TUGAS AKHIR
Nama : Gusti Ayu Eka Candra Dewi NIM : 09.41011.0001
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Komputerisasi Akuntansi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
PT. SUCOFINDO perlu melakukan pengelolaan aset komputer dan
peripheral untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Masalah yang
dihadapi saat ini, yaitu tidak ada penjadwalan pemeliharaan, pencatatan aset masih menggunakan Microsoft Excel dan tidak terarsip dengan baik. Masalah lainnya yaitu penghapusan aset tidak dikelola dengan baik, proses perhitungan aset tidak tepat dan pelaporan aset lambat. Sehingga, sulit mengetahui aset yang akan dan telah melewati umur ekonomisnya.
Salah satu solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan dibuatkannya aplikasi desktop pengelolaan aset komputer dan peripheral. Aplikasi ini digunakan untuk mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, mulai dari proses pengadaan, penerimaan, pemeliharaan, pemindahan, penyusutan, hingga penghapusan. Metode penyusutan aset yang digunakan yaitu metode garis lurus.
Dari implementasi dan evaluasi yang telah dilakukan, sistem yang telah dibuat dapat memiliki jadwal pemeliharaan. Selain itu, penghapusan aset dapat dikelola dengan baik dan proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, serta dapat memberikan laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral dimasa mendatang.
Kata Kunci : aset, aset komputer dan peripheral, pengelolaan aset.
ABSTRAK vii
KATA PENGANTAR viii
DAFTAR ISI x
DAFTAR GAMBAR xiii
DAFTAR TABEL xx
DAFTAR LAMPIRAN xxii
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Perumusan Masalah 3
1.3 Batasan Masalah 3
1.4 Tujuan 4
1.5 Sistematika Penulisan 4
BAB II LANDASAN TEORI 6
2.1 Aset 6
2.1.1 Aset Tetap 7
2.1.2 Siklus Hidup Aset 9
2.1.3 Perencanaan Aset 10
2.1.4 Pengadaan Aset 11
2.1.5 Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset 12
2.1.6 Penyusutan Aset Tetap 12
2.1.7 Metode Penyusutan Aset 13
2.1.8 Penghapusan Aset 16
2.2 Manajemen Aset 20 2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset 21
2.4 Komputer 21
2.5 Peripheral 22
2.6 System Development Life Cycle 23
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 26
3.1 Identifikasi Masalah 26
3.2 Analisis Sistem 35
3.3 Perancangan Sistem 37
3.3.1 Model Pengembangan 38
3.3.2 System Flowchart 39
3.3.3 Context Diagram 44
3.3.4 Diagram Berjenjang 45
3.3.5 Data Flow Diagram 46
3.3.6 Entity Relationship Diagram 50
3.3.7 Struktur Tabel 52
3.3.8 Desain Input dan Output 61
3.4 Pembuatan Program 97
3.5 Desain Uji Coba 97
3.5.1 Uji Coba Fungsi Aplikasi 98
3.5.2 Uji Coba Kesesuaian Hasil Laporan 102 3.5.3 Uji Coba Kemudahan, Kecepatan, dan Tampilan Aplikasi 102
4.1 Implementasi 105
4.1.1 Kebutuhan Sistem 105
4.1.2 Implementasi Sistem 106
4.2 Evaluasi 154
4.2.1 Uji Coba Fungsi Aplikasi 154
4.2.2 Uji Coba Kesesuaian Hasil Laporan 159 4.2.3 Uji Coba Kemudahan, Kecepatan, dan Tampilan Aplikasi 160
BAB V PENUTUP 162
5.1 Kesimpulan 162
5.2 Saran 162
DAFTAR PUSTAKA 163
Gambar 2.1 Klasifikasi Aset 7
Gambar 2.2 Siklus Hidup Aset 9
Gambar 2.3 Rencana Pengadaan Aset 11
Gambar 2.4 System Development Life Cycle 23 Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan Aset 26 Gambar 3.2 Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral 29 Gambar 3.3 Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral 30 Gambar 3.4 Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral 31 Gambar 3.5 Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral 32 Gambar 3.6 Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral 33 Gambar 3.7 Document Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral 34
Gambar 3.8 Diagram Blok 38
Gambar 3.9 System Flow Pengadaan dan Penerimaan Aset 40 Gambar 3.10 System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral 41 Gambar 3.11 System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral 42 Gambar 3.12 System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral 43 Gambar 3.13 System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral 44
Gambar 3.14 Context Diagram 45
Gambar 3.15 Diagram Berjenjang 46
Gambar 3.16 Diagram Level 0 47
Gambar 3.17 Diagram Level 1 Proses Pemesanan 48 Gambar 3.18 Diagram Level 1 Proses Pemeliharaan 48
Gambar 3.20 Diagram Level 2 Proses Rencana Penghapusan 49
Gambar 3.21 Conseptual Data Model 50
Gambar 3.22 Physical Data Model 51
Gambar 3.23 Desain Form Menu Utama 62
Gambar 3.24 Desain Form Login 62
Gambar 3.25 Desain Form Master Aset 63
Gambar 3.26 Desain Form Master Kategori 64 Gambar 3.27 Desain Form Master Merek 64 Gambar 3.28 Desain Form Master Spesifikasi 65 Gambar 3.29 Desain Form Master Warna 65 Gambar 3.30 Desain Form Master Bagian 66 Gambar 3.31 Desain Form Master Karyawan 66 Gambar 3.32 Desain Form Master Supplier 67
Gambar 3.33 Desain Form Master COA 67
Gambar 3.34 Desain Form Transaksi Usulan Pengadaan 68 Gambar 3.35 Desain Form Persetujuan dan Penolakan Usulan Pengadaan 69 Gambar 3.36 Desain Form Rekomendasi Spesifikasi Aset 69 Gambar 3.37 Desain Form Transaksi Pemesanan 70 Gambar 3.38 Desain Form Transaksi Pengadaan 70 Gambar 3.39 Desain Form Transaksi Penerimaan 71 Gambar 3.40 Desain Form Jadwal Pemeliharaan 72 Gambar 3.41 Desain Form Transaksi Pemeliharaan 72
Gambar 3.43 Desain Form Transaksi Usulan Penghapusan 74 Gambar 3.44 Desain Form Transaksi Penghapusan 74 Gambar 3.45 Desain Form Transaksi Penyusutan 75 Gambar 3.46 Desain Form Transaksi Pemindahan 75 Gambar 3.47 Desain Form History Usulan Pengadaan 76 Gambar 3.48 Desain Form History Pemesanan 76 Gambar 3.49 Desain Form History Pengadaan 77 Gambar 3.50 Desain Form History Penerimaan 77 Gambar 3.51 Desain Form History Pemeliharaan 77 Gambar 3.52 Desain Form History Usulan Penghapusan 78 Gambar 3.53 Desain Form History Penghapusan 79 Gambar 3.54 Desain Form History Penyusutan 79 Gambar 3.55 Desain Form History Pemindahan 80 Gambar 3.56 Desain Form Laporan Data Master Aset 80 Gambar 3.57 Desain Form Laporan Data Kategori Aset 81 Gambar 3.58 Desain Form Laporan Data Merek Aset 81 Gambar 3.59 Desain Form Laporan Data Warna Aset 81 Gambar 3.60 Desain Form Laporan Data Supplier 82 Gambar 3.61 Desain Form Laporan Data Karyawan 82 Gambar 3.62 Desain Form Daftar Usulan Pengadaan Aset 83 Gambar 3.63 Desain Form Laporan Pengadaan 83 Gambar 3.64 Desain Form Laporan Pemesanan 84
