MEMBANGUN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB PADA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

(1)

MEMBANGUN APLIKASI ARSIP SURAT BERBASIS WEB PADA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

Peneliti Dedhi Sucipto

Manajemen Informatika STMIK Widya Cipta Dharma

Jl. Prof. Moh. Yamin No. 25 Samarinda Kode Pos 75123

ABSTRAK

Dedhi Sucipto, Nim. 11.31.010, Membangun Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Pada Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara, Program Studi Manajemen Informatika dan Komputer Widya Cipta Dharma Samarinda.

Pembimbing : Amelia Yusnita, M.Kom

Kata kunci : Kata Kunci : Sistem, Informasi, Pengarsipan, Surat Masuk, Surat Keluar.

Didalam unit tata urusan dalam Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO), pengarsipan surat merupakan kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran. Oleh sebab itu, pengelolaan surat masuk dan arsip surat keluar harus didalam tata urusan dalam DISKOMINFO mulai dari pencatatan data arsip, semuanya dilakukan secara konvensional.

Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan dibuku besar. Dengan adanya masalah tersebut, Tata urursan dalam DISKOMINFOdalam pelaksanaannya dirasa perlu untuk merubah metode manajemen pengelolaan arsip surat yang terkomputerisasi dan otomatis.

Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi, yaitu: wawancara, pustaka, analisis, perancangan, pembuatatn program, implementasi program dan pengujian program. Hasil dari penelitian ini adalah menghasilkan system informasi yang dapat mengelola arsip surat masuk dan arsip surat keluar sesuai alur yang ditetapkan dan dapat memberikan solusi terhadap masalah yang ada.

Dari hasil implementasi sistem, disimpulkan bahwa Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Pada Dinas Komunikasi Dan Informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara dirancang sebagai solusi bagi pihak DISKOMINFO. Dinas Komunikasi Dan Informatika Kabupaten Kutai Kartanegara dalam proses pengelolaan data arsip.

1. PENDAHULUAN

Perkembangan Teknologi Informasi semakin kedepan akan terus semakin berkembang dan penuh inovasi, segala kekurangan dalam sebuah sistem maupun peralatan akan terus diminimalisir, segala cara untuk mempermudah dan mengefisiensi sebuah teknologi terus dicari dan dikembang oleh para pakar dibidangnya masing-masing.

Tidak terkecuali dengan dunia website atau pemrograman website. Di dunia pemrograman website pun semakin hari teknologi, teknik dan lainnya semakin berkembang dengan penuh inovasi. Semakin kedepan segala kemudahan dan kecanggihan akan terus berkembang sesuai dengan tuntutan jaman.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Komunikasi dan informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara masih menggunakan cara

(2)

manual dalam pengimputan data.

Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi untuk menginput data surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membangun sebuah sistem berbasis Web pengolahan data surat masuk dan surat keluar. yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu

“Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web pada Dinas Komunikasi dan informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara”. Semoga sistem informasi ini bisa berjalan dengan lancar dan bermanfaat bagi Dinas Komunikasi dan informatika (DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar.

2. RUANGLINGKUPPENELITIAN 1. BATASANPENELITIAN

Adapun Batasan masalah dari sistem ini adalah untuk menghindari analisis yang berkepanjangan dan mengingat luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, Batasan masalah di sini adalah :

1) Halaman Back End

Halaman front end sisi user Kepala Dinas Pada halaman user kepala dinas terdapat :

1. Daftar Surat masuk 2. Proses Surat keluar 3. Persetujuan Surat keluar 4. Daftar Surat Tugas 5. Status Surat Masuk 2).Halaman front end sisi user Kepala Bidang

Pada halaman user Kepala Bidang terdapat : 1. Daftar Surat masuk 2. Daftar Surat Tugass 3. Profil Pengguna .

3).Halaman Back End sisi Administrator Pada halaman admin berisi menu untuk input, hapus dan Edit informasi di halaman user, diantaranya :

1. Pemeliharaan Surat Masuk 2. Pemeliharaan Surat Keluar 3. Pemeliharaan Surat Tugas 4. Pemeliharaan Draft Surat 5. Status Surat Masuk 6. Pemeliharaan Data Pejabat Pemeliharaan Akun Pengguna

3. BAHAN DAN METODE 3.1 BAHAN

1. Menurut Febrian (2004), aplikasi adalah software atau perangkat lunak yang dibuat untuk mengerjakan menyelesaikan masalah-masalah khusus.

Menurut Malik (2004), aplikasi merupakan program yang berisikan perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data. Jadi aplikasi secara umum adalah suatu proses dari cara manual yang ditrasformasikan ke komputer dengan membuat sistem atau program agar data diolah.

Aplikasi adalah sebuah perangkat lunak yang berisi perintah untuk menyelesaikan masalah dan pengolahan data. (Belum Masuk Daftar Pustaka).

2. Menurut Nugroho (2004) WWW atau yang sering disebut Word Wide Web (Jaringan Dunia Luas) adalah sebuah bagian dari internet yang sangat dikenal dalam dunia internet, dengan adanya WWW seseorang pengguna dapat menampilkan sebuah halaman Virtual yang diseburt dengan Web Site.

Menurut Ardhana (2012) World Wide Web atau lebih sering dikenal sebagai Web adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), yang memeudahkan surfer (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet). Keistimewaan inilah yang telah menjadikan Web sebagai service yang paling cepat pertumbuhannya.

Menurut Sibero, (2011) Word Wide Web (W3) atau yang dikenal juga dengan istilah web adalah suatu sistem yang berkaitan dengan dokumen digunakan sebagai media untuk menampilkan teks, gambar, multimedia dan lainnya pada jaringan internet.

3.2 METODE AIR TERJUN

Untuk membuat sebuah sistem yang sesuai dengan masalah yang ada dan dapat menyelesaikan masalah tersebut, maka penulis menggunakan metode waterfall dalam mambangun Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web Pada Dinas Komunikasi Dan Informatika

(3)

(DISKOMINFO) Kabupaten Kutai Kartanegara ini, diantaranya:

1. Analisis

Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap masalah yang ada berdasarkan beberapa kategori analisis, yaitu:

1) Analisis Data

Analisis data adalah proses mengorganisasikan data, mengurutkan data kedalam pola, kategori dan satuan uraian dasar. Analisis data bertujuan untuk dapat menemukan tema dan setelahnya dapat dirumuskan suatu hipotesis kerja seperti yang didasarkan pada data.

2) Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan terbagi dalam dua jenis analisis, yaitu analisis secara fungsional dan analisis secara non fungsional. Pada analisis fungsional yaitu menjelaskan tentang analisis apa saja yang akan diproses. Sedangkan non fungsional yaitu analisis untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dalam membuat suatu aplikasi dari segi perangkat lunak maupun perangkat keras.

3) Analisis Teknologi

Analisis teknologi menjelaskan tentang teknologi software dan hardware yang digunakan dalam mendukung penggunaan aplikasi perpustakaan ini, seperti menggunakan desain grafis maka memerlukan teknologi seperti Adobe Photoshop, untuk pengkodean memerlukan sublime text, memerlukan data penyimpanan digunakan database seperti MySql.

4) Analisis Sistem

Analisis sistem menjelaskan mengenai sistem pembuatan sistem informasi dan memberikan berbagai informasi dari aplikasi yang dibangun.

2. Perancangan

Setelah tahap analisis selesai, diperlukan tahap solusi yang didapat. Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan, dengan beberapa alat bantu, yaitu:

1) FOD (Flow Of Document) 2) CD (Context Diagram) 3) DFD (Data Flow Diagram)

4) HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output)

5) Flowchart 3. Implementasi

Tahap ini merupakan pelaksanaan dari tahap perancangan dimana rancangan yang ada dibuat menjadi sebuah sistem yang nyata dan dapat digunakan, seperti membuat form aplikasi, database, query dan laporan.

4. Testing

Tahap ini yaitu melakukan pengujian yang menghasilkan kebenaran program.

Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak. Memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji dan memastikan apakah hasil yang diinginkan sudah tercapai atau belum. Pada tahap testing ini akan digunakan metode pengujian Black Box.

5. Pemeliharaan

Pemeliharaan biasanya ini merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Sistem diinstal dan dipakai. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan.

4. RANCANGAN SISTEM/APLIKASI

Mulai

Input Surat Masuk, Input Surat Keluar, surat tugas, Input

Disposisi

Proses Arsip surat

Output Laporan surat

masuk, surat keluar, dan surat

tugas Input Login Username,

password,

Verifikasi Login

Selesai Ya

Tidak

Gambar 1. Flowchart Aplikasi Surat

(4)

nosurat

suratmasuk Memiliki

suratkeluar

disposisi

tbljenis

tblpejabat

tblkop

idkop

namakop

filekop

instansi alamat notelp nofax

idpejabat nama

nip

jabatan idjenis

jenis

keperluan tglsurat

perihal dari

kepada lampiran

idjenis

isisurat

imgsmasuk

nosurat tglsurat perihal

dari kepada

lampiran idjenis

isisurat

imgsmasuk idpejabat

idkop

nosurat nodispo

tgldispo idpejabat catatan

Memiliki

Memiliki Memiliki

1 1 M

1 M 1

1 1

tembusan

Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD)

