RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PERENCANAAN DAN REALISASI ANGGARAN
Fahmi Saman1, Dian Novian2, Rahman Takdir31
Fakultas Teknik, Universitas Negeri Gorontalo fahmisaman@gmail.com
2
Fakultas Teknik, Universitas Negeri Gorontalo aadian@ung.ac.id
3
Fakultas Teknik, Universitas Negeri Gorontalo rahman.takdir@gmail.com
INTISARI
Penerapan realisasi anggaran di Fakultas Teknik masih dihitung dengan cara konvensional dengan menggunakan kalkulator, sehingga staf keuangan merasa kesulitan dalam menghitung besaran realisasi anggaran tersebut. Untuk melihat data untuk tahun-tahun sebelumnya sudah tidak disediakan jadi history untuk Fakultas Teknik yang akan dijadikan informasi sudah hilang. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran yang dapat mengoptimalkan proses perencanaan dan perhitungan realisasi anggaran pada Fakultas Teknik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode research and development model ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation, and Evaluation). Hasil dari penelitian ini adalah optimalnya proses perencanaan dan perhitungan realisasi anggaran pada Fa kultas Teknik yang berupa rancangan teknologi web service, history data perencanaan dan realisasi anggaran untuk tahun-tahun sebelumnya dan pimpinan dapat memonitoring data-data terkait perencanaan dan realisasi anggaran.
PENDAHULUAN
Universitas Negeri Gorontalo merupakan salah satu perguruan tinggi yang difavoritkan di Provinsi Gorontalo. Terdapat beberapa Fakultas yang ada di Perguruan Tinggi tersebut, salah satunya Fakultas Teknik yang ingin menggunakan sistem terkomputerisasi disemua subbagian yang ada di fakultas tersebut. Sehingga pada akhirnya pekerjaan yang dilakukan dimasing-masing subbagian yang ada dapat dimonitoring apakah di subbagian-subbagian mana yang pekerjaannya terhambat. Ada beberapa subbagian yang akan diubah menjadi sistem terkomputerisasi yaitu pada Subbagian Umum dan Perlengkapan, Subbagian Keuangan dan Kepegawaian, serta Subbagian Kemahasiswaan. Pada subbagian keuangan dan kepegawaian terdapat staf keuangan yang tugasnya mengerjakan ataupun mengelola Rencana Bisnis dan Anggaran.
Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) merupakan dokumen perencanaan bisnis dan penganggaran yang berisi program, kegiatan, target kinerja dan anggaran suatu satker Badan Layanan Umum (BLU). Terdapat beberapa masalah yang ada pada Rencana Bisnis dan Anggaran pada Fakultas Teknik yaitu belum optimalnya mengelola data terkait Perencanaan dan Realisasi Anggaran. Dalam perhitungan realisasi anggaran masih menggunakan perhitungan konvensionel yaitu menggunakan kalkulator untuk menghitung realisasi anggaran tersebut.
Selain itu dalam pemasukan rencana bisnis anggaran dari setiap jurusan masih menggunakan dokumen-dokumen atau berkas-berkas yang akan diberikan ke operator SIRBA, sehingga operator masih menginputkan kembali data-data yang diberikan oleh jurusan. Dan pada saat staf keuangan akan melihat Rencana Bisnis dan Anggaran untuk tahun-tahun sebelumnya sudah tidak disediakan lagi data-data tersebut, jadi history untuk Rencana Bisnis dan Anggaran di Fakultas Teknik yamg akan digunakan sebagai informasi untuk pimpinan sudah tidak tersedia. Dan juga dalam menyusun perencanaan membutuhkan data-data terkait dari sistem lain, sehingga memudahkan proses dalam
penyusunan. Kemudian belum tersedianya fitur untuk pimpinan yaitu memonitoring data-data terkait perencanaan dan realisasi anggaran.
Untuk mengatasi permasalahan yang telah dijelaskan, maka penelitian ini dilakukan untuk merancang dan membangun sistem informasi perencanaan & realisasi anggaran yang dapat mengoptimalkan proses perencanaan dan perhitungan realisasi anggaran pada Fakultas Teknik. Teknologi web ser vice juga akan diterapkan pada sistem informasi ini sehingga pertukaran data antar sistem informasi yang berhubungan dengan sistem ini dapat dilakukan.
