PENGARUH STAF KANTOR
DALAM MENUNJANG KEGIATAN PERUSAHAAN
Oleh: Muhamad Fachry Nurdiansyah Mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung [email protected]
Abstract
Staff is a person or a group of some people that work to help a leader or a chairman in managing something. Office staff assist leaders in achieving company goals. Office staff have so many important roles for companies because they have a variety of jobs that can help the company's activities so that leaders need to manage office staff well, one example of the methods is by giving satisfaction of their jobs and motivate office staff to remain productive. The main discussion of this paper is to know what kinds of staff are in an office, what are the good office staff requirements for the company, what jobs are done by the office staff, factors and resources of motivation and job satisfaction, and what effect it has on the productivity of office staff and their influence on the company's activities.
Keyword: Office Staff, Motivation, Satisfaction, Work Productivity
Abstrak
Staf adalah individu atau kelompok dari invididu yang melakukan pekerjaan dalam rangka membantu seorang pimpinan atau ketua dalam hal pengelolaan sesuatu. Staf kantor bertugas sebagai pembantu bagi pimpinan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Staf kantor memiliki peranan yang cukup banyak dan sangat penting bagi perusahaan karena mereka memiliki macam-macam pekerjaan yang dapat membantu melancarkan kegiatan perusahaan sehingga pimpinan perlu untuk mengelolanya dengan baik, salah satunya adalah dengan cara memberikan kepuasan kerja serta memotivasi staf kantor agar tetap produktif. Fokus dari karya tulis ini adalah untuk mengetahui apa saja macam-macam staf yang ada di dalam suatu kantor, apa saja syarat-syarat staf kantor yang baik bagi perusahaan, pekerjaan apa saja yang dikerjakan oleh para staf kantor, faktor-faktor dan sumber-sumber motivasi dan kepuasan kerja, hingga apa saja efeknya terhadap produktivitas staf kantor dan pengaruh mereka terhadap kegiatan perusahaan.
PENDAHULUAN
Bekerja adalah aktivitas yang dilakukan untuk memenuhi segala kebutuhan manusia. Dalam dunia kerja, manusia melakukan pekerjaan yang berbeda-beda sesuai keahliannya masing-masing. Dikarenakan tugas-tugas setiap individu berbeda-beda, tempat untuk melakukan pekerjaan pun berbeda. Banyak sekali individu yang bekerja di lapangan, namun terdapat suatu tempat yang selalu ada di setiap organisasi/perusahaan yang disebut sebagai kantor.
“Kantor adalah tempat yang biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan” (Moekijat, 1997:3). Sedangkan kantor berdasarkan pandangan dari Prajudi Atmosudirjo (1982:25) ialah “unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna memberikan bantuan kepada pimpinan.”
Berdasarkan definisi-definisi tersebut didapatkan pemahaman bahwa kantor merupakan suatu tempat berlangsungnya aktivitas tata usaha dan terdapat suatu kerjasama antara individu-individu, sarana, dan prasarana untuk memroses informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi/perusahaan sehingga dapat memberikan bantuan kepada pimpinan. Selain itu, dapat dikatakan bahwa suatu kantor tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya staf atau personel yang ada guna melancarkan segala kegiatan organisasi/perusahaan dalam hal pencapaian target yang ditetapkan.
Adanya staf dalam suatu organisasi/perusahaan merupakan hal yang diperlukan. Staf kantor adalah bagian penting di dalam organisasi karena menjadi salah satu penunjang kelancaran dalam pencapaian tujuan. Staf kantor memiliki beberapa peran mulai dari menghimpun, mencatat, mengolah, mengelola, mengirim, hingga menyimpan dokumen atau
informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi sesuai dengan prosedur yang telah dibuat. Untuk itu, seorang pimpinan perlu dalam memberikan kepuasan kerja bagi para staf kantor yang bekerja di perusahaannya.
METODOLOGI
Dalam proses penulisan jurnal ini, penulis menggunakan referensi yang bersumber dari buku dan jurnal. Buku-buku ataupun jurnal yang menjadi referensi tidak dipilih secara sembarangan. Buku atau jurnal yang dipilih sangat diperhatikan dan harus up-to-date dan terpercaya. Dengan begitu, pembaca dapat mendapat bacaan berkualitas dari jurnal ini.
RUMUSAN MASALAH
Apa saja macam-macam staf kantor? Apa saja fungsi-fungsi staf kantor?
Apa saja faktor-faktor yang memotivasi staf kantor untuk bekerja?
Bagaimana cara menciptakan kepuasan kerja bagi staf kantor?
