21
BAB III Hasil Penelitian
3.1. Profil Perusahaan
Lorin Solo Hotel merupakan salah satu hotel bintang lima di Solo yang terletak di Jl. Adi Sucipto No. 47, Karanganyar, kurang lebih 8 hingga 10 menit dari pusat keramaian kota Solo dan Bandara Internasional Adi Soemarmo Solo.
Saat ini Lorin Solo Hotel menjadi pusat operasional dari PT. Lor Internasional Hotel. Pemilik hotel ini adalah Tommy Soeharto dengan PT. Hotel Anomsolo Saranatama (PT. HAS) sebagai perusahaan pemodalnya. Perusahan Lorin Solo Hotel di manajemeni oleh PT. LOR INTERNASIONAL HOTEL yang juga memanjemeni beberapa hotel Lorin yang berada di kota lain seperti Lorin Belitung Hotel, Lorin Sentul Hotel, Lorin New Kuta Hotel, Syariah Hotel Solo, Lorin D’Wangsa Solo Hotel, Loji Hotel di Solo dan juga Hotel Safira di Magelang.
Lorin Solo Hotel juga memiliki budaya organisasi, budaya organisasi yang diterapkan ialah budaya tepat waktu atau disiplin dan juga kejujuran. Budaya tersebut dianut oleh Lorin Solo Hotel karena bekerja pada bidang jasa membutuhkan ketepatan waktu, apalagi untuk hal kehadiran kerja pada back office staff maupun front office staff.
Tujuan dari budaya tersebut ialah agar menghasilkan dampak yang baik bagi para staff Lorin Solo Hotel, sehingga dapat meningkatkan performa kerja dalam melayani tamu yang menggunakan jasa hotel tersebut sehingga menghasilkan output yang baik dan dapat dirasakan bersama-sama bagi seluruh staff.
Gambar 1.1
Gambar diatas merupakan Management Chart dari Lorin Solo Hotel
General Manager
Room Division Manager
Executive House Keeper
Laundry Manager
Front Office Manager
Duty Manager
Duty Manager
Operationa l Manager
Financial Controller
Assistant Credit Controller
Purchasing Manager
Informatio n System Manager
Human Resources
Manager
Assistant HRM
Chief Security
Executive Chef
Exe Sous Chef
Sous Chef Sous Chef Sous Chef Food Beverage Manager
Ass FBM
Director of Sales
Ass DOS Public Relations Manager
Chief Engineerin
g
Exevutive Secretary
3.2. Profil Informan
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan 2 (dua) orang responden untuk memenuhi hasil penelitiannya. Informan tersebut yaitu:
1. Dhani Wulandari S. Sos (Public Relations Manager)
Tugas dan tanggung jawab : menjalin hubungan dengan pihak luar seperti media, menjaga citra positif hotel, mengendalikan dan mengatur arsip seperti surat masuk, dokumen perjanjian / kontrak.
2. Yusuf Yulianto Si. Kom (Graphic Designer)
Tugas dan tanggung jawab : membuat design untuk setiap brosur, formulir , backdrop, newsletter, flyers untuk kepentingan internal maupun eksternal hotel. Hasil kerjanya disimpan di dalam computer kerjanya (arsip elektronik).
3.3. Deskripsi Hasil Penelitian
Data dari hasil penelitian pada penelitian ini didapatkan melalui wawancara dan pengamatan mendalam yang dilakukan oleh Peneliti pada kurun waktu bulan April hingga Juli 2017. Dimana seluruh informan yang melakukan wawancara mendalam adalah staff dari Lorin Solo Hotel.
3.3.1. Kearsipan Elektronik
3.3.1.A. Macam-macam Aplikasi Perkantoran di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel
Berdasarkan wawancara mendalam yang dilakukan peneliti terhadap informan mengenai integrasi sistem arsip dan pemanfaatan aplikasi perkantoran, diperoleh hasil yang hampir serupa antar jawaban yang satu dengan jawaban lainnya dari masing-masing informan.
