelanjaan, dan investasi baru, kedalam kategori fungsional (applications, infrastructures, services, and management), yang merupakan perspektif dari manajemen TI. Ini terlihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.18 Portfolio dari perspektif IT dan Management
2.1.5.4 Empat Faktor Portfolio Lights-On
Menurut Benson et al (2004, p160), portfolio TI yang sedang berjalan (lights on) memiliki 4 faktor antara lain :
Tingkat layanan :
o Ketersediaan : seberapa baik sistem aplikasi ini mendukung bisnis dalam hal ketersediaan (layanan tersedia saat user membutuhkan)
o kecepatan merespon : apakah mampu secara efektif jika dilihat dari segi waktu
Kualitas : fungsionalitas dan keakuratan
Tekhnologi : arsitektur, dukungan vendor dan stabilitas, dukungan teknis dan ketersediaan dukungan pasar atau industri.
Intensitas pengguna :
o ketergantungan : seberapa jauh unit bisnis tergantung dengan aplikasi
o jangkauan pengguna : seberapa luas aplikasi ini dipergunakan diseluruh unit bisnis.
2.1.5.5 Tingkat Kualitas dan Layanan
Menurut Benson et al (2004, p205), sebagaimana konteks kinerja untuk TI terhadap nilai tambah jasa, pengukuran framework harus memberikan menekankan metrik yang terfokus pada customer seperti tingkat layanan dan kualitas:
Tabel 2.7 Unsur-Unsur Layanan dan Kualitas
Unsur Layanan Unsur Kualitas Portfolio Pengembangan Aplikasi Ketersediaan pengembangan sumber daya Memberikan tanggapan dari pengembangan sumber daya Kehandalan pengembangan proses Kehandalan pengembangan hasil
Portfolio Aplikasi Ketersediaan aplikasi Memberikan tanggapan
pada aplikasi
Fungsionalitas aplikasi Keakuratan pada aplikasi
dan datanya Portfolio Infrastruktur Ketersediaan unsur infrastruktur Fungsionalitas unsur infrastruktur
Memberikan tanggapan pada unsur infrastruktur
Kehandalan pada unsur infrastruktur Portfolio Layanan Ketersediaan sumber daya layanan Memberikan tanggapan pada sumber daya layanan
Kehandalan proses layanan
Kehandalan pada hasil layanan
2.1.5.6 Pemberian Skor Pada Portfolio Lights On
Berikut ini adalah skor penilaian untuk service, quality dan intensitas pengguna yang digunakan dalam kuesioner yang dibagikan keperusahaan.
Tabel 2.8 Skor Availability Services-Ketersediaan (Availability)
Nilai Pengertian
5 Sangat baik. Ketersediaan sangat jarang menjadi masalah.
4 Baik. Ketersediaan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
3 Ok. Ketersediaan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
2 Rendah. Ketersediaan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
1 Tidak dapat diterima. Ketesediaan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
Tabel 2.9 Skor Responsiveness Services-Kecepatan merespon (Responsiveness)
Nilai Pengertian
5 Sangat baik. Kecepatan merespon sangat jarang menjadi masalah.
4 Baik. Kecepatan merespon terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
3 Ok. Kecepatan merespon terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
2 Rendah. Kecepatan merespon seringkali
menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan. 1 Tidak dapat diterima. Kecepatan merespon
secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
Dibawah ini adalah tabel skor penilaian untuk functionality :
Tabel 2.10 Skor Functionality
Quality-Fungsionalitas ( Functionality )
Nilai Pengertian
5 Sangat baik. Fungsionalitas sangat jarang menjadi masalah. 4 Baik. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah tetapi hanya
berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
3 Ok. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
2 Rendah. Fungsionalitas seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
1 Tidak dapat diterima. Fungsionalitas secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
Tabel 2.11 Skor Accuracy
Quality-Keakuratan (Accuracy)
Nilai Pengertian
5 Sangat baik. Keakuratan sangat jarang menjadi masalah. 4 Baik. Keakuratan terkadang menjadi masalah tetapi hanya
berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
3 Ok. Keakuratan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
2 Rendah. Keakuratan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
1 Tidak dapat diterima. Keakuratan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan.
Dibawah ini adalah tabel skor penilaian untuk breadth :
Tabel 2.12 Skor Breadth Intensitas pengguna-Breadth
Bobot Pengunaan Keterangan
5 Semua user Aplikasi ini secara luas digunakan secara keseluruhan oleh perusahaan
4 Beberapa user Aplikasi ini digunakan pada beberapa bagian / divisi dalam perusahaan
3 Satu divisi Aplikasi ini digunakan oleh satu divi / departemen
2 Beberapa
individu
Aplikasi ini digunakan oleh beberapa individu
1 Satu /
beberapa
Aplikasi ini digunakan oleh satu / beberapa individu
0 Tidak
digunakan
Aplikasi ini tidak digunakan
Tabel 2.13 Skor Depedency
Intensitas pengguna-Dependency
Bobot Pengunaan Keterangan
5 Kritis Aplikasi penting bagi perusahaan tanpa
ada penggunaan aplikasi ini maka perusahaan tidak akan dapat menjalankan proses bisnisnya.