TUJUAN
Jurnal ini bertujuan untuk memenuhi salah tugas mata kuliah di Politeknik Negeri Bandung yakni Manajemen Kantor sekaligus memberikan pengetahuan kepada para pembaca yang belum mengetahui apa saja peran staf kantor dalam perusahaan.
PEMBAHASAN Pengertian Organisasi
individu dibesarkan dalam sebuah organisasi baik disadari atau tidak disadari, hal ini berlangsung sejak lahir hingga meninggal dunia. Contoh kecil adalah ketika seseorang lahir, orang tersebut akan didaftarkan ke kantor pemerintah yang merupakan suatu organisasi untuk memperoleh akta kelahiran, ketika dewasa dan tinggal di manapun seseorang akan menjadi anggota organisasi Rumah Tangga ataupun Rukun Warga hingga ke tingkat yang lebih tinggi.
Hidup setiap individu banyak dipengaruhi dan bergantung pada organisasi, sebab sebagian besar kebutuhan hidup dapat terpenuhi dengan adanya organisasi. Karena hal tersebut, seseorang masuk atau membentuk sebuah organisasi karena mengharap keikutsertaannya dalam organisasi akan memuaskan beberapa kebutuhannya (Hicks, 1981).
Menurut Profesor Sondang P. Siagian, “organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama secara formal dan terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”
Dilihat dari pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa organisasi diisi oleh orang-orang yang memiliki tujuan sama dan memiliki tujuan serta terdapat koordinasi antar sub sistem yang saling ketergantungan satu sama lain, sub sistem tersebut bekerja atas dasar pembagian kerja, wewenang-wewenang, serta tanggung jawab.
Organisasi dapat juga dikatakan sebagai wadah yang menampung anggota-anggotanya untuk secara terkendali, terencana, dan terpimpin bekerjasama dalam hal pemanfaatan sumber-sumber daya yang digunakan secara efektif serta efisien untuk menggapai tujuan.
Tiga Unsur Utama Dalam Organisasi Suatu perusahaan dapat pula dikatakan sebagai organisasi karena memiliki visi misi, tujuan, maupun struktur organisasi. Dalam perusahaan, terdapat tiga unsur utama yang mendukung jalannya pencapaian tujuan serta melancarkan berbagai aktivitas yaitu sarana, prasarana, dan juga personil atau staf.
Sarana kantor merupakan berbagai sesuatu yang bersifat fisik dan memiliki fungsi sebagai pendukung bagi orang-orang untuk bekerja seperti halnya gedung-gedung kantor, ruangan, peralatan-peralatan, mesin-mesin yang ada, perlengkapan-perlengkapan kantor, perabot-perabot kantor, alat-alat tulis kantor, dan hal-hal bersifat fisik lainnya.
Prasarana dalam suatu kantor adalah segala sesuatu yang memiliki sifat non fisik dan dijadikan sebagai standar, pedoman, ataupun patokan untuk orang-orang yang bekerja di suatu kantor. Prasarana kantor berfungsi untuk membimbing orang-orang untuk dapat bekerja sesuai aturan yang berlaku dalam kantor seperti buku manual, SOP, ataupun peraturan kantor.
Staf kantor adalah orang-orang yang menggunakan sarana prasarana di kantor untuk melakukan berbagai kegiatan kantor. Ketiga unsur tersebut saling terikat dan sangatlah penting serta perlu diperhatikan karena menjadi suatu aset bagi perusahaan.
serta mendapatkan kepuasan dalam bekerja.
Definisi Staf Kantor
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), staf adalah individu atau kelompok dari invididu yang melakukan pekerjaan-pekerjaan dalam rangka membantu seorang pimpinan atau ketua dalam hal pengelolaan sesuatu. Personil atau staf kantor adalah individu yang melayani atau melaksanakan beberapa pekerjaan di dalam kantor baik itu kantor pemerintahan maupun kantor swasta dalam hal mencapai tujuan-tujuan kantor, staf kantor mendapat imbalan jasa atas kegiatannya berupa gaji dan tunjangan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Pentingnya Staf Kantor
Menjadi seorang pimpinan perusahaan merupakan tanggung jawab yang berat, menyita banyak sekali waktu dan pikiran. Pada dasarnya tugas pimpinan perusahaan adalah terwujudnya berbagai tujuan yang ingin dicapai, baik itu tujuan yang sifatnya strategis maupun yang sifatnya operatif. Pencapaian tujuan organisasi merupakan tugas dari setiap pimpinan sesuai tingkatnya. Pimpinan tingkat atas atau eksekutif memiliki tanggung jawab dalam membuat kebijakan, hingga mengembangan rencana jangka panjang. Pimpinan tingkat menengah memiliki tanggung jawab dalam mengembangkan rencana jangka menengah, mengawasi pekerjaan yang bersifat operatif, hingga menjaga jalannya kebijakan yang ada. Sedangka pimpinan tingkat pelaksana bertugas dalam menguraikan perencanaan, menjalankan perencanaan, memberikan instruksi, dan mengevaluasi bawahan. Dengan banyaknya tugas yang dimiliki, pimpinan tentunya memerlukan bantuan dari staf kantor yang dapat memudahkan dan melancarkan
berbagai tugas-tugas pimpinan maupun aktivitas kantor.