Seperti hasil wawancara mendalam tentang macam aplikasi yang digunakan di kantor Public Relations menurut Ibu Dhani Wulandari sebagai Public Relations Manager, di meja kerjanya sebagai berikut :
“Aplikasi perkantoran yang digunakan tidak terlalu banyak, ada yang offline dan juga ada yang online. Online application itu ada gmail, dan aplikasi-aplikasi online travel agent juga media-media sosial. Kebanyakan aplikasi yang digunakan adalah offline seperti Ms Office Word, Excel, Outlook, Photoshop, Coreldraw”.
Selanjutnya wawancara dilanjutkan dengan Pak Yusuf dengan jabatan Graphic Desaigner pada departemen tersebut, sebagai berikut :
“Kalau untuk aplikasi pengolah kata kami menggunakan Ms Word dan Adobe reader, Ms Outlook, terkadang kami memakai Ms Excel jika kami mengerjakan data tabel, kalau untuk online kami pakai juga seperti Gmail.
Kalau saya lebih banyak menggunakan Coreldraw”.
Dari hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa macam aplikasi perkantoran yang sering digunakan di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel adalah Ms Word, Ms Excel, Ms Outlook Adobe reader, Coreldraw itu untuk offline aplikasi,
sedangkan online aplikasinya adalah Gmail, social media seperti Facebook, Whatsapp dan juga Mozila Firefox.
3.3.1.B. Fungsi Aplikasi Perkantoran di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel
Berdasarkan wawancara yang mendalam mengenai bagaimana fungsi dari aplikasi perkantoran di Lorin Solo Hotel, setiap informan memiliki jawaban yang hampir mirip.
Wawancara dilakukan pertama oleh Ibu Dhani Wulandari sebagai Public Relations Manager yang mengatakan bahwa :
“Fungsi aplikasi perkantoran sangat penting apalagi bagi pekerja adminstrasi dan bekerja dengan pihak luar seperti dengan berbagai media seperti ini, dan fungsinya juga sesuai dengan macam aplikasinya, seperi Gmail dan Ms Outlook yang kami gunakan untuk mengirimkan berbagai macam dokumen kerja via elektronik dan hal itu biasanya tersimpan otomatis pada aplikasi yang digunakan tersebut”.
Sedangkan Pak Yusuf yang memiliki posisi sebagai Graphic Desaigner menjawab :
“Aplikasi perkantoran berfungsi semestinya seperti jenis aplikasinya, fungsi aplikasi offline dan online sangat saling berkaitan maka fungsinya sama- sama penting bagi kami, karena setiap harinya kami berhadapan dengan pekerjaan yang menggunakan aplikasi computer, terlebih bagi saya” jawab Pak Yusuf sambil mengerjakan pekerjaannya di depan komputer.”
Berdasarkan hasil wawancara diatas, fungsi aplikasi perkantoran sudah berjalan sesuai dengan semestinya dan sesuai dengan jenis aplikasi apa yang digunakan.
Aplikasi yang digunakan dapat langsung untuk menyimpan data atau mengarsipkan data yang masih dibutuhkan.
3.3.1.C. Arsip Administratif di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel Berdasarkan wawancara juga pengamatan yang dilakukan penulis, para informan menjawab pertanyaan wawancara dengan jawaban yang hampir sama antara satu dengan yang lainnya.
Wawancara pertama dari Ibu Dhani Wulandari menjawab mengenai arsip admministratif ialah sebagai berikut :
“Untuk arsip, di kantor kami tidak terlalu mementingkan arsip karena kami menjual jasa, jika arsip administratif mungkin hanya buku-buku pedoman keluar masuknya proposal dan payment, juga mengenai surat-surat izin keluar kantor atau tidak masuk kerja oleh staff di departemen kami”.
