1 Pendahuluan
Teknologi informasi saat ini telah mengalami perkembangan sejak masuk di Indonesia. Berdasarkan data yang diperoleh Badan Statistik Nasional (BPS), Indeks Pembangunan TIK (IP-TIK) Indonesia tumbuh sebesar 5,08% , yaitu dari 5,32 di tahun 2019 berubah menjadi 5,59 di 2020 pada skala 0 sampai 10[1]. Tidak heran Indonesia mampu untuk meningkatkan pembangunan pada sektor teknologi informasi.
Disisi lain teknologi informasi juga memberikan dampak pada aktivitas proses bisnis. Seperti teknologi e-commerce dan e-banking, yang mana kedua teknologi tersebut mampu memberikan kemudahan dalam hal segi kepraktisan. Di zaman sekarang ini orang tidak perlu untuk berbelanja ke toko atau menabung ke teller . Tinggal melakukan aktivitas tersebut dalam sebuah genggaman smartphone. Akan tetapi, banyak perusahaan baik kecil maupun besar yang belum menerapkan SI/TI pada bisnis mereka.
Multi Jaya Teknik Computer (MJT Computer) merupakan perusahaan berbentuk CV yang didirikan pada tahun 2006 di Kota Salatiga dengan menjual berbagai jenis barang elektronik seperti komputer, laptop, printer, aksesoris lainnya. Tidak hanya itu saja, MJT Computer juga memberikan layanan servis sparepart dan layanan penjualan barang kepada customer.
Target pasar yang mereka incar dimulai dari rintel, instansi sampai ke civitas akademika perguruan tinggi. Hal ini yang menjadikan MJT Komputer sebagai salah satu tempat penjualan dan layanan servis barang elektronik yang ada di Kota Salatiga. Namun. melihat dari proses bisnis yang sedang dijalankan saat ini. MJT Computer belum menerapkan penuh SI/TI pada proses bisnis bagian logistik atau pengadaan barang. Dimana proses bisnis tersebut masih mengandalkan komunikasi chatting dengan vendor.
Oleh karena itu, ide yang muncul pertama kali adalah bagaimana solusi untuk menangani masalah proses bisnis MJT Computer dengan melibatkan penelitian berupa rancangan strategis SI/TI menggunakan metode Ward and Peppard. Yang mana penelitian ini bisa memberikan evaluasi dan usulan demi meningkat kualitas dari perusahaan ini.
2
Tinjauan pustakaPenelitian yang dikerjakan oleh Yunita Utami pada tahun 2018 dengan judul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi Pada Dinas Perindustrian Dan Tenaga Kerja Kota Salatiga”, dijelaskan bahwa metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis SWOT, analisis Value Chain, analisis PEST, analisis Five Force Model, dan McFarlan Strategic Grid[2]. Tujuan peneliti menggunakan lima teknik analisis tersebut guna memecahkan permasalahan pada Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Kota Salatiga yang pada saat itu kekurangan SI/TI di beberapa sektor tertentu. Dari penelitian tersebut, menghasilkan beberapa portofolio SI/TI yaitu Sistem Seleksi Kemampuan Dasar (SKD) Salatiga dan Finger Print digunakan oleh Kasubag Umum & Kepegawaian. Sistem Devinfokerja Kemenaker dan Microsoft Office digunakan oleh Bidang Ketenagakerjaan. Microsoft Office digunakan untuk Bidang Perindustrian.
Usulan portofolio tersebut dapat diimplementasikan dalam kurun waktu empat tahun.