Persyaratan Staf Kantor yang Baik Untuk dapat memberikan bantuan kepada pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan, staf kantor perlu memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya adalah: a. Memahami visi maupun misi
organisasinya
Visi maupun misi merupakan hal yang fundamental dalam suatu perusahaan, pemahaman akan visi dan misi dapat membantu dalam rangka pemanfaatan dan penetapan prioritas sehingga membuat apa pun yang dilakukan oleh staf kantor tidak menyimpang dari tujuan perusahaan. Oleh karena itu, seorang staf perlu mengetahui visi dan misi perusahaan.
b. Memiliki wawasan yang luas
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, wawasan merupakan suatu konsepsi ataupun cara pandang seseorang. Seorang staf kantor yang berwawasan berarti memiliki cara pandang yang luas mengenai berbagai hal. Dengan memiliki wawasan yang luas, staf kantor dapat mengatasi masalah-masalah yang timbul dalam pekerjaan dengan menemukan berbagai alternatif.
c. Berpikir sistematis
Kemampuan berpikir secara sistematis perlu dimiliki oleh staf kantor sehingga pekerjaan sesuai dengan target yang ingin dicapai dan dilakukan dengan cara yang efektif dan efisien.
“komunikasi merupakan bagian yang penting dalam kehidupan kerja.” Hal tersebut dapat dengan mudah dipahami karena komunikasi yang kurang baik dapat berdampak luas kepada kehidupan organisasi seperti konflik-konflik yang terjadi diantara karyawan maupun kesenjangan sosial. Sebaliknya, peningkatan pengertian, kerjasama, maupun kepuasan dalam bekerja dapat diciptakan melalui komunikasi yang cukup baik. Sehingga dapat dikatakan bahwa dibutuhkan human skill yang baik agar koordinasi berjalan lancar hingga terhindar dari berbagai hal yang sama sekali tidak diharapkan.
e. Memiliki kemampuan teknis
Untuk dapat memberikan bantuan kepada pimpinan, staf kantor tentu perlu memiliki kemampuan teknis untuk menunjang berbagai pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan.
f. Memiliki etika yang baik
Seorang staf kantor yang memiliki kompetensi yang baik tidak akan terpakai jika tidak memiliki etika karena etika lebih penting dibandingkan kemampuan seseorang. Kemampuan seseorang dapat dikembangkan dengan diberikan pelatihan sedangkan karakter merupakan hal yang sulit untuk diubah.
Jenis-jenis Staf Kantor
Pada dasarnya, staf kantor dapat dibedakan ke dalam dua jenis yakni staf penasihat dan staf pelayanan. Kedua jenis staf ini sangat berperan penting dalam kelancaran aktivitas organisasi.
a. Staf Penasihat
Staf penasihat merupakan staf kantor yang bertugas memberikan berbagai bantuan, saran, dan jasa kepada pimpinan. Staf penasihat memberi saran kepada pimpinan terhadap bidang-bidang yang
menjadi tanggung jawab pimpinan. Seorang pimpinan dapat menunjuk staf penasihat untuk berbagai bidang seperti perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, hingga pengambilan keputusan.
Saran-saran yang diberikan oleh staf penasihat tentunya harus obyektif, berkualitas, dan dapat diuji kebenarannya. Hal tersebut membuat saran-saran harus melalui beberapa proses pemberian saran dengan berbagai kegiatan yaitu:
1) Pengumpulan data yang dibutuhkan. Dilakukan melalui riset atau penelitian. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses yang tidak mudah. Untuk itu perlu adanya data-data yang mendukung proses pemberian saran sehingga keputusan yang diambil oleh pimpinan adalah keputusan yang berdasarkan pada fakta. Pengumpulan data dilakukan untuk mengumpulkan berbagai macam informasi dan membatasi masalah sesuai dengan masalah yang sedah dihadapi.
2) Menganalisa fakta-fakta yang diterima. Hal ini dilakukan setelah mengumpulkan data, staf penasihat melakukan analisa berdasarkan teori-teori serta pengalaman yang telah didapatkan dari berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan sebelumnya.
4) Mencari alternatif.