4 Penting Aplikasi digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan proses bisnis. Tanpa adanya aplikasi, proses bisnis tetap dapat berjalan. Tetapi biaya operasional perusahaan akan bertambah dalam angka yang sangat signifikan serta mengurangi efektifitas dari perusahaan.
3 Berguna Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan
untuk menjalankan proses bisnis. Tanpa adanya aplikasi, proses bisnis tetap dapat berjalan. Tetapi biaya operasional perusahaan akan bertambah besar.
2 Tidak terlalu
penting
Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan proses bisnis. Tetapi tanpa menggunakan aplikasi ini pun proses bisnis tepat dapat berjalan. Penggunaan aplikasi ini hanya mengurangi sedikit biaya operasional.
1 Jarang
digunakan
Aplikasi tidak sering digunakan dan tidak
membawa pengaruh penting dalam
operasional perusahaan
0 Tidak
digunakan
Aplikasi ini tidak digunakan
2.1.5.7 Dua Faktor Portfolio Proyek
Menurut Benson et al (2004, p147), portfolio proyek TI memiliki dua faktor antara lain :
Dampak, nilai penyelarasan system aplikasi dengan arahan strategi perusahaan.
Resiko, ancaman terhadap kesuksesan suatu proyek. Dimana milai-nilai resiko proyek berkisar dari skala 0-10. Resiko terdiri dari tujuh jenis yaitu:
o Resiko proyek atau organisasi, derajat dimana kebutuhan bisnis tergantung pada ketrampilan pada bisnis baru atau yang belum teruji atau belum punya pengalaman. Juga termasuk resiko dari derajat dimana perusahaan mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan proyek.
o Ketidakpastian secara definisi, derajat dimana kebutuhan bisnis dapat dengan baik didefinisikan dan difahami, secara akurat dapat diterjemahkan pada kebutuhan informasi dan fungsionalitas sistem aplikasi.
o Ketidakpastian secara teknis, derajat dimana proyek tergantung pada teknologi yang belum teruji, dan derajat dimana perusahaan mempunyai pengalaman yang memadai dalam merancang dan membangun aplikasi berdasarkan teknologi.
o Resiko infrastruktur SI, derajat dimana lingkungan teknis memiliki faktor-faktor yang dibutuhkan dari data administrasi, komunikasi, manajemen proyek dan pengembangan.
o Resiko teknis, derajat penggunaan teknologi tertentu yang membutuhkan manajemen baru, ketrampilan analisis atau pengembangan.
o Resiko investasi, derajat yang terkait dengan lainnya yaitu investasi yang bukan pada proyek tersebut dibutuhkan agar proyek bias sukses.
o Resiko manajemen proyek, derajat dimana proyek mampu dan dapat menangani kerumitan proyek baik secara teknis maupun organisasi.
2.1.5.8 Pemberian Skor Pada Portfolio Proyek
Penilaian prioritisasi menurut Benson et al (2004, p297), skor 0 adalah proyek tidak memiliki pengaruh, sementara skor 5 adalah sebuah proyek yang kritis terhadap inisiatif. Skor 1 – 4 bervariasi tergantung dari pengaruh terhadap proyek pada posisi bersaing.
