PendidikanFormal :
2009 – 2016 : Universitas Komputer Indonesia Bandung 2006 – 2009 : SMA Pasundan 1 Bandung
2003 - 2006 : SMP Negri 11 Bandung 1997 - 2003 : SD Assalam Bandung
Nama : Muhammad Valeri Hamzah
Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 6 Januari 1991 Jenis Kelamin : Laki – laki
Alamat
: Jl. Bapa Ilus Gg.Bapa Ilus No.137/18B
Nomor Handphone : 085721141960
Skripsi
Semester Ganjil Tahun Akademik 2015/2016
OLEH:
Muhammad Valeri Hamzah 10109456
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
iii
SWT yang telah melimpahkan rahmat hidayah dan karunia-Nya, shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Rasulullah SAW serta doa restu dari kedua orang tua, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Penerapan Knowledge Management system di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi”. Tugas Akhir ini disusunsebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi jenjang strata satu (S1) di Program Studi Teknik Informatika, Universitas Komputer Indonesia.
Penulis membutuhkan peran serta dari pihak lain untuk proses penyelesaian Tugas Akhir ini, karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan. Oleh karena itu ijinkanlah penulis untuk menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik. 2. Ayahanda Tjetjep Saefudin dan Ibunda Kustini yang selalu memberikan
doa yang tidak pernah putus, dukungan yang tidak pernah tidak berhenti baik secara moril dan materil, serta sebagai alasan bagi penulis untuk tetap berjuang menyelesaikan pendidikan ini.
3. Adik tercinta Belinda Dwi Khaerunisa dan Thauriq Tri Nugroho yang selalu memberikan doa dan dukungan untuk penulis.
4. Utami Dewi W, S.Kom., M.Kom. Selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu guna mengarahkan dan memberikan petunjuk yang sangat berharga dalam menyusun Tugas Akhir.
iv
7. Bapak Tjetjep Saefudin S.Kom selaku General Manager dan SuperVisor Infrastruktur Teknologi Informasi PT.PLN (Persero) Bandung yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian. Kepada Hasan Maulana telah membimbing selama penulis melakukan penelitian. 8. Sahaba Seperjuangan (PejuangSkripsi) Muhammad Sayaf, Febby Habibie,
Kiki Mustopadan masih banyak lagi yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang selalu memberikan dukungan baik dalam suka dan duka, dan selalu memberikan bantuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
9. Irfan HeriN S.Kom dan Damalia Suci Asihna yang telah mengerah kandan mengajarkan penulis, sehingga penulis lebih mengerti dengan topik yang dibahas.
10.Teman-teman IF-11 2009 yang selalu memberikan dukungan baik dalam suka dan duka, dan selalu memberikan bantuan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, semoga kita sukses bersama. Salam perjuangan.
11.Serta semua pihak yang telah turut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dengan segala kekurangan. Penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, 29 Juli 2016
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR SIMBOL ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 3
1.4 Batasan Masalah... 3
1.5 Metodologi Penelitian ... 4
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ... 4
1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ... 10
1.6 Sistematika Penulisan ... 10
BAB II TUJUAN PUSTAKA ... 13
2.1 Tinjauan Perusahaan ... 13
2.1.1 Visi dan Misi PT PLN ... 13
2.1.2 Struktur Organisasi PT PLN ... 13
2.1.3 Deskripsi Pekerjaan ... 14
2.2 Landasan Teori ... 15
2.2.1 Pengertian Data, Informasi, dan Knowledge ... 15
vi
2.3 Knowledge Management Sistem (KMS) ... 17
2.3.1 Knowledge Management Infrastructure ... 17
2.4 Knowledge Management Roadmap... 19
2.5 Analisis SWOT ... 26
2.6 Rule-Based Reasoning expert system ( RBR ) ... 27
2.7 PHP ... 31
2.8 Pengertian XAMPP ... 33
2.9 Pengertian Internet ... 33
2.10 Pengertian Data ... 33
2.10.1 Basis Data ( DataBase ) ... 33
2.10.1 Flow Map ... 34
2.11 Pemodelan Data ... 35
2.12 Data Flow Diagram ( DFD ) ... 36
2.12.1 Level DFD ... 37
BAB IIIANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 39
3.1 Analisis Sistem ... 39
3.2 Analisis Masalah ... 39
3.3 Analisis Sistem Berjalan ... 39
3.4 Aturan Bisnis ... 41
3.5 Model Knowmedge Management System ... 42
3.5.1 Fase 1 Step 1 Analisis Keberadaan Infrastruktur ... 42
3.5.1.1 Analisis Jaringan, Perangkat lunak, dan Keras ... 42
3.5.1.1.1 Analisis Jaringan ... 42
3.5.1.1.2 Analisis PerangkatLunak ... 43
3.5.1.1.3 Analisis Perangkat Keras ... 44
3.6 Pengelarasan KMS dan Strategi Bisnis ... 47
3.7 Fase 2 Step 1 Desain Infrastruktur Knowledge Management ... 56
3.7.1 Arsitektur KM dan Pengelolaan Pengalaman ... 56
3.7.2 Arsitektur KM dan Pengelolaan Pengalaman Tindakan ... 59
vii
3.9 Rule-based reasoning (RBR) ... 62
3.10 Fase 5 Step 1 Desain Tim KM ... 69
3.11 Fase 3 Step 2 Membuat BluePrint Sistem KM ... 70
3.11.1 Analisis Data ... 70
3.11.2 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 70
3.11.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 73
3.11.4 Diagram Konteks ... 73
3.11.5 Data Flow Diagram ... 74
3.11.6 Spesifikasi Proses ... 86
3.11.6.1 Spesifikasi Proses Tambah Modul ... 86
3.11.6.2 Spesifikasi Proses Hapus Modul ... 86
3.11.6.3 Spesifikasi Proses Cari Modul ... 87
3.11.6.4 Spesifikasi Proses Download Modul ... 87
3.11.6.5 Spesifikasi Proses Tambah SOP ... 87
3.11.6.6 Spesifikasi Proses Hapus SOP ... 88
3.11.6.7 Spesifikasi Proses Edit SOP ... 88
3.11.6.8 Spesifikasi Proses Cari SOP ... 88
3.11.6.9 Spesifikasi Proses Download SOP ... 89
3.11.6.10 Spesifikasi Proses Tambah Pengalaman ... 89
3.11.6.11 Spesifikasi Proses Hapus Pengalaman ... 89
3.11.6.12 Spesifikasi Proses Cari Pengalaman ... 90
3.11.6.13 Spesifikasi Proses Download Pengalaman ... 90
3.11.6.14 Spesifikasi Proses Tambah Solusi ... 91
3.11.6.15 Spesifikasi Proses Hapus Solusi ... 91
3.11.6.16 Spesifikasi Proses Cari Solusi ... 91
3.11.6.17 Spesifikasi Proses Download Solusi ... 92
3.11.6.18 Spesifikasi Proses Hitung Kemiripan ... 92
3.11.7 Kamus Data ... 92
3.11.8 Perancangan Data ... 95
3.11.9 Tabel Relasi ... 95
viii
3.11.11 Perancangan Struktur Menu ... 98
3.11.11.1 Perancangan Antarmuka (Interface) ... 100
3.12 Perancangan Pesan ... 111
3.13 Perancangan Jaringan Semantik ... 113
3.14 Analisis Prosedural ... 115
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 125
4.1 Implementasi Sistem ... 125
4.1.1 Implementasi Prangkat Keras ... 125
4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 125
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 126
4.1.4 Implementasi Antar Muka... 128
4.2 Pengujian Sistem ... 131
4.2.1 Pengujian Black Box ... 131
4.2.1.1 Pengujian dan Hasil Pengujian Black Box ... 132
4.2.1.2 Kesimpulan Pengujian Black Box ... 141
4.2.2 Pengujian Beta ... 142
4.2.2.1 Wawancara Pengguna ... 142
4.2.2.2 Kesimpulan Pengujian Beta ... 147
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 149
5.1 Kesimpulan ... 149
5.2 Saran ... 149
[2]. Tiwana, Amrit. (2002). The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT,Strategy and Knowledge Platform 2nd edition. Upper Saddle River: Prentice Hall.
[3]. Fathansyah. (2004). Sistem Basis Data, Bandung: Informatika.
[4]. MADCOMS. (2005). Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan PHP & Mysql, Yogyakarta: ANDI OFFSET.
[5]. Prayitno, Dr. (1997). Pelayanan Bimbingan Dan Konseling: Buku III, Sekolah
Menengah Umum, Jakarta:PT. Ikrar Mandiriabadi.
[6]. Kusumadewi, S., 2003, Artificial Intelligence, Graha Ilmu : Yogyakarta.
[7]. Guritno, I. (2011). Theory and Aplication of IT Research Metodologi Peneltian Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi Offset.
[8]. Nonaka, Ikujiro, Hirotaka Takaeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company:How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: OxfordUniversity Press.
[9]. Kusrini, Sri Hartati, Retantyo Wardoyo, Agus Harjoko., (2009). Perbandingan metode
nearest neighbor dan algoritma C4.5 untuk menganalisis pengunduran diri calon
mahasiswa STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, Yogyakarta: STIMIK AMIKOM
Yogyakarta.
[10].Sidik, B. (2012). Menggunakan Framework CodeIgniter 2.x untuk Memudahkan Pengembangan Pemrograman Aplikasi WEB dengan PHP 5. Bandung : Informatika.
[11].Hoiri, M. Budi Santoso, P. (2015). Case base reasoning untuk menjaga mutu pelayanan
1
1.1 Latar Belakang Masalah
PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten kantor Distribusi mempunyai visi yaitu menjadikan perusahaan listrik negara sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang unggul dan terpecaya dengan bertumpu pada potensi insani. Potensi insani yaitu pembentukan skill yang baik dan membuat inovasi – inovasi agar PT.PLN menjadi perusahaan yang unggul.DiPT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten khususnya di divisi IT selalu ada kebutuhan untuk mendapatkan pengetahuan, informasi, data yang handal, riset dan analisisnya, serta berorientasi ke depan agar dapat menjawab permasalahan yang ada. Sumber daya manusia yang dimiliki oleh PLN itu begitu bernilai,Sejak 1999 sampai sekarang karyawannya umumnya rangking 1 sampai 10 dari universitas terbaik, memiliki karyawan bergelar doktor sebanyak 20 orang dan 600 orang bergelar master [ 1 ]. Semua itu merupakan asset paling penting dikarenakan pembelajaran dan pengalaman karyawan IT yang dimiliki oleh PLN dan jangan sampai semua itu sia-sia keberadaannya terutama karyawan IT yang sudah berstatus pensiun. Betapa pentingnya karyawan ITknowledge yang mereka miliki diorganisasi baik itu knowledge yang dimiliki oleh karyawan IT ataupun perusahaan.
ditemui dalam proses pengidentifikasian knowledge yang ada dalam perusahaan seperti contohnya karyawan divisi IT tidak tahu apa yang terjadi diluar perusahaan dan karyawan divisi IT tidak mengerti apa yang dipikirkan oleh Manager IT.Karyawan divisi IT mengalami kesulitan dalam pekerjaannya, hal ini menyebabkan penyelesaian dalam pekerjaan tidak sesuai dengan pencapaian target pekerjaan karyawan karena proses penyelesaian solusi pekerjaan mengacu berdasarkan SOP yang ada di perusahaan tidak semua karyawan divisi IT faham atau mengerti dengan penjelasan isi SOP yang sudah disediakan oleh perusahaan.
Dibutuhkan suatu sistem untuk memfasilitasi sharing dan pengeloaan SOP, modul, pengalaman karyawan dan tanya jawab antara karyawan ahli dengan karyawan lainnya pada divisi IT di PT.PLN (Persero).Knowledge Management System merupakanlangkah-langkah sistematik dalam pengelolaan aset pengetahuan (mengumpulkan, menyimpan dan mengunakan atau menyebarkan pengetahuan) dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan [ 2 ]. Berdasarkan masalah yang telah dijabarkan, maka penulis akan membuat aplikasi berbasis web yang berjudul “PENGELOLAAN PENGETAHUAN DI DIVISI IT PT.PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN KANTOR DISTRIBUSI”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di latar belakang masalah, maka rumusan sebuah masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana penerapansistem untuk knowledge management system Berbasis web pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten kantor Distribusi.
1. Karyawan Divisi IT sulit mengelola pengetahuan berupa membuat, menyimpan, dan menyebarkan pengetahuan.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi Pengelolaan Pengetahuan di divisi IT PT.PLN (Persero) DIstribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
Sedangkan, untuk menanggapi latar belakang permasalahan yang ada, maka tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan tugas akhir ini adalah
1. Memudahkan pengelolaan pengetahuan yaitu membuat, menyimpan dan menyebarkan dokumen pengetahuan, pembaharuan SOP, dan inovasi karyawan divisi IT yang berupa proses penciptaan/penyempurnaan produk, metode atau proses dari pengetahuan yang tersedia ide atau gagasan yang dimiliki karyawan.
2. Mempermudah karyawan divisi IT untuk pencarian solusi permasalahan pekerjaan yang sesuai dengan judul atau topik SOP.
1.4 Batasan Masalah
Terdapat beberapa batasan masalah dari KMS ini adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibangun berbasis Website menggunakan Intranet 2. Ruang lingkup hanya berfokus pada Divisi IT PT PLN
3. Pemodelan yang digunakan adalah pemodelan struktural menggunakan DFD.
4. Perancangan knowledge management menggunakan acuan “The 10-Step Knowledge Management Roadmap” oleh Amrit Tiwana, sampai menggunakan 1-7 Step.
5. Menggunakan analisis SWOTdigunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja, Prosedur dalam tiap langkah disesuaikan oleh kebutuhanKnowledge Management System
7. Penerapan AI diterapkan pada pengambilan pengetahuan yang tersembunyi pada manusia yang sangat detailmenggunakan Rule-Based Reasoning(RBR).
8. Metode yang digunakan dalam Knowledge Management System pada karyawan di Divisi IT adalah Rule-Based Reasoningsebagai berikut :
a. Inisialisasi. b. Inferensi. c. Rules. d. Query.
e. Pembaharuan status Rules / Premis. f. Evaluasi Rules.
1.5 Metodologi Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1.5.1 Metode Penelitian
Metodologi Penelitan berisi tahapan-tahapan yang dilakukan oleh penelitidalam proses iniadalah Artificial Intelligence (AI) yaitu menggunakan rase base reasoning (RBR)adalah sistem pakar yang menggunakan kaidah (rules) untuk merepresentasikan pengetahuan di dalam basis pengetahuannya dan transfer pengetahuan menggunakan model SECI, pengolahan data menggunakan dengan metode Artificial Intelligence (AI). Dengan alur pemikiran dibuat dengan tujuannyaagar agar penelitian dilakukan secara sistematis dan terencana sehingga tujuandari penelitian ini yaitu Untuk merancang dan menerapkan knowledge management system, menurut Tiwana (2002) ada sepuluh langkah stratejik yang bisa dilakukan oleh organisasi. Siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang dan menggunakan“The 10-step knowledge management
roadmap”Amrit Tiwana untuk pembangunan knowledge managemant system [ 3
Gambar 1.1 Metode Penelitian
1. Pengumpulan Data a. Tahap Observasi
Observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah observasi secara langsung yang mana peneliti bertindak sebagai partisipan dengan menjadi bagian dari bagian divisi IT.
Dengan menjadi partisipan secara langsung maka peneliti dapat mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari Knowledge Management System divisi IT tersebut.
b. Tahap Wawancara
Pada tahapan ini peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak divisi IT yang terkait secara langsung dengan Knowledge Management System divisi IT ini. Adapun data dan informasi yang dikumpulkan meliputi keadaan infrastruktur saat ini dan posisi penggunaan knowledge yang ada dalam perusahaan.
c. Tahap Studi Literatur
Pada tahapan ini peneliti melakukan pengumpulan data melalui paper, buku, jurnal, catatan-catatan yang berkaitan dengan knowledge management. Data merupakan data sekunder yang digunakan untuk mendukung data-data yang diperoleh dari proses observasi dan wawacara.
d. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini peneliti melakukan analisis tentang masalah yang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi terutama dalam bidang divisi IT.
2. Analisis Infrastruktur
a. Analisis Implementasi Infrastruktur yang berjalan baik dari segi jaringan, hardware, software dan pengguna.
b. Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Perusahaan. 3. Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis
Pada langkah ini, peneliti melakukan identifikasi dan analisis terhadap strategi bisnis yang ada pada bidang divisi IT di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi untuk diselaraskan dengan rancangan knowledge management yang diusulkan. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :
a. Analisis SWOT
Peneliti melakukan analisis SWOT untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada pada bagian divisi IT bila knowledge management system yang diusulkan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi. Dengan mengetahui kekuatan dan kelemahan dari perusahaan, maka peneliti dapat mengusulkan suatu rancangan knowledge management system yang optimal sesuai dengan kemampuan yang sekolah miliki sehingga nantinya sistem yang diusulkan dapat memanfaatkan peluang yang ada dan meminimalisir ancaman yang muncul dari pihak asing ataupun dari pihak perusahaan itu sendiri. 4. Analisis KMS, desain dan pengembangan
a. Desain infrastruktur Knowledge Management.
Pada tahap desain infrastruktur KM dilakukan pembangunan arsitektur KM dan integrasi model dibangun terhadap usulan infrastruktur yang dihasilkan dari analisis yang sudah dilakukan. dalam tahapan ini menjelaskan dua tahapan yaitu
a. Modul input data
b. Modul proses Knowledge Management System (KMS) c. Modul proses perhitungan pengalaman karaywan divisi IT d. Modul analisa system pakar
e. Modul output KMS dan pengelolaan pengalaman karyawan divisiIT.
Arsitektur Knowledge Management dan Pengelolaan Pengalaman Tindakan Terintegrasi dengan infrastruktur.Pada tahapan ini menjelaskan Knowledge SDM yang dimiliki bidang divisi IT perlu ditingkatkan, maka teknologi informasi sebagai pendukung dalam penerapan proses KM. Teknologi berbasiskan web dipilih untuk mempermudah karyawan bidang divisi IT mengelola pengetahuan dan karyawan yang bersetatus pensiun dapat menambah pengetahuan tidak hanya di jam kerja atau pada saat dinas saja tetapi bisa dilakukan di rumah dan dimana saja, hal ini dikarenakan karyawan divisi IT memiliki jam kerja yang berbeda-beda.
Penerapan KMS menggunakan teknologi berbasis web merupakan suatu pendekatan yang menyediakan akses berbagai informasi untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan knowledge pengalaman tindakan, dan SOP.
5. Audit dan analisis Knowledge
(RBR)untuk penentuan solusi dan algoritma Backward Chaining untuk pembobotan dan perhitungan Rules.
Runut balik atau Backward Chiningmerupakan strategi pencarian yang arahnya kebalikan dari runut maju. Proses pencarian dimulai dari tujuan, yaitu kesimpulan yang menjadi solusi permasalahan yang dihadapi. Mesin inferensi mencari kaidah-kaidah atau Rules dalam basis pengetahuan yang kesimpulannya merupakan solusi yang ingin dicapai, kemudian dari kaidah-kaidah atau Rules yang diperoleh, masing-masing kesimpulan dirunut balik jalur yang mengarah ke kesimpulan tersebut. Jika informasi-informasi atau nilai dari atribut-atribut yang mengarah ke kesimpulan tersebut sesuai dengan data yang diberikan maka kesimpulan tersebut merupakan solusi yang dicari, jika tidak sesuai maka kesimpulan tersebut bukan merupakan solusi yang dicari. Runut balik atau Backward Chining memulai proses pencarian dengan suatu tujuan sehingga strategi ini disebut juga goal-driven.
6. Desain Tim Knowledge Management.
Perancangan tim dilakukan untuk mengidentifikasi dan menyusun parakaryawan yang akan berperan aktif dalam knowledge management systemyang akan dibangun. Hasil rancangan tim nantinya melibatkan partisipasi darisemua karyawan di bidang divisi ITyang ada dalam perusahaan dan kewenangan setiapanggota tim dalam menggunakan sistemdibatasi sesuai dengan peran yangdidapat dalam tim.
7. Membuat Blueprint Knowledge Management System.
1.5.2 Analisis Prosedur Metodologi Penelitian
1. Mengidentifikasi suatu permasalahan yang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawab Barat dan Banten Kantor Distribusi yang berkaitan dengan bidang divisi IT.
2. Mengumpulkan data yang akan di analisis dan berwawancara dengan masing-masing bidang divisi ITterhadap suatu permasalahan karyawanyang terjadi di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
3. Menyimpulkan suatu permasalahan sesuai hasil wawancara dengan Manager dan karyawan disivi IT bahwa sulitnya berbagi pengetahuan atar bidang dalam bidang divisi IT sehingga pengetahuan yang ada hanya dimiliki oleh bidang tertentu dan menjadi sangat terbatas dan tidak bersifat selamanya.
4. Perancangan sistem yang akan di bangun untuk menangani sulitnya berbagi pengetahuan dan pengetahuan yang ada masih bersifat sementara.
5. Pembangunan Knowledge Management System Pada Bidang divisi IT di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang permasalahan, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, yang kemudian diikuti dengan perbatasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi profil, visi dan misi, tujuan dan struktur organisasi. Selain itu metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian dijelaskan pada bab ini.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang hasil identifikasi dan analisis terhadap infrastruktur organisasi, penyelarasan strategi bisnis dengan knowledge management, SWOT analysis, perancangan platform yang digunakan, identifikasi aset-aset knowledge yang ada dalam organisasi, perancangan tim dan blueprint knowledge management system.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi tentang implementasi dari hasil analisis dan perangcangan yang telah dibuat kedalam bentuk aplikasi pemograman, kemudian dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibangun.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
13
2.1 Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan berisi penjelasan yang memaparkan tentang visi dan misi serta struktur organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten di Bandung
2.1.1 Visi dan Misi PT PLN
Berikut penjabaran dari visi dan misi PT PLN adalah: a. Visi
Menjadikan Perusahaan Listrik Negarasebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.
b. Misi
1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham
2. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
2.1.2 Struktur Organisasi PT PLN
Gambar 0.1Struktur Organisasi Divisi IT PT PLN
2.1.3 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah seperangkat fungsi dan tugas tanggung jawab yang dijabarkan ke dalam kegiatan pekerjaan.
1. Manager, Budaya pembelajar dan berbagi pengetahuan dibangun dan terus menerus dikomunikasikan kepada kepada seluruh Pegawai. 2. Manager, KM dilaksanakan secara memadai, efektif, menciptakan
nilai tambah dan meningkatkan kinerja Perseroan.
3. Manager, Peningkatan kompetensi yang terkait dengan Knowledge Management dapat dilaksanakan.
4. Manager, Sistem pengukuran unjuk kerja KM dapat dilaksanakan. 5. Supervisor DataBase, Pengambilan keputusan strategis yang
berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis Perseroan dengan memberikan arahan, atas nama Direksi dalam penyusunan Rencana Strategis Knowledge Management
6. Supervisor DataBase, Validasi Knowledge Taxonomy dan Aset Pengetahuan, dalam hal ini Komite Ahli bertindak sebagai Subject Matter Expert PT PLN (Persero)
7. Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Perencanaan strategis KnowledgeManagement
9. Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Pengelolaan program KnowledgeManagement
10.Supervisor Jaringan dan Aplikasi, Audit KnowledgeManagement 2.2. Landasan Teori
Landasan teori membahas mengenai materi atau teori apa saja yang digunakan sebagai acuan dalam membuat tugas akhir ini. Landasan teori yang diuraikan merupakan hasil studiliteratur, baik dari buku, maupun situs internet.
2.2.1. Pengertian Data, Informasi, dan Knowledge
Menurut Jogianto, sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sedangkan menurut Murdick, R.G, Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur prosedur/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
2.2.2 Knowledge Management System (KMS)
Dalam satu dasawarsa terakhir pengelolaan pengetahuan (knowledge management), menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas suatu sekolah, perusahaan atau instansi. Hal ini dapat dimengerti karena kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal. Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat meningkatkan produktivitas suatu instansi [ 1 ].
berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya Disinilah peran berbagi pengetahuan dikalangan karyawan menjadi amat penting untuk meningkatkan kemampuan karyawan agar mampu berpikir secara logika yang diharapkan akan mengahasilkan suatu bentuk inovasi. Jadi inovasi merupakan suatu proses dari ide melalui penelitian dan pengembangan akan menghasilkan prototipe yang bisa dikomersialkan. Sebenarnya menurut para ahli misalnya Carl Davidson dan Philip Voss mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan bagaimana sekolah mengelola staf mereka, sebenarnya bahwa knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang saling berbeda mulai saling bicara.
Wakil perusahaan dari Rover Group (Collin Jones) mengatakan bahwa sebagai bagian dari knowledge management strategy, Rovernet mengatakan bahwa intranet merupakan bagian yang sangat membantu mereka dalam mengaplikasikan learning dan share best practice mereka. Menurut David J.Skryme bahwa salah satu tantangan knowledge management adalah menjadikan manusia berbagai knowledge mereka. Untuk mengahadapi tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu: Culture, Co-opetition (menyatukan kerjasama dengan persaingan) dan Commitment.
Banyak perusahaan belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (pengetahuan + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya, mengapa demikian ?
Research Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam sekolah tersimpan dengan struktur adalah sbb:
a. 42 % dipikiran (otak) karyawan b. 26 % dokumen kertas
d. 12 % knowledge based-electronics.
2.3 Karakteristik Knowledge Management System (KMS)
Oleh karena tidak ada konsensus mengenai apa sebenarnya KMS, jelas tidak ada kesepakatan mengenai karakteristik standar KMS. Untuk mengelola pengetahuan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan misalnya :
1. Analisis dan identifikasi proses kerja/bisnis dalam organisasi 2. Pemahaman tentang proses pengetahuan di dalam proses kerja 3. Pemahaman nilai, konteks, dan dinamika pengetahuan dan informasi 4. Idenfikasi penciptaan, pemeliharaan dan pemanfaatan aset pengetahuan 5. Pemetaan aliran pengetahua
6. Manajemen perubahan
7. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan pengetahuan
8. Pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama
9. Manajemen kegiatan/proyek
10. Stukturisasi dan arsitektur informasi. 11. Manajemen aliran dokumen dan informasi
12. Pemahaman tentang prinsip-prinsip manajemen informasi.
Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan, tentu perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai asset berharga ini, sebagai sebuah langkah untuk mendeteksi adanya tacit knowledge ini
2.3.1Arsitektur Knowledge management System (KMS)
externalization, combination, internalization (SECI), menurut Nonaka dan Takeuci [ 4 ] digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di organisasi melalui empat cara konversi, sebagaimana pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2Penyebaran Empat Cara Konverdi Pengetahuan SECI
Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain.
Combinationadalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, merangkum buku. Internalizationadalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya, guru mengajar didalam kelas.
Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.
1. Tacit Knowledge
“Is knowledge that is difficult to transfer to another person by means of writing it down or verbalizing it? ”
Dimana dari definisi diatas tacit knowledge berarti suatu pengetahuan yang sulit untuk ditransfer ke orang lain, bukan berarti tidak bisa ditransfer, namun perlu waktu yang lama dalam proses transfer pengetahuan ini.
Contoh sederhana dari tacit knowledge adalah seseorang yang memiliki pengetahuan atau keahlian dalam hal mengendarai mobil dan kemudian mentransfer pengetahuannya itu kepada orang lain. Belum tentu orang yang menerima keahlian mengendarai mobil tersebut langsung dapat mempraktekkan ilmu tersebut, karena pada dasarnya kemampuan mengendarai mobil itu didasarkan pada intuisi dan pengalaman.
2. Explicit Knowledge
“ knowledge that has been or can be articulated, codified, and stored in certain media. It can be readily transmitted to others.”
Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah terdokumentasikan, artinya, telah dicatat, ataupun tersimpan dalam database, dan dapat dipelajari oleh semua orang secara langsung. SOP (Standard Operation Procedures) merupakan contoh knowledge yang sudah terdokumentasi.
2.4 Knowledge Management Roadmap
Untuk merancang dan menerapkan knowledge management system, menurut Tiwana (2002) ada sepuluh langkah stratejik yang bisa dilakukan oleh organisasi. Sepuluh langkah stratejik itu dikenal dengan istilah “The 10-step knowledge management roadmap”.
1. Analisis Infrastruktur yang Ada
apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan knowledge management di dalam organisasi. Dengan menganalisa dan menilai infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan infrastruktur yang dimiliki organisasi saat itu. Konsekuensi kondisi tersebut adalah manajemen harus mengembangkan apa yang sudah ada. 2. Mengaitkan Knowledge Management dengan Strategi Bisnis
Bila knowledge creation ingin sukses diarahkan, perlu disusun langkah langkah yang mengaitkan antara strategi bisnis yang dibangun oleh organisasi dengan strategi knowledge management. Efektifitas strategi knowledge management tidak sesederhana dengan hanya menyediakan teknologi informasi saja, tetapi mesti ada satu keseimbangan antara teknologi, dan fokus bisnis dengan strategi bisnis organisasi.
3. Mendesain Infrastruktur Knowledge Management
Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk knowledge management system yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan kebutuhan knowledge management system, pertanyaan berikut dapat dijadikan sebagai pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur knowledge management.
4. Mengaudit Aset dan sistem Knowledge yang Ada
Tujuan audit knowledge adalah untuk menilai apa saja knowledge yang sudah ada di dalam organisasi saat itu, dan menentukan fokus aktivitas knowledge management. Untuk mencapai tujuan audit, dianjurkan untuk membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior manajer, karyawan bidang keuangan, bagian sumber daya manusia, orang pemasaran, ahli informasi teknologi, Selain itu, tim audit harus juga mengidentifikasikan paling tidak lima sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka miliki.
5. Mendesain Tim Knowledge Management
a. Local expert dan interdepartementalgurus, yaitu pengadopsi awal teknologi, yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di organisasi. Mereka mempunyai knowledge dalam bidang tertentu seperti pemasaran, keuangan, ditambah dengan knowledge tentang teknologi.
b. Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak mengetahui kondisi internal organisasi.
c. Nonlocal expert dan extradepartemental gurus, yaitu orang yang memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara karyawan dengan latar belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda.
d. Consultant, yaitu orang yang berasal dari luar organisasi dengan keahlian tertentu.
e. Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpartisipasi karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang membawa perspektif stratejik ke dalam usaha penerapan knowledge management.
6. Menciptakan Blueprint Knowledge Management
Pada tahap kelima, tim knowledge management mendesain sistem manajemen baru. Desain sistem harus berspesifikasi sebagai berikut:
a. Knowledge repositories, yaitu database di mana knowledge disimpan.
b. Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna terhadap database knowledge dan dukungan arus knowledge ke seluruh organisasi. Collaborative platform memungkinkan kepada pengguna mencari isi atau berlangganan dengan isi dari database. c. Network, yaitu dukungan jaringan komunikasi dan percakapan.
intranet, ekstranet, dan jaringan lunak seperti ruang bersama, kolaborasi jaringan industri, jaringan perdagangan, forum industri, pertukaran, baik langsung maupun melalui telekonferensi.
d. Culture, yaitu mengacu kepada metode untuk mendorong karyawan menggunakan knowledge management system dan berbagi knowledge. 7. Pengembangan Knowledge Management system
Pada tahap ini tim harus bekerja sekaligus menggabungkan knowledge management system yang sudah bangun pada tahap enam sebelumnya. Konstruksi sistem mencakup tujuh lapis, yaitu sebagai berikut:
a. Interface layer
Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan
knowledge management system yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali, dan berbagi knowledge. Di beberapa organisasi, interface layer ini berupa home page yang dapat diakses pengguna lewat intranet organisasi.
b. Access and authentication layer
Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna yang mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk
mencegahpengakses yang tidak sah, dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut.
c. Collaborative filtering and intelligence layer
Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks, dan sebagainya.
d. Application layer
Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, sarana berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video, whiteboard digital, electronic forum, dan sebagainya
e. Transport layer
Lapisan ini memuat teknologi seperti web server, e-mail server, pendukung untuk alur video dan audio, dan sebagainya.
Legacy system merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah usang. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru.
g. Repositories
Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen, dan databaselainnya yang menggambarkan pondasi knowledge management system.
h. Prototipe dan Uji Coba
Langkah ini merupakan upaya untuk menguji prototype yang telah dibuat sebelumnya, dan memperbaiki sistem tersebut bila tidak berjalan sesuai rencana. Prototipe yang dibuat mungkin saja di bawah standar sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, tim dapat menggunakan stratejik “result-driven incrementalism”(RDI) atau perbaikan yang didorong oleh hasil. Tiwana mengusulkan tiga kunci untuk membuat RDI dapat bekerja, yaitu sebagai berikut:
1. Objective-driven decision support, yaitu menggunakan hasil dari target dan tujuan akhir bisnis untuk mendorong pembuatan keputusan pada tiap-tiap titik ke seluruh proses penyebaran sistem. Misalnya setiap tahap dari penerapan knowledge management system memiliki hasil yang ingin dicapai (mengapa) dan hasil yang diproyeksikan (untuk apa) dengan jelas harus terjawabsebelum system dilaksanakan.
2.Incremental but independent result, yaitu membagi implementasi ke dalam rangkaian perbaikan yang tidak tumpang tindih. Masing-masing kegiatan dapat diukur hasilnya dan diperbaiki, meskipun tidak ada perbaikan lebih lanjut.
kebijaksanaan, proses, pengukuranyang dibutuhkan untuk membuat sistem tersebut bekerja. Misalnya jika mengembangkan satu diskusi database, mesti disertai dengan perubahan motif karyawan menggunakan piranti lunak tersebut, apakah mencari informasi saja atau untuk memberi kontribusi terhadap database tersebut. Penyebaran rencana harus juga disertai penghargaan yang tepat, yang dapat mendorong karyawan menyatu ke dalam proses tersebut.
4. Pengelola Perubahan, Kultur, dan Struktur Penghargaan
Satu hal yang harus dicatat dalam kaitannya dengan upaya menjalankan tahap ini bahwa sukses tidaknya manajemen perubahan tidak hanya tergantung kepada teknologi, tetapi di kebanyakan organisasi justru lebih ditentukan pada perubahan kultur dan perubahan di dalam sistem penghargaan. Oleh karena itu, penting bagi pihak tim pengembangan untuk menyusun langkah-langkah stratejik supaya penerapan knowledge management
berlangsung dengan baik. Tim harus mendapatkan hati dan jiwa karyawan. Mereka bukanlah pasukan, tetapi mereka lebih seorang sukarelawan.
5. Evaluasi Kinerja, Mengukur ROI, dan Perbaikan Knowledge Management System
Untuk tujuan pengukuran hasil knowledge management, Tiwani menggunakan perspektif sebagai berikut
a. Financial perspective (perspektif finansial) : apakah investasi organisasi di dalam knowledge management memperoleh keuntungan finansial bagi neraca organisasi?
b. Human-capital perspective (perspektif modal manusia) : apakah kinerja karyawan organisasi lebih baik dan lebih berbagi?
d. Organization-capital perspective (perspektif modal organisasi) : apakah saat ini organisasi memiliki proses melakukan invoasi dengan lebih cepat daripada pesaing melalui knowledge management.
Gambar 2.3The 10-Step Knowledge Management Roadmap
2.5 Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal maupun eksternal suatu organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja. Analisis internal meliputi peniaian terhadap faktor kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness). Sementara, analisis eksternal mencakup faktor peluang (Opportunity) dan tantangan (ThreathS).
Pendekatan kualitatif matriks SWOT sebagaimana dikembangkan oleh Kearns menampilkan delapan kotak, yaitu dua paling atas adalah kotak faktor eksternal (Peluang dan Tantangan) sedangkan dua kotak sebelah kiri adalah faktor internal (Kekuatan dan Kelamahan). Empat kotak lainnya merupakan kotak isu-isu strategis yang timbul sebagai hasil titik pertemua antara faktor-faktor internal dan eksternal.
Pendekatan kualitatif matriks SWOT sebagaimana dikembangkan oleh Kearns menampilkan delapan kotak, yaitu dua paling atas adalah kotak faktor eksternal (Peluang dan Tantangan) sedangkan dua kotak sebelah kiri adalah faktor internal (Kekuatan dan Kelamahan). Empat kotak lainnya merupakan kotak isu-isu strategis yang timbul sebagai hasil titik pertemua antara faktor-faktor internal dan eksternal. Martiks SWOT Kearns [ 5 ] menggambarkan gambar 2.3
Matriks SWOT Kearns
Keterangan:
Sel A: Comparative Advantages
Sel ini merupakan pertemuan dua elemen kekuatan dan peluang sehingga memberikan kemungkinan bagi suatu organisasi untuk bisa berkembang lebih cepat.
Sel B: Mobilization
Sel ini merupakan interaksi antara ancaman dan kekuatan. Di sini harus dilakukan upaya mobilisasi sumber daya yang merupakan kekuatan organisasi untuk Comparative Advantage Divestment/Investment Damage Control Mobilization memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan kemudian merubah ancaman itu menjadi sebuah peluang.
Sel C: Divestment/Investment
Sel ini merupakan interaksi antara kelemahan organisasi dan peluang dari luar. Situasi seperti ini memberikan suatu pilihan pada situasi yang kabur. Peluang yang tersedia sangat meyakinkan namun tidak dapat dimanfaatkan karena kekuatan yang ada tidak cukup untuk menggarapnya. Pilihan keputusan yang diambil adalah (melepas peluang yang ada untuk dimanfaatkan organisasi lain) atau memaksakan menggarap peluang itu (investasi).
Sel D: Damage Control
Sel ini merupaka kondisi yang paling lemahdari semua sel karena merupakan pertemuan antara kelemahan organisasi dengan ancaman dari luar, dan karenanya keputusan yang salah akan membawa bencana yang besar bagi organisasi. Strategi yang harus diambil adalah Damage Control (mengendalikan kerugian) sehingga tidak menjadi lebih parah dari yang diperkirakan.
2.6 Rule-Based Reasoning expert system (RBR)
pengetahuan. Sistem pakar berbasis kaidah (rule-based expert system) adalah sistem pakar yang menggunakan kaidah (rules) untuk merepresentasikan pengetahuan di dalam basis pengetahuannya.
strategi pencarian dasar yang bisa digunakan oleh mesin inferensi dalam mencari kesimpulan untuk mendapatkan solusi bagi permasalahan yang dihadapi sistem pakar, yaiturunut balik (Backward Chaining)
Runut balik merupakan strategi pencarian yang arahnya kebalikan dari runut maju. Proses pencarian dimulai dari tujuan, yaitu kesimpulan yang menjadi solusi permasalahan yang dihadapi. Mesin inferensi mencari kaidah-kaidah dalam basis pengetahuan yang kesimpulannya merupakan solusi yang ingin dicapai, kemudian dari kaidah-kaidah yang diperoleh, masing-masing kesimpulan dirunut balik jalur yang mengarah ke kesimpulan tersebut. Jika informasi-informasi atau nilai dari atribut-atribut yang mengarah ke kesimpulan tersebut sesuai dengan data yang diberikan maka kesimpulan tersebut merupakan solusi yang dicari, jika tidak sesuai maka kesimpulan tersebut bukan merupakan solusi yang dicari. Runut balik memulai proses pencarian dengan suatu tujuan sehingga strategi ini disebut juga goal-driven.
Algoritma Runut Balik
Penggunaan strategi pencarian runut balik untuk membangun mesin inferensi memerlukan suatu algoritma tertentu sehingga bisa diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman. Salah satu algoritma runut balik yang diambil dari buku [ 6 ]Introduction To Expert Systems : The Development and Implementation Of Rule-Based Expert Systems (Ignizio, 1991) adalah sebagai berikut :
1. Inisialisasi
Terdapat 3 Point yaitu :
I. Tabel Working Memory, untuk menyimpan pasangan atribut-nilai hasil dari proses inferensi.
II. Tabel Goal, untuk menyimpan atribut yang nilainya sedang dicari.
kaidah-kaidah dalam basis pengetahuan, nomor klausa premis dalam kaidah-kaidah yang bersesuaian, dan status dari klausa premis tersebut.Semua klausa premis dalam tabel Rule/Premise Status diberi status free dan semua kaidah dalam tabel Rule/Premise Status diberi status active.
2. Mulai inferensi
Sebutkan kesimpulan akhir (solusi dari permasalahan) yang ingin dicapai dan Letakkan atribut dari klausa kesimpulan yang merupakan solusi dari permasalahan pada puncak tabel Goal.
3. Pengecekan kaidah
Jika tabel Goal kosong maka STOP, dan bila Jika tabel Goal tidak kosong maka cari kaidah-kaidah berstatus active yang atribut dari klausa kesimpulannya bersesuaian dengan atribut yang berada pada puncak tabel Goal.
a. Jika hanya 1 kaidah yang ditemukan, lakukan langkah 6. Jika ada beberapa kaidah yang ditemukan, cari yang berstatus triggered, lakukan langkah 6. Jika tidak ada kaidah yang berstatus triggered, pilih salah satu kaidah lalu proses dengan langkah 6.
b. Jika tidak ada kaidah yang ditemukan, lakukan langkah 4. 4. Query
Ambil salah satu data dari sekumpulan data yang diberikan oleh pemakai yang bersesuaian dengan atribut yang berada pada puncak tabel Goal.
a. Jika tidak ada maka STOP.
b. Jika ada maka pindahkan atribut yang berada pada puncak tabel Goal lalu tempatkan pada tabel Working Memory beserta nilainya, yaitu data yang diambil tadi.
5. Pembaharuan status kaidah/premis
a. Gunakan isi dari tabel Working Memory untuk membaharui tabel Rule/Premise Status.
pada suatu kaidah semuanya berstatus true maka beri status triggered pada kaidah tersebut.
c. Kembali ke langkah 3. 6. Evaluasi kaidah
a. Jika kaidah berstatus triggered maka pindahkan atribut yang berada pada puncak tabel Goal ke tabel Working Memory beserta nilainya yang terdapat dalam klausa kesimpulan pada kaidah tersebut. Ubah status kaidah tersebut menjadi fired. Kembali ke langkah 5.
b. Jika kaidah tidak berstatus triggered maka pilih atribut dari klausa premis pertama yang berstatus free lalu tempatkan pada puncak tabel Goal. Kembali ke langkah 3.
Algoritma runut balik di atas mempunyai 2 keadaan yang menyebabkan proses inferensi berhenti, yaitu :
1 Pada saat tabel Goal kosong, berarti kesimpulan yang merupakan solusi dari permasalahan sudah diperoleh.
2 Pada saat data dari pemakai yang diminta oleh sistem pakar untuk memenuhi prompt kaidah tidak ada, berarti kesimpulan yang merupakan solusi dari permasalahan tidak ditemukan.
Algoritma ini bisa dipakai sebagai salah satu pilihan, apabila sistem pakar yang dikembangkan memang menggunakan backward chaining
2.6 PHP
PHP adalah suatu bahasa server-side yang di desain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat disisipkan diantara HTML, dan karena bahasa server-side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, yang dikirimkan ke browser
PHP dahulu merupakan proyek pribadi dari Rasmus Lerdorf pada tahun 1994 (dengan dikeluarkannya PHP versi 1 yang digunakan untuk membuat home page pribadi yang dipublikasikan 8 Juni 1995). Versi pertama ini berupa kumpulan script PERL. Untuk versi kedua Ramus menulis ulang script-script PERL tersebut menggunakan bahasa C, kemudian menambahkan fasilitas untuk form HTML dan koneksi MYSQL. Adapun PHP didapat dari singkatan PHP Hypertex Prepocessor.
Setelah mengalami perkembangan, Zeev Suraski dan Andi Gumans (termasuk Rasmus) yang bergabung dalam suatu kelompok open source, maka mereka memulai versi 3 PHP nya, PHP telah menampakkan keunggulan sebagai salah satu bahasa server scripting yang handal. Melalui perkembangan yang pesat ini banyak fasilitas yang ditambahkan oleh kelompok ini. Pada bulan Mei 2000 dirilis PHP versi 4 yang dikeluarkan oleh Zend Engine yaitu sebuah produk yang diciptakan oleh Suraski dan Gutmans. Kehandalan PHP diperlengkap dengan dirilisnya PHP versi 5 pada 13 Juli 2004 yang mendukung OOP serta berbagai manajemen database yang luas dan penanganan error yang mudak.
Sintak yang digunakan berasal dari bahasa C, Java maupun PERL. Sampai tulisan ini dibuat versi PHP yang terbaru adalah versi 5.4.7 yang dirilis pada tanggal 13 September 2012.
2.8 Pengertian XAMPP
XAMPP adalah software grafis gratis yang di tujukan pada pengguna Windows Operating System. Walaupun dalam versi linux telah ada software ini, namun dalam pengoperasiannya mengunakan perintah text. Hal ini mengakibatkan menjalankan software ini dalam linux sedikit sulit di banding dengan windows. Namun kelebihan software ini jika di jalankan pada linux lebih lancar di banding dengan windows. Software yang merupakan software web server apache yang di dalamnya sudah terdapat database seperti mysql, php dan masih banyak lagi. Kelebihan software web server XAMPP ini di banding dengan software web server lain adalah dalam satu kali install software ini telah sekaligus terinstall Apache Web Server, MySQL Database Server, PHP Support.
2.9 Pengertian Internet
Interconnection network (internet) adalah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung. Internet berasal dari bahasa latin "inter" yang berarti "antara". Internet merupakan jaringan yang terdiri dari milyaran komputer yang ada di seluruh dunia. Internet melibatkan berbagai jenis komputer serta topology jaringan yang berbeda. Dalam mengatur integrasi dan komunikasi jaringan, digunakan standar protokol internet yaitu TCP/IP. TCP bertugas untuk memastikan bahwa semua hubungan bekerja dengan baik, sedangkan IP bertugas untuk mentransmisikan paket data dari satu komputer ke komputer lainya.
2.10 Pengertian Data
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langusng kepada pemakai. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video[5].
2.10.1 Basis Data (Database)
bentuk, merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satuentitasterdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record. Untuk menyebut isi dari field maka digunakan atribut atau merupakan judul dari satu kelompok entitas tertentu, misalnya entitas nama barang menunjukkan entitas nama barang dari barang. Entitas dalah suatu objek yang nyata dan akan direkam .[9]
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan modelfisik. Unsur-unsur konsep pembangun database adalah:
a. Field atau Atribut
Field ataua tribute adalah identitas yang mewakili satu jenis data. Misalnya Field nama pelanggan, alamat dan nomor tlp pada tabel data toko buku.
b. Record
Record adalah kumpulan elemen yang saling terkait yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Suatu record mewakili satu data atau Informasi tentang seseorang. Contoh : nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat, kota, tanggal pinjam, tanggal kembali.
c. File
Filea dalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda data valuenya. Misalnya file kepegawaian berisi data tentang semua kepegawaian yang ada.
d. Tabel
Tabel adalah sebuah file yang menampun gdata-data dalam kelompok tertentu.
2.10.2 Flow Map
dokumen keluaran dan masukan. Flow Map disebut juga diagram aliran dokumen atau diagram prosedur kerja merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan termasuk tembusan-tembusannya. Flow map menggambarkan pergerakanproses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.
Hal yang harus diperhatikan dalam flowmap:
1. Memodelkan aliran dokumen pada sistem yang sedang berjalan. 2. Bentuk dokumen bisa manual atau berupa file computer.
3. Satu alur aliran dokumen terdiri dari input proses output. 4. Tidak boleh ada dokumen yang hilang dalam runtunan prosesnya.
Kegunaan dari FlowMap ini adalah:
1 Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan. 2 Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.
3 Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.
2.11 Pemodelan Data
Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang bejudul Analisis dan Desain Sistem, Pemodelan sistem memainkan peranan yang penting dalam pengembangan sistem. Pemodelan data kadang-kadang disebut pemodelan database karena model data kadang-kadang diimplementasikan sebagai sebuah database. Pemodelan data dapat di gambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram).
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity
Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkaran pemakaian dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. 2. Atribut
Elemen dari sebuah entity yang berfungsi mendeskripsikan karakter entity. 3. Hubungan
Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antara entity dengan isi dari hubungan itu sendiri.
Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain: a. Satu Ke Satu (One to One)
Bentuk relasi antara satu entitas dengan sejumlah satu ke entitas dengan Jumlah yang sama.
b. Satu Ke Banyak (One to Many)
Bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).
c. Banyak Ke Banyak (Many to Many)
Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang sama.
2.12 Data Flow Diagram (DFD)
a. Elemen-elemen lingkungan
Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen menyediakan data bagi sistem input data, dan menerima output data sistem pada DFD. Tidak dibuat perbedaan antara data dan informasi. Semua arus dipandang sebagai data.
Nama Terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya sistem. Terminator digambarkan dalam DFD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungan.
b. Proses
Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambar dengan lingkaran. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan label.
Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan objek, tetapi anda dapat juga menggunakan nama sistem atau program komputer.
c. Arus Data
Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses yang lain. Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat digambar sebagai garis lurus atau garis lengkung.
d. Penyimpanan Data
Jika perlu dipertahankan karena suatu sebab, maka digunakan penyimpanan data. Dalam istilah DFD, penyimpanan data ( data store )adalah suatu penampungan. Data store digambarkan dengan garis sejajar.
2.12.1 Level DFD
a. Diagram Level Nol
Diagram Level Nol adalah diagram tingkat menengah yang menggambarkan proses-proses utama dalam sistem, yang terdiri dari sistem, hubungan entity, proses, data flow dan data store.
b. Diagram Konteks
39
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinnga dapat diusulkan perbaikan.
Hal-hal yang dianalisis pada tahap analisis sistem adalah analisis masalah, analisis fungsional, analisis prosedur sistem yang sedang berjalan, analisis metode, analisis basis data, dan analisis kebutuhan nonfungsional
3.2 Analisis Masalah
Permasalahan yang terjadi adalahsulitnyakaryawan Teknik Informatika di PLN dikarenakan :
1. Sulitnya pengelolaan knowledge yang diperoleh karyawan dan karyawan yang bersetatus pensiun untuk disimpan secara umun di perusahaan.
2. Sulitnya mendapatkan solusi dari permasalahan karyawa dalam pekerjaannya di PT PLN ( Persero ) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distibusi.
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan pada divisi IT PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten memiliki beberapa prosedur, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Pengetahuan
Berikut ini adalah susunan prosedur Pengelolaan Pengetahuan yang sedang berjalan:
b. Karyawan IT masih kebingungan apa yang diinginkan Manager IT yang dibuat melalui NOTE SOP yang tujuannya untuk memajukan Divisi IT c. Karyawan IT dan Manager IT membuat berupa hardcopy yang berisikan
pengetahuan, pengalaman, dan ide yang dimiliki oleh antar karyawan IT. d. Karyawan IT yang bersetatus pensiun, pengetahuan yang mereka miliki
dibuat berupa modul-modul softcopy.
e. Perpustakaan, adalah sarana penyimpanan dokumen baik berupa "softcopy" maupun "hardcopy"
f. Diadakannya Forum CoP diskusi atau rapat yang tujuannya untuk memecahkan permasalahan di dalam pekerjaa karyawan IT.
Prosedur Pengelolaan Pengetahuan dapat dilihat pada gambar 3.1 seperti berikut :
Gambar 3.1 Prosedur Pengelolaan Pengetahuan
2. ProsedurPencarian Solusi Permasalahan Pekerjaan di Divisi IT
c. Bila karyawan IT bingung untuk mencari solusi, makan karyawan IT bertanya langsung kepada Karyawan Senor IT.
d. Karyawan Senior IT tidak memiliki waktu yang banyak untuk menjelaskan suatu permasalahan.
e. Karyawan IT mengajukan surat pelatihan pembelajaran IT dan didik di diklat ataupun mengikuti tempat pelatihan umum.
f. Dibentuknya CoP, yaitu sekumpulan orang yang mempunya kepentingan dan minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya.
Prosedur Pencarian Solusi dapat dilihat pada gambar 3.2 seperti berikut :
Gambar 3.2 Prosedur Pencarian Solusi
3.4 Aturan Bisnis
Analisis aturan bisnis terbagi menjadi dua, yaitu aturan bisnis pada sistem yang sedang berjalan dan aturan bisnis pada sistem yang akan dibangun.
a. SOP adalah acuan untuk harus apa dan bagai mana dalam bekerja di perusahaan.
c. Durasi ideal bagi masing-masing pertemuan COP berkisar antara 1-2 jam. d. Karyawan IT yang bersetatus pensiun dapat memberikan pengetahuan,
atau membuatkan modul.
e. Jika komunitas telah berhasil menyimpulkan suatu bentuk pengetahuan baru, komunitas perlu memastikan tersebarnya pengetahuan tersebut, melalui berbagai media yang disediakan.
3.5. Model Knowledge Management System di Divisi IT
Berdasarkan metodologi dan 10 steps KM road map yang digunakan adalah Fase 1 hingga Fase 3 untuk tahap 1 sampai tahap 7, maka akan dilakukan pengolahan data dan analisis data yang telah dikumpulkan dalam membuat rancangan Knowledge Management System bagian divisi IT Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Kantor Distribusi.
3.5.1 Fase 1. Step 1 Analisis Keberadaan Infrastruktur
Pada tahap analisis keberadaan infrastruktur dilakukan analisa jaringan dan analisa pengguna bagian Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. Berikut adalah penjelasan setiap Fase :
3.5.1.1Analisis Jaringan, Perangkat Lunak, dan Perangkat Keras 3.5.1.1.1 Analisis Jaringan
Jaringan yang terdapat pada instalasi Engineer di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.saat ini yang terdapat pada Gambar 3.5
Pembangunan Knowledge Management System pada bagian Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten berbasis web. Penggunaan sistem berbasis web dipilih untuk mempermudah Manager IT, Karyawan ahli mengelola pengetahuan dan karyawan baru dapat menambah pengetahuan tidak hanya di jam kerja atau pada saat dinas saja tetapi bisa dilakukan di rumah dan dimana saja, hal ini dikarenakan karyawan memiliki jam kerja (shift) yang sangat padat.
3.5.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang terdapat pada ruang Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten saat ini memiliki spesifikasi perangkat lunak seperti yang terlihat pada Tabel 3.1
Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Lunak yang ada saat ini
No Nama Jenis Perangkat Lunak Keterangan
1 Komputer Sistem Operasi Windows 7
Pengolah data teks Microsoft Word 2010 Web Browser Mozilla Firefox versi 33 Pembaca Format PDF Adobe Reader
2 Laptop Sistem Operasi Windows 7
Pengolah data teks Microsoft Word 2010 Web Browser Mozilla Firefox versi 41 Pembaca Format PDF Adobe Reader
Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak minimum yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi yang akan dibangun memerlukan spesifikasi seperti terdapat pada Tabel 3.2
Tabel 3.2 Spesifikasi Minimum Perangkat Lunak Front Endyang disulkan
No Nama Jenis Perangkat Lunak Keterangan
1 Komputer Sistem Operasi Windows XP
Pengolah data teks Microsoft Word 2007
Web Browser Mozilla Firefox/ Google Chrome Pembaca Format PDF Adobe Reader/Foxit Reader 2 Laptop Sistem Operasi Windows XP
Pengolah data teks Microsoft Word 2007
Kebutuhan perangkat lunak untuk komputer back end dari sistem yang akan dibangun ini memiliki spesifikasi seperti yang terlihat pada Tabel 3.3
Tabel 3.3 Spesifikasi Perangkat Lunak Back Endyang diusulkan
No Jenis Perangkat Lunak Keterangan
1 Web server Apache 2.2
2 Database server MySQL 5.5
3 PHP Server PHP 5
4 Sistem Operasi Sistem Operasi Jaringan
Kebutuhan perangkat lunak yang diusulkan dengan yang ada saat ini yang dimiliki komputer yang ada di ruang Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten maupun laptop yang dimiliki Manager dan karyawan Disivi IT sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan masing-masing pengguna. Pada sistem yang akan dibangun membutuhkan komputer back end dan koneksi internet.
3.5.1.1.3 Analisis Perangkat Keras
Perangkat keras yang terdapat pada ruang Engineerdi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten saat ini memiliki spesifikasi perangkat keras seperti yang terlihat pada Tabel 3.4
Tabel 3.4 Spesifikasi Perangkat Keras yang ada saat ini
No Nama Jenis Perangkat Keras Keterangan
1 Komputer Processor 2,4 Ghz
RAM 2 Gb
Harddisk 500 Gb
2 Laptop Processor 1,2 Ghz
RAM 2 Gb
Harddisk 500 Gb
Spesifikasi kebutuhan perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi yang akan dibangun memerlukan spesifikasi seperti terdapat pada Tabel 3.5
