MOVING AVERAGE DI PT.PRATAMA JAGA ARTHA TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan pada Program Studi Manajemen Informatika Jenjang Diploma III Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh:
LAELA MEGARAHAYU 1.09.11.011
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Lembar Pengesahan
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang ………. 1
2.1.3 Analisis Sistem ... 13
2.2Konsep Dasar Informasi ………...………... 14
2.2.1 Kualitas Informasi……….... 14
2.2.2 Informasi dan Tingkat Manajemen………... 14
2.3Konsep Dasar Sistem Informasi ……….………..…... 12
2.3.1 Komponen Sistem Informasi... 13
2.4 Pengertian Inventori…….. ... 17
2.4.1 Fungsi Inventori……… 19
2.5 Pengertian Peramalan(Forecasting) ... 20
2.5.1 Konsep Peramalan………. 21
2.5.2 Pola Data Peramalan……….. 23
2.5.3 Metode Pemulusan(Smoothing)………..………... 25
2.5.4 Metode Rata-rata Sederhana (Simple Moving Average)…... 29
2.6 Konsep Dasar Basis Data... 31
2.6.1. Konsep Dasar Sistem Basis Data ………... 31
2.6.2 Komponen Sistem Basis Data……….. 32
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1Objek Penelitian ………... 34
3.1.1 Sejarah Singkat PT.Pratama jaga artha... 34
3.1.2.Visi dan Misi... 35
3.2.1 Desain Penelitian………. 42
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data……….. 42
3.2.2.1 Sumber Data Primer... 42
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder... 43
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem….…... 43
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 43
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 43
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem... 45
3.2.3.4 Pengujian Software……….………...… 47
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan……….………..… 48
3.3.1 Analisis Dokumen...……… 49
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Perancangan Sistem ……….………….. 70
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem ……….………...…… 70
4.1.3.2Diagram Konteks yang diusulkan ………. 77
4.1.3.3DFD yang diusulkan……….. 77
4.1.3.4 Kamus Data……….………. 81
4.1.4. Perancangan Basis Data………..………...… 84
4.1.5 Perancangan Antar Muka...………... 95
4.1.5.1 Struktur Menu... 95
4.1.5.2 Perancangan Input... 96
4.1.5.3 Perancangan Output... 102
4.1.5.4 Perancangan Arsitektur Jaringan………... 111
4.2. Implementasi dan Penggunaan Program...112
4.2.1. Implementasi perangkat Lunak... 112
4.2.2. Implementasi perangkat Keras... 112
4.2.3. Implementasi Basis Data (Sintak SQL)... 113
4.2.4 Implementasi Antar Muka………... 116
4.2.6.2. Form Data Pengguna... ………... 125
4.2.6.3. Form Data Pemasok……….………..….... 127
4.2.6.4. Form Data Pelanggan…... 130
4.2.6.5. Form Data Barang…... 132
4.2.6.6. Form Data Pemasukan…... 135
4.2.6.7. Form Data stock………... 138
4.2.6.8. Form Data Pengeluaran…... 139
4.2.6.9. Form Data Faktur Pembelian…... 144
4.2.6.10.Form Data Faktur Penjualan…... 146
4.2.6.11. Form Pengaturan Profil…... 148
4.2.6.12. Form Pengaturan Perusahaan…... 148
4.3 Pengujian ………...……….. 149
4.3.1 Rencana Pengujian... 149
4.3.2 Kasus Dan Hasil Pengujian... 149
4.3.3 Kesimpulan dan Hasil Pengujian... 158
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ……….. 159
5.2 Saran ………. 160 Daftar Pustaka
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Graha Ilmu. Yogyakarta
Andri Kristanto. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta
Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Linggajaya. Bandung
J.Supranto.Metode Peramalan Kuantitatif, Rineka Cipta, Jakarta, 2010.
Lerbin R.Aritonang R. Peramalan Bisnis, Edisi Kedua, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2009.
Nama Lengkap : Laela Megarahayu
Nim : 10911011
Tempat / Tanggal Lahir : Subang,28 Februari 1994
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat Lengkap : dusun krajan1 rt.005 rw.002 desa cigugur kec.pusakajaya kab.subang
Alamat Bandung : jln.gagak dalam no.215a/144f rt.05 rw.03 kelurahan sukaluyu kec.cibeunying kaler kab.bandung
No_Hp : 081221898048
Pendidikan :
1999-2005 : SDN Patimura
2005-2008 : SMP Negeri 1 Pusakanagara
2008-2011 : SMA Negeri 1 Pamanukan
2011-2014 : Program Diploma III (D3) Jurusan Manajemen
Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah swt atas berkat dan rahmat yang telah di berikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI INVENTORI DAN PERAMALAN PENJUALAN ALAT PARKIR DAN GPS MENGGUNAKAN METODE SIMPLE MOVING AVERAGE DI PT.PRATAMA JAGA ARTHA” sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program D3 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer,Universitas Komputer Indonesia.
Penulis mendapatkan banyak sekali do’a,bantuan serta dukungan dari berbagai pihak dalam menyelesaikan laporan tugas akhir ini. Atas berbagai doa,bantuan serta dukungan tersebut pada kesempatan ini penulis menyampaikan ungkapan rasa syukur dan terimakasih yang sebesar-sebesarnya kepada :
1. Allah SWT,Tuhan sekaligus Pengatur Kehidupan yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir hingga selesai.
2. Kepada kedua Orang Tua terutama Ibu yang selalu memberikan doa, kasih sayang dan dukungan yang luar biasa kepada penulis.
3. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor universitas Komputer indonesia
4. Bapak Prof.Dr.H. Denny kurniadie. Ir.,M.sc selaku dekan fakultas Teknik dan ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
penyusunan laporan tugas akhir ini.
7. Bapak Yasmi Afrizal, S.Kom., M.Kom. Selaku Dosen wali selama menjadi mahasiswa di Universitas Komputer Indonesia.
8. Kepada teman saya Heru terima kasih atas bantuannya dan dukungannya untuk menyelesaikan tugas akhir ini
9. Kakak-kakak senior yang telah banyak membantu penulis dalam memahami bahasa pemrograman dan juga atas bantuan seta dukungannya untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
10.Kepada teman- teman terdekat saya Santi, Mega, Nurlita dan yang selalu memberikan semangat dan hiburan ketika penulis suntuk. makasih teman semoga kita selalu tetep sama- sama walaupun sudah tidak kuliah lagi. 11.Bapak dan Ibu dosen Jurusan Manajemen Informatika yang telah mendidik
dan mengajar kami selama kami kuliah di UNIKOM.
12.Bapak Aria mulyadi dan Sugito Gunawan yang telah mengijinkan penulis untuk melaksanakan kerja praktek dan penelitian tugas akhir di PT.PRATAMA JAGA ARTHA.