Setelah mendapatkan nilai dari hasil evaluasi, staf penasihat mencari kemungkinan yang akan terjadi serta menemukan berbagai alternatif yang dianggap paling baik.
5) Menyimpulkan dan merumuskan saran-saran.
Saran-saran yang akan diberikan kepada pimpinan dilakukan ketika staf penasihat mendapatkan alternatif-alternatif yang telah dihasilkan.
b. Staf Pelayanan
Staf pelayanan adalah personil kantor yang membantu dalam kelancaran tugas-tugas organisasi serta memberikan pelayanan kepada seluruh lini organisasi. Staf pelayanan tidak melakukan pekerjaan yang bersifat manajerial seperti merencanakan, mengawasi, ataupun mengambil keputusan karena hal-hal tersebut dilakukan oleh staf penasihat. Staf pelayanan melaksanakan banyak sekali macam pekerjaan berdasarkan pemberian instruksi dari pimpinan.
Fungsi-fungsi Staf Kantor
Karena staf pemasihat dan staf pelayanan berbeda, kedua jenis staf tersebut memiliki fungsi yang berbeda pula.
Staf penasihat memiliki beberapa fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Memberikan bantuan terhadap tugas-tugas pimpinan dalam hal kepemimpinan.
2) Sebagai perluasan dari pribadi seorang pimpinan
3) Menerjemahkan pikiran pimpinan dalam rencana tindakan dan kebijaksanaan.
4) Memberikan pengaruh dalam pengambilan keputusan, rencana kerja, evaluasi, dan sebagainya.
Sedangkan staf pelayanan memiliki fungsi utama yaitu sebagai berikut:
1) Membantu dalam melancarkan kegiatan organisasi
2) Memberikan pelayanan bagi pimpinan dengan memberikan berbagai keterangan
3) Melakukan berbagai pekerjaan-pekerjaan kantor yang bersifat operatif
Pekerjaan Staf Penasihat
Dari fungsi-fungsi yang telah dijelaskan, terdapat tugas-tugas dari masing-masing jenis staf, tugas staf penasihat adalah sebagai berikut:
Tugas staf penasihat dapat dibagi ke dalam lima jenis tugas yaitu:
1) Perencanaan
Seorang pimpinan yang berhasil selalu senantiasa mengerti dan mencurahkan waktunya dalam melakukan perencanaan. Perencanaan dapat dikatakan sebagai proses dalam menentukan berbagai macam tindakan untuk pencapaian tujuan. Tugas perencanaan yang dilakukan oleh staf penasihat mencakup perencanaan dalam menyusun sebuah rencana strategis, merencanakan pengembangan organisasi, membantu dalam perencanaan untuk pengelolaan SDM, maupun rencana dalam menetapkan kebijaksanaan perusahaan. Semua hal tersebut dilakukan oleh staf kantor guna memberi bantuan kepada pimpinan dalam merencanakan.
2) Pembinaan
membantu memberi saran dalam hal metode dan sistem pembinaan dan pengembangan pegawai yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan.
3) Pengawasan
Pengawasan atau pengendalian dapat memiliki arti sebagai mengamati, menilai, melihat tindakan maupun pekerjaan, apakah karyawan benar melakukan tugas-tugas mereka sesuai dengan prosedur dan rencana pimpinan atau tidak. Pada pengawasan, dilakukan perbandingan antara hasil yang dicapai pegawai dengan target yang telah ditetapkan.
Dalam hal pengawasan, staf penasihat melakukan pemberian saran terhadap pimpinan mengenai pelaksanaan dan mekanisme sistem pengawasan yang efektif dan efisien bagi perusahaan.
4) Pengambilan Keputusan
George A. Steiner (Steiner:1988) menjelaskan bahwa “pengambilan keputusan adalah salah satu proses yang disadari oleh individu dan mencakup fenomena individu hingga fenomena sosial serta didasarkan kepada premis fakta-fakta dan nilai-nilai, menyimpulkan pilihan dari alternatif yang ada dengan bermaksud untuk bergerak ke suatu situasi yang individu inginkan.”
Staf penasihat juga berpartisipasi dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan melalui rapat ataupun diskusi. Dengan adanya saran-saran dari staf penasihat, pimpinan dapat menentukan keputusan yang lebih baik dan berkualitas bagi perusahaan.
Pekerjaan Staf Pelayanan
Peranan staf-staf pelayanan dalam perusahaan dapat diuraikan ke dalam tugas-tugas seperti sebagai berikut:
1) Menghimpun
Menghimpun diartikan menjadi suatu kegiatan dalam mengusahakan dan mencari ketersediaan suatu keterangan yang sebelumnya belum ada ataupun tersebar di berbagai tempat sehingga siap digunakan ketika keterangan tersebut diperlukan. Contoh dari kegiatan menghimpun adalah mencari dan mengumpulkan data, mencari informasi-informasi yang relevan, membuat berbagai kliping, dan lain sebagainya.
