SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PEGAWAI DAN KARYAWAN PADA PTPN 3 UNIT SEI
MANGKEI
OLEH:
ROBERTO SIAHAAN 142102100
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2017
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : ROBERTO SIAHAAN
NIM : 142102100
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PEGAWAI DAN KARYAWAN PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI
Tanggal ………. 2017 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
(Dra. Naleni Indra, MM.,Ak,CA.) NIP. 19680501 199502 2 001
Tanggal ………. 2017 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
(Dra. Mutia Ismail, SE, MM, Ak, CA.) NIP. 196805011995022001
Tanggal ………. 2017 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
(Prof. Dr. Ramli, SE, MS) NIP. 19580602 198803 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ROBERTO SIAHAAN
NIM : 142102100
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PEGAWAI DAN KARYAWAN PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI
Medan, ………2017
ROBERTO SIAHAAN 142102100
pengetahuan sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) ini tepat pada waktunya dengan judul ‘’Sistem Informasi upah dan gaji pegawai dan karyawan Pada PTPN 3 Divisi Sei Mangkei’’
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini bukanlah tujuan akhir dari belajar, karena belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari isi, bahasa serta penulisannya. Sebagaimana ketentuan yang berlaku Universitas Sumatra Utara, bahwa mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan TA sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan Program Diploma 3 (D3).
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam penyusunan pelaporan TA, khususnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, S.E, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara atas dedikasinya demi kemajuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr Prihatin Lumbanraja , M.Si selaku Wakil Dekan III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Mutia Ismail, SE., MM., Ak., CA. Selaku Ketua Program Studi DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Abdillah Arief SE., M.si., Ak, Selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Naleni Indra MM., Ak., CA. selaku dosen pembimbing yang banyak memberikan bimbingan dan masukan yang sangat berarti bagi penulis.
6. Teristimewa untuk kedua orang tua penulis, Bapak Tolopan Siahaan dan Mamak Rosintan Hutauruk yang selalu memberi dukungan, kasih sayang, motivasi dan doa yang selalu menyertai penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Teristimewa juga kepada kakak-kakak kuh Christin, Ratna, Putri, Sandy yang selalu membantu dan mendukung dalam pendidikanku.
8. Kepada lek penan (mama talo), lek mixon (jabir), lek yuli (perkasa), ria (ibu dari setiap anak) selaku sahabat sekaligus gengbang yang selalu memberikan cita rasa yang sempurna dan kepuasan batin.
9. Kepada septa alay yang selalu mencoba mendukung di kala senang maupun sedih dengan ke alay an nya.
10. Kepada sahabat bagai kepompong hese, dreas, jojo.
11. Kepada teman-teman seperjungan kelas C Akuntansi 2014.
Penulis menyadari tugas akhir bukan lah sebuah kesuksesan melain penunjang dari sebuah kesuksesan dan tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan. Akhir kata penulis berharap agar tugas akhir ini dapat bermanfaanfaat dan dapat diterima bagi semua pihak.
Medan, 2017 Penulis
Roberto Siahaan NIM. 142102100
KATA PENGANTAR ……..……… i
DAFTAR ISI……….. iv
DAFTAR TABEL ……… vii
DAFTAR GAMBAR ……… viii
DAFTAR LAMPIRAN……….. ix
BAB I : PENDAHULUAN ………... 1
A. LatarBelakangMasalah ………..…. 1
B. RumusanMasalah ……….……… 3
C. Batasan Masalah ……..……….………… 3
D. Tujuan dan ManfaatPenelitian.……..……… 4
1. Tujuan Penelitian………... 4
2. Manfaat Penelian………. 4
E. Rencana Penulisan……….. 5
F. Jadwal Survei ………. 5
G. Rencana Isi ……… 6
BAB II : PTPN III SEI MANGKEI ……….. 8
A. SejarahRingkas ………..….. 8
1. PTPN III……… 8
2. PTPN III Unit Sei Mangkei……… 13
B. StrukturOrganisasi ……….. 15
C. Job Description ………... 20
D. Kegiatan Usaha ……….……….. 21
E. Kinerja Usaha ……….. 22
F. RencanaKegiatan ………. 23
BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PEGAWAI DAN KARYAWAN PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI ……….. 25
A. Pengertian dan Unsur-Unsur Akuntansi………. 25
B. Pengertian Gaji dan Upah………... 26
C. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah….. 27
D. Jaringan Prosedur Gaji dan Upah……… 29
E. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi………... 30
F. Flowchart Sistem dan Prosedur Penggajian…… 32
G. Bagan Sistem Informasi Akuntansi Upah……... 34
H. RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan)... 35
I. DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja)……… 36
J. Perhitungan Gaji………. 37
1. Gaji pokok dan Tunjangan………. 37
2. Perhitungan Lembur………... 37
3. Tunjangan Cuti………... 39
4. Perhitungan Santunan Hari Tua (SHT).... 40
5. Santunan dan Bantuan Sosial………….. 41
6. Administrasi Upah………... 41
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ………. 42
A. Kesimpulan ………. 42
B. Saran ……… 43
DAFTAR PUSTAKA ……….. 44
LAMPIRAN ………. 45
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
1.1 Jadwal penelitian dan penyusunan tugas akhir……… 5
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III……… 10
2.2 Struktur Organisasi Pada PT. Perkebunan Nusantara III………… 18
2.3 Struktur Organisasi Kebun Unit Sei Mangkei……… 19
2.4 Flowchart Sistem dan Prosedur Penggajian……… 32
2.5 Bagan Sistem Informasi Gaji dan Upah………. 34
2.6 daftar Permintaan Uang Kerja……… 36
DAFTAR LAMPIRAN
No. Judul Halaman
1. Surat Riset……… 45
Sistem informasi akuntansi dan teknologi komputer berkembang sangat pesat sejalan dengan besarnya kebutuhan terhadap informasi. Menurut Widjajanto (2001: 4) sistem informasi akuntansi merupakan susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang di desain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
Perkembangan teknologi infomasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat. Karena masih adanya sistem penggajian karyawan menggunakan cara manual, mulai dari pendataan karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan. Menggunakan sistem manual terdapat banyak kesalahan yang terjadi, antara lain : membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya keamanan data. Sehingga membutuhkan penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.