Tabel 2.14 Skor Portfolio Proyek Penjelasan dampak dan resiko Score Effect
Proyek atau aplikasi sama sekali tidak memiliki hubungan dengan arahan
strategi 0 None
Proyek atau aplikasi secara tidak langsung berhubungan dengan
arahan strategi 1 Minor
Proyek atau aplikasi dapat
mendukung arahan strategi tetapi
dampaknya minim 2 Small
Proyek atau aplikasi dapat
mendukung arahan strategi tetapi tidak akan memberikan keunggulan
kompetitif 3 Important
Proyek atau aplikasi dapat
mendukung arahan strategi dan akan membawa pengaruh besar bagi
perusahaan 4
Very Important Proyek atau aplikasi sangat vital bagi
arahan strategi dan harus diimplementasikan dan akan memberikan daya saing yang lebih
2.1.6 Strategi investasi
Menurut Benson et al (2004, p139) Tim manajemen bisa melakukan pengkategorian strategi investasi berdasarkan hasil penaksiran portofolio yang ada, sehingga diketahui aplikasi mana saja yang sebaiknya diabaikan, diganti baik dengan melakukan outsourcing/insourcing, dikembangkan atau didesain ulang. Berikut ini dalah gambar strategi investasi :
Tabel 2.15 Strategi Investasi Kategori aplikasi Strategi Investasi Abandon :
Dependency rendah
Aplikasi harus dihapuskan
Crisis :
Dependency tinggi (skala 4 atau 5) dan kualitas 2
Aplikasi tersebut adalah calon untuk diperbaiki kualitasnya khususnya bila depedencynya tinggi
Noncritical, stabilize :
Dependency rendah
Investasinya sedikit saja pada perawatan dan peningkatan kinerja
Improve only is needed :
Dependency tinggi (4,5) dan kualitas menengah (3)
Keluarkan biaya hanya pada kondisi emergency atau bila sumber daya sudah hampir habis.
Excellent, monitor :
Baik Dependency maupun kualitas nilainya 4 atau 5
Pantau aplikasi terhadap
kualitas.keluarkan biaya untuk menjaga tingkat kualitas, tetapi investasi baru tidak perlu dilakukan.
Dengan analisa portfolio yang dilakukan dengan table diatas, pihak manajemen dapat membuat keputusan untuk melakukan investasi seperti yang tertera pada gambar dibawah ini :
Gambar 2.19 Keputusan investasi didalam portfolio
2.1.7 Matriks McFarlan
Menurut Ward dan Peppard (2002, p42), matriks McFarlan digunakan untuk menggambarkan semua tujuan yang diharapkan dari konstribusi teknologi informasi terhadap strategi bisnis. Empat kategori yang terletak dalam empat kuadran dalam matriks ini berdasarkan pada kontribusi aplikasi ini terhadap kegiatan bisnis.
Tabel 2.16 Matriks McFarlan
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
Applications that are critical to sustaining future business
strategy
Applications that may be important in achieving future
Applications on which the organizations currently depends
for success
Applications that are valuable but not critical to success
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Kategori aplikasi yang ada dalam matriks ini yaitu :
Strategic, merupakan aplikasi yang terpenting atau critical untuk kesuksesan bisnis di masa mendatang. Aplikasi ini akan mendukung perubahan bisnis yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam tujuan untuk berkompetisi.
Key Operational, merupakan aplikasi yang mempertahankan operasi bisnis yang sudah ada dan membantu menghindari berbagai kerugian. Support, merupakan aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan
efektivitas manajemen tetapi tidak menyediakan keuntungan bersaing. High Potential, merupakan aplikasi inovasi yang mungkin akan
menciptakan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan di masa mendatang.
2.2 Teori Umum
2.2.1 Tekhnologi Informasi dan Sistem Informasi
Menurut Mcleod (2001, p12), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Informasi merupakan faktor yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan.
Menurut O’Brien (1997, p24), informasi adalah data yang diubah menjadi satu bentuk yang berarti dan berguna dalam konteks tertentu bagi pemakainya.
Sedangkan Shelly et al (2004, p516) mengemukakan jika informasi berarti data yang telah diproses, sehingga menjadi terorganisasi, berarti dan berguna.
2.2.1.1 Sistem Informasi (SI)
Menurut Laudon (2003, p7), Sistem informasi merupakan sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mencari kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol di dalam organisasi.
Sistem informasi adalah suatu rangkaian formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. (James A.Hall, 2001,p7)
Menurut Thompson dan Card-Baril (2003, p303), sebuah sistem informasi adalah sebuah sistem terintegrasi, berbasiskan teknologi informasi yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputuasan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi dapat berupa beberapa kombinasi atau gabungan yang terorganisir dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan
komunikasi, dan sumber data yang dikumpulkan, diubah, dan informasi yang disebarkan dalam suatu organisasi. (James A. O’Brien, 2003,p7)
Sistem informasi yang berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (Computer-based information system) terdiri dari komponen-komponen berikut: Orang (people)
Komponen yang pertama adalah orang, dimana mereka mengoperasikan sistem informasi tahun ini. Mereka adalah para penggunan dari sistem informasi atau umumnya disebut end user. Adapun orang yang membangun dan mengoperasikan sistem informasi ini dimana sering disebut sebagai IT specialist.
Perangkat keras (hardware)
Komponen ini meliputi semua peralatan dan bahan yang digunakan dalam suatu sistem informasi. Sebagai contoh perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi meliputi komputer, keyboard, mouse, printer, monitor, dan media penyimpanan (harddisk)
Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi meliputi suatu perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi dan prosedur.