KAJIAN PUSTAKA
Rencana Bisnis dan Anggaran
RBA merupakan rencana bisnis dan anggaran Perguruan Tinggi yang ruang lingkupnya :
1. Bagian keuangan unit kerja (Fakultas dan Kantor Pusat)
2. Sistem dokumen meliputi dokumen ULK belanja dan ULK pendapatan unit kerja, pengukuran kinerja. Berikut adalah definisinya :
a. ULK (Usulan Lembar Kegiatan) adalah yang berisi pengajuan anggaran belanja dan rencana pendapatan dari unit kerja di tahun berikutnya.
b. Pengukuran Kinerja adalah Realisasi Kinerja yang di capai unit kerja berdasarkan target yang telah ditentukan.
c. Buku UB Dalam Angka adalah laporan perkembangan berbagai kegiatan yang dilakukan Universitas dalam kurun waktu 5 tahun terakhir yang berkaitan dengan bidang pendidikan, ketenagaan, penelitian, keuangan, fisik, kerjasama, sistem infornasi, dll.
Web Service
Menurut Priyambodo (2005), web ser vice adalah antar muka yang berisi informasi, yang dapat dikembangkan dengan bahasa pemrograman apapun dan diimplementasikan pada platform format data universal, yaitu Extensible Markup Language (XML).
XML (Extensible Markup Language)
Menurut Walsh (dalam Priyambodo, 2005), XML merupakan sebuah Markup Language untuk dokumentasi terstruktur. Dokumen-dokumen terstruktur adalah Dokumen-dokumen-Dokumen-dokumen yang mempunyai isi/content tersebut. XML mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. XML tidak bergantung pada platform atau sistem operasi yang digunakan.
b. Hasil pencarian data lebih akurat.
c. Dokumen XML dapat diterjemahkan ke dalam beberapa format yang berbeda karena dalam XML data dan instruksi dipisahkan.
SOAP (Simple Object Access Protocol)
SOAP (Simple Object Access Protocol) merupakan protokol yang digunakan untuk mempertukarkan data atau informasi dalam format XML. SOAP dapat dikatakan sebagai gabungan antara HTTP dengan XML karena SOAP umumnya menggunakan protokol HTTP maka SOAP memungkinkan pihak-pihak yang mempunyai platform, sistem operasi dan perangkat lunak yang berbeda dapat saling mempertukarkan datanya. Pada dasarnya SOAP mengikuti model transmisi pesan HTTP yang bersifat request-response dimana parameter SOAP request diletakkan dalam HTTP request dan parameter SOAP response diletakkan dalam HTTP response (Priyambodo, 2005).
Web Service Definition Language (WSDL)
Menurut Priyambodo (2005), Web Service Description Language (WSDL) adalah bahasa berbasis XML untuk mendefinisikan web service dan bagaimana cara untuk mengakses web service tersebut. Ada 5 (lima) elemen yang utama dalam WSDL, yaitu :
1. < type>
Fungsi dari elemen ini adalah untuk mendefinisikan tipe data yang digunakan dalam pesan.
2. < message>
Fungsi dari elemen ini adalah untuk mendefinisikan format dari sebuah pesan yang digunakan sebagai input maupun output dari operasi.
3. < portType>
Fungsi dari elemen ini adalah untuk mendefinisikan operasi-operasi.
4. < binding>
Fungsi dari elemen ini adalah untuk menghubungkan operasi dan pesan yang terdapat pada port type ke protokol tertentu.
5. < service>
Fungsi dari elemen ini untuk mendefinisikan port yang saling berhubungan.
NuSOAP
method-method untuk mengekstrak data per-operasi dan per-binding (Sasmoko, 2013).
Penelitian Terkait
Pada penelitian terkait ini akan dijelaskan penelitian-penelitian yang sebelumnya sudah dilakukan dan akan dijelaskan perbedaan penelitian yang sedang dilangsungkan dengan penelitian yang sebelumnya sudah pernah diteliti. Berikut adalah penelitian terkait yang berhubungan dengan Rencana Binsis dan Anggaran.
Penelitian Faroqi (2011) dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Anggaran pada FTIf ITS menjelaskan bahwa proses penyusunan Rencana Anggaran di Fakultas Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya masih dilakukan secara semi manual dengan aplikasi Ms. Excel, dan dibuatlah sebuah aplikasi berbasis web untuk mewujudkan hal tersebut. Sistem informasi perencanaan anggaran ini dibangun mengikuti kerangka kerja unified process model yang terdiri dari beberapa fase yakni tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction) dan tahap transisi (transition). Dokumentasi perangkat lunak menggunkan standar dokumentasi ReadySET.
Nugroho dkk (2009), dalam penelitiannya menghasilkan sebuah sistem atau aplikasi yang mampu menjabarkan RAB untuk pembangunan dan pemeliharaan / rehabilitasi gedung menjadi daftar kebutuhan material dan tenaga dengan teliti, cepat, akurat dan cermat dapat diwujudkan dengan perangkat lunak yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman Java dan menggunakan Hibernate sebagau tool ORM (Object Relational Mapping), serta MySQL sebagai server basis datanya. Pada penelitian ini menggunakan metode prototyping yang merupakan sebuah metode rekayasa perangkat lunak yang bersifat iteratif.
Pada dasarnya kedua penelitian yang telah dibahas memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk membuat rencana anggaran. Oleh karena itu, penelitian kali ini akan dilakukan perancangan dan pembangunan sebuah sistem informasi rencana bisnis dan anggaran berbasis web
khusus staf keuangan di subbagian keuangan dan kepegawaian lingkungan Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo, dengan adanya pengembangan sistem informasi ini diharapkan agar pengolahan data pada staf keuangan mengenai rencana bisnis dan anggaran di Fakultas Teknik menjadi lebih baik dan optimal.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumya ialah terletak dengan penggunaan web service yaitu dengan menggunakan metode pertukaran data dengan aplikasi yang ada pada fakultas teknik tersebut. Sehingga pertukaran data antara aplikasi akan aman. Kemudian perbedaan selanjutnya ialah penggunaan history pada sistem yang berfungsi untuk merekam setiap aktivitas yang dilakukan user didalam sistem tersebut. Dan metode yang akan digunakan pada penelitian ini adalah metode pengembangan yaitu R&D (Research and Development) model ADDIE (Analysis, Design, Development, Impelentation, Evaluation).
METODE
Objek penelitian bertempat di Fakultas Teknik mengenai Perencanaan dan Realisasi Anggaran. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode research and development atau metode penelitian dan pengembangan model ADDIE (Analysis, Design, Development, Impelentation, Evaluation) (Togala dalam Sukenda dkk, 2013).
Gambar 1. Tahapan Penelitian R&D Model
ADDIE
1. Analisis
melakukan tanya jawab secara langsung dengan pegawai di bidang keuangan pada objek penelitian dan studi literatur dengan cara mengumpulkan dan mempelajari literatur berupa buku teks, jurnal, paper dan karya ilmiah yang berkaitan dengan sistem informasi rencana bisnis dan anggaran. Pada tahapan awal ini, output yang dihasilkan adalah daftar masalah yang dihadapi oleh objek penelitian, daftar kebutuhan user serta data apa saja yang dibutuhkan yang selanjutnya akan dijadikan dasar pertimbangan dalam pembuatan desain sistem.
2. Perencangan
Pada tahap ini penulis akan merancang arsitektur sistem, pemodelan proses, pemodelan database dan desain interface.
3. Pengembangan
Hasil dari tahapan perancangan diterapkan dan dikembangkan pada tahap ini dalam bentuk coding menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql. Output dari tahapan ini adalah aplikasi sistem informasi perencanaan dan realisasi anggaran serta pengujian sistem.
4. Implementasi
Pada tahap implementasi, sistem yang telah dibuat oleh peneliti akan diimplementasikan menggunakan browser dan akan dijelaskan fungsi dari masing-masing halaman yang ada dalam sistem tersebut.Output dari tahapan ini berupa tampilan halaman Sistem Informasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran beserta fungsinya.
5. Evaluasi
Setelah dilakukan penerapan dan uji coba sistem maka pada tahap ini dilakukan evaluasi terhadap sistem yang dibuat serta dilakukan evaluasi pada hasil dari sistem yang telah dibuat. Output dari tahapan ini berupa hasil akhir dari sistem informasi perencanaan dan realisasi anggaran terhadap data manual yang ada.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Penelitian
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini berupa Sistem Informasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran. Rancangan arsitektur sistem dapat dilihat pada gambar 2.
Service WSDL Data Login Pegawai dan
Dosen Data Login Pegawai dan
Dosen
Gambar 2. Arsitektur Sistem
Setelah dilakukan rancangan Arsitektur Sistem, maka selanjutnya dibuat rancangan fungsi-fungsi web service yang dibangun. Dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Daftar method pada web ser vice Sistem
Informasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran
Method Parameter Deskripsi Pengguna
1. Perencanaan dan Realisasi Anggaran
Pada halaman ini staf keuangan akan menginputkan perencanaan dan anggaran Fakultas Teknik. Pada halaman ini juga terdapat beberapa inputan yaitu : (1) Program, (2) Kegiatan, (3) Output, (4) Komponen, (5) Sub Komponen, (5) MAK dan (6) Uraian Belanja.
Gambar 3. Perencanaan dan Realisasi
Anggaran
2. Realisasi Anggaran Bagian Tab Tahun Berjalan
Gambar 4 menunjukan dimana halaman itu bisa diakses oleh setiap bagian yang mendapatkan hak akses untuk memasukkan realisasi anggaran yang akan dipakai oleh bagian tersebut.
Gambar 4. Realisasi Anggaran Bagian Tab
Tahun Berjalan
3. Pemberian Realisasi Anggaran
Setelah bagian-bagian memasukkan realisasi anggaran maka realisasi anggaran tersebut yang nantinya akan disetujui oleh staf keuangan. Staf keuangan tersebut akan menyetujui berapa realisasi anggaran yang diterima oleh bagian pada halaman pemberian
realisasi anggaran. Untuk halaman pemberian realisasi anggaran bisa dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Pemberian Realisasi Anggaran
4. Laporan Perencanaan dan Realisasi Amggaram
Gambar 6 merupakan halaman dari laporan perencanaan & realisasi anggaran. Yang dapat mengakses laporan ini ialah staf keuangan dan pimpanan yang terkait dengan perencanaan dan realisasi anggaran. Pimpinan tersebut ialah Dekan dan Wakil Dekan 2. Pada halaman ini berfungsi untuk melihat perencanaan yang sedang berjalan atau sementra proses penginputan dan juga bisa melihat anggaran yang telah diinputkan beberapa tahun sebelumnya. Kemudian pada halaman ini juga bisa mencetak perencanaan dan realisasi anggaran sesuai dengan tahun yang akan dipilih.
Gambar 6. Laporan Perencanaan dan Realisasi
Anggaran
5. Pencairan Biaya
pada bendahara tidak mencukupi dengan nominal yang telah direalisasi.
Gambar 7. Pencairan Biaya
Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, ditemui beberapa permasalahan pada subbagian keuangan dan kepegawaian Fakultas Teknik dimana staf keuangan yang berada pada sub bagian keuangan dan kepegawaian Fakultas Teknik merasa kesulitan dalam perhitungan realisasi pada Rencana Bisnis dan Anggaran. Pada permintaan realisasi anggaran tidak diketahui informasinya oleh staf keuangan sehingga pada proses perhitungan realisasi anggaran akan sulit. Proses perhitungannya dilakukan dengan cara manual yaitu kalkulator dan staf keuangan harus berkordinasi dengan bendahara berapa anggaran yang telah dipakai pada Rencana Bisnis dan Anggaran tersebut, sehingga dalam perhitungan realisasi pada Rencana Bisnis dan Anggaran tersebut memerlukan waktu yang lama.
Pada saat staf keuangan akan melihat Rencana Bisnis dan Anggaran untuk tahun-tahun sebelumnya sudah tidak disediakan lagi data-data tersebut, jadi history untuk Rencana Bisnis dan Anggaran di Fakultas Teknik yang akan digunakan sebagai informasi sudah tidak tersedia.
Berdasarkan penelitian ini, dibuktikan bahwa dengan adanya sistem informasi yang mendukungnya, proses realisasi anggaran akan mudah dilakukan serta dalam perhitungan realisasi anggaran sudah dilakukan didalam sistem dan kemudian akan tersimpan pada database. History Rencana Bisnis dan Anggaran
untuk tahun-tahun sebelumnya pun selalu tersimpan jika suatu saat dibutuhkan.
Sistem informasi perencanaan dan realisasi anggaran merupakan sistem yang dibuat menggunakan bahasa pemrograman web dan menggunakan teknologi web service. Sistem ini dibuat untuk mengelola data-data terkait perencanaan dan realisasi anggaran dan dibuat berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas.