2) Mencatat
Pencatatan adalah suatu kegiatan membubuhkan tulisan dengan berbagai peralatan tulis yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan seperti halnya dalam mencatat ke dalam suatu buku/catatan dari transaksi-transaksi atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam aktivitas perusahaan. Contohnya adalah mencatat hasil rapat, membuat notula, mencatat hasil kegiatan, dan lain sebagainya.
3) Mengolah
Mengolah dapat diartikan sebagai berbagai macam kegiatan untuk mengolah keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya adalah membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, hingga membuat laporan keuangan.
4) Menggandakan
Penggandaan dokumen diartikan sebagai kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak sejumlah yang diperlukan seperti misalnya memfotokopi surat ataupun mencetak dokumen.
5) Mengirim
satu pihak ke pihak lain seperti mengirim surel, faksimili, hingga surat.
6) Menyimpan
Kegiatan untuk meletakkan suatu informasi melalui berbagai cara maupun alat di tempat yang aman dikatakan sebagai kegiatan menyimpan. Contohnya adalah menyimpan surat/arsip hingga menyimpan data/informasi ke dalam komputer.
7) Menghitung
Menghitung adalah kegiatan dalam menetapkan suatu data yang relevan dan terkait dengan angka-angka seperti halnya dalam menghitung laba dari penjualan ataupun menghitung data-data pengeluaran perusahaan.
8) Tugas lain
Pekerjaan lain dari tugas pokok juga dilakukan oleh staf pelayanan, yaitu pekerjaan yang mendukung aktivitas perusahaan karena fungsi staf pelayanan adalah membantu melancarkan kegiatan perusahaan. Contohnya adalah melayani telepon dan melayani tamu yang datang ke kantor.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut diatas tentunya menghasilkan sesuatu produk atau jasa yang berguna bagi pimpinan perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh produk atau jasa dari pekerjaan dan tugas yang telah dijelaskan:
1) Surat
Media komunikasi yang ditulis berisikan informasi yang disampaikan dari pengirim surat ke pihak lain untuk mendapatkan tanggapan adalah surat. Surat dapat dikelompokkan menjadi surat pribadi dan surat resmi, perbedaan yang paling utama dari kedua jenis surat tersebut adalah pemakaian kop surat. Surat resmi menggunakan kop surat sedangkan kop surat tidak diperlukan dalam pembuatan surat pribadi.
2) Laporan
Bentuk untuk menyampaikan suatu data dan informasi, berita baik dan buruk, secara lisan maupun tulisan, disebut sebagai laporan. Laporan dapat dikatakan sebagai suatu hasil dari tugas kantor yang dilakukan staf karena merupakan hasil dari proses mencatat, mengumpulkan, mengetik, memeriksa, sampai mengolah data sehingga menjadi laporan.
3) Formulir
Lembaran kertas atau kartu yang memiliki suatu ukuran tertentu dan terkandung data serta informasi disebut sebagai formulir. Formulir biasa digunakan untuk mengumpulkan informasi dari pihak lain.
4) Macam-macam dokumen yang tertulis Selain dari surat, laporan, serta formulir, staf kantor tentunya menghasilkan produk-produk dari pekerjaan kantor yang lain seperti dalam bentuk peta, tabel, grafik, buku, hingga gambar. Semua produk tersebut termasuk laporan, surat, dan formulir dapat diarsipkan sesuai dengan kebutuhan serta nilai guna yang terkandung dalam produk-produk kantor tersebut.
Kepuasan Kerja Staf Kantor
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, sebuah perusahaan di dalam perkembangannya sangat bergantung pada staf kantor yang ada di dalamnya. Kepuasan kerja staf kantor didasarkan kepada perasaan positif yang dimiliki oleh staf kantor ketika menjalankan tugas-tugasnya. Staf kantor diharapkan mampu mencapai tujuan-tujuan yang akan maupun telah ditetapkan oleh suatu perusahaan melalui pemuasan kerja.
balas yang memang di inginkan oleh karyawan yang bersangkutan. Balas jasa karyawan ini, baik berupa finansial maupun nonfinansial.”
Kombinasi antara aspek psikologis, aspek fisiologis, serta lingkungan sehingga menyebabkan individu menyukai tugas dan pekerjaan yang dilakukannya dapat dikatakan sebagai kepuasan kerja. Sikap positif terhadap suatu pekerjaan akan tercipta ketika seorang individu memiliki tingkat kepuasan dalam pekerjaan yang tinggi. Sebaliknya tidak adanya kepuasan kerja dapat berdampak pada munculnya sikap yang negatif terhadap pekerjaannya. Lingkungan kerja yang kondusif akan muncul ketika ada kepuasan kerja.