Gambar 3.66 Desain Form Laporan Aset Masih Diservis 85 Gambar 3.67 Desain Form Laporan Aset Sudah Diservis 85 Gambar 3.68 Desain Form Laporan Merek Aset Jarang Rusak 86 Gambar 3.69 Desain Form Laporan Merek Aset Sering Rusak 86 Gambar 3.70 Desain Form Laporan Aset Terlambat Dipelihara 87 Gambar 3.71 Desain Form Laporan Aset Harus Diganti 87 Gambar 3.72 Desain Form Laporan Aset Mengalami Penyusutan 88 Gambar 3.73 Desain Form Laporan Jadwal Pemeliharaan 88 Gambar 3.74 Desain Form Laporan Aset Keseluruhan 89 Gambar 3.75 Desain Form Laporan Pemindahan 89 Gambar 3.76 Desain Form Laporan Surat Permintaan Pengadaan 90 Gambar 3.77 Desain Form Daftar Usulan Pengadaan 90 Gambar 3.78 Desain Form Laporan Surat Pengantar 91 Gambar 3.79 Desain Form Berita Acara Penerimaan 92 Gambar 3.80 Desain Form Laporan Aset Sudah Diterima 92 Gambar 3.81 Desain Form Laporan Aset Belum Diterima 92 Gambar 3.82 Desain Form Laporan Pemeliharaan 93 Gambar 3.83 Desain Form Daftar Usulan Penghapusan 93 Gambar 3.84 Desain Form Laporan Penghapusan 94 Gambar 3.85 Desain Form Laporan Neraca 94 Gambar 3.86 Desain Form Laporan Status Usulan Pengadaan Disetujui 95 Gambar 3.87 Desain Form Laporan Status Usulan Pengadaan Ditolak 95
Gambar 3.89 Desain Form Invoice 96
Gambar 4.1 Form Menu Utama 106
Gambar 4.2 Form Login 110
Gambar 4.3 Form Master Aset 111
Gambar 4.4 Form Master Kategori 112
Gambar 4.5 Form Master Merek 112
Gambar 4.6 Form Master Spesifikasi 113
Gambar 4.7 Form Master Warna 114
Gambar 4.8 Form Master Bagian 115
Gambar 4.9 Form Master Karyawan 115
Gambar 4.10 Form Master Supplier 116
Gambar 4.11 Form Master COA 117
Gambar 4.12 Form Transaksi Usulan Pengadaan 118 Gambar 4.13 Form Persetujuan dan Penolakan Usulan Pengadaan 119 Gambar 4.14 Form Rekomendasi Spesifikasi Aset 119
Gambar 4.15 Form Transaksi Pemesanan 120
Gambar 4.16 Form Transaksi Pengadaan 121
Gambar 4.17 Form Transaksi Penerimaan 122
Gambar 4.18 Form Jadwal Pemeliharaan 122
Gambar 4.19 Form Transaksi Pemeliharaan 123 Gambar 4.20 Form Transaksi Pemeliharaan Harian 124 Gambar 4.21 Form Transaksi Usulan Penghapusan 125
Gambar 4.23 Form Transaksi Penyusutan 126 Gambar 4.24 Form Transaksi Pemindahan 127 Gambar 4.25 Form History Usulan Pengadaan 128
Gambar 4.26 Form History Pemesanan 128
Gambar 4.27 Form History Pengadaan 129
Gambar 4.28 Form History Penerimaan 129
Gambar 4.29 Form History Pemeliharaan 130 Gambar 4.30 Form History Usulan Penghapusan 131 Gambar 4.31 Form History Penghapusan 132
Gambar 4.32 Form History Penyusutan 132
Gambar 4.33 Form History Pemindahan 133
Gambar 4.34 Form Laporan Data Master Aset 133 Gambar 4.35 Form Laporan Data Kategori Aset 134 Gambar 4.36 Form Laporan Data Merek Aset 135 Gambar 4.37 Form Laporan Data Warna Aset 135 Gambar 4.38 Form Laporan Data Supplier 136 Gambar 4.39 Form Laporan Data Karyawan 136 Gambar 4.40 Form Daftar Usulan Pengadaan Aset 137
Gambar 4.41 Form Laporan Pengadaan 138
Gambar 4.42 Form Laporan Pemesanan 138
Gambar 4.43 Form Laporan Penerimaan 139
Gambar 4.44 Form Laporan Aset Masih Diservis 139
Gambar 4.46 Form Laporan Merek Aset Jarang Rusak 141 Gambar 4.47 Form Laporan Merek Aset Sering Rusak 141 Gambar 4.48 Form Laporan Aset Terlambat Dipelihara 142 Gambar 4.49 Form Laporan Aset Harus Diganti 142 Gambar 4.50 Form Laporan Aset Mengalami Penyusutan 143 Gambar 4.51 Form Laporan Jadwal Pemeliharaan 144 Gambar 4.52 Form Laporan Aset Keseluruhan 144
Gambar 4.53 Form Laporan Pemindahan 145
Gambar 4.54 Form Surat Permintaan Pengadaan 145 Gambar 4.55 Form Daftar Usulan Pengadaan 146
Gambar 4.56 Form Surat Pengantar 147
Gambar 4.57 Form Berita Acara Penerimaan 147 Gambar 4.58 Form Laporan Aset Sudah Diterima 148 Gambar 4.59 Form Laporan Aset Belum Diterima 148 Gambar 4.60 Form Laporan Pemeliharaan 149 Gambar 4.61 Form Daftar Usulan Penghapusan 150
Gambar 4.62 Form Laporan Penghapusan 150
Gambar 4.63 Form Laporan Neraca 151
Gambar 4.64 Form Laporan Status Usulan Pengadaan Disetujui 151 Gambar 4.65 Form Laporan Status Usulan Pengadaan Ditolak 152 Gambar 4.66 Form Laporan Rekomendasi Spesifikasi Aset 153
Gambar 4.67 Form Invoice 153
Tabel 2.1 Penyusutan Menurut Metode Straight Line 16
Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset 19
Tabel 3.1 Aset KP 52
Tabel 3.2 Kategori Aset 52
Tabel 3.3 Merek Aset 53
Tabel 3.4 Kategori Merek 53
Tabel 3.5 Warna Aset 53
Tabel 3.6 Kategori Warna 54
Tabel 3.7 Spek 54
Tabel 3.8 Kategori Spek 54
Tabel 3.9 Aset KP Spek 55
Tabel 3.10 Pengadaan 55
Tabel 3.11 Pengadaan Spek 55
Tabel 3.12 Pengadaan Detail 55
Tabel 3.13 Pemesanan 56
Tabel 3.14 Pemesanan Detail 56
Tabel 3.15 Penerimaan 56
Tabel 3.16 Penerimaan Detail 57
Tabel 3.17 Pemindahan 57
Tabel 3.18 Penyusutan 58
Tabel 3.19 Penghapusan 58
Tabel 3.20 Jadwal Pemeliharaan 58
Tabel 3.22 Neraca 59
Tabel 3.23 COA 60
Tabel 3.24 Supplier 60
Tabel 3.25 Unit 60
Tabel 3.26 User Login 61
Tabel 3.27 Hak Akses 61
Tabel 3.28 Desain Test Case Fungsi Login 98 Tabel 3.29 Desain Test Case Fungsi Hasil Informasi 99 Tabel 3.30 Desain Test Case Fungsi View Hasil Informasi 99 Tabel 3.31 Desain Test Case Fungsi Aplikasi 100 Tabel 3.32 Desain Test Case Kontrol Informasi 101 Tabel 3.33 Desain Test Case Kesesuaian Hasil Laporan 102 Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Fungsi Login 154 Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Fungsi Hasil Laporan 155 Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Fungsi View Hasil Laporan 156 Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Fungsi Aplikasi 156 Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Kontrol Informasi 158 Tabel 4.6 Data Hasil Laporan Sistem Saat Ini 159 Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Data dengan Aplikasi 159
xxii
Lampiran 1 Biodata Penulis 165
Lampiran 2 Laporan Aset Belum Diterima 166 Lampiran 3 Laporan Aset Sudah Diterima 167
Lampiran 4 Laporan Pengadaan Aset 168
Lampiran 5 Laporan Pemesanan Aset 169
Lampiran 6 Laporan Penerimaan Aset 170
Lampiran 7 Laporan Pemeliharaan Aset 171
Lampiran 8 Laporan Pemindahan Aset 172
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
PT. SUCOFINDO adalah perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), yang bergerak dalam bidang inspeksi pertama di Indonesia. Saham perusahaan PT. SUCOFINDO yaitu 95 persen dikuasai negara sedangkan 5 persen milik
Societe Generale de Surveillance Holding SA (SGS). Dengan wilayah kerja yang
luas PT. SUCOFINDO mempunyai banyak aset tetap, salah satunya adalah komputer dan peripheral. PT. SUCOFINDO memiliki lebih dari 130 komputer dan peripheral untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Komputer dan
peripheral-nya merupakan aset tetap yang berharga bagi PT. SUCOFINDO.
Menurut Mulyadi, (2001: 591) aset tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi lebih dari satu tahun, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan bukan untuk dijual kembali.
Aset tetap tersebut harus dikelola dengan baik agar mendapatkan keuntungan di masa depan. Pengelolaan aset adalah cara-cara dalam mengatur, merencanakan, mendesain, dan memantau dalam proses mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan membuang segala bentuk infrastruktur dan aset teknis, untuk mendukung pengadaan servis publik (Australian Asset Management
Collaborative Group, 2012: 5). Oleh karena itu, perlu adanya sebuah manajemen
aset yang dapat mengelola seluruh aset yang dimiliki.
Permasalahan yang terjadi di PT. SUCOFINDO dalam pengelolaan aset komputer dan peripheral adalah pemeliharaan yang dilakukan jika ada kerusakan saja, tidak ada penjadwalan pemeliharaan secara berkala, sehingga sering terjadi kerusakan dan umur penggunaan aset menjadi lebih pendek dari umur ekonomisnya. Dampaknya, perusahaan harus melakukan pengadaan kembali untuk mengganti aset yang rusak tersebut yang tentunya membuang biaya dan waktu, serta sulit mengetahui kapan suatu aset harus diganti atau masih layak untuk di maintain. Permasalahan yang kedua adalah mengganti aset yang seringkali tidak dipertimbangkan, direncanakan, atau dianggarkan sehingga, pemanfaatan aset yang kurang baik menyebabkan kinerja aset rendah. Penghapusan aset yang tidak dikelola dengan baik mengakibatkan banyak aset yang menumpuk di gudang dan sulit mengetahui jumlah aset yang dihapus. Masalah pencatatan aset yang menggunakan Microsoft Excel dan tidak terarsip dengan baik menyebabkan, sering terjadi kehilangan aset, proses pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama, perusahaan lambat dalam memberikan laporan, dan laporan yang dihasilkan tidak tepat. Permasalahan lain yang muncul adalah proses perhitungan penyusutan yang tidak tepat menyebabkan aset yang masih memiliki umur ekonomis bernilai tinggi tidak digunakan kembali dan proses perhitungan penyusutan yang lambat menyebabkan sulit mengetahui aset yang akan dan telah melewati umur ekonomisnya.
perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, mampu melakukan pencatatan yang baik untuk memberikan informasi detil aset komputer dan
peripheral hingga laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh
pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral yang dibutuhkan perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral yang akan dibangun ini, dapat mempermudah melakukan pengelolaan, perencanaan, dan pemantauan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO. Selain itu, proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan baik. Aplikasi ini menggunakan tampilan desktop karena mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna dan waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan juga cepat.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah, yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi pengelolaan aset komputer dan
peripheral pada PT. SUCOFINDO?
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah pada sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral, adalah sebagai berikut.
b. Metode penyusutan aset komputer dan peripheral yang digunakan adalah Metode Garis Lurus (Straight Line Method).
c. Aplikasi yang dibuat adalah berupa aplikasi desktop menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2008 serta database SQL Server 2008.
d. Aplikasi ini tidak membahas masalah keamanan sistem.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari Tugas Akhir ini adalah menghasilkan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO untuk mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, agar memiliki penjadwalan secara berkala, penghapusan aset dapat dikelola dengan baik, proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, mampu melakukan pencatatan yang baik untuk memberikan informasi detil aset komputer dan peripheral hingga laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral yang dibutuhkan perusahaan.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut.
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang berbentuk uraian kualitatif, model matematis, atau persamaan-persamaan yang langsung berkaitan dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah Tugas Akhir ini adalah teori aset, metode penyusutan aset, manajemen aset, sistem informasi manajemen aset, komputer dan peripheral, serta system development
life cycle.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir yang terdiri dari identifikasi masalah, analisis sistem, document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan desain antarmuka.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan proses implementasi dari sistem yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya.
BAB V : PENUTUP
LANDASAN TEORI
2.1 Aset
Aset berasal dari kosa kata bahasa Inggris. Asset secara umum artinya adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value), atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha, individu atau perorangan (Hidayat, 2011: 4). Aset adalah sarana atau sumber daya ekonomik yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang harga perolehannya atau nilai wajarnya harus diukur secara objektif (Munawir, 2007: 30).
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan, aset diklasifikasikan ke dalam aset lancar (current asset) dan aset nonlancar (noncurrent asset). Suatu aset diklasifikasikan sebagai aset lancar jika dapat direalisasikan atau dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu dua belas bulan sejak tanggal pelaporan. Aset yang tidak dapat dimasukkan dalam kriteria tersebut diklasifikasikan sebagai aset nonlancar. Aset lancar meliputi kas dan setara kas, investasi jangka pendek, piutang, dan persediaan. Aset nonlancar diklasifikasikan menjadi investasi jangka panjang, aset tetap, dana cadangan, dan aset lainnya meliputi aset tak berwujud dan aset kerja sama atau kemitraan. Aset tetap meliputi tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi, dan jaringan, dan aset tetap lainnya. Dari klasifikasi aset tersebut, maka dapat dibuat skema ringkasnya seperti pada Gambar 2.1 di halaman 7.
Gambar 2.1 Klasifikasi Aset (Sumber: Hidayat, 2011)
Aset adalah barang yang dalam pengertian hukum disebut benda, terdiri dari benda bergerak dan benda tidak bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (intangible). Semuanya tercakup dalam aktiva atau aset atau harta aset dari suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan (Hidayat, 2011: 4).
2.1.1 Aset Tetap
Menurut Susanto (1995: 220) aktiva tetap diklasifikasikan menjadi tiga jenis, yaitu:
1. Aktiva tetap yang dicantumkan atas harga perolehannya tanpa adanya penyusutan (depreciation) atau deplesi (depleted), misalnya tanah.
2. Aktiva tetap yang disusutkan, misalnya gedung, gudang, mesin-mesin, peralatan pabrik atau kantor.
3. Aktiva tetap yang diplesi, misalnya tanah atau barang tambang lainnya. Menurut Harahap (2002: 22) jenis aktiva tetap terbagi dari berbagai sudut, yaitu: 1. Sudut subtansi, aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Tangible Assets atau aktiva berwujud seperti lahan, mesin, gedung, dan
peralatan.
b. Intangible Assets atau aktiva yang tidak berwujud seperti
goodwill-patents, copyright, dan hak cipta franchise.
2. Sudut disusutkan atau tidak, dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Depreciated Plant Assets, yaitu aktiva tetap yang disusutkan seperti
bangunan, peralatan, mesin, inventaris, dan jalan.
b. Undepreciated Plant Assets, yaitu aktiva tetap yang tidak disusutkan
seperti tanah.