Kemudian Pak Yusuf selaku graphic designer menjawab mengenai arsip administratif seperti berikut ini :
“Arsip kami paling hanya sedikit, jika arsip saya itu terdiri dari desain- desain/ rancangan brosur/ yang masih harus disimpan dan dapat dipakai lagi, namun kebanyakan desain saya pasti selalu baru karena Bu Dhani selalu menginginkan ke updatean dokumen/data”.
Berdasarkan wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip administratif tidak terlalu banyak digunakan maupun disimpan, arsip administratif yang disimpan ialah buku-buku pedoman staff saja maupun log book mengenai proposal masuk dan keuangan dengan cara manual tidak dengan elektronik.
3.3.1.D. Arsip Akuntansi di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel Ketika penulis menanyai mengenai apa saja arsip akuntansi yang ada di kantor tersebut, para informan menjawab dengan jawaban yang masing-masing sama.
Informan pertama Ibu Dhani Wulandari menjawab seperti berikut :
“Untuk arsip akuntansi pada hotel kami dan lebih kecilnya pada kantor kami, arsip akuntansi biasanya berupa tanda terima barang yang harus disertakan dengan tanda terima dan juga arsip keuangan/ payment atau disebut juga purchase request/ purchase order itu adalah form untuk pembayaran keluar, misalnya untuk membayar greeting iklan di media cetak, membayar cetak flyer/ iklan/ baliho, dan sebagainya.
Dan biasanya PR PO atau singkatan dari purchase request purchase order tersebut begitu sudah selesai dengan alur tanda tangan dan persetujuan, biasanya langsung kami berikan pada Pak Hari orang accounting selaku pemegang kekuasaan untuk pembayaran atau penagihan. Sistem yang kami gunakan untuk membuat berbagai pembayaran hanya berada di departemen keuangan saja, karena langsung masuk pada sistem mereka”.
Informan kedua pun menanggapi dengan terkait pertanyaan penulis mengenai apa saja arsip akuntansi, dan Pak Yusuf menjawab :
“Yaa seperti yang dikatakan oleh Bu Dhani, kalau untuk saya sebagai graphic desaigner arsip akuntansi berisi pembayaran cetak mencetak flyer/
backdrop hanya itu-itu saja sih”.
Dari wawancara yang dilakukan bersama 2 orang informan mengenai arsip akuntansi adalah arsip pembayaran keluar seperti pembayaran iklan, pembayaran cetak flyer/ backdrop yang selanjutnya arsip tersebut dikelola oleh tim accounting.
3.3.1.E. Arsip Proyek di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel
Pada informan pertama, Ibu Dhani Wulandari menjawab pertanyaan penulis terkait apa saja arsip proyek, beliau menjawab seperti berikut :
“Arsip proyek itu seperti perjanjian ya atau bukan? Jika arsip proyek itu sendiri di kantor kami terdiri dari surat-surat kontrak/ perjanjian dengan media, dengan vendor-vendor maupun dengan lembaga-lembaga yang ingin melakukan kerjasama dengan Lorin Solo Hotel adapun surat masuk dari instansi-instansi tertentu yang meminta dana/ sumbangan atau sekedar voucher kamar/ renang dan kebanyakan dari dokumen tersebut disimpan secara manual karena dokumen tersebut dikirimkan hard copy”.
Pada informan kedua, Bapak Yusuf merespon seperti berikut ini ketika ditanya mengenai arsip proyek :
“Untuk arsip-arsip seperti itu mungkin Bu Dhani yang lebih tahu, kalau yang saya tahu itu biasanya adalah arsip kontrak/ perjanjian dengan berbagai media maupun instansi-instansi”.
Berdasarkan informasi yang informan berikan dalam wawancara, arsip proyek ialah terdiri dari surat kontrak/ perjanjian dengan berbagai media dan juga berbagai instansi-instansi yang disimpan manual di dalam map dan amplop khusus yang bertuliskan subjek dari kontrak / perjanjian tersebut.