Penelitian yang dikerjakan oleh Inneke Zefania Ariyanto pada tahun 2020 dengan judul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Di Sinode Gkj Salatiga Dengan Kerangka Ward and Peppard”, dijelaskan bahwa metode analisis data yang digunakan adalah metode analisis SWOT, analisis Value Chain, , dan metode McFarlan Strategic Grid[3]. Tujuan peneliti menggunakan tiga metode analisis tersebut adalah untuk meningkatkan sistem kinerja efektif dan efisien yang selaras dengan tujuan dan arah proses bisnis Sinode GKJ Salatiga. Dari penelitian tersebut, menghasilkan beberapa usulan SI/TI untuk diimplementasikan dalam waktu empat tahun, yaitu aplikasi penjualan, aplikasi SI Administrasi, aplikasi SI SDM, aplikasi Sistem Pengelolaan Data, aplikasi mobile Stok Buku, Aplikasi SI Perhitungan Harga (Activity Based Costing System), dan SI Kepegawaian.
Penelitian yang dilakukan oleh Putri Maharani pada tahun 2021 dengan judul “Perencanaan Sistem Informasi Strategis Menggunakan Model Ward and Peppard (Studi Kasus: Klinik Yulia Asniati)” dijelaskan bahwa metode analisis data yang digunakan oleh peneliti adalah analisis SWOT, analisis PEST, analisis Value Chain, Five Force Model, McFarlan Strategic Grid, dan Critical Success Factor[4]. Tujuan peneliti menggunakan enam metode analisis tersebut adalah meningkatkan layanan bagi pelanggan dari Klinik Yulia Asniati . Dari penelitian tersebut, menghasilkan beberapa usulan SI/TI untuk diimplementasikan dalam waktu tiga tahun, salah satu dari beberapa SI/TI yang diterapkan yaitu Medical Diagnoses Expert System Application. Dimana aplikasi tersebut diimplementasikan pada tahun 2023.
Metode Ward and Peppard adalah metode perencanaan strategis sistem informasi yang dikembangkan oleh Ward and Peppard. Metode ini diharapkan menghasilkan portofolio aplikasi untuk suatu perusahaan.[5].
Berdasarkan tiga jurnal yang telah dijelaskan, maka penelitian ini menggunakan perencanaan strategis dengan metode Ward and Peppard. Pada metode tersebut menggunakan tahapan masukan seperti di bawah ini[6]:
1. Analisis lingkungan bisnis internal 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal 3. Analisis lingkungan SI/TI internal 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri strategis SI bisnis, strategis TI, strategis manajemen SI/TI
Gambar 1 Metode Ward and Peppard
3 Metodologi penelitian
Gambar 2 Metode Penelitian
Metode yang dipilih menggunakan metode penelitian kualitatif dengan melibatkan kegiatan observasi dan wawancara. Langkah pertama adalah dengan berkunjung ke MJT Computer untuk melakukan observasi dan wawancara dengan pemilik MJT Computer yaitu kak D. Alasan mengapa dipilihnya pemilik MJT Computer sebagai narasumber adalah untuk mengetahui aktivitas proses bisnis di perusahaan tersebut secara keseluruhan.
Langkah kedua menyusun analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal dan analisis lingkungan SI/TI eksternal. Dari langkah tersebut maka metode analisis yang digunakan adalah analisis SWOT, analisis value chain, McFarlan strategic grid dan analisis PEST. Selanjutnya langkah ketiga merancang strategis bisnis, strategi manajemen dan strategi SI/TI berdasarkan hasil analisa sebelumnya. Langkah keempat dan terakhir adalah menyusun usulan aplikasi SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan prioritas perusahaan.serta memetakan aplikasi SI/TI yang sesuai dengan pemakaian waktu.
