TUGAS AKHIR
PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PADA SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI PPK 4 WILAYAH-1 BANDA ACEH DENGAN
MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
WINDA AGUSTINA 102406211
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA
DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PADA SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI PPK 4 WILAYAH-1 BANDA ACEH DENGAN
MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat mencapai gelar Ahli Madya Komputer
WINDA AGUSTINA 102406211
PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA DEPARTEMEN MATEMATIKA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PERSETUJUAN
Judul : PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
PADA SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI PPK 4 WILAYAH-I BANDA ACEH DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0
Kategori : TUGAS AKHIR
Nama : WINDA AGUSTINA
Nomor Induk Mahasiswa : 102406211
Program Studi : DIPLOMA (D3) TEKNIK INFORMATIKA
Departemen : MATEMATIKA
Fakultas : MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Diluluskan di Medan, Juni 2013
Diketahui / Disetujui oleh
Departemen Matematika FMIPA USU Pembimbing, Ketua,
PENGHARGAAN
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Tugas akhir ini merupakan syarat untuk dapat menyelesaikan pendidikan di program D3 Teknik Informatika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam di Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir ini adalah “Perancangan Perangkat Lunak pada Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil di PPK 4 Wilayah-I Banda
Aceh”.
Pada kesempatan ini penulis juga menyampaikan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada seluruh pihak yang sudah banyak membantu:
1. Bapak Dr. Sutarman,M.Sc selaku Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Tulus, M.Si selaku Ketua Departemen Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Dra. Elly Rosmaini, M.Si sebagai Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan saran dan masukan dalam penyelesaian laporan ini. 4. Bapak Ir. Jhon Piter AS Saragih selaku pemilik yayasan.
5. Kedua orang tua dan keluarga untuk segenap doa dan dukungannya.
6. Seluruh pegawai negeri sipil di PPK 4 wilayah-I Banda Aceh dan staf administrasi yang telah membantu penulis dalam pengumpulan data riset di kantor pegawai negeri sipil di PPK 4 wilayah-I Banda Aceh.
7. Seluruh teman-teman yang ikut memberikan saran dan kritik dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Semoga tugas akhir ini dapat berguna. Kritik dan saran penulis harapkan untuk perbaikan dan kemajuan tugas akhir ini di masa mendatang. Terima kasih.
Medan, Juni 2013
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi yang dapat menjadi alat bantu dalam dunia pendidikan dan perusahaan di pekantoran khususnya dalam pengolahan data di pekantoran pegawai negeri sipil di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh dan sistem informasi absensi pegawai ini di rancang dengan menggunakan perangkatan lunak microsoft visual basic 6.0 dan perangkatan lunak pendukung lainnya. Dan metode penelitian yang di gunakan pada absensi pegawai negeri sipil. Di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh yaitu penelitian pada absensi pegawai harian, dan absensi pegawai bulanan di lakukan di pekantora pegawai negeri sipil. Di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh dan mendapat data-data absensi harian dan absensi bulanan dan absensi lainnya. Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk membuat sistem informasi absensi pegawai yang berbentuk elektronik yang praktis dan efisien dalam pencarian data dan pengolahan lainnya. Sistem informasi ini meliputi data absensi pegawai harian dan absensi pegawai bulanan yang tersimpan ke dalam database. Dan absensi pegawai harian dan absensi bulanan dapat dilihat secara langsung.
DAFTAR ISI
Halaman
Persetujuan ii
Pernyataan iii
Abstrak
1.6 Sistemmatika penulisan 3
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian perancangan 5
2.2.1 Struktur query language(SQL) 12
2.2.2 Sejahan database miscrosft acces 13
2.2.3 Model database 14
2.2.4 Konsep database model relasional 16
2.3 Visual basic 6.0 17
2.5 Crystal report 20
2.6 Entity relationship model(ERM) 20
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis sistem
3.2.1 perancangan database 30
3.2.2 relasi database 33
3.2.3 flow chart menu utama 33
3.2.3.1 flow chart menu otoritas 34
3.2.3.2 flow chart login 35
3.2.3.3 flow chart logout 36
3.2.3.4 flow chart menu absensi 37
3.2.3.5 flow chart absensi 37
3.2.3.6 flow chart info absensi 38
3.2.3.7 flow chart menu pelaporan 39
3.2.3.8 flow chart menu file 40
3.2.3.9 flow chart input data user 41
3.2.3.10 flow chart data pegawai 42
3.2.4 perancangan input 43
3.2.4.2 perancangan data user 44
3.2.4.3 perancangan data pegawai 45
3.2.4.4 perancangan absensi 47
3.2.5 perancangan output 48
3.2.5.1 perancangan laporan absensi pegawai harian 48
3.2.5.2 perancangan laporan absensi pegawai bulanan 49
3.2.5.3 perancangan daftar pegawai 49
3.2.5.4 perancangan daftar absensi harian 50
4.1.2 tampilan menu otorisasi 52
4.1.3 tampilan login 52
4.1.4 tampilan menu file 52
4.1.5 tampilan input data pegawai 53
4.1.6 tampilan daftar pegawai 53
4.1.7 tampilan input data user 54
4.1.8 tampilan data unser 54
4.1.9 tampilan menu absensi 55
4.1.10 tampilan input absensi 55
4.1.11 tampilan menu absensi 56
4.1.12 tampilan menu pelaporan 56
4.1.13 tampilan laporan absensi harian 56
4.1.15 tampilan about 57
BAB 5 PENUTUP
5.1 KESIMPULAN 57
5.2 SARAN 57
Daftar pustaka Lampiran
\
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 2.1 Tabel Data Struktur
Database Relational 16
Tabel 2.2 Tabel Data Flow Diagram(DFD) 19
Tabel 3.1 Tabel User
30 Tabel 3.2 Tabel Pegawai
31
Tabel 3.3 Tabel Absensi
32
Tabel 3.4 Tabel Dabsensi
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Model Database Hirarkis
14
Gambar 2.2 Model Database Jaringan 15
Gambar 2.3 Model Database Relational 15
Gambar 2.6 Notasi Karnidalitas Crows Fout 21
Gambar 2.7 Lambang-Lambang ERD 22
Gambar 2.8 Contoh WeakEntity 23
Gambar 2.9 Derajat Kardinalitas spbu Dengan bbm 23
Gambar 2.10 Derajat Kardinalitas one to many 24
Gambar 2.11 Derajat Kardinalitas one to many dan many to one 24
Gambar 2.12 Derajat Kardinalitas many to many 24
Gambar 2.13 Derajat Kardinalitas Akhir Many to many 25 Gambar 2.14 Atribut dengan kunci primer
25
Gambar 2.15 Atribut komposit
26
Gambar 4.2 Tampilan Menu otoris 52
Gambar 4.3 Tampilan login
52
Gambar 4.4 Tampilan menu file
53
Gambar 4.5 Tampilan input data pegawai 53
Gambar 4.6 Tampilan daftar pegawai 54
Gambar 4.7 Tampilan input daftar user 54
Gambar 4.8 Tampilan data user 55
Gambar 4.9 Tampilan menu absensi 55
Gambar 4.10 Tampilan input absensi 55
Gambar 4.11 Tampilan daftar absensi 56
Gambar 4.12 Tampilan menu pelaporan 56
Gambar 4.13 Tampillan laporan absensi harian 57
Gambar 4.14 Tampilan laporan absensi bulanan 57
ABSTRAK
Kajian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi yang dapat menjadi alat bantu dalam dunia pendidikan dan perusahaan di pekantoran khususnya dalam pengolahan data di pekantoran pegawai negeri sipil di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh dan sistem informasi absensi pegawai ini di rancang dengan menggunakan perangkatan lunak microsoft visual basic 6.0 dan perangkatan lunak pendukung lainnya. Dan metode penelitian yang di gunakan pada absensi pegawai negeri sipil. Di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh yaitu penelitian pada absensi pegawai harian, dan absensi pegawai bulanan di lakukan di pekantora pegawai negeri sipil. Di PPK 4 wilayah-1 Banda Aceh dan mendapat data-data absensi harian dan absensi bulanan dan absensi lainnya. Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk membuat sistem informasi absensi pegawai yang berbentuk elektronik yang praktis dan efisien dalam pencarian data dan pengolahan lainnya. Sistem informasi ini meliputi data absensi pegawai harian dan absensi pegawai bulanan yang tersimpan ke dalam database. Dan absensi pegawai harian dan absensi bulanan dapat dilihat secara langsung.