13.Seluruh staff dan karyawan, sekretariat Jurusan Manajemen Informatika, terima kasih juga atas bantuannya.
14.Semua teman- teman kostan yang ikut membantu menyelesaikan tugas akhir ini terima kasih atas bantuannya.
menyelesaikan Tugas Akhir dan rekan-rekan yang belum mendapatkan kesempatan mengerjakan Tugas Akhir. Tetap semangat kawan.
17.Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya Tugas Akhir ini baik secara langsung maupun tidak langsung.
Dan berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan di sini. Semoga tuhan yang maha esa memberkati dan membalas semua kebaikan yang telah di lakukan.Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan didalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan.
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat, apalagi informasi sekarang sangat cepat menyebar ke penjuru dunia. Sejalan dengan hal tersebut permasalahan yang kita hadapi juga semakin kompleks yaitu pada bidang sehari-hari. Dengan kenyataan itu kita dituntut untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi. Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi komputer. Data yang berukuran besar jika dikerjakan secara manual membutuhkan tenaga lebih dari satu orang, maka dengan perlengkapan komputer data tersebut dapat ditangani oleh satu orang saja, dan juga dengan penggunaan komputer akan lebih cepat dalam penyelesaiannya.
Dalam suatu perusahaan atau organisasi, data dan informasi adalah suatu hal yang penting untuk melakukan suatu proses bisnis. Data yang valid adalah suatu modal bagi terciptanya sebuah informasi yang sangat berguna bagi kelangsungan sebuah kinerja perusahaan
Walaupun demikian, pencatatan data barang dan data transaksi saat ini masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Pencatatan data barang yang masih dilakukan secara manual menyebabkan pengendalian data barang tidak terorganisir sehingga sering terjadi penggandaan data barang disebabkan oleh tidak adanya pengkodeaan terhadap masing – masing barang. Karyawan mengalami kesulitan dalam melakukan pengendalian persediaan barang dikarenakan pengolahan data transaksi yang belum terorganisir, begitu juga dengan prediksi penjualan yang sering kali tidak objektif karena hanya berdasarkan instiusi manajemen saja.
Oleh karena itu di butuhkan sebuah sistem informasi baru untuk mempermudah proses pencatatan data barang sehingga lebih terorganisir dan mengurangi terjadinya penggandaan data barang karena adanya pengkodean terhadap masing-masing barang dan membutuhkan suatu sistem informasi peramalan untuk memprediksi persediaan peralatan parkir di bulan selanjutnya dengan memperhatikan kondisi penjualan bulan sebelumnya.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian atau masalah pada proses pencatatan inventori barang di PT Pratama jaga artha dengan menetapkan judul Tugas Akhir “SISTEM INFORMASI INVENTORI DAN
PERAMALAN PENJUALAN ALAT-ALAT PARKIR DAN GPS
MENGGUNAKAN METODE SIMPLE MOVING AVERAGE DI
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Selama melakukan penelitian di PT.Pratama jaga artha penulis menemukan beberapa masalah dalam pelaksanaan proses pengelolaan data inventori barang yang dapat di identifikasi dan di rumuskan sebagai berikut: 1.2.1 Identifikasi Masalah
Pada saat ini, setelah penulis melakukan penelitian pada sistem yang sudah ada atau yang sedang berjalan, maka permasalahan yang sering terjadi dalam proses pencatatan inventori barang pada PT.Pratama jaga artha adalah sebagai berikut :
1. Terjadinya kesalahan pencatatan data barang sehingga informasi inventori barang yang didapat tidak akurat
2. Media penyimpanan data masih berupa berkas, sehingga rentan mengalami kerusakan dan kehilangan.
3. sering mengalami ketidakcocokan antara hasil akhir pencatatan persediaan barang dengan kondisi aktual persediaan.
4. Pembuatan laporan yang masih secara manual sehingga lama dalam penyajian laporan dan pengambilan keputusan oleh pimpinan.
6. PT.Pratama Jaga Artha membutuhkan suatu sistem (forecasting) untuk meramalkan persediaan perlengkapan parkir agar lebih objektif dengan memperhatikan kondisi masa lalu dan prediksi kondisi di masa mendatang. 1.2.2 Rumusan masalah
Beberapa rumusan masalah yang terdapat pada PT.Pratama jaga artha meliputi :
1. Bagaimana sistem informasi inventori barang yang sedang berjalan di PT.Pratama jaga artha.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi inventori barang dan pembuatan laporan penjualan dan pembelian barang di PT.Pratama jaga artha.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi inventori barang di PT.Pratama jaga artha.
4. Bagaimana implementasi sistem informasi inventori barang di PT.Pratama jaga artha.
I.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Penelitian yang di lakukan penulis pada PT.Pratama jaga artha memiliki maksud dan tujuan agar dapat memberikan solusi atas permasalahan yang di temukan pada saat melakukan penelitian. Adapun penjelasan maksud dan tujuan penelitian yaitu:
1.3.1 Maksud Penelitian
dapat memprediksi penjualan bulan berikutnya dan dapat melihat grafik penjualan dan pemasukan per bulannya dari dalam instansi atau perusahaan tersebut.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Selain sebagai salah satu syarat untuk memperoleh kelulusan pada universitas komputer, penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai permasalahan yang dihadapi PT.Pratama jaga artha, dan memberikan sebuah pemecahan masalah dengan menggunakan prinsip-prinsip ilmu manajemen sistem informasi yang selama ini penulis pelajari. Adapun tujuan lainnya yang ingin di capai dari di laksanakannya penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan pada PT.Pratama jaga artha. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi inventori barang pada
PT.Pratama jaga artha.
3. Untuk mengetahui pengujian sistem informasi inventori barang pada PT.Pratama jaga artha.
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi inventori barang pada PT.Pratama jaga artha.
I.4 Kegunaan Penelitian
Pada penelitian ini penulis mengharapkan manfaat yang maksimal, walaupun di laksanakan dengan kemampuan yang terbatas, sehingga penyajian jauh dari kesempurnaan. Adapun kegunaannya adalah sebagai berikut:
1.4.1 Kegunaan Akademis
dalam perusahaan dan hasil penelitian ini di harapkan dapat memberikan sumbangan fikiran kepada peneliti lain atau para akademis yang mengambil tugas akhir dengan kajian yang sama sebagai referensi dalam penulisan.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Secara praktis hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi PT Pratama jaga artha dalam mengitung atau mengecek pemasukan dan pengeluaran barang yang di jual oleh perusahaan tersebut dan dapat memberikan masukan yang berarti bagi penjualan barang dalam meningkatkan penjualan.
