OLEH:
INDRI RAMADHAN 152103055
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
2
tersampaikan kepada Rasulullah SAW. Adapun Tugas Akhir ini berjudul
“Analisis Mekanisme Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara ”.
Penulisan Tugas Akhir ini bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya mengenai masalah yang diangkat dalam penelitian ini. Selain itu, penelititan ini dilakukan guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan D III Kesekretariatan pada Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan tugas akhir ini hingga selesai, banyak pihak yang terlibat dari penulisan tugas akhir ini. Karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen penguji
3. Ibu Inneke Qamariah, SE., M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leoni Sibarani, SE.,M,Si. selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta bimbingan kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, Ayahanda, Zainuddin tercinta dan Ibunda Priyani tercinta, yang telah memberikan segalanya kepada penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan, dorongan semangat serta doa tiada henti kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Akhir kata penulis berharap agar tugas akhir ini bermanfaat bagi para pembaca. Aamiin
Medan, 2019 Penulis
Indri Ramadhan 152103055
DAFTAR TABEL... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Jadwal Kegiatan ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 8
2.2 Visi dan Misi ... 10
2.3 Struktur Organisasi ... 11
2.4 Job Description... 13
2.5 Kinerja Usaha Terkini ... 19
2.6 Rencana Kegiatan ... 20
2.7 Sasaran Dinas ... 20
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Sistem Informasi ... 22
3.2 Pengertian Informasi... 25
3.3 Pengertian Sistem Informasi ... 29
3.4 Alat Komunikasi Yang Mendukung Sistem Informasi ... 31
3.5 Sistem Informasi dan Efisiensi Kinerja ... 32
3.6 Efisiensi Kerja di Dinas Bina Marga ... 33
3.7 Penerapan Sistem Informasi ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 38
4.2 Saran ... 38
DAFTAR PUSTAKA ... 39
LAMPIRAN ... 40
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1. Jadwal Kegiatan………. 6
2.1. Rencana Kegiatan DBMG Tahun 2018………... 13 3.1. Indikator Efisiensi ... 35
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman 1. Surat Research/Survey ... 40
Dewasa ini hampir semua perusahaan/organisasi mempergunakan sistem informasi dalam mengelola kegiatan pada setiap bidang-bidang kegiatannya, terutama yang berkaitan dengan hal-hal yang bersifat rahasia dan memiliki resiko tinggi. Itulah sebabnya setiap sistem informasi yang dipergunakan semestinya sitem informasi yang berkualitas, efektif dan efisien.
Informasi yang berkualitas sangatlah penting bagi pengambilan keputusan.
Informasi yang berkualitas terbentuk dari adanya sistem informasi yang dirancang dengan baik.Pemanfaatan sistem informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personil yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi.
Dalam era informasi yang serba cepat dan kompetitif dibutuhkan perusahaan/organisasi yang dapat menyaring informasi yang bermanfaat bagi perusahaan/organisasisebanyak mungkin. Pada saat ini penanganan informasi dilakukan secara komputerisasi sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Informasi terutama berita-berita yang dianggap penting baik secara manual ataudengan menggunakan mesin yang bukan komputer sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi/lembaga.
Pengolahan informasi secara komputerisasi tidak terlepas dari keberadaan komputer, sumber daya manusia, serta perangkat lunak yangmendukung, relatif murah dan mudah didapatkan dan bekerja sebagai suatu sistem yang
2
salingmendukung dan saling membutuhkan. Sehingga sangatlah tepat sebagaimana dikemukakan Indrajit (2009:12) bahwa, perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif dalam lingkungan makro”regulated free market”.
Suatu organisasi/lembaga atau instansi pemerintahan menurut Suranto(2009:27) pasti membutuhkan suatu sistem informasi yang akurat, tepat dan relevan, karena sistem tersebut sangatlah menunjang kinerja perusahaan atau instansi pemerintah.
Menurut Jogiyanto (2009:20) Informasi yang berguna bagi pengambil kebijakan yaitu informasi yang berkualitas,sehingga keputusan yang diambil oleh pengambil kebijakan tersebut dapat tepat sasaran dan benar.
Suatu sistem informasi dikembangkan untuk tujuan tertentu sesuai dengan permasalahan atau kebutuhan organisasi/perusahaan. Dengan begitu maka setiap sistem informasi mempunyai tujuan spesifik. Kesalahan sistem bisa terjadi saat perangkat keras komputer tidak bekerja secara efektif atau tidak terkonfigurasi secara benar, atau kerusakan yang disebabkan oleh penggunaan yang tidak tepat atau tindakan yang kriminal.
Jika informasi berharga diletakkan pada jaringan dan komputer diluar kendali lembaga/organisasi tanpa perlindungan yang kokoh, data berharga dapat hilang, hancur atau jatuh ke tangan pihak yang tidak tepat yang mengungkap
Pengendalian sistem informasi baik manual ataupun otomatis terdiri dari kendali umum dan aplikasi. Kendali umum berpengaruh atas desain, keamanan dan penggunaan program komputer dan keamanan arsip data secara umum dari semua infrastruktur teknologi informasi perusahaan/organisasi.
Dinas Bina Marga membutuhkan penerapan sistem informasi bagi lembaga khususnya pegawaiagar dalam mengakses informasi menjadi lebih baik.Sebab jika akses informasi baik dan canggih, maka penyampaian informasipunakanbaik dan cepat sesuai dengan kebutuhan publik dan pada gilirannya akan dapat memaksimalkan kinerja pegawai. Oleh karenanya, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara semestinya dapat mengadopsi sistem informasi yang lebih baik serta mampu melindungi dan mengamankan informasi-informasi yang penting seputar perusahaan/organisasi. Selain itu informasi juga harus dapat dipastikan telah terkumpul dan terdistribusi dengan baik sesuai dengan harapan.
Sistem Informasi menjadi hal yang paling utama demi keberlangsungan suatu perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sistem informasi yang baik pasti akan berdampak kepada kemajuan perusahaan tersebut. Dinas Bina Marga telah menerapkan Sistem Informasi yang lebih modern, yang akan dibahas lebih lanjut pada Bab III.
Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, penulis mengajukan judul Tugas Akhir sebagai berikut :”Penerapan Sistem Informasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara”.
4
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara?”
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi Tujuan Penelitian adalah:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi yang dilakukan di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
2. Untuk memenuhi syarat guna menyelesaikan pendidikan dan program studi kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat :
1. Membantu para penulis khususnya mahasiswa yang hendak meneyelesaikan Tugas Akhir perkuliahannya dalam menyediakan dan melengkapi fasilitas teknologi yang sudah ada.
2. Memberikan sebuah pengalaman yang bernilai bagi para penulis tentang sistem informasi dalam suatu lembaga pemerintah.
3. Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara.
1.5 Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhirini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk dapat mengatur waktu yang baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini diselesaikan tepat waktu.Riset ini dilakukan oleh penulis pada bulan April dan Mei 2018 dikantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1 berikut:
6
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
No Kegiatan
April Mei Juni Oktober November Desember Januari
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke- 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Tugas Akhir
Sumber: Penulis (2018)
1.6 Sistematika Penulisan
Luas pembahasan Tugas Akhir dibagi menjadi 4 (empat) bab yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hasil yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan (survey) dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL PERUSAHAAN
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam bab ini terdiri dari: Sejarah singkat instansi, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas (job- description), jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan
di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan membahas tentang Penerapan sistem informasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari bab ini merupakan kesimpulan, saran dan penutup dari Tugas Akhir, dalam bab ini akan memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan secara khusus dan pada pembaca secara umum.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Dinas Bina Marga Sumatera Utara
Peristiwa ini berawal pada tanggal 03 Desember 1945 di Kota Bandung, yaitu pada waktu memuncaknya perjuangan fisik bangsa Indonesia melawan tentara sekutu untuk mempertahankan kemerdekaan yang terjadi. Pada tanggal tersebut telah gugur tujuh orang pemuda/pegawai Pekerjaan Umum (PU) yang bernama Didi Hardianto Kamarga, Muchtaruddin, Suhodo, Rio Susilo, Subenget, Rana, dan Surjono untuk mempertahankan gedung “V & W” (terkenal dengan
“Gedung Sate”) yang terletak di Jl. Diponegoro No: 22 Bandung. Gedung ini dipertahankan mati-matian sampai titik darah penghabisan oleh para
“pemuda/pegawai” PU, karena mereka sadar bahwa gedung tersebut pada waktuitu dipergunakan sebagai Kantor Pusat Departemen Pemerintah Republik Indonesia.
Setelah Kemerdekaan Bangsa dan Negara Republik Indonesia diproklamasikan, para pemuda/pegawai departemen PU tidak mau ketinggalan dari pemuda-pemuda lainnya di Kota Bandung. Mereka mempersiapkan diri dalam menghadapi segala kemungkinan yang sekiranya dapatmerintangi serta mengganggu kemerdekaan yang telah diproklamasikan.
Pada tanggal 04 Oktober 1945 Kota Bandung diduduki Tentara Sekutu yang
Dengan persenjataan yang kurang dan sederhana, para pemuda tetap mempunyai semangat perjuangan yang tinggi, tidak gentar menghadapi kekuatan musuh yang mempunyai persenjataan yang lebih lengkap dan modern. Dari hari ke hari suasana Kota Bandung semakin tegang, pertempuran-pertempuran mulai meletus yang dimulai dengan skala keci lalu kemudian menghebat dan disertai dengan provokasi-provokasi musuh yang semakin menjadi-jadi.
Mengingat peristiwa gugurnya ketujuh pejuang bangsa pada peristiwa 03 Desember 1945 maka peristiwa tersebut diabadikan dalam catatan sejarah perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia.Demikian juga dalam sejarah perkembangan Pekerjaan Umum pada khususnya yang telah mempersembahkan ke “Sapta Taruna Kesatria”- annya keharibaan Ibu Pertiwi dan telah melahirkan suatu Korps pemuda/pegawai Pekerjaan Umum yang mempunyai kesadaran sosial, jiwa kesatuan (korp-geest) rasa kesetiakawanan (solidaritas), serta kebanggaan akan tugasnya sebagai abdi masyarakat khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum.
Enam tahun kemudian, tepatnya pada tanggal 03 Desember 1951, Menteri Pekerjaan Umum dan Tenagapada Kabinet Sukiman, Ir Uka Bratakusuma memberikan surat tanda penghargaan yang menyatakan dan menghormati ketujuh orang pemuda/pegawai yang gugur sebagai “Pemuda yang Berjasa”.Surat tanda penghargaan atas jasa-jasa pengorbanan ketujuh pemuda/pegawai tersebut, terutama bagi tiga orang yang tidak diketahui liang kuburnya tidak dapat ditemukan kerangka jenajahnya, dibuatlah monument “Batu Peringatan” berupa batu alam yang benar. Dengan Keputusan Menteri Kordinator Kompertemen
10
Kekerjaan Umum dan Tenaga No..58/KPTS/MENKO/1965 tanggal 27 November 1965, telah diterapkan tanggal 03 Desember sebagai hari bakti Pekerjaan Umum yang diperingati secara intern segenap pegawai yang bekerja dalam bidang pemerintahan Kompartemen Pekerjaan Umum dan Tenaga, dengan maksud : 1. Membangkitkan kesadaran, jiwa kebangsaan akan tugas dan harga diri sebagai
putera puteri Indonesia yang bekerja dibidang pekerjaan umum dan tenaga.
2. Pengorbanan semangat persatuan dan kesatuan, semangat bekerja untuk mengabdikan diri kepada perjuangan kemerdekaan Indonesia, guna membangun dunia baru yang bebas dari penghisapan manusia oleh manusia dan bangsa oleh bangsa.
Sejak itu peringatan Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum dan Tenaga diselenggarakan secara resmi menurut keadaan dan situasi setempat. Pada peringatan seperempat abad Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum dan Tenaga ke :
“5” pada tanggal Desember 1970 yang dipusatkan di Bandung, diadakan upacara pemindahan “Batu Peringatan” dari tempat semulauntuk selanjutnya ditempatkan ditengah taman, diatas suatu altar yang tinggi, sesuai tingkat penghormatan dan martabat pengorbanan sapta taruna dimaksud.
2.2 Visi dan Misi Dinas Bina Marga
Seperti halnya dengan Dinas-Dinas lainnya, maka Dinas Bina Margapun memiliki visi dan misi
Misi
Untuk mewujudkan visi tersebut, maka diterapkan misi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, sebagai berikut:
a. Meningkatkan pembinaan jaringan jalan nasional dan provinsi secara terpadu b. Meningkatkan pemanfaatan jaringan jalan nasional dan provinsi
c. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia arparatur jaringan jalan nasional dan provinsi
2.3 Struktur Organisasi
Setiap organisasi memiliki struktur. Struktur organisasi dalam setiap organisasi harus tegas dan jelas. Kejelasan struktur bagi organisasi menunjukkan bahwa dalam organisasi tersebut ada ketegasan, kejelasan dan batas-batas kerja bagi setiap pegawai/karyawan.Winardi (2009:15) mendefinisikan organisasi sebagai sebuah sistem yang terdiri dari aneka macam elemen atau subsistem diantara mana subsistem manusia mungkinmerupakan subsistem terpenting dan dimana terlihat bahwa masing-masing subsistem saling berinteraksi dalam upaya mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan
Siagian (2012:42), mendefinisikan organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut dengan bawahan. Sedangkan Pradjudi Armosudiro mendefinisikan organisasi sebagai struktur pembagian kerja dan
12
struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan formal dan informal. Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja, secara resmi (kedinasan).
Sedangkan hubungan informal menyangkut hubungan manusia, diluar Dinas atau bersifat tidak resmi.
Biasanya struktur organisasi mempedomani aturan - aturan yang ada diatasnya. Pembuatan/penetapan struktur organisasi tidaklah dilakukan sesuka hati melainkan harus sesuai dengan aturan yang ada dan berlaku di Departemen yang bersangkutan. Sebab dengan melihat struktur organisasi dimaksud akan dapat diketaui siapa atasan siapa, siapa bawahan siapa, apa yang dikerjakan siapa dan apa yang harus dikerjakan siapa.
Untuk mengetahui lebih jelasnya dapat dilihat struktur organisasi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut :
Sumber : Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara (2018)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
2.4 Job Description
Dinas Bina Marga sebagai salah satu dinas yang menangani bidang kejasamargaan memiliki tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing yang jelas. Untuk mengetahui tugas pokok dan fungsi (tupoksi) dimaksud diuraikan sebagai berikut :
UPTD 17 Kasi Pengawasan
Kasi Bintek Jalan &
Jembatan Kasi
pemeliharaan Jalan &
Jembatan Pedesaan Kasi
Rehabilitas Jalan Kabid
Pembinaan Teknis
Kasi Pengaturan Kasi Peralatan dan Perbekalan
Kabid Pemb &
Peningkatan
Kabid Pemeliharaan
Kasi Pembangunan
dan peningkatan
jalan.
Kabid pengaturan &
evaluasi
K.A Subbag Umum&
Kepegawai an
K.A Subbag Keuanga
K.A Subbag Program KEPALA DINAS
Sekretariat
K.A Subbag Pengaturan
& Evaluasi
Kasi pemeliharaan
Rutin Jalan
14
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pada lingkup dinas.
b. Menyelanggarakan dan memimpin, membina, mensinkronisasikan, mengedalikan tugas dan fungsi Dinas.
c. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana kegiatan dinas, sesuai dengan arahan pembangunan nasional dan pembangunan daerah.
d. Menyelenggarakan pengkajian dan menetapkan pemberian dukungan dengan kebijakan umum dan kebijakan pemerintah daerah.
e. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis dalam ranngka penyelenggaraan pelayanan dibidang kebinamargaan.
2. Sekretariat
Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai pada lingkup sekretariat.
b. Menyelenggarakan pengkajian dan koordinasi perencanaan dan program dinas.
c. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi
e. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan.
3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Sub Bagian umum mempunyai tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai lingkungan Sub Bagian Umum.
b. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja sekretariat dan Sub Bagian Umum.
c. Melaksanakan penyusunan data pegawai.
d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.
e. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan perpustakaan dinas.
4. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai.
b. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran dinas.
c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji tunjangan Daerah.
d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.
5. Sub Bagian Program
Sub Bagian Program mempunyai tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai.
b. Melaksanakan penghimpunan bahan rencana strategis, laporan keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) dinas.
c. Melaksanakan evaluasi kinerja internal dinas.
16
d. Melaksanakan pengelolaan data sistem website kebinamargaan.
e. Melaksanakan pelaporan data sistem website kebinamargaan 6. Bagian Pengaturan dan Evaluasi
Bagian Pengaturan dan Evaluasi mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Bidang.
b. Menyelenggarakan penyusunan, pembuatan konsep rencana strategis laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), dan LKPD.
c. Menyelenggarakan penyusunan, pembuatan konsep perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang.
7. Bidang Pembangunan/Peningkatan
Bidang Pembangunan/Peningkatan mempunyai tugas :
a. Pembinaan dan verifikasi perencanaan teknis untuk kegiatan pembangunan/peningkatan jalan dan jembatan.
b. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta peningkatan jalan dan jembatan kabupaten pedesaan.
8. Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan
Seksi Pembangunan/Peningkatan Jalan mempunyai tugas :
a. Membantu dalam pencapaian tujuan melalui prinsip dan kebijakan
c. Memberikan pembinaan teknis terhadap detail perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembangunan/peningkatan jalan.
d. Pengendalian dan pengawasan kualitas pekerjaan pada kegiatan pembangunan/peningkatan jalan.
9. Seksi Pembangunan jalan dan jembatan pedesaan
Seksi Pembangunan jalan dan jembatan pedesaan mempunyai tugas : a. Membantu dalam pencapaian tujuan, prinsip dan kebijakan
pembangunan/peningkatan jalan dan jembatan desa.
b. Pelaksanaan kegiatan pembangunan serta peningkatan jalan dan jembatan kabupaten dan pedesaan.
10. Bidang Pemeliharaan
Bidang Pemeliharaan mempunyai tugas :
a. Melaksanakan sebagian tugas Dinas Bina Marga dibidang pemeliharaan jalan dan jembatan.
b. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugas.
11. Seksi Pemeliharaan Rutin Jalan
Seksi Pemeliharaan Rutin Jalan mempunyai tugas :
a. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan pemeliharaan rutin jalan dan jembatan sebagai bahan rancangan penanganan teknis.
b. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan pemeliharaan rutin
18
jalan, pembangunan kontruksi jalan dan bangunan tanggapan bencana.
12. Seksi Rehabilitas Jalan
Seksi Rehabilitas Jalan mempunyai tugas :
a. Menetapkan rencana kebutuhan penanganan rehabilitas jalan sebagai bahan penanganan teknis.
b. Melaksanakan pengolahan kegiatan rehabilitasi jalan, memberikan pembinaan teknis terhadap perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan rehabilitasi jalan.
c. Seksi Peralatan dan Perbekalan
Seksi Peralatan dan Perbekalan mempunyai tugas :
a. Menyusun rencana kebutuhan peralatan berat termasuk angkatan dan pembekelan serta suku untuk menunjang pelaksanaan tugas Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
b. Melaksanakan pemeliharaan dan pemanfaatan peralatan.
d. Bidang Fasilitas Jalan
Bidang Fasilitas Jalan mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan administrasi serta melakukan pengolahan fasilitas dan pemanfaatan jalan.
b. Melaksanakan dan memverisifikasi perencanaan teknis bidang
e. Bidang Pembinaan Teknis
Bidang Pembinaan Teknis mempunyai tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai b. Menyelenggarakan pedoman perencanaan penyelanggaraan jalan dan
jembatan
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Sistem informasi yang terdapat di Dinas Bina Marga sudah secara online.
Hal tersebut meliputi kegiatan rutinseperti pemberian gaji dan laporan keuangan.
Setelah Dinas Bina Marga menerapkan sistem informasi yang modern dan akurat dengan pelayanan sistem informasi secara online, dinamika dan ketetapan pelaksanaantugas para pegawai menjadi lebih dinamis dan efektif, karena hampir semua informasi penting dapat diakses oleh setiap pegawai maupun masyarakat pada website resmi yang dimiliki Dinas Bina Marga.
Sistem Kinerja Dinas Bina Marga sudah semakin efektif dan efisien. Hal tersebut dikarenakan segala suatu yang dilakukan sudah menjadi lebih mudah dan sangat menghemat waktu. Contohnya, apabila dahulu mereka menggunakan surat sebagai alat bantu dalam berkomunikasi antar divisi atau antar pegawai, sekarang mereka menggunakanelectronic mail (E-mail). Penggunaan Email ini tentunya dapat membuat pekerjaan semakin mudah. Apabila dahulu untuk menyampaikan informasi antar karyawan membutuhkan waktu yg berjam, sekaranghanya dengan hitungan detik informasi tersebut sudah dapat didapatkan oleh seluruh karyawan.
20
2.6 Rencana Kegiatan
Dinas BinaMarga mengembangkan sistem informasi mereka agar semakin berkembang dan mengikuti teknologi sistem informasi yang sudah modern menjadikan Dinas Bina Marga semakin baik dalam mendapatkan informasi.
Informasi yang di dapatkan menjadi semakin efektif dan efisien. Sehingga Dinas Bina Marga selalumendapatkan informasi terbaru mengenai pengembangan kinerja pegawai di Sumatera Utara.
Pengembangan yang terjadi misalnya dalam beberapa bulan ke depan Bina Marga akan mengadakan Pembangunan di Medan, informasi ini akan sangat mudah didapatkan, dan Bina Marga dapat langsung mengetahui tentang adanya pekerjaan lain dikemudian harinya. Hal-hal yang dibutuhkan untuk pembangunan nantinya juga akan semakin mudah, dikarenakan akses dengan Pemerintahan Sumatera Utara lebih cepat dikarenakan Sistem Informasi yang semakin modern.
2.7 Sasaran Dinas
Bina Marga menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam kurun waktu 10 (sepuluh) tahun. Sasaran Dinas Bina Marga Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Menurunnya angka deviasi antara data survei perencanaan dengan laporan rancang bangun lapangan.
2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas jaringan jalan nasional dan
5. Meningkatnya kapasitas sumber daya pemeliharaan jalan nasional dan provinsi.
6. Menurunnya tingkat kerusakan jalan nasional dan provinsi.
7. Menurunnya tumpang tindih kegiatan pada ruas jalan kota.
8. Meningkatnya rasio penerbitan izin pemanfaatan jalan.
9. Meningkatnya jumlah BUMN/D dan swasta yang memberi kontribusi dalam pemeliharaan ruas jalan.
10. Meningkatnya rasio pegawai yang berpendidikan S1 dan S2 bidang tekhnik.
11. Meningkatnya jumlah pegawai yang ahli dalam pembangunan jalan, target kegiatan melalui peningkatan kinerja pegawai negeri sipil dan terpadunya kerja antar instansi, sehingga dapat terwujudnya pelayanan masyarakat secara optimal.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Menurut Marshall dan Steinbart (2014:2) sistem (system) adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan
beristeraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar system terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung system yang lebih besar.
Menurut Jogiyanto (2009:18) terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya, mendefinisikan sistem sebagai berikut: “ suatu jaringan kerja dari prosedur – prosudurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”Pendekatan sistem yang menekan pada kompunen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai “kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Dari dua pendekatan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sub-sub sistem yang saling berintegrasi dan saling
Desain Sistem Informasi,komponen itu terdiri dari antara lain sebagai berikut:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem tediri dari sejumlah komponen yang saling beritegrasi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen – komponen sistem atau elemen – elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sistem secara keseluruhan.
b. Batasan Sistem
Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini kemungkinan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Ruang Sistem
Lingkungan luar (enviroment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.. lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
24
d. Penghubung Sistem.
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem diprosesdan akhirnya dikeluarkan berupa informasi yang dibutuhkan.
f. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi informasi yang berguna.
g. Pengolahan Sistem
Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengolah masukan (input) dan memprosesnya agar menjadi output informasi yang berguna.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan berguna. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.
3.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat juga dikatakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Menurut Marshall dan Steinbart (2014:4) informasi (information) adalah data yang diperoleh untuk selanjutnyadikelola dan diproses
untuk memberikan arti guna memperbaiki proses pengambilan keputusan.
Sebagaimana perannya, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari peningkatan informasi.SelanjutnyaJogianto (2009:8) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, berpendapat bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya.
Definisi yang lebih luas dikemukakan Jogiyanto (2009:692) yang mengatakan informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Dalam beberapa pengetahuan tentang suatu peristiwa tertentu yang telah dikumpulkan ataupun dari sebuah berita dapat juga dikatakan sebagai informasi.
Lain halnya dalam ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses atau ditransmisikan. Para ahli meneliti konsep informasi tersebut sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman maupun instruksi.
26
Berdasarkan pengertian informasi menurut para ahli yang telah disebutkan diatas, dapat diketahui bahwa informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Informasi bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari belajar, pengalaman atau instruksi. Namun, istilah ini masih memiliki banyak arti tergantung pada konteksnya.
1.2.1 Sumber-sumber Informasi
Sumber informasi adalah data. Data itu berupa fakta kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kemudian data tersebut diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut untuk selanjutnya membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang kemudian menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan menimbulkan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input dan diproses kembali lewat suatu model untuk dijadikan data dasar dan seterusnya membentuk suatu siklus yang digambarkan sebagai berikut :
Sumber: Sutabri Tata,(2018)
Gambar 3.1 Siklus Informasi
Data dasar yang diperoleh (dasar data), diproses untuk selanjutnya dijadikan output (informasi) setelah informasi tersebut di. terima, maka selanjutnya
dijadikan sebagai dasar bagi pembuatan keputusan tindakan. Hasil tindakan kemudian dijadikan sebagai data (ditangap) untuk selanjutnya menjadi input (data). Kemudian kembali dijadikan dasar daya dan seterusnya menurut kepentingan yang dibutuhkan.
3.2.2 Jenis-Jenis Informasi
Menurut Sutabri (2012:22) informasi dapat dibedakan atas beberapa jenis yaitu :
1. Informasi berdasarkan fungsi dan kegunaan, adalah informasi berdasarkan materi dan kegunaan informasi. Informasi jenis ini antara lain adalah : a. Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa-peristiwa,
pendidikan, kegiatan selebritis.
Input (Data)
Proses
(Model) Output
Information Dasar
Data
Hasil Tindakan Data
Ditangkap
Keputusan Tindakan
Penerima
28
b. Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah yang berisi tentang cara berternak itik, artikel tentang cara membina persahabatan, dan lain-lain.
c. Informasi berdasarkan format penyajian, yaitu informasi yang dibedakan berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: informasi dalam bentuk tulisan (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana, dll).
2. Informasi berdasarkan format penyajian, adalah informasi yang berdasarkan bentuk penyajian. Informasi jenis ini, antara lain berupa tulisan teks, karikatur, foto, ataupun lukisan abstrak.
a. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa, adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negeri.
b. Informasi berdasarkan bidang kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang-bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra, budaya, dan iptek.
c. Informasi berdasar penyampaian terdiri dari Informasi yang disediakan secara berkala. Informasi yang disediakan secara tiba-tiba, Informasi yang disediakan setiap saat.Informasi yang dikecualikan dan informasi yang diperoleh berdasarkan permintaan.
3.3 Pengertian Sistem Informasi
Sebagian besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat, mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat dipermudah pelaksanaannya. Cara tersebut berupa sistem.Bila mengacu pada definisi sistem maka sistem infomasi dapat didefinikasikansebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Kenneth dan Jane (2015:16) mendefinisikan sistem informasi (Information System) sebagai serangkaian komponen yang berhubungan, yang mengumpulkan
(atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendestribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan disebuah organisasi.
Disamping itu untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengawasan, sistem informasi juga membantu para manajer dan karyawan dalam mennganalisis masalah, menggambarkan hal-hal nyang rumit serta menciptakan produk baru.
Selanjutnya ditegaskan, ada tiga kegiatan dalam sistem informasiyang diperlukan perusahaan dalam pengambilan keputusan, pengawasan, kegiatan operasional, analisis permasalahan dan menciptakan produk dan jasa baru yaitu input, proses dan output. Input adalah kegiatan mengumpulkan data dari dalam ataupun luar organisasi. Proses adalah kegiatan mengubah data mentah tersebut ke dalam bentuk yang memiliki arti (informasi), sedangkan output adalah kegiatan menyalurkan informasi yang telah diproses kepada pihak yang berkepentingan
30
kepada kegiatan-kegiatan yang memerlukannya. Perlu di garisbawahi bahwa sistem informasi memerlukan umpan (feedback) dari anggota organsasi yang bersangkutan, dengan tujuan mengevaluasi ataupun mempebaiki tahapan input.
Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengadilan yang bermaksud untuk menata jaringan komunikasi yang penting, pengolahan atas interaksi – interaksi tertentu dan rutin, membantu memanajemen dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.Burch (2012:18) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari kompunen-kompunen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri atas :
1. Blok masukan (input block), input mewakilli data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
2. Blok model (model block) blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan mode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output block) produk dari sistem infomasi adalah keluaran yang
4. Blok teknologi (technology block) teknologi merupakan alat dalam sistem informasi yang digunakan menerima input, menjalankan model, menyimpan data dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data (database block) basis data akan dijelaskan kemudian.
6. Blok kendali (controls block)pengedalian perlu dirancangkan diterapkan untuk menyakinkan hal – hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat di segera atasi
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa sistem informasi adalah serangkaian komponen yang saling berhubungan dan saling mengumpulkan (atau mendapatkan) memproses, menyimpan, dan mendestribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan disebuah organisasi.
3.4 Alat – alat komunikasi yang mendukung sistem informasi
Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, yaitu:
a. Komputer, yaitu sekumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang saling bekerja sama dalam menjalankan perintah-perintah yang diinginkan oleh penggunaan untuk mendapatkan informasi yang akurat.
(http://www.filekomputer.com)
b. Mesin Tik, yaitu mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenalsehingga tidak memerlukan uraian yang umum.
c. Printer, yaitu suatu alat yang terhubung ke perangkat komputer dan mencetak hasil kerja komputer baik berupa teks, gambar kemedia kertas atau sejenisnya.
32
Printer adalah satu-satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari suatu sistem pengolahan kata.
d. Telepon, yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara.
e. Internet, yaitu jaringan dari jaringan global yang menggunakan standard universal untuk menghubungkan jutaan jaringan yang berbeda.
Bahkan ia menganggap bahwa internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. penerapan alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi padasudah semakin cepat dan mudah. Seperti penggunaan komputer, printer, telepon dan internet, bahkan untuk mempermudah pengaksesan informasi, bagian keuangan menggunakan wifi (wireless Fidelity).(http://www.filekomputer.com) 3.5 Sistem Informasidan Efisiensi Kinerja Dinas Bina Marga Sumatera
Utara
Sistem informasi yang dipakai di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sistem informasi yang memadukan sistem yang dibangun berdasarkan Kemampuan Manajerial Kepala Kantor Dinas Bina Marga dengan alat-alat komunikasi yang relatif canggih, seperti internet, komputer, telefon dan bahkan mesin tik yang masih tersimpan baik.
Bina Marga terus mengupayakan sistem informasi berjalan lancar tanpa
informasinya agar semakin terdepan dan menjadi yang terbaik. Apabila sistem informasi yang didapatkan semakin baik maka akan berdampak pula terhadap efisiensi kinerja karyawan.
Efisiensi kerja diperoleh dari seberapa efektif alat yang digunakan demi menghasilkan pekerjaan yang baik. Dahulu, sebelum teknologi berkembang, Bina Marga menggunakan mesin tik sebagai alat menulis surat, dokumen, dan lain-lain.
Sekarang, setelah teknologi sudah semakin maju dan berkembang Bina Marga menggunakan Komputer sebagai alat untuk menulis surat. Bina Marga juga tidak menyia-nyiakan teknologi yang sudah dimiliki. Mereka menggunakan E-mail (Electronic Mail) sebagai wadah untuk mengirimkan surat kepada seluruh
karyawan. Surat yang dikirimkan tentunya akan cepat sampai kepada penerima walaupun jarak antara pengirim dan penerima cukup jauh. Hal ini menunjukkan bahwa waktu yang digunakan untuk mengirim surat semakin singkat dan dipastikan langsung dapat diterima oleh penerima dengan baik.Dari hal tersebut didapatkan bahwa sistem informasi yang diperoleh oleh Bina Marga dapat menghasilkan efesiensi kinerja karyawan dengan sangat baik.
3.6 Efesiensi Kerja di Dinas Bina Marga Sumatera Utara
Efesiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang disesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang.
Efesiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari
34
hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan bedasarkan suatu standart yang telah ditentukan.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada didalam diri individu masing- masing pegawai karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu menciptakan kerja yang efisien, meningkatkan disiplin pegawai serta mampu membangun kerja sama yang baik antara pegawai ruang dengan ruang lingkup pekerjaan. Apalagi ditopang oleh sistem informasi yang efisien dengan ditandai oleh indikatornya yakni cepat, akurat, murah dan mudah
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik pekerjaan berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan. Efisiensi dapat dibedakan atas empat indikator yaitu cepat, akurat,murah dan mudah
Tabel 3.1 Indikator Efisiensi Indikator
Efiensi Keterangan
Cepat
Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat, waktu yang dibutuhkan menjadi bekurang, sedangkan hasil pekerjaan dapat dipertahankan dan ditingkatkan.
Akurat
Efisiensi target, yakni hasil pekerjaan tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang ditetapkan secara kuantitas maupun kualitas.
Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi komunikasi justru lebih hemat.
Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan menggunakan
Jika ditinjau dari sistem informasi yang dipakai oleh Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, secara umum pegawai telah melaksanakan pekerjaan dengan efisien. Apabila dilihat dari indikator efisiensi kerja, efisiensi waktu dan efisiensi target, maka pembuatan dan pencatatan laporan menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan sistem informasi yang terdahulu.Sistem informasiterdahulumembutuhkan waktu yang banyak, sedangkan dengan memakai sistem informasi yang sekarang, penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat karena didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas internet lainnya.
Seperti diketahui bahwa sistem informasi berperan penting dalam organisasi/lembaga dalam bidang apapun. Sebab sistem informasi yang canggih dapat meningkatkan kualitas kinerja pegawai disamping mempercepat mempermudah dan bahkan mempertepat waktu pelaksanaannya. Dengan adanya teknologi informasi (TI) produktivitas lembaga/perusahaan akan semakin meningkat. Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan, 3.7 Penerapan Sistem Informasi di Dinas Bina Marga Sumatera Utara
Seperti diketahui bahwa sistem informasi yang terdapat di Dinas Bina Marga Sumatera Utara sebelumnya dilakukan secara manual termasuk dalam hal yang sangat urgen dan rutinitas seperti pembuatan surat, pegiriman surat, pembuatan laporan harian. Pada masa itu pembuatan surat dilakukan dengan mengetik menggunakan mesin tik, setelah sistem teknologi dan informasi
36
berkembang, Bina Marga menggunakan komputer untuk proses pembuatan surat serta laporan keuangan.
Semua pegawai yang ingin mengirim surat atau pesan, membutuhkan waktu yang sangat lama agar penerima bisa menerima surat dengan baik, bahkan terkadang surat tersebut tidak dapat dipastikan akan sampai dengan kondisi yang sama pada saat pengiriman awal. Setelah menerapkan sistem informasi yang modern dan pelayanan secara online, dinamika dan ketepatan pelaksanaan tugas para pegawai menjadi lebih dinamis dan efektif, karena surat yang dikirimkan akan menjadi lebih cepat diterima oleh penerima dan hampir semua informasi penting dapat diakses oleh pegawai maupun masyarakat melalui webtsite resmi milik Dinas Bina marga Sumatera Utara.
Kemampuan seorang pegawai/karyawan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh lembaga/organisasi dengan memanfaatkan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau saranapengolahan data sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu peyelenggaraan atau manajemen dapat meningkat khususnya di Dinas Bina Marga Sumatera Utara.
Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan
teratur dibarengi dengan diterapkannya sistem informasi yang cepat, akurat, murah dan mudah, miss communication antar pegawai dengan pegawai, atasan dengan bawahan dapat dihindari.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara telah menerapkan sistem informasi yang efisien, yakni cepat, akurat, murahdan mudah. Dengan menerapkan sistem informasi yang efisien, yang informasi yang cepat, akurat, murahdan mudah tersebut,akantercipta hubungan kerjasama yang baik diantara para pihak sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Penerapan sistem informasi yang dilakukan di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara tergolong canggih dan mampu mengakses segala informasi yang dibutuhkan lembaga terutama dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.
2. Kecanggihan Sistem informasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara dapat dibuktikan dengan dilakukan penerimaan dan penyebaran informasi secara komputerisasi terutama dalam hal penggajian pegawai, dan penyajian laporan keuangan.
4.2 Saran
Memperhatikan beberapa kesimpulan di atas, maka dapatlah disarankan beberapa hal, yakni sebagai berikut:
1. Sebaiknya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara selalu memberikan informasi-informasi yang update dan menetapkan batasan tertentu dalam melaporkan masalah sehingga efisiensi penerapan sistem informasi dapat
pengelompokkan data seperti laporan keuangan agar informasi yang tersimpan lebih akurat dan efisien untuk ditemukan.
3. Sebaiknya sistem teknologi informasi pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara harus diperbaharui dan ditingkatkan karena sangat berpengaruh besar terhadap peningkatan kinerja dan mutu sumber daya yang handal dan berkompetensi.
40
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Burch , J . 2012 Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons , Inc.,
Engkos Kosasih 2012 Cerdas Berbahasa Indonesia, Penerbit : Erlangga. Jakarta Holmes, W. Robert 2010 Sistem Informasi Manajemen. Edisi ketiga. Mitra
Wacana Media. Jakarta
Indrajit, Richardo Eko. 2009 Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Jogiyanto. 2009 Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta,
Kenneth, C. Laudon dan Jane P. Laudon. 2015 Management Information System Managing the Digital Firm, Thirteen Edition
Marshall B Romney dan Steinbart, John P. 2015 Accounting Information System, Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2014 Sistem Informasi Manajemen. Andi.
Yogyakarta,
O’Brien, James. A. 2012 Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Salemba Empat.
Jakarta,
Raymond dan P. Schell, 2009 Management Information System (Sistem Manajemen Informasi). Jakarta: Salemba Empat.
Siagian. P. Sondang 2012 Organisasi Kepemimpinan dan perilaku Administrasi, Jakarta:Gunung Agung,
Suranto. AW, 2009 Komunikasi Perkantoran. Edisi 1. Media Wacana.Yogyakarta, Sutabri, Tata. 2012 Konsep Sistem Informasi. Andi Offset, Yokyakarta,
Sutanta, Edhy. 2013 Sistem Informasi Manajemen. Edisi 1. Andi. Yogyakarta, William dan Sawyer.2014 Teknologi Informasi. Jakarta,
Winardi. 2009. Teori Organisasi dan Pengorganisasian. Jakarta: Rajawali Website:
1) Surat riset
