PERANCANGAN SISTEM PENELUSURAN MATERIAL PT ALSTOM POWER ESI SURABAYA
Nur Aini Rachmawati, Iwan Vanany
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111
e-mail : nur.aini.rachmawati10@mhs.ie.its.ac.idABSTRAK
PT ALSTOM Power ESI Surabaya merupakan anak perusahaan dari perusahaan multinasional ALSTOM di Indonesia yang bergerak di bidang manufaktur boiler pembangkit tenaga listrik. Pada kondisi eksisting, perusahaan mengerjakan sejumlah proyek dalam waktu bersamaan yang membutuhkan material-material yang berbeda-beda. Selain itu, perusahaan masih belum dapat memberikan jaminan spesifikasi dan kualitas material bagi customer secara real time sehingga customer seringkali harus menugaskan sejumlah pekerjanya untuk memantau pengerjaan proyek secara langsung di PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Hal tersebut dapat mengakibatkan biaya yang dibutuhkan untuk memantau pengerjaan proyek kerja oleh customer cukup besar dan kepercayaan dari customer menurun. Hal yang demikian menyebabkan perusahaan harus mampu mengelola sistem manufaktur serta material tersebut dengan baik dan mampu memberikan jaminan spesifikasi dan kualitas material bagi customer. Salah satu sistem pengelolaan tersebut adalah sistem penelusuran material.
Perancangan sistem penelusuran material dilakukan bertujuan agar perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kondisi operasionalnya serta terintegrasi, multi-user, murah, dan efisien. Sistem penelusuran material yang dirancang diterapkan pada bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi. Pada penelitian ini, akan dilakukan uji coba sistem penelusuran serta analisa yang meliputi verifikasi sistem terkait dengan kesesuaian bisnis proses perusahaan serta analisa benefit cost ratio dari sistem penelusuran. Dari hasil analisis dapat disimpulkan bahwa sistem penelusuran yang dirancang memberikan banyak manfaat antara lain meningkatkan kepercayaan customer dikarenakan adanya dokumentasi sebagai jaminan spesifikasi dan kualitas dari setiap bahan baku secara real time, mereduksi biaya penanganan komplain customer, mereduksi biaya penggantian material yang hilang, mereduksi biaya pembelian material untuk proyek selanjutnya, dan sebagainya.
Kata kunci - sistem penelusuran, sistem manufaktur, PT ALSTOM ESI, UML
I. PENDAHULUAN
Semakin berkembangnya teknologi di zaman globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menerapkan sistem manufaktur yang efisien, efektif, serta menghasilkan produk berkualitas. Selain itu, beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan manufaktur di era globalisasi ini yaitu untuk meminimumkan pengembalian produk (product recall), meningkatkan keamanan produk, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
PT ALSTOM Power ESI Surabaya merupakan perusahaan yang bisnis prosesnya di bidang manufaktur produk boiler yang memiliki kompleksitas tinggi serta material penyusunnya cukup banyak. Hal yang demikian menyebabkan perusahaan harus mampu mengelola sistem manufaktur serta material-material penyusun produk dimana salah satu cara pengelolaan tersebut adalah sistem penelusuran. Sistem penelusuran merupakan sebuah sistem yang dapat digunakan sebagai alat penunjang dalam mengidentifikasikan dan melacak riwayat, distribusi, dan lokasi suatu barang [1].
Perancangan sistem penelusuran material tersebut diharapkan agar perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kondisi operasionalnya.
PT ALSTOM Power ESI memiliki sebuah pilot project (proyek uji coba) yaitu untuk menerapkan sistem penelusuran di lantai produksi pada tahun 2010, namun sistem tersebut masih belum terintegrasi dan multi- user sehingga sistem terhenti dan tidak mengalami pengembangan lebih lanjut.