Aplikasi Arsip Surat

Login Sekretaris

Login Pejabat Data Utama

Surat Masuk Surat Keluar

Surat Tugas

Laporan

Kotak Surat Masuk

Kotak Surat Keluar Kotak Surat Tugas

Akun Saya

Daftar Surat Masuk Disposisi Surat

Surat Keluar

Surat Tugas Jenis Surat

Pejabat

Gambar 3. Site Map

5. IMPLEMENTASI

Tabel 4.1. Struktur Basis Data Pejabat

No Field Name

Type Width

Description

1 Idpejabat Text 5 Id pejabat

2 Nama Text 25 Nama

Pejabat

3 Nip Text 25 NIP Pejabat

4 Jabatan Date/Time 8 Jabatan

5 keterangan Text 100 Keterangan

Tabel 4.2. Struktur Basis Data Disposisi Surat

Type Width

Description

1 Nodispo Varchar 5 Nomor

Disposisi

2 Tgldispo Date/Time 8 Tanggal

Disposisi

3 Nosurat Varchar 25 Nomor surat

4 Idpejabat Varchar 5 Id Pejabat

5 Catatan Varchar 15 Catatan

Disposisi

Tabel 3. Struktur Basis Data surat keluar

Type Width

Description

1 Nosurat Varchar 25 No surat

keluar

2 Tglsurat Date/Time 8 Tanggal surat keluar

3 Perihal Varchar 30 Perihal

4 Lampiran Int 2 Lampiran

5 Kepada Varchar 30 Kepada

6 Dari Varchar 30 Dari

7 Isisurat Text Isi surat

keluar

8 Idpejabat Varchar 5 Id pejabat

9 Idkop Varchar 5 Id kop

10 Status Varchar 20 Status surat keluar

Tabel 4. Struktur Basis Data Disposisi Surat keluar

Type Width

Description

1 Nodispo Varchar 5 Nomor

Disposisi

2 Tgldispo Date/Time 8 Tanggal

Disposisi

3 Nosurat Varchar 25 Nomor

surat 4 Idpejabat Varchar 5 Id Pejabat

5 Catatan Varchar 15 Catatan

Disposisi

Tabel 5. Struktur Basis Data surat masuk

Type Width

Description

masuk

(5)

2 Tglsurat Date/Time 8 Tanggal surat masuk

masuk

8 imgsmasuk Varchar 255 Gambar

surat masuk

Tabel 6. Struktur Basis Data surat tugas

Type Width

Description

tugas

2 Tglsurat Date/Time 8 Tanggal surat masuk

masuk

Gambar 16. Halaman Utama Website

Gambar 17. Halaman download

Gambar 18. Halaman Login

Gambar 19. Login Aplikasi Surat

Gambar 20.Tampilan Menu Utama Aplikasi

Gambar 20. Tampilan Halaman Kop Surat

Gambar 21. Tampilan halaman penandatangan surat

Gambar 22. Tampilan halaman surat masuk

(6)

Gambar 23. Tampilan Ubah Data Surat Masuk

Gambar 24. Tampilan halaman Status Surat Masuk

Gambar 25. Tampilan Halaman daftar surat keluar

Gambar 26. Tampilan halaman Status Surat Keluar

Gambar 27. Tampilan halaman surat keluar

Gambar 28. Tampilan Laporan Arsip Surat

Gambar 29. Kotak Surat Masuk

Gambar 30.

Kotak Surat Keluar

(7)

Gambar 31.

Kotak Surat Tugas

6. KESIMPULAN

Setelah penulis mengadakan kuliah kerja praktek ( KKP ) pada Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara, maka penulis dapat

menyimpulkan sebagai berikut :

Dengan adanya Aplikasi surat pada Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara berbasis web yang penulis coba terapkan, sangat membantu dalam proses data surat masuk, surat keluar dan surat tugas, sehingga memudahkan dalam menelusuri surat masuk dan pembuatan surat keluar.

Dari pengamatan penulis pada Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara, kurang dipenggunakannya jaringan internet untuk difungsikan sebagai sarana untuk menyampaikan surat masuk kepada pejabat yang sedang berada diluar daerah, tanpa harus menunggu kedatangan dan tindak lanjut dari surat masuk.

7. SARAN

Adapun saran yang penulis berikan kepada Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara untuk perbaikan sistem adalah:

1. Agar Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara menambahkan server yang berfungsi untuk membackup data surat masuk, surat keluar dan surat tugas.

2. Agar pegawai bagian umum diberikan bekal pengetahuan bagaimana mengoperasikan program aplikasi dan dapat menangani sendiri jika terjadi kerusakan pada sistem komputer.

3. Agar aplikasi ini dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama dimana aplikasi ini dapat dikembangkan lebih baik lagi

8. DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2001, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

Andi. 2005. Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan PHP dan MySQL.

Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Fathansyah. 2004, Basis Data, Informatika Bandung.

Jogiyanto HM. 2005, Analisa dan Desain, Yogyakarta: Andi offset.

Kadir, Abdul. 2008, Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

Kristanto Andi, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta : Gava Media.

Nugroho, Bunafit. 2004. PHP &

MySQL dengan Editor Dreamweaver MX. Yogyakarta:

Andi Yogyakarta.

Purbo, Onno W dan Sembiring, Akhmad D. 2006. Buku Pintar Internet APACHE WEB SERVER. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional 2008, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi IV, Jakarta : Balai Pustaka.

Pressman,2012, Software Engineering Metode Waterfall.

Sutabri, Tata,2004, Analisa sistem informasi, Yogyakarta : Andi

STMIK Widya Cipta

Dharma ,2008 Petunjuk Penulisan Usulan Proposal dan Skripsi, Samarinda :STMIK Widya Cipta Dharma