Data
Sumber data dari sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi :
2. knowledge bases yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan-aturan, dan contoh kasus tentang praktek-praktek bisnis yang telah berhasil.
Jaringan komunikasi (Network communication)
Jaringan komunikasi juga merupakan hal yang sangat penting, dimana melalui jaringan komunikasi segala bentuk informasi dapat didistribusikan atau disebarkan.
Sebagai contoh yang paling popular saat ini adalalah penggunaan internet dan intranet. Penggunaan jaringan komunikasi sangat memegang peranan penting khususnya dalam dunia bisnis elektronik dan segala jenis organisasi beserta sistem informasi berbasis komputernya.
Sistem informasi adalah :
1. Sebuah sistem, baik terotomatisasi atau manual, yang terdiri dari orang-orang, mesin-mesin, dan atau metode-metode yang terorganisasi untuk mengumpulkan, mengirimkan, dan memilah-milah data yang mewakili informasi user.
2. Telekomunikasi apa saja dan atau perlengkapan yang berkaitan dengan komputer atau sistem terinterkoneksi atau subsistem dari perlengkapan yang digunakan dalam akuisisi, penyimpanan, manipulasi, manajemen, pergerakan, kendali, penampilan, pergantian, interchange, transmisi, atau penerimaan suara dan atau data, dan mencakup software, firmware, dan hardware.
3. Keseluruhan infrastruktur, organisasi, personel, dan komponen-komponen untuk pengumpulan, penyimpanan, pengiriman, penampilan, pemilahan, dan pergerakan informasi.
Sistem informasi adalah pengumpulan, pemrosesan, pengiriman, dan pemilahan informasi yang terorganisir sesuai dengan prosedur-prosedur yang terdefinisi, baik terautomatisasi atau manual. Sistem informasi mencakup sistem non-finansial, financial, dan campuran ( ).
2.2.1.2 Tekhnologi Informasi (TI)
Istilah teknologi informasi lebih mengacu pada teknologi seperti hardware ,software serta jaringan telekomunikasi (Ward dan Peppard, 2003, p3).
Teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan digital (Thompson dan Cats-Baril, 2003, p3).
Teknologi informasi mencakup semua masalah yang berhubungan dengan pertolongan sains komputer dan teknologi komputer dan dengan perancangan, pengembangan, instalasi, dan implementasi sistem-sistem informasi dan aplikasi.
Sebuah arsitektur teknologi informasi adalah sebuah framework terintegrasi untuk memperoleh dan mengembangkan TI untuk mencapai tujuan-tujuan strategis. TI memiliki baik komponen logis maupun teknis. Komponen-komponen logis mencakup misi, kebutuhan fungsional dan informasi, konfigurasi sistem, dan aliran informasi.
2.2.1.3 Proyek Sistem Informasi
Menurut Olson (2003, pp2-4), proyek meliputi cara pencapaian yang baru dan rumit. Banyak aktivitas didefinisikan sebagai proyek. Proyek itu
Melibatkan tujuan yang jelas
Memotong garis batas lintas organisasi Merupakan aktivitas yang unik
Proyek memiliki tujuan, di dalamnya mereka di desain untuk mencapai sesuatu dalam organisasi agar menerima mereka. Proyek biasanya memotong garis batas lintas organisasi, menggambarkan orang-orang dari berbagai macam keahlian fungsional. Proyek mencakup hal-hal berikut:
Membangun sesuatu – sebuah jembatan, sebuah gedung, suatu sistem informasi
Mengorganisasikan sesuatu – sebuah rapat , suatu kampanye pemilihan, sebuah simfoni, sebuah film.
Melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.
Mencapai sesuatu yang baru, aktivitas yang kerumitan
Proyek adalah sesuatu hal yang sama sekali baru dan belum pernah ada sebelumnya. Oleh karena itu, proyek dapat dikatakan tidak pasti dan mempunyai tingkat resiko yang tinggi, sehingga akan mengalami kesulitan dalam memperkirakan permintaan sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek yang bersangkutan.
Didalam proyek yang sukses, manajemen memperlakukan investasi TI sebagai sebuah bagian dari perubahan organisasi dan investasi tersebut dapat menggunakan proses perubahan manajemen untuk memastikan bisnis memaksimalkan nilai dari investasi TI perubahan yang berhubungan dengan praktek bisnis(Ward dan Peppard (2002, p437).