Sehingga tujuan dari penelitian ini yaitu perusahaan dapat memiliki sistem penelusuran yang terintegrasi dan multi-user yang cukup relevan dengan kebutuhan operasionalnya dengan merancang sistem penelusuran menggunakan model UML (Unified Modelling Language). UML digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak sistem tersebut. sehingga sistem dapat berfungsi dengan baik serta mampu memberikan manfaat memberikan jaminan penggunaan bahan baku bagi customer dan peningkatan efisiensi, efektivitas, serta kualitas bagi perusahaan.
Batasan masalah penelitian ini yaitu uji coba program/perangkat lunak yang dilakukan terhadap material Header TS pada proyek kerja BRUNSWICK serta North Bangkok. Pada penelitian ini dilakukan pengamatan pada kedua proyek tersebut digunakan untuk menunjukkan adanya perbedaan pemakaian raw material sesuai dengan pesanan customer.
II. URAIAN PENELITIAN
A. Alur Penelitian
Dalam melakukan perancangan sistem penelusuran manufaktur melewati sejumlah tahap. Tahap pertama pengumpulan sejumlah data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem penelusuran antara lain kondisi eksisting sistem penelusuran dan proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Tahap selanjutnya adalah pengolahan data yang meliputi penggambaran bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi setelah proses fabrikasi selesai. Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem penelusuran material, penentuan letak titik penelusuran pada sistem, serta perancangan label yang meliputi label material dan serial shipping container code. Kemudian, dilakukan perancangan unified modelling
language yang digunakan untuk menentukan maupun menggambarkan suatu sistem perangkat lunak. Selanjutnya, dilakukan tahap implementasi dan analisa sistem penelusuran material. Tahap ini merupakan tahap dimana perangkat lunak tersebut diuji coba pada kondisi nyata dan dilakukan analisa yang meliputi verifikasi sistem serta analisa benefit cost ratio untuk melihat nilai manfaat dari sistem penelusuran. Tahap terakhir yaitu dilakukan penarikan kesimpulan dan saran terkait penelitian ini.
B. Penggambaran proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya
Sebelum dilakukan perancangan sistem penelusuran, diperlukan tahap pengumpulan sejumlah data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem penelusuran antara lain kondisi eksisting sistem penelusuran dan proses bisnis PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Tahap pengumpulan data tersebut dilakukan dengan mengamati aliran proses produksi yang diamati di perusahaan secara langsung yang kemudian melakukan pencarian data aliran proses bisnis serta wawancara dengan supervisor area kerja yang diamati di lantai produksi dan manajer produksi serta.
Wawancara tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah rancangan proses bisnis yang diamati sudah sesuai atau tidak. Proses bisnis adalah kombinasi dari aktivitas-aktivitas yang saling terhubung di dalam suatu perusahaan untuk menghasilkan atau memberikan pelayanan tertentu kepada pelanggan [2]. Penggambaran proses bisnis tersebut diperlukan untuk dijadikan sebagai acuan dalam merancang sistem penelusuran agar sistem penelusuran sesuai dengan kondisi nyata di perusahaan.
C. Tahap Pengolahan Data
Pada tahap ini dilakukan tahap pengolahan data-data terkait sistem penelusuran yang telah dikumpulkan terlebih dahulu. Tahap tersebut dimulai dengan menggambarkan bisnis proses perusahaan sejak menerima kedatangan raw material hingga material fabrikasi (produk jadi) lolos inspeksi setelah proses fabrikasi selesai. Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem penelusuran material, penentuan letak titik penelusuran pada sistem, serta perancangan label yang meliputi label material dan serial shipping container code (SSCC).
Label material dan SSCC tersebut akan
digunakan untuk menunjang dalam melakukan penelusuran material. SSCC adalah sebuah standar kode sebagai untuk item dengan berbagai komposisi yang dibuat untuk transportasi dan/atau penyimpanan yang dibutuhkan untuk dikelola di sepanjang rantai pasok [3]. Kemudian, dilakukan perancangan unified modelling language (UML). UML merupakan sekumpulan pemodelan yang digunakan untuk menentukan maupun menggambarkan suatu sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan obyek [4].