1.5 Batasan Masalah
penulis perlu membatasi permasalahan, Ini bertujuan untuk mempermudah pekerjaan dan menghindari adanya kegiatan di luar sasaran yang telah di tentukan. Berikut ini batasan- batasan masalah yang terdapat dalam sistem informasi yang penulis buat :
1. Sistem informasi yang dibuat hanya akan meliputi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses pencatatan persediaan barang secara langsung seperti pencatatan pengeluaran barang, pemasukan barang, pencatatan stok barang dan beberapa kegiatan lainnya.
2. laporan yang akan di buat dalam sistem informasi ini adalah laporan stok persediaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan pemasukan barang, dan laporan prediksi penjualan dalam bentuk grafik.
3. Sistem ini menampilkan hasil dari peramalan / forecasting / Prediksi untuk periode mendatang
5. Sistem yang dibuat tidak akan meliputi fungsi pembukuan seperti perhitungan nilai penyusutan barang, dan fungsi-fungsi akuntasi lainnya, tidak membahas tentang retur barang yang rusak atau cacat yang di terima dari konsumen. I.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
1.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi yang di pilih oleh penulis untuk penelitian Tugas Akhir yaitu di PT Pratama jaga artha yang terletak di Jl.KH.Wahid Hasyim Kopo Mas Regency Blok n88r Bandung.
1.6.2 Waktu Penelitian
Jadwal pembuatan tugas akhir direncanakan akan di mulai dari bulan Maret 2014 sampai dengan ulan juni 2014. Berikut ini adalah tabel susunan kegiatan yang akan dilaksanakan selama tugas akhir:
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No Kegiatan Maret April Mei juni
1 Analisis kebutuhan a.wawancara b.diskusi c.survey
5 Maintenance
a.Pemeliharaan aplikasi b.Back up database
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dilakukan. Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang permasalahan, rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, yang kemudian diikuti dengan pembatasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang teori-teori yang relevan dan berisi kajian atau pembahasan teori yang berkaitan dengan tugas ini, yang mencangkup pengertian sistem informasi, sistem inventori, basis data (database), pemodelan data, MySQL, PHP,Dreamweaver,dan lain-lain.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
yang terdiri dari analisis dokumen, analisis prosedur yang berjalan,dan evaluasi system yang berjalan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini dijelaskan tentang perancangan sistem (tujuan perancangan sistem, gambaran umum sistem yang di usulkan, perancangan prosedur yang di usulkan dan perancangan basis data), perancangan antar muka ( struktur menu, perancangan input dan perancangan output), perancangan arsitektur jaringan, Implementasi (batasan implementasi, implementasi perangkat lunak, implementasi perangkat keras, implementasi basis data, implementasi antar muka, dan implementasi instalasi program), dan pengujian sistem (rencana pengujian, kasus dan hasil pengujian, kesimpulan hasil pengujian).
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
2.1 Konsep Dasar sistem
Menurut andri krisnanto (2007) dalam bukunya yang berjudul „perancangan sistem informasi dan aplikasinya‟ pada halaman 1 menjelaskan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang di tujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output)
yang di inginkan. 2.1.1 Elemen sistem
Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem meliputi: tujuan sistem, batasan sistem, kontrol, input, proses, output dan umpan balik. Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat di lihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2.1 Elemen-elemen sistem
dalam sistem akan diproses dan di olah sehingga menghasilkan output. Output
tersebut akan di analisa dan akan menjadi umpan balik bagi si penerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam pertimbangan untuk input selanjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan permasalahan yang ada.
1.Tujuan sistem
Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut di buat. Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.
2.Batasan sistem
Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang di keluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.
3.Kontrol sistem
4.Input
Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.
5.Proses
Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memroses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. Misalkan sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap untuk di gunakan.
6.Output
Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang, dan sebagainya.
7.Umpan balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang di keluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.
2.1.2. Klasifikasi sistem
1. Sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa di lihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh dari sistem abstrak ini adalah filsafat. Sistem fisik merupakan sistem yang bisa di lihat secara mata biasa dan biasanya sering di gunakan oleh manusia. Contoh dari sistem fisik ini adalah sistem akutansi, sistem komputer dan sebagainya. 2. Sistem alamiah dan sistem buatan.
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Misalnya sistem rotasi bumi, sistem gravitasi dan sebagainya. Sistem buatan merupakan sistem yang di rancang dan di buat oleh manusia. Misalnya sistem pengolahan gaji.
3. Sistem tertutup dan terbuka.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh kondisi di luar sistem. Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dengan bagian luar sistem.
2.1.3. Analisis sistem
Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang di buat, di butuhkan 3 perangkat atau alat bantu yang dapat meningkatkan kinerja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat di capai.
2.2. Konsep dasar informasi
Informasi merupakan kumpulan data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi.
2.2.1. Kualitas informasi
Kualitas dari sistem informasi tergantung dari 4 hal, yaitu:
1. Akurat
Informasi yang di hasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orng yang menerima informasi tersebut.
2. Tepat waktu
Informasi yang di terima harus tepat pada waktunya,sebab kalau informasi yang di terima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. 3. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan di gunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan masalah.
2.2.2 Informasi dan tingkat manajemen
1. Informasi strategis
Di gunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencangkup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perlusan perusahaan dan sebagainya.
2. Informasi taktis
Di gunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi tren penjualan yang dapat di pakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
3. Informasi teknis
Di gunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.
2.3. Konsep dasar sistem informasi
Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.
Selain itu sistem informasi dapat di definisikan sebagai berikut:
1. Suatu sistem yang di buat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat di laksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.
2.3.1. Komponen sistem informasi
Dalam suatu sistem informasi, terdapat beberapa komponen-komponen sebagai berikut:
1. Input
Input di sini adalah semua data yang di masukan ke dalam sistem informasi. 2. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan di simpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan di olah menjadi suatu output yang akan di gunakan oleh si penerima.
3. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah di olah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat di pakai penerima.
4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran.
5. Basis data
6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang di ambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancer dan tidak mengalami gangguan.
2.4 Pengertian Inventori
Menurut Senator nur bahagia(2006) dalam bukunya yang berjudul sistem inventori pada halaman 7 menerangkan bahwa Inventori adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang keberadaannya menunggu proses lebih lanjut. Yang di maksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti yang di jumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti yang kita jumpai pada sistem distribusi,ataupun kegiatan konsumsi seperti di jumpai pada sistem rumah tangga, perkantoran dan sebagainya.
Sebagai sumber daya menganggur, menurut moden (1983), keberadaan inventori dapat di pandang sebagai pemborosan (waste) dan ini berarti beban bagi suatu unit usaha dalam bentuk ongkos yang lebih tinggi, keberadaannya harus di minimalkan dengan tetap menjamin kelancaran pemenuhan permintaan pemakainya.
Dengan demikian keberadaan inventori khususnya dalam suatu unit usaha perlu di atur sedemikian rupa sehingga kelancaran pemenuhan kebutuhan pemakai dapat di jamin.
