Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana Dari
Segi Pengorganisasian
Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan
Seorang manajer melakukan fungsi pengorganisasian dengan bantuan langkah-langkah berikut:
1. Identifikasi kegiatan
Semua kegiatan yang harus dilakukan dalam keprihatinan harus dapat
diidentifikasi terlebih dahulu. Misalnya, persiapan rekening, melakukan penjualan,pencatatan, pengendalian kualitas, pengendalian persediaan, dll Semua kegiatan ini harus dikelompokkan dan diklasifikasikan ke dalam unit.
2. Departemen mengorganisir kegiatan
Pada langkah ini, manajer mencoba untuk menggabungkan dan yang
sama dan terkait kegiatan kelompok ke dalam unit atau departemen.Organisasi ini membagi perhatian seluruh menjadi unit-unit independen dan departemen disebut departmentation.
Setelah departemen dibuat, manajer suka mengklasifikasikankekuasaan
dan luasnya kepada manajer.Kegiatan ini memberikan peringkat untuk posisimanajerial disebut hirarki. Manajemen puncak adalah menjadi perumusan kebijakan,manajemen tingkat menengah ke pengawasan departemen dan manajemen tingkat yang lebih rendah ke pengawasan mandor.Klarifikasi membantu otoritas dalam membawa efisiensi dalam menjalankan kekhawatiran. Hal ini membantu dalam mencapai efisiensi dalam menjalankan kekhawatiran. Hal ini membantu dalam menghindari pemborosan waktu, uang, usaha, dalam menghindari duplikasi atau tumpang tindih upaya dan ini membantu dalam membawa kelancaran dalam bekerja menjadi perhatian
(3) Manajemen Sarana Prasarana
1. Pengertian Manajemen Sarana Prasarana
Ketersediaan sarana dan prasarana merupakan salah satu komponen penting yang harus terpenuhi dalam menunjang sistem pendidikan. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas no. 24 tahun 2007, sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain. Tetapi jika dimanfaatkan secara langsung untuk proses belajar mengajar, maka komponen tersebur merupakan sarana pendidikan.
Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada jalannya proses pendidikan kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan, inventarisasi dan penghapusan.
Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, dan indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif dan relevan dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun peserta didik sebagai pelajar.
Oleh karena itu, perlu diperhatikan persyaratan pengadaan sarana dan prasarana dengan membuat daftar prioritas keperluan pada setiap sekolah oleh tim da tenaga kependidikan yang profesional pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melakukan “need assesment” sekolah.
2. Ruang Lingkup Manajemen Sarana dan Prasarana
Manajemen sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai kegiatan menata, mulai dari perencanaan/analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemanfaatan, pemeliharaan, pemusnahan dan pertanggungjawaban terhadap barang-barang bergerak dan tidak bergerak, perabot sekolah, alat-alat belajar, dan lain-lain.
Dengan adanya kegiatan tersebut, perawatan terhadap sarana dan prasarana dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya, sehingga bisa meningkatkan kinerja warga sekolah, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan dan menetapkan biaya efektif perawatan sarana dan prasarana.
3. Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana a. Perencanaan/Analisis Kebutuhan
Perencanaan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, guru kelas dan guru-guru bidang studi dan dibantu oleh staf sarana dan prasana.
1) Prosedur Perencanaan
a) Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan
b) Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan
c) Mencari dan atau menetapkan dana
b) Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
c) Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan
biaya/harga keperluan pengadaan
d) Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan
e) Petugas pelaksanaan
f) Bahan dan peralatan yang dibutuhkan
g) Kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan
h) Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan jelas,
terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat dilaksanakan i) Rencana harus sistematis dan terpadu
j) Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang baik
k) Memiliki struktur berdasarkan analisis
l) Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana
m) Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi
yang tidak disangka-sangka
n) Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan
o) Menunjukkan skala prioritas
p) Disesuaikan dengan flapon anggaran
q) Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis
r) Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan
jangka panjang (10-15 tahun)
b. Pengadaan
Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain. Pengadaan sarana dan prasarana dapat bebrbentuk pengadaan buku, alat, perabot dan bangunan. Contohnya dapat dilihat pada bagan berikut:
PERABOT
BARANG YANG BERFUNGSI SEBAGAI TEMPAT DUDUK, MENULIS, ISTIRAHAT MENYIMPAN ALAT ATAU BAHAN PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dipunyai suatu organisasi. Yang dimaksud dengan inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan julah barang yang ebrgerak maupun yang tidak bergerak yang menjadi milik negara dibawah tanggung jawab sekolah.
d. Penggunaan atau Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan hal berikut:
1) Tujuan yang akan dicapai
2) Kesesuaian antar media yang akan digunakan dengan materi yang akan dibahas
3) Tersedianya sarana dan prasarana penunjang
4) Karakteristik siswa
e. Pemeliharaan
pemeliharaan, ada hal-hal khusus yang harus dilakukan oleh petugas khusus pula, seperti perawatan alat kesenian (piano, gitar, dan lain-lain).
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan telah memberi Panduan Manajemen Sekolah perawatan preventif di sekolah dengan cara membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian dan memberikan penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka memningkatkan kesadaran merawat sarana dan prasarana sekolah.
Cara-cara untuk melaksanakan program perawatan preventif di sekolah antara lain memberi arahan kepada tim pelaksana, mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi sarana dan prasarana, menyebarluaskan informasi tentang program perawatan preventif kepada seluruh warga sekolah terutama guru dan peserta didik, dan membuat program lomba perawatan terhadap sarana dan prasarana untuk memotivasi warga sekolah.
f. Penghapusan
Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan.
Adapun syarat-syarat penghapusan: 1) Barang-barang dala keadaan rusak berat
2) Perbaikan suatu barang memerlukan biaya besar
3) Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak sesuai lagi dengan biaya
pemeliharaan
g. Pertanggungjawaban
Penggunaan barang-barang sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan cara membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang diajukan pada pimpinan.
4. Peran Guru dalam Manajemen sarana dan Prasarana Pendidikan
Peranan guru dalam manajemen sarana dan prasara dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan sarana dan prasarana yang dimaksud.
Dalam perencanaan sarana dan prasarana, guru mengidentifikasi dan mengusulkan kebutuhan belajar siswa untuk kebutuhan buku atah bahan ajar dalam bentuk modul, buku paket, ataupun Lembar Kerja Siswa, kebutuhan alat peraga, peralatan laboratorium, seperti: Laboratorium IPA, Lab. Bahasa, Lab. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Untuk mata pelajaran olahraga seperti: bola voli, bola basket, dan lain. Kebutuhan matras untuk senam, stopwatch, cakram dan lain-lain. Usulan dilaksanakan pada setiap awal tahun pelajaran.
Dalam hal pemanfaatan, guru menggunakan segala sarana sesuai dengan kebutuhan mata pelajaran masing-masing dan sesuai pula dengan kajian yang dibahas serta pencapaian indikatornya.