DAFTAR ISI
Halaman
Persetujuan ii
Pernyataan iii
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Pada era globalisasi seperti sekarang ini telah banyak dilakukan penerapan teknologi informasi di berbagai bidang yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja, produksi dan efisiensi sumber daya. Dukungan dan peran teknologi informasi sangat diperlukan dalam menghadapi perubahan situasi yang mengarah pada semakin ketatnya persaingan dan peluang bisnis yang ada.
Perkembangan teknologi komputer saat ini semakin canggih, baik dari segi perangkat keras (hardware), dimana kecepatan prosesor semakin cepat, kapasitas memori dan media penyimpanan (harddisk) semakin besar serta dukungan perangkat lunak (software) yang semakin beraneka ragam untuk membantu mempercepat pekerjaan yang menuntut ketelitian dan keakuratan perhitungan.
Dengan melihat masalah diatas, penulis memilih judul tugas akhir ini dengan Perancangan Perangkat Lunak pada Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil Di PPK 4 Wilayah-I Banda Aceh dengan Menggunakan Visual Basic 6.0.
1.2 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang, maka penulis membatasi masalah pada tugas akhir ini untuk mengolah data absensi pegawai negeri sipil pada kantor PPK 4 Wilayah-I Banda Aceh dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.
1.3Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah pada tugas akhir ini adalah bagaimana mendesain, membuat dan menghasilkan suatu sistem informasi yang dapat menyimpan, menampilkan dan mengedit data absensi pegawai serta pembuatan laporan absensi setiap periode tertentu.
1.4Tujuan
Sedangkan tujuan penelitian ini adalah membantu memudahkan pengolahan data absensi agar dapat mempercepat penyajian laporan absensi yang dibutuhkan pimpinan dalam pengambil keputusan.
Dalam penelitian ini, metodologi yang digunakan terdiri dari beberapa tahap sebagai berikut:
a. Penelitian Lapangan (Field Research).
Pada tahap ini penulis langsung berhubungan dengan objek penelitian dan melakukan:
1. Wawancara (interview), yaitu mengadakan wawancara atau tanya jawab dengan pegawai yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti. 2. Pengamatan (observasi), yaitu penulis melakukan mengamatan kegiatan yang
ada pada kantor PPK 4 Wilayah-I Banda Aceh.
b. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Pada tahap ini, penulis mengumpulkan data sebagai referensi baik dari buku, paper, jurnal, makalah, forum, milis, dan sumber-sumber lain yang berkaitan dan beberapa referensi lainnya untuk menunjang pencapaian tujuan tugas akhir.
c. Analisis
Pada tahap ini, dilakukan analisis permasalahan yang ada, batasan yang dimiliki dan kebutuhan yang diperlukan untuk pembuatan perangkat lunak.
d. Perancangan
Pada tahap ini akan dilakukan perancangan aplikasi hasil analisis yang diikuti dengan penulisan kode program untuk memperoleh perangkat lunak sistem informasi yang dapat mengolah data absensi.
Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibangun sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai yaitu pengolahan data serta dapat melakukan pencetakan laporan yang dibutuhkan.
f. Implementasi
Tahap ini perangkat lunak yang telah diuji selanjutnya digunakan pada Kantor PPK 4 Wilayah-I Banda Aceh untuk mengolah data absensi pegawai.
g. Penyusunan Laporan dan Kesimpulan Akhir
Tahap ini dilaksanakan dengan melakukan pendokumentasian hasil analisa dan pengujian perangkat lunak secara tertulis dalam bentuk laporan tugas akhir.
1.6Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan tugas akhir adalah sebagai berikut: Bab 1 PENDAHULUAN
Pada Bab ini diuraikan latar belakang masalah, batasan masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Di dalam ini membahas tentang landasan teori tentang pengertian perancangan, sistem informasi, desain sistem, pengenalan database, Microsoft Visual Basic, Crystal Report dan juga membahas Data Flow Diagram (DFD) dalam perancangan sistem.
Dalam Bab 3 penulis menguraikan tentang Data Flow Diagram (DFD), flow Chart menu, perancangan struktur database serta perancangan antar muka pengguna berupa rancangan input dan output.
BAB 4 IMPLEMENTASI PROGRAM
Pada bab ini penulis menyajikan tentang defenisi implementasi, tujuan dilakukan implementasi, komponen pertama dalam implementasi serta pemeliharaan sistem.
BAB 5 KESIMPULAN DAN PROGRAM
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Perancangan
Perancangan adalah pemodelan atau metode dimana dari waktu ke waktu akan berubah sesuai dengan perkembangan tekhnologi. (Pohan, 1997). Langkah-langkah yang diperlukan dalam memulai suatu rancangan agar rancangan tersebut terarah dan terorganisir, dapat diperhatikan pada tahap rancangan sebagai berikut:
1. Survey; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan – kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima serta menyiapkan laporan survey yang berisi segala sesuatu pada poin diatas.
2. Analisa Sistem; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan.
3. Desain; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai. 4. Implementasi; mempresentasikan hasil desain kedalam pemograman . 5. Uji coba desain; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
6. Testing terakhir; menguji coba sistem secara keseluruhan.
7. Deskripsi Prosedur; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian perangkat lunak.
8. Instalasi; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup serah terima perangkat lunak dan pelatihan pemakaian.
2.2 Perancangan Perangkat Lunak
Perancangan perangkat lunak adalah disiplin manajerial dan teknis yang berkaitan dengan pembuatan dan pemeliharaan produk perangkat lunak secara sistematis, termasuk pengembangan dan modifikasinya, yang dilakukan pada waktu yang tepat dan dengan mempertimbangkan faktor biaya.
Tujuan perancangan perangkat lunak adalah untuk: a. Memperbaiki kualitas produk perangkat lunak b. Meningkatkan produktivitas
c. Memuaskan teknisi perangkat lunak.