Dalam pendapat Hasibuan, Melayu S.P (2001:203), terdapat faktor-faktor yang dapat menciptakan pengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan yaitu antara lain: 1) Feedback yang layak dan adil
Salah satu feedback bagi karyawan dapat berupa kompensasi berupa pendapatan yang berbentuk uang, baik langsung maupun tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan.
2) Berat ringannya pekerjaan
Berat maupun ringannya suatu pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan tergantung pada pola pikir dan pandangan karyawan terhadap pekerjaan itu sendiri. Perusahaan sudah selayaknya memandang bahwa karyawan merupakan suatu aset berharga dan tidak boleh diperlakukan sebagai mesin ataupun suatu alat produksi.
3) Suasana dan lingkungan pekerjaan Lingkungan dan suasana pekerjaan yang kondusif dan nyaman dapat meningkatkan semangat karyawan dalam bekerja. Perusahaan yang baik biasanya menciptakan suasana kekeluargaan di lingkungan kerja
sehingga memungkinkan karyawan untuk lebih mudah dalam bekerjasama.
4) Peralatan yang menunjang
Persediaan fasilitas-fasilitas yang membantu serta memudahkan karyawan untuk bekerja harus diperhatikan dengan sebaik mungkin oleh perusahaan mulai dari kemudahan dalam menggunakan peralatan, ergonomis, efisiensi, dan efektivitas bagi pekerjaan.
5) Sikap pimpinan
Setiap bawahan memiliki seorang leader atau sosok pemimpin, yang bertanggung jawab dan memiliki peran kunci dalam mencapai tujuan. Meskipun seorang pimpinan memimpin bawahan, pimpinan harus dapat memberikan karyawan kesempatan dalam mengambil beberapa keputusan sehingga karyawan memiliki wadah dalam mengemukakan pendapat, gagasan, ataupun ide demi keberhasilan perusahaan.
6) Penempatan yang sesuai keahlian Penempatan kerja bagi seorang karyawan sudah seharusnya sesuai dengan skill dan latar belakang pendidikan yang dimiliki. Penempatan yang sesuai dapat membuat staf kantor mampu bekerja secara lebih efektif dan mampu mengimplementasikan teori serta konsep yang dimiliki dari bidang dan ilmu yang telah ditekuni.
7) Sifat pekerjaan yang monoton atau tidak
Motivasi Staf Kantor
Dalam usaha untuk menciptakan kepuasan kerja staf kantor dan dengan banyaknya pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh staf kantor, pimpinan tentunya memiliki cara-cara untuk membuat staf-staf kantor tetap produktif melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien, salah satu contohnya adalah dengan cara memotivasi staf kantor.
Menurut Koontz (1990:115), "Motivasi orang bergantung pada kuat lemahnya motif yang ada. Motif berarti suatu keadaan di dalam diri seseorang (inner state) yang mendorong, mengaktifkan, menggerakkan dan menyalurkan perilaku kearah tujuan.” Sedangkan As’ad (1995:45) berpendapat bahwa “Motivasi seringkali diartikan dengan istilah dorongan. Dorongan atau tenaga tersebut merupakan jiwa dan jasmani untuk berbuat mencapai tujuan, sehingga motivasi merupakan suatu driving force yang menggerakkan manusia untuk bertingkah laku, dan di dalam pebuatannya itu mempunyai tujuan tertentu.”
Dari teori-teori tersebut dapat disimpulkan bahwa nilai dan sikap yang bisa mempengaruhi individu dalam mencapai suatu hal yang sesuai dengan keinginan dan tujuan disebut sebagai motivasi. Nilai dan sikap tersebut dapat menjadi penyemangat dan suatu kekuatan tersendiri bagi individu untuk berperilaku dalam pencapaian target.
Dalam perusahaan, motivasi berperan dalam peningkatan kinerja seorang staf kantor. Pemberian motivasi kerja terhadap para staf kantor bertujuan agar staf kantor melaksanakan tugasnya dengan efisiensi dan efektivitas yang lebih baik. Selain itu tujuan dalam memberikan motivasi kerja dapat dilakukan melalui pemeliharaan dan peningkatan semangat, gairah, dan moral dalam bekerja. Dalam perusahaan, tidak semua staf kantor mendapatkan motivasi melalui lingkungan kerja yang disebut motivasi eksternal, tetapi terdapat pula staf kantor yang mendapatkan
motivasi melalui dirinya sendiri yang disebut sebagai motivasi internal. Motivasi internal dan eksternal tersebut dapat disebut juga sebagai sumber-sumber motivasi.