D. Tahap Implementasi dan Analisa Sistem Penelusuran Material
Tahap ini merupakan tahap dimana perangkat lunak yang telah selesai dibuat tersebut diuji coba pada kondisi nyata di lantai produksi perusahaan. Uji coba tersebut dilakukan untuk melihat apakah sistem penelusuran material tersebut dapat berfungsi dengan baik. Kemudian dilakukan analisa terkait sistem penelusuran tersebut yang meliputi verifikasi sistem terhadap kesesuaian bisnis proses perusahaan serta analisa benefit cost ratio untuk melihat nilai manfaat dari sistem penelusuran yang diperoleh perusahaan jika menerapkan sistem penelusuran.
III. ANALISA DAN DESAIN SISTEM
A. Rancang Sistem Penelusuran Material Sistem penelusuran material merupakan sistem yang digunakan untuk menelusuri material di area kerja lantai produksi PT ALSTOM Power ESI Surabaya. Dalam penggunaan sistem penelusuran tersebut, terdapat sejumlah pengguna/user sesuai dengan proses produksi yang diamati. Pada proses yang diamati yaitu proses produksi material Header TS terdapat empat bagian user yaitu bagian gudang, bagian pre-fabrikasi, bagian fabrikasi, serta bagian inspeksi. Setiap user tersebut memiliki username serta login yang berbeda-beda untuk mengakses sistem sesuai dengan fungsi dari setiap user tersebut.
Dalam perancangan sistem penelusuran tersebut, dilakukan perancangan model UML untuk menggambarkan aktivitas perangkat lunak sistem. Model UML yang digambarkan antara lain use case diagram, class diagram, state diagram, activity diagram, dan sequence diagram.
B. Use case Diagram Sistem Penelusuran Material
UML use case model merupakan model yang digunakan untuk menggambarkan fungsi sistem dengan menggunakan sudut pandang pengguna yang terlibat langsung terhadap sistem informasi (program/perangkat lunak) [5]. Sudut pandang pengguna pada sistem penelusuran ini merupakan keempat bagian yang terlibat langsung dalam proses produksi yang diamati. Model use case PT ALSTOM Power ESI dapat dilihat pada Lampiran 1.
C. Class Diagram Sistem Penelusuran Material
Class diagram merupakan model grafis yang digunakan untuk menggambarkan fungsi eksternal yang terlihat dari suatu sistem. Selain itu, class diagram dapat digunakan untuk memberikan pandangan yang statis dalam hal kelas-kelas obyek dan hubungan di antara kelas-kelas tersebut [6]. Model class diagram PT ALSTOM Power ESI dapat dilihat pada Lampiran 2.
D. State Diagram Sistem Penelusuran Material
State diagram menggambarkan keadaan obyek, transisi, event, dan aktivitas dari sistem penelusuran. Diagram ini digunakan untuk mendeksripsikan sebuah class yang menggambarkan state (kondisi di dalam siklus) obyek dari class dan event yang menyebabkan state berubah [7].
E. Activity Diagram Sistem Penelusuran Material
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem, bagaimana masing- masing alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana alir tersebut berakhir.
Activity diagram digunakan untuk memodelkan aliran aktivitas, seperti kegiatan yang terdiri dari prosedur [8].
F. Sequence Diagram Sistem Penelusuran Material
Sequence diagram digunakan untuk menunjukkan bagaimana obyek dan aktor saling berinteraksi dalam sebuah kolaborasi.
Sequence diagram merupakan gambaran tahap demi tahap, termasuk urutan perubahan secara logis yang seharusnya dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan use case diagram [9].
IV. IMPLEMENTASI DAN ANALISA
A. Implementasi
Pada tahapan implementasi dan analisis ini, dibutuhkan beberapa komponen pendukung untuk melakukan uji coba pada kondisi nyata di perusahaan. Komponen tersebut antara lain perangkat keras dan perangkat lunak.
Perangkat keras berperan dalam menciptakan lingkungan operasi dari sistem yang dibangun.
Perangkat lunak berperan dalam menyusun aplikasi tersebut.