2.2.1.4 Strategi IS/IT
Pada dasarnya, sebuah strategi IS/IT terdiri dari sebuah komponen IS dan komponen IT. Strategi IS mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan terhadap informasi dan sistem untuk mendukung keseluruhan strategi dari bisnis. Ini benar-benar dihubungkan dalam bisnis, mempertimbangkan pengaruh kompetitif dan kebutuhan dari IS/IT. Pada dasarnya itu mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang diperlukan untuk memperoleh aplikasi portfolio yang ideal, keuntungan dasar diharapkan dan perubahannya diperlukan untuk memberikan keuntungan tersebut, dalam batasan sumber daya dan ketidaktergantungan sistem.
Strategi IT diperhatikan dengan menguraikan visi dari bagaimana permintaan dari organisasi untuk informasi dan sistem akan didukung oleh teknologi – dasarnya diperhatikan dengan IT supply. Itu menyebutkan persediaan dari kemampuan IT dan sumber daya termasuk hardware, software dan telekomunikasi serta services seperti operasi teknologi informasi, sistem pengembangan dan dukungan user.
2.2.1.5 Investasi TI
Suatu investasi tekhnologi informasi (TI) merupakan pengeluaran yang dilakukan organisasi yang berupa pengeluaran untuk telekomunikasi dan jaringan, sistem operasi dan software baru, dukungan lanjut dam operasi terhadap infrastruktur pusat data (data centers) yang tersedia, yang secara langsung mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai peningkatan performa misi, pengambilan keputusan manajemen dan efisiensi operasional.
Secara umum investasi teknologi informasi bermanfaat untuk menekan biaya-biaya operasi perusahaan, meningkatkan produktivitas dan menyelesaikan masalah bisnis yang spesifik.
Untuk menjustifikasi investasi TI yang akan dibuat, salah satu pendekatan yang umum adalah mengadopsi langkah logis dalam kerangka yang berulang (repeatable framework), yang sering dikatakan sebagai metodologi valuasi. Pendekatan-pendekatan valuasi tersebut dapat dilihat dalam kerangka Justification Options dan Merits yang ditawarkan oleh Garner serta klasifikasi metodologi valuasi TI yang tersedia (Ipung, 2004, p170)
2.2.2 Manajemen
Manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. (Robbins & Coutler, 1999, p8).
Proses manajemen merupakan serangkaian keputusan dan kegiatan terus menerus dimana para manajer terlibat sewaktu mereka merancang, mengorganisasi dan mengendalikan.
Menurut Welsch et al yang diterjemahkan oleh Purwatiningsih dan Maudy (2000, p1), manajemen diartikan sebagai proses mendefinisiskan tujuan perusahaan dan menerapkan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut dengan sumber daya manusia.
Proses manajemen adalah suatu kumpulan kegiatan yang saling berhubungan yang dilakukan oleh manajemen suatu organisasi untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen berikut ini : perencanaan, pengorganisasian, penempatan sumber daya, kepemimpinan/pengarahan dan pengendalian.
Wheelen et al (2002, p4) mengemukakan bahwa survei dari hampir 50 perusahaan diberbagai negara dan industri menemukan tiga keuntungan manajemen strategis utama yaitu:
Memiliki pengertian yang lebih jelas mengenai pandanga strategi perusahaan.
Menajamkan focus pada apa yang penting secara strategis.
Meningkatkan pemahaman tentang perubahan lingkungan yang cepat.
2.2.2.1 Pengertian Biaya, Anggaran dan Penganggaran
Biaya adalah uang yang dikeluarkan untuk mengadakan (mendirikan, melakukan, dsb) sesuatu , ongkos belanja, pengeluaran.
a. proses mengikhtisarkan rancangan pengeluaran dan penerimaan keuangan selama jangka(waktu) tertentu.
b. Kegiatan mengalokasi sumber daya untuk mencapai sasaran usaha di jangka (waktu) tertentu
Anggaran adalah
perkiraan ; perhitungan
taksiran mengenai penerimaan dan pengeluaran kas yang diharapkan untuk periode yang akan datang.
2.2.2.2 Investasi
Menurut Pyawan (2004, p3) Investasi adalah suatu pengorbanan / pengeluaran untuk suatu harapan dimasa yang dating. Faktor yang terlibat dalam investasi yaitu waktu dan resiko. Pada jenis investasi tertentu, faktor waktu lebih berperan sementara jenis investasi tertentu lainnya, faktor resiko lebih dominant.
2.2.2.3 Portfolio Perusahaan
Menurut Porter (1998, p58), portfolio perusahaan adalah kemampuan perusahaan untuk mendukung perubahan yang terencana dalam semua unit usaha dalam bentuk sumber dana dan sumber daya lain. Kemampuan perusahaan untuk melengkapi / memperkokoh kekuatan unit usaha.
