Pengertian Manajemen Berbasis Aktivitas (Activity-Based Management)
Manajemen berbasis aktivitas adalah pendekatan pengelolaan terpadu dan bersistem terhadap aktivitas dengan tujuan untuk meningkatkan cuntomer value dan laba yang dicapai dari penyediaan value tersebut. Dari definisi ini, terdapat dua frasa penting, yaitu :
Berfokus ke pengelolaan secara terpadu dan bersistem terhadap aktivitas
Yaitu serangkaian kegiatan yang membentuk suatu proses untuk pembuatan produk dan penyerahan jasa. Di dalam manajemen tradisional, proses pembuatan produk dan penyerahan jasa dipecah ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil, karena diyakini bahwa jika pengerjaan bagian-bagian yang lebih kecil dilaksanakan secara berkualitas dan efisien, proses pembuatan produk dan penyerahan jasa secara keseluruhan akan berkualitas dan efisien. Oleh karena itu, manajemen berbasis aktivitas berusaha memadukan kembali proses pembuatan produk dan penyerahan jasa yang telah difragmentasi dalam manajemen tradisional tersebut, dengan memfokuskan ke pengelolaan secara terpadu dan berbasis system terhadap aktivitas pembuatan produk dan penyerahan jasa.
Bertujuan untuk meningkatkan customer value dan laba.
Tujuan manajemen berbasis aktivitas adalah untuk improvement secara berkelanjutan terhadap customer value dan penghilangan pemborosan. Dengan hilangnya pemborosan tersebut, biaya dapat berkurang dan sebagai akibatnya laba akan meningkat. Pengurangan biaya merupakan akibat dari dihilangkannya pemborosan. Pemborosan diakibatkan oleh adanya aktivitas-bukan-penambah nilai (non-value-added activity) dan aktivitas penambah nilai (value-added activity) yang tidak dilaksanakan secara efisien. Dengan demikian focus manajemen berbasis aktivitas adalah penyebab terjadinya biaya itu sendiri.
Penentuan biaya proses adalah perhitungan nilai sumber daya yang dikorbankan untuk menjalankan suatu proses penciptaan nilai bagi customer.
Dengan demikian manajemen aktivitas memiliki dua dimensi, yaitu : analisis terhdap nilai yang dihasilkan oleh proses (process value analysis) dan biaya yang diperlukan untuk menghasilkan nilai tersebut (activity-based costing).
Atribut yang melekat pada produk tidak secara otomatis menghasilkan value bagi customer. Melalui proses pemakaian, atribut produk menghasilkan value bagi cuntomer, jika atribut tersebut mampu memenuhi kebutuhan customer.
Proses pemakaian terdiri dari enam tahap yang disingkat dengan FATSUDS, yaitu :
1. Find. Costomer harus menemukan lokasi untuk mendapatkan produk atau jasa yang dibutuhkan.
2. Acquire. Kegiatan membeli mencakup pemesanan, pembayaran, pembelanjaan, pemindahan, dan pendaftaran hak milik atas produk yang dibeli.
3. Transport. Setelah dibeli, customer mungkin perlu mengangkut produk dari tempat penjualan ke lokasi pemakaian.
4. Store. Customer kemungkinan perlu menyimpan produk yang dibeli, sebelum waktunya dimanfaatkan.
5. Use. Pada tahap ini customer memanfaatkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhannya.
6. Dispose of. Setelah dipakai, ada kemungkinan customer harus membuang sisa produk yang tidak digunakan atau produk yang sudah habis manfaatnya.
7. Stop. Dalam masa pemakaian, ada kemungkinan customer ingin menghentikan pemakaian produk atau jasa tersebut.
Dalam implementasi anggaran, manajemen berbasis aktivitas digunakan untuk mengelola sumber daya dalam merealisasikan activity sharing dan activity selection terhadap aktivitas penambaha-nilai dan activity reduction dan activity elimination terhadap aktivitas-bukan-penambah nilai yang telah direncanakan dalam anggaran. Manajemen berbasis aktivitas dalam implementasi anggaran ditujukan untuk mewujudkan cost reduction target yang ditetapkan dalam anggaran.
Dalam pemantauan terhadap implementasi anggaran, manajemen berbasis aktivitas digunakan sebagai rerangka pengukuran kinerja personel dan penyediaan informasi umpan balik bagi personel tentang keberhasilan mereka dalam melakukan improvement terhadap aktivitas yang digunakan oleh perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer.
