commit to user 5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur
Dalam buku Meningkatkan keunggulan perusahaan melalui manajemen perkantoran efektif, MC Maryanti (2008:43) mengemukakan istilah Prosedur merupakan serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang akan datang. Prosedur merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk berpikir, dan ia menguraikan cara cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu. Prosedur merupakan urut-urtan kronologis dari tindakan-tindakan yang di butuhkan. A. Hasymi Ali (1989:124).
Menurut Ig. Wursanto Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkut paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Disebutkan pula bahwa prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berpikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna menjelaskan suatu kegiatan tertentu. Seperti halnya dengan kebijaksanaan, prosedur juga mempunyai urutan kepentingan, misalnya dalam suatu perusahaan besar dapat ditemukan suatu pedoman “ Standar Kebiasaan Perusahaan” (Corporation Standard Practice), yang menguraikan prosedur-prosedur yang berlaku umum bagi suatu perusahaan dan pedoman “ Standar Kebiasaan Divisi” (Division Standard Practice), yang meliputi prosedur yang dirancang khusus untuk usaha-usaha divisi. Ig. Wursanto, (1987:19).
Prosedur adalah urutan perbuatan atau langkah-langkah yang harus dilakukan, untuk mencapai suatu tahap tertentundalam usaha pencapaian tujuan. A.S. Moenir (1982:114)
Dalam buku dasar-dasar administrasi dan manajemen perusahaan (Moekijat, 1989:229) prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau operasi-operasi) melaksanakan pekerjaan dan berhubungn dengan apa yang dilkakukan, dimana hal itu dilakukan dan siapa yang melakukannya.
Menurut Moekijat dalam (Ida Nuraida, 2008:35) prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan- pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :
· Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang.
· Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
· Pedoman untuk bertindak.
Prosedur adalah serangakian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan menurut waktu dari tugas-tugas ini merupakan ciri setiap prosedur. Biasannya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilaman dan oleh siapa masing-masing tugas harus dilakukan.
Moekijat (1989:194).
1. Sifat atau Hakekat Prosedur
Menurut Moekijat (1989:194) sifat (hakekat) prosedur adalah sebagai berikut :
a. Prosedur terdapat dalam tiap bagian perusahaan; prosedur merupakan salah satu macam rencana yang penting.
b. Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya terulang.
c. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
2. Ciri Prosedur yang Baik
Dalam buku tanya jawab manajemen oleh Moekijat (1989:194) yang merupakan pembahasan buku principles of management , karangan George R.
Terry disebutkan ciri prosedur yang baik antara lain sebagai berikut:
a. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.
b. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas. Stabilitas adalah ketetapan arah tertentu dengan perubahan yang dilakukan hanya apabila terjadi perubahan penting dalam faktor- faktor yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur. Fleksibilitas prosedur dinginkan guna mengatasi suatu krisis atau suatu keadaan darurat, tuntutan khusus atau penyesuaian kepada suatu kondisi sementara.
c. Prosedur harus mengikuti zaman (up-to-date).
Prosedur yang baik adalah prinsipnya sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Sedangkan prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. MC Maryanti (2008:43).
Menurut A.S. Moenir (1982:114) supaya prosedur dapat berfungsi sebagai alat mencapai tujuan, maka harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Urutan perbuatan atau langkah-langkah hendaknya sederhana, tidak berbelit-belit sehinga memperpanjang jarak yang harus ditempuh untuk mencapai tahap yang dimaksud.
b. Urutan perbuatan atau langjah-langkah hendaknya berkaitan (relevant) dengan yang hendak dicapai.
c. Faktor waktu hendaknya dipertimbangkan secara masak sehingga tidak membuang-buanng waktu, yang justru sangat berharga.
d. Mudah dilakukan oleh orang yang berkepentingan, dan hendaknya dengan cepat menjadi kebiasaan dalam tingkah laku.
e. Buatlah diagram, sketsa atau bentuk lain dari prosdur itu, sehingga mudah diikuti dan dipahami oleh orang yang berkepentingan.
f. Ingat bahwa prsedur juga merupakan alat pengawasan dala pekerjaan.