3.3.1.F. Berkas Kasus di Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel
Pada bagian ini, setiap informan menjawab pertanyaan dari peneliti dengan hampir serupa, dan informan pertama Ibu Dhani Wulandari menjawab mengenai berkas kasus adalah sebagai berikut:
“Berkas kasus pada departemen kami tidak terlalu banyak, mungkin hanya data-data pribadi kami sebagai staff yang dipertanggungjawabkan oleh hotel kami, jika berkas kasus arsipnya yaa berupa kontrak saja yang disimpan manual bukan elektronik”.
Sedangkan menurut Pak Yusuf, ia menjawab :
“Berkas kasus mungkin Bu Dhani lebih tahu banyak dan lebih bisa menjelaskan yaa”.
Berdasarkan hasil wawancara dan jawaban dari pertanyaan diatas, berkas kasus lebih tertuju pada kontrak sama halnya dengan arsip proyek dan disimpan secara manual, tidak disimpan pada komputer atau secara elektronik.
3.3.2. Macam-macam Kearsipan Manual
Berikut ini adalah uraian hasil penelitian mengenai macam-macam kearsipan manual yang dianut oleh Public Relations Departement di Lorin Solo Hotel :
3.3.2.A. Sistem Hastawi
Untuk lebih tahu mengenai sistem kearsipan apa saja yang dianut oleh Departemen Public Relations di Lorin Solo Hotel, peneliti telah menyiapkan beberapa pertanyaan yang akan diajukan untuk mengetahui kearsipan pada departemen tersebut terutama mengenai sistem kearsipan hastawi / manual.
Pada saat peneliti bertanya mengenai kearsipan dengan sistem hastawi, Ibu Dhani Wulandari menjawab :
“Kalau arsip kami kebetulan kebanyakan manual dan tidak terlalu menentu itu-itu saja mengenai kearsipan karena kami lebih tertuju pada komunikasi dengan orang lain, dengan media. Arsip yang kami simpan di dalam komputer pun tidak terlalu banyak contohnya seperti arsip laporan klipping harian, mingguan dan bulanan, arsip Intern Office Communication, dan arsip Guess Comment”.
Selanjutnya Pak Yusuf Yulianto menjawab mengenai sistem kearsipan manual yang ada pada departemennya :
“Arsip di departemen kami lebih banyak manual, yang elektronik mungkin hanya sedikit, selain manual mungkin barcoding, kalau barcoding itu masuknya bukan arsip tetapi presensi pada saat masuk ke kantor maupun pulang jam kantor. Jika saya pribadi hanya menyimpan arsip sedikit karena jika ada sesuatu yang dibutuhkan biasanya saya mendadak untuk desain ulang yang baru. Arsip yang dibutuhkan biasanya arsip newsletter dengan jangka waktu 3 bulan dan berbagai flyer dari fasilitas hotel yang tersedia sampai habis maka akan dicetak dengan desain yang baru”.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti pada departemen Public Relations Lorin Solo Hotel, sistem manual / hastawi lebih banyak digunakan ketimbang
dengan sistem barcoding maupun sistem elektronik. Sistem elektronik yang dipakai menggunakan komputer hanya menyimpan beberapa saja, seperti laporan koran klipping, internal surat, guess comment dari tamu, sedangkan informan kedua hanya menyimpan beberapa arsip desain seperti newsletter dan flyer dengan jangka waktu yang ditentukan.
3.3.2.B. Macam Sistem Kearsipan Departemen Public Relations Lorin Solo Hotel Dari banyaknya teori dan praktik mengenai sistem kearsipan, departemen Public Relations Lorin Solo Hotel hanya menggunakan beberapa sistem kearsipan. Berikut ialah mengenai apa saja macam sistem kearsipan yang dipakai dari staff Public Relations Lorin Solo Hotel.
