MANUAL MUTU
ISO 9001:2008 PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
2014
MANUAL MUTU
ISO 9001 : 2008 PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA 09 007 02000
Revisi : 04
Tanggal : 19 Mei 2014
Disetujui oleh : Kepala Perpustakaan
Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Disiapkan oleh: Disahkan oleh:
Management
Representative Kepala Perpustakaan
KATA PENGANTAR
Manual Mutu (Quality Manual) ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Perpustakaan Universitas Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan Perpustakaan UB dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar ISO 9001: 2008.
Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001: 2008. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional UB. Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial. Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan. Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku.
DAFTAR ISI
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU ...
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
1.PENDAHULUAN ... 1
1.1.Ruang Lingkup ... 1
1.2.Tujuan.... ... 1
2.LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ... 3
3.ISTILAH DAN DEFINISI ... 3
4.SISTEM MANAJEMEN MUTU ... 4
4.1. Sekilas Tentang Perpustakaan ... 4
4.2. Organisasi Perpustakaan ... 5
4.3. Visi, Misi, Motto Mandat, Maklumat Pelayanan, dan Tujuan Perpustakaan ... 4
4.3.1. Visi, Misi, Motto Mandat, dan Maklumat Pelayanan ... 4
4.3.2. Tujuan Perpustakaan ... 4
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan ... 4
4.5. Sistem Dokumentasi ... 4
5.TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ... 6
5.1.Komitmen Manajemen ... 6
5.2.Kepuasan Pengguna Jasa Layanan ... 6
5.3.Kebijakan Mutu ... 7
5.4.Perencanaan Sistem Mutu ... 7
5.5.Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi ... 10
5.6.Tinjauan Manajemen ... 23
6.PENGELOLAAN SUMBER DAYA... 24
6.1.Penyediaan Sumber Daya ... 24
6.2.Sumber Daya Manusia dan Pelatihan ... 24
6.3.Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja ... 24
7. REALISASI LAYANAN ... 25
7.1.Perencanaan Layanan ... 25
7.2.Proses Terkait dengan Pelanggan... 25
7.4.Pembelian ... 26
8.PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU PERBAIKAN ... 27
8.1.Umum ... ... 27
8.2.Pemantauan dan Pengukuran ... 28
8.3.Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai ... 29
8.4.Analisis Pemantauan dan Pengukuran ... 29
8.5.Perbaikan dan Peningkatan Mutu. ... 29
LAMPIRAN ... 30
Lampiran 1.a. Daftar Prosedur Mutu dan Borang ISO 9001:2008 ... 40
Lampiran 1.b. Daftar Manual Prosedur Kegiatan Utama Perpustakaan UB ... 40
Lampiran 1.c. Daftar manual prosedur Kegiatan Pendukung Perpustakaan UB ... 30
Lampiran 2. Cross Matrix Reference ... 32
Lampiran 3. Alur Bisnis Proses ... 34
1. Pendahuluan
The International Organisation for Standardization (ISO) telah meluncurkan ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS). Sistem ini ditujukan untuk quality assurance of product dan enhancement of customer satisfaction. Perpustakaan UB memiliki mandat utama dari pelanggan/stakeholder untuk mengembangkan penyelenggaraan manajemen mutu di perpustakaan yang akan diterapkan untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Proses penyusunan dan produk manajemen mutu yang dihasilkan Perpustakaan UB harus efektif dan efisien. Mengingat nilai strategis peran unit ini maka diputuskan alokasi anggaran sertifikasi ISO 9001:2008 untuk Perpustakaan UB.
Secara internal sertifikasi ISO 9001:2008 tentang SMM digunakan untuk mengendalikan pengelolaan proses sesuai kebutuhan pelanggan dan meninjau efektifitas proses agar produk sesuai persyaratan. Untuk itu, perlu pemahaman bagi personil organisasi sebelum terjadi internalisasi budaya mutu. Selain itu, peningkatan kompetensi staf dalam pengelolaan mutu ini akan dapat mengurangi konflik, meningkatkan efisiensi dan menjadi dasar untuk perbaikan secara berkelanjutan.
Secara eksternal, sertifikasi akan bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan, meningkatkan image dan alat promosi.
1.1. Ruang Lingkup
Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Perpustakaan Universitas Brawijaya (UB) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan lingkup SMM yang terkait dengan mandat utama Perpustakaan UB yaitu sebagai unit pelaksana teknis dengan peran: memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Secara fungsional perpustakaan UB bertanggungjawab: a) Menyediakan dan mengolah bahan pustaka; b) Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka; c) Memelihara dan melestarikan bahan pustaka; d) Melakukan koordinasi dan evaluasi pemanfaatan koleksi bahan pustaka di lingkungan universitas; dan e) Melakukan urusan tata administrasi perpustakaan.
Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 9001 : 2008. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara keseluruhan. Semua persyaratan SMM ISO 9001 : 2008 diaplikasikan oleh Perpustakaan UB kecuali beberapa persyaratan ISO 9001:2008 (Klausul 7.3 dan 7.6) yang tidak dapat diterapkan oleh Perpustakaan UB karena tidak sesuai dengan tugas, mandat dan wewenang Perpustakaan sebagaimana pada tabel berikut:
Klausul/Sub Klausul Pengecualian Pembenaran
Kalusul 7.3. Desain dan Pengembangan
Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan UB memastikan bahwa keperluan proses
perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk menjawab kebutuhan dan
harapan pengguna maupun pihak lain yang berkepentingan.
Perpustakaan UB tidak menentukan sendiri desain dan pengembangan
produknya. Desain dan pengembangan
perpustakaan UB dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna.
Klausul 7.6.
Pengendalian terhadap Alat Pemantauan dan Alat Ukur
Perpustakaan UB memantau dan mengukur keberhasilan
mekanisme dan standar layanan melalui penyebaran kuisioner dan komplain pengguna melalui mailbox (ask librarian).
Alat ukur dan pemantauan yang digunakan
Perpustakaan UB bukan merupakan alat mekanis sehingga tidak memerlukan adanya kalibrasi seperti pada peralatan ukur mekanis.
1.2. Tujuan
Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk :
1. Memberi arahan bagi manajemen dan personalia Perpustakaan UB untuk menerapkan sistem yang efektif dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin kepuasanpelanggan.