Maka terlihat bahwa potensi luar biasa yang dihasilkan dari pengintegrasian activity-based budgeting, activity-based management, dan activity-based cost system adalah :
1. Tersedianya informasi lengkap tentang aktivitas.
2. Dengan informasi lengkap tentang aktivitas tersebut, personel perusahaan dapat melaksanakan pengelolaan berdasarkan kekuatan fakta.
Process-Value Analysis untuk Memahami Aktivitas
Process value analysis merupakan pendekatan untuk memahami aktivitas yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customer.Process-value analysis berkaitan dengan :
1. Analisis pemacu (driver analysis)
2. Analisis aktivitas
3. Pengelolaan aktivitas
4. Pengukuran kinerja
Pemanfaatan Informasi tentang Pemacu (Driver)
Pemacu adalah penyebab timbulnya konsumsi sesuatu. Ada dua macam pemacu biaya (cost driver), yaitu :
1. Resource driver, adalah factor yang menjadi penyebab konsumsi sumber daya oleh aktivitas.
2. Activity driver, adalah factor yang menjadi penyebab timbulnya konsumsi aktivitas oleh cost object.
Analisis pemacu adalah usaha untuk mencari factor penyebab timbulnya biaya suatu aktivitas. jika penyebab timbulnya biaya telah diketahui, dapat dicari tindakan untuk melakukan improvement terhadap aktivitas.
Pemanfaatan Informasi tentang Aktivitas
Analisis aktivitas adalah proses pengidentifikasian, penggambaran, dan evaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi. Analisis aktivitas dilaksanakan dalam empat langkah :
1. Aktivitas apa yang dikerjakan
2. Berapa orang yang terlibat dalam aktivitas tersebut
3. Waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut
4. Penaksiran value aktivitas tersebut bagi organisasi
ktivitas-penambah nilai.
Aktivitas-penambah nilai adalah aktivitas untuk mempertahankan perusahaan tetap bertahan dalam bisnisnya.
Aktivitas-bukan-penambah nilai.
Aktivitas-bukan-penambah nilai merupakan aktivitas yang tidak diperlukan dalam menghasilkan value bagi konsumen.
Manajemen terhadap Aktivitas
nilai yang perlu dikurang dan dihilangkan serta aktivitas-penambah nilai yang perlu dijadikan efisien dalam pelaksanaannya.
Dalam kegiatan manufaktur terdapat 5 golongan aktivitas-bukan-penambah nilai:
1. Pembuatan skedul
2. Pemindahan
3. Penantian
4. Inspeksi
5. Penyimpanan
Kelima golongan aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang sebenarnya tidak menambah nilai bagi customer, sehingga dalam jangka panjang harus dihilangkan dari proses pembuatan produk.
Cara yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi pelaksanaan aktivitas-bukan-penambah nilai dalam pengelolaan aktifitas adalah :
1. Pemilihan aktivitas
2. Pembagian aktivitas
3. Pengurangan aktivitas
4. Penghilangan aktivitas
Hubungan Antara Activity-Based Budgeting, Activity Based Management, Dan Activity-Based System
merencanakan activity sharing dan activity selection terhadap aktivitas penembah nilai serta activity reduction dan activity elimination terhadap non-value added activities. Hasil penerapan activity-based management dalam proses penyusunan anggaran ini adalah cost reduction target yang akan diwujudkan dalam tahun anggaran.
Rencana yang dituangkan dalam activity-based budget kemudian diimplementasikan. Dalam implementasi anggaran ini, activity sharing dan activity selection terhadap aktivitas penambah nilai serta activity reduction dan activity elimination terhadap non-value-added activities yang direncanakan dalam activity-based budget kemudian direaliasikan oleh personel perusahaan.
Diperlukan system informasi yang dapat mengukur implementasi rencana dan memberikan umpan balik tentang hasil pengukuran tersebut. Activity-based cost system merupakan system informasi yang digunakan untuk mengukur implementasi activity-based budget akan mengkomunikasikan hasil pengukuran tersebut kepada personel yang bertanggung jawab. Activity-based management dipakai sebagai dasar untuk mendesain activity-based cost system yang merupakan system informasi yang diperlukan untuk memantau implementasi activity-based budget. Activity-based cost system didesain untuk mengukur hasil pencapaian cost reduction target yang direalisasikan melalui activity sharing dan activity selection terhadap aktivitas-penambah nilai serta activity reduction dan activity elimination terhadap non-value-added activities.
Sumber:
