002 sessi 2. PROCUREMENT [Compatibility Mode]

(1)

PURCHASING MANAGEMENT

(2)

Materi

Introduction

Procurement Strategy Supplier selection

Supplier monitoring Supplier monitoring

Criteria to evaluate offers

Total cost of ownership ( Life cycle cost analysis) Purchasing Performance measurement

(3)

Pendahuluan:Procurement

Merupakan salah satu proses kunci dalam supply Chain management

Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua

kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a

process of purchasing).

Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan dalam proses suply chain produk

dalam proses suply chain produk

Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih

rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat

pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan menjamin delivery

Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead times, dan reliability.

(4)

Apakah Suatu Internal Supply Chain

?

“Internal” Supply Chain suatu perusahaan terbentuk dari aliran material, informasi and finansial antara perusahaan itu dengan partner business langsungnya (supplier).

4

SUPPLIER MANUFACTURER CUSTOMER

Material flows

Financial flows

(5)

(6)

Supply Chain Terintegrasi/ Diperluas

Supply chain yang melibatkan seluruh pelaku dalam jaringan rantai supply dari suppliernya supplier – supplier

-manufacturer – distributor – retailer sampai konsumen.

6

Material flows

Financial flows

2nd tier suppliers

1st tier

suppliers Manufacturer Wholesaler Retailer End-customer

(7)

Managing

Analysing supply

shortlisting

suppliers

Obtaining &

selecting offers

Negotiating

Specifying

requirements & supply

planning

Procurement & Logistic Sub Process

Preparing inbound logistics

Managing inventory

(8)

Proses Pengadaan

Procurement

Proses

Pembayaran Penentuan _{Kebutuhan / PR}

Verifikasi

Membuat RKS & OE

2 2

Proses PO Monitor PO

Custom clearance

Good Receipt 55

6 6 7

7 Sourcing

Pemilihan Vendor

3 3 4

(9)

(10)

Tanggung jawab secara umum

• Menentukan harga

• Pemilihan suppliers

• Negosiasi kontrak pembelian

• Melakukan pemesanan

• Menjaga hubungan dengan supplier

• Mengontrol performansi supplier

• Menjaga supplier database

• Melakukan keputusan make or buy

• Berpartisipasi dalam proyek value analysis (aktivitas yang memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif material sourcing, riset procurement,dll)

(11)

Specific Responsibilities or Activities of a Typical procurement and Purchasing

Department

• Records, Data, and Basic Information

• Maintaining general purchase records

• Maintaining price records

• Maintaining parts history records • Maintaining parts history records

• Maintaining stock and consumption records

• Maintaining records of vendors performance

(12)

continue..

• Purchasing Research, Analysis and studies

• Conducting market studies and trends

• Conducting materials studies

• Conducting make or buy studies

• Conducting price-cost analysis

• Investigating supply sources

• Conducting supplier-plant visits and inspections

• Developing new supply sources

• Developing alternate materials and sources

• Participating in value analysis studies

• Developing computer-oriented purchasing systems

(13)

PROCUREMENT STRATEGY

elisa Kusrini

(14)

(15)

Cara Pengadaan

1. Beli,

2. Buat,

3. Sewa,

4. Bantuan Antar Unit, 4. Bantuan Antar Unit,

(16)

SUMBER PEMBELIAN

Pabrik.

Agen / Distributor

Toko

Supplier

II

perdagangan

Import

Lokal

(17)

METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN

Panitia Pelelangan

Fungsi Pengadaan

Pelelangan Pemilihan Langsung Penunjukan Langsung

Melalui Kriteria (tidak ada batasan nilai)

Peraturan Peraturan

Note:

Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi Terkait.