2. Menyediakan panduan penyusunan bagi pengembangan sistem manajemen mutu secara keseluruhan.
3. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang memenuhi persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2008.
2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
Berikut adalah dokumen-dokumen yang digunakan sebagai landasan pelaksanaan sistem manajemen mutu Perpustakaan UB :
Dokumen Internal
- Statuta dan OTK Universitas Brawijaya, 2009
- Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor : 074/SK/2006 - Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor : 251A/SK/2009
- Manual Mutu, Manual Prosedur dan Instruksi Kerja ISO 9001:2008 Perpustakaan UB
Dokumen Eksternal
- Undang-Undang Sistem Perpustakaan No. 074/UU/2007
- Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional No. 20 Tahun 2003 - Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 oleh DIKTI, 2005 - Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003 - Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
- Vocabulary Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2005
- Pedoman Keberhasilan Sistem Manajemen Mutu ISO 9004:2009 - Standar Pengukuran Kinerja Perpustakaan ISO 11620-1998 - Pedoman Penilaian Angka Kredit Perpustakaan, tahun 2003 - Persyaratan SMM IWA2:, 2007
- Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik.
3. Istilah dan Definisi
1. Perpustakaan UB adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas Brawijaya.
2. Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance System) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan tertentu.
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem pengelolaan yang dirancang untuk dapat menjamin mutu layanan dan hasil pendidikan tinggi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
4. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
5. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan oleh Costumer (Stakeholder) baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun yang tersirat.
6. Manual Mutu (MM) adalah dokumen tingkat pertama yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelayanan dan peraturan yang berlaku.
7. Kebijakan mutu (quality policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (top management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratanpersyaratan (requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutunya.
8. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.
9. Sasaran Mutu (quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu.
Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi.
10. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan PJM UB. Pelanggan PJM UB
dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu (a) Rektor, selaku pimpinan tertinggi UB, (b) unit kerja dan lembaga di lingkungan UB, dan (c) pelanggan lain yang memerlukan jasa layanan PJM.
11. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) terdiri dari fakultas/program dan jurusan/program studi.
12. Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) terdiri dari biro, lembaga dan unit pelaksana teknis lainnya.
13. Manual Prosedur (MP) merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara untuk menjalankan suatu proses. Manual Prosedur (MP) digambarkan sebagai suatu aliran langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penaggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata cara pelaksanaannya.
14. Instruksi Kerja (IK) merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan pelaksanaan teknis dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan.
15. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik/digital, cakram padat/CD, dll). Dokumen PJM UB dibagi menjadi (a) dokumen internal, (b) dokumen eksternal dan (c) rekaman.
16. Borang adalah alat atau instrumen untuk mengumpulkan informasi mengenai kinerja organisasi dalam rangka pengendalian mutu dimana didalamnya terdapat seperangkat pertanyaan yang sebagian berupa pertanyaan tertutup, dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan menuliskan jawabannya pada tempat yang disediakan dalam boring dan sebagian lagi memerlukan lembaran tersendiri.
17. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang memberikan bukti tentang kegiatan yang dilakukan.
18. Dokumen Pendukung adalah dokumen-dokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional.
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1. Sekilas Tentang Perpustakaan UB
Universitas Brawijaya (UB) didirikan pada tanggal 5 Januari 1963 dan pada tanggal yang sama Perpustakaan Pusat Universitas Brawijaya didirikan. Hal ini didasarkan pada Keputusan Menteri PTIT Nomor 1 tahun 1963 yang selanjutnya dikukuhkan dengan Keputusan Presiden RI No. 196 tanggal 23 September 1963.
Pada perkembangannya Perpustakaan UB sempat mengalami pemindahan tempat.
Pada awalnya perpustakaan beralamatkan di Jl. Guntur No.1, namun akhirnya pada tahun 1965 perpustakaan pindah ke kampus UB di Dinoyo, Malang. Pada saat itu luas gedung perpustakaan hanya seluas 400 m2 kemudian pada perkembangannya perpustakaan membangun gedung seluas 3.000 m2. Kemudian diresmikan oleh Direktur Jendral Pendidikan Tinggi (Prof. Dr. Dodi Trisna Amijaya) pada tanggal 24 Februari 1984, maka gedung perpustakaan dikembangkan lagi menjadi seluas 4.200 m2 pada tahun 1987. Pada tahun 2009 gedung perpustakaan yang baru telah dibangun seluas 4.320 m2, sehingga luas gedung perpustakaan menjadi 8.520 m2 yang merupakan perluasan dari gedung yang lama.
Untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevan, efisien dan efektif, maka UB memerlukan supporting system, khususnya perpustakaan yang dikelola secara baik. Akselerasi peningkatan kemampuan Perpustakaan UB telah dilakukan dalam tahun-tahun terakhir, khususnya untuk memenuhi kebutuhan proses manajemen perpustakaan dengan mengembangkan dan menerapkan sistem automasi perpustakaan terpadu dan pada tahun 2004 proses kegiatan perpustakaan sudah terautomasi secara penuh. Melalui berbagai program manajemen melakukan kerjasama dan pengembangan lainnya, sehingga perpustakaan UB memperoleh penghargaan sebagai perpustakaan yang dapat mengembangkan dan menerapkan Information Technology (IT) dengan baik. Pengembangan manajemen dan penyediaan sarana IT dapat ditingkatkan lebih baik ketika perpustakaan berhasil memperoleh grand TPSDP, periode 2006-2007.
Program Perpustakaan UB tahun 2009 adalah melanjutkan kegiatan tahun- tahun sebelumnya dan menyempurnakan pengelolaannya. Untuk itu sesuai mandat utama perpustakaan, maka program perpustakaan dalam periode 2009-2012 difokuskan pada :
a. Meningkatkan peran perpustakaan sebagai support system UB melalui peningkatan kemampuan organsasi secara profesional, kredibel dan akuntabel;
b. Menyediakan berbagai sumber infomasi bermutu melalui media tercetak dan elektronik, bersifal lokal, nasional maupun internasional;
c. memaksimalkan pemanfaatan ICT sebagai alat mempermudah pengumpulan, pengelolaan, penemuan kembali, penyebarluasan sumber infomasi dan komunkasi dengan stakeholder;
d. Meningkatkan kepuasan stakeholder melalui perluasan, kecepatan dan ketepatan akses sumber informasi.
4.2. Organisasi Perpustakaan
Sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan nomor 361/KMK.05/2008 tentang penetapan UB sebagai Badan Layanan Umum, maka Perpustakaan UB adalah unit kerja fungsional dengan tim yang dibentuk berdasarkan SK Rektor. Dengan demikian, berdasarkan SK Rektor nomor 278 tahun 2014 tanggal 17 Juni 2014, Perpustakaan UB merupakan salah satu Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademis.
Untuk itu dalam menjalankan Kepala Perpustakaan langsung bertanggung jawab kepada Rektor (Gambar 1 dan 2
).
Adapun struktur organisasi perpustakaan sebagai berikut :
Gambar 1. Struktur Makro Organisasi Perpustakaan
Rektor
Kepala Perpustakaan
Kelompok Pustakawan (Fungsional)
Kelompok Administrasi (Struktural)
Gambar 2. Struktur Organisasi Perpustakaan
4.3. Visi, Misi, Motto Mandat, Maklumat Pelayanan dan Tujuan Perpustakaan
4.3.1. Visi, Misi, Motto Mandat, dan Maklumat Pelayanan Perpustakaan Seiring dengan visi Universitas Brawijaya yang tercakup dalam Tridarma Perguruan Tinggi, maka Perpustakaan Pusat Universitas Brawijaya sebagai support system UB berperan dalam penyediaan dan penyebarluasan sumber informasi ilmiah.
Agar peran tersebut sesuai dengan perkembangan, perpustakaan UB berkomitmen menjadi manager pengetahuan yang terkemuka (an excellent knowledge manager) dengan mengedepankan proses pengelolaan dan pelayanan berbasis teknologi informasi untuk menyediakan kepuasan pengguna dan meningkatkan penyerapan dan pemanfaatan bersama pengetahuan (knowledge transfer and sharing) diantara civitas academika. Komitmen tersebut tertuang dalam visi perpustakaan UB yaitu :
“Sebagai Pusat Dessiminiasi Sumber Ilmu Pengetahuan Untuk Mendukung Tercapainya Ub Sebagai World Class Enterpreneurial University”.
Sedangkan Misi Perpustakaan UB adalah :
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem perpustakaan berdasar manajemen mutu (quality management)
b. Meningkatkan kemampuan penyediaan berbagai sumber infomasi bermutu dalam media cetak dan elektronik, bersifal lokal, nasional maupun internasional.
c. Meningkatkan dan memaksimalkan pemanfaatan ICT sebagai penunjang penyelenggaraan sistem perpustakaan.
d. Menjadikan perpustakaan yang mampu memberi layanan exellence dan memuaskan stakeholder.
Motto, Maklumat, dan Etika Layanan Perpustakaan
Motto Perpustakaan adalah Memberi layanan dengan hati nurani
Sedangkan maklumat layanan antara lain:
Perpustakaan Universitas Brawijaya bertekad menyelenggarakan layanan berkualitas, berstandar internasional guna membangun kepercayaan dan kepuasan stakeholder
Etika Layanan perpustakaan:
1. Mengawali senyuman, salam, sapa dan sopan santun 2. Memakai identitas pengenal sebagai staf perpustakaan
3. Memahami dan melaksanakan tugas kepustakawanan secara professional 4. Bersikap adil dan mengutamakan kepentingan pemustaka
4.3.2. Tujuan Perpustakaan
Seluruh kegiatan Perpustakaan UB ditujukan untuk:
a. Menyediakan dan menyebarkan sumber informasi ilmiah, dalam rangka proses belajar mengajar civitas akademika UB, sehingga menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki kualitas, mandiri dan profesional yang diterima di tingkat lokal, nasional dan internasional.
b. Membantu meningkatkan kemampuan UB dalam menjalankan fungsi pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat (community service).
c. Menyelenggarakan layanan perpustakaan berstandar internasional untuk menunjang UB menuju world class entrepreneurial university.
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan
Inti proses bisnis Perpustakaan UB adalah proses yang berorientasi kepada pelanggan (stakeholder), bertujuan untuk memenuhi kebutuhan stakeholder Perpustakaan UB yang secara langsung berhubungan dengan klausul 7 dari persyaratan ISO 9001:2008 tentang Realisasi Produk. Urutan dan interaksi dari masing-masing proses digambarkan pada business process berikut (Gambar 1):
a. Pengembangan dan Penyediaan Bahan Perpustakaan b. Perawatan Database
c. Pengelolaan dan Pemeliharaan Bahan Pustaka d. Pengembangan dan Pelaksanaan Layanan
e. Penyelenggaraan layanan perpustakaan yang excellent
Sumberdaya Organisasi Pengembangan &
Penyediaan Bahan Pustakan
Pengolahan &
Pemeliharaan Bahan Pustaka
Prasarana dan Sarana
Penyelenggaraan Layanan Excellent Pengembangan &
Pelaksanaan Layanan
Administrasi &
Pendanaan Standar
Internasonal
Renstra
&Kebijakan Universitas
Undang-Undang
& Kebijakan Pemerintah
Kode Etik dan Standar Penyelenggaraan Perpustakaan PT
Teknologi Informasi PERSYARATAN
PENGGUNA
Sumberdaya Organisasi Pengembangan &
Penyediaan Bahan Pustakan
Pengolahan &
Pemeliharaan Bahan Pustaka
Prasarana dan Sarana
Penyelenggaraan Layanan Excellent Pengembangan &
Pelaksanaan Layanan
KEPUASAN PENGGUNA
Administrasi &
Pendanaan Standar
Internasonal
Renstra
&Kebijakan Universitas
Undang-Undang
& Kebijakan Pemerintah
Kode Etik dan Standar Penyelenggaraan Perpustakaan PT
Teknologi Informasi
Gambar 3. Proses Bisnis Perpustakaan UB
4.5. Sistem Dokumentasi
Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Perpustakaan UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perpustakaan UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM.
Tabel 1. Daftar Dokumen dan Kode
Daftar Manual Prosedur Kegiatan Utama Perpustakaan UB
No. Dokumen Kode
1 Blokir Status 09 007 06006
2 Evaluasi Kepuasan Pelanggan 09 007 06007
3 Keterangan Bebas Tanggungan 09 007 06008
4 Layanan Referensi dan Serial 09 007 06009
5 Offline Service 09 007 06010
6 Online Service 09 007 06011
7 Panggilan Keterlambatan Pengembalian 09 007 06012
8 Pemesanan Koleksi Buku 09 007 06013
9 Peminjaman Koleksi Buku 09 007 06014
10 Pendaftaran Anggota Baru 09 007 06015
11 Pengadaan Bahan Pustaka oleh Pusat 09 007 06016
12 Pengembalian Buku 09 007 06017
13 Penggantian Buku 09 007 06018
14 Pengolahan Bahan Pustaka 09 007 06019
15 Perawatan Bahan Pustaka 09 007 06020
16 Perawatan Database 09 007 06021
17 Reselving Buku 09 007 06022
18 Tinjauan Manajemen 09 007 06023
19 Pengadaan Bahan Pustaka oleh Perpustakaan 09 007 06024
Daftar Manual Prosedur Kegiatan Pendukung (Supporting Manual) Perpustakaan UB
No. Dokumen Kode
1 Brawijaya Knowledge Garden (BKG) 09 007 08001 2 Digitalisasi Bahan Perpustakaan 09 007 08002
3 Jasa Burning Informasi 09 007 08003
4 Kenaikan Pangkat Reguler 09 007 08004
5 Kerjasama dengan Pihak Lain 09 007 08005
6 Layanan Informasi Terseleksi 09 007 08006
7 Peminjaman Loker 09 007 08007
8 Peminjaman Ruangan 09 007 08008
9 Penerimanaan Kunjungan Stakeholder untuk Studi 09 007 08009
Banding
10 Pengadaan Barang Inventaris 09 007 08010
11 Penyusunan Anggaran UYHD 09 007 08011
12 Permintaan Dana Pengadaan Barang
Perpustakaan 09 007 08012
13 Permintaan Data Koleksi dari
Fakultas/Jurusan/Program Studi 09 007 08013 14 Program Pengenalan Perpustakaan 09 007 08014
15 Upload News Content 09 007 08015
16 Perawatan dan Pemeliharaan ICT 10 007 08016 17 Perawatan dan Pemeliharaan Infrastruktur 10 007 08017
5. Tanggung Jawab Manajemen 5.1. Komitmen Manajemen
Kepala Perpustakaan UB memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu.
Manajemen Perpustakaan UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk :
a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu Perpustakaan
b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di Perpustakaan UB untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya
c. Memastikan bahwa mandat Perpustakaan UB dapat dilaksanakan di seluruh jajaran Perpustakaan.
d. Memastikan bahwa proses manajemen telah diterapkan dan sustainable, serta terpenuhinya persyaratan pelanggan sehingga sasaran mutu tercapai
e. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu terlaksana secara efektif dan efisien f. Memastikan ketersediaan sumber daya untuk menyelenggarakan kegiatan
Perpustakaan.
g. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.
Kebijakan mutu di Perpustakaan UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang Perpustakaan UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu Perpustakaan UB:
a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku.
b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu.
c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja Perpustakaan UB kepada seluruh elemen organisasi dan pihak terkait.
d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap mutu.
e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggungjawab terhadap manajemen mutu.
Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Kepala Perpustakaan UB secara efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk:
a. Konsisten terhadap visi organisasi.
b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara keseluruhan.
c. Kepala Perpustakaan UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.
d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan kepemimpinan yang jelas oleh Kepala Perpustakaan.
e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
5.2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
Manajemen perpustakaan memastikan bahwa pengguna jasa layanan (meliputi Mahasiswa, Dosen, Pimpinan Universitas, karyawan serta pihak lain misalnya perpustakaan pergururan tinggi lain dan masyarakat luas) memperoleh layanan sesuai yang dipersyaratkan (meliputi ketersediaan sumber informasi, sistem layanan, kompetensi SDM, kemudahan akses informasi, ruangan, dan fasilitas perpustakaan) melalui kegiatan-kegiatan berikut :
Memantau dan mengukur kepuasan pelanggan, termasuk komplain, secara berkala sekaligus untuk mengidentifikasi peluang-peluang pengembangan (Klausul 8.2.1)
Perpustakaan UB menyediakan website (http://digilib.ub.ac.id) dan email (library@ub.ac.id) bagi pelanggan untuk mendapatkan akses informasi yang cepat serta dapat berhubungan langsung dengan Perpustakaan (Klausul 7.2.3.)
Menentukan persyaratan-persyaratan produk untuk memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan (Klausul 7.2.)
5.3. Kebijakan Mutu
Sebagai universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan kebijakan untuk menjadi entrepreneurial university bertaraf internasional. Perpustakaan UB sebagai perangkat supporting system akademik UB telah mengambil keputusan untuk mengadopsi SMM ISO 9001:2008 sebagai perangkat penyelenggaraan perpustakaan. Untuk itu, Perpustakaan UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 guna menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder sebagai pelanggan utama Perpustakaan UB dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan stakeholder melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Selaras dengan komitmen di atas, Perpustakaan UB bertekad:
a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 di lingkungan perpustakaan dengan dukungan dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credibel dan akuntabel.
b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk atau layanan melalui SMM.
c. Manajemen, pustakawan dan staf Perpustakaan UB sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholder.
d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajemen, pustakawan dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga Perpustakaan UB dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.
Perpustakaan UB memastikan bahwa kebijakan mutu dikomunikasikan dan dipahami di semua tingkat organisasi melalui pelatihan, komunikasi, dan penilaian peningkatan kinerja karyawan tahunan.
Pernyataan kebijakan mutu perpustakaan UB dikendalikan melalui peraturan dan semua kebijakan yang terkandung dalam manual ini, dan ditinjau untuk melakukan perbaikan berkesinambungan melalui rapat tinjauan manajemen.
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Kepala Perpustakaan UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Kepala Perpustakaan UB memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Kepala Perpustakaan UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan.