Sumber Motivasi Staf Kantor Motivasi Eksternal
Motivasi eksternal dapat disebut juga sebagai kekuatan yang terkandung di dalam diri individu yang dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal seperti hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan yakni gaji atau upah, situasi kerja, serta kebijaksanaan yang terdapat dalam perusahaan maupun pekerjaan-pekerjaan yang mengandung hal-hal yang berkaitan dengan kesempatan untuk mengembangkan diri, mendapatkan penghargaan, serta mendapatkan tanggung jawab yang lebih.
Pimpinan yang baik perlu untuk mengenal dan mengetahui motivasi-motivasi eksternal untuk mendapatkan tanggapan yang positif dari bawahannya. Tanggapan positif dari bawahan akan menunjukkan bahwa bawahan sedang bekerja efektif dan efisien demi kelancaran kegiatan perusahaan. Motivasi yang positif dan negatif dapat digunakan oleh seorang pimpinan. Penghargaan atas prestasi yang didapatkan oleh seorang karyawan dapat dikatakan sebagai motivasi positif, sedangkan motivasi yang bersifat negatif salah satunya dapat berupa sanksi jika suatu tujuan tidak dapat dicapai atau suatu aturan dilanggar.
Motivasi Internal
Motivasi yang berasal dari dalam diri seorang individu disebut sebagai motivasi internal. Motivasi akan berefek kepada hasil kerja karyawan jika motivasi internal hadir di dalam diri karyawan. Karena hal tersebut, peran motivasi internal cukup penting dalam rangka menciptakan suatu prestasi tinggi dalam bekerja secara kontinu.
memberi penghargaan bagi yang berprestasi, membuka peluang bagi promosi karir, serta memberi kesempatan bagi staf kantor untuk melanjutkan pendidikan, dan lain sebagainya.
Perbedaan antara Motivasi Eksternal dan Internal
Motivasi Eksternal
1. Feedback berupa gaji maupun upah yang layak
2. Lingkungan dan kondisi kerja yang baik
3. Supervisi yang baik
Motivasi Internal
1. Tugas dan pekerjaan yang sesuai keinginan karyawan
2. Tugas dan pekerjaan yang menarik bagi karyawan
3. Tugas dan pekerjaan yang menantang bagi karyawan
William dan Devis (2000:53) memiliki pandangan seperti pada tabel di atas yang memperlihatkan perbedaan diantara motivasi yang bersifat eksternal dan internal, berikut dijabarkan aspek-aspek motivasi kerja di atas:
Motivasi Eksternal Upah/Gaji
Pemberian upah atau gaji adalah hal yang mendasar untuk memenuhi kebutuhan hidup seseorang, tanpa adanya upah atau gaji yang layak, staf kantor akan sulit untuk berkontribusi secara maksimal dalam melakukan tugas dan pekerjaannya.
Lingkungan dan Kondisi Kerja
Kepuasan dan perasaan senang ketika bekerja di lingkungan perusahaan dipengaruhi oleh kondisi kerja, baik yang bersifat fisik atau materi maupun yang bersifat psikis atau non materi. Kondisi kerja yang sifatnya fisik mencakup sarana prasarana layaknya luas suatu ruangan, tata letak (layout), ketersediaan perlengkapan
maupun peralatan kantor, dan hal-hal lainnya. Sedangkan faktor psikis contohnya yakni hubungan antar atasan dengan bawahan maupun dengan sesama.
Bonus
Selain pemberian upah atau gaji, Bonus dapat juga digunakan sebagai insentif untuk meningkatkan motivasi staf kantor. Bonus diterima sebagai tanda terima kasih atas kerja keras dan dorongan untuk terus bekerja keras. Bonus dapat berupa uang ataupun pembagian keuntungan seperti saham perusahaan.
Manfaat
Manfaat juga merupakan salah satu sumber motivasi eksternal. Manfaat adalah bentuk non finansial seperti rencana pensiun, jaminan kesehatan, jaminan kecacatan, asuransi jiwa, hingga liburan/cuti. Hal-hal tersebut dapat menjadi aspek-aspek motivasi staf kantor sebagai pertimbangan bagi dirinya untuk bekerja di suatu perusahaan.
Supervisi yang baik
Kegiatan untuk menilai dan mengamati serta membantu karyawan untuk bekerja lebih efektif dan efisien sehingga dapat secara kontinu melakukan peningkatan, perbaikan, penyempurnaan keterampilan dalam bekerja disebut sebagai supervisi yang baik.