B. Analisa
Setelah dilakukan implementasi, akan dilakukan tahap analisa terhadap sistem penelusuran tersebut. Analisa yang dilakukan yaitu verifikasi sistem apakah dapat berfungsi dengan baik dan sudah sesuai dengan kondisi nyata di perusahaan. Kemudian, dilakukan analisa benefit cost analysis untuk mengetahui nilai benefit yang diperoleh perusahaan jika menerapkan sistem penelusuran. Tabel-tabel terkait perhitungan benefit cost analysis dapat dilihat pada Lampiran 3.
V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil perancangan sistem penelusuran material di PT ALSTOM Power ESI Surabaya yang bertujuan supaya perusahaan memiliki sistem penelusuran yang cukup relevan dengan kebutuhan operasionalnya, maka dapat diperoleh sejumlah manfaat dari penerapan sistem penelusuran yaitu meningkatkan kepercayaan customer dikarenakan adanya dokumentasi sebagai jaminan spesifikasi dan kualitas dari setiap bahan baku secara real time, mereduksi biaya penanganan komplain customer, mereduksi biaya penggantian material yang hilang, mereduksi biaya pembelian material untuk proyek selanjutnya, mereduksi kelebihan jumlah raw material yang disimpan di gudang, mereduksi biaya tenaga kerja, serta mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau selama durasi proyek dikarenakan kepercayaan customer semakin meningkat.
B. Saran
Saran yang dapat diberikan terkait dengan penelitian ini yaitu PT ALSTOM Power ESI
Surabaya diharapkan dapat menerapkan sistem penelusuran material dikarenakan terdapat banyak manfaat yang diberikan dari penerapan sistem penelusuran tersebut. Selain itu, sistem penelusuran material tersebut perlu dikembangkan lebih lanjut terutama dalam membuat rancang bangun sistem penelusuran agar sistem penelusuran tersebut dapat berjalan lebih baik untuk kedepannya.
DAFTAR PUSTAKA
[1] ISO 9000. (2005). Quality Management Systems : Fundamentals and Vocabulary.
Switzerland : ISO.
[2] Leyman, F. And Altenhuber, W. (1994).
Managing Business Processes as An Information Resource. IBM Systems Journal, Vol. 33 (2).
[3] GS1. (2008). An Introduction to the Serial Shipping Container Code (SSCC). New Jersey: GS1.
[4] Whitten, J. L. et al. (2004), Object Oriented Analysis And Modeling Using The UML.
In: Whitten, J. L. et al. (eds.) Systems Analysis and Design Methods, 6th Edition, New York: McGraw Hill.
[5] Schmuller, J. (2004). Sams Teach Yourself UML in 24 Hours. 3rdedition. Indianapolis:
Sams Publishing.
[6] Kim, C.H. et al. (2003). The Complementary Use of IDEF and UML Modelling Approaches. Computers in Industry, Vol. 50, pp. 35-56.
Lampiran 1.
Use case Diagram Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya Di luar Sistem Di dalam Sistem
Lampiran 2.
Cla ss Diagram Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya
Lampiran 3
Perhitungan Total Biaya Produksi Proyek Kerja
Jenis Biaya Biaya per satuan Jumlah waktu kerja per satuan (jam) Nilai Tukar Rupiah Jumlah satuan Jumlah Biaya Biaya material
Pipe 201 1.534.755.600
Plate 31 236.703.600
Total Biaya Material $232 1.771.459.200
Biaya tenaga kerja 18,5/jam 2.122.696.800
3.894.156.000
Jenis Biaya Biaya per satuan Jumlah waktu kerja per satuan (jam) Nilai Tukar Rupiah Jumlah satuan Jumlah Biaya Biaya material
Pipe 470 2.534.616.000
Plate 50 269.640.000
Total Biaya Material 520 2.804.256.000
Biaya tenaga kerja 18,5/jam 1.975.382.640
4.779.638.640
19,8 12600 428
Total Biaya Produksi Proyek Kerja North Bangkok
15 12600 606
Total Biaya Produksi Proyek Kerja BRUNSWICK
Analisa Total Biaya Investasi Sistem Penelusuran Material PT ALSTOM Power ESI Surabaya
No Biaya Jumlah (Dengan Pembelian
Komputer)
Jumlah (Tanpa Pembelian Komputer)
1 Biaya Investasi Rp 92.431.760,00 Rp 39.618.000,00 2
Biaya Perancangan Software (selama 3 bulan oleh seorang
programmer )
16.500.000,00
Rp Rp 16.500.000,00 108.931.760,00
Rp Rp 56.118.000,00 Total
Lampiran 3
Analisa Manfaat Penerapan Sistem Penelusuran Proyek Kerja
Manfaat Jumlah
Total Benefit (Durasi Proyek 7 bulan) 113.552.475
Manfaat Cost
Total Benefit (Durasi Proyek 4 bulan) 211.326.575 Mereduksi kelebihan stok di gudang (improvement inventory management )
Mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau proyek dikarenakan meningkatnya kepercayaan customer
11.852.296
11.205.800
Mereduksi biaya pembelian material baru dikarenakan masih terdapat sisa material
Mereduksi biaya penggantian material yang hilang atau rusak
Mengurangi penanganan komplain customer (product recall )
56.085.120
56.085.120
Mengurangi penanganan komplain customer (product recall )
Mereduksi kelebihan stok di gudang (improvement inventory management )
47.796.386
Mereduksi total biaya transportasi dan hotel customer pergi ke perusahaan untuk memantau proyek
Mereduksi biaya tenaga kerja Proyek Kerja North Bangkok
25.040.600
39.507.653
38.941.560
10.628.755
Mereduksi biaya penggantian material yang hilang atau rusak
42.453.936
35.429.184
35.429.184
Mereduksi biaya tenaga kerja
Mereduksi biaya pembelian material baru dikarenakan masih terdapat sisa material
Proyek Kerja BRUNSWICK
Biaya Disbenefit Proyek BRUNSWICK
Disbenefit Cara Perhitungan Jumlah
Kompensasi jika komputer mengalami kerusakaan pada jenis investasi tanpa pembelian komputer
asumsi prosentase kompensasi 1% * total
manfaat 3.131.262
Biaya operasional dan maintenance sistem penelusuran
asumsi peningkatan prosentase 2% * total biaya operasional dan maintenance dari
peralatan penunjang produksi
77.883.120
81.014.382
Disbenefit Cara Perhitungan Jumlah
Kompensasi jika komputer mengalami kerusakaan pada jenis investasi tanpa pembelian komputer
asumsi prosentase kompensasi * total
manfaat 9.680.843
Biaya operasional dan maintenance sistem penelusuran
asumsi peningkatan prosentase 2% * total biaya operasional dan maintenance dari
peralatan penunjang produksi
95.592.773
105.273.616 Total Disbenefit
Total Disbenefit Proyek Kerja NORTH BANGKOK
Proyek Kerja BRUNSWICK
Analisa Benefit Cost Ratio Perancangan Sistem Penelusuran Material Tiap Proyek Kerja
No Jenis Investasi Nilai Benefit Nilai Disbenefit Nilai Investasi Total Nilai (Benefit -Kompensasi) Nilai Investasi (AǀP, 1%, n) BC Ratio 1 Dengan pembelian komputer 113.552.475 77.883.120 108.931.760 35.669.355 16.187.260 2,204 2 Tanpa pembelian komputer 113.552.475 81.014.382 56.118.000 32.538.093 8.339.135 3,902
No Jenis Investasi Nilai Benefit Nilai Disbenefit Nilai Investasi Total Nilai (Benefit -Kompensasi) Nilai Investasi (AǀP, 1%, n) BC Ratio 1 Dengan pembelian komputer 211.326.575 95.592.773 108.931.760 115.733.802 27.919.210 4,15 2 Tanpa pembelian komputer 211.326.575 105.273.616 56.118.000 106.052.959 14.383.043 7,37 Proyek Kerja BRUNSWICK
Proyek Kerja NORTH BANGKOK