4 Hasil dan Pembahasan
4.1 Analisis Lingkungan Bisnis Internal dan Eksternal 4.1.1 Analisis Value Chain
Gambar 3 Analisa Value Chain pada MJT Computer
Dari Gambar 3 dijelaskan dua aktivitas proses bisnis pada MJT Computer yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Berikut penjelasan aktivitasnya :
1. Aktivtas Utama
a. Pengadaan stock & pembelian barang dari vendor
b. Pengecekan barang untuk memastikan apakah barang yang dibeli sesuai dengan permintaan
c. Pemberian dan pelabelan harga barang d. Penempatan barang di etalase
e. Penjualan barang f. Promosi barang
g. Layanan servis laptop, printer dan sparepart lainnya h. Layanan transaksi
2. Aktivitas Pendukung
a. Pengelolaan SDM (Perekrutan dan pengawasan kinerja) b. Administrasi Umum & Keuangan
c. Infrastruktur
d. Pengembangan SI/TI
4.1.2 Analisis SWOT
Tabel 1 Matriks SWOT
INTERNAL
EKSTERNAL
Strength (S)
• Memiliki kualitas layanan yang baik terutama pada penjualan dan servis sparepart baik secara manual maupun online
• Memiliki infrastruktur
keamanan, jaringan internet dan
komputer yang memadai
• Memiliki layanan aplikasi online yang digunakan sebagai penjualan dan promosi
• Adanya jaminan kualitas barang
Weakness (W)
• Error/Kesalahan SDM pada saat menjalankan pekerjaan
• Belum adanya SI/TI khusus untuk mengelola bagian logistik dan keuangan
Opportunity (O)
• Target pasar selain ritel dan instansi baik yang ada di kota Salatiga maupun di luar kota Salatiga
S-O
• Menciptakan promosi barang kreatif lewat teknologi aplikasi video terutama aplikasi tiktok yang sedang menjadi tren saat ini
W-O
• Mengembangkan SI/TI terutama pada bagian logistik dan keuangan
Threat (T)
• Persaingan penawaran harga barang dengan penjual lain di e- commerce
S-T
• Menawarkan promo harga barang dengan kriteria yang ditentukan oleh MJT Computer
W-T
• Mengevaluasi dan meningkatkan kualitas SDM yang tersedia
Tabel 2 merupakan matriks SWOT dengan memaparkan poin - poin tentang kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan [7] .Dari Tabel 2, MJT Computer memiliki kekuatan dan kelemahan pada lingkungan internal maupun peluang dan ancaman pada lingkungan eksternal. Dari keempat komponen tersebut menghasilkan beberapa strategi :
1. Menciptakan promosi barang kreatif lewat teknologi aplikasi video terutama aplikasi tiktok yang sedang menjadi tren saat ini (S-O).
2. Menawarkan promo harga barang dengan kriteria yang ditentukan oleh MJT Computer (S-T).
3. Mengembangkan SI/TI terutama pada bagian logistik dan keuangan (W- O).
4. Mengevaluasi dan meningkatkan kualitas SDM yang tersedia (W-T).
4.1.3 Analisis PEST
Berikut penjelasan mengenai analisis PEST pada MJT Computer:
1. Politik
Adanya keterlibatan pemerintah untuk memberikan kebijakan mengenai pemberian izin untuk mendirikan usaha dan kebijakan ketenagakerjaan pada karyawan
2. Ekonomi
Adanya kontrak kerja sama dengan brand barang 3. Sosial
Adanya kepercayaan warga Salatiga dan sekitarnya terhadap MJT Computer baik dari layanan, penjualan dan kualitas barang
4. Teknologi
a. Menerapkan teknologi yang telah sedang berkembang saat ini.
b. Pemantauan keamanan CCTV dari aplikasi smartphone
4.2 Analisa Lingkungan Internal dan Eksternal SI/TI Berikut teknologi yang digunakan oleh MJT Computer:
1. IBM Lotus Chronos, digunakan untuk pengelolaan bagian operasional perusahaan
2. Teknologi CCTV yang sudah terintegrasi dengan smartphone
3. Mobile Applications, dimana di MJT Computer menggunakan 4 Mobile Applications. Whatsapp, Instagram, Tokopedia, Bibli, dan Aplikasi CCTV
4.3 Strategis TI
Melihat hasil dari observasi maupun wawancara bersama dengan pemilik MJT Computer, maka diperlukan adanya maintenance pada
perangkat internet agar proses bisnis yang ada di dalamnya berjalan dengan lancar.