Fenomena yang di hadapi oleh PTPN III yaitu terdapatnya kecurangan yang mudah terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan, seperti dalam pencatatan kehadiran (absensi) masih menggunakan alat manual (buku) sehingga pegawai yang datang tidak tepat waktu atau hadir tanpa alasan yang jelas dapat dengan mudah terjadi manipulasi data kehadiran. Selain itu masih ada kelebihan maupun kekurangan uang gaji yang diterima pegawai, karena kurangnya ketelitian dari bagian keuangan yang menangani masalah gaji.
Pihak perkebunan juga harus memperhatikan kesejahteraan karyawan juga pemimpin dengan memberi gaji dan fasilitas yang seimbang dengan pekerjaan yang mereka lakukan. Jika karyawan sebagai elemen yang penting dalam lembaga diabaikan kesejahteraannya maka akan mempengaruhi administrasi perkebunan yang maksimal. Oleh sebab itu lembaga harus lebih bijaksana dalam penetapan sistem gaji dan upah sehingga dirasakan adil oleh karyawan sesuai dengan apa yang mereka kerjakan.
Sistem penggajian merupakan salah satu faktor yang sangat penting untuk menarik, memelihara dan mendorong semangat kerja pegawai dan karyawan untuk mempertahankan kepentingan perusahakan. Untuk itu diperlukan ketelitian dalam menentukan besarnya gaji serta sistem penggajian yang tepat untuk menghindari kesalahpahaman antara pegawai, karyawan dan perusahaan.
Pada saat ini, konsep perbaikan yang terus menerus, harus dilakukan oleh setiap organisasi ataupun instansi untuk dapat bertahan dan menyesuaikan diri dengan segala perkembangan yang ada. Permasalahan gaji dan upah merupakan salah satu hal yang penting dalam menciptakan suasana yang kondusif bagi pihak
manajemen disuatu perusahaan. Salah satu caranya yaitu dengan meningkatkan kinerja karyawan dan pegawai yang ada di PT. Perkebunan Nusantara III Unit Sei Mangke.
Sehubungan dengan pentingnya sistem informasi akuntansi gaji dan upah pada perusahaan maka penulis ingin mempelajarinya dan sekaligus menjadi acuan dalam melakukan penulisan tugas akhir ini, yang memilih judul :“Sistem Informasi Akuntansi Gaji & Upah Pegawai dan Karyawan Pada PTPN III Unit Sei Mangkei.”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan penulis, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana mengetahui informasi gaji & upah karyawan tiap orang (slip gaji).
2. Apakah sistem akuntansi gaji dan upah pegawai dan karyawan yang di terapkan pada PTPN III Unit Sei Mangkei telah berjalan dengan efektif dan efisien.
C. Batasan Masalah
Batasan masalah merupakan hal yang sangat penting agar pembahasan dalam penyusunan tugas akhir ini memiliki tujuan yang jelas dan tidak menyimpang dari judul serta memberikan hasil sesuai dengan yang diinginkan, maka penulis membatasi pembahasan permasalahan yaitu sistem informasi yang dirancang
untuk informasi gaji dan upah karyawan, jabatan, bagian/departemen, absensi, lama bekerja, dan lembur karyawan.
D. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui sistem akuntansi gaji dan upah yang ada pada PTPN III Unit Sei Mangkei.
b. Untuk mengetahui efisinsi dan efektifkah sistem yang digunakan Pegawai dan karyawan Pada PT. Perkebunan Nusantara III Sei unit Mangke.
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi Perusahaan, Memberikan tambahan informasi tentang sistem sistem informasi penggajian pada PT. Perkebunan Nusantara III unit Sei Mangke, sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pembuatan kebijakan atau keputusan di masa yang akan datang.
b. Bagi Peneliti, Sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah yang tercakup dalam rumusan masalah dan Memperkaya wacana ilmiah dan pengetahuan tentang sistem informasi khususnya mengenai sistem informasi akuntansi penggajian.
c. Bagi Pihak Lain Sebagai bahan informasi yang diperlukan dan perbandingan bagi penelitian dimasa yang akan datang, yang berkaitan mengenai sisitem informasi akuntansi gaji dan upah.
E. Rencana Penulisan
Tugas akhir ini merupakan suatu karangan yang bersifat ilmiah, oleh sebab itu dalam penulisannya diperlukan data yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. Adapun data tersebut dapat diperoleh dari sumber, yaitu :
a. Data Sekunder
Data pendukung yang sifatnya memperkuat hasil analisis. Data sekunder diperoleh melalui penelitian kepustakaan pada sumber-sumber yang terkait dengan objek penelitian. Adapun data sekunder dalam penelitian berupa data sistem informasi penggajian karyawan dan pegawai data sejarah pada perusahaan serta data lain yang mendukung topik penelitian.
F. Jadwal Survei
Kegiatan penulisan tugas akhir ini membutuhkan waktu kurang lebih 2 bulan yang melalui proses pencatatan, pelaksanaan, dan penulisan laporan dengan alokasi waktu sebagai berikut :
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No .
Kegiatan
2017
Maret April Mei Juni
III IV I II III IV I II III I 1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Permohonan
Izin Riset 4 Penulisan Tugas
Akhir
5 Bimbingan Tugas Akhir 6 Pengumpulan
Data
7 Penyelesaian Tugas Akhir
G. Rencana Isi
Rencana isi terdiri dari 4 bab, masing – masing dibagi atas sub – sub bab sesuai kebutuhannya, pembuatan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan Tugas Akhir dan rencana isi Tugas Akhir.