Pengadaan

Langsung Pembelian Langsung

(18)

Proses Lelang

PENGUMUMAN & PENDAFTARAN

PRAKUALIFIKASI & UNDANGAN

EVALUASI

NEGOSIASI

PENETAPAN CALON PERSIAPAN

(JADWAL, RKS, OE)

PEMBUKAAN PENAWARAN

LSj - 18

PRAKUALIFIKASI & UNDANGAN

AANWIJZING

PENYAMPAIAN DOK. PENAWARAN

PENETAPAN CALON

PEMENANG & KEPUTUSAN

PENGUMUMAN PEMENANG

MASA SANGGAH

PENUNJUKAN PEMENANG PENYAMPAIAN DOK. LELANG

(19)

PELELANGAN PEMILIHAN LANGSUNG

KRITERIA

PENGADAAN

BARANG /JASA

PENUNJUKAN LANGSUNG

1. Dilakukan untuk: a. Pengadaan jasa konstruksi kompleks (teknologi baru dan

Penyedia Jasanya sangat terbatas);

b. Pengadaan jasa

konstruksi yang tidak bersifat kompleks;

c. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya;

d. Pengadaan barang; e. Pengadaan barang/jasa

KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA

1. Dilakukan untuk: a. Pengadaan jasa

konstruksi kompleks (teknologi tinggi/risiko tinggi)

b. Pengadaan lainnya

apabila dibutuhkan untuk dilakukan melalui

pelelangan

2. Dilakukan oleh Panitia Pelelangan (Ketua dan Sekretaris dari Fungsi Pengadaan)

Dilakukan untuk:

• Keadaan darurat;

• Business critical asset;

• Spesifik atau sole sources;

• Hak paten/OEM;

• Knowledge insentive;

• Pekerjaan

lanjutan/tambahan

• Gagal lelang/pilsung;

• BUMN/Anak Perusahaan

• Perguruan tinggi atau

Lembaga Penelitian;

• Repeat order;

e. Pengadaan barang/jasa

terkait brand preference

dalam rangka standarisasi 2. Dilakukan dengan cara:

a. Mengundang min. 5 peserta, bila mungkin sebanyak-banyaknya (terdaftar dan belum

terdaftar) atau semua yang terdaftar bila menggunakan

aplikasi e-Procurement;

Pengadaan) 3. Wajib dilakukan

prakualifikasi (konstruksi kompleks) dan pekerjaan lainnya apabila diperlukan.

• Repeat order;

• Konsultan perseorangan s.d.

(20)

Cash & Carry

•Dpt dilaksanakan melalui

online buying, toko, supermarket, website belanja, dll.

•Batasan nilai s.d. Rp50 jt •Dilakukan oleh Fungsi

Pengadaan

•Ketentuan lebih detail

MATERI

Kriteria

pengadaan Barang / Jasa

KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA

•Ketentuan lebih detail

mengenai PPh dan PPN

(21)

Metode Penyampaian Dokumen

Penawaran

• Satu sampul :

– Administrasi, teknis dan harga

– Dievaluasi sekaligus.

• Dua sampul

– Sampul I : Administrasi dan teknis

– Sampul II : harga

– Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup

– Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.

• Dua tahap

– Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis

– Tahap II : sampul II berisi harga

(22)

Evaluasi Penawaran :

Dilakukan thd :

Unsur :

• Administrasi

• Teknis

Tujuan : Metode :

Mendapatkan penawaran yang Syah dan memenuhi persyaratan pada dokumen lelang

• Harga

(23)

PORTOFOLIO SUPPLIER

elisa Kusrini

(24)

Kolaborasi dengan Supplier

Extensive Synchronized

Collaboration

Coordinated Collaboration Not Viable

24

Source: Cohen & Roussel

Number of Relationships

E

Many Few

Limited

Transactional Collaboration

Cooperative Collaboration

(25)

PORTOFOLIO HUBUNGAN DENGAN PEMASOK PORTOFOLIO HUBUNGAN DENGAN PEMASOK

Salah satu tugas penting bag. Pengadaan adalah menciptakan hubungan yg proporsional dg pemasok

Dua faktor yg digunakan dalam merancang hubungan dg pemasok:

Tk. Kepentingan strategis; Tk. Kepentingan strategis;

Kontribusi item tsb terhadap kegiatan perusahaan Kontribusi item tsb terhadap kegiatan perusahaan Nilai pembelian

Risiko ketidak tersediaan item yang bersangkutan

Tk. Kesulitan mengelola pembelian item; Tk. Kesulitan mengelola pembelian item;

Kompleksitas dan keunikan item

(26)