Ketika peneliti bertanya mengenai apa-apa saja sistem kearsipan yang dianut, Ibu Dhani Wulandari menjawab :
“Kearsipan di sini lebih tertuju pada sistem waktu / kronologis, sistem abjad, sistem nomor karena sangat banyak dokumen yang masuk ke kantor kami.
Untuk sistem kronologis biasanya berisi arsip guess comments, media clipping, proposal dan surat masuk, pembayaran/ payment, jika sistem abjad kami gunakan untuk menyimpan surat perjanjian atau kontrak agar mudah dalam mencari sesuai dengan nama instansi, lalu jika sistem nomor digunakan untuk menyimpan IOC (Intern Office Communication), IOC ini berupa surat internal yang ditulis oleh setiap kepala departemen untuk menyampaikan hal penting / acara penting yang harus dibagikan pada departemen lain. Arsip elektronik mungkin lebih banyak digunakan oleh Front Office Departement dan Accounting Departement, kalau kami hanya itu-itu saja yang disimpan secara elektronik, karena saya lebih menyukai hardfile ketimbang softfile”.
Sedangkan Pak Yusuf Yulianto menjawab mengenai sistem kearsipan yang dipakai pada departemennya :
”Yang saya tahu arsip lebih banyak menggunakan sistem waktu / kronologis.”
Berdasarkan jawaban dari narasumber mengenai sistem kearsipan, para narasumber menjawab dengan jawaban yang hampir sama yakni sistem kronologis yang paling sering digunakan, selain itu ialah sistem abjad dan sistem nomor.”
Dari wawancara diatas, dapat diketahui bahwa sistem kearsipan yang digunakan di Public Relations department Lorin Solo Hotel menggunakan sistem manual yang disimpan berdasarkan sistem kronologis, sistem abjad dan sistem nomor. Sistem barcoding hanya digunakan pada finger print atau pada saat staff masuk kantor maupun pulang/ keluar kantor. Dan arsip elektronik yang disimpan di komputer hanya berupa arsip laporan koran klipping berupa scan dan laporan, klipping koran tersebut disimpan perhari, perminggu dan juga perbulan. Selain koran klipping, ada pula laporan guess comment atau kritik saran dari tamu hotel yang diketik di dalam komputer dan disimpan untuk diberikan kepada General Manager. Dan juga terdapat surat internal departemen hotel atau Intern Office Communication yang berisi surat jika terdapat promo atau suatu hal penting dan juga surat untuk menyampaikan jika ada Manager yang cuti.
Kemudian peneliti bertanya mengenai, apakah ada integrasi antara sistem arsip dengan pemanfaatan aplikasi perkantoran pada departemen Public Relations Lorin Solo Hotel. Dan Ibu Dhani Wulandari menjawab :
“Kurang adanya integrasi atau satu kesatuan dari sistem arsip dan pemanfaatan aplikasi perkantoran, arsip lebih banyak berjalan manual, hanya ada beberapa saja yang disimpan di dalam komputer atau secara elektronik dan aplikasi perkantoran pun dioperasikan berdasarkan fungsinya masing-masing”.
Sedangkan Yusuf Yulianto, informan nomor dua menjawab :
“Tidak ada sistem arsip khusus di kantor ini terlebih untuk arsip elektronik, dan pemanfaatan aplikasi berjalan sesuai dengan mestinya. Mereka berjalan masing-masing sesuai dengan tugasnya. Namun bagi saya, arsip coreldraw berbebtuk softfile masih dibutuhkan jika masih terpakai di lain waktu”
Berdasarkan jawaban atas pertanyaan peneliti di atas, sistem arsip dan
pemanfaatan aplikasi perkantoran kurang terintegrasi, kedua hal tersebut masih banyak berjalan sendiri-sendiri juga tidak banyak arsip yang disimpan secara elektronik, dan aplikasi perkantoran berjalan dengan fungsinya masing-masing. Maka kurang adanya satu kesatuan atau integrasi dari sistem arsip dan juga pemanfaatan aplikasi perkantoran.