Pengertian produk perangkat lunak adalah perangkat lunak yang digunakan oleh berbagai pengguna, bukan untuk pengguna pribadi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan sebuah produk perangkat lunak adalah kebutuhan dan batasan-batasan yang diinginkan pengguna harus ditentukan dan dinyatakan secara tegas. Produk perangkat lunak harus dirancang sedemikian rupa sehingga mampu mengakomodasi paling tidak kepentingan tiga pihak yaitu pelaksana implementasi, pengguna dan pemelihara produk. Penulisan source code harus dilakukan dengan hati-hati dan senantiasa melalui tahap uji, dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung seperti prinsip pengoperasian, user’s manual, instruksi instalasi, dokumen pemeliharaan, menyiapkan bantuan pelatihan. (Pohan, 1997). Adapun tugas-tugas pemeliharaan perangkat lunak meliputi:
1. Analisa terhadap permintaan perubahan.
2. Perancangan ulang dan modifikasi terhadap source code yang diikuti dengan
3. Dokumentasi perubahan dan pembaruan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan
modifikasi.
4. Penyebaran produk yang telah mengalami modifikasi ke situs-situs pengguna.
2.3
Pengertian Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem
Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu
Systema
, yang dalam
bahasa Inggris dikenal dengan
System
. Menurut berbagai literatur, sistem
mempunyai suatu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen
yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan
yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, sistem adalah gabungan dari
keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat
kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerjasama
membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut
hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak
dapat lagi kita sebut suatu sistem (Wahyudi, 2007).
Buckley mengatakan bahwa sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas
yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan
diantara bagian-bagiannya. Sedangkan H. Kerzner menambahkan, sistem
adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan
manusia yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga
komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan
dalam mencapai tujuan (Pohan, 1997).
2.3.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi Manager. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis akan semakin rumit, kedua komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik (Kendall-Kendall, 2005). 1. Kualitas Informasi
a. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, jika informasi sudah terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevan suatu informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Nilai dari suatu informasi ditentukan oleh dua hal, diantaranya yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu perhatian bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh suatu pihak didalam perusahaanya. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifnya. Pengukuran nilai informasinya biasanya dihubungkan dengan analisis efektif biaya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berikut (Ladjamudin, 2005). a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi bagi pengambilan keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
Dari penjelasan diatas dapat diambil pengertian sistem informasi adalah kumpulan dari elemen-elemen yang sistematis yang diperoleh dari pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil keputusan atau kebijaksanaan dan tujuan tertentu. Adapun komponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Data (sebagai input)
Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan yang mengandung suatu pengetahuan yang disajikan sebagai dasar dalam suatu penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data seperti bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu menjadi suatu informasi.
2. Proses (sebagai alat pengolah)
Data yang telah didapat akan diolah oleh seperangkat alat yang selalu bekerja sama untuk menghasilkan informasi. Sebelum data diolah, sebaiknya data tersebut diorganisasikan agar pengolahan data dilakukan dengan lebih baik dan efisien.
3. Hasil (berupa informasi)
Informasi merupakan suatu pengetahuan yang dihasilkan oleh pengolahan data. Untuk lebih jelasnya bagaimana data itu diproses sehingga menghasilkan suatu informasi.
pengolahan data guna mendukung fungsi operasi untuk mengambil keputusan atau kebijaksanaan dan tujuan tertentu.
Adapun komponen dari sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Data (sebagai input)
Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lalin mengandung suatu pengetahuan yang disajikan dasar suatu penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data seperti bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu menjadi suatu informasi.
2. Proses (sebagai alat pengolah)
Data yang telah didapat akan diolah oleh seperangkat alat yang selalu bekerja sama untuk meng hasilkan informasi. Sebelum data diolah, sebaiknya data tersebut diorganisasikan agar pengolahan data dilakukan dengan lebih baik dan efisien.
3. Hasil (berupa informasi)
Informasi merupakan suatu pengetahuan yang dihasilkan oleh pengolahan data. Untuk lebih jelasnya bagaimana data itu diproses sehingga menghasilkan suatu informasi.
2.2 Database
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Basis Data dapat didefenisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudance) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
a. Enterprise, suatu bentuk organisasi, seperti: Kantor, perusahaan, organisasi, pabrik, dan lain-lain.
Data yang disimpan di dalam basis data merupakan data operasional suatu enterprise.Contoh data operational adalah:
Data Kantor Divisi
Data Devisi Bagian
Data Bagian Pegawai
b. Entity, suatu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya yang dapat diwujudkan di dalam basis data.
Contoh:
- Entitas di lingkungan Kantor (Devisi, Bagian, Pegawai)
- Entitas di lingkungan Pegawai (NoPegawai, Nama Pegawai, Alamat) Kumpulan entitas disebut himpunan entitas.
Contoh : Kantor merupakan kumpulan entitas Pegawai.
c. Attribute/field, karakteristik entitas tertentu. Contoh :
Entity Pegawai atributenya adalah NoPegawai, Nama Pegawai, Alamat Entity Kantor atributenya adalah Devisi, Bagian, Pegawai
d. Data Value (nilai atau isi data) merupakan data aktual atau informasi yang disimpan di tiap data elemen atau attribute. Isi atribut disebut nilai data.
Contoh :
e. Record/Tuple, kumpulan isi elemen data (atribute) yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.
f. Contoh: kumpulan atribut NoPegawai Nama Pegawai dan Alamat berisikan
“D001”, Susi Sutejo, Jl. Kemanggusan no. 9 Medan.
g. File, kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribute yang sama, namun berbeda-beda value-nya.
h. Kunci elemen data, sebagai tanda pengenal yang secara unik mengidentifikasi entitas dari suatu kumpulan entitas.
i. Contoh: Entitas Pegawai mempunyai atribute-atribute NoPegawai, Nama Pegawai dan Alamat, menggunakan NoPegawai sebagai kunci elemen data.
j. Database Management System (DBMS), kemudian yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya.
Basis data dapat terdiri dari ratusan field yang dibutuhkan untuk informasi dan basis data juga dapat diakses/dipakai secara bersama-sama oleh lebih dari beberapa ratus pemakai (user). Karena basis data dipergunakan secara bersama-sama, mungkin dalam waktu yang bersamaan, maka diperlukan suatu pengontrol dan pengelola data yang ada di dalam suatu basis data.
2.2.1 Struktur Query Language (SQL)
SQL merupakan bahasa query standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional. Standarisasi internasional terhadap SQL pertama kali dilakukan oleh ANSI (American National Standards Institution), melalui publikasi databse language SQL (ANSI X3. 135 – 1986). Saat ini, ANSI dan ISO (International Standards Organization) merupakan dua organisasi yang membuat standarisasi terhadap SQL.
SQL pertama kali diterapkan pada sistem R (sebuah proyek riset pada laboratoruium riset San Jose, IBM). Namun kini SQL juga dijumpai pada berbagai platform, dari microcomputer (personal computer) hingga mainframe (super computer). SQL dapat digunakan baik secara berdiri sendiri maupun dilekatkan pada bahasa-bahasa lain seperti COBOL dan C. SQL juga telah menjadi bagian dari sejumlah DBMS (Database Managements System), seperti Oracle, Sysbase dan Informix.
Ada tiga jenis pengelompokan perintah SQL adalah : 1. Data Definition Language ( DDL )
DDL merupakan perintah yang digunakan untuk melakukan pendefinisian database dan tabel. Dengan kelompok perintah dalam DDL ini maka dapat dibuat tabel, mengubah strukturnya, menghapus tabel, membuat index untuk tabel dan lain - lain yang bermuara pada pembentukan struktur database, sebagai salah satu contoh perintah-perintah dalam kelompok DDL dalam pembuatan tabel.
Create table Namatable ( Field1 TypeData [fild2 TipeData2[,...]])
DML merupakan kelompok perintah untuk melakukan manipulasi data dalam database, menambah data, mengubah data, menghapus data, mengambil dan mencari data. Sebagai salah satu contoh perintah dalam kelompok DML dalam membaca data dari tabel adalah:
Select * From NamaTable order by field1 asc
3. Data Control Language ( DCL )
DCL merupakan kelompok perintah untuk melakukan pendifinisian pemakai yang boleh mengakses database dan apa saja privitegennya (hak untuk menggunakan). Fasilitas ini tersedia pada sistem manajemen database yang memiliki fasilitas keamanan dengan membatasi pemakai dengan kewenangannya. Kelompok perintah DCL sering digunakan oleh DBA (Database Adminstrator). Sebagai salah satu contoh perintah dalam kelompok DCL adalah.
GRANT Perintah SQL[,...] TO Namapengguna [,...]
(Sumber : Jose Ramalho, 2001)
2.2.2 Sejarah Database Microsoft Access
Microsoft Access sangat mudah menggunakannya karena memilki fitur fitur yang lengkap. Salah satu fiturnya adalah dalam pembuatan form entry data dan dalam hal pembuatan query dan report. Sehingga untuk pembuatan aplikasi sederhana Microsoft Access bisa digunakan tanpa harus memakai bahasa pemrograman. Microsoft Access merupakan program yang berdiri sendiri, penulis membuat koneksi antara Microsoft Access dengan Visual Basic 6.0 dengan menggunakan ODBC (Open Database Connectivity), sehingga file database pada Microsoft Access dapat dipanggil oleh kode-kode program pada Visual Basic.
2.2.3 Model Database
Setiap database mengorganisasikan data secara logika berdasarkan struktur data tertentu (Kadir, 2003). Berdasarkan struktur itulah dibuat database. Model data menjelaskan bagaimana data diolah secara logika yang saling berelasi antara yang satu dengan yang lainnya. Pada dasarnya ada tiga bentuk model logis database yaitu:
1. Database Hirarkis (Hierachical database)
Dalam database Hirarkis elemen-elemen data dikaitkan dalam hubungan orang tua anak. Satu orang tua dapat mempunyai beberapa anak kandung tetapi satu anak mempunyai hanya satu orang tua kandung. Sebagai contoh objek Pegawai terdiri dari staf-staf seperti Gambar 2.1.
PEGAWAI
Staf Personalia
Gambar 2.1 Model Database Hirarkis
2. Data Model Jaringan (Network database)
Model jaringan distandarisasikan pada`tahun 1971 oleh Data Base Task Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut model CODASYL (Conferences on Data Systems Languages) karena DBTG adalah bagian dari CODASYL.
Model ini menyerupai model hirarkis dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memiliki lebih dari satu orang tua. Oleh karena sifatnya yang demikian, model ini bisa menyatakan hubungan 1:1 (satu orang tua punya satu anak). 1:M (satu orang tua punya banyak anak), maupun N:M (beberapa anak bisa mempunyai beberapa orang tua). Contoh Model Jaringan dapat dilihat seperti Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Model Database Jaringan
Staf Umum Staf
Personalia
Administra si
Umum Tata Usaha
Rudi Asti Edi Unang Budi
Pelatihan
3. Database Model Relational. (Relational database)
Basis data relational digambarkan sebagai sekumpulan relasi-relasi antara elemen data dalam bentuk table, secara umum model ini setara dengan sistem pengarsipan, terdiri dari baris dan kolom. Baris menyatakan record dan kolom menyatakan field. Dalam tugas akhir ini penulis menerapkan database relasional sebagai model yang digunakan untuk penyimpanan data. Contoh Model Relasional dapat dilihat seperti Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Model Database Relational (Sumber : Kadir, 2003)
2.2.4 Konsep Database Model Relasional
Model relasional merepresentasikan basis data sebagai kumpulan relasi. Secara tidak formal setiap relasi-relasi dalam model basis data relasional mempunyai beberapa karakteristik yaitu sebagai berukut :
1. Baris yang memuat nilai-nilai data yang saling berhubungan. 2. Kolom yang memuat data yang bertipe sama.
3. Masing-masing kolom dalam suatu relasi mempunyai suatu nama yang unik. NoPegawai
NamaPegawai Alamat
KodeDevisi KodeDevisi
NamaDevisi
Tahun Bulan NoPegawai Jumlah
DataPegawai DataGaji
4. Pada suatu relasi atau tabel yang sama tidak ada dua baris yang indentik.
Sebagai contoh dapat dilihat pada Tabel 2.1
Tabel 2.1 Tabel Struktur Database Relational
Dalam suatu terminologi basis data relasional, baris disebut sebagai tuple (record), kolom disebut atribute (field) dan data disebut relasi (file).
Tabel relasional mempunyai dua komponen yang berbeda yitu :
1. Intension, terdiri dari 2 bagian yaitu struktur penamaan (Naming Structure) dan batasan integritas (Integrity Constraint). Struktur penamaan menunjukkan nama tabel dan nama-nama atribut yang ada, lengkap dengan domain (batasan nilai dan tipe datanya). Sedangkan batasan integritas dipengaruhi oleh integritas referential yang meliputi key constraint. Key Constraint tidak mengijinkan adanya nilai null pada atribut yang digunakan sebagai primary key pada sebuah record yang ada dalam tabel. Sedangkan referantial constrait memberikan aturan bahwa nilai-nilai dalam attribut kunci yang digunakan untuk mengembangkan atau menghubungkan ke basis data lain tidak diijinkan memiliki nilai null.
2. Extension, menunjukkan isi table (nilai-nilai dari atribut yang ada dalam tabel) pada suatu waktu. Ekstensi suatu table relasional cenderung untuk berubah dari waktu ke waktu.
Tabel Karyawan Type Data Data
NIK Char 021002.001
NmKaryawan Char Amirullah
AlmtKaryawan Char Jl.Selamat Raya Kotawaringin
Perbedaan antara “relasi “ (relation) dan “kerelasian “ (relationship) adalah relasi dimaksudkan untuk saling keterkaitan antara kesatuan data dalam satu atau beberapa tabel sedangkan kerelasian mempunyai makna dan ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan relasi.
Kerelasian antar entity dibedakan atas dua tipe yaitu:
1. Kerelasian antar entity dalam satu tabel. Tipe kerelasian ini relatif sederhana yaitu kerelasian antar entity (yang berupa record) untuk meyediakan data atau informasi dari atribut-atribut dalam satu tabel.
2. Kerelasian antar entity dalam banyak tabel. Tipe ini mempunyai kerelasian yang lebih kompleks dibandingkan dengan kerelasian antar entity dalam satu table.
