APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASIDI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN Aplikasi Pendataan Arsip Dan Administrasi Di Kelurahan Jeruk Menggunakan Java Netbeans.

(1)

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN

JAVA NETBEANS

Makalah

Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika

Diajukan Oleh : Hermawan Susanto Drs. Sudjalwo, M Kom. Agus Supardi, S.T.,M.T.

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

(2)

(3)

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKANJAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics, Muhammadiyah university of Surakarta

Email :hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process of data collection and the archives are still using manual administration found several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build application-based data collection and administration of computerized records in Jeruk village.

Data collection methods are interviews and observation. In designing applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help facilitate personnel in performing archiving and printing reports.

This application consists of a single user and includes some of the menu settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters, reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail, outgoing mail and agenda reports.

(4)

APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS

Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi

Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika, Universitas Muhammadiyah Surakarta

Email :hermaone28@gmail.com

ABSTRAKSI

Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.

Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram). Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java

NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,

sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan dan pencetakan laporan.

Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda surat keluar.

(5)

PENDAHULUAN

Setiap instansi pemerintah mempunyai satu unit yang bertugas dalam bidang adminitrasi. Dengan kata lain setiap instansi memerlukan satu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhungan dengan kegitan adminitrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Pada dasarnya kegiatan pengarsipan berfungsi untuk menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya.

Kegiatan instansi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. Arsip merupakan inforamasi terekam dalam bentuk media apapun, yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu instansi atau individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya. Arsip merupakan salah satu faktor yang

menunjang kelancaran

penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan disegala aspek kehidupan, begitupula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip media kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan memudahkan dalam pengelolaan data dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alsan itu maka pada masa sekarang banyak instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip.

(6)

melakukan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Java

NetBeans yang bertujuan untuk

menata, menyimpan data, dan sebagai sarana temu balik elektronik apabilan sewaktu-waktu berkas surat tersebut digunakan kembali.

Penelitian ini bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam pendataan, penyimpanan data dan penemuan kembali berkas surat di Kelurahan Jeruk dalam mengelola administrasi pemberkasan.

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut Suparno (2008), sistem informasi pendataan penduduk pada kantor Kepala Desa Ujungsuri akan sangat membantu instansi pemerintah tersebut dalam melakuakan pendataan dalam ruang likup sebuah desa. Sistem ini akan melakukan proses pendataan seiring dengan proses pengajuan surat-surat kependudukan oleh setiap penduduk yang datang kekantor kepala desa.

Menurut Nurul (2013), sistem komputerisasi pengarsipan jual-beli tanah pada kantor Desa Condongcatur memiliki fitur

pengolahan data tanah, data ukur, data pemohon, data akad dan mengandung pengolahan data lebih cepat, serta dapat menghindari kesalahan dalam pencatatan data asip tanah.

Berdasrkan penelitian-penelitian yang sudah ada, maka peneliti bermaksud melakukan penelitian yang lebih memfokuskan pada faktor-faktor dalam administrasi pengarsipan surat menyuratbaik surat masuk maupun surat keluar yang terdapat di

Kelurahan Jeruk yang

terkomputerisasi.

LANDASAN TEORI

Aplikasi yang akan dibuat dalam penelitian ini adalah sebuah aplikasi pendataan arsip dan administrasi yang memerlukan beberapa definisi yang berhubungan dengan kebutuhan dalam pembutan sistem ini.

1. Pengertian Arsip

(7)

dengan perkmbangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Pengertian Administrasi

Ada dua pengertian administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. Adapun penjelasannya yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sempit adalah tata usaha atau

office work yang meliputi

kegiatan catat-mencatat,

tulis-menulis, mengetik,

korespondensi, dan kearsipan. 2. Administrasi dalam pengertian

luas adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalis tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnay.

Kesimpulan administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan kegiatan kerja sama yang melibatkan sedikitnya dua orang secara rasionalitas (nalar) yang tinggi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Pengertian tentang SDLC

Perancangan dan pembuatan sistem baru menggantikan sistem lama yang masih manual menggunakan sebuah model perancangan dan pengembangan sistem yaitu model SDLC. Ada beberapa langkah model yang ada pada SDLC salah satu yang populer adalahwaterfall.

METODE PENELITIAN 1. Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan pada penelitian ini dengan menggunakan metode analisis terstruktur dengan menggunakan teknik menentukan fakta-fakta dalam mempelajari sistem yang ada. Pada metode ini trasformasi masukan, proses dan keluaran dinyakan dengan

(8)

Pengambilan data dalam penelitian ini menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :

1. Penelitian kepustakaan

Dalam hal ini penulis mengumpulkan informasi dari buku-buku dan internet yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, sehingga dapat membantru penyelesaian masalah ini.