Tingkat kesulitan Bottleneck supplier

Sulit mencari substitusi Pasar monopoli Supplier baru sulit masuk

Critical Strategiic supplier

Penting/strategis Substitusi sulit

Portofolio Hubungan Dengan Supplier

Tinggi

Non critical Supplier

Ketersediaan cukup Item standar

Substitusi dimungkinkan Nilai relatif rendah

Leverage supplier

Ketersediaan cukup Substitusi dimungkinkan

Spesifikasi standar Nilainya relatif tinggi

(27)

Penanganan Supplier

Bottleneck supplier

Penyederhanaan Standarisai item

Critical Strategiic supplier

Hubungan jangka panjang Kemitraan

Bantuan teknis/ manajemen

Tinggi

e

ra

si

Tinggi

Tingkat kesulitan

Bantuan teknis/ manajemen Kerjasama IT

Non critical Supplier

Penyederhanaan proses Pembelian

Standarisasi item Pemilihan cost dan kualitas

Leverage supplier

Mempertahankan posisi tawar peerusahaan

Hubungan kemitraan bila potensial untuk dikembangkan

(28)

Strategi Pengadaan Barang & Jasa

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC SECURITY STRATEGIC SECURITY

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICALSTRATEGIC CRITICALSTRATEGIC CRITICALSTRATEGIC CRITICAL

Strategi Strategi Strategi Strategi :::: 1.

1. 1.

1. KontrakKontrakKontrakKontrak jangkajangkajangkajangka panjang

2. KonsinyasiKonsinyasiKonsinyasiKonsinyasi

Strategi Strategi Strategi Strategi ::::

1. 1. 1.

1. KontrakKontrakKontrak jangkaKontrakjangkajangka panjangjangkapanjangpanjangpanjang 2.

2. 2.

2. Total supply Total supply Total supply Total supply management managementmanagement management 3.

3. 3.

3. AliansiAliansiAliansiAliansi

T

TACTICAL PROFIT TACTICAL PROFIT TACTICAL PROFIT TACTICAL PROFIT TACTICAL ACOUISITION

TACTICAL ACOUISITION TACTICAL ACOUISITION TACTICAL ACOUISITION

2. 2. 2.

2. KonsinyasiKonsinyasiKonsinyasiKonsinyasi 3.3.3.3. AliansiAliansiAliansiAliansi

1. 1.

1. PembelianPembelianPembelianPembelian langsunglangsunglangsunglangsung 2.

2. 2.

2. KonsinyasiKonsinyasiKonsinyasiKonsinyasi 3.

3. 3.

3. Blanket orderBlanket orderBlanket orderBlanket order 4.

4. 4.

4. KontrakKontrakKontrakKontrak jangkajangkajangka pendekjangkapendekpendekpendek

1. 1.

1. KontrakKontrakKontrak jangkaKontrakjangkajangka pendekjangkapendekpendek / pendek/ / / menengah

menengahmenengah menengah 2.

2. 2.

2. KonsinyasiKonsinyasiKonsinyasiKonsinyasi 3.

3. 3.

3. AliansiAliansiAliansiAliansi

Nilai NilaiNilai

Nilai pemakaianpemakaianpemakaianpemakaian material

materialmaterial material

Rendah Tinggi

(29)

Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan yang telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.

Total Supply management : Merupakan kontrak yang meliputi penyediaan material termasuk jasa pemasangan atau jasa lainnya yang dilakukan oleh perusahaan pemasok yang sama. Dalam perjanjian tersebut harus ada klausul yang mentargetkan

(30)

Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip

kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak menyumbangkan resources dan competitive advantage yang

dimiliki untuk menghasilkan “nilai baru” yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

Konsinyasi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada sistem pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material

Hal. 30

pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material di gudang perusahaan dengan jumlah tertentu dan harga satuan yang telah disepakati. Pemasok bekerjasama dengan fungsi

kelogistikan secara berkelanjutan untuk memantau dan

(31)

PENGGOLONGAN MATERIAL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

O

• MUTLAK DIPERLUKAN

• NILAI RENDAH • CONTOH:

Spare Parts; pompa, furnace, instrumentation, dll.

• MUTLAK DIPERLUKAN

• NILAI TINGGI • CONTOH:

Material Program & Proses; Katalis, Tel, Casing, Barite dll

TACTICAL PROFIT TACTICAL ACQUISITION

NILAI PEMAKAIAN MATERIAL

R

P _{Katalis, Tel, Casing, Barite dll}

• KURANG DIPERLUKAN

• NILAI TINGGI • CONTOH:

Additive, kemasan, octane booster dll

• KURANG PENTING

• NILAI RENDAH • CONTOH:

G Matl; K. las, fitting & Flanges Office supplies dll.

(32)

STRATEGI INVENTORY CONTROL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

S

• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR • SAFETY STOCK MILIK

SENDIRI

• PENGENDALIAN KETAT

• STOCK AKTIF MILIK SENDIRI ==> VENDOR • SAFETY STOCK MILIK

SENDIRI

• PENGENDALIAN KETAT

Hal. 32

TACTICAL PROFIT TACTICAL ACQUISITION

NILAI PEMAKAIAN

P

• SAFETY STOCK MILIK VENDOR

• PENGENDALIAN SEDANG • STOCK AKTIF MILIK

VENDOR

• TANPA SAFETY STOCK • PENGENDALIAN

LONGGAR

(33)

EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL 125% 100% 75% 50% 0%

1. Aspek * Total biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110% Finansial * Pengurangan nilai inventory _{% RKAP} 10% _{< 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%} 2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 6 > 6 Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major - - - 1 2

informasi pembelian & stock gudang)

* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30

vendor (waktu pembayaran, proses Major - - 1 2 - 3 > 4

tender, pungutan, QC dll.)

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

BAGIAN PENGADAAN

K R I T E R I A BOBOT

N I L A I FAKTOR

PENILAIAN

tender, pungutan, QC dll.)

3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80%

Bisnis menjadi PO 3-10 minggu _- _1-5% _5-10% _{10-20% > 20%}

(34)

SUPPLIER MONITORING &

EVALUATION

elisa Kusrini

[email protected]

(35)

Supplier Evaluation

• Proses pemilihan supplier dari sejumlah

supplier potensial dengan

mempertimbangkan berbagai kriteria untuk meningkatkan kualitas produk akhir

(36)

Sumber Informasi mendapatkan supplier :

• Web site supplier • Data informasi

supplier/katalog

• Yellow pages

• Dinas perdagangan

• Pameran dagang

• Personel perusahaan

(37)

Kriteria pemilihan Supplier

Ray Carter’s 10 C’s to Supplier Selection

• Competency

• Capacity

• Consistency

• Commitment to quality

• Cash/finances

• Clean

• Consistency

• Control of process

• Cost/price

• Clean

• Culture and relationship

(38)

Kriteria pemilihan dari Dickson

KRITERIA

KRITERIA SKORSKOR

QUALITY

QUALITY 3.53.5

DELIVERY

DELIVERY 3.43.4

PERFORMANCE STORY

PERFORMANCE STORY 3.03.0

WARRANTIES AND CLAIM POLICIES

WARRANTIES AND CLAIM POLICIES 2.82.8

PRICE

PRICE 2.82.8

TECHNICAL CAPABILITY

TECHNICAL CAPABILITY 2.82.8

FINANCIAL POSITION

FINANCIAL POSITION 2.52.5

PROCEDURAL COMPLIANCE

PROCEDURAL COMPLIANCE 2.52.5

COMMUNICATION SYSTEM

COMMUNICATION SYSTEM 2.52.5

COMMUNICATION SYSTEM

COMMUNICATION SYSTEM 2.52.5

REPUTATION AND POSITION IN INDUSTRY

REPUTATION AND POSITION IN INDUSTRY 2.42.4

DESIRE FOR BUSINESS

DESIRE FOR BUSINESS 2.42.4

MANAGEMENT AND ORGANIZATION

MANAGEMENT AND ORGANIZATION 2.32.3

OPERATING CONTROLS

OPERATING CONTROLS 2.22.2

REPAIR SERVICES

REPAIR SERVICES 2.22.2

ATTITUDES

ATTITUDES 2.12.1

IMPRESSION

IMPRESSION 2.12.1

PACKAGING ABILITY

PACKAGING ABILITY 2.02.0

LABOR RELATION RECORDS

LABOR RELATION RECORDS 2.02.0

GEOGRAPHICAL LOCATION

GEOGRAPHICAL LOCATION 1.91.9

AMOUNT OF PAST BUSINESS

AMOUNT OF PAST BUSINESS 1.61.6

TRAINING AIDS

TRAINING AIDS 1.51.5

RECIPROCAL ARRANGEMENTS

(39)