2.3 Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 dirilis tahun 1998, bersama Microsoft Visual Studio 6.0 dan
meraih penghargaan PC Magazine untuk kategori “Best of 1997” Award Winner dan
PC Winner dan PC/Computing MVP Award. Visual Basic dikembangkan dari bahasa Quick Basic yang berjalan di atas sistem operasi DOS. Versi awal diciptakan oleh Alan Cooper yang kemudian menjualnya ke Microsoft dan mengambil alih
pengembangan produk dengan memberi nama sandi “Thunder”. Akhirnya Visual
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang berorientasi objek (Object Oriented Programming / OOP). OOP adalah pemrograman yang terdiri dari beberapa objek yang berkomunikasi atau berhubungan dan melakukan suatu aksi dalam suatu kejadian (event), sehingga istilah objek banyak digunakan dalam pemrograman Visual Basic ini. Objek-objek digambarkan pada layar dan melakukan properti terhadap objek yang digambarkan lalu menuliskan metode-metode terhadap objek tersebut sesuai dengan tujuan program.
Pada pemrograman Visual Basic, perancangan program dimulai dengan perencanaan dan pendefenisian tujuan program, lalu merancang keluaran dan media hubungan dengan pemakai, dan langkah terakhir adalah penulisan kode program tersebut. Visual Basic menyediakan Integrated Development Environment (IDE) sebagai lingkungan tempat bekerja untuk menghasilkan program aplikasi pada Visual Basic. Komponen-komponen IDE terdiri dari control menu, baris menu, toolbar, toolbox, form window, form layout window, properties window, project explorer, Code window, object window dan event window. Yang mana setiap komponen memiliki tujuan dan kegunaan masing-masing.
2.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi. (Jogianto, 2005), Simbol-simbol yang digunakan dalam pemakaian data flow diagram dapat dilihat pada tabel 2.2.
Tabel 2.2 Data Flow Diagram (DFD)
No Simbol Keterangan
1 Ekternal entity adalah kesatuan dari lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input/output dari sistem
2 Data Flow (arus data), mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data sebaiknya diberi nama dengan jelas
3 Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang lain, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam sistem
4 Simpanan data adalah data yang dapat berupa file / database
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut dugunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang didalam diagram nol.
2.5 Crystal Report
Crystal Report merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebuah laporan. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemograman berbasis Windows, Seperti Borland Delphi, Visual Basic 6.0 atau .Net, Visual C/C++, dan Visual Interdev (Kusrini, 2007). Beberapa kelebihan dari Crystal Report ini adalah :
1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer yang pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode program.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format popular seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe, SQL Server, Acrobat Reader, HTML dan sebagainya.
2.6 Entity Relationship Model (ERM)
Database digunakan untuk menyimpan data yang terstruktur dimana struktur ini dapat disesain menggunakan beberapa variasi teknis, satu diantaranya disebut dengan entity-relationalship modeling. Model Entity-Relationship (ER) pada awalnya disampaikan oleh Peter tahun 1976 sebagai suatu cara untuk menyatukan jaringan dan menggambarkan relation database. Model ER adalah sebuah model konseptual dari data yang menggambarkan keadaan sebenarnya dari entitas dan relationships (Kendall-Kendall, 2005).
Hasil Akhir dari proses dari proses ERM adalah Entity-Relationship Diagram atau ERD. Model data membutuhkan notasi grafis untuk merepresentasikannya ERD adalah tipe dari model data konseptual atau semantic data model. Ada dua jenis penggambaran ERD, yaitu Binary Relationships (ada lebih dari satu entitas) dan Recursive Relationships (hanya ada satu entitas).
Ada tiga macam relasi antarentitas dalam ERD Binary Relationships, yaitu :
a. One-to-one: Satu elemen di entitas (A) tepat berasosiasi dengan satu elemen
b. One-to-many: Satu elemen di entitas (A) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih
elemen yang ada di entitas (B), tetapi untuk satu elemen di entitas (B) hanya
berelasi dengan satu elemen di entitas (A). Contoh: Departemen dan Projek.
Many-to-many: Satu elemen di entitas (A) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih elemen yang ada di entitas (B), dan Satu elemen di entitas (B) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih elemen yang ada di entitas (A). Contoh: Pegawai dengan Projek.
One-to-one, one-to-many dan many-to-many sering disebut dengan derajat kardinalitas (Cardinality Degree). Cardinality mendefenisikan relasi diantara sejumlah entitas. Dalam perkembangannya ada berbagai varian atau cara yang berbeda dalam menuliskan notasi kardinalitas.
Berikut penggambaran notasi kardinalitas berdasarkan Crows Foot:
Gambar 2.6 Notasi Karnidalitas Crows Foot (Sumber : Bambang, 2008)
Berikut ini salah satu cara yang banyak digunakan dalam melambangkan notasi-notasi garfis di dalam pendesainan ERD, yaitu:
1. Entitas (entity), dilambangkan dengan persegi panjang (rectangles); 2. Relasi (relationship), dilambangkan dengan belah ketupat (diamonds);
1 1 atau lebih
0,1 atau lebih
3. Atribut (attribute), dilambangkan dengan elips (Ellipses Atau Ovals); 4. Garis penghubung (line links), dilambangkan dengan garis (lins).
Gambar 2.7 Lambang-Lambang ERD
2.6.1 Entitas (Entity)
Entitas adalah sebutan lain dari record dan entities atau set entity adalah sebutan lain dari file. Kata entitas yang digunakan disini dimaksudkan untuk menggambarkan entities, meskipun seharusnya dituliskan himpunan entitas. Entitas adalah objek yang harus ada disuatu unit usaha yang akan dibuat komputerisasinya, atau entitas adalah sebuah objek yang unik yang bisa dibedakan antara satu objek dengan objek lainnya ( Discrete Object). Sebuah entitas dapat dianggap sebagai sebuah master file dan merupakan kata benda (noun). Entitas juga didefenisikan juga sebagai suatu yang nyata atau abstraks tentang data yang akan kita simpan (Kendall-Kendall, 2005).
Tipe entitas dibagi atas lima kelas yaitu : a. Aturan (low)
b. Kejadian (events) c. Lokasi (locations)
d. Sesuatu yang nyata (tangible things) e. Konsep (concepts)
Contoh entitas antara lain: pegawai, aturan penggajian, buku, nyayian, teori matematika, uang setoran, pajak dan sebagainya. Entitas diklasifikasikan sebagai mandiri (independent) atau bergantung (dependent). Beberapa metodologi menggunakan istilah strong entity dan weak entity. Sebuah independent entity adalah satu yang tidak menggantungkan diri pada entitas lainnya untuk mengidentifikasikannya. Sebuah dependent entity adalah entitas yang tergantung pada entitas lainnya untuk mengidentifikasikannya. Dengan kata lain keberadaan dependent entity tidak ada artinya tanpa adanya independent entity. Sebuah entity accurrence (disebut juga dengan instance) adalah kejadian individual dari sebuah entitas. Kejadian tersebut dianalogikan sebagai sebuah baris di dalam tabel relasional.
Setiap entitas (kecuali entitas lemah) harus memiliki kunci atribut (entity’s primary key). Entitas lemah (weak entity) adalah entitas yang keberadaannya tergantung dari entitas lain. Sebagai contoh di enterprise di bank ada entitas yang wajib ada, yakni uang. Karena ada sebentuk laporan dari pihak kantor ke pihak penanggung jawab di luar pegawai. Sebuah weak entity set digambarkan dengan garis kotak tebal (Bold Rectangle) atau garis ganda kotak yang berhubungan dengan garis penghubung menuju ke relasi (dengan lambang belah ketupat).