2. Penelitian lapangan

Metode pengamatan secara langsung ini digunakan untuk mendapatkan data yang dibutuhkan penulis dengan cara terjun langsung kelokasi pen elitian.

3. Metode Perancangan

Metode perancangan yang akan digunakan dalam membangun sistem arsip adalah dengan menggunakan metode

waterfall seperti pada gambar

diagram di bawah ini :

Gambar 1. MetodeWaterfall

Metode waterfall adalah metode perancangan berurutan yang menggunakan proses pendekatan secara sistematis mulai dari level pendefinisian kebutuhan sistem sampai dengan

maintenance.

PERANCANGAN SISTEM 1. Data Flow Diagram

Data flow diagram

merupakan diagram aliran data yang menggambarkan bagaimana data diproses oleh sistem. Selain

itu Data flow diagram (DFD)

menggambarkan notasi- notasi aliran data di dalam sistem.

a. DFD Level 0

Dalam Data flow diagramLevel 0 ini merupakan bentuk sistem yang paling global yang berisi proses dan umumnya berfungsi sebagai sistem masukan yang berhubungan dengan external entity(admin).

Gambar 2.Diagram Konteks Pengambilan data dalam

penelitian ini menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :

3. Metode Perancangan

maintenance.

a. DFD Level 0

Gambar 2.Diagram Konteks Pengambilan data dalam

penelitian ini menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :

3. Metode Perancangan

maintenance.

a. DFD Level 0

(9)

HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Form Menu Utama

Form menu utama merupakan form yang pertama kali muncul saat program dijalankan. Dalam form menu utama terdapat 3 toolbar yaitu beranda, data dan surat. Namun yang pertama kali aktif adalah

toolbar beranda yang akan

digunakanadminuntuklogin.

Gambar 3.Formmenu utama 2. FormLogin

Form login digunakan untuk

menjaga agar tidak sembarang orang bisa mengakses aplikasi ini.

Gambar 4.Form login

3. Form Pengaturan Program

Dalam form ini terdapat 4 tombol yaitu wajah yang

digunakan untuk mengganti background, buka file teks, simpan digunakan untuk menyimpan data penggaturan yang sudah diinputkan, dan tombol tutup yang digunakan untuk menutup form pengaturan program.

Gambar 5.Formpengaturan program

4. Form Surat Masuk

Form surat masuk digunakan untuk memasukkan data-data surat masuk yang masuk kepada Kelurahan Jeruk.

(10)

5. Form Surat Keluar

Form surat masuk digunakan untuk memasukkan data-data surat keluar yang keluar dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 7.Formsurat keluar 6. Hasil Laporan Surat Masuk

Form hasil laporan surat masuk digunakan untuk melihat data-data surat masuk yang masuk dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 8.hasil surat masuk 7. Hasil Laporan Surat Keluar

Form hasil laporan surat keluar digunakan untuk melihat data-data surat keluar yang masuk dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 9.hasil surat keluar

8. Hasil Laporan Agenda Surat Masuk

Form hasil laporan agenda surat masuk digunakan untuk melihat semua data-data surat masuk yang masuk dari Kelurahan Jeruk.

Gambar 10.Hasil laporan agenda surat masuk

9. Hasil Laporan Agenda Surat Keluar

(11)

Gambar 11.Hasil laporan surat keluar

ANALISIS DAN PEMBAHASAN Aplikasi pendataan arsip dan administrasi yang telah dibuat akan dilakukan pengujian untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari aplikasi ini. Pengujian dilakukan dilakukan dua tahap yaitu dari penulis dan pengujian dari mahasiswa atau petugas instansi. Aplikasi pendataan arsip dan administrasi yang sudah berjalan sebagaimana mestinya, pengujian dan penilaian dilakukan oleh mahasiswa dan petugas kelurahan. Pengujian dan penilaian itu meliputi : aplikasi, tampilan, data/informasi, kelengkapan menu, aplikasi keseluruhan. Berikut ini merupakan data yang didapatkan dari 20 user atau pengguna.

Tabel 1.Tabel Kuisoner

Berdasarkan hasil yang diperoleh dari 20 user atau pengguna maka dapat dilihat mengunakan grafik sebagai berikut:

Gambar 12. Grafik Hasil Pengujian

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian dari perancangan dan pengujian sistem maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi pendataan arsip dan administrasi di Kelurahan Jeruk

(12)

dengan Java NetBeans untuk pengarsipan di Kelurahan Jeruk telah berhasil dikembangkan, sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan dan pencetakan laporan.

2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu

user dan meliputi beberapa menu yaitu pengaturan program, atur

(13)

DAFTAR PUSTAKA

Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan Komputer.

Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.

Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor

Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal.Semarang : Jurusan Teknik