Metode Pemilihan Supplier

• Value Analisis

• MCDM

• Analitical Hierarcy Process (AHP)

• Promethee 1

• Promethee 2

(40)

The Value Analysis Model

Step 1 – identifikasi kriteria pemilihan

Step 2 – Beri Bobot kriteria tersebut

Step 3 – Beri Nilai masing-msing supplier

berdasar pada kriteria

Step 4 – Hitung Nilai akhir (nilai kriteria

dikalikan bobot kriteria)

Step 5 – Pilih Supplier dengan Nilai tertinggi

(41)

(42)

PT.TEKNIKA IND

(43)

Vendor Performance Assesment

• Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu

dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor yang ‘berkualitas’ yang bisa ikut dalam

penyediaan barang/jasa.

• Dilakukan dengan memberi penghargaan dan

sanksi.

• Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia

barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.

• Sanksi adalah pemberian tindakan kepada

(44)

• Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam bentuk point penghargaan dan point

pelanggaran yang bersifat akumulatif.

• Pengelompokan supplier : (contoh nilai • Pengelompokan supplier : (contoh nilai

akumulasi poit)

• Hijau : positif sampai -30. • Kuning : -31 sampai – 60 • Merah : - 61 sampai -120

• Hitam : kurang atau sama dengan -121

(45)

Contoh penilaian penghargaan

• Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan

lulus prakualifikasi ( point 1)

• Mengajukan penawaran secara lengkap dan

lulus seleksi administrasi (point 1) lulus seleksi administrasi (point 1)

• Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)

• Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan persyaratan (point 5)

(46)

Contoh point pelanggaran

• Mendaftar sebagai peserta dan mengambil

dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran (point -5)

• Tidak hadir dalam memberikan tanggapan

secara tertulis pada waktu klarifikasi

administrasi dan teknis tanpa penjelasan (point -10)

• Terlambat menyampaikan dokumen

penawaran setelah proses negosiasi (point –

(47)

Lanjutan…

• Terlambat menandatangai kontrak tanpa

alasan yang dapat diterima (-15)

• Terlambat menyelesaikanpekerjaan (-15)

• Melaksanakan pekerjaan yang

performancenya tidak sesuai tetapi masih dapat diterima (-30)

• Tidak memasok barang seluruhnya sesuai

perjanjian (GR) (-60)

(48)

• Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk sebagai pemenang (-30)

• Membatalkan penawaran setelah ditunjuk

sebagai pemenang (-60) sebagai pemenang (-60)

• Tidak bersedia menyerahkan jaminan

pelaksanaan/perpanjangan jaminan pelaksanaan (-30)

• Tidak memenuhi syarat safety dan

menyebabkan insident pencemaran

(49)

Pelanggaran yang langsung

mengelompokkan ke dalam Merah atau

Hitam

• Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di

pengadilan (merah)

• Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai

tersangka tindak pidana berkaitan dengan tersangka tindak pidana berkaitan dengan pengadaan perusahaan (merah)

• Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal dengan nilai kerugian tertentu (hitam)

• Terbukti melakukan persekongkolan harga

(50)

• Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain (hitam)

• Memalsukan data atau menyampaikan

keterangan palsu (hitam) keterangan palsu (hitam)

• Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi,

korupsi, gratifikasi ,suap dalam bentuk dan

cara apapun kepada pejabat/keluarga pemberi kerja.(hitam)

• Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)

(51)

Konsekuensi

• Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa

• Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak menjadi prioritas.

• Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan

pengadaan selama satu tahun sejak sanksi dimasukkan ke dalam sistem.

(52)

Contoh lain dalam evaluasi supplier

PT. TEKNIKA INDONESIA

(53)