Bab II PTPN 3 Unit Sei Mangke
Pada bab ini penulis akan mengemukakan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, Job Description, Sistem informasi akuntansi penggajian dalam perusahaan.
Bab III Sistem informasi akuntansi gaji dan upah pegawai dan karyawan Pada PTPN 3 Unit Sei Mangke
Pada bab ini, penulis akan menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan judul tugas akhir, pembahasan tentang Sistem
informasi akuntansi penggajian karyawan dan pegawai Pada PTPN 3 unit Sei Mangke. Penulis juga akan membandingkan antara teori dengan praktek mengenai sistem informasi penggajian karyawan dan pegawai dalam perusahaan ini.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini, penulis akan menyampaikan kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan bab – bab sebelumnya yang disertai dengan saran - saran yang dapat menunjang kemajuan instansi pada masa yang akan datang.
A. Sejarah
1. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. Perkebunan Nusantara III
Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan perusahaan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan Perkebunan Asing hasilnasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN),embrio yang turut membentuk perusahaan dari NV. Rubber Cultuur MaatschappijAmsterdam (RcMA) dan NV. Cultuur Mij`de Oekust (CMO) merupakanPerusahaan Perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zamanKolonial Hindia Belanda.
Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT.
Perkebunan IV (Persero) dan PT. Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya oleh Direksi PT. Perkebunan III (Persero). Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah Nomor : 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996 ketiga Perusahan tersebut yang wilayah kerjanya berada di Provinsi Sumatera Utara digabungkan menjadi satu Perusahaan dengan nama PT. Perkebunan Nusantara III ( Persero) yang beralamat di Jln. Sei Batang Hari No. 2 Medan, Sumatera Utara.
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akta Notaris Harun Kamil, SH, Nomor : 36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah mendapat pengesahan
dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusa Nomor: C2- 8331. HT. 01.TH.96 tanggal 8 Agustus 1996 serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia Nomor : 81 tanggal 8 Oktober 1996, tambahan Nomor : 8674/1996. PT Perkebunan Nusantara III (Persero) memiliki visi dan misi dalam menjalankan kegiatan usahanya.
Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara III A. Visi PT. Perkebunan Nusantara III
Menjadi perusahaan agrobisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik pada tahun-tahun berikutnya
B. Misi PT. Perkebunan Nusantara III.
1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.
2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.
3. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor.
5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.
6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.
7. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
Gambar 2.1
Logo PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Makna yang terkandung dalam logo terdapat pada setiap warna yangmembentuk logo tersebut :
1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7) uratpada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola duniamelambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigma barudan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan PT.Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaikdalam tim work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan GreenBussines dan Ramah Lingkungan.
2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari boladunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki lima (5)tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yangberkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha.
3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3)melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengansemangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarnaputih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang
berwarnaorange adalah produksi CPO berserta turunannya yang memancar tanpa hentiuntuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.
Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.
Perusahaan bergerak dalam bidang usaha perkebunan dengan komoditi utama (core bisnis) kelapa sawit dan karet. Perusahaan memiliki lahanperkebunan yang didukung dengan pabrik pengolahan untuk masing-masing komoditi tersebut. Lahan perkebunan perusahaan tersebar di Propinsi Sumatera Utara seluas 143.160,42 Ha (Karet : 41.751,29 Ha dan Kelapa Sawit : 101.409,13 Ha) dalam pengelolaan perusahaan dikelompokkan mejadi :
a. 17 (tujuh belas) Bagian Kantor Direksi, b. 8 (delapan) Distrik Manager,
c. 34 (tiga puluh empat) Manajer (26 Kebun dan 8 Kebun + PPK), d. 12 (dua belas) Manajer Pabrik Kelapa Sawit dan
d. 5 (lima) Manajer Rumah Sakit serta
e. 1 (satu) Unit Pusat Pelatihan Wisata Agro Sei Karang (P2WAS).
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) menjadikan minyak dan inti sawit sebagai komoditi utama yang memberikan konstribusi besar bagi pendapatan 70 perusahaan. Produk minyak dan inti sawit yang dihasilkan Perusahaan sudah dikenal di pasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada
pembeli dengan mutu yang dihasilkan Crude Palm Oil (CPO), Palm Kernel Oil (PKO), Palm Kernel (PK) dan Palm Kernel Meal (PKM).
Di kalangan dunia, Sumatera dikenal sebagai penghasil karet bermutu tinggi, lebih dari 38,000 hektar lahan karet PT. Perkebunan Nusantara III ( Persero) diusahakan untuk menghasilkan karet kualitas terbaik di dunia. Mutu produk RSS-1, SIR-10, SIR- 20 dan Lateks Pekat mampu menembus pasar Internasional, disejumlah pabrik ban terbesar seperti Bridgestone, Good Year, Firestone, Han Kook dan lainnya
Gagasan pembentukan induk usaha BUMN perkebunan ini sendiri sudah berlangsung lama yaitu sejak tahun 2002. Berbagai proses akhirnya dilewati dan setelah 12 tahun berselang akhirnya Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2014 tentang 96 Holding BUMN Perkebunan Terbentuk, diakses pada tanggal 08 Desember 2014 pukul 17.00 WIB. 71 Penambahan Penyertaan Modal Negara RI ke Dalam Modal Saham PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) ditetapkan. Selain pembentukan holding perkebunan, pada saat masih menjabat Presiden Republik Indonesia, Susilo Bambang Yudhoyono juga mengeluarkan Peraturan Pemerintah RI No 73 tahun 2014 tentang Penambahan Penyertaan Modal Negara Republik Indonesia ke Dalam Modal Perusahaan Umum (Perum) Kehutanan Negara. untuk pembentukan holding company BUMN kehutanan, di mana yang bertindak sebagai leader adalah Perum Perhutani. Nantinya Perhutani akan menjadi induk dari PT Inhutani I sampai V.
Setelah keluarnya Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2014 tentang Penambahan Penyertaan Modal Negara RI ke Dalam Modal Saham
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) ini, ada tahap-tahap berikutnya yang diambil. Selanjutnya harus ada ketetapan dari Menteri Keuangan terkait pembentukan holding perkebunan. Disusul dengan sosialisasi dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) pembentukan holding. Pada RUPS ini akan disahkan dan dibahas terkait perubahan anggaran dasar dan opsi lainnya.
Pasca dibentuk holding akan ada kenaikan kinerja keuangan yang meningkat, seperti laba, aset, hingga modal pasca pembentukan holding. Laba bersih holding BUMN perkebunan dapat diperkirakan sampai dengan Rp. 21 triliun, dan aset menjadi Rp. 121 triliun di tahun 2019. Adapun sebelum pembentukan holding, laba bersih PTPN I-IX hanya Rp 2,7 triliun. Laba bersih 14 BUMN perkebunan ini merupakan penggabungan, namun dalam posisi berdiri sendiri-sendiri. Proyeksi akhir tahun 2014 untuk penjualan Rp 47 triliun, laba bersih Rp 2,7 triliun dan ekuitas Rp 22 triliun.
2. Sejarah PTPN III Unit Sei Mangkei
Pada tahun 1957 Keputusan Peraturan Pemerintah No. 14/1958 bahwa Wewenang NV.RCMA (Rubber Cultural Maatschppij Amsterdam) di ambil alih oleh PT IBB. Berdasarkan Keputusan Menteri Pertanian serta di tetapkan kembali dengan keputusan Menpen No. 49/UN/1959 dan penguasa di berikan kepada Perseroan Perkebunan Negara (PPN) Pada tahun 1959 dengan UU No. 86/1958 PPN dari cabang Sumatera Utara dan dikuasai oleh Bannas berdasarkan PP No.
3/1959 dengan nama PPN baru cabang EX,NV,RCMA. Kemudian Undang – Undang tersebut di perkuat dengan peraturan pemerintah no. 3/1959, PP tersebut di perkuat lagi dengan PP No. 19/1960 terbentuk dengan cabang unit Sumatera.
BerdasarkanPeraturanPusat No. 24/1963 namadaripada Perseroan Perkebunan Negara (PPN) Sumatra Utara II di ubah menjadi Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) Sumatra Utara IV. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 27/1971/PPN V dialihkan menjadi perusahaan Perseroan dengan nama PTP. V ditambahkan dengan Akte notaris GHS. L. Tobing SH berkedudukan di Jakarta. Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan Nusantara III didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil SH No 36 tanggal 11 Maret 1996, merupakan peleburan perusahaan PTP III, PTP IV, dan PTP V, sesuai dengan peraturan pemerintah No. 8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996. Perusahaan ini mengusahakan 2 budidaya yaitu Karet dan KelapaSawit.
Kawasan Ekonomi Khusus Sei Mangkei yang terletak di Desa Sei Mangkei, Kecamatan Bosar Maligas, Kabupaten Simalungun ini mempunyai batas sebagai berikut:
a. sebelah Utara berbatasan dengan desa Keramat Kuba;
b. sebelah Selatan berbatasan dengan PTPN IV (Persero) Kebun Mayang;
c. sebelah Timur berbatasan dengan PTPN IV (Persero) Kebun Gunung Bayu;
d. sebelah Barat berbatasan dengan sungai Bah Bolon.
Lahan seluas 2.002,77 Ha yang telah dilepaskan Hak Guna Usaha nya kemudian dikeluarkan dari luasan Kebun Dusun Hulu, pemeliharaan tanaman yang belum menghasilkan (TM) tanaman kelapa sawit dan karet di atas tanah tersebut masih tetap dilakukan sehingga tidak menganggu proses panen,
sedangkan pemupukan dan seluruh kegiatan pemeliharaan tidak lagi dilaksanakan untuk areal tanaman belum menghasilkan (TBM) karet dan kelapa sawit.
Kemudian menjaga areal tersebut sehingga tidak menjadi sengketa dengan penggarap dan terhindar dari indikasi terlantar
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dapat menyerahkan penggunaan tanah yang merupakan bagian-bagian Hak Pengelolaan ini kepada Pihak Ketiga dengan Hak Guna Bangunan atau Hak Pakai berdasarkan surat Perjanjian Penggunaan Tanah yang telah memperoleh persetujuan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Simalungun yang di dalamnya tidak mengandung unsur-unsur yang merugikan para pihak.
B. Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Struktur Organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah tercapai struktur organisasi yang bersangkutan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan badan organisasi yaitu :
1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan.
2. Dapat memperlihatkan gambaran perkerjaan dan hubungan-hubungan yang ada di dalam perusahaan.
3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehinggah setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi.
Pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain :
1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas menghembangkan organisai, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen.
2. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas.
3. Lapisan Bawah, lapisan ini terdiri dari para pekerja pelaksana perintah yang diterapkan oleh atasannya.
Oleh sebab itu, melalui struktur organisasi ini diharapkan dapat tercapai suatu koordinasi yang efektif diantaranya unit-unit maupun bagian didalam organisasi / perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat dioptimalkan. Struktur organisasi perusahaan pada
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dibuat sesuai dengan surat keputusan Menteri Badan Usaha milik Negara.
Keanggotaan Komisaris Perusahaan Perseroan adalah sebagaiberikut :
Komisaris Umum : Joefly J. Bahroeny Anggota Dewan Komisaris : Dahlan Harahap Anggota Dewan Komisaris :Deddy Yefri Sitorus Anggota Dewan Komisaris : Deddy Fauzi Elhakim
Untuk keanggotaan Direksi, sesuai dengan surat keputusan Mentri Badan Usaha Milik Negara Nomor : KEP – 245/MBU/2003 tanggal 19 juni2016 tentang pembentukan dan pengangkatan anggota Direksi PerusahaanPT. Perkebunan Nusantara III dengan susunan Direksi sebagai berikut :
Direktur Utama : Elia Massa Manik
Direktur Human Capital Management & Umum : Seger Budiarjo
Direktur Produksi : Alexander Maha
Direktur SDM/UMUM : Erwan Pelawi
Direktur Perencanan dan Pengembangan : Nurhidayat
Direktur Keuangan :Siwi Peni
Gambar 2.2
Strutur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III
Sumber: PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Gambar 2.3
Strutur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III Unit Sei Mangke Sumber: PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
MANAGER
ATU ASTAB
ASKEP
APK PA.PAM
C. Job Description
Berikut ini dijelaskan mengenai jabatan-jabatan dalam organisasi unit kebun, yaitu:
1. Manager
Tugas dan Wewenang:
a. Memimpin unit kebun dalam melaksanakan program direksi dalam seluruh proses produksi antara lain :Penanaman ulang dan pemeliharaan tanaman.
b. Pembangunan dan pemeliharaan sarana dan prasarana perusahaan.
c. Pelaksanaan panen dan pengolahan hasil.
d. Penerimaan karyawan sesuai dengan ketentuan.
e. Melaksanakan adminitrasi keuangan/laporan.
Tanggung jawab:
Administrasi kebun dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada direksi.
2. Asisten Tata Usaha (ATU) Tugas dan Wewenang
a. Administrasi perkebunan b. Administrasi keuangan dan kas c. Administrasi upah dan catu d. Sekretaris dan arsip
3. Asisten Personalia Kebun (APK) Tugas dan Wewenang
a. Administrasi penduduk dan pekerja b. Sosial perburuhan
c. Agraris tingkat kebun d. Hubungan masyarakat
D. Kegiatan usaha
1. Kelapa Sawit – Minyak sawit dan Inti sawit
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) menjadikan minyak dan Inti sawit sebagai komoditi yang memberikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan. Mutu produk minyak dan Inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.
2. Karet – Lateks, Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet
Diseantero dunia, sumatera dikenal sebagai penghasil karet bermutu tinggi, lebih dari 54,000 hektar lahan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) diusahakan untuk menghasilkan karet berkualitas terbaik didunia. Mutu Produk RSS-1, SIR-10, SIR-20 dan lateks pekat mampu menembus pasar Internasional, disejumlah pabrik ban terbesar seperti Bridgestone, Good Year,Firestone, Han Kook dan lainnya.
3. Industri Hilir Karet – Rubber Threads, Rubber Dockfender, Rubber Article, Rubber Cowmat, Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin. Pabrik Industri hilir karet didirikan pada tahun 1965 untuk mengantisifasiperubahan fluktuasi pada karet alam dan pesaingan kuat karet sintesis PT. Perkebunan
Nusantara III (Persero) sekarang ini memiliki 3 fasilitas pengolahan yang disebut dengan pabrik Rubber Thread, pabrik Rubber Article, Rubber Cowmat, Conveyor Beh, Rubber Karlet, and Kesin, adalah produk utama
pabrik-pabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart (SII) Certificate, International Quality Certificate ISO 9001: 2000 dan ISO 140011996, TUV dan OCOTEX.
E. Kinerja Usaha Terkini
1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007
Pada tanggal 23 Mei 2007 bertempat di Hotel Aston Palembang, Kementerian Negara BUMN menyerahkan Karet Nusantara Award 2007 kepada beberapa kebun/unit yang ada di BUMN Perkebunan. Motivasi dari Kementerian Negara BUMN sebagai pemegang saham dalam acara tersebut, perlunya memberikan dorongan kepada seluruh elemen perkaretan BUMN Perkebunan dengan memberikan penghargaan terhadap kinerja yang telah dilakukan para manajer kebun dan pabrik khususnya pada tahun 2006 atas pencapaian kinerja dan produktivitas.
2. Penghargaan Indonesia Quality Award 2007
Pada hari Kamis, tanggal 6 Desember 2007 bertempat di Hotel Borobudur Jakarta, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memperoleh penghargaan Indonesia Quality Award Tahun 2007. Penganugerahan diberikan oleh Menteri Negara BUMN yang diwakili oleh Sekretaris Kementrian Negara BUMN Bapak Muhammad Said Didu kepada Bapak Ir. H. Amri Siregar
selaku Direktur Utama PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Untuk tahun 2007 terjadi peningkatan skor Balridge PTPN III dari tahun 2006 dengan skor 467 menjadi 479 dan meraih predikat "Good Performance".
Peningkatan tersebut tentunya menaikkan nilai dan image perusahaan yang pada gilirannya akan memberikan kontribusi dalam terwujudnya PTPN III menjadi perusahaan kelas dunia pada tahun 2010.
F. Rencana Kegiatan
Dalam Perencanaan Kegiatan untuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan untuk masa yang akan datangtentunya berorientasi pada visi dan misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yaitu menjadi perusahaan agrobisnis dunia dengan kinerja prima dan tata kelolaterbaik pada tahun 2009.Peralatan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada umumnyasudah cukup baik. Rencana kedepannya terkait sistem kearsipan PT. PerkebunanNusantara III (Persero) yang akan dilakukan adalah:
1. PT. Perkebunan Nusantara III akan mempergunakan peralatan dalam sistemkearsipan adalah sebagai berikut :
a. Guide (petunjuk dan pemisah).
Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus
berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
b. Tickler (berkas pengingat).
Tickler yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu pinjam arsip.
c. Kartu kendali arsip Kartu kendali arsip dipergunakan untuk peminjaman oleh setiap pejabat yangmemerlukan arsip. Kartu ini harus diberikan rangkap tiga, masing-masingdigunakan untuk :
1) Disertakan pada surat yang dipinjam.
2) Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yangdipinjam.
3) Pada berkas pengingat.
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH PEGAWAI DAN KARYAWAN PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI
A. Pengertian dan Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Pengertian sistem akuntansi dapat didefinisikan berdasarkan unsur kata yang membentuknya, yaitu “Sistem” dan “Akuntansi”. Sistem akuntansi sangat diperlukan setiap organisasi atau perusahaan, suatu sistem akuntansi yang digunakan bertujuan mencapai satu tujuan perusahaan agar terciptanya suatu efisiensi dan efektifitas.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapaahli:
Sifat-sifat sistem menurut Narko, (2007:2-3) meliputi:
1. Memiliki tujuan.
2. Merupakan pendorong/pemotivasi bekerjanya suatu sistem.
3. Mempunyai input-proses-output.
4. Input berupa masukan pada sistem, ouput merupakan keluaran sistem, sedangkan proses adalah proses mengubah input menjadi ouput.
5. Mempunyai lingkungan.
6. Lingkungan dalam setiap sistem sebagai pendukung sistem itu sendiri (contoh : lingkungan ekonomi, politik, sosial budaya, hukum, dll.
7. Mempunyai elemen-elemen yang saling terkait.
8. Keterkaitan antara sistem yang ada.
9. Mempunyai pengendali sistem.
Menurut Jogiyanto (2003:34)Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Pendekatan sistem pada prosedur
didefinisikan bahwa “sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan yang tertentu”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa system adalah bagian-bagian atau prosedur-prosedur yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
B. Pengertian Gaji dan Upah
Pengertian Gaji dan Upah adalah Apapun akan dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu mendapatkan profit semaksimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan cara yaitu dengan menggunakan Sumber Daya Manusia yang terampil dan cerdas di bidangnya masing-masing. Untuk itu pimpinan harus berusaha merangsang karyawannya agar dapat melakukan tugas dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawanya itu dengan memberikan imbalan dalam bentuk uang atau barang yang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Balas jasa yang biasa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubunganan para tenagakerja dengan perusahaan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat diterima semua pegawai.
Di dalam masyarakat masih banyak yang belum biasa membedakan antara istilah gaji dan upah. Hal ini disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan oleh atasan kepada tenaga kerja atas pekerjaannya.
Berikut ini penuliskan mengemukakan beberapa pengertian gaji dan upah menurut para ahli:
Niswonger (1999:446)mengemukakan:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
SementaraMulyadi (2001:373)mengemukakanbahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap.
Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepadakaryawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
C. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli.
Baridwan (1999:102)menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah
“Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17)
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
D. Jaringan Prosedur Gaji dan Upah
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1) Prosedur Pencacat Waktu Hadir
2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji 3) Prosedur Distribusi Biaya Gaji
4) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar 5) Prosedur Pembayaran Gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut : 1) Prosedur Pencacat Waktu Hadir
2) Prosedur Pencacat Waktu Kerja 3) Prosedur Pembuatan Daftar Upah 4) Prosedur Distribusi Biaya Upah 5) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar 6) Prosedur Pembayaran Upah
E. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi
Berikut dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengankaryawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setia karyawan di perusahaan. Catatan daftar hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang didisi melalui finger scan (mesin pencatat waktu)
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap kayawan dikurangi potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar gaji dan upah. Perusahaan yang mendasarkan pesanan, rekap daftar gaji dna upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta potongan yang menjadi bebannya.
7. Amplop gaji dan upah
Amplop ini digunakan sebagai alat untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan dimana di bagian sampul terdapat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji yang diterima. Jika distribusi gaji dilakukan melalui rekening karyawan maka tidak diperlukan amplop gaji dan upah namun akan diberikan rincian gaji dan upah kepada karyawan sebesar yang diperolehnya.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran sejumlah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.
F. FlowChart Sistem dan Prosedur Penggajian
Gambar 2.4 Sumber:Internet
Keterangan Flowchart:
1. Data kehadiran seluruh karyawan yang sudah berupa rekapan per hari pada tanggal cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data pengajian.
2. Departemen HRD (bagian payroll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk diproses penggajiaannya per orang.
3. Departeman HRD (bagian pajak pph 21) menghitung atau mengkoreksi pajak baik yang gajinya ada kemaikan atau ada perubahan status keluarga (tambah anak atau ada perubahan dari bujang menjadi kawin, dan lain-lain).
4. Departemen HRD (bagian payroll) setelah menerima revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, membuat slip gaji dan daftar gaji seluruh karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan manager HRD.
5. Departemen keuangan menerima daftar gaji dan slip gaji karyawan departemen HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh bak perhitungan gaji take home pay-nya masing-masing karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.
6. Apabila departemen keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke departemen HRD, atau cancel.
7. Apabila departemen keuangan evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada daftar gaji atau slip gaji tersebut, maka wajib menandatanganinya dan membuat check tunai atau bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya pada pimpinan perusahaan.
8. Pimpinan perusahaan menerima dan menandatangani daftar gaji seluruh karyawan check tunai atau bilyet giro untuk transfer gaji via bank yang ditunjuk.
9. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan check/bilyet transfer ke rekening pribadi masing-masing karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
10. Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui ATM yang telah ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.
11. Selesai
G. Bagan Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah
Gambar 2.5
Sumber:PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
a. Dasar perhitungan upah pegawai dan karyawan kebun adalah daftar hadir,baik yang bertugas dikantor maupun yang di lapangan,Daftar kehadiran karyawan yang bertugas dilapangan dijadikan dasar untuk pengisian buku mandor dan buku assisten.
b. Selanjutnya oleh krani Upah dilakukan rekapitulasi buku mandor dan buku assisten (AU 29) untuk mendapatkan Hak kerja karyawan,selain itu krani gaji dan upah merekap tunjangan karyawan dan daftar lembur.Lembur Buku Mandor
(PB-73)
APK
Krani Upah
Rekap dan kompilasi buku mandor (PB 73),buku assisten(AU 29),daftar lembur (AU 20),premi
(PB 11),Daftar upah (AU 26) Daftar Upah
(AU-29)
KraniUpah
Pengimputan data ke dalam program computer /payroll
gaji ATU
Manajer
dihitung berdasarkan hari kerja kemudian dibuat ke dalam daftar lembur (AU-20).
c. Krani gaji dan upah proses serta input ke dalam daftarupah ke dalam program payroll.
d. Daftar gaji dan upah yang telah dibuat APK masukan ke jurnal Memorial Upah (MU).
e. Jika semua perhitungan tersebut benar maka ATU mempersiapkan bukti kas keluar (AU12) dan disetujui oleh manajer/pimpinan/unit.
f. Kraniupah melakukan proses pembuatan jurnal Memorial Upah (MU) dengan alur rekening yang diserahkan pada akhir bulan,yang diperiksa oleh ATU dan di setujui manajer.
H. RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan)
1. Menentukan tarif Harian Kerja(HK) tiap Karyawan dengan melakukan perhitungan jumlah karyawan, gaji, golongan, tunjangan , nama karyawan, identifikasi susunan keluarga. Menetapkan hari jumlah karyawan berdasarkan jenis kelamin, menghitung dana yang dialokasikan karyawan meliputi gaji tunjangan, biaya sosial.
Perhitungan biaya yang dialokasikan untuk karyawan:
𝐺𝑎𝑗𝑖 + 𝑇𝑢𝑛𝑗𝑎𝑛𝑔𝑎𝑛 + 𝑏𝑖𝑎𝑦𝑎𝑠𝑜𝑠𝑖𝑎𝑙
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑘𝑎𝑟𝑦𝑎𝑤𝑎𝑛 = 𝐻𝐾𝐾𝑎𝑟𝑦𝑎𝑤𝑎𝑛
2. Menentukan biaya gaji/bulan untuk semua karyawan
3. Mengalokasikan biaya di seluruh karyawan ke dalam rekening sesuai bagian/afdeling
4. Menyusun rencana beban produksi (RAB 7)
5. Membuat rancangan RAB 10 untuk menentukan Harga Pokok Produksi
I. DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja)
Gambar 2.6
Sumber:PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan
Keterangan :
1. Afdeling yang telah membuat PB 10 (Laporan Harian) yang meliputi dua hal yaitu, TS (Tenaga Sendiri) seperti buku mandor dan buku asisten, TP ( Tenaga Pemborong) dan peta program dari afdeling yang berisi rincian kerja TP dan di kirimkan ke kebun untuk di lampirkan ke AU 79(daftar permintaan pembayaran).
2. Setelah kebun merekap semua data tersebut kebun mengirimkan ke kantor Distrik manajer.
3. Setelah dari kantor distrik data tersebut di kirim dan di setujui oleh Kantor Direksi
Afdeling (PB 10)
dan Peta Program Kebun Distrik
Disetujui oleh kandir
Dropping dana
4. Direksi pun mendroping dana ke kebun untuk pembiayaan kebun perusahaan.
J. Perhitungan Gaji
1. Gaji Pokok dan Tunjangan a. Untuk Golongan I – II
b. Untuk Golongan III – IV
c. Tunjangan Tetap terdiri dari :
1. Tunjangan Jabatanmeliputi General Manajer, Kepala Bagian, Manajer, Kepala Bidang, Kepala Urusan, Asisten Kepala Tanaman/Pengolahan, Kepala Tata Usaha dan Keuangan.
2. Tunjangan Strukturalhanya diberikan untuk manajer.
2. Perhitungan Lembur
Pelaksanaan lembur berdasarkan Surat Perintah Lembur yang telah disetujui manajer.
Perhitunganuanglembur /jam adalahsebagaiberikut :
Ketentuan Perhitungan Uang Lembur :
Hari biasa
Gaji Pokok x 4 : 3 x 25 %
Gaji = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Premi/Lembur
Gaji = Gaji Pokok + Tunjangan Tetap
1. Untuk jam kerja lembur pertama harus di bayarkan upah lembur sebesar 1,5 x upah sejam.
2. Untuk setiap jam kerja lembur harus dibayarkan upah sebesar 2x upah sejam
Hari Istirahat
1. Perhitungan upah kerja lembur untuk 7 jam kerja pertama dibayar 2x sejam upah
2. Setelah 7jam kerja pertama,di bayar uang lembur 3 x upah sejam 1 Januari,17 Agustus,dan Hari Besar Keagamaan
3. Untuk 7 jam kerja pertama,dibayar uang lembur sebesar 3x uang lembur 1 jam.
4. Setelah 7 jam kerja pertama,dibayar uang lembur 4x uang lembur 1jam.
5. Kerja lembur
6. Ada perintah tertulis dari atasan langsung karyawan yang bersangkutan
7. Waktu kerja lembur hanya dilaksanakan 3 jam kerja dalam 1 hari 14 jam kerja dalam 1 minggu
8. Yang berhak memperoleh uamg lembur karyawan menduduki starta I,II,III golongan (IA s/d II D).
Perhitungan uang lembur adalah sebagai berikut :
Gaji Pokok + Tunjangan + Beras Pekerja harga BKS-PPS 173
3. Tunjangan Cuti a. Cuti Tahunan
Karyawan yang telah bekerja secra terus-menerus selama 1 tahun berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja, dan mendapat tunjangan cuti sebagai berikut:
b. Cuti Panjang
Karyawan yang bekerja secara terus-menerus selama 6 tahun berhak atas cuti panjang selama 30 hari kalender. Besarnya tunjangan cuti panjang adalah 1 bulan gaji dan mandapat tunjangan cuti sebagai berikut :
c. Cuti Diluar Tanggungan Perusahaan
1. Karyawan yang telah memiliki masa kerja minimal lima tahun secara terus-menerus karena sesuatu kepentingan pribadi
2. Lamanya cuti diluar tanggungan perusahaan minimal satu tahun dan maksimal tiga tahun, dan diberikan hanya sekali
3. Selama mennjalani cuti tersebut, perusahan tidak memberikan gaji pokok, tunjangan, Santunan sosial, jaminan sosial, bonus, penerimaan-penerimaan lain yang sah tidak berikan lagi oleh perusahaan
Gaji Pokok + Tunjangan Tetap x 125 %
Gaji Pokok + Tunjangan Tetap x 175 %
4. Karyawan yang telah selesai menjalani cuti diwajibkan melapor secara tertulis paling lambat sebulan.
5. Izin Meninggalkan Pekerjaan dengan Menerima Gaji a. Perkawinan karyawan sendiri tiga hari kerja
b. Perkawinan anak karyawan, istri melahirkan/keguguran, khitanan anak, meninggalnya keluarga, mengalami musibah bencana alam dua hari kerja
c. Wisuda karyawan sendiri satu hari kerja d. Cuti haid yaitu hari pertama dan kedua haid
e. Cuti melahirkan selam 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah melahirkan
6. Bonus, Tunjangan Hari Raya, Pensiun, Santunan Hari Tua
a. Bonus dibiayakan dalam RKAP tahun berjalan yang besarnya ditetapkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
b. Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) diberikan kepada seluruh karyawan yang pelaksanaannya ditentukan oleh Direksi.
c. Karyawan di ikutsertakan dalam program pensiun yang diselenggarakan oleh Dana Pensiun Perkebunan (DAPENBUN).
4. Perhitungan Santunan Hari Tua (SHT)
a. Karyawan golongan IA – IID: 1 bulan gaji pokok (tiap tahun sampai 20 tahun masa kerja) dan 1,5 bulan gaji pokok (tiap tahun diatas 10 tahun masa kerja).
b. Karyawan golongan IIIA – IVD: 2 bulan gaji pokok (tiap tahun sampai 20 tahun kerja) dan 3 bulan gaji pokok (tiap tahun diatas 20 tahun masa kerja).
c. Pembayaran gaji dilengkapi dengan daftar gaji atau rekapitulasi gaji, daftar lembur, dan surat kuasa bermaterai cukup (apabila berhalangan menerima gaji)
5. Santunan dan Bantuan Sosial 1. Sewa Rumah, meliputi :
a. 50 % dari gaji pokok untuk karyawan kantor direksi b. 35 % dari gaji pokok untuk karyawan kebun/unit 2. Air
a. 15 % dari sewa rumah untuk semua karyawan 3. Transport
a. 30% dari gaji pokok khusus karyawan kantor direksi 4. Listrik
a. 25 % dari sewa rumah untuk semua karyawan
Santunan social diberikan kepada seluruh karyawan sesuai masa kerja golongan (MKG).
6. Administrasi Upah
Sistem pembayaran upah karyawan tetap dan karyawan lepas/borongan dilaksanakan sesuai prosedur pengeluaran kas. Untuk pembayaran kepada karyawan borongan dilengkapi SPK (Surat Perintah Kerja).
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah penulis kemukakan dengan landasan teori yang berhubungan, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem pembayaran gaji dan upah yang ada pada PT.Perkebunan Nusantara III Unit Sei Mangkei tidak rumit pelaksanaannya, karena setiap gaji dan upah didasarkan pada bukti pembayaran gaji yang dilakukan secara tunai dan slip pembayaran gaji harus di tanda tangani oleh pegawai yang bersangkutan.
2. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien, kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dapat diminimalkan bahkan dihilangkan dan memaksimalkan hasil produksi perusahaan baik itu dalam segi kecepatan dan ketepatan dalam segi waktu dan mutu produk yang di buat, sehingga aktiva perusahaan/instansi dapat meningkat dengan baik.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas pula, penulis memcoba memberikan saran- saran yang mungkin dapat bermanfaat kepada pihak perusahaan untuk kemajuan instansi di masa yang akan datang mengenai sistem informasi akuntansi gaji dan
upah pegawai dan karyawan. Adapun saran yang bisa di sampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi gaji dan upah sudah cukup baik, semuanya dilaksanakan berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku akan tetapi dalam pengisian kartu absensi yang di isi oleh tanda tangan masing- masing pekerja harusnya di tambah dengan menggunakan kartu hadir yang di isi dengan mesin pencatat waktu (time recorder machine) sehingga tingkat kedisiplinan waktu dalam hal kehadiran pada PT. Perkebunan Nusantara III dapat lebih terawasi dan teratur sesuai dengan sistem yang sudah di buat.
2. Sistem pengawasan gaji mengenai pembayaran sudah sesuai standar.
Mengingat tidak adanya keterlambatan dalam pembayaran gaji. Hal ini tentunya dapat dipertahankan dan di tingkatkan agar kesejahteraan pegawai terjaga dengan baik, sehingga mendapat respon baik dari pegawai dan karyawan yang meningkatkan produktifitas mereka di bidangnya masing-masing
3. Memberikan (reward) bagi pegawai dan karyawan yang telah melakukan tugas dan fungsi yang maksimal, serta (punishment) kepada pegawai atau karyawan yang tidak melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik.
4. Menggunakan sistem informasi akuntansi yang bersifat komputerisasi untuk lebih mempermudah transaksi penggajian oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan karyawan dan pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2003. Pendekatan Prosedur Sistem Informasi.Graha Ilmu. Jakarta.
Narko. 2007. Sistem Akuntasi. Yayasan Pustaka nusatama. Yogyakarta.
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode.
Yogyakarta: BPFE
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi III, Cetak Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.