Berdasarkan pengertian diatas maka inventori dapat diklasifikasikan berdasarkan jenis perusahaannya. Apabila suatu perusahaan memiliki jenis barang untuk dijual lagi, maka klasifikasi hanya ada satu macam saja yaitu persedian barang dagangan. bila jenis perusahaan adalah manufaktur yaitu perusahaan yang mengolah bahan mentah menjadi bahan jadi, maka klasifikasi inventori dibagi menjadi 3 kelompok yaitu:
1. Bahan baku (raw material) merupakan masukan awal proses transformasi produksi yang selanjutnya akan di olah menjadi produk jadi.
2. Barang setengah jadi (work in process) merupakan bentuk peralihan dari bahan baku menjadi produk jadi.
3. Barang jadi (finished good) merupakan hasil akhir proses tranformasi produksi yang siap di pasarkan kepada pemakai.
Selain di temui dalam ketiga bentuk di atas, inventori dalam sistem manufaktur di jumpai juga dalam bentuk bahan penolong (supplies) dan inventori suku cadang (spare part). Bahan penolong di gunakan untuk membantu kegiatan proses produksi sedangkan suku cadang di perlukan untuk menunjang dan menjamin kehandalan mesin dan peralatan yang ada pada sistem tersebut.
1. Inventori opersi (operational inventory)yaitu inventori barang yang di gunakan untuk menjamin kelancaran pemenuhan permintaan dari pemakai
(user).
2. Inventori penyangga (buffer inventory) yaitu inventori yang di gunakan untuk mengantisipasi kelangkaan (shortage) pasokan barang atau untuk meredam fluktuasi permintaan yang bersifat random.
3. Inventori siklis (cycle inventory) yaitu inventori yang di gunakan untuk menanggulangi lonjakan permintaan yang bersifat siklis (berulang menurut suatu selang waktu karena kejadian tertentu).
4. Inventori musiman (seasonal inventory) yaitu inventori yang di gunakan untuk menanggulangi lonjakan permintaan yang bersifat musiman (berulang menurut selang waktu tertentu karena suatu musim).
Selain dalam bentuk barang, pada sistem usaha non manufaktur inventori dapat di temui dalam bentuk uang seperti yang ada di bank, obat-obatan seperti yang ada di apotek, armada pemadam kebakaran yang ada di suatu kota serta suku cadang (spare parts) khususnya dalam sistem usaha jasa.
2.4.1. Fungsi inventori
Buchan dan koenigsberg (1997) mengidentifikasikan 3 jenis motif, yaitu motif transaksi (transaction motive), motif berjaga-jaga (precautionary motive), dan motif berspekulasi (speculative motive).
1. Motif transaksi
2. Motif berjaga-jaga
Motif berjaga-jaga adalah motif untuk meredam ketidakpastian baik yang berasal dari pemakai (user) maupun pemasok (supplier) . besarnya inventori untuk meredam ketidakpastian di sebut cadangan pengaman (safety stock) atau cadangan penyangga (buffer stock).
3. Motif berspekulasi
Motif berspekulasi adalah motif untuk mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda di kemudian hari.
2.5. Pengertian Peramalan (forecasting)
Menurut Makridakis(1999) dalam bukunya yang berjudul “Model dan
Aplikasi Peramalan” Peramalan adalah metode untuk memperkirakan suatu nilai di masa depan dengan menggunakan data masa lalu. Peramalan ini juga dapat diartikan sebagai seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa yang akan datang, sedangkan aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat.
2.5.1. Konsep Peramalan
Menurut prof.J.Supranto(2010) dalam bukunya yang berjudul “metode
ramalan kuantitatif” pada halaman 10 menjelaskan bahwa ramalan pada dasarnya merupakan dugaan atau perkiraan mengenai terjadinya suatu kejadian atau peristiwa di waktu yang akan datang. Ramalan bisa bersifat kualitatif, artinya tidak berbentuk angka, misalnya minggu depan akan turun hujan, tahun depan akan pecah perang antara Vietnam dan tailand, hasil penjualan tahun depan meningkat, bulan depan pasaran tekstil akan sepi, dan lain sebagainya.
Ramalan bisa bersifat kuantitatif, artinya bentuk angka, di nyatakan dalam bilangan. Ramalan kuantitatif di bagi menjadi dua, yaitu: ramalan tunggal (point forecast) dan ramalan selang (interval forecast).
1. Ramalan tunggal (point forecast)
Ramalan tunggal terdiri dari satu nilai saja, misalnya hasil penjualan perusahaan “anu” tahun depan akan mencapai Rp. 500 juta, produksi barang A tahun depan akan mencapai 900 satuan, pendapatan per kapita tahun depan akan mencapai Rp. 300.000, tahun depan ekspor akan naik 10%, dan sebagainya.
2. Ramalan selang (interval forecast)
mencapai 850 satuan sampai dengan 950 satuan, dan lain sebagainya. Dengan tingkat keyakinan tertentu, katakana 95%, nilai sebenarnya akan terletak dalam interval tersebut.
Ramalan tidak pernah tepat 100%,kalau tepat mungkin karena kebetulan. Menurut prof.J.Supranto, data ramalan seyogianya di pergunakan sebagai “ancar -ancar”, bukan merupakan suatu angka/bilangan yang harus di pergunakan begitu
saja. Penggunaanya masih memerlukan pertimbangan (judgement) dan para pemakai. Hal ini di sebabkan, oleh karena hasil ramalan biasanya di dasarkan atas asumsi-asumsi, kalau keadaan tidak berubah seperti waktu sebelumnya.
Metode peramalan kuantitatif di bagi menjadi 5 bagian, yaitu:
1. Metode pertimbangan
Metode ini adalah metode gabungan pendapatan dan metode survey. Metode ini di dasarkan atas pertimbangan seseorang yang ahli dalam bidangnya, gabungan pendapat beberapa orang yang menguasai bidang suatu survey dengan jalan menanyakan langsung kepada para responden (calon pembeli). 2. Metode regresi
Metode ini menggunakan suatu fungsi yang mendekati data yang di kumpulkan. Berikut rumus regresi garis lurus sederhana dan berganda dengan bentuk persamaan = a+bX dan = �1 + �2�2 + �3�3 + … + ���� ( di baca Y ”cap” atau Y “topi”).
3. Metode kecenderungan (trend metod)
4. Metode input-output
Metode ini di dasarkan atas table input-output atau di singkat table I-O. metode ini dapat di gunakan untung meramalkan output, nilai tambah, harga tenaga kerja, impor untuk setiap sektor, dengan syarat kalau permintaan akhir setiap sektor sudah di ketahui.
5. Metode ekonometrika
Metode ini menggunakan suatu model ekonomi yang terdiri dri beberapa persamaan yang menggambarkan hubungan timbale balik antara variable-variabel ekonomi.
2.5.2. Pola Data Peramalan
Langkah penting dalam memilih suatu metode deret berkala yang tepat adalah dengan mempertimbangkan jenis pola data, sehingga metode yang paling tepat dengan pola tersebut dapat diuji. Pola data dapat dibedakan menjadi empat: 1. Pola Horisontal (H)
Pola Horisontal (H) terjadi bilamana nilai data berfluktuasi sekitar nilai rata-rata yang konsisten, maka dapat dilihat pada gambar 2.2
2. Pola Musiman
terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan data hari-hari pada minggu tertentu). Dapat dilihat pada gambar2.3
Gambar 2.3 Pola data musiman
3. Pola siklis
Pola siklis terjadi bilamana datanya diperngaruhi oeleh fluktuasi ekomoni jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis. Dapat dilihat pada gambar 2.4
4. Pola trend
Pola trend terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Dapat dilihat pada gambar 2.5
Gambar 2.5 Pola data trend
2.5.3 Metode Pemulusan(smoothing)
Metode Pemulusan (smoothing) adalah metode peramalan dengan mengadakan penghalusan atau pemulusan terhadap data masa lalu yaitu dengan mengambil rata-rata dari nilai beberapa tahun untuk menaksir nilai pada tahun yang akan datang.
Secara umum metode pemulusan ( smoothing ) dapat digolongkan menjadi beberapa bagian :
1. Metode Perataan (Average)
a. Nilai Tengah (Mean)
b. Rata-Rata Bergerak Tunggal (Single Moving Averages)
d. Kombinasi Rata-Rata Bergerak Lainya
2. Metode Pemulusan (Smooting) Eksponensial Bentuk umum dari Metode Pemulusan adalah: Ft+1 = αpXt + (1- αp)F1
Keterangan :
Ft+1 = Ramalan satu periode kedepan X1 = Data aktal pada periode ke t F1 = Ramalan pada periode ke t αp = Parameter pemulusan
bentuk tersebut diperluas, akan berubah menjadi:
Ft+1 = αp Xt + αp(1-αp)Xt-1 + αp(1-αp)2 Xt-2 + …+(1-αp)N Ft(N-1)
Metode Smoothing Ekponensial merupakan sekelompok metode yang menujukan pembobotan menurun secara eksponensial terhadapa nilai observasi yang lebih tua ata dengan kata lain observasi yang baru.diberikan yang relative besar dengan nilai observasi yang lebih tua.
Metode ini terdiri atas:
a. Pemulusan Eksponensial Tunggal
1. Satu parameter
2. Pendekatan Adaptif
Pendekatan ini memiliki kelebihan yang nyata dalam hal nilai α yang
1. Metode Linear Satu-Parameter dari Brown
S't = α Xt + (1- α) S't-1 S"t = α S't + (1- α) S"t-1
at = S't + (S' t - S' t ) = 2 S' t - S' t bt = α S' t - S' t )
Ft+m = at + bt m Dimana :
S't = niali pemulusan Eksponensial Tunggal (Single Eksponensial Smoothing Value)
S"t = nilai Pemulusan Eksponensial Ganda (Double Eksponensial Smoothing Value)
α = parameter Pemulusan Eksponensial
a t , b t = konstanta pemulusan
Ft+m = hasil peramalan untuk m periode ke depan yang akan diramalkan 2. Metode Dua Parameter dari Holt
Metode ini digunakan untuk peramalan data yang bersifat trend. S t = α Xt + (1-α ) (S t−1 + b t−1 )
a. Pemulusan Eksponensial Triple
1. Pemulusan Kwadratik Satu Parameter Dari Brown
Dapat digunakan untuk meramalkan data dengan suatu pola trend dasar, bentuk pemulusan yang lebih tinggi dapat digunakan bila dasar pola datanya adalah kuadratik, kubik atau orde yang lebih tinggi.
2. Metode kecendrungan dan Musiman Tiga Parameter dariwinter
Metode ini merupakan salah satu dari beberapa metode pemulusan eksponential yang dapat menangani musiman.
Ketepatan ramalan beberapa kriteria yang digunakan untuk menguji antara lain yaitu:
a) Mean Absolute Error
Mean Absolute Error adalah rata-rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa menghiraukan tanda positif maupun negatif.
MAE = b) Mean Squared Error
Mean Squared Error adalah kuadrat rata-rata kesalahan meramal.
Metode ini mudah menghitungnya dan sederhana, tetapi mempunyai kelemahan-kelemahan antara lain :
1. Perlu data histories yang cukup,
2. Data tiap periode diberi weight (bobot) sama
c) MAPE (Mean Absolute Percentage Error)
Mean Absolute Percentage Error merupakan nilai tengah kesalahan persentase absolute dari suatu peramalan.
d) MPE (Mean Percentage Error)
Mean Absolute Percentage Error merupakan nilai tengah kesalahan
persentase absolute dari suatu peramalan.
e) Percentage Error (PE)
Percentage Error merupakan Kesalahan persentase dari suatu peramalan.
Keterangan :
Xi = Data aktual pada periode ke i n = banyaknya data
fi = nilai ramalan periode ke-i
2.5.4 Metode rata-rata sederhana (Simple moving average)
bahwa data harus stasioner, suatu istilah yang berarti bahwa proses yang membangkitkan data tersebut berada dalam kesetimbangan disekitar nilai yang konstan (nilai rata-rata yang mendasari) dan varians disekitar rata-rata tersebut tetap konatan selama waktu tertentu.
Misalkan terdapat T buat data, metode rata sederhana merupakan rata-rata yang didapat dengan cara merata-rata-rata-ratakan setiap data tersebut. misalkan akan ditentukan data pada periode yang akan datanag, dalam hal ini adalah data ke T+1. Maka data ke T+1 merupakan nilai ramalan yang menggambarkan nilai data periode yang akan datang.
Tabel 2.1 Rumus untuk menghitung rata-rata sebagai ramalan dalam metode
N = Jumlah data aktual.
T = Periode data yang akan diambil rata-ratanya.
Xi = Nilai data actual period ke i, dimana i = 1,2,3, … N.
Fi = Nilai ramalan period ke i, dimana i= 1,2,3, … N.
ei = Nilai kesalahan ramalan ke i, dimana i = 1,2,3, … N.
MSE = Nilai rata-rata kesalahan kuadrat. 2.6 Konsep Dasar Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhuungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dalam satu record.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data diantaranya sebagai efisiensi yang meliputi speed, space, dan accurancy, menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian (sharebility), dan meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.
2.6.1 Konsep dasar sistem basis data
2.6.2 Komponen Sistem Basis Data
Sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras, (hardware), sistem operasi (operating sistem), basis data (database), program aplikasi (application program), Database Management Sistem (DBMS), dan pemakai (user).[4]
1. Perangkat keras
Perangkat keras (hardware) yang biasanya terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah komputer untuk sistem stand alone, sistem jaringan (network), memori sekunder yang online (harddisk), memori sekunder yang offline (disk), dan perangkat komunikasi untuk sistem jaringan.
2. Sistem operasi
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan sistem komputer, mengendalikan seluruh sumber daya dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam komputer, pengelolaan file, dan lain-lain. Program pengelola basis data akan aktif (running) jika sistem operasi yang dikehendaki sesuai. 3. Basis Data
Basis data merupakan koleksi dari data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi. Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat memiliki sejumlah objek basis data (seperti tabel, indeks, dan lain-lain). Selain berisi atau enyimpan data, setiap basis data juga mengandung/menyimpan definisi struktur.
4. Database Management Sistem (DBMS)
suatu koleksi data dan satu set program untuk mengakses data. DBMS merupakan perangkat lunak (software) yang menetukan bagaimana tersebut diorganisasi, disimpan, diubah, dan diambil kembali. Perangkat lunak ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data bersama, dan konsistensi data. 5. Pemakai (Users)
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek penelitian
Objek penelitian yang penulis lakukan bertempat di PT.Pratama Jaga Artha bandung yang meliputi sejarah Perusahaan, Visi dan misi Perusahaan, struktur organisasi dan deskripsi tugas.
3.1.1. Sejarah singkat PT.Pratama jaga artha
PT. Pratama jaga artha Berdiri pada bulan Februari 2013 di Bandung,
Jawabarat. Bergerak dalam bidang manufaktur, distribusi dan penjualan perangkat
dan kelengkapan per-parkiran yang mengcover seluruh wilayah Indonesia.
Mengedepankan kualitas dan solusi terbaik dengan di dukung sumber daya
manusia yang kompeten, serta layanan purnajual yang terbaik adalah upaya kami
dalam memberikan kepuasan bagi seluruh pelanggan kami.
Nama Perusahaan : PT PRATAMA JAGA ARTHA
Alamat Kantor Pusat : Komplek Ruko Kopo Mas Regency
Blok N 88 R Jl. KH. Wahid Hasyim Bdg 40225
Telp : 022 - 5436581
Fax : 022 -5436948
Akta Pendirian : No. 19 Tanggal 18 Sept. 2006
No. 247 Tanggal 30 Januari 2013
Akta Perubahan : No. 27 Tanggal 18 April 2007
Izin Usaha : 1) SIUP No. 510/2-0079-DISINDAG/2007
2) NPWP No. 02. 606. 520. 1-423. 000
3.1.2. Visi dan Misi PT.Pratama Jaga Artha
Gambar 3.1. Visi dan misi
1. Visi
Kerjakan yang terbaik dan memperbaiki kesalahan semaksimal mungkin secara terus menerus.
2. Misi
3. Tujuan
1. Menciptakan sistem parkir yang nyaman dan efisien 2. Meningkatkan pelayanan perusahaan dalam jasa parki 3.1.3. Struktur Organisasi
Gambar 3.2. struktur organisasi
3.1.4. Deskripsi Tugas
Secara umum setiap bagian pada struktur organisasi memiliki kewajiban dan tugas – tugasnya masing – masing, berikut adalah penjelasannya :
1. Komisaris
Tugas dan kewenangan :
2. Dalam melakukan tugas, dewan direksi berdasarkan kepada kepentingan PT.PRATAMA JAGA ARTHA dan sesuai dengan maksud dan tujuan PT.PRATAMA JAGA ARTHA.
3. Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu.
Kewajiban :
1. Membuat risalah rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat.
2. Melaporkan kepada PT. PRATAMA JAGA ARTHA mengenai kepemilikan saham dan/atau keluarga atas saham PT.PRATAMA JAGA ARTHA dan saham di PT.PRATAMA JAGA ARTHA lainnya.
3. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan. 2. Direktur Utama
Tugas dan Kewenangan :
1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. 2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian
(manajer).
3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan. 3. Direktur Operasional
Berikut adalah tugas-tugas dari seorang Direktur Operasional sebagai berikut:
3. Menjalankan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Utama
4. Dalam menjalankan tugas Direktur Operasional bertanggungjawab kepada Direktur Utama
4. Direktur Keuangan
Berikut adalah tugas-tugas dari seorang direktur keuangan adalah: 1. Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan bidan keuangan, dan
kepegawaian
2. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan
3. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan 4. Menjalankan tugas-tugas lain yang di berikan direktur utama
5. Dalam menjalankan tugas direktur keuangan bertanggungjawab kepada direktur utama.
5. General Manager
Tugas : bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalanya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh
Tanggung jawab:
1. Mengontrol dan mengefakuasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategi sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya
2. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul
7. Manager Keuangan
Tugas-tugas seorang Manager Keuangan adalah:
1. Mengkoordinasi pengendalian kegiatan akutansi manajemen, keuangan, sistem informasi keuangan
2. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akutansi manajen perusahaan
3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan dibidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan
4. Mengusulkan sistem dan prosedur akutansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi akutansi dan keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan
5. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perincianya (bulanan maupun akhirt ahun) sesuai dengan kebijakan akutansi kepada direksi
6. Melaksanakan perencanan dan pengendalian anggaran dan tahunan
7. Dalam melaksanakan tugasnya Manager Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan.
8. Manager Operasional
Berikut adalah tugas-tugas seorang Manager Operasional sebagai berikut:
2. .Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang operasional perusahaan
3. Membantu direksi dalam merumuskan kebijakan-kebijakan bidang produksi, persedian dan pembelian.
4. Membuat laporan kepada direksi mengenai proses produksi, instalasi dan perbaikan
5. Dalam melaksanakan tugasnya Manager Operasional bertanggung jawab kepada Direktur Operasional .
9. Manager RBD(IT)
1. Mengelola teknologi informasi dan sistem komputer
2. Membuat dan mengawasi anggaran TI (Bugdet ) dan Expenditures
3. Bekerjasama dengan TI vendor untuk merancang, membuat dan mengimplementasikan sistem atau aplikasi jika diperlukan
4. Memberikan rekomendasi tentang solusi sistem informasi dan pendukungnya 5. Memberikan arahan pada bawahan mengenai penggunan dan solusi teknologi 6. Merancang dan membuat TI DRP (Disaster Recopery Plan)
7. Memberikan orentasi kepada pegawai baru mengenai aplikasi atau sistem yang akan digunakan
10. Staff RBD(IT)
1. Merawat software/hardware/komputer yang ada di perusahaan 2. Melakukan perbaikan jika ada yang rusak
11. Staff Marketing
1. Menjaga dan meningkatkan volume penjualan 2. Menyiapkan prospek klien baru
3. Menganalisa data keuangan klien dengan tujuan penaksiran investasi klien 4. Menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan
5. Memastikan pencapaian target penjualan 6. Membuat laporan penjualan perusahaan
7. Melaporkan aktifitas penjualan perusahaan kepada atasan
12. Staff Acconting
1. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan. 2. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan. 3. Menyusun dan membuat laporan perpajakan.
4. Melakukan pembayaran gaji karyawan.
5. Menyusun dan membuat surat – surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perussahaan.
6. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran dan pendapatan perusahaan secara periodik.
13. Staff Administrasi
1. Pengetikan surat keputusan tentang susunan kepanitiaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian administrasi.
2. Pengarsipan dokumen berupa fotocopy nilai ( transkip alumni peserta ijazah ) Dan memberikan ijazah asli kepada alumni yang bersangkutan.
i. Keterangan masih study, keterangan beasiswa, keterangan perpustakaan, dll. 4. Menerima dan mendokumenkan surat – surat penting.
3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Desain penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan rancangan penelitian berdasarkan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, dan suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang di selidiki.
Penelitian ini dilakukan pada PT.Pratama Jaga Artha dimana data yang diteliti adalah data persediaan barang.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang penulis lakukan untuk penelitian ini yaitu menggunakan data primer dan data sekunder, berikut penjelasannya:
3.2.2.1.Sumber data primer
Data primer adalah data yang di peroleh langsung dari unit pengamatan atau responden penelitian baik melalui pengamatan maupun pencatatan terhadap objek penelitian.
1. wawancara
2. Observasi
Yaitu studi yang dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung. 3.2.2.2.Sumber data sekunder
Yaitu data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan dengan baik oleh pengumpul data primer atau pihak lain. Data primer disajikan antara lain dalam bentuk tabel-tabel/diagram atau segala informasi yang berasal dari literatur yang ada hubungannya dengan teori-teori mengenai topik penelitian.
3.2.3. Metode pendekatan sistem dan pengembangan sistem
Untuk membangun suatu sistem informasi yang sangat penting suatu sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain.
3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang penulis gunakan dalam perancangan sistem yaitu pendekatan terstruktur (Data Flow Oriented Approach). Pendekatan terstruktur adalah pengembangan sebuah model sari hasil analisa pemecahan permasalahan dengan menggunakan sebuah sistem komputer yang meiliki komponen-komponen dan hubungan yang sama atau serupa dengan permasalahan aslinya. Pendekatan terstruktur mempunyai alat bantu (tools) seperti Flow map, Diagram Konteks, Data Flow Diaagram (DFD),Kamus data, Normalisasi, Tabel Relasi, Entity Relationship Diagram (ERD).
3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem
Adapun langkah-langkah yang dilakukan , diantaranya : a. Penentuan dan analisis spesifikasi
Jasa, kendala dan tujuan dari konsultasi dengan pengguna sistem. Kemudian semuanya itu dibuat dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh user dan staf pengembang.
b. Desain sistem dan perangkat lunak
Proses desain sistem membagi kebutuhan – kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau perangkat keras. Desain perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin ditransformasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.
c. Implementasi dan uji coba unit
Selama tahap ini desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah program lengkap atau unit program. Uji unit termasuk pengujian bahwa setiap unit sesuai spesifikasi.
d. Integrasi dan uji coba sistem
Unit program diintegrasikan dan diuji menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. Setelah uji coba, sistem disampaikan kepada costumer.
e. Operasi dan pemeliharaan
Gambar 3.3. Tahap – Tahap Metode Waterfall
3.2.3.3.Alat bantu analisis dan perancangan sistem
Berbagai alat (tools) yang digunakan dalam perancangan terstruktur diantaranya adalah:
1. Flowmap
Suatu flowmap digambarkan sebaga pemetaan hubungan antara bagian-bagian kerja melalui dokumen baik berupa laporan maupun formulir. Flowmap digunakan untuk menganalisis begaimana hubungan antara sub bagian kerja yang akan menggerakkan sistem. Setelah diketahui bagian – bagian yang terlibat dalam sistem maka akan diketahui berapa jumlah entitas yang terkait dengan sistem yang dianalisis dan dirancang.
2. Diagram Kontek
Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem.
3. Data Flow Diagram
fungsional yang dihubungkan sau sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD:
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan luar (External entity) dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang menerima input atau memberi input dari sistem kesatuan luar digambarkan dalam bentuk kotak. b. Arus Data (Data Flow)
Menuju dari data yang dapat berupa input bagi sistem disimbolkan dalam bentuk panah.
c. Proses (Process)
Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data keluaran, proses disimbolkan dengan bentuk lingkaran.
d. Data simpanan (Data source)
Data simpana merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, simpanan data dapat disimbolkan dengan garis horizontal paralel yang ditutup salah satu ujungnya.
4. Kamus Data
Merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar dan teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi yaitu teknik perancangan yang banyak digunakan sebagai pemandu dalam merancang basis data relasional. Tujuannya untuk membuat kumpulan tabel relational yang bebas dari data berulang dapat di modifikasi secara benar dan konsisten.
b. Tabel relasi
Relasi tabel secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel- tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu. c. Entity Relationship Diagram
Entity relationship Diagram (ERD) adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien. . (Janner S & Iman P . 2006 : 67)
3.2.3.4.Pengujian software
Faktor pengujian software yang digunakan dalam penelitian ini adalah
black box. Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Pengujian black box
berfungsi dengan benar. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam katagori sebagai berikut :
1. Fungsi yang tidak benar atau hilang 2. Kesalahan antar muka (Interface)
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
5. Inisiasi dan kesalahan terminasi 3.3. Analisis sistem yang berjalan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasahalan-permasalahan, kesempatan-kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3.3.1. Analisis dokumen
Adapun data - data yang digunakan dalam sistem informasi inventori barang yang berjalan adalah sebagai berikut :
Dokumen inventori:
Tabel 3.1. Dokumen Supplier.
No 1
NamaDokumen Data supplier
Sumber Supervisor
Rangkap 1
Fungsi Untuk mengetahui data suplayer
Bentuk Dokumen
Elemen data Nama perusahaan, contact person, nomor telepon, lokasi.
Tabel 3.2. Dokumen Customer.
No 2
NamaDokumen Data Customer
Sumber Supervisor
Rangkap 1
Fungsi Untuk mengetahui data customer
Bentuk Dokumen
Tabel 3.3. Dokumen Pemasukan.
No 3
NamaDokumen Data barang masuk
Sumber Bag. Gudang
Rangkap 12
Fungsi Untuk mengetahui pemasukan barang
Bentuk Dokumen
Elemen data Nama barang, harga barang, satuan, jumlah
Tabel 3.4. Dokumen Pengeluaran.
No 4
NamaDokumen Data barang keluar
Sumber Bag. Gudang
Rangkap 12
Fungsi Untuk mengetahui barang yang keluar
Bentuk Dokumen
Elemen data Nama barang, harga barang, satuan, jumlah
Tabel 3.5. Dokumen Barang.
No 5
NamaDokumen Data stok barang
Rangkap 12
Fungsi Untuk mengetahui barang yang tersedia
Bentuk Dokumen
Elemen data Nama barang, harga barang, satuan, jumlah.
Tabel 3.6. Dokumen Faktur Pembelian.
No 6
NamaDokumen Faktur pembelian
Sumber Supervisor
Rangkap 1
Fungsi Sebagai bukti otentik transaksi pembelian
Bentuk Dokumen
Elemen data Nama barang, harga barang, satuan, jumlah.
Tabel 3.7. Dokumen Faktur Penjualan.
No 7
NamaDokumen Faktur Penjualan
Sumber Supervisor
Rangkap 1
Fungsi Sebagai bukti otentik transaksi penjualan atau pengeluaran barang
Elemen data Nama barang, harga barang, satuan, jumlah.
3.3.2 Analisis metode simple moving average
Manajemen persediaan barang di PT.Pratama Jaga Artha berkaitan dengan tidak pastinya jumlah permintaan di masa yang akan datang. Untuk mengantisipasi kendala dalam pengadaan stok alat parkir dan juga mengatasi kendala dalam mengelola data semakin banyak dan kompleks, berkaitan dengan meningkatnya aktivitas penjualan di PT.Pratama Jaga Artha , maka di perlukan suatu sistem informasi dalam hal pengolahan data dan persediaan stok alat parkir untuk meramalkan berapa banyak alat parkir yang di perlukan untuk memenuhi pemasangan maupun penjualan.
Gambar 3.4 Prosedur peramalan
Berikut ini adalah plot data aktual kebutuhan peramalan simple moving average di PT.Pratama Jaga Artha di tunjukan oleh gambar 3.5
Gambar 3.5. Plot data penjualan
Dari rumus yang mengacu ke rumus peramalan di bab 2. Data penjualan produk pada tabel 3.8 dapat di lakukan perhitungan peramalan yaitu:
A. Rumus peramalan Keterangan:
N = Jumlah data aktual.
T = Periode data yang akan di ambil rata-ratanya.
Xi = Nilai data aktual period ke i , dimana i = 1,2,3,….N.
Fi = Nilai kesalahan ramalan ke i, dimana i = 1,2,3,….N.
ei = Nilai kesalahan ramalan ke i, dimana i= 1,2,3…..N.
Perhitungan peramalan bulan maret 2013
X = 4 1 = 4
Perhitungan peramalan bulan April 2013
X = 4 + 2 2
= 3
Perhitungan peramalan bulan mei 2013
X = 4 + 2 + 8 3
= 4,666667
Perhitungan peramalan bulan juni 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 4
= 5
Perhitungan peramalan bulan juli 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 5
= 5,8
Perhitungan peramalan bulan agustus 2013
= 5,333333
Perhitungan peramalan bulan September 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 7
= 5,285714
Perhitungan peramalan bulan oktober 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 + 4 8
= 5,125
Perhitungan peramalan bulan November 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 + 4 + 11 9
= 5,777778
Perhitungan peramalan bulan desember 2013
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 + 4 + 11+ 7 10
= 5,9
Perhitungan peramalan bulan januari 2014
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 + 4 + 11 + 7 + 7 11
Perhitungan peramalan bulan februari 2014
X = 4 + 2 + 8 + 6 + 9 + 3 + 5 + 4 + 11 + 7 + 7 + 10 12
= 6,333333
Nilai kesalahan kuadrat
� �� 2
�=1
Keterangan :
�� = � - � (kesalahan pada periode ke t)
N = Banyaknya periode waktu
MSE= Mean square error / nilai tengah kesalahan kuadrat
Perhitungan peramalan error bulan maret 2013 �� = 2 – 4
= -2
��2 = -2 * -2
= 4
Perhitungan total MSE (Mean square error) nilai tengah kesalahan kuadrat
� 109,60139712 �−1
= 9,963763
Hasil perhitungan digambarkan pada table 3.9
Tabel 3.9 Hasil perhitungan peramalan penjualan
NO BULAN DATA ASLI PERAMALAN ERROR ERROR
Dari tabel 3.9 dapat di lihat hasil nilai MSE (Mean square error). Jadi semakin nilai MSE semakin kecil, semakin besar tingkat kepercayaan terhadap data peramalnya.
Dari tabel di atas maka dapat di lihat grafik perbandingan hasil peramalan dan data asli.
Gambar 3.6 Grafik perbandingan data asli dengan peramalan
3.3.3. Analisis prosedur yang sedang berjalan
1.Prosedur barang masuk
Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Proses pemasukan barang tersebut di antaranya sebagai berikut:
1. Surat pesanan barang dikirim ke supplier, selanjutnya supplier akan mengirimkan barang yang telah dipesan beserta faktur pembelian barang. 2. Bagian Gudang akan menerima barang-barang yang dikirim oleh pihak
supplier dan melakukan pengecekan secara fisik terhadap barang-barang tersebut berdasarkan faktur pembelian dan daftar pesanan.
3. Kemudian bagian gudang akan menandatangani faktur pembelian sebagai tanda terima.
4. Bagian gudang mengarsipkan faktur pembelian untuk dilakukan pembayaran oleh bagian finance.
2.Prosedur barang keluar
Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Proses pengeluaran barang adalah sebagai berikut:
1. Bagian Gudang terima konfirmasi permintaan barang dari bagian penjualan/teknisi
2. Bagian Gudang mencatat permintaan barang dan melakukan pengecekan barang, apabila barang yang diminta ada, maka akan dibuatkan surat pengeluaran barang. Jika barang yang diminta kosong atau tidak mencukupi permintaan, maka bagian gudang mencatat ke dalam buku daftar order barang.
3. Surat pengeluaran barang diserahkan ke supervisor untuk di tanda tangan, kemudian diserahkan ke bagian penjualan untuk dilampirkan pada saat pengeluaran barang.
3. Prosedur pembuatan laporan persediaan stok barang
1. Berdasarkan Arsip yang ada Bagian Gudang Membuatkan Laporan persediaan stok barang.
2. Setelah laporan persediaan stok barang selesai, maka diserahkan ke Supervisor untuk ditanda tangan dan di cek kembali
3. Setelah laporan persediaan stok barang di setujui, supervisor menyerahkan ke bagian Finance untuk dilakukan pembayaran.
3.3.3.2. Diagram konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem :
Gambar 3.10. Diagram konteks sistem informasi persediaan barang yang berjalan pada PT.Pratama Jaga Artha
3.3.3.3 Data flow diagram (DFD)
Gambar 3.11. DFD level 0 sistem informasi persediaan barang yang berjalan di PT.Pratama Jaga Artha
1. DFD level 1 proses 1
Gambar 3.12. DFD level 1 proses 1
2. DFD level 1 proses 2
Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Pencatatan data barang keluar :