Karena itu dalam pembuatan prosedur harus diperhitungkan adannya jaminan atas pengawasan tersebut.
g. Agar prosedur dapat diawasi dan diikuti secara baik, perlu adanya kelengkapan form yang sifatnya sama.
h. Prosedur yang dibuat hendaknya selalu berdsar atas aturan pokok yang ada dan merupakan kelengkapan yang mengikat.
Menurut Ida Nuraida (2008:35) prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya:
a. Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi.
b. Tertulis
c. Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan organisasi yang aktif dan dinamis.
Menurut Moekijat dalam (Ida Nuraida, 2008:35) prosedur perkantoran ditulis dalam buku pedoman kantor, daftar tugas atau dalam formulir lepas. Di
dalam buku pedoman kantor (buku pedoman prosedur) atau formulir lepas tersebut dimuat instruksi-instruksi tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan dilakukan, bilamana pekrjaaan dilakukan, dimana pekerjaan dilakukan, dan memberi informasi tentang system yang membantu organisasi.
3. Manfaat Prosedur Tertulis
Menurut Ida Nuraida (2008:35) prosedur tertulis sangat bermanfaat bagi tinkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat prosedur tertulis antara lain:
1). Planning-controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan
b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c. Meghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
d. Mempermudah pengawasa yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yng sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan prosedur apa tidak. Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai denngan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2). Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai:
· Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing- masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian lain. Misalnya, bagian/divisi yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu perusahaan adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan.
· Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3). Staffing-leading
a. Membantu atasan dalam memberi training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosesdur mempermudah orientasi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama, training uga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi yang baru., atau mendapat tugas baru yang masih asing sama sekali. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
b. Atasan perlu mengadakan counseling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan konstribusi yang maksimal bagi kantor.
c. Mempermudah memberikan penilaian bagi bawahan.
4). Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antardepartemen.
b. Menetapkan dan membedakan antara prosedur-prosedur independen.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau urut-urutan yang saling berkaitan antara satu sama lain secara teratur dan sistematis yang di gunakan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Dan dengan menggunakan prosedur yang baik dan sistematis, suatu tujuan akan dapat dicapai dengan efektif dan efisien.
B. Pengertian Pengelolaan
Istilah pengelolaan seringkali disebut dengan istilah manajemen.
Berikut ini beberapa pengertian manajemen menurut para ahli.
Menurut Slamet Soesanto pada dasarnya manajemen adalah suatu proses yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan suatu keputusan, kepemimpinan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Sehingga manajemen berfungsi untuk mendayagunakan sumber daya seperti bahan mentah, uang, metode, peralatan, mesin-mesin dan semangat karyawan untuk menyusun dan mencapai tujuan perusahaan. Slamet Soesanto (1995:1).
Menurut G.R Terry dalam (Moekijat,1992:57) istilah manajemen berasal dari perkataan bahasa Italia “managgiare” yang berarti : “ melatih kuda-kuda” atau secara harfiah “mengendalikan = to handle”.
Menurut Heidjarachman Ranupandojo (1987:13) manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang dapat dijadikan upaya memperbaiki mutu manusia dan memperbaiki tata kerja dalam mencapai tujuan mereka.
Menurut Lyndall F. Urwick dalam (Heidjarachman Ranupandojo, 1987:13) manajemen adalah suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi tiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan atau tiap sistem kerjasama manusia dengan sikap dan jiwa seorang sarjanan dan dengan mengunakan alat-alat perumusan, analisa, pengukuran, percobaan dan pembuktian.
Manajemen dapat didevinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Sondang P. Siagian (1979:5)
Dari pengertian menurut beberapa para ahli tersebut diatas penulis menyimpulkan makna dari pengertian pengelolaan adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan penyatupaduan usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dalakukan dengan kerjasama, sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan lebih lancar, berdaya guna, berhasil guna serta tepat waktu.
Dengan demikian prosedur pengelolaan adalah urut-urutan tahapan atau langkah-langkah secara sistematis yang dilakukan oleh suatu kelompok atau organisasi dalam melakukan kegiatan yang berkaitan dengan penyatupaduan usaha atau aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi.
C. Pengertian Dokumen
Istilah dokumen dalam buku pengantar ilmu dokumentasi (Soejono Trimo, 1987:7) memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen adalah semua bahan pustaka, baik ia berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara/ cassettes, video, tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.
Menurut Pariata Westa dalam (Martono,1991:3) dokumen adalah suatu warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan, dalam dunia perusahaan luar negeri
(Amerika Serikat) istilah document dipakai dengan pengertian sama seperti record atau warkat.
Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya teknik dan jasa dokumentasi (1992:12) pengertian dokumen adalah sebuah objek yang menyajikan informasi. Dokumen merupakan wahana wadah pengetahuan dan ingatan manusia, karena dalam dokumen disimpan pengetahuan yang diperoleh manusia serta segala sesuatu yang diingat manusia dituangkan dalam dokumen.
Basuki Sulistyo juga memberikan pengertian yang berbeda mengenai dokumen dalam bukunya manajemen arsip dinamis (2003:133), dokumen merupakan unit terkecil dalam pemberkasan, dokumen dapat berupa sepucuk surat, memo/ foto. Dijelaskan lebih lanjut bahwa dokumen merekam transaksi dalam aktivitas tertentu.
Disamping istilah dokumen seringkali kita mendengar istilah arsip.
Untuk lebih jelas berikut penulis sampaikan mengenei pengertian arsip menurut beberapa para ahli.
Menurut Basir Barthos (1989:1) arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupum bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Menurut The Liang Gie dalam (Soebroto, 1980:24) arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.
Menurut LAN dalam (Soebroto, 1980:24) arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen-dokmen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau
salinan, serta segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau yang diterima suatu badan, sebagai bukti dari tujuan, organisasi fungsi-fungsi prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lainnya dari pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Arsip menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dalam (Saiman, 2002:102) adalah sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapum, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan .
Menurut Saiman (2002:103) arsip adalah setiap pencatatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media computer (pita, tape, piringan, rekaman disket) kertas fotokopi dan lain-lain.
Menurut Thomas Wiyasa (2001:43) Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan arsip-arsip yang disebut dengan manajemen kearsipan.
1. Ciri-ciri Dokumen
Menurut Sulistyo Basuki (1992:12) ciri dokumen dapat digolongkan ke dalam dua kelompok besar yaitu:
a. berdasarkan ciri fisiknya: yang mencakup tinggi, berat, tata letak, proses pembuatan, frekuensi waktu, dan sejenisnya
b. berdasarkan ciri intelektualnya: menggunakan kriteria seperti tujuan dokumen, isi, subjek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, keaslian karya, rancangan, dan lain-lainnya.
Dijelaskan lebih lanjut bahwa karakteristik fisik sebuah dokumen terhadap cara mengolahnya. Berat, tinggi, kemaksaan (hardness), usia, status pengawetan, kelangkaan dokumen, dan jumah merupakan faktor yang mempengaruhi pemilihan dan pendayagunaan dokumen. Sulistyo Basuki (1992:12).
2. Penggolongan Dokumen
Menurut Saiman (2002:102), arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut:
· Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakanan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
· Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya ma upun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan dalam di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.
Menurut Saiman (2002:103) ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan adalah sebagai berikut:
· Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
· Arsip tidak otentik yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. (berupa fotokopi, salinan, dan lain-lain).