Rencana sistem mutu ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. Rencana sistem mutu Perpustakaan UB adalah:
a. Menjadikan Perpustakaan UB sebagai Perpustakaan yang memenuhi kriteria world class library.
b. Meningkatkan peran Perpustakaan UB dalam penyelenggaraan kegiatan akademik UB.
c. Meminimalkan aktivitas Perpustakaan UB yang tidak sesuai dengan mandat atau kontraproduktif dengan fungsi perpustakaan.
d. Meminimalkan kesenjangan ekspektasi stakeholder akibat ketidaksesuaian aktivitas Perpustakaan UB dengan kebutuhan stakeholder.
Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu Perpustakaan UB menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis (Renstra) Perpustakaan UB 2009-2012 yang merupakan wujud komitmen pada Tupoksi dan keberlanjutan dari kegiatan tahunan Perpustakaan UB 2005-2008. Rencana Strategis 2009-2012 ini dibuat berdasar kepada: 1) Hasil evaluasi diri yang menggambarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman Perpustakaan UB, 2) Rencana Strategis UB, 3) Isu Strategis Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, dan 4) Program Kerja Rektor UB 2007-2011.
Sasaran mutu ditetapkan secara terukur (Tabel 2). Sasaran ini disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini ditinjau secara periodik, yaitu selama tiga tahun dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu Perpustakaan untuk kepentingan UB adalah:
a). Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan b). Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik dan konsisten.
Untuk mengukur keberhasilan kinerja perpustakaan dan tercapainya sasaran mutu Perpustakaan UB, maka disusun indikator capaian dengan menggunakan tahun dasar capaian sasaran tahun 2009, sebagai berikut :
No Indikator Target 2009 2010 2011 2012
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Pengembangan Perpustakaan menuju World Class Library
Kepuasan Pengguna 66,68% 70 73% 75%
Sertifikat ISO 9001:2008 1 sustainability sustainability sustainability
2
Pengembangan Sistem Layanan yang Mudah, Murah, dan Berorientasi kepada Pelanggan
Jumlah Transaksi
Peminjaman Buku 76.958 77.000 77.000 77.000
Jumlah Transaksi Online 268.108 275.000 275.000 275.000 Jumlah Artikel Jurnal
yang diakses 31.450 34.000 36.000 38.000
Rasio Peminjam dan
Pengunjung 31% 31,2% 31,3% 31,5%
3 Pemutakhiran dan Peningkatan Jumlah Jurnal dan Pustaka
No Indikator Target 2009 2010 2011 2012
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Jumlah Judul/Kopi Buku
Teks 89.884 jdl /
200.021 kp 90.200 jdl /
202.000 kp 90.700 jdl /
203.000 kp 91.500 jdl / 206.000 kp Jumlah Judul E-Journal 134.567 135.000 135.500 136.000
Jumlah Judul E-Books 580 5.600 8.000 12.000
4 Peningkatan Mutu Digital Library dan Perluasan Link Jumlah Dokumen Digital
Karya Ilmiah UB (UB
Knowledge) 13.118 15.000 17.000 20.000
Jumlah Dokumen yang Diupload ke Virtual
Library System 23.606 25.000 27.000 30.000
Jumlah PT yang telah menjalin Kerjasama dan terhubung dengan Interlibrary System Perpustakaan UB
5 5 6 6
Jumlah Ruang Baca yang telah terhubung dengan System Perpustakaan UB
14 15 16 17
5 Peningkatan Ragam Layanan - Jumlah Ragam
layanan 15 16 17 18
Perencanaan sistem mutu berhubungan dengan identifikasi, operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat rutin atau tinjauan manajemen, sehingga penyimpangan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan masalah.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang
Sesuai dengan usulan UB menjadi BHPMN tahun 2007, maka Perpustakaan UB adalah Unit Pelaksana Teknis (supporting system). Organisasi perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dibantu oleh seorang sekretaris dan membawahi bidang kegiatan yang di kelompokkan dalam tiga unit bidang dan satu bagian. Masing- masing bidang dikepalai oleh seorang Koordinator Bidang. Setiap Koordinator Bidang dan bagian mengkoordinir urusan di masing unit kegiatan. Jumlah personalia pelaksana perpustakaan sebanyak 59 orang, dikelompokkan ke dalam 1 orang sebagai Kepala Perpustakaan, 1 orang sebagai sekretaris, 3 orang sebagai Koordninator Bidang dan 1 orang Kepala Sub Bagian, 12 orang sebagai Kepala Urusan, 39 orang sebagai pustakawan dan staf perpustakaan.
Program dan anggaran Perpustakaan UB direncanakan setiap tahun berdasarkan Laporan & Program Kerja Perpustakaan UB. Kesepakatan terhadap program dan anggarannya diperoleh melalui rapat pleno di Perpustakaan UB yang diadakan minimal satu kali setiap tahun. Setiap program diuraikan dalam bentuk kegiatan yang dilengkapi Manual Prosedur (MP) atau Instruksi Kerja (IK). Kegiatan satu tahun tersebut di bawah koordinasi Sekretaris Perpustakaan. Secara lebih detail setiap kegiatan implementasinya dikoordinasikan minimal oleh seorang penanggung jawab. Kegiatan dijalankan berdasarkan prinsip efektivitas, efisiensi sumber daya, indikator kinerja berbasis outcomes dan berkelanjutan.
Struktur organisasi perpustakaan dan diskripsi tugas staf perpustakaan adalah berdasarkan SK Rektor 251A/SK/2009 sebagaimana dijelaskan dalam gambar 2 dan item 5.5.1.1., mengenai diskripsi tugas staf perpustakaan antara lain:
KEPALA PERPUSTAKAAN (KAPUS)
1. Menyusun rencana strategi perpustakaan.
2. Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
3. Menyusun program pengembangan Perpustakaan.
4. Mengorganisasikan sumber daya dan dana.
5. Membimbing dan membina sumber daya manusia di unitnya.
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada di unitnya.
7. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna, pengembangan dan kerjasama, serta administrasi dan kerumahtanggaan.
8. Menyusun laporan berkala; bulanan, triwulan, semester dan tahunan kegiatan perpustakaan kepada Rektor.
BIDANG LAYANAN PENGGUNA
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Pengguna
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Pengguna.
2. Melakukan analisis perkembangan layanan pengguna.
3. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi &
Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
4. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
5. Menyusun konsep, materi dan pelaksanaan pendidikan pengguna.
6. Menjawab saran & masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
7. Merekomendasi penggantian buku hilang.
8. Memberikan pengesahan bebas pinjam.
9. Mengatur dan menyelenggarakan kegiatan layanan antar perpustkaan.
10. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Sirkulasi
Koordinator Sub Bidang Sirkulasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Sirkulasi & Reselving.
2. Mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan peminjaman & pengembalian koleksi .
3. Melakukan kegiatan administrasi denda & dispensasi Denda.
4. Melakukan kegiatan administrasi penggantian buku.
5. Mengkoordinasikan Pesanan koleksi buku oleh pengguna.
6. Menyiapkan data pemanggilan pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi buku.
7. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyusunan kembali koleksi di rak buku.
8. Melakukan koordinasi pendataan buku rusak.
9. Menerima dan mengevaluasi pengiriman koleksi buku dari bagian terkait.
10. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Layanan Sirkulasi
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
2. Melaksanakan sangsi denda keterlambatan pengembalian buku.
3. Menyusun dan melaksanakan pemanggilan pengguna yang terlambat mengembalikan buku.
4. Melaksanakan pendataan dan pelaporan hasil jasa kegiatan sirkulasi.
5. Melaksanakan administrasi penggantian buku yang dihilangkan pengguna.
6. Melaksanakan kegiatan pesanan koleksi dan penagian koleksi dalam pesanan.
Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi teks
1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.
Staf Pelaksana Kegiatan Reselving koleksi Reserve 1. Melaksanakan persiapan dan penataan meja/kursi di ruang baca.
2. Melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan kontinyu.
3. Melaksanakan pengembalian, pengangkutan dan pemilahan koleksi yang dikembalikan dari unit sirkulasi ke tempat penampungan koleksi.
4. Melaksanakan pengumpulan dan pemilahan koleksi di meja baca dan memasukkan ke rak penampungan koleksi.
5. Melaksanakan kegiatan temu kembali dan membantu pengguna dalam menemukan koleksi.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Foto Kopi 1. Melaksanakan kegiatan layanan fotokopi
2. Melaksanakan pencatatan hasil jasa layanan fotokopi 3. Melaksanakan perwatan dan kebersihan mesin fotokopi
4. Melaksanakan penyediaan dan pengadaan alat, bahan dan kertas untuk kegiatan fotokopi.
5. Membuat laporan kegiatan jasa layanan fotokopi Sub Bidang Koleksi dan Referensi
Koordinator Sub Bidang Koleksi Referensi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Koleksi dan Referensi 2. Menyelenggarakan dan mengawasi layanan internet.
3. Mengkoordinasikan kegiatan layanan referensi, serial, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa, Brawijaya Knowledge Garden (BKG)
4. Mengkoordinasikan penyusunan kembali koleksi serial, referensi, Karya Ilmiah Mahasiswa dan tugas akhir mahasiswa.
5. Memberikan konsultasi dan bantuan pencarian informasi.
6. Melakukan kegiatan silang layan.
7. Melakukan kegiatan penelusuran informasi.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Layanan Sampoerna Corner 1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Sampoerna Corner.
3. Melaksanakan penataan koleksi Samporna Corner.
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Sampoerna Corner.
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Sampoerna Corner.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK) 1. Melaksanakan kegiatan layanan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan pemanfaatan fasilitas dan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
3. Melaksanakan penataan koleksi Brawijaya Knowledge (BK).
4. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Brawijaya Knowledge (BK).
5. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Brawijaya Knowledge (BK).
Staf Pelaksana Kegiatan Free-Internet
1. Melaksanakan kegiatan layanan pemakaian dan sewa internet.
2. Melaksanakan kegiatan pemanduan dan pemanfaatan fasilitas Free Internet 3. Melaksanakan Pemantauan dan evaluasi pemanfaatan Free Internet
4. Melaksanakan kegiatan layanan scaning, formating data dan print dokumen.
5. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Free Internet 6. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan free Internet
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Referensi dan Serial
1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi dan serial.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan koleksi referensi dan serial.
3. Menyiapkan koleksi serial, majalah, berita harian terbaru dalam rak koleksi serial baru.
4. Melaksanakan penyampulan koleksi serial yang dianggap cukup untuk disampul.
5. Melaksanakan kegiatan penelusuran informasi menggunakan koleksi referensi.
6. Melaksanakan pengelompokan koleksi majalah dan berita harian menurut tanggal dan kelompok nama berita harian dan majalah.
7. Melaksanakan kegiatan pesanan artikel ilmiah dan informasi lainnya.
8. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan B-WEB.
9. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan B-WEB.
Staf Pelaksana Kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa 1. Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi Karya Ilmiah dan
Tugas Akhir Mahasiswa.
2. Melaksanakan pemanduan dan pengararahan pemanfaatan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
3. Menyiapkan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa dalam rak koleksi.
4. Melaksanakan penataan koleksi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
5. Melaksanakan kegiatan disposisi foto copi Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
6. Bertanggung jawab atas fasilitas yang ada diruangan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
7. Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan Layanan Karya Ilmiah dan Tugas Akhir Mahasiswa.
Sub Bidang Keanggotaan (Membership)
Koordinator Sub Bidang Keanggotaan (Membership) : 1. Menyusun program kerja Sub Bidang Keanggotaan.
2. Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
3. Melakukan kegiatan entri data anggota perpustakaan.
4. Melakukan pengambilan gambar, pencetakan kartu anggota perpustakaan.
5. Melakukan registrasi & aktivasi status keanggotaan.
6. Memberikan dan membuat permohonan surat pengantar oleh pengguna.
7. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
8. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
9. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi penyerahan tugas akhir mahasiswa.
10. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi bebas pinjam.
11. Mengkoordinasikan kegiatan front office (check in & check out) dan penitipan tas.
12. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
Staf pelaksana kegiatan Kontrol pintu masuk & registrasi/aktivasi 1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang masuk perpustakaan.
2. Melakukan registrasi & aktivasi pengguna yang masa aktifnya sudah berahir.
3. Merekapitulasi presensi pengunjung perpustakaan.
4. Merekapitulasi kegiatan layanan diluar jam kerja.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.
Staf Pelaksana Kegiatan Kontrol Pintu Keluar & Koleksi Dipinjam
1. Melaksanakan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan.
2. Mengontrol barang dibawa keluar pengguna dari perpustikaan.
3. Mencatat dan melaporkan kejadian-kejadian di lobi perpustakaan.
4. Menerima dan mengarahkan pengunjung atau tamu yang sedang membutuhkan informasi ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan atau unit informasi.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan layanan penitipan dan peminjaman loker.
Staf Pelaksana Penitipan dan Loker
1. Melaksanakan kegiatan penitipan dan peminjaman loker.
2. Melaksanakan peminjaman tas laptop.
3. Menerima benda, barang dan sejenisnya yang diterima dari jasa pos dan sejenisnya, dan menyerahkannya ke Bidang Administrasi & Kerumahtanggaan.
4. Mengamankan benda, barang dan sejenisnya yang ditemukan atau oleh orang lain, dan diserahkan ke Kepala Sub Bidang Keanggotaan.
5. Membantu kegiatan pelayanan sirkulsi dan registrasi.
6. Membantu kegiatan kegiatan pengecekan pengguna yang keluar dari perpustakaan
Staf Pelaksana Penerimaan karya Ilmiah mahasiswa, Bebas Pinjam, FKP2T, Surat Pengantar
1. Melaksanakan kegiatan permohonan surat pengantar oleh pengguna perpustakaan.
2. Melaksanakan kegiatan administrasi dan pembuatan kartu FKP2T.
3. Melaksanakan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
4. Melaksanakan kegiatan penyerahan tugas akhir mahasiswa baik dalam bentuk print atau elektronik.
5. Melaksanakan kegiatan administrasi & pengesahan bebas pinjam.
6. Melaksanakan tanda anggota sementara bagi pengguna yang telah melakukan bebas pinjam.
Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan
Koordinator Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan :
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Informasi Kecendekiawanan.
2. Melakukan layanan informasi cepat.
3. Melakukan pendataan kebutuhan informasi sesuai fakultas / program studi.
4. Melakukan survei trend layanan informasi yang digunakan di perguruan tinggi atau institusi
lain baik di dalam maupun luar negeri.
5. Melakukan koordinasi tentang data kebutuhan informasi koleksi.
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Pengguna.
BIDANG LAYANAN TEKNIS
Koordinator Bidang (KORBID) Layanan Teknis :
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Teknis.
2. Melakukan analisis sistem layanan teknis.
3. Melakukan kajian pengembangan dan kebutuhan sumber informasi.
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Pengembangan bahan perpustakaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan perpustakaan, serta digitalisasi koleksi dan alih media.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Pengembangan bahan pustaka, pengolahan dan perawatan bahan pustaka, serta digitalisasi dan alih media.
6. Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan stok opname koleksi.
7. Menyusun konsep dan menganalisis pengembangan sistem pendataan koleksi dan bibliografis.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Pengolahan
Koordinator Sub Bidang Pengolahan
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
1. Melaksanakan verifikasi Bahan Pustaka baik dengan cara manual maupun elektronik
2. Melakukan penyusunan katalogisasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
3. Melakukan pencantuman klasifikasi koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
4. Melakukan penentuan tajuk subyek koleksi baik dengan cara manual maupun elektronik.
5. Memasukkan data bibliografi koleksi ke dalam sistem database perpustakaan 6. Melaksanakan perbaikan data koleksi penggantian.
7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan pengolaha dan perawatan koleski
Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
Koordinator Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengolahan Serial dan Pemeliharaan Bahan Pustaka
2. Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
3. Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
4. Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan.
5. Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
6. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
7. Mengkoordinasikan kegiatan penyelesaian atribut koleksi dan bahan pustaka.
8. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
10. Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki:
dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya.
dari tersedia menjadi rusak dan dari tersedia menjadi hilang.
11. Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
12. Mengkoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
13. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan finishing, labeling dan penyampulan
1. Melaksanakan kegiatan finishing, berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape.
2. Melaksanakan kegiatan menyampul buku dengan plastik berdasar standar penyampulan.
3. Mendata dan memberikan berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape koleksi CD suplemen buku.
4. Membuat Daftar Pengiriman Bahan Pustaka ke Bagian Layanan.
5. Melaksanakan pengiriman Bahan Pustaka ke Bidang Layanan Pengguna.
6. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
7. Membuat laporan hasil kegiatan secara rutin.
Staf pelaksana kegiatan pemeliharaan koleksi rusak 1. Melaksanakan verifikasi dan pendataan koleksi rusak 2. Membuat daftar bahan pustaka rusak yang akan diperbaiki.
3. Melakukan pemilahan koleksi rusak, diantara koleksi yang masih dapat diperbaiki dan yang tidak dapat diperbaiki
4. Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
5. Melakukan fumigasi koleksi cetak dalam waktu tertentu.
6. Melakukan pemilihan koleksi yang rusak di jajaran koleksi 7. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.
Staf pelaksana kegiatan perawatan dan penjilidan
1. Melakukan pemilahan Bahan Pustaka rusak sesuai tingkat kerusakan.
2. Menjilid/memperbaiki Bahan Pustaka rusak dan masih layak diperbaiki.
3. Membuat Daftar Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki / dijilid 4. Mengirim kembali Bahan Pustaka yang sudah diperbaiki
5. Membantu kebutuhan kantor dalam bentuk cetak format/formulir isian , amplop dan yang sejenisnya.
6. Membuat laporan rutin hasil kegiatan.
Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
Koordinator Sub Bagian Digitalisasi & Alih Media
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Digitalisasi & Alih Media
2. Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan bahan pustaka dari bagian pengembangan koleksi.
3. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
4. Membuat konsep dan input data bibliografis.
5. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
6. Mengkoordinasikan & melakukan kegiatan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
7. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf pelaksana kegiatan Digitalisasi & Alih Media Bahan Pustaka
1. Melakukan verifikasi berdasarkan jenis koleksi, kelengkapan informasi dan subjek.
2. Membuat konsep dan melakukan input data bibliografis.
3. Melakukan proses digitalisasi dan alih media bahan pustaka.
4. Melakukan editing koleksi digital atau elektronik berdasar format yang ditetapkan.
5. Melakukan pengamanan dan validasi koleksi digital dan elektronik berdasar standar yang ditetapkan.
6. Membuat Laporan Hasil Kegiatan Sub Bidang Pengembangan Koleksi
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Koleksi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Pengembangan dan Pengadaan Bahan Pustaka.