4.4 Strategis Bisnis SI/TI
Ada beberapa rekomendasi untuk perusahaan :
1. Membuat sistem informasi untuk pengadaan barang dan pengecekan stok
2. Membuat sistem informasi untuk mengelola keuangan perusahaan 3. Mengoptimalkan maintenance pada jaringan internet
4.5 Strategis Manajemen SI/TI
Yang dibutuhkan MJT Computer saat ini adalah merekrut karyawan pada bagian logistik dan bagian keuangan. Diharapkan dengan hadirnya rekrutan tersebut bisa menyeimbangkan beban tugas dari kedua bagian tersebut
4.6 Usulan SI/TI
Tabel 2 Usulan Sistem Informasi
No. Nama Sistem Informasi
Pengguna Jenis Aplikasi
Keterangan
1. Sistem
Informasi Logistik
Karyawan Aplikasi Sistem Informasi Logistik
digunakan untuk mempermudah akses pembelian barang dari vendor dan pengecekan stok barang
2. Sistem
Informasi Keuangan
Karyawan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan digunakan untuk mencatat laporan keuangan
perusahan, penggajian terhadap karyawan
4.7 Portofolio Aplikasi
Tabel 3 Hasil analisis dengan McFarlan Strategic Grid
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
IBM Lotus Chronos, Whatsapp, Instagram
Sistem Informasi Logistik, dan Sistem Informasi Keuangan
KEY OPERATIONAL SUPPORT
Aplikasi Absensi, Tokopedia, dan Blibli
Microsoft Office
Metode yang dipakai dalam Tabel 3 menggunakan metode Mc Farlan Grid dengan cara memetakan aplikasi menjadi empat kuadran[8].
1) Kuadran pertama diisi oleh IBM Lotus Chronos, Instagram dan Whatsapp sebagai bagian dari Strategic.
2) Kuadran kedua diisi oleh Aplikasi Absensi, Tokopedia, dan Blibli sebagai bagian dari Operasional.
3) Kuadran ketiga Support diisi oleh Microsoft Office sebagai bagian dari Support.
4) Kuadran keempat High Potential diisi oleh Sistem Informasi Logistik, dan Sistem Informasi Keuangan sebagai bagian dari High Potential
4.8 Rencana Implementasi SI/TI
Tabel 4 Rencana Implementasi SI/TI
Usulan SI/TI 2023 2024 2025
SI Keuangan High
Potential
SI Logistik High
Potential
Tabel 4 menjelaskan bahwa rencana implementasi SI/TI pada MJT Computer akan diprioritaskan pada tahun 2024 untuk SI Logistik yang akan digunakan untuk proses pengadaan barang dan pembelian barang dari supplier. Pada tahun 2025 untuk SI Keuangan akan digunakan untuk mengelola kas MJT Computer serta mengatur penggajian pegawai.
5 Kesimpulan
Pada penelitian ini, dijelaskan bahwa perusahaan sudah menerapkan SI/TI dengan baik. SI/TI yang berada di perusahaan ini dapat mendukung dalam bisnis di MJT Computer. Namun masih ada masalah ketika perusahaan belum menerapkan SI/TI di bagian logistic dan keuangan. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan strategis dengan menggunakan metode Ward and Peppard. Ynng mana analis data yang digunakan mencangkup analisis SWOT, Value Chain, dan McFarlan Strategic Grid. Dimana dari hasil analisis tersebut menghasilkan dua usulan portofolio yaitu Sistem Informasi Logistik, dan Sistem Informasi Keuangan. Kedua sistem informasi tersebut baru diimplementasikan dalam kurun waktu tiga tahun. Dari kesimpulan yang dijelaskan, maka penelitian ini memiliki perbedaan dengan tiga penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Yunita Utami, Inneke Zefania Ariyanto, dan Putri Maharani. Latar tempat, jumlah penggunaan analisis data, dan hasil penelitian menjadi indikator pembeda dengan tiga penelitian sebelumnya.