3. Dasar-dasar Pengelolaan Arsip
Dasar-dasar pengelolaan arsip menurut Thomas Wiyasa (2001:77) sebagai berikut:
· Pengumpulan berkas yang mempunyai nilai yuridis , historis dan dokumentasi
· Penyimpanan berkas secara sistematis dengan metode kearsipan
· Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan
· Penyusutan dan penghapusan berkas sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengelola Arsip:
Menurut Thomas Wiyasa (2001:44) dalam penyelenggaraan tata kearsipan yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah :
· Petugas kearsipan harus mahir/ professional dan menyenangi dalam mengelola arsip
· Prosedur kerja cukup sederhana
· Perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya
· Perlengkapan lemari arsip dan filling cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan
· Perlu adanya pelaporan berkala secara periodic/teratur
5. Ciri Penyelenggaraan Kearsipan yang Efektif dan Efisien :
Menurut Thomas Wiyasa, (2001:44) penyelenggaraan kearsipan yang baik dan efisien mempunyai ciri sebagai berikut :
· berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu
· berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena karena sudah melalui selektif secra cermat
· penyelenggaraan tidak memerlukan biaya terlalu besar .
Menurut Martono (1991:7) menjelaskan bahwa suatu dokumen akan berguna pabila dokumen itu memiliki keaslian informasi yang terkandung sesuai dengan yang sebenarnya terdapat pada dokumen tersebut. Keaslian suatu dokumen secara fisik dan secara informative hendaklah diusahakan oleh setiap petugas dokumentasi sebagai tanggung jawab terhadap jabatannya dan ini juga merupakan kode etik dari para petugas dokumentasi.
Martono juga menjelaskan lebih lanjut bahwa dokumen yang dihasilkan atau diterbitkan oleh lembaga dokumentasi hendaklah dokumen yang obyektif berarti tidak memihak, lepas dari perasaan perseorangan.
Yang berarti isi informasi dari suatu dokumen merupakan hasil pengolahan yang cermat, tepat, terpercaya serta akurat. Martono (1991:8).
6. Kegunaan Dokumen/ Arsip
Menurut Sulistyo Basuki (1992:15) dokumen digunakan sebagai bukti atau kesaksian di depan siding pengadilan, untuk mengetahui jalannya sebuah peristiwa, unuk mempersiapkan dokumen lain, untuk mengemukakan sebuah gagasan atau ide, untuk pekerjaan seseorang, untuk rekreasi, untuk mengajar, ilustrasi, iklan atau pemopuleran seseorang.
Menurut Basir Barthos (1989:2) kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Kegunaan arsip menurut Thomas Wiyasa (2001:81) adalah sebagai berikut:
· Adanya keterbatasan manusia untuk mengingat maka kearsipan berguna untuk alat bantu pengingatan
· Untuk bahan menyusun perencanaan dan penjadwalan program kerja
· Untuk mendukung keberadaan suatu organisasi yaitu adanya perlindungan hokum atau undang-undang
· Sebagai tanda bukti otentik atau sah hitam di atas putih bila sewaktu- waktu timbul masalah yang tidak diinginkan
· Sebagai dokumen suatu lembaga atau badan, misalnya akte pendirian perusahaan, dll yg sejenis denga hal tersebut.
· Untuk dapat diwariskan kepada ahli warisnya atau yang berhak menerima.
Dari penjelasan tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa arsip dan dokumen pada intinya mempunyai makna yang sama yaitu sebagai pusat ingatan yang menyajikann suatu informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan pustaka, acuan atau pedoman, kesaksian dan lain sebagainya baik informasi dalam bentuk tertulis maupun dalam bentuk rekaman. Namun arsip cakupannya cenderung lebih luas bila dibandingkan dengan dokumen.
Maka yang dimaksud dengan prosedur pengelolaan dokumen Standar Kualitas Produk adalah urut-urutan langkah secara sistematis dan teratur yang saling berkaitan dalam melakukan kegiatan pengelolaan catatan tertulis (dokumen) Standar Kualitas Produk, yaitu catatan tertulis yang dijadikan sebagai suatu pedoman dalam penetapan satuan nilai mengenai mutu atau kualitas produk.