Sistem ini dibuat dengan menggunakan teknologi web service yang berfungsi untuk menghubungkan sistem ini dengan sistem yang dikelola oleh Universitas seperti Sistem
Informasi Tata Usaha
(http://www.situ.ung.ac.id) untuk mengambil data login dosen dan pegawai sebagai kebutuhan login untuk sistem perencanaan dan realisasi anggaran. Selain digunakan untuk menghubungkan sistem ini dengan sistem Universitas, teknologi web ser vice juga digunakan untuk menghubungkan sistem ini dengan Sistem Informasi Laporan Akuntabilitas Pegawai untuk memperoleh data renstra yang akan dikonsumsi sebagai sub komponen pada Perencanaan Dan Realisasi Anggaran.
Selain untuk memperoleh data dari sistem lain, teknologi web service pada sistem ini juga digunakan untuk membagikan data seperti Perencanaan dan Realisasi Anggaran untuk Sistem Informasi Laporan Akuntabilitas Pegawai. Berikut operasi yang disediakan oleh sistem ini yaitu getAllPerang. Sebelum WSDL ini dijalankan, dilakukan uji coba WSDL dengan menggunakan SOA client pada mozilla firefox maka dapat disimpulkan bahwa web service yang dibangun dapat berjalan dengan baik ketika diakses oleh client. Hal ini dibuktikan dengan hasil pengujian operasi yang menghasilkan response sesuai request yang diberikan.
Penelitian ini berbeda dengan penilitian yang mengenai Perencanaan dan Penganggaran yang telah disebutkan sebelumnya pada bagian penelitian terkait. Dimana pada penelitian ini, menggunakan web service untuk menghubungkan kedua sistem yang saling bertukaran data.
Disamping dapat menghasilkan beberapa output, sistem ini juga dapat digunakan oleh pimpinan untuk memonitoring data-data terkait Perencanaan dan Realisasi Anggaran sehingga memudahkan pimpinan dalam memperoleh informasi tentang perencanaan dan realisasi anggaran.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :
1. Sistem Infromasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran dirancang menggunakan teknologi web service yang berfungsi menghubungkan sistem ini dengan sistem yang lain.
2. Sistem ini menghasilkan output berupa perhitungan anggaran yang telah diberikan oleh pihak Universitas dan realisasi anggaran dari masing-masing bagian yang ada di Fakultas Teknik. Selain itu, sistem ini juga dapat melaporkan hasil dari Perencanaan dan Realisasi Anggaran.
3. Sistem ini juga dapat digunakan oleh pimpinan untuk memonitoring data-data terkait Perencanaan dan Realisasi Anggaran dan menghasilkan rangkuman biaya dari tahun ke tahun.
Saran
Adapun saran untuk mengembangkan penelitian ini, yaitu :
1. Menggabungkan Sistem Informasi Laporan Akuntabilitas Pegawai dengan Sistem Informasi Perencanaan dan Realisasi Anggaran.
2. Membuatkan aplikasi web dengan framewor k dan / atau mobile android untuk Perencanaan dan Realisasi Anggaran pada Fakultas Teknik.
DAFTAR PUSTAKA
Faroqi, A. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Anggaran pada
FTIf ITS, (Online),
( http://digilib.its.ac.id/public/ITS- Undergraduate-15153-Presentation-pdf.pdf, diakses pada tanggal 17 April 2015).
Jatnika, H dan Irwan, Y. “Testing dan
Implementasi Sistem”. ( http://hendra-jatnika.web.id, diakses pada tanggal 16 April 2015).
Nugroho, A., Beeh, YR., Astuningdyas, H. 2009. Perancangan Aplikasi Rencana Anggaran Biaya (RAB). Jurnal Informatika, Vol. 10, No.1.
Priyambodo, T.K. 2005. Implementasi Web-Service untuk Pengembangan Layanan Pariwisata Terpadu. (Online), Volume
10, No.
2,( http://journal.uii.ac.id/index.php/jurnal-teknoin/article/download/682/605, diakses pada tanggal 18 April 2015).
Sasmoko, D. 2013. Penerapan Teknologi XML Web Service Perusahaan Manufaktur Untuk Mengukur Waktu Menggunakan Metode CPM. (Online), Volume 6, No. 2, http://journal.stekom.ac.id/index.php/bisni s/article/download/16/13, diakses pada tanggal 19 April 2015.