Motivasi Internal
Tugas dan pekerjaan yang menarik
Karyawan akan merasa senang ketika pekerjaan yang diberikan oleh atasannya sesuai dengan latar belakang, pendidikan, potensi, skill, maupun profesionalisme yang dikuasai. Kesesuaian itu dapat membuat pekerjaan yang dikerjakan dirasa lebih menarik karena mencakup sesuatu yang telah dipahami dan dikenal dengan baik sebelumnya.
Tugas dan pekerjaan yang menantang Pekerjaan yang menyenangkan bukan hanya penyebab timbulnya motivasi kerja, pekerjaan yang cukup menantang dalam mencapai prestasi juga bisa menjadi salah satu sumber motivasi. Tantangan dalam pekerjaan cenderung menimbulkan motivasi untuk berprestasi secara jujur dan sehat melalui kemampuan berkompetensi.
Hubungan Kepuasan dan Motivasi Kerja Dengan Produktivitas Kerja
Produktivitas kerja dapat dikatakan sebagai kemampuan untuk melakukan pekerjaan sehingga menghasilkan suatu hasil kerja sesuai dengan standar mutu yang ada dalam suatu periode waktu. Setiap perusahaan tentunya memiliki dasar atau kebijakan yang berbeda-beda terhadap karyawan guna mencapai produktivitas. Produktivitas kerja dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti kepuasan kerja dan motivasi kerja.
Kepuasan dan motivasi kerja diharapkan mampu memberi jalan bagi staf kantor untuk meningkatkan dan mencapai produktivitas kerja. Kepuasan dan motivasi dalam bekerja berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas kerja, staf kantor yang merasakan adanya kepuasan dalam bekerja akan lebih termotivasi dalam melakukan pengembangan kemampuan yang dimilikinya sehingga dapat membawa pada peningkatan kualitas diri. Proses dari kepuasan kerja mampu mengarahkan staf kantor dalam berpikir secara kreatif dan
mendapat keuntungan dari hasil pekerjaan yang mereka lakukan.
Dengan adanya motivasi dan kepuasan kerja, staf kantor diharapkan dapat bekerja dengan maksimal dan dapat menyukai lingkungan kerja sehingga memberikan keuntungan bagi perusahaan. Oleh sebab itu, kepuasan kerja merupakan suatu proses penting yang dapat memberikan banyak manfaat dalam hal pengembangan kualitas staf kantor sehingga dapat berprestasi dan mendapatkan peningkatan produktivitas.
Kesimpulan
Staf adalah sekumpulan orang-orang yang bekerja membantu seorang-orang pimpinan. Staf kantor adalah individu yang bekerja di suatu kantor untuk membantu seorang pimpinan dalam melancarkan dan mengembangkan perusahaan. Staf kantor menjalankan dan melayani pekerjaan-pekerjaan suatu kantor. Staf kantor mendapat jasa atas kegiatannya berupa upah/gaji dan tunjangan.
memenuhi kepuasan kerja bagi staf kantor yakni feedback yang adil melalui pemberian gaji/upah, penempatan staf sesuai keahlian yang dimiliki, keseimbangan dari berat maupun ringannya suatu pekerjaan, suasana atau kondisi kerja, fasilitas yang membantu menunjang pekerjaan, sifat pekerjaan yang monoton atau tidak, hingga sikap pimpinan perusahaan sendiri kepada para staf kantor.
REFERENSI
Ardiansyah, D. O. (2016). Pengaruh Komunikasi Terhadap Kinerja Karyawan Dengan Dimediasi Oleh Kepuasan Kerja. Jurnal Bisnis dan Manajemen Vol. 3 No.1 Univ. Brawijaya.
Krisdiyanto, A. (2010). Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Motivasi dan Pengaruhnya terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan. Jurnal Ilmu Ekonomi Aset Vol. 12 No. 1.
Muliharta, K. (2015). Pengaruh Kemampuan Kerja dan Motivasi Kerja Terhadap Kinerja Karyawan Pada Hotel Puri Bagus Lovina Pada Tahun 2014. Jurnal Jurusan Pendidikan Ekonomi (JJPE) Vol.5 No.1.
Priansa, D. J. (2014). Perencanaan dan Pengembangan SDM. CV. Alfabeta.
S, Arifuddin. (2008). Peranan Staf Dalam Pengambilan Keputusan. Lentera Pendidikan Vol. 11 No. 2.
Sobirin, Lubis, Z., & Gunawan, R. (2014). Peranan Staf Dalam Mendukung Tugas Pimpinan. Jurnal SAINTIKOM Vol. 13 No. 1.
Wijono, D., & Cholis, E. N. (2014). Pengaruh Motivasi Eksternal dan Motivasi Internal Terhadap Kinerja Karyawan Pada Tk. Budi Mulia