3. Aktiva tetap berdasarkan jenis, dapat dibagi menjadi tujuh jenis, yaitu:
a. Lahan adalah sebidang tanah yang merupakan tempat bangunan maupun yang masih kosong. Dalam akuntansi apabila ada lahan yang didirikan bangunan diatasnya harus dipisahkan pencatatannya dari lahan itu sendiri. b. Gedung adalah bangunan yang terdiri atas bumi ini baik di atas lahan/air.
c. Mesin termasuk peralatan-peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang menjadi bagian dari mesin yang bersangkutan.
d. Semua jenis kendaraan seperti alat pengangkutan, truk, grader, traktor, forklift, mobil, dan kendaraan roda dua.
e. Perabot, dalam jenis ini termasuk perabot kantor, perabot pabrik yang merupakan isi dari suatu bangunan.
f. Inventaris atau peralatan yang dianggap merupakan alat-alat besar yang digunakan dalam perusahaan seperti inventaris kantor, inventaris pabrik, dan inventaris gudang.
g. Prasarana yang merupakan kebiasaan bahwa perusahaan membuat klasifikasi khusus seperti, jalan, jembatan, dan pagar.
2.1.2 Siklus Hidup Aset
Menurut Hindrawan, dkk, (2006: 119) siklus hidup fisik dari suatu aset atau kelompok aset memiliki empat fase, yaitu perencanaan, pengadaan (acquisition), operasi dan pemeliharaan, serta penghapusan (disposal). Gambar 2.2 menunjukkan siklus hidup aset.
a. Fase perencanaan adalah fase identifikasi kebutuhan, yaitu ketika ada permintaan atas aset.
b. Fase pengadaan, yaitu ketika aset dibeli, dibangun atau dibuat.
c. Fase pengoperasian dan pemeliharaan, yaitu ketika aset digunakan untuk tujuan yang telah ditentukan. Fase ini diselingi dengan pembaruan, pergantian atau perbaikan secara periodik atas aset yang rusak.
d. Fase penghapusan (disposal) dilakukan ketika umur ekonomis suatu aset telah habis atau ketika kebutuhan atas pelayanan yang disediakan aset telah hilang. 2.1.3 Perencanaan Aset
Menurut Hindrawan, dkk (2006: 155) perencanaan aset yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut.
a. Menentukan kebutuhan aset dan membeli aset yang diperlukan.
b. Mengoptimalkan penggunaan aset yang telah ada sehingga pengadaan aset baru dapat dihindari.
c. Mengevaluasi aset-aset yang telah ada untuk mengidentifikasi aset-aset yang kinerjanya buruk, atau membutuhkan biaya terlalu tinggi untuk dimiliki atau dioperasikan.
d. Rencana pengadaan aset hendaknya menegaskan tentang jenis dan waktu kebutuhan aset dan menguraikan metode pengadaan dan pendanaan yang diusulkan.
e. Pendanaan dan penganggaran modal untuk mempertimbangkan pilihan pengadaan dan penambahan aset dan membuat skala prioritas.
2.1.4 Pengadaan Aset
Rencana pengadaan akan mencakup seluruh pengadaan aset-aset besar, termasuk penggantian aset-aset yang telah ada yang diperkirakan selama periode perencanaan. Keluasan dan kedalaman dokumentasi dan analisis dalam rencana pengadaan akan tergantung pada seberapa penting aset berperan dalam penyediaan pelayanan (Hidayat, 2011: 124). Gambar 2.3 menunjukkan rencana pengadaan aset.
Gambar 2.3 Rencana Pengadaan Aset (Sumber: Hidayat, 2011)
Menurut Hindrawan, dkk (2006: 149) pengadaan aset yang baik adalah sebagai berikut.
a. Titik pusat penyediaan aman dan terpisah dari aset yang sedang dalam penggunaan.
b. Aset diberi kode balok (bar-code) oleh pemasok dan daftar yang komputerisasi tersedia, untuk pembelian dalam volume atau nilai yang besar. c. Waktu untuk proses pengadaan, berapa lama barang sampai tujuan.
d. Kondisi aset diperiksa sebelum diterima.
2.1.5 Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset
Menurut Hindrawan, dkk (2006: 185) pengoperasian dan pemeliharaan aset yang baik adalah sebagai berikut.
a. Pemeriksaan dan pemeliharaan aset secara berkala. b. Penilaian terhadap kondisi aset.
c. Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan. d. Menyajikan ramalan biaya pemeliharaan rutin.
e. Terdapat riwayat pemeliharaan. 2.1.6 Penyusutan Aset Tetap
Penyusutan adalah semua aktiva tetap kecuali tanah akan menyusut. Ayat jurnal penyesuaian diperlukan untuk mencatat pengalokasian beban penyusutan yang merupakan pemindahan dari akun aktiva ke akun beban (Soemarso, 2005). Menurut PSAK No. 16 Tahun 2009, penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aset yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi. Penyusutan dilakukan terhadap aktiva tetap berwujud dengan syarat sebagai berikut.
1. Diharapkan digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi 2. Memiliki suatu masa manfaat yang terbatas
3. Ditahan oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam produksi atau memasok barang dan jasa untuk disewakan, atau untuk tujuan administrasi
Aktiva yang dapat disusutkan, adalah sebagai berikut.
a. Diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi b. Memiliki masa manfaat yang terbatas
Faktor yang menyebabkan penurunan kemampuan aktiva, adalah sebagai berikut. 1. Harga pokok
Harga pokok merupakan hal penting dalam menghitung biaya penyusutan. 2. Nilai residu (Residual atau Salvage Value)
Nilai residu adalah nilai taksiran realisasi aktiva setelah akhir penggunaanya. 3. Umur ekonomis
Umur ekonomis adalah taksiran jangka waktu penggunaan aktiva tetap. Umur ekonomis terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Umur fisik
Umur manfaat suatu aktiva tetap yang berakhir karena kerusakan, keausan, dan terbakar.
b. Umur fungsional
Umur manfaat suatu aktiva yang berakhir karena aktiva tersebut sudah tidak mampu untuk memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
2.1.7 Metode Penyusutan Aset
Taksiran manfaat mencerminkan besarnya kapasitas atau manfaat aset selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat dinyatakan dalam lamanya jangka waktu pemakaian (masa manfaat = usefull lives) atau kapasitas produksi yang dapat dihasilkan. Untuk menghitung penyusutan, taksiran manfaat dinyatakan dalam tarif penyusutan. Dengan uraian ini, pada dasarnya penyusutan aktiva tetap untuk satu tahun dapat dilihat pada rumus 2.1.
... (2.1)
Ada beberapa cara untuk menghitung penyusutan, yaitu dengan menggunakan metode garis lurus (straight line), saldo menurun (declining
balance), jumlah angka-angka tahun (sum of the years digit) dan unit produksi
(unit of production). Berikut ini adalah metode yang digunakan untuk menghitung penyusutan aset, yaitu:
Metode Garis Lurus
Dalam metode garis lurus (Straight Line Method) lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan. Metode ini paling banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan karena paling mudah diaplikasikan dalam akuntansi. Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya sama besar dan tidak dipengaruhi dengan hasil atau output yang diproduksi.
……… (2.2)
Nilai buku tidak boleh lebih kecil dari nilai sisa. Metode penyusutan ini memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan metode ini, yaitu:
1. Mudah digunakan dalam praktek.
2. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan. Kelemahan dari metode penyusutan ini, yaitu:
1. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap sama setiap periode. 2. Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama.
3. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan dalam menghasilkan pendapatan.
4. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat pengembalian yang sesungguhnya dari umur kegunaan aktiva. Dalam
matching principle beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan
yang dihasilkan.
Contoh:
Penjurnalan biaya penyusutan tahun pertama (dan tahun-tahun berikutnya) dicatat sebagai berikut.
(D) Biaya penyusutan 19.000
(K) Akumulasi penyusutan 19.000
Tabel 2.1 Penyusutan Menurut Metode Straight Line Akhir
Penyusutan Nilai Buku
0 100.000 - - 100.000
2.1.8 Penghapusan Aset
Menurut Hidayat (2011: 170) penghapusan barang atau aset dilakukan berdasarkan pertimbangan atas alasan-alasan, yaitu:
a. Untuk aset bergerak
Aset bergerak dapat dipertimbangkan untuk disarankan atau diusulkan penghapusannya berdasarkan pertimbangan teknis, pertimbangan ekonomis, dan pertimbangan karena hilang atau kekurangan.
1. Pertimbangan teknis, yaitu:
a. Secara fisik barang tidak dapat dipergunakan karena rusak berat dan tidak ekonomis apabila diperbaiki.
b. Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat modernisasi. c. Telah melampaui batas waktu kegunaannya atau kadaluarsa.
e. Selisih kurang dalam timbangan atau ukuran disebabkan penggunaan atau susut dalam penyimpanan atau pengangkutan.
2. Pertimbangan ekonomis, yaitu: a. Karena berlebih (surplus, ekses).
b. Secara ekonomis lebih menguntungkan apabila dihapus karena biaya operasional dan pemeliharaan lebih besar dari manfaat yang diperoleh. 3. Karena hilang atau kekurangan penyimpanan atau kerugian yang
disebabkan karena empat faktor, yaitu:
a. Kesalahan atau kelalaian penyimpan atau pengurus barang. b. Diluar kesalahan atau kelalaian penyimpan atau pengurus barang. c. Mati, bagi tanaman atau hewan atau ternak.
d. Karena kecelakaan atau alasan tidak terduga (force majeure). b. Untuk aset yang tak bergerak
Aset atau barang yang tak bergerak dapat atau perlu dipertimbangkan untuk diusulkan penghapusannya atas pertimbangan, yaitu:
1. Rusak berat terkena bencana alam atau tidak dapat digunakan lagi. 2. Terkena program planologi.
3. Kebutuhan organisasi karena perkembangan tugas.
4. Penyatuan lokasi dalam rangka efisiensi dan memudahkan koordinasi. 5. Pertimbangan dalam rangka pelaksanaan rencana strategis Hankam.
Menurut Hindrawan, dkk (2006: 199) penghapusan aset yang baik, adalah sebagai berikut.
2. Menyusun dan mengevaluasi pembiayaan yang memadai untuk mendukung pemilihan metode penghapusan yang paling efektif biayanya.
3. Mengidentifikasi area-area yang peka terhadap penyelewengan dan risiko, dan memperkenalkan ukuran preventif yang memadai.
4. Mengidentifikasi dan mengkomunikasikan aturan yang diutamakan untuk penghapusan kepada para pegawai yang relevan dengan penghapusan aset. 5. Melibatkan tenaga ahli atau pakar untuk menyusun persyaratan kontrak dan
untuk membantu membuat kontrak, terutama untuk penghapusan yang kompleks dan non-standar untuk meminimalkan potensi risiko.
6. Memberikan instruksi yang jelas kepada orang yang melakukan penghapusan. 7. Memantau dan mengevaluasi kinerja penghapusan secara rutin untuk
pencapaian pilihan metode penghapusan yang efektif biaya. 2.1.9 Pencatatan, Penilaian, dan Pelaporan Aset
Menurut Hidayat (2011: 82) informasi aset disajikan dalam neraca sangat penting untuk mengetahui ukuran organisasi, pertumbuhan aset, dan komposisi aset. Berdasarkan informasi aset dapat dihitung tingkat likuiditas, solvabilitas, rentabilitas, dan rasio-rasio keuangan. Berikut adalah contoh penyajian informasi aset daerah dalam neraca konsolidasi pemerintah daerah.
Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset
Uraian Jumlah Uraian Jumlah
Aset Kewajiban
Investasi permanen Kewajiban jangka panjang
Utang dalam negeri Bangunan gedung Dana yang harus disediakan
untuk utang jangka pendek
Jalan, irigasi, jaringan
Jalan dan jembatan
Bangunan air (irigasi) Instalasi
Ekuitas dana investasi
Diinvestasikan dalam investasi
Jaringan jangka panjang
Diinvestasikan dalam aset tetap Aset tetap lainnya
Buku dan perpustakaan
Diinvestasikan dalam aset lainnya
Barang bercorak
kesenian/kebudayaan
Dana yang harus disediakan untuk utang jangka panjang
Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset
Uraian Jumlah Uraian Jumlah
Hewan & tumbuhan
Akumulasi penyusutan aset tetap
Ekuitas dana
Diinvestasikan dalam dana
2.2 Manajemen Aset
Secara etimologis, kata manajemen aset terbentuk dari dua kosa kata, yakni manajemen dan aset. Manajemen pada prinsipnya merupakan translasi langsung dari kata management yang berasal dari bahasa Inggris yang artinya pengelolaan (Echols, 2004). Bentukan kata benda management berasal dari kata kerja
to-manage yang artinya mengurus, mengatur, melaksanakan atau mengelola.
2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk perusahaan besar atau BUMN yang memiliki aset dengan jumlah banyak yang seharusnya memerlukan sebuah divisi sendiri untuk pengelolaan aset tersebut. Sistem informasi manajemen aset seharusnya dapat menjawab permasalahan-permasalahan aset sering muncul dan atau dihadapi oleh perusahaan berskala enterprise (Dit TIK UPI, 2008: 4). Adapun permasalahan tersebut diantaranya, adalah sebagai berikut.
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis. 2. Aset memiliki penanganan yang spesifik.
3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis. 4. Aset memliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda.
2.4 Komputer
Komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output berupa informasi (Hamacher, dkk, 2001). Menurut Blissmer (1985), komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas, yaitu:
1. Menerima input.
2. Memproses input tadi sesuai dengan programnya.
Sedangkan Fuori (1981) berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia. Untuk mewujudkan konsepsi komputer sebagai pengolah data untuk menghasilkan suatu informasi, maka diperlukan sistem komputer (computer
system) yang elemennya terdiri dari hardware, software dan brainware. Ketiga
elemen sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk kesatuan. Hardware tidak akan berfungsi apabila tanpa software, demikian juga sebaliknya. Dan keduanya tiada bermanfaat apabila tidak ada manusia (brainware) yang mengoperasikan dan mengendalikannya.
1. Hardware atau perangkat keras adalah peralatan yang secara fisik terlihat dan
bisa di jamah.
2. Software atau perangkat lunak adalah program yang berisi instruksi atau
perintah untuk melakukan pengolahan data.
3. Brainware adalah manusia yang mengoperasikan dan mengendalikan sistem
komputer.
2.5 Peripheral
Menurut Ghufron (2008) peripheral adalah perangkat atau peralatan komputer yang berfungsi sebagai perangkat tambahan. Peripheral yang mendukung pengoperasian komputer terdiri dari perangkat input dan perangkat
output. Perangkat input adalah perangkat yang digunakan untuk memasukkan data
atau perintah ke dalam komputer. Perangkat tersebut adalah keyboard, mouse,
Sedangkan perangkat output adalah peralatan yang kita gunakan untuk melihat hasil pengolahan data atau perintah yang dilakukan oleh komputer. Perangkat tersebut adalah monitor, printer, plotter, dan speaker. Hasil output yang ada dapat berupa tampilan visual melalui monitor, berupa hasil cetakan ke media kertas melalui media printer, berupa gambar melalui media plotter, berupa audio atau suara melalui media speaker.
2.6 System Development Life Cycle
System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pemahaman
bagaimana satu sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang sistem, membangun dan mengirimkannya (deliver) kepada para user (Warsono, 2011). Menurut Turban, dkk (2003) System Development Life Cycle adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagian besar organisasi saat ini. SDLC adalah kerangka kerja (framework) yang terstruktur yang berisi proses-proses sekuensial dimana sistem informasi dikembangkan. SDLC dapat digambarkan pada Gambar 2.4.
Menurut Turban, dkk (2003) tahap-tahap System Development Life Cycle, adalah sebagai berikut.
1. Investigasi Sistem (System Investigation)
System investigation adalah tahap pembelajaran untuk menentukan adanya
keuntungan dari proyek pengembangan sistem yang diajukan dan menilai proyek tersebut secara teknik, biaya, dan sifat.
2. Analisis Sistem (System Analysis)
System analysis adalah analisis terhadap masalah bisnis yang akan
diselesaikan dengan sistem informasi. Tahap ini mendefinisikan masalah bisnis, penyebab, menspesifikasikan solusi, serta mengidentifikasi informasi-informasi yang diperlukan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk menggabungkan informasi mengenai sistem yang ada dan menentukan kebutuhan dari sistem yang baru.
3. Desain Sistem (System Design)
Tahap ini menjelaskan bagaimana suatu sistem akan bekerja. Beberapa hal yang dihasilkan dari desain sistem adalah sebagai berikut.
a. Output, input, dan user interface dari sistem.
b. Hardware, software, database, telekomunikasi, personel, dan prosedur.
c. Penjelasan bagaimana komponen terintegrasi. 4. Pemrograman (Programming)
Tahap ini menerjemahkan spesifikasi desain kedalam bahasa komputer. 5. Pengujian (Testing)
6. Penerapan (Implementation)
Implementasi adalah proses perubahan dari penggunaan sistem lama ke sistem yang baru. Ada empat strategi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan dalam menghadapi perubahan, yaitu:
a. Parallel conversion
Perusahaan akan menerapkan kedua sistem yang lama dan yang baru, secara simultan dalam periode waktu tertentu.
b. Direct conversion
Sistem yang baru langsung diterapkan dan yang lama didisfungsikan.
c. Pilot conversion
Sistem yang baru akan dipergunakan dalam satu bagian dari organisasi. Apabila sistem baru berhasil maka akan digunakan pada bagian lain.
d. Phased conversion
Sistem akan digunakan secara bertahap, perkomponen atau modul. Satu persatu modul akan dicoba dan dinilai, bila satu modul berhasil maka modul lain akan digunakan sampai seluruh sistem berhasil dengan baik. 7. Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)
Setelah tahap konversi berhasil maka sistem baru akan dioperasikan dalam suatu periode waktu. Ada beberapa tahap dalam pemeliharaan, yaitu:
a. Debugging the program adalah proses yang berlangsung selama sistem
berjalan.
b. Terus memperbaiki sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam situasi bisnis.
ANALISIS DAN PERANCAN GAN SISTEM
Langkah-langkah pelaksanaan analisis dan perancangan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO ini akan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC), karena merupakan metode pengembangan yang terstruktur dan digunakan oleh sebagian besar perusahaan saat ini, seperti yang telah dikemukakan oleh Turban, dkk (2003). Adapun diagram yang menggambarkan langkah-langkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral
Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan Aset
3.1 Identifikasi Masalah
Dalam pengumpulan data sebagai penyusunan laporan dan penyelesaian masalah dalam Tugas Akhir ini, dilakukan dengan survei dan wawancara pada bagian Information Technology di PT. SUCOFINDO. Kegiatan survei dan wawancara ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam membuat sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral. Data dan informasi yang diperlukan diperoleh dari Bapak Budiyanto selaku Kepala
Information Technology, dengan memberikan masukan yang lengkap untuk
pengembangan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral ini.
Dari hasil pengamatan, permasalahan pengelolaan aset komputer dan
peripheral yang ditemui antara lain, proses pemeliharaan dilakukan apabila ada
kerusakan dan tidak ada penjadwalan pemeliharaan secara berkala. Selain itu, tidak adanya informasi penghapusan aset yang bermasalah membuat bagian
Information Technology sulit memantau keadaan aset yang telah dihapus, tidak
dapat diketahui dengan pasti dimana dan apakah aset tersebut masih ada atau tidak. Masalah ini juga menghambat dalam memantau kondisi dan keadaan aset, yaitu tidak adanya informasi mengenai masa manfaat dari suatu aset komputer dan peripheral. Selama ini bagian Information Technology hanya mencatat data pengguna, nama aset, dan detil aset pada file excel tanpa adanya informasi mengenai kapan masa manfaat dari umur suatu aset akan habis.
Masalah lainnya, yaitu tidak adanya pencatatan dan pengarsipan histori aset. Saat ini bagian Information Technology tidak memiliki informasi berkaitan dengan seluruh aset komputer dan peripheral yang dimiliki, misalnya pendataan dari aset yang digunakan, aset yang bermasalah, aset yang diganti atau dipindah. Catatan terhadap seluruh aset yang dimiliki hanya diketahui berdasarkan dokumen
excel dan catatan tertulis. Hal ini menghambat fungsi bagian Information
Technology untuk memantau keadaan dan kondisi suatu aset.
Aset yang dibahas pada Tugas Akhir ini adalah aset komputer dan
peripheral. Pada PT. SUCOFINDO yang termasuk aset komputer dan peripheral,
meliputi: CPU, monitor, keyboard, mouse, scanner, printer dot matrix, printer inject, printer laser jet, UPS, speaker, LCD dan proyektor. Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada, digambarkan dalam
A. Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral
Pada proses pengadaan aset dimulai dari bagian unit melakukan proses identifikasi kebutuhan aset, dari proses tersebut menghasilkan dua dokumen surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa. Surat tersebut diarsip unit dan diberikan ke bagian Information Technology untuk dilakukan proses pemberian rekomendasi dan spesifikasi barang, dari proses tersebut menghasilkan dokumen rekomendasi dan spesifikasi barang beserta surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa yang diberikan kembali ke unit untuk dilakukan proses pembuatan Term of Reference oleh unit. Proses pembuatan Term of Reference menghasilkan dua dokumen berupa surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa, spesifikasi dan Term of
Reference. Dokumen tersebut diarsip unit dan diberikan ke General Affair untuk
dilakukan proses pengecekan dokumen. Apabila dokumen tersebut tidak disetujui
General Affair maka, unit melakukan identifikasi kebutuhan kembali dan apabila
Document flow pengadaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada
Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral
B. Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral
Proses tersebut menghasilkan dua dokumen laporan penerimaan. Laporan penerimaan diarsip General Affair dan diberikan kepada bagian Information
Technology. Document flow penerimaan aset komputer dan peripheral dapat
dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral
C. Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral
Document flow pemindahan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada
Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral
D. Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral
Proses pemeliharaan dimulai dari unit melakukan proses pembuatan berita acara kerusakan hingga menghasilkan berita acara kerusakan. Berita acara kerusakan tersebut diserahkan kepada bagian Information Technology untuk memeriksa jadwal pemeliharaan aset. Proses tersebut menghasilkan laporan aset yang harus dipelihara. Dari laporan tersebut dilakukan proses pemeliharaan aset dan proses pembuatan laporan pemeliharaan aset. Laporan pemeliharaan aset diarsip oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian unit.
Document flow pemeliharaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada
Gambar 3.5 Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral
E. Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral
Pada proses penyusutan aset dimulai dari General Affair melakukan proses pembuatan laporan aset. Proses pembuatan laporan aset menghasilkan dua dokumen laporan aset yang diarsip General Affair dan diberikan ke bagian
Information Technology. Laporan tersebut digunakan untuk proses perhitungan
Document flow penyusutan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada
Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral
F. Document Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral
dokumen berita acara tidak ada penghapusan aset. Dokumen tesebut diarsip kantor pusat dan diberikan kepada General Affair. Sedangkan jika pada proses pengecekan sesuai maka, kantor pusat akan melakukan proses pembuatan berita acara penghapusan aset. Dari proses pembuatan berita acara penghapusan aset akan menghasilkan dua dokumen berita acara penghapusan aset. Dokumen berita acara penghapusan aset diarsip oleh kantor pusat dan diberikan kepada bagian
Information Technology untuk dilakukan proses penghapusan aset. Setelah proses
penghapusan aset selesai dilakukan maka, bagian Information Technology akan melakukan proses pembuatan laporan penghapusan aset. Proses pembuatan laporan penghapusan aset menghasilkan dua dokumen laporan penghapusan aset. Dokumen laporan penghapusan aset tersebut diarsip bagian Information
Technology dan diberikan kepada General Affair. Document flow penghapusan
aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.7.
3.2 Analisis Sistem
Pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO masih dilakukan secara manual, dimana proses pengelolaan aset tersebut meliputi pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, penghapusan dan pembuatan laporan. Dengan pengelolaan aset komputer dan peripheral yang masih manual tersebut, menyebabkan beberapa masalah yang terjadi seperti telah dijelaskan pada sub bab identifikasi masalah. Untuk mempercepat kerja pada bagian Information Technology dalam melakukan pengolahan aset komputer dan
peripheral, maka pada bagian Information Technology membutuhkan suatu
aplikasi untuk mengelola aset komputer dan peripheral yang dapat melakukan pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, penghapusan maupun pembuatan laporan aset komputer dan peripheral.
Selain itu di menu ini juga dapat menjadwalkan pemeliharaan secara berkala dan harian. Menu lainnya yaitu menu penyusutan yang dapat melakukan perhitungan penyusutan dan menyimpan data penyusutan. Menu yang terakhir yaitu menu penghapusan. Pada menu ini dapat menyimpan data penghapusan aset.
Aplikasi pengelolaan aset ini membutuhkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak sebagai acuan antara pengembang dan user. Pada bagian ini mendefinisikan kebutuhan perangkat lunak meliputi antarmuka eksternal, yaitu antarmuka antara sistem dengan sistem lain, perangkat lunak dan perangkat keras dan pengguna; performansi yaitu kemampuan perangkat lunak dari segi kecepatan, tempat penyimpanan yang dibutuhkan serta keakuratan; dan atribut yaitu feature tambahan yang dimiliki sistem serta mendefinisikan fungsi perangkat lunak.
Aplikasi pengelolaan aset ini digunakan oleh user dengan berinteraksi antarmuka yang ditampilkan dalam layar komputer dengan tampilan halaman
dekstop. Antarmuka ini digunakan user untuk menggunakan fasilitas yang
diberikan sistem dalam mencatat dan menyimpan daftar pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan. Selain itu, juga dapat melakukan transaksi pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan hingga melakukan pembuatan laporan. Antar muka komunikasi dalam aplikasi pengelolaan aset menggunakan jaringan LAN.
Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi pengelolaan aset komputer dan peripheral adalah sebagai berikut.
1. Windows 7 sebagai sistem operasi komputer.
Sedangkan perangkat keras yang digunakan untuk mendukung aplikasi pengelolaan aset ini adalah 1 PC sebagai server. Server yang digunakan sudah tersedia dengan spesifikasi PC sebagai berikut.
1. Hardisk = 500 GB
2. Processor = FC-PGA Mikro 478 3. Monitor = 16”
4. Memori = 4 GB 5. Mouse
6. Keyboard dan Printer
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan aplikasi yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Perancangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan system
flow lanjutan dari document flow yang sudah terkomputerisasi secara keseluruhan,
sehingga pengguna mengetahui hak akses apa saja yang didapatkan ketika login pada sistem ini. Setelah system flow dibuat, perancangan sistem selanjutnya adalah membuat Data Flow Diagram yang berfungsi untuk menggambarkan aliran data yang terjadi didalam sistem dimulai dari tingkat yang rendah hingga tingkat yang tertinggi. Dengan DFD memungkinkan pengembangan sistem untuk membagi sistem menjadi bagian-bagian yang lebih sederhana. Dilanjutkan dengan membuat Entity Relationship Diagram terdiri dari Conceptual Data Model dan
Physical Data Model yang memberikan gambaran mengenai struktur logical dari
Proses selanjutnya adalah membuat struktur tabel yang berisi struktur tabel yang telah dibuat pada PDM. Terakhir adalah perancangan antar muka yang nantinya menjadi konsep untuk diterjemahkan kedalam Visual Basic 2008 sehingga menjadi form-form yang terintegrasi pada sistem informasi pengelolaan aset ini. 3.3.1 Model Pengembangan
Rancangan penelitian yang digunakan untuk membantu pembuatan rancang bangun ini berupa diagram blok seperti ditunjukkan pada Gambar 3.8.
Data kebutuhan aset
Surat PPBJ (permintaan pengadaan barang/jasa)
Tor (Term Of Reference)
Barang
Informasi aset yang belum diterima
Informasi aset yang sudah diterima
Laporan pengadaan aset
Berita acara penerimaan aset
Informasi user, letak, kondisi, dan umur ekonomis penerimaan aset
Laporan penerimaan aset
Laporan aset keseluruhan
Informasi user, letak, kondisi, dan umur ekonomis pemindahan aset
Laporan pemindahan aset
Informasi jadwal pemeliharaan
Informasi aset yang terlambat pemeliharaan
Informasi aset yang masih diservice
Informasi aset yang sudah diservice
Informasi merk aset yang sering bermasalah
Informasi merk aset yang jarang bermasalah
Informasi aset yang harus diganti
Laporan pemeliharaan aset
Informasi aset yang akan melewati umur ekonomis
Informasi aset yang telah melewati umur ekonomis
Laporan penyusutan aset
Laporan penghapusan aset
INPUT PROSES OUTPUT
Pada Gambar 3.8 menunjukkan bahwa terdapat input, proses, dan output yang ada pada diagram blok. Pada bagian input adalah bagian dimana data-data yang dibutuhkan dikumpulkan untuk selanjutnya diproses. Bagian proses adalah bagian dimana data-data pada bagian input mulai diproses untuk dapat menghasilkan output yang informatif. Bagian selanjutnya adalah bagian output, yang merupakan hasil dari data-data yang diolah pada bagian proses.
3.3.2 System Flowchart
System flow merupakan proses lanjutan dari document flow dimana proses
yang masih manual dihilangkan dan basis data dimunculkan. Dalam sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO terdapat lima system flowchart, yaitu proses pemesanan, pengadaan, dan penerimaan aset, proses pemeliharaan aset, proses penghapusan aset, proses penyusutan aset, dan proses pemindahan aset komputer dan peripheral. Berikut ini uraian dari masing-masing proses.
A. System Flow Pengadaan, dan Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral
System flow ini dimulai dari unit melakukan input data usulan pengadaan.
Sistem Flowchart Pemesanan, Pengadaan, Penerimaan Aset Komputer Dan Peripheral
Unit General Affair Information Technology
RB. SI. Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral pada PT. SUCOFINDO
Simpan Daftar Input Data Usulan
Pengadaan Aset KP Input Data Surat
Permintaan Pengadaan
Cetak Daftar Usulan Pengadaan dan
B. System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral
System flow pemeliharaan dimulai dari bagian Information Technology
melakukan input data pemeliharaan aset komputer dan peripheral, kemudian disimpan ditabel pemeliharaan. Setelah itu, proses selanjutnya adalah cetak laporan pemeliharaan yang disimpan oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian General Affair. System flow pemeliharaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral
C. System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral
System flow penghapusan aset dimulai melakukan input data usulan
Selanjutnya, melakukan cetak laporan penghapusan yang diarsip Information
Technology dan diberikan kepada General Affair. System flow penghapusan aset
komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral
D. System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral
System flow penyusutan dimulai dari General Affair melakukan input data
Gambar 3.12 System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral
E. System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral
System flow pemindahan aset komputer dan peripheral dimulai dari General
Affair melakukan input data pemindahan aset, simpan daftar pemindahan ditabel
pemindahan, dan kemudian dilakukan proses cetak daftar pemindahan aset. Daftar pemindahan aset diarsip oleh bagian General Affair dan diberikan kepada bagian
Information Technology untuk proses cetak laporan pemindahan aset komputer
dan peripheral. Laporan pemindahan aset komputer dan peripheral tersebut diarsip oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian General
Affair. System flow pemindahan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada
Gambar 3.13 System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral
3.3.3 Context Diagram
Data Pemeliharaan Data Penghapusan Tidak Disetujui
Data Penghapusan Disetujui Data Surat Permintaan Pengadaan
Data Usulan Pengadaan
Lap Pemeliharaan 0
Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral PT SUCOFINDO
+
Gambar 3.14 Context Diagram
3.3.4 Diagram Berjenjang
1.2
Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral
1.2.1
Gambar 3.15 Diagram Berjenjang
3.3.5 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan lebih detail. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
a. Diagram Level 0
Pada DFD level 0 terdapat empat proses, yaitu: 1. Proses pemesanan
2. Proses pemeliharaan 3. Proses pemindahan 4. Proses pembuatan laporan
Laporan Pemindahan
Output Data Pemindahan [Lap Pemindahan]
[Data Pemindahan] [Data Penghapusan Tidak Disetujui]
[Data Penghapusan Disetujui]
[Surat Pengantar] [Surat Pengantar]
[Lap Pemesanan]
[Data Surat Permintaan Pengadaan]
Input Data Aset
Gambar 3.16 Diagram Level 0
b. Diagram Level 1 Proses Pemesanan
[Output Data Penerimaan]
[Data Surat Permintaan Pengadaan] [Data Usulan Pengadaan] Unit Unit
1 Aset
Unit Unit
22 PengadaanPengadaan
General
Gambar 3.17 Diagaram Level 1 Proses Pemesanan
c. Diagram Level 1 Proses Pemeliharaan
Pada DFD level 1 proses pemeliharaan dibagi menjadi dua proses, yaitu proses rencana penghapusan dan proses penyusutan. Diagram level 1 proses pemeliharaan dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Output Data Penyusutan Data Penghapusan Tidak Disetujui
Data Penghapusan Disetujui
77 PenyusutanPenyusutan 1
Rencana Penghapusan
+
2
Penyusutan
d. Diagram Level 2 Proses Pengadaan
Pada DFD level 1 proses pengadaan dibagi menjadi satu proses, yaitu proses penerimaan. Diagram level 1 proses pengadaan dapat dilihat pada Gambar 3.19.
[Output Data Penerimaan]
1 Aset 33 PemesananPemesanan 2 Pengadaan
General
Gambar 3.19 Diagaram Level 2 Proses Pengadaan
e. Diagram Level 2 Proses Rencana Penghapusan
Pada DFD level 1 proses rencana penghapusan dibagi menjadi dua proses, yaitu proses usulan penghapusan dan proses penghapusan. Diagram level 1 proses rencana penghapusan dapat dilihat pada Gambar 3.20.
Input Data Penghapusan
[Data Penghapusan T idak Disetujui] [Data Penghapusan Disetujui]
[Daftar Usulan Penghapusan]
[Daftar Usulan Penghapusan] [Data Usulan Penghapusan]
[Data Pemeliharaan]
[Lap Pemeliharaan] General Affair
55 PemeliharaanPemeliharaan
6 Penghapusan
3.3.6 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan
hubungan antar entitas dan relasinya. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Entity
Relationship Diagram terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan
Physical Data Model (PDM).
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) dari rancang bangun sistem informasi
pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO, dijelaskan bahwa sistem di perusahaan ini memiliki 19 entitas yang saling berkaitan untuk menyediakan data yang dibutuhkan. Kemudian merelasikan entitas-entitas yang saling berhubungan untuk menghasilkan rancangan ERD dalam bentuk
Conceptual Data Model (CDM). Conceptual Data Model dapat dilihat pada
Gambar 3.21.
b. Physical Data Model
Dari rancangan Conceptual Data Model (CDM), maka dapat di-generate untuk menghasilkan rancangan Physical Data Model (PDM). PDM ini merupakan gambaran dari struktur database dari sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO. Physical Data Model dapat dilihat pada Gambar 3.22.
KODEW ARNA = KODEW ARNA KODEMEREK = KODEMEREK KODEW ARNA = KODEW ARNA
KODEKATEGORI = KODEKATEGORI
KODEMEREK = KODEMEREK
KODEKATEGORI = KODEKATEGORI IDUSER = IDUSER
IDUSER = IDUSERIDUSER = IDUSER
NOSPEK = NOSPEK
Gambar 3.22 Physical Data Model
3.3.7 Struktur Tabel
Struktur tabel digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral pada PT. SUCOFINDO. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari struktur tabel sistem.
1. Nama Tabel : Aset KP
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Aset Tabel 3.2 Kategori Aset
No Name Type Size Keterangan
1 KodeKategori Varchar 50 Primary Key
Tabel 3.2 Kategori Aset
No Name Type Size Keterangan
3 NamaKategori Varchar 500 4 KetKategori Varchar 500 5 LabelKategori Varchar 4 6 TglInputKategori Datetime -
3. Nama Tabel : Merek Aset
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Merek Aset Tabel 3.3 Merek Aset
No Name Type Size Keterangan
1 KodeMerek Varchar 50 Primary Key
2 IdUser Varchar 50
3 NamaMerek Varchar 500
4 KetMerek Varchar 500
5 LabelMerek Varchar 4
6 TglInputMerek Datetime -
4. Nama Tabel : Kategori Merek
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Merek Tabel 3.4 Kategori Merek
No Name Type Size Keterangan
1 KodeMerek Varchar 50 Primary Key
2 KodeKategori Varchar 50
5. Nama Tabel : Warna Aset
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Warna Aset Tabel 3.5 Warna Aset
No Name Type Size Keterangan
1 KodeWarna Varchar 50 Primary Key
2 IdUser Varchar 50
Tabel 3.5 Warna Aset
No Name Type Size Keterangan
4 KetWarna Varchar 500
5 LabelWarna Varchar 4
6 TglInputWarna Datetime -
6. Nama Tabel : Kategori Warna
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Warna Tabel 3.6 Kategori Warna
No Name Type Size Keterangan
1 KodeWarna Varchar 50 Primary Key
2 KodeKategori Varchar 50 Primary Key
7. Nama Tabel : Spek
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Spek Tabel 3.7 Spek
No Name Type Size Keterangan
1 NoSpek Varchar 50 Primary Key
2 IdUser Varchar 50
3 NamaSpek Varchar 500 4 TglInputSpek Datetime -
8. Nama Tabel : Kategori Spek
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Spek Tabel 3.8 Kategori Spek
No Name Type Size Keterangan
1 KodeKategori Varchar 50 Primary Key
9. Nama Tabel : Aset KP Spek
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Aset KP Spek Tabel 3.9 Aset KP Spek
No Name Type Size Keterangan
1 KodeAset Varchar 50 Primary Key
2 NoSpek Varchar 10 Primary Key
10. Nama Tabel : Pengadaan
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Pengadaan Tabel 3.10 Pengadaan
No Name Type Size Keterangan
1 KodePengadaan Varchar 50 Primary Key
2 IdUser Varchar 50
3 TglPengadaan Datetime - 4 AlasanPengadaan Varchar 100 5 KetPengadaan Varchar 500
11. Nama Tabel : Pengadaan Spek
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Spek Pengadaan Tabel 3.11 Pengadaan Spek
No Name Type Size Keterangan
1 KodePengadaan Varchar 50
2 KodeKategori Varchar 50
3 NoSpek Varchar 10
4 KetSpek Varchar 100
12. Nama Tabel : Pengadaan Detail
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Detail Pengadaan Tabel 3.12 Pengadaan Detail
No Name Type Size Keterangan