2. Mengumpulkan, memilih dan menyiangi sumber bahan perpustakaan untuk seleksi bahan perpustakaan.
3. Menetapkan standar kebutuhan bahan pustaka.
4. Menyiapkan sumber informasi ilmiah terbaru untuk dipilih oleh dosen.
5. Menyeleksi sumber bahan perpustakaan yang telah dipilih.
6. Menyusun daftar usulan pengadaan bahan perpustakaan.
7. Menyusun daftar permintaan koleksi bahan pustakan dari civitas akademika.
8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Layanan Teknis.
Staf Pelaksana Kegiatan Inventarisasi
1. Menerima dan mengecek Bahan Pustaka yang diterima.
2. Melakukan inventarisasi semua jenis bahan perpustakaan yang telah diterima.
3. Meregistrasi dan menandai identitas kepemilikan bahan pustaka.
4. Mengirimkan bahan perpustakaan ke Sub Bidang Pengolahan dan Perawatan.
5. Membantu menyiapkan daftar usulan pengadaan buku 6. Membuat Laporan Kegiatan Inventarisasi.
BIDANG PENGEMBANGAN DAN KERJASAMA
Koordinator Bidang (KORBID) Pengembangan dan Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Pengembangan dan Kerjasama 2. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana dan informasi institusi dan
pengguna
3. Mengkoordinasikan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/institusi untuk meningkatkan kinerja perpustakaan
4. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
5. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Publikasi, Kerjasama serta Pengembangan Staf dan Program.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan.
7. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Publikasi
Koordinator Sub Bidang Publikasi
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Publikasi
2. Menyiapkan & menyediakan data kegiatan & Perkembangan perpustakaan.
3. Melaksanakan survei atau penelitian kebutuhan sumber informasi dan pemanfaatan perpustakaan.
4. Melaksanakan penyebaran informasi tentang kegiatan perpustakaan melalui media cetak.
5. Menyiapkan dan membuat konsep untuk update konten portal perpustakaan digilib.ub.ac.id
6. Membuat informasi tentang perpustakaan secara manual
7. Meng upload kegiatan perpustakaan di web universitas brawijaya.
www.ub.ac.id
8. Menjawab saran dan masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.
Sub Bidang Kerjasama
Koordinator Sub Bidang Kerjasama
1. Menyusun program kerja tahunan Sub Bidang Kerjasama
2. Menyelenggarakan kerjasama dengan perpustakaan lain atau lembaga/intstitusi terkait untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.
3. Melakukan pendampingan pustakawan dengan ruang baca di lingkungan UB.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan perpustakaan dan ruang baca di tingkat fakultas, rumah pintar dan program studi di lingkungan UB.
5. Menyusun kegiatan pameran kerjasama dengan penerbit.
6. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan kerjasama fotokopi, Sampoerna Corner dan Telkomsel.
7. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sumber informasi, kemudahan akses dan pemanfaatan perpustakaan.
8. Menyelenggarakan pelatihan bidang kepustakaan terhadap pengguna, staf perpustakaan serta pihak-pihak lain yang membutuhkan.
9. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama.
Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
Koordinator Sub Bidang Pengembangan Staf dan Program
1. Menyusun Program Kerja Tahunan Sub Bidang Pengembangan Staf Dan Program
2. Menyusun program pengembangan staf melalui kegiatan seminar, workshop, diklat baik di dalam maupun luar negeri.
3. Melakukan kegiatan pengembangan kepustakawanan.
4. Melakukan analisis tentang perkembangan pustakawan di lingkungan UB.
5. Melakukan koordinasi dengan Management Representative (MR)
6. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang Pengembangan dan Kerjasama
BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI Bidang Teknologi Informasi
Koordinator Bidang TI
1. Menyusun program kerja bidang TI untuk jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perpustakaan.
2. Menganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi.
3. Menyusun rencana anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dari realisasinya.
4. Menyusun perencanaan arsitektur TI
5. Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana informasi institusi dan pengguna 6. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta
Jaringan dan Perangkat Keras.
7. Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
8. Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
Sub Bidang Perangkat Lunak
Koordinator Sub Bidang Perangkat Lunak
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Perangkat Lunak
2. Menyelenggarakan kegiatan dan perawatan TI dalam operasional perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan
4. Melaksanakan evaluasi system database, jaringan, software dan hardware 5. Melaksanakan penerapan sistem pengamanan data dalam system server
perpustakaan.
6. Melakukan penyediaan data dan dokumen terkait kebutuhan penyusunan rencana kerja dan pelaporan perpustakaan
7. Menyelenggarakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan 8. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI
Staf Teknisi TIK
1. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TIK perpustakaan 2. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TIK perpustakaan 3. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
4. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem perpustakaan.
5. Melaksanakan pengembangan TIK sesuai dengan kebutuhan perpustakaan Memberikan laporan rutin.
Sub Bidang Web Content
Koordinator Sub Bidang Web Content
1. Menyusun program kerja Sub Bidang Web Content
2. Menyelenggarakan kegiatan Web Content Perpustakaan pada www.digilib.ub.ac.id
3. Melaksanakan pemantauan Web Content Perpustakaan 4. Melaksanakan evaluasi Web Content Perpustakaan
5. Menyelenggarakan pengembangan Web Content sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
6. Melakukan koordinasi dengan bidang lain terkait kepentingan web content.
7. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.
Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
Koordinator Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras
1. Menyusun Program Kerja Sub Bidang Jaringan dan Perangkat Keras 2. Melaksanakan kegiatan dan perawatan TI perpustakaan
3. Melaksanakan pemantauan penyelenggaraan TI perpustakaan 4. Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware
5. Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem server perpustakaan.
6. Melaksanakan pengembangan TI sesuai dengan kebutuhan perpustakaan 7. Memberikan laporan rutin kepada Koordinator Bidang TI.
BAGIAN TATA USAHA Kepala Bagian Tata Usaha
1. Menyusun program kerja tahunan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan Perpustakaan.
2. Melakukan analisis kegiatan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan.