Gambar 2.8 Contoh Weak Entity
2.6.2 Relasi (Relationships)
Relasi adalah keterhubungan atau keterkaitan antara satu entitas dengan satu atau lebih entitas lain. Contoh di sebuah kantor terdapat entitas pegawai tetap dan pegawai honor yang secara alamiah akan berkaitan, misalnya dalam pegawai tetap terdapat beberapa jenis pegawai misalnya pegawai struktural dan fungsional. Kardinalitas (cardinality) didefenisikan sebagai banyaknya kejadian (occurences) dari sebuah entitas atas satu kejadian dari entitas lain yang berhubungan. Berikut ini adalah contoh bagaimana menentukan derajat kardinalitas dari suatu hubungan antara Kantor dengan pegawai (Kadir, 2003).
Keadaan awal:
Gambar 2.9 Derajat Kardinalitas SPBU Dengan BBM
Letakkan angka 1 diantara Kantor dan Pegawai, selanjutnya di baca: “Sebuah Kantor terdapat pegawai. Titik-titik ini diisi angka 1 atau huruf M yang menandakan lebih dari 1. Tentu saja beberapa jenis Pegawai terdapat pada beberapa Kantor, sehingga gambarnya menjadi:
Gambar 2.10 Derajat Kardinalitas One-To-Many
Urutan pembacaan bisa dibalik dengan ”Banyak Kantor memiliki beberapa jenis
Pegawai”. Titik-titik ini diisi angka 1 atau huruf M yang menandakan lebih dari 1. Tentu saja beberapa jenis Pegawai dimiliki lebih dari 1 Kantor, sehingga gambarnya menjadi:
Kantor Terdapat Pegawai
Pegawai Terdapat Kantor
Gambar 2.11 Derajat Kardinalitas One-To-Many dan Many-To-One
Selanjutnya, pilih yang terbesar antara yang di atas garis penghubung dan yang ada di bawah garis penghubung, hasilnya:
Gambar 2.12 Derajat Kardinalitas Many-To-Many
Tampaklah bahwa relasi antara Kantor dengan Pegawai dalam proses pengisian absensi adalah many-to-many. Dalam kaidah matematika, M=M. Pertanyaan yang muncul pada relasi di atas adalah jika nilai M=10, apakah pasti 10 Kantor memiliki 10 jenis Pegawai. Karena tidak maka salah satu penulisan kardinalitas (many) diganti dengan N, dan penulisannya disejajarkan di atas garis penghubung. Gambar akhirnya adalah:
Gambar 2.13 Derajat Kardinalitas Akhir Many-To-Many
2.6.3 Atribut (attribute)
Atribut atau field adalah suatu karakteristik yang biasa untuk menggambarkan seluruh atau sebagian dari record. Kata lain dari atribut adalah elemen data. Contoh elemen data untuk Kantor adalah Kode_Pegawai, Nama_Kantor, Alamat_Kantor dan
Kantor Terdapat Pegawai
1 M
M 1
Kantor Terdapat Pegawai
M M
Kantor terdapat Pegawai
sebagainya. Sebuah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut yang dapat mengidentifikasi secara unik (tunggal, dan hanya ada satu) dari seluruh record yang ada disebut dengan kunci primer (primary key) atau pengidentifikasi (identifier). Sebagai contoh di lingkungan Kantor, Kode_Kantor tidak ada yang sama antara Kantor lainnya sehingga Kode_Kantor akan dipilih sebagai kunci primer.
Sebuah atribut di model ER mungkin saja bernilai banyak (multi valued), gabungan (composite), atau perolehan (derived). Sebuah multi valued attribute digambarkan dengan elips bergaris ganda (double line ellepse), sedangkan sebuah composite attribute adalah atribut yang memiliki dua atau lebih atribut (lain) yang masing-masing berkontribusi padanya. Composite Attribute digambarkan sebagai attribute yang dihubungkan dengan atribut utama. Derived attributes adalah atribut yang nilainya tergantung dari atribut lain yang digambarkan dengan garis terputus-putus membentuk alips (dashed ellips). Contoh gambar berbagai jenis atribut dapat dilihat seperti pada gambar 2.14, 2.15, 2.16 sampai 2.18.
Gambar 2.14 Atribut Dengan Kunci Primer
Gambar 2.15 Atribut Composit *Kode_Pegawa
i
atau KodePegaw
ai
NamaDepan NamaTengah NamaAkhir
Nama_Pegawa i
Gaji **
Kode_Kantor
Gambar 2.18 Atribut Multi Value
BAB 3
PERANCANGAN SISTEM
3.1Analisis Sistem
Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh merupakan sebuah aplikasi pengolahan data absensi harian pegawai untuk mendapatkan laporan yang berguna sebagai pengambil keputusan yang biasanya adalah pimpinan.
Pada sistem ini semua pegawai mengisi formulir absensi secara harian yang terdiri dari:
1. Tanggal Masuk
2. Jam masuk serta jam pulang
3.1.1 Diagram Konteks
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang ingin dihasilkan. Diagram Konteks Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh dapat dilihat seperti pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Diagram Konteks
3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh berfungsi untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem dalam mengolah data harian absensi menjadi laporan. Adapun proses-proses yang terjadi pada pengolahan data absensi adalah proses Login,
Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor
PPK 4 Wilayah I Banda Aceh
Login Data Pegawai Data User
PEGAWAI Absensi Harian
ADMIN
PIMPINAN
Laporan Harian Absensi Laporan Bulanan Absensi
Input Data, Absensi serta proses Pelaporan. Data Flow Diagram Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Data Flow Diagram
Pada Gambar 3.2 terdapat proses Login dimana Admin melakukan otorisasi pengguna, untuk mendapatkan hak akses ke sistem absensi. Setelah melakukan otorisasi, Admin melakukan proses Input Data berupa data User dan data pegawai yang nantinya mengisi daftar absensi harian. Pada Proses Absensi, pegawai
memasukkan data absensi harian dan selanjutnya pada proses Pelaporan data absensi direkap dan disampaikan ke Pimpinan kantor.
3.2Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah langkah fase pengembangan sistem dimana dilakukan proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang mengijinkan dilakukan realisasi fisik. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini dilakukan perancangan database dan relasi antar tabel, perancangan antarmuka sampai ke penulisan kode program.
3.2.1 Perancangan Database
Untuk memudahkan rancangan sistem yang dilakukan, maka penulis membuat rancangan database yang terdiri dari tabel disertai gambar relasi yang menunjukkan hubungan antar tabel.
a. Tabel UUser
Tabel UUser digunakan untuk menyimpan informasi Petugas pengoperasian sistem. Rancangan dari tabel tersebut dapat dilihat seperti pada Tabel 3.1
Tabel 3.1 UUser
Data Field Data Type Field Size Indexed Description
UserID Text 10 Y Nama Pengguna
Passwd Text 10 - Password
b. Tabel Pegawai
Tabel Pegawai digunakan untuk menyimpan informasi biodata pegawai yang akan melakukan pengisian absensi harian. Rancangan dari tabel Pegawai tersebut dapat dilihat seperti pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Pegawai
Data Field Data Type Field Size Indexed Description
IDPegawai Number Integer Y Nomor urut pegawai
TglMasuk Date/Time - - Tgl Input Data
NIP Text 20 - Nomor Induk Pegawai
Nama Text 50 - Nama Pegawai
JK Text 1 - Kode Jenis Kelamin
Alamat Text 50 - Alamat Rumah
NoTelp Text 15 - Nomor Telepon rumah
NoHp Text 20 - Nomor HP
NoKTP Text 20 - No KTP
TempLahir Date 50 - Tempat Lahir
TglLahir Date - - Tanggal Lahir Pegawai
StatusKawin Text 1 - Status Perkawinan
Nama_Pasangan Text 30 - Nama Suami/Istri
Jabatan Text 1 - Kode Jabatan
Gol Text 20 - Kode Golongan
StatusRec Text 1 - Status Record
UserID Text 10 - Nama User
Primary Key : IDPegawai Foreign Key : UserID c. Tabel Absensi
Tabel 3.3 Absensi
Data Field Data Type Field Size Indexed Description
IDAbsensi Number Integer Y Nomor Urut Absen
TglAbsen Date - - Tanggal Absen
IDPegawai Number Integer - Nomor urut pegawai
Kode Text 1 - Kode Kehadiran
Keterangan Text 20 - Keterangan absen
UserID Text 10 - Nama petugas
StatusRec Text 1 - Status Record
Primary Key : IDAbsensi
Foreign Key : IDPegawai, UserID d. Tabel DAbsensi
Tabel Absensi digunakan untuk menyimpan informasi detil absensi pegawai harian. Rancangan dari tabel DAbsensi tersebut dapat dilihat seperti pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 DAbsensi
Data Field Data Type Field Size Indexed Description
IDDAbsensi Number Integer Y Nomor Urut Detil IDAbsensi Number Integer - Nomor Urut Absen
JamMasuk Text 5 - Jam Masuk Kantor
JamPulang Text 5 - Jam pulang kantor
Lama Number Integer - Lama kerja
StatusRec Text 1 - Status Record
Primary Key : IDDAbsensi Foreign Key : IDAbsensi
3.2.2 Relasi Database
pada Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh dapat dilihat seperti pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Relasi Database
Pada relasi Gambar 3.3 terdapat jenis relasi one-to-many yang mempunyai pengertian
“Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data
pada tabel ke dua “.
3.2.3 Flow Chart Menu Utama
Flow Chart Menu Utama adalah bagan yang menggambarkan proses yang terjadi pada Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh. Flow Chart Menu Utama dapat dilihat seperti pada Gambar 3.4.
Start
Tampilkan Menu Utama
Gambar 3.4 Flow chart Menu Utama
3.2.3.1Flow Chart Menu Otoritas
Flow Chart menu Otoritas berfungsi untuk menampilkan program Login dan Logout seperti pada Gambar 3.5.
A
Tampilkan Menu Utama
Gambar 3.5 Flow chart Menu Otoritas
3.2.3.2FlowchartLogin
Flow Chart Login berfungsi untuk menampilkan program Login untuk melakukan otorisasi Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh. Flow Chart Login dapat dilihat seperti pada Gambar 3.6.
Login
T
Y
Form
Login 1
Logout
Non Aktifkan Semua Menu Y
1
Tampilkan Form Login
Input Nama User, Password
Baca Tabel UUser UUser
Login=True? T
Y
Gambar 3.6 Flow chart Login
3.2.3.3Flow ChartLogout
Flow Chart Logout berfungsi untuk menonaktifkan semua menu untuk melepas hak otorisasi sistem seperti pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Flow chart Logout 3.2.3.4Flow Chart Menu Absensi
Flow Chart Menu Absensi berfungsi untuk menampilkan menu Absensi yang terdiri dari Input Data Absensi serta Info Absensi pegawai. Flow Chart Menu Absensi dapat dilihat seperti pada Gambar 3.8.
1
Tampilkan Form Logout
Non Aktifkan Semua Menu
C
Gambar 3.8 Flow chart Menu Absensi
3.2.3.5Flow Chart Absensi
Flow Chart Absensi berfungsi untuk pemasukan data absensi harian pegawai dan disimpan pada database tabel Absensi. Flow Chart Absensi dapat dilihat seperti pada Gambar 3.9.
Form Absensi
T
Info Absensi
Y
Info
Absensi 3
T
2
Tampilkan Form Absensi
Input data Absensi
Simpan ke Tabel Absensi Absensi
Ada Data? Y
T
Keluar X
Gambar 3.9 Flow Chart Absensi 3.2.3.6Flow Chart Info Absensi
Flow Chart Info Absensi berfungsi untuk menampilkan informasi Absensi pegawai yang sudah masuk ke database tabel Absensi. Flow Chart Info Absensi dapat dilihat seperti pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Flow chart Info Absensi
3.2.3.7 Flow Chart Menu Pelaporan
Flow Chart menu Pelaporan berfungsi untuk menampilkan menu Pelaporan seperti pada Gambar 3.11.
3
Baca Tabel Pegawai dan Absensi
Tampilkan Informasi Absensi Tampilkan?
Y
Keluar X
Y T
Gambar 3.11 Flow chart Menu Pelaporan
3.2.3.8 Flow Chart Menu File
Flow Chart menu File berfungsi untuk menampilkan Program Input Data User serta Input Data Pegawai. Flow Chart menu File dapat dilihat seperti pada Gambar 3.12.
D
Tampilkan Menu Pelaporan
Laporan Absensi Harian
Y Laporan Absensi
Harian
T
Laporan Absensi Bulanan
Y
Laporan Absensi Bulanan T
T
Keluar X
Gambar 3.12 Flow Chart Menu File
3.2.3.9 Flow Chart Input Data User
Flow Chart Input Data User berfungsi untuk menampilkan program untuk menginput informasi nama-nama pengguna sistem informasi absensi seperti pada Gambar 3.13.
B
Tampilkan Menu File
Input Data User
Y
Form Input
Data User 4
T
Keluar X
Y Input Data Pegawai
Y
Form Input
Data Pegawai 5
Gambar 3.13 Flow Chart Data User
3.2.3.10Flow Chart Data Pegawai
Flow Chart Data Pegawai berfungsi untuk menginput informasi pegawai negeri sipil dan disimpan pada databse tabel Pegawai. Flow Chart Data Pegawai dapat dilihat seperti pada Gambar 3.14.
4
Tampilkan Form Data User
Input Nama, Password
Simpan ke Tabel User UUser
Ada Data?
Y T
Keluar X
Y
5
Tampilkan Form Data Pegawai T
Gambar 3.14 Flow Chart Data Pegawai
3.2.4 Perancangan Input
Rancangan input merupakan uraian tentang variable atau field yang terdapat pada tabel-tabel database yang digunakan untuk memasukkan data. Rancangan input sangat memegang peranan penting, karena seluruh data yang disimpan dalam table database terlebih dahulu di entry pada bagian ini. Adapun rancangan input pada Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh ini adalah:
Rancangan Menu Utama berfungsi sebagai tampilan untuk peletakan program sistem informasi maupun program pendukung sistem. Rancangan Menu Utama dapat dilihat seperti pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15 Rancangan Menu Utama Keterangan:
1 = Menu Otorisasi yang terdiri dari program Login dan Logout 2 = Menu File yang terdiri dari program Data User dan data Pegawai 3 = Menu Absensi yang terdiri dari program Absensi Harian dan Daftar
Absensi Harian
4 = Menu Laporan yang terdiri dari program Laporan Absensi Pegawai Harian dan Laporan Absensi Pegawai Bulanan
5 = Menu Keluar untuk menutup menu utama
6 = Picture box tempat tampilan gambar latar belakang
7 = Status bar tempat menampilkan tanggal, jam serta user yang sedang Otoritas
Gambar Latar
File Absensi Laporan Keluar
Tanggal: dd:mm-yyyy Jam: HH:MM UserID:xxxxxx
1 2 3 4 5
6
login
3.2.4.2Perancangan Data User
Rancangan Data User berfungsi untuk memasukkan informasi pengguna sistem yang terdiri dari nama User ID serta Password. Pada rancangan Data User ini terdapat dua TextBox dan tujuh tombol fungsi. Rancangan Data User dapat dilihat seperti pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Rancangan Data User Keterangan:
1 = TextBox, tempat penginputan nama user 2 = TextBox, tempat penginputan password 3 = Button, sebagai tombol pemasukan data baru 4 = Button, sebagai tombol menyimpan data
5 = Button, sebagai tombol melakukan pencarian data 6 = Button, sebagai tombol untuk mengedit data 7 = Button, sebagai tombol untuk menghapus data 8 = Button, sebagai tombol untuk mengedit data
9 = Button, sebagai tombol untuk menutup form Data User
3.2.4.3Perancangan Data Pegawai User ID
Password
Tambah Simpan Cari Ubah Hapus Batal Selesai
1
2
Perancangan Data Pegawai berfungsi untuk memasukkan informasi Biodata Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh. Pada rancangan Data User ini terdapat objek TextBox, ComboBox dan tujuh Button (tombol) fungsi. Perancangan Data Pegawai dapat dilihat seperti pada Gambar 3.17.
Gambar 3.17 Perancangan Data Pegawai Keterangan:
1 = TextBox, tempat penginputan NIP
2 = TextBox, tempat penginputan tanggal pemasukan data 3 = TextBox, tempat penginputan nama pegawai
NIP Tanggal
Nama Pegawai
Alamat
No.Telp No.HP
Jns Kelamin
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Status Kawin No.KTP
Nama Pasangan
Jabatan
Tambah Simpan Cari Edit Hapus Batal Keluar
List View Data Pegawai
1 2
3
4
5
6 7
8 9
10
11
12
14
15 16 17 18 19 20 21
4 = TextBox, tempat penginputan alamat pegawai 5 = TextBox, tempat penginputan nomor KTP 6 = TextBox, tempat penginputan nomor telepon 7 = TextBox, tempat penginputan nomor HP pegawai 8 = ComboBox, tempat pemilihan jenis kelamin pegawai 9 = ComboBox, tempat pemilihan status perkawinan 10 = TextBox, tempat penginputan nama pasangan 11 = TextBox, tempat penginputan tempat lahir
12 = TextBox, tempat penginputan tanggal lahir pegawai 13 = ComboBox, tempat pemilihan golongan pegawai 14 = ComboBox, tempat pemilihan jabatan pegawai 15 = Button, sebagai tombol pemasukan data baru 16 = Button, sebagai tombol menyimpan data
17 = Button, sebagai tombol melakukan pencarian data 18 = Button, sebagai tombol untuk mengedit data 19 = Button, sebagai tombol untuk menghapus data 20 = Button, sebagai tombol untuk mengedit data
21 = Button, sebagai tombol untuk menutup form Data Pegawai
3.2.4.4Perancangan Absensi
Gambar 3.18 Perancangan Absensi Keterangan:
1 = TextBox, tempat penginputan tanggal absensi 2 = Label, tempat menampilkan nomor urut absensi 3 = Label, tempat menampilkan NIP
4 = Label, tempat menampilkan nama pegawai 5 = ComboBox, tempat pemilihan kode absen 6 = ComboBox, tempat pemilihan keterangan absen 7 = TextBox, tempat penginputan jam masuk 8 = ComboBox, tempat penginputan jam keluar 9 = Label, tempat menampilkan lama kerja
Fungsi tujuh tombol di atas sama dengan pada perancangan Data User.
3.2.5 Perancangan Output
Tanggal IDAbsen
NIP Nama Pegawai
Tambah Simpan Cari Edit Hapus Batal Keluar
List View Data Absensi
Xx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP Nama Pegawai TglMasuk Alamat NoTelp NoHP NoKTP Xx xxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx Xx xxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx Xx xxxxxxxxxxx dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx
Kode Absen Keterangan
Jam Masuk Jam Keluar Lama Kerja
1 2
3 4
5 6
7 8
Perancangan output merupakan perancangan yang berkaitan dengan informasi hasil pengolahan data. Perancangan output bertujuan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.Rancangan Output berupa Laporan untuk memberikan informasi transaksi yang terjadi pada aplikasi Sistem Informasi Absensi Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh. Adapun laporan-laporan atau informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah sebagai berikut:
3.2.5.1Perancangan Laporan Absensi Pegawai Harian
Rancangan Laporan Absensi Pegawai Harian berfungsi untuk menampilkan informasi data absensi pegawai secara harian. Rancangan Laporan Absensi Pegawai Harian dapat dilihat seperti pada Gambar 3.19.
No NIP Nama Pegawai Kode Absen Keterangan Jam Masuk Jam Pulang Lama Kerja Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx hh:mm hh:mm xx Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx hh:mm hh:mm xx Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx hh:mm hh:mm xx Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx hh:mm hh:mm xx Xx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx hh:mm hh:mm xx
Banda Aceh, Tanggal: dd-mm-yyyyy Bagian Pelaporan
( )
Gambar 3.19 Perancangan Laporan Absensi Pegawai Harian
3.2.5.2Perancangan Laporan Absensi Pegawai Bulanan
Rancangan Laporan Absensi Pegawai Bulanan berfungsi untuk untuk menampilkan informasi data absensi pegawai secara bulanan. Rancangan Laporan Absensi Pegawai Bulanan dilihat seperti pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 Perancangan Laporan Absensi Pegawai Bulanan 3.2.5.3Perancangan Daftar Pegawai
Rancangan Daftar Pegawai berfungsi untuk menampilkan informasi data Pegawai Negeri Sipil pada Kantor PPK 4 Wilayah I Banda Aceh. Rancangan Daftar Pegawai dapat dilihat seperti pada Gambar 3.21.
Banda Aceh, Tanggal: dd-mm-yyyyy
Bagian Pelaporan ( ) NIP: xxxxxx Nama Pegawai :xxxxxxxxx
Tanggal Kode Absen Keterangan Jam Masuk Jam Pulang Lama Kerja dd/mm/yyyy xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xx
dd/mm/yyyy xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xx dd/mm/yyyy xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xx dd/mm/yyyy xxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xx
LAPORAN ABSENSI PEGAWAI BULANAN Bulan: xxxxx Tahun: xxxx
Banda Aceh, Tanggal: dd-mm-yyyyy No NIP Nama Pegawai Tgl Masuk Alamat Jns Kelamin Status Kawin No Telp xx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxx xx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